Thực trạng về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp in Lào Ca
2.2.4.1- Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu
Cùng với việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày, kế toán đồng thời phải sử dụng các TK thích hợp để phản ánh, kiểm tra, giám sát sự biến động của nguyên vật liệu dạng tổng quát. Từ đó cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp và làm cơ sở để lập các báo cáo kế toán.
Việc thu mua vật liệu đợc phòng vật t chịu trách nhiệm thu mua với hình thức thanh toán có thể là trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc trả chậm.
Việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập vật liệu đợc thực hiện: Từ các chứng từ gốc là các hoá đơn, PNK kế toán căn cứ vào đó ghi vào sổ chi tiết vật liệu, cuối kỳ lấy đó làm căn cứ để ghi vào bảng tổng hợp Nhập -Xuất - Tồn.
Là một doanh nghiệp sản xuất, Xí nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ gốc (hoá đon, PNK) mà thực hiện việc ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 152 (tổng giá thanh toán)
Có TK 331 (nếu xí nghiệp thực hiện hình thức thanh toán trả chậm) (tổng giá thanh toán).
Có TK 111, 112 (nếu xí nghiệp thực hiện trả ngay bằng tiền mặt, TGNH) (tổng giá thanh toán).
Hiện nay, Xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nên các nghiệp vụ kế toán nhập nguyên vật liệu trong tháng sẽ đợc kế toán ghi vào các sổ sau:
- Bảng kê nhập vật liệu - Chứng từ ghi sổ - Sổ chi tiết tiền mặt
- Sổ chi tiết TGNH
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán Cụ thể về cách sử dụng các sổ.
+ Bảng kê nhập vật liệu đợc lập vào cuối tháng, lập cho từng chứng từ, theo từng lần nhập với từng thứ vật liệu.
Số liệu tổng hợp trên “bảng kê nhập vật liệu” lập cho từng thứ vật liệu đợc dùng để ghi vào bảng tổng hợp nhập vật liệu cho toàn bộ vật liệu. Bảng tổng hợp vật liệu đợc lập riêng đối với nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ.
+ Chứng từ ghi sổ: Là chứng từ tập hợp số liệu của một hoặc nhiều chứng từ thành gốc có nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Căn cứ lập chứng từ ghi sổ là số liệu tổng hợp trên bảng kê.
Chứng từ ghi sổ đợc lập hàng ngày hay định kỳ tuỳ thuộc vào số lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Số hiệu của chứng từ ghi sổ đợc đánh số liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng hoặc từ đầu năm đến cuối năm và đợc lấy theo số thứ tự trong “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
Cách ghi chứng từ ghi sổ:
+ Căn cứ vào bảng kê nhập vật liệu hoặc chứng từ gốc để ghi tóm tắt nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào cột “Trích yếu”.
+ Ghi số hiệu của tài khoản ghi Nợ, số hiệu của tài khoản ghi Có của nghiềp vụ kinh tế phát sinh vào từng cột tơng ứng.
+ Ghi số tiền của nghiệp vụ kinh tế theo từng quan hệ đối ứng Nợ, Có. + Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của tầt cả các nghiệp vụ kinh tế phản ảnh trên chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ lập xong chuyển cho kế toán trởng ký duyệt.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép tất cả các chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian.
Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ vừa để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên bảng cân đối tài khoản.
Căn cứ ghi là các chứng từ ghi sổ đã đợc lập. Cách ghi sổ:
+ Căn cứ vào số hiệu, ngày tháng lập chứng từ ghi sổ để ghi vào các cột “số hiệu, ngày tháng” trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Ghi tóm tắt nội dung kinh tế phát sinh vào cột “diễn giải”
+ Ghi số hiệu của tài khoản ghi Nợ, ghi Có vào từng cột tơng ứng.
+ Căn cứ vào dòng cộng tổng số tiền trên chứng từ ghi sổ để ghi vào cột “số tiền”.
Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trớc chuyển sang Cuối trang sổ phải cộng luỹ kế để chuyển sang trang sau.
Cuối tháng, (quí) kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Sổ chi tiết tiền mặt đợc dùng để theo dõi các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt phát sinh trong quí. Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt mua nguyên vật liệu đợc ghi vào cột ghi Nợ TK 152, Có TK 111, cuối quí tổng hợp số liệu tính ra số d cuối quí đồng thời lập chứng từ ghi sổ.
+ Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán đợc mở để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với ngơì bán. Mỗi đơn vị bán đợc mở trên 1 trang hay nhiều trang sổ tuỳ theo nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ít.
Căn cứ ghi sổ là các hoá đơn mua hàng cha đợc thanh toán và các chứng từ chuyển trả tiền.
Số d đầu quí này là số d cuối quí trớc chuyển sang (số d đầu quí 1/2003 là số d cuối quí 4/2002 chuyển sang).
Trong quí các nghiệp vụ liên quan đến công nợ phải trả ngời bán sẽ đợc ghi vào bên Có TK 331, khi thanh toán sẽ đợc ghi vào bên Nợ TK 331. Cuối quí tính cộng số phát sinh Nợ và Có, từ đó tính ra số d cuối quí quí (số d cuối quí = số d đầu quí + tổng số phát sinh bên Có. Tổng số phát sinh bên Nợ).
Có thể minh hoạ bằng số liệu thực tế tình hình nhập nguyên vật liệu ở Xí nghiệp trong quí IV/2002 nh sau:
* Đối với nguyên vật liệu mua ngoài cha thanh toán:
- Chứng từ sử dụng cho hình thức thanh toán này là các hoa đơn PNK do Xí nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp nên khi có hoá đơn mua nguyên vật liệu về, kế toán sẽ ghi theo tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT).
- Tài khoản kế toán sử dụng là TK 331 - “ Phải trả cho ngời bán” TK 331 đã đợc giới thiệu ở chơng I
- Khi nguyên vật liệu mua về nhập kho, kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ gốc để tiến hành lập “Bảng kê nhập nguyên vật liệu”, bảng kê này đợc lập cho từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối kỳ kế toán tính tổng cộng số phát sinh của từng thứ vật t trên bảng kê tơng ứng. Số tổng cộng này đợc dùng làm căn cứ lập bảng kê tổng hợp nhập nguyên vật liệu trong kỳ của Xí nghiệp.
Ví dụ: Trong kỳ, Xí nghiệp mua nguyên vật liệu giấy Bãi Bằng 56 gam cha thanh toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho ngày 12/10/2002 số 20 và các chứng từ nhập kho khác, kế toán lập bảng kê nhập nguyên vật liệu giấy Bãi Bằng 56 gam nh sau:
Biểu số 10:
Bảng kê nhập nguyên vật liệu
Ngày 31/12/2002
Số 11 Tên vật liệu : Giấy Bãi Bằng 56 gam
Đơn vị tính: 1.000đ Chứng từ N S Diễn giải Ghi Nợ TK 1521 Ghi có TK 331 Ghi chú 12/10 20 ÔNg Hoàng nhập 60.500 60.500
13/11 23 Nhập của Cty giấy Bãi Bằng 25.000 25.000
27/12 24 Ông Hoàng nhập 20.500 20.500
Cộng 106.000 106.000
Tơng tự đối với nguyên vật liệu mực xanh Nhật, trong kỳ Xí nghiệp mua nguyên vật liệu mực xanh Nhật cha thanh toán kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho lập bảng kê nhập cho vật liệu mực xanh Nhật.
Biểu số 11: Bảng kê nhập nguyên vật liệu
Ngày 31/12/2002 Số 06
Tên vật liệu : Mực xanh Nhật
Đơn vị tính: 1.000đ Chứng từ N S Diễn giải Ghi Nợ TK 1521 Ghi có TK 331 Ghi chú 26/10 08 Ông Hoàng nhập 15.675 15.675
02/11 10 Nhập của Cty Ka Long 7.250 7.250
14/11 18 Nhập của Cty Ka Long 5.500 5.500
03/12 29 Ông Hoàng nhập 11.000 11.000
Cộng 39.425 39.425
Mặt khác, để theo dõi tình hình thanh toán công nợ, kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp còn sử dụng “Sổ chi tiết TK 331 - Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
Biểu số 12:
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
TK 331
Đối tợng: Công ty giấy Bãi Bằng Loại tiền VNĐ
Đơn vị tính: 1.000 đồng
Chứng từ
S N Diễn giải TK ĐƯ Thời hạn CT NợSố phát sinhCó
Số d đầu quí
Số phát sinh quí IV/2002
20 12/10 Mua giấy Bãi Bằng 56gm 1521 60.500
10 23/10 Chuyển tra Tiền mua giấy 1121 45.000
23 13/11 Mua giấy Bãi Bằng 56 gm 1521 25.000
32 09/12 Mua giấy Bãi Bằng 80 gam 1521 50.000
25 20/12 Chuyển trả tiền 1121 80.000
27 25/12 Ông Hoàng thanh toán tiền 111 25.500
Cộng quí IV/2002 150.500 231.500
Số d cuối quí 81.000
Nghời ghi sổ Kế toán trởng
Biểu số 13:
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
TK 331
Đối tợng: Công ty Ka Long Loại tiền VNĐ
Đơn vị tính: 1.000 đồng
Chứng từ
S N Diễn giải TK ĐƯ Thời hạn CT NợSố phát sinhCó
Số d đầu quí
Số phát sinh quí IV/2002
02 03/10 1521 33.000 08 26/10 1521 15.675 17 23/10 1111 11.850 10 02/10 1521 7.250 15 03/10 112 35.000 21 15/12 1521 10.450 20 18/12 112 7.350 Cộng Quí IV/2002 74.200 112.950 Số d cuối quí 38.750
Nghời ghi sổ Kế toán trởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Riêng đối với vật liệu phụ do trong kỳ kế toán, số phát sinh của chúng không lớn để có thể mua vật liệu phụ một lần nhng đợc dùng trong cả kỳ. Do đó kế toán tổng hợp nhập vật liệu phụ sẽ căn cứ vào chứng từ gốc là hoá đơn, phiếu nhập kho để lập bảng kê nhập vật liệu phụ cho cả kỳ.
vào các chứng từ gốc (hoá đơn, phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ của ngân hàng)
để ghi vào sổ theo dõi tiền mặt hoặc tiền gửi Ngân hàng.
Cuối quí, lấy tổng cộng số chi tiền mặt mua nguyên vật liệu trên sổ theo dõi tiền mặt (hoặc tiền gửi ngân hàng mua nguyên vật liệu trên sổ theo dõi tiền gửi Ngân hàng) để ghi vào bảng kê nhập nguyên vật liệu và lập chứng từ ghi sổ.
Tài khoản sử dụng cho hình thức thanh toán này là TK 111, TK 112. Cả hai tài khoản trên đã đợc giới thiệu ở những phần trớc.
Có thể minh chứng bằng ví dụ: Từ số liệu trên sổ theo dõi chi tiết Có TK 111, Có TK 112 phần ghi theo định khoản: Có TK 111 (TK 112); Nợ TK 152 cùng với biểu số 10 và biểu số 11, kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu tiến hành lập bảng kê nhập nguyên vật liệu tổng hờp và lập chứng từ ghi sổ.
Biểu số 14: Bảng kê nhập nguyên vật liệu chính
Ngày 31/12/2002 Đơn vị tính : 1.000 đồng Chứng từ TT S Diễn giải Ghi Nợ TK 1521 Ghi Có các TK TK 111 TK 112 TK 331 Vật liệu chính 05 Mực xanh Nhật 30.00 30.000
08 Mực đen Trung Quốc 10.000 10.000
10 Mực đen Trung Quốc 13.500 13.500
11 Giấy Bãi Bằng 56gm 106.000 106.000
06 Mực xanh Nhật 39.425 39.425
... ... ... .. ... ...
13 Giấy Bãi bằng 80 gam 50.000 500.000
Biểu số 15
Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Số 25
Đơn vị tính 1.000 đồng
Trích yếu Tài khoản Số tiền
N C N C Nhập VLC 1521 289.525 111 78.011 112 109.230 331 102.284 Kèm theo 1 bảng kê Ngời lập chứng từ Kế toán trởng (Ký) (Ký) Biểu số 16:
Bảng kê nhập nguyên vật liệu phụ
Ngày 31/12/2002 Đơn vị tính : 1.000 đồng Chứng từ TT S Diễn giải Ghi Nợ TK 1521 Ghi Có các TK TK 111 TK 112 TK 331 Vật liệu phụ 03 Thớc kẻ 1.000 1.000 11 Bột hồ 20.000 20.000 12 Dẻ lau 3.000 3.000 20 Ghim chữ U 15.000 15.000 Cộng 39.000 4.000 15.000 20.000
Biểu số 17
Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 12 năm 2002
Số 26
Đơn vị tính 1.000 đồng
Trích yếu Tài khoản Số tiền
N C N C Nhập VLP 1522 39.000 111 4.000 112 15.000 331 20.000 Kèm theo 1 bảng kê Ngời lập chứng từ Kế toán trởng (Ký) (Ký)