Thực trạng về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp in Lào Ca
2.2.3- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 2.2.3.1 Chứng từ sử dụng hạch toán NVL tại kho
2.2.3.1- Chứng từ sử dụng hạch toán NVL tại kho
Do nguyên vật liệu chủ yếu là đợc mua ngoài và do phòng vật t chịu trách nhiệm tiến hành thu mua về, thủ kho sẽ kiểm tra về số lợng, chất lợng, mẫu mã... Nếu đảm bảo đáp ứng yêu cầu thì cho nhập kho.
Bộ phận vật t lập và ký 3 liên phiếu nhập kho - Một liên do thủ kho giữ
- Một liên phòng kế hoạch vật t giữ - Một liên chuyển cho phòng kế toán
Khi nhập, thủ kho ký vào phiếu nhập kho. Sau khi đã kiểm tra, căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu để ghi vào thẻ kho.
Cuối tháng thủ kho chuyển PNK của nguyên vật liệu đã nhập trong tháng lên phòng kế toán để kế toán đối chiếu ghi sổ.
Đối với xuất nguyên vật liệu, hàng ngày khi làm thủ tục xuất nguyên vật liệu cho sản xuất và cho nhu cầu khác, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất, nhu cầu sản xuất thực tế của phân xởng viết giấy xin lĩnh vật t và ghi danh mục vật t cần linh cụ thể về số lợng, qui cách phẩm chất, sau đó quản đốc phân x- ởng trình lên giám đốc, khi đợc giám đốc đồng ý và ký vào pheieú xin lĩnh vật t và lệnh xuất vật t. Căn cứ vào đó cán bộ phòng kế hoạch viết phiếu xuất kho. ở kho thủ kho, sau khi nhận đợc phiếu xuất kho do quản đốc phân xởng mang xuống xin lĩnh vật t, thủ kho sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ PXK, sau đó mới tiến hành xuất theo đúng số lợng, yêu cầu ghi trên PXK, sau khi xuất số lợng vật t thủ kho ghi số thực xuất vào cột số “thực xuất” trong PXK và cùng ngời nhận vật t ký tên vào PXK.
Riêng đối với những loại nguyên vật liệu có nhu cầu sử dụng ít, không th- ờng xuyên, khi phát sinh nhu cầu sử dụng các phân xởng chỉ cần thông qua phòng
kế hoạch mà không cần giám đốc duyệt. Khi xuất nguyên vật liệu, khối lợng sản xuất sản phẩm đợc giao mà phân xởng viết phiếu xin lĩnh vật t, phòng kế hoạch sẽ căn cứ vào tính vật chất, mức độ, tiến độ sản xuât mà có thể tiến hành xuất một tháng 1 lần hay nhiều lần.
Ví dụ xuất vật t thực tế cho phân xởng in nh sau:
Phiếu xin lĩnh vật t
Phân xởng In
Tên tài iệu: In báo Lào Cai In tạp chí Phụ nữ
Đề nghị xuất vật t cho sản xuất: Số TT Tên vật t Đơn vị tính Sốp lợng Ghi chú 1 Giấy Bãi Bằng 56 gm kg 2.500 2 Bìa Việt Trì kg 15 3 Mực in Nhật kg 10 4 Mực Trung Quốc kg 30 5 Giấy Việt Trì kg 500 Ngày 20 tháng 10 năm 2002 thởng phòng Cán bộ kế hoạch giám đốc
2.2.3.2- Trình tự hạch toán chi tiết NVL
Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lợng chủng loại, giá trị. Trên thực tế vật liệu ở xí nghiệp In Lào Cai rất đa dạng do vậy công tác kế toán chi tiết vật liệu là rất quan trọng và không thể thiếu.
hiện các công việc kiểm tra, đối chiếu, dễ dàng phát hiện những sai sót, nhầm lẫn trong quá trình ghi chép đồng thời giám sát chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn vật liệu cả về số lợng và giá trị. Theo phơng pháp ghi thẻ song song, kế toán thực hiện kế toán chi tiết vật liệu cơ sở PNK, PXK, sổ (thẻ) kế toán chi tiết. Nội dung cụ thể nh sau:
* ở kho : Thủ kho và các nhân viên làm việc trong kho có trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu đảm bảo cả về số lợng và chất lợng, phải nắm bắt đợc tình hình thực tế của nguyên vật liệu trong kho, đồng thời cung cấp kịp thời cho các phân xởng đảm bảo cho việc sản xuất đợc tiến hành bình thờng, tránh trờng hợp xí nghiệp phải tạm ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu.
Thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫu qui định để thực hiện việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của nguyên vật liệu hàng ngày theo chỉ tiêu số lợng. Thẻ kho đợc mở cho từng thứ, từng loại vật liệu và đợc sắp xếp theo loại, nhóm vật liệu để thuận tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và sử lý.
Khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho vật liệu (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) thủ kho kiểm tra, đối chiếu với số vật liệu thực tế nhập vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi chứng từ đợc ghi vào một dòng trên thẻ, khi dùng thẻ xong thủ kho sẽ chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất cho phòng kế toán.
Ví dụ: Từ phiếu nhập kho ngày 12/10 và phiếu xuất kho số 15 ngày 20/10 cùng các chứng từ nhập, xuất khác thủ kho lập thẻ kho đối với loại vật t giấy bãi
bằng 56gm nh sau:
Biểu số 6:
Thẻ kho
Đơn vị: Xí nghiệp In Lào Cai Tên vật t : Giấy Bãi Bằng 56gm Ngày lập: 10/10/2002
Đơn vị tính: kg Kho: Chị Nguyệt
Ngày Nhập XuấtSHCT Trích yếu Nhập Số lợngXuất Tồn Ghi
chú
Tồn đầu năm 2.000
Tháng 10 năm 2002
12/10 20 Nhập từ ông Hoàng 5.000
18/10 25 Nhập từ ông Hoàng 10.000
20/10 15 Xuất cho phân xởng in 2.000
28/10 16 Xuất cho phân xởng in 3.000
29/10 17 Xuất cho PX chế bản 5.000
18 Xuất cho PX In 4.500
Cộng số phát sinh 14.500
Tồn cuối tháng 2.500
* ở phòng kế toán: Khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất do thủ kho đa lên kế toán tiến hành phân loại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ và đối chiếu với thẻ kho. Nếu chính xác thì ký xác nhận vào thẻ kho. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp sử dụng sổ chi tiết vật t để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho theo
Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu... Mỗi nhóm lại đợc mở cho từng thứ riêng biệt.
Sổ (thẻ) Kế toán chi tiết là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tợng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp cha phản ánh đợc.
Mỗi vật liệu đợc theo dõi trên một trang sổ riêng và ghi rõ tên, qui cách, đơn vị của từng thứ.
Căn cứ ghi sổ chi tiết là các chứng từ gốc (PNK, PXK) đã đợc thực hiện. Số liệu trên các sổ (thẻ) kế toán chi tiết đợc dùng làm căn cứ lập bảng tổng hợp chi tiết, làm căn cứ đối chiếu với sổ cái.
Cách ghi sổ chi tiết vật t:
- D đầu tháng là số tồn cuối năm trớc trên sổ chi tiết vật t (tồn đầu tháng 01/2003 là tồn cuối tháng 12/2002).
- Cột nhập, xuất: Căn cứ vào PNK, PXK kế toán ghi số lợng, số tiền và từng cột tơng ứng.
- Cột tồn cuối kỳ đợc tính = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ.
Cuối tháng, kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho và sổ chi tiết. Số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết phải khớp nhau. Nếu có sự chênh lệch thì chứng tỏ đã xảy ra sai sót hoặc nhầm lẫn, từ đó tìm nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời, phù hợp.
Ngoài ra căn cứ vào số liệu dòng cộng ở sổ chi tiết vật t, kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp còn lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn để kiểm tra, đối chiếu.
Lệnh xuất kho
Xuất cho phân xởng In
Tên tài liệu: In báo và tạp chí Số TT Tên vật t Đơn vị tính Số lợng Ghi chú 1 Giấy Bãi Bằng 56 gm kg 2.000 2 Bìa Việt Trì kg 15 3 Mực in Nhật kg 10 4 Mực Trung Quốc kg 25 5 Giấy Việt Trì kg 500 Ngày 20 tháng 10 năm 2002 thởng phòng Cán bộ kế hoạch giám đốc
Biểu số 5 Phiếu xuất vật t
Ngày 20/10/2002 Số : 15
Nợ TK 621 Có TK 152
Đơn vị: Xí nghiệp In Lào Cai Tên phân xởng: Phân xởng In
Lý dó lĩnh: Phục vụ in báo và tạp chí Danh
điểm VT
Tên, nh n hiệu; qui cáchã
VT ĐVT
Số lợng
Xin lĩnh Thực lĩnh Đơn giá Thành tiền
Giấy B i Bằng 56 gmã kg 2.500 2.000 12.100 24.200.000 Giấy Việt Trì kg 500 500 11.000 5.500.000 Mực in Nhật kg 10 10 110.000 1.100.000 Bìa Việt Trì kg 15 15 10.000 150.000 Mực Trung Quốc kg 30 25 45.000 1.125.000 Tổng cộng 3.055 2.550 32.075.000
ngời lập thủ kho kế toán trởng giám đốc