Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất của Công ty Bánh kẹo Hải Hà

Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất của Công ty Bánh kẹo Hải Hà

Lời nói đầu

Đối với nền kinh tế, doanh nghiệp là một “mắt xích” vô cùng quantrọng và không thể thiếu đợc Đây là bộ phận chủ chốt tạo ra của cải vật chất,duy trì sự tồn tại của xã hội Qua thực tế nớc ta hiện nay, ta thấy các doanhnghiệp đang bị cuốn hút mạnh mẽ vào guồng máy hối hả đầy biến động củacơ chế thị trờng và cố gắng vơn lên chống chọi với sự đào thải khắc nghiệtcủa nó Song ở lĩnh vực nào cũng đều gặp phải thách thức to lớn: phải chiếnthắng trong cuộc cạnh tranh gay gắt về mọi mặt Trong đó, khía cạnh quyếtđịnh nhất là chất lợng của sản phẩm cung ứng ra thị trờng và chi phí để tạo rachúng Với t cách là một loại t liệu lao động, là yếu tố đầu vào quan trọngcủa sản xuất, NVL có ảnh hởng trực tiếp và vô cùng to lớn đến hai khía cạnhnày Là thành phần vật chất chính tạo ra sản phẩm nên có thể nói chất lợngcủa NVL quyết định chất lợng của sản phẩm Việc sử dụng nó ra sao sẽ tácđộng thẳng tới sự biến động của chi phí Do vậy bằng công cụ quản lý kếtoán các nhà quản trị đã chú tâm theo dõi đánh giá cách sử dụng NVL Từ đócung cấp thông tin bổ ích kịp thời cho quá trình sản xuất nhằm nâng cao chấtlợng, hạ giá thành sản phẩm Hơn thế nữa, đây lại là yếu tố đầu vào, gồmnhiều loại thờng xuyên biến động, đòi hỏi quản lý chặt chẽ, nếu không sẽgây tổn thất kinh tế Sự theo dõi, ghi chép, hạch toán sự thay đổi NVL là vôcùng cần thiết Tóm lại, kế toán NVL, với vai trò công cụ đắc lực giúp nhàquản trị quản lý NVL có ý nghĩa quan trọng trong việc tạo điều kiện trongviệc đảm bảo chất lợng, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận liên hệ trực tiếp đếnsự tồn tại, uy thế của doanh nghiệp

Trong thời gian thực tập tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà, em đã tìm hiểutoàn bộ công tác kế toán của công ty, nhờ sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình củacán bộ kế toán và thầy cô giáo em đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài nguyên vậtliệu trong doanh nghiệp sản xuất để làm luận văn tốt nghiệp Tuy nhiên dothời gian hạn hẹp và trình độ hiểu biết còn nhiều hạn chế em rất mong cácthầy cô giáo cán bộ kế toán của công ty góp ý kiến chỉ bảo để em hoàn thiệntốt hơn.

Em xin trình bày đề tài theo 3 chơng:

Chơng 1: lý luận chung về kế toán NVL.

Ch¬ng 2: thùc tÕ tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu ë c«ng ty.

Ch¬ng 3: c¸c gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn kÕ to¸n NVL t¹i doanh nghiÖp.

Chơng I: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệutại các doanh nghiệp sản xuất.

1.1 Đặc điểm yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán

nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất.1.1.1 Đặc điểm và yêu cầu quản lý

1.1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò nguyên vật liệu *Khái niệm đặc điểm :

NVL là đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá nh sắt théptrong doanh nghiệp chế tạo, rau quả trong doanh nghiệp chế biến thực phẩm,vải trong doanh nghiệp may mặc, cát vôi trong doanh nghiệp xây dựng ;là 1 trong 3 yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất (t liệu sản xuất, đối tợnglao động, sức lao động); là tài sản dự trữ của doanh nghiệp nhằm phục vụ sảnxuất liên tục.

-Thể hiện dới dạng vật hoá có nghĩa là nó tồn tại ở trạng thái vật chấtcụ thể, có thể sờ mó cảm nhận bằng trực quan Nhờ cân đong đo đếm đợcnên NVL và sự biến động của nó đợc kiểm soát thờng xuyên bằng việc kiểmkê xác định số lợng theo các đơn vị đo lờng Vật t có thể ở dạng nguyên sơ(là các vật liệu có sẵn trong thiên nhiên) có thể ở dạng các sản phẩm đã quachế biến, sơ chế.

-Là đối tợng lao động, nó gồm các yếu tố đợc đa vào phuc vụ quá trìnhvận hành chung, chịu sợ tác động giá tiếp của con ngời qua t liệu sản xuấttạo sản phẩm đầu ra Nhiều ngời quan niệm rằng đầu ra ở đây là các sảnphẩm hữu hình sẵn sàng cung ứng ra thị trờng- hay các sản phẩm đầu ra cuốicùng Nh vậy đã vô hình chung thu hẹp giới hạn của NVL theo nghĩa NVLchính và vật liệu phụ trực tiếp chế biến ra sản phẩm NVL đợc hiểu là toànbộ các yếu tố chịu sự tác động của con ngời tham gia mọi quá trình hoạtđộng trong doanh nghiệp Ví nh than dầu để tạo ra nhiệt lợng cung cấp chocác nồi nấu hơi, rèn công cụ dụng cụ, chạy máy, các phụ tùng thay thế lại chỉcó ý nghĩa đảm bảo hoạt động liên tục bình thờng giảm thiệt hại do ngừngsản xuất gây ra Và các sản phẩm do NVL tạo ra có thể là sản phẩm chínhhay sản phẩm của hoạt động sản xuất phụ trợ hoặc phục vụ quản lý Trongquá trình tác động của lao động về mặt hiện vật, NVL có thể bị tiêu hao toànbộ (xăng dầu than khí đốt) có thể thay đổi hình thái vật chất ban đầu (mía-đ-ờng, bông sợi ) hoặc giữ nguyên trạng thái (vải trong các sản phẩm maymặc, tôn trong các sản phẩm gò khay máng).

-NVL là một trong ba yếu tố đầu vào của quá trình hoạt động sản xuấtkinh doanh Do vậy mọi loại phí tổn về NVL đều đợc chuyển một lần và toàn

bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo thành Khác với t liệu lao động nó chỉ thamgia một lần vào một chu kì sản xuất nhất định Toàn bộ NVL sử dụng trongkì nào thì đợc tính vào chi phí kì đó không có bộ phận kết chuyển Song bêncạnh chi phí NVL còn có các chi phí khác Giá trị NVL là thành phần chủyếu tạo nên giá trị sản phẩm.

-Trong cơ cấu tài sản của doanh nghiệp, NVL là một bộ phận dự trữcho sản xuất Nó đợc lu trữ bảo quản trong các kho, mỗi khi sản xuất có yêucầu sẵn sàng cung ứng ngay Nó giúp cho quá trình công nghệ hoạt động liêntục bình thờng không phải chờ đợi hay chạy cầm chừng Từ đó giảm các tổnthất kinh tế các chi phí cố định phải trả Bên cạnh đó NVL còn là một bộphận tài sản hàng tồn kho của doanh nghiệp Giá trị vật liệu trong kho chínhlà lợng vốn nhà đầu t bỏ ra cha đa vào sản xuất kinh doanh cha thu hồi quagiá bán sản phẩm Nó tạo nên một phần vốn ứ đọng không sinh lời cho chủsở hữu Với vai trò không thể thiếu đợc trong việc duy trì sản xuất vật t luônđợc xác định trị giá tồn kho thichs hợp với cơ cấu vốn và hoạt động củadoanh nghiệp Hơn thế nữa nó còn là một bộ phận tài sản lu động của côngty Vòng quay của nó rất ngắn Khi sản phẩm đợc bán ra chi phí vật t đã bỏra nay đợc thu hồi, tiếp tục đầu t vật liệu cho chu kì hoạt động sau.

*Vai trò NVL trong sản xuất công nghiệp

Thật thiếu sót nếu chỉ xem xét nó trong quá trình sản xuất Nh đã nóiở trên vật liệu là tài sản tồn kho của doanh nghiệp Nó là lợng vốn chết màdoanh nghiệp buộc phải có Đi kèm với nó là các chi phí về bảo quản, bốcdỡ Bởi thế nếu ban quản lý không xây dựng một tỉ lệ vốn đầu t hợp lí sẽ gâynhiều bất lợi cho công ty Nếu dự trữ quá ít, sản xuất sẽ lâm vào tình trạngthiếu t liệu buộc phải ngừng hoặc giảm tiến độ Khi đó không có doanh thusong vẫn phải trả các khoản chi phí bất biến nh khấu hao nhà xởng, bảo dỡngmáy móc, lơng công nhân nghỉ chờ việc Nó đa đến ngay nguy cơ gây lỗ.Nếu dự trữ quá nhiều, các chi phí cho hàng và các chi phí liên quan sẽ tăngkhông cần thiết Kèm theo đó vốn trong kho không sinh lãi trong khi doanhnghiệp vẫn phải trả lãi ngân hàng hoặc đồng tiền sụt giá Điều đó gây thấtthoát thiếu hụt về vốn Việc xây dựng một tỉ lệ vốn NVL hợp lí là một tiêuchí đánh giá khả năng lãnh đạo của nhà quản trị Nếu đợc thực hiện nh vậysẽ tránh đợc các tình trạng trên Đông thời tạo khả năng tăng vòng quay sửdụng vốn, tận dụng đợc các cơ hội kinh doanh cần đến vốn, tăng thu giảmchi, mở rộng hoạt động ra khỏi lĩnh vực chính Qua tỉ lệ vốn NVL trong vốnkinh doanh nó thể hiện khả năng nghiên cứu huy động các nguồn khác nhaucủa nhà quản trị sao cho vừa có lợi nhất về chi phí thu mua vừa đảm bảo chấtlợng vừa luôn có khả năng đáp ứngphù hợp mỗi khi nhu cầu sản xuất có biến

động lớn bất ngờ Nó là một bài toán khó trong kinh doanh khi phải khaithác các thời điểm hàng hạ hay có nguy cơ khan hiếm hàng

1.1.1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 1.1.1.2.1Phân loại nguyên vật liệu

Để tiến hành kinh doanh, doanh nghiệp đòi hỏi phải có nhiều NVL vớinhiều công dụng khác nhau Cho nên số lợng các NVL thờng lớn, đa dạng vềchủng loại, kích cỡ, tính chất lý hoá; đòi hỏi các yêu cầu kỹ thuật bảo quảnsử dụng Nhằm quản lý tốt, phù hợp với từng loại, công tác phân loại là cầnthiết Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng, năng lực của từng nơi, từng bộ phậncó cách thức phân loại khác nhau, dựa trên những đặc trng khác nhau

Trong các cách phân loại đó, việc phân theo vai trò và tác dụng củaNVL trong quá trình sản xuất thông dụng hơn cả Bộ phận kho sử dụng nó d-ới hình thức hiện vật nhằm dễ quản lý, sự biến động kho và có chế độ bảoquản phù hợp với từng loại Bộ phận sử dụng lại quan tâm ở dạng định mứctừng loại để theo dõi tình hình tiêu hao có tiết kiệm hay không Bộ phận kếtoán lại nắm bắt từng nhóm bằng cả hai hình thức: hiện vật và giá trị Theocách này NVL đợc chia làm các loại:

- NVL chính là các loại vật t sẽ cấu thành các thành phần vật chất cơbản của sản phẩm sau quá trình gia công; nó sẽ đợc nhận ra khi có sự tiếpxúc với sản phẩm Đối với mỗi loại đầu ra thì có NVL chính khác nhau, nhlạc, đậu, vừng đối với sản xuất tinh dầu, bột mì trong sản phẩm bánh Danhtừ nguyên liệu đợc dùng chỉ các đầu vào thô cha qua chế biến hay mức sơchế nh lạc, đậu, mía, cát, sỏi, thờng là thành quả lao động nông nghiệp,công nghiệp khai thác Vật liệu dùng để chỉ bộ phận vật t là thành phẩm hoặcbán thành phẩm của công đoạn chế biến công nghiệp trớc nh xi măng đờngsắt thép,

- Vật liệu phụ là những loại vật t không là cơ sở vật chất chủ yếu hìnhthành sản phẩm mới, đợc sử dụng kèm với NVL chính nhằm hoàn thiện,nâng cao bảo toàn chất lợng cũng nh để đảm bảo khả năng hoạt động liên tụcbình thờng của công cụ hay để phục vụ cho nghiên cứu kỹ thuật, nhu cầuquản lý Ví dụ chỉ may, dầu ma dút , chất chống ẩm, chất bảo quản , phẩmmàu thực phẩm Nó đợc chế biến trong công nghiệp

- Nhiên liệu là loại dùng để tạo ra nhiệt lợng cho quản trình sản xuấtnh xăng, dầu than củi Thực chất, nó là một loại vật liệu phụ song đợc táchra quản lý riêng do việc sử dụng nó chiếm tỉ lệ lớn, đòi hỏi yêu cầu kỹ thuậtđặc biệt: chống cháy nổ, dò gỉ Nếu không thiệt hại do nó gây ra rất lớn khônlờng Nó có thể ở dạng lỏng, thể rắn, khí Diện phục vụ của nó khá rộng:cảquy trình công nghệ và các hoạt động khác

- Phụ tùng thay thế là các loại vật t đợc sử dụng trong sửa chữa, thaythế, bộ phận của máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải nh êvít, blon,

- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản là loại vật t phục vụ cho hoạtđộng xây lắp, xây dựng cơ bản, hình thành nên tài sản cố định lớn trongdoanh nghiệp.

- Phế liệu là những trang thiết bị loại thải trong quá trình sản xuất đợcthu hồi lại sau khi đã hết thời gian sử dụng hoặc bị hỏng hóc Giá trị của cáctài sản này đã mất,chuyển hết hoặc phần lớn vào giá trị sản phẩm.

Bên cạnh đó, kế toán cũng đòi hỏi quản lý theo nguồn hình thành,nhằm theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp Do vậy, kế toán dựa vàođặc trng này, phân chia thành:

- NVL mua ngoài: là các loại vật t mua lại từ doanh nghiệp, cá nhân,tập thể khác Đây là nguồn hình thành chủ yếu Chúng chuyển quyền sở hữuvào tay công ty khi đơn vị chấp nhận nợ hay đã thanh toán.

- NVL gia công là loại vật t hình thành từ quá trình nhà máy cung cấpvật liệu thô cho các đối tợng khác để họ gia công chế biến rồi nhập trả vậtliệu tinh cho doanh nghiệp nhằm phục vụ sản xuất ngay Có 2 hình thức giacông: gia công thuê ngoài và tự gia công NVL loại này chỉ yêu cầu sơ chếgiản đơn mà đơn vị không muốn quản lý thêm công đoạn này.

-NVL đợc cấp phát, biếu tặng, góp vốn liên doanh.

Cách phân loại thứ 3 dựa vào mục đích, cách sử dụng Cách này phùhợp và tạo điều kiện cho cán bộ quản lý ở phân xởng sản xuất, cán bộ kếhoạch, kế toán chi phí sản xuất Theo đó, NVL gồm:

NVL phục vụ cho sản xuất trực tiếp.- NVL phục vụ cho việc quản lý.

- NVL phục vụ cho quá trình tiêu thụ thành phẩm.-

1.1.1.2.2 Đánh giá NVL.

NVL không thể chỉ đợc xem xét ở hình thái hiện vật mà còn ở mặt giátrị Việc xem xét này cho phép doanh nghiệp có thể tính đợc chi phí bỏ racho sản phẩm, lợng tài sản cần thiết để có đợc vật t Qua đó, giúp doanhnghiệp quản lý chung toàn bộ tài sản của mình dù ở dạng hiện vật nào vàgiúp doanh nghiệp vận động, lập kế hoạch cho nguồn lực phục vụ cho sảnxuất Xem xét trên phơng diện giá trị chính là quá trình đánh giá NVL Đâylà quá trình dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo nhữngnguyên tắc nhất định Theo quy định, công tác hạch toán đợc thực hiện thôngqua giá thực tế Nhng, trên thực tế, có quá nhiều chủng loại vật liệu khácnhau, lại thờng xuyên biến đổi, nếu thực hiện đúng quy định thì khối lợng

công việc sẽ rất lớn, rối rắm bởi mỗi loại chi tiết lại có hàng loạt giá cả khácnhau theo từng lần xuất – nhập Hơn thế nữa, yêu cầu của kế toán phải phảnánh kịp thời tình hình hàng ngày Để khắc phục, doanh nghiệp sử dụng giáhạch toán chung.

a.Giá thực tế:Giá thực tế của NVL là loại giá hình thành trên cơ sở cácchứng từ hợp lệ, hợp lý chứng minh các khoản chi hợp pháp mà doanhnghiệp phải bỏ ra hình thành NVL Nó còn đợc gọi là giá gốc

Giá trị thực tế hàng nhập kho đợc xác định theo từng lần nhập và theonguồn hình thành

Đối với NVL mua ngoài, các yếu tố liên quan đến quá trình thu muasẽ đợc tính vào giá, bao gồm:

- Giá ghi trên hoá đơn: là giá mua cha có thuế GTGT (nếu doanhnghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ) hay giá thanh toán (nếudoanh nghiệp xác định thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp).

- Cộng với các khoản thuế liên quan (nếu có) nh thuế nhập khẩu, thuếtiêu thụ đặc biệt.

- Kèm với các chi phí khâu mua: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, kiểmnghiệm chất lợng, thuê lu kho bãi, hao hụt trong định mức, bảo quản phânloại bảo hiểm, tiền phạt bồi thờng (nếu có) Trong trờng hợp mua nhiều loạicùng một lúc, chi phí thu mua phải đợc phân bổ cho từng thứ liên quan theotiêu chuẩn trọng lợng hay trị giá, có tính thêm hệ số đối với những hàng cồngkềnh

Chi phí thu mua phân = chi phí thu mua *Trọng lợng (giá trị) vật liệu i- bổ cho vật liệu i Tổng trọng lợng ( hay giá trị )

- Đối với NVL gia công chế biến, nó đợc tính bằng tổng giá xuất vật txuất cho gia công và chi phí gia công, chi phí vận chuyển bốc dỡ.

- Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh, giá thực tế là giá trị của NVLđợc các bên tham gia góp vốn thừa nhận cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡtheo hợp đồng bên nhận chịu.

- Đối với NVL đợc biếu tặng, cấp phát, thởng cho, giá gốc của NVL ợc tính theo giá trị trên biên bản bàn giao hay giá trị tơng đơng trên thị trờng.- Đối với phế liệu, giá này đợc đánh giá theo giá ớc tính hoặc giá thịtrờng ớc tính có thể bán đợc.

đ-Tuỳ thuộc vào đặc điểm, điều kiện, quy mô cho phép của từng doanhnghiệp, doanh nghiệp sẽ chọn cho mình một phơng thức tính giá thực tế xuấtkho thích hợp Các phơng pháp xác định giá thực tế NVL xuất thờng dùng:

- Giá thực tế đích danh (tính trực tiếp): Theo cách đánh giá này, khixuất kho bất cứ loại nào, ngời ta cũng xác định lô NVL đó, cùng với nguồngốc nhập kho của nó Đơn giá xuất sẽ đợc tính đích danh lô Giá trị NVL

xuất sẽ tỷ lệ thuận với toàn bộ chi phí khâu mua của lô theo tỷ lệ số l ợngxuất ra Phơng pháp này đòi hỏi doanh nghiệp quản lý NVL theo từng lônhập cụ thể: theo từng lần xuất cho đến hết lô hàng mới chấm dứt Vì thế nóchỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, ít đầu tên NVL, phát sinh các nghiệpvụ xuất – nhập không nhiều, cho phép có điều kiện quản lý riêng từng lô.Nó đợc sử dụng chủ yếu cho các loại hàng có giá trị cao, tính chất tách biệt,giá mua có nhiều biến động lớn Song có u điểm nổi trội: kết quả tính giáhoàn toàn chính xác.

- Phơng pháp nhập trớc – xuất trớc (FIFO): phơng pháp dựa trên giảthiết lô NVL nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc, giá trị NVL tồn cuối kỳ sẽ là giáthực tế của những lô hàng mua sau trong kỳ Nó phù hợp với doanh nghiệpcó ít danh điểm NVL, số lần nhập kho ít Nhng phơng pháp này thiếu chínhxác hơn cách tính trên những biến động về giá cả đầu vào sẽ ảnh hởng chậmtới sự biến động của chi phí.

- Giá trị vật liệu= trị giá thực tế vật liệu xuất x số lợng vật liệu xuất theo - xuất dùng tơng ứng với từng lần nhập từng lần nhập đó

- Phơng pháp nhập sau – xuất trớc (LIFO): Đổi ngợc lại, ở đây giảđịnh những NVL mua sau sẽ đợc xuất dùng trớc tiên Do đó, cách tính trị giáNVL xuất kho sẽ ngợc lại với phơng pháp FIFO Nó khắc phục đợc nhợcđiểm của FIFO, phản ánh đợc tình hình biến động của giá cả.

- Giá thực tế bình quân: cách xác định này cho kết quả khá chuẩn xác.nhng để có đủ dữ liệu tính toán, nó yêu cầu phải quản lý, hạch toán đầy đủcả mặt lợng và giá trị NVL với một đội ngũ nhân viên có trình độ cao.

+ Giá thực tế bình quân gia quyền cả kỳ: theo phơng cách này, giáthực tế xuất kho trong kỳ đợc tính theo công thức

giá trị thực tế = lợng xuất vật x đơn giá bình quânvật liệu xuất t thực tế

đơn giá = Trị giá thực tế hàng tồn đầu kì và nhập trong kìbình quân Lợng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ.

Cách tính giá này đợc xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán, dựa trênsố liệu đơn giá NVL cả kỳ dự trữ Các lần xuất NVL, khi phát sinh chỉ quảnlý về mặt số lợng mà không phản ánh mặt giá trị Toàn bộ giá trị xuất đợcphản ánh vào cuối kỳ, khi có đầy đủ số liệu tổng nhập điều đó làm cho côngviệc bị dồn lại, ảnh hởng đến tiến độ quyết toán song nó có u thế là cáchtính đơn giản, tính ít công Cách này thích hợp với doanh nghiệp quy mônhỏ, ít loại NVL, thời gian dự trữ ngắn song số lần nhập – xuất mỗi danhđiểm nhiều.

+ Đơn giá bình quân cuối kỳ trớc: trị giá thực tế của NVL xuất khotrong kỳ đợc lấy đơn giá cuối kỳ trớc (hay tồn đầu kỳ này) làm cơ sở tínhgiá Phơng pháp này có lợi thế; đơn giản, dễ thực hiện, đảm bảo tính kịp thờicủa số liệu Song cũng giống FIFO, nó không tính đến sự biến động giá kỳnày nên độ chính xác thấp.

+ Đơn giá bình quân liên hoàn (hay phơng pháp đơn giá bình quân saumỗi lần nhập): ở cách tính này, sau mỗi lần nhập, kế toán xác định đơn giábình quân cho từng đầu tên NVL:

lợng tồn trớc khi nhập*đơn giá bình quân trớc khi nhậpĐơn giá = +giá trị thực tế nguyên vật liệu của lần nhập

bình quân Lợng tồn trớc khi nhập+lợng nhập thực tế

Ngay khi nghiệp vụ xuất phát sinh, đơn giá bình quân lần nhập cuốicùng trớc khi xuất sẽ đợc coi là đơn giá xuất để tính tổng trị giá lô hàng xuấtra.

Giá trị thực tế xuất kho=lợng thực tế xuất kho*đơn giá bình quân lần cuốiNó đã khắc phục đợc nhợc điểm của 2 cách tính trên; vừa đảm bảotính kịp thời của số liệu kế toán, vừa phản ánh đợc sự biến động của giá đổilại, nó đã đặt ra một vấn đề: khối lợng tính lớn, mất nhiều công bởi sau mỗilần nhập kế toán lại tính giá một lần.

- Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá muathực tế cuối kỳ: ngay cái tên đã cho ta thấy cách tính của phơng pháp này: tr-ớc hết xác định giá hàng tồn

- Trị giá nguyên vật liệu = Số lợng nguyên vật liệu x đơn giá lần - thực tồn cuối kì thực tồn cuối kì mua cuốiTừ đó xác định trị giá xuất:

Trị giá thực tế vật liệu = trị giá vật liệu + chênh lệch trị giá thực tế nguyên xuất trong kì nhập trong kì vật liệu tồn đầu kì và tồn cuối kì

- Phơng pháp này khá đơn giản nhanh chóng Song do chỉ đợc thựchiện vào cuối kỳ nên nó cũng mắc nhợc điểm của các cách tính tại thời điểmnày nó đặc biệt thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVLvới nhiều mẫu mã khác nhau, có giá trị thấp nhng lại xuất dùng thờng xuyên,không có điều kiện kiểm kê liên tục.

b Phơng pháp giá hạch toán:

Trong thực tế, các phơng pháp tính giá trên chỉ phù hợp với các doanhnghiệp nhỏ hoặc các loại hình khác có áp dụng kỹ thuật vi tính Còn đối vớicác công ty vừa và lớn, có nhiều loại NVL, quá trình nhập xuất diễn ra thờngxuyên, liên tục kèm theo sự biến động không ngừng về giá cả, việc thực thigiá gốc trở nên khó khăn, phực tạp, đôi khi không thực hiện đợc Do vậy,

doanh nghiệp tự đặt ra cho mình một loại giá chuyên sử dụng cho ghi chépphản ánh hàng ngày, giá hạch toán Giá hạch toán là loại giá đơn vị đặt ratrên cơ sở kinh nghiệm và những biến động trên thị trờng, đợc sử dụng nhấtquán, ổn định trong một thời gian dài để phản ánh các tình trạng nhập –xuất mà cha để ý tới giá trị thực tế của nó Mỗi khi có nghiệp vụ phát sinh,kế toán ghi chép ngay tổng giá trị trên cơ sở đơn giá này nó có thể là giá kếhoạch hay giá mua NVL tại một thời điểm nào đó, hoặc giá bình quân kỳ tr-ớc Sử dụng phơng thức này vừa đảm bảo ghi chép kịp thời, vừa giảm nhẹkhối lợng công việc Song chắc chắn, nó sẽ dẫn tới sự chênh lệch giữa giá trịsổ sách và thực tế, đòi hỏi phải điều chỉnh Việc điều chỉnh đợc dựa trên cơsở hệ số giá.

Hệ số giá = giá trị nguyên vật liệu thực tế tồn đầu kì và nhập trong kì Nguyên vật liệu giá trị hạch toán nguyên vật liệu tồn đầu và nhập trong kì Hệ số giá có thể đợc tính cho từng loại, từng nhóm NVL tuỳ thuộc yêucầu trình độ quản lý của doanh nghiệp Trên thực tế, đây là một biện phápghi chép rất hiệu quả, hợp lý nên đợc hầu hết các đơn vị sản xuất đã và đangsử dụng.Nó đợc thực hiện trên bảng phân bổ số 3- Tính giá thành thực tếNVL, công cụ dụng cụ.

1.1.1.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

NVL là đầu vào cần thiết cho quá trình sản xuất Không thể sản xuấtđợc nếu không có nó Nó ảnh hởng đến mặt chất lợng của sản phẩm đầu ranh tính năng, công dụng, hình thức, lợng phí tổn tiêu hao Trong mọi quátrình sản xuất, luôn có sự góp mặt của vật liệu Khi quản trị điều hành kinhdoanh, ngời ta buộc phải quản lý nó nh một nhân tố khách quan, một yếu tốvốn có Đồng thời việc kiểm soát NVL sao cho sử dụng hợp lý, tiết kiệm,đảm bảo yêu cầu chất lợng có một tác động to lớn Nó giúp doanh nghiệp v-ơn tới thoả mãn đợc yêu cầu cấp thiết: đó là làm sao sử dụng NVL ít nhất,chi phí tiêu hao cho nó nhỏ nhất nhng lại thu đợc nhiều sản phẩm nhất, cóchất lợng cao nhất, giá thành hạ nhất Chỉ có nh vậy, chủ thể kinh tế mới cóthể tiêu thụ đợc sản phẩm làm ra và mang lại cho doanh nghiệp nguồn lợinhuận quý giá để duy trì sự tồn tại của nó Hơn thế nữa, nó còn cho biết vềhiệu quả, hiệu suất cũng nh khả năng vận hành của toàn bộ quy trình, mứchao phí năng lợng Bởi những lý do trên quản lý NVL không chỉ là nhân tốkhách quan, bắt buộc mà còn là công tác quản trị đợc hết sức chú trọng, quantâm.

Là một bộ phận không thể tách rời của sản xuất, vật liệu cũng mangđầy đủ các đặc điểm, trình độ hiện đại tơng ứng với mức độ phát triển củatổng thể Trong quá trình lịch sử vận động, mỗi nơi, mỗi quy mô, mỗi loại

hình sản xuất, phạm vi, nội dung, phơng pháp quản lý nó khác nhau Nhngchúng đều có chung mục đích đảm bảo cả về số lợng và chất lợng NVL, luônở t thế sẵn sàng cung cấp kịp thời liên tục cho sản xuất Bởi vậy,việc làm nàyvẫn luôn phải hoàn thiện dần để đáp ứng kịp, phù hợp với sự phát triển khôngngừng và ngày càng cao của qui trình công nghệ Bên cạnh đó, chất lợng củahoạt động quản lý này phụ thuộc rất nhiều vào tính chặt chẽ, phạm vi baoquát của công việc và khả năng, sự nhiệt thành, tinh thần trách nhiệm củacán bộ phụ trách.

Tựu chung lại, nội dung quản lý NVL bao giờ cũng đi sát quá trìnhvận động , từng giai đoạn của nó.

-ở khâu mua: vật t sẽ là bộ phận cấu thành nên thể vật chất của sảnphẩm, chất lợng đầu ra rất phụ thuộc vào chất lợng NVL, tiến độ sản xuất bịgắn chặt với quá trình nhập Do thế việc nhập phải đợc lập kế hoạch chi tiếtvề chất lợng, số lợng, thời gian, quy cách, chủng loại, theo sát nhu cầu kếhoạch sản xuất Việc điều chỉnh cung ứng sao cho hợp lý sẽ thực hiện trongkỳ sản xuất Khi ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp, ngoài những điểmtrên, còn cần quan tâm đến giá cả, chi phí thu mua, điều kiện bàn giao, nhằmphấn đấu giảm giá thành đồng thời kiếm tìm các nguồn hàng đảm bảo khảnăng huy động khi cần, tránh tình trạng bị ép giá, phụ thuộc

-ở khâu dự trữ: việc thu mua NVL thờng đợc thực hiện với số lợng lớn,vợt trớc nhu cầu sản xuất nhằm đảm bảo tính liên tục và tránh những tổn hạido những biến động bất ngờ có thể có của cầu gây ra Điều đó hình thànhmột lợng NVL mua về cha đa vào sử dụng ngay đợc dự trữ tại các kho bãi.Doanh nghiệp cần xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu, duy trì dự trữ trungbình nhằm tránh ứ đọng vốn hay gián đoạn sản xuất Việc bảo quản vật liệuở kho cần tuân thủ theo đúng chế độ quản lý, phù hợp với tính chất lý hoátừng loại và quy mô tổ chức của doanh nghiệp Nếu việc bảo quản khôngđúng các yêu cầu đó, sẽ dẫn tới làm giảm chất lợng NVL, phát sinh các sựcố, gây ra các thiệt hại to lớn không lờng trớc đợc.

- ở khâu sử dụng: để dễ quản lý, các doanh nghiệp thờng đề ra cácđịnh mức tiêu hao NVL trên cơ sở hao phí thực tế các kỳ trớc Từ đó, tiếnhành xem xét việc xuất dùng, đánh giá tình hình thực hiện nó Qua đây, giúpcho quá trình sử dụng NVL đúng mục đích, tiết kiệm, hợp lý, gián tiếp giảmchi phí không cần thiết, những mất mát không đáng có.

Nói tóm lại, công tác quản lý NVL là một nội dung hết sức quantrọng, cần thiết Nó cũng có những đòi hỏi, yêu cầu riêng buộc nhà quản lýcần rất chú ý lu tâm gắn bó chặt chẽ, mật thiết với quá trình sản xuất, côngtác này cần dần đợc hoàn thiện, tăng cờng để thích ứng.

1.1.2 nhiệm vụ kế toán

Hệ thống thu thập dữ liệu từ khắp các bộ phận của một doanh nghiệp, xửlí sắp xếp thành hình thức hữu dụng và truyền đạt kết quả lên ban lãnh đạo.Là một phân hệ kế toán, bằng việc theo dõi sự biến động của số lợng cũngnh giá trị cách thức sử dụng vật liệu, kế toán NVL cũng có một quá trìnhhạot động nh vậy Song muốn có số liệu đầy đủ kịp thời chính xác đa ra cácbằng chứng cho những nhận xét định hớng của mình, nó cần hoàn thành tốtcác nhiệm vụ của mình dạ trên chức năng chính là thông tin kiểm tra :

- phản ánh, ghi chép, tính toán trung thực đầy đủ, kịp thời số lợng, chấtlợng trị giá thực tế, tình trạng luân chuyển của từng NVL trong mối quan hệhình thành Sớm phát hiện tình trạng thừa thiếu, ứ đọng gây giảm chất lợng,có biện pháp khắc phục kịp thời nhanh gọn đảm bảo tính liên tục, chất lợngsản phẩm.

- kiểm tra giám đốc các tình hình : thực hiện các định mức xuất, tiêu haoNVL, thực hiện kế hoạch cung ứng; thực hiện việc chấp hành chế độ bảoquản, xuất nhập Hớng dẫn kiểm tra phân xởng kho phòng ban, thực hiệnchứng từ chứng từ ghi chép ban đầu, mở sổ sách cần thiết, hạch toán đúngchế độ phơng pháp Tham gia kiểm kê đánh giá lập báo cáo vật t.

- phân bổ hợp lí giá trị NVL vào các đối tợng sử dụng, tổng hợp sản xuấtngay từng bộ phận Từ đó cung cấp tài liệu kịp thời phục vụ điều hành sảnxuất Phân tích các hoạt động sản xuất nhằm đánh giá hiệu quả năng suất c -ờng độ hoạt động máy móc phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ sửdụng.

- Các nhân viên kế toán cần thờng xuyên nâng cao chất lợng chuyên môn,tinh thần trách nhiệm trớc công việc, luôn phải đảm bảo hoàn thành tốtnhiệm vụ kế toán Cung cấp số liệu tài liệu cho công tác thống kê, thông tinkinh tế, giúp kiểm tra giám đốc vi phạm chế độ kế toán, kỉ luật, tài chính Cókhi đó nó mới phát huy hết các chức năng của mình, thực hiện tốt vai trò tolớn sống còn đối với doanh nghiệp

1.2 Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệpsản xuất

1.2.1 Vai trò kế toán nguyên vật liệu

Từ những lý luận nêu trên, ta thấy công tác quản lý điều hành NVL cótầm quan trọng to lớn đó chính là quá trình thu thập, xử lý thông tin nhằm đ-a ra những quyết định đối với đối tợng NVL Các thông tin này phải bao quátđợc toàn bộ quá trình hình thành, biến động, loại bỏ của NVL mới cho phépcó đợc cái nhìn tổng quan về NVL, sợi dây liên hệ chặt chẽ với các bộ phậnquản lý và sử dụng Bộ phận kho chỉ quan tâm đến mặt số lợng hiện vật và

quá trình bảo quản bộ phận sử dụng chỉ quan tâm đến mặt chất lợng NVL sửdụng, mức tiêu hao nó Cả hai bộ phận đều chỉ quản lý mặt lợng tại một khâucụ thể mà không có sự tổng quát liên hệ Hạch toán kế toán là công việc ghichép, phản ánh, thu thập, tổng hợp số liệu NVL theo suốt quá trình vận độngcủa nó: nguồn hình thành, thu mua, bảo quản, nhập – xuất – tồn, loại bỏ.Nó đã bổ sung, lấp đầy lỗ trống quản lý do 2 bộ phận trên tạo ra Hơn nữa,nó còn quản lý bao trùm cả mặt giá trị Nhờ vậy, nó cung cấp thông tin đầyđủ toàn diện, liên tục hơn có thể nói, kế toán NVL là công cụ hữu hiệu, chủyếu nhất của quá trình quản lý, là trợ thủ đắc lực cho nhà quản trị Kế toánnói chung hiện nay đợc hiểu là một hệ thống thông tin dùng để đo lờng xử lítruyền đạt các thông tin về tài chính của một đơn vị kinh tế Thông tin nàygiúp ngời sử dụng có đợc lựa chọn hợp lí trong các cách sử dụng dự phòngcác thông tin hiếm hoi đó trong việc điều khiển đơn vị kinh tế, lèo lái cáchoạt động Nó đợc coi là một hoạt động dịch vụ Nó là các nền tảng củanhững quyết định bên trong và bên ngoài doanh nghiệp về toàn bộ các hoạtđộng quản trị nh hoạch định chơng trình, giải quyết vấn đề, hớng dẫn sựquan tâm, đánh giá xét duyệt Mục đích chính không phải là thu thập xử lícác thông tin mà còn phải chú trọng đến nhu cầu bức thiết của ngời sử dụngthông tin kế toán Vì thế kế toán bản thân nó là một phơng tiện Cũng là kếtoán, hạch toán NVL cũng là hoạt động dịch vụ làm phơng tiện quản lý, đợctiến hành theo những nhu cầu ngời sử dụng làm cơ sở ra quyết định kinh tế.Nó là cầu nối giữa kho và phòng kinh doanh

Mặt khác, đối với doanh nghiệp, kế toán NVL theo dõi sự biến động,tình trạng dự trữ NVL một cách thờng xuyên liên tục Chính điều đó tạo nêncho nó khả năng kiểm soát, tác động riêng: thúc đẩy việc cung cấp một cáchkịp thời, đồng bộ những vật t cần thiết cho sản xuất, đảm bảo thờng xuyênnguồn cung ứng, định mức dự trữ, tiêu hao vật liệu, phát hiện sớm để ngănngừa các mất mát, lãng phí trong sản xuất; đa ra những thông tin thị trờngđầu vào mới nhất và tìnht rạng NVL bất cứ thời điểm nào cho nhà lãnh đạo.vì thế nó luôn cung cấp những thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác cho nhàquản lý, không phụ thuộc vào thời gian Hạch toán kế toán đã giúp nhà quảnlý nắm bắt đợc nhanh nhất tình hình hiện tại về NVL, tận dụng đợc các thờicơ có lợi trong kinh doanh điều đó vô cùng quan trọng trong điều kiện cạnhtranh gay gắt, những biến động không ngừng của thị trờng Nhờ vậy, doanhnghiệp có thể giảm dần các chi phí, thu đợc những khoản lợi nhuận bất thờngcó thể Tóm lại, hạch toán kế toán NVL không những chỉ có vai trò quantrọng đối với chất lợng công tác quản lý mà còn là một bộ phận chủ yếu cóảnh hởng rất lớn đến cách thức, nội dung các khâu quản lý Xuất phát từ vai

trò đó, việc hạch toán kế toán NVL trong doanh nghiệp là vô cùng quantrọng.

1.2.2 Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

1.2.2.1 Hạch toán ban đầu

Nghiệp vụ kinh tế là một sự vận động của loại vốn cụ thể của doanhnghiệp gắn liền với một hành vi kinh tế hay sự thay đổi của một quan niệmtrong quản lý Các nghiệp vụ này phát sinh làm biến đổi quy mô, kết cấutừng loại tài sản trong đơn vị Hạch toán ban đầu chính là công việc ghi chép,sao chụp lại chúng bằng các phơng tiện (văn bản), tạo dựng tính pháp lý,chứng minh cho nghiệp vụ đó đã diễn ra trong thực tế Việc hạch toán nàygiúp cho doanh nghiệp không phải xem xét ngay tác động của từng hành vikinh tế tới từng đối tợng, mà có thể tập hợp, thống kê, xác định tình trạng đốitợng quản lý khi cần, thông tin đến các bộ phận phụ trách khác không đợctrực tiếp tham gia vào đó Do mỗi loại vốn khác nhau, có yêu cầu quản lý,đặc điểm, mối quan hệ khác nhau, kế toán sử dụng phơng pháp chứng từ vớihai yếu tố cơ bản (bản chứng từ – trình tự luân chuyển) phù hợp với từngloại Bản chứng từ là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế đãphát sinh và thực sự hoàn thành Dựa vào đặc điểm của NVL, kế toán sửdụng các chứng từ sau để phản ánh sự tăng giảm NVL.

1.phiếu nhập kho 01-vt BB Trong DN2 phiếu xuất kho 02-vt BB nt3 biên bản kiểm nghiệm 05-vt HD nt

5 phiếu xuất kho kiêm lu chuyển nội bộ 03-vt BB nt6 phiếu xuất kho theo hạn mức 04-vt BB nt7 biên bản kiểm kê vật t 08-vt BB nt8 phiếu báo vật t còn cuối kì 07-vt BB nt9 hoá đơn kiêm phiếu xuất kho 02-bh BB ngoài DN10.hoá đơn cớc phí vận chuyển 03-bh BB nt11.hoá đơn giám định hàng nhập khẩu 05-bh BB nt

1) Phiếu nhập kho: do bộ phận mua lập thành 2 liên (đối với NVL muangoài), 3 liên (đối với NVL gia công), phản ảnh các nghiệp vụ làm tăng NVL

Liên 1: lu lại nơi lập.

Liên 2: thủ tục xong, thủ kho chuyển lên phòng kế toán.Liên 3(nếu có): ngời lập giữ.

2) Phiếu xuất kho lập tại bộ phận sử dụng hoặc cung ứng, theo 3 liên phảnánh tất cả các nghiệp vụ làm giảm NVL.

Liên 1: lu lại nơi lập

Liên 2 thủ kho làm cơ sở ghi thẻ kho rồi chuyển kế toán Liên 3: ngời nhận giữ ghi sổ kế toán nơi sử dụng

3) Biên bản kiểm nghiệm: là biên bản kiểm kê, đánh giá lại NVL, thực trạngtrớc khi nhập kho, sử dụng với NVL có số lợng lớn, tính chất lý hoá phứctạp, gồm 2 bản

1 bản giao cho phòng ban cung tiêu1 bản giao cho phòng ban kế toán

nếu NVL không đúng theo chứng từ hoá đơn, lập thêm 1 liên, kem chứng từliên quan gửi cho ngời cung ứng.

4) Thẻ kho dùng cho 1 loại vật t ở cùng một kho, đợc kế toán lập, ghi chéphàng ngày bởi thủ kho.

5) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bố do phòng cung ứng lập khi doanhnghiệp chuyển NVL giữa các xí nghiệp thành viên số liên tuỳ thuộc do chếđộ quản lý của doanh nghiệp.

6) Phiếu xuất kho theo hạn mức đợc phòng cung ứng lập trên cơ sở định mứcđã đợc duyệt, gồm:

Liên 1; ngời nhận vật t giữ

Liên 2: thủ kho giữ, theo dõi thực xuất, ghi sổ rồi chuyển kế toán.7) Biên bản kiểm kê vật t đợc lập vào cuối kỳ cho mỗi kho, xác nhận số thựctế tồn cuối kỳ, làm cơ sở đối chiếu số liệu ghi chép, phát hiện thừa thiếu.

1 bản giao phòng kế toán 1 bản giao thủ kho.

8) Phiếu báo vật t còn cuối kỳ do bộ phận sử dụng lập khi vật t thừa còn sửdụng tiếp, không nhập kho, nhằm xác định số NVL đã tính vào chi phí kỳnày đợc chuyển sang kỳ sau.

1 bản giao phòng cung tiêu1 bản giao phòng kế toán

9,10,11) Đây là các chứng từ do bên cung ứng, ngời bán lập Doanh nghiệpchỉ sử dụng liên 2 các chứng từ này ghi sổ phản ánh quá trình thu mua.

Các chứng từ trên đã bao hàm đợc hầu hết các nghiệp vụ liên quan đếnNVL.

1.2.2.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Đến đây, bắt đầu có sự tách rời giữa thông tin và thực thể NVL, giữacác bộ phận cùng quản lý NVL cụ thể đợc xuất – nhập kho, trong khi cácchứng từ đợc chuyển lên phòng kế toán Nh thế, dẫn đến khả năng có sự saisót, chênh lệch về số liệu trong quá trình hạch toán, tổng hợp giữa các bộphận Từ đó, yêu cầu hạch toán chi tiết đợc đặt ra Hạch toán chi tiết là sự chi

tiết các thông tin tổng quát đợc hình thành bởi kế toán tổng hợp nhằm thuthập thông tin rộng rãi, phục vụ cho quản lý kiểm tra hoạt động kinh doanh.Nó đợc thực hiện kết hợp cả hai hệ thống: sổ theo kho và sổ kế toán nó đòihỏi có sự phối hợp chặt chẽ giữa thủ kho, nhân viên kế toán tại xí nghiệp, kếtoán NVL Trên thực tế, hiện nay có 3 phơng pháp hạch toán.

 phơng pháp đối chiếu song song:

Theo phơng pháp này, thẻ kho đợc mở và quản lý theo sổ đăng ký thẻkho của kế toán Hàng ngày, căn cứ chứng từ, thủ kho ghi sổ thực xuất thựcnhập hay tính số tồn cuối ngày trên thẻ Mỗi chứng từ ghi một dòng Thủ khothờng xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ với thực tế trên nguyên tắc số liệu sổphải bằng số lợng thực tế Kế toán mở sổ chi tiết NVL tơng ứng thẻ với nộidung tơng tự có phần trị giá thêm Định kỳ, khi nhận chứng từ, kế toán đốichiếu các chứng từ liên quan, ghi giá hạch toán, tính trị giá chứng từ và ghisổ Các sai sót đợc phát hiện, chỉnh lý khi nhận thẻ kho, lúc cuối kỳ Có thểtóm gọn bằng sơ đồ:

Thẻ kho

Chứng từ nhập Chứng từ xuất

Sổ kế toán chi tiết

Bảng tính giá Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn Ghi hàng ngày đối chiếu tập hợp cuối kì

Sổ kế toán chi tiết vật liệu Số

Tên vật t : Số danh điểm :

Đơn vị tính khoChứng từ Trích

Nhập Xuất Tồn GhichúSố Ngày Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền

Bảng tổng hợp xuất nhập tồn Tháng năm

Số danhđiểm

Tên vật liệu Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối

Phơng thức này có u điểm là đơn giản trong ghi chép, đối chiếu sốliệu, phát hiện ra sai sót dễ Đồng thời có thể cung cấp thông tin cụ thể từngdanh điểm một cách kịp thời, chính xác Nhng đối lại, nó chỉ phù hợp vớikhối lợng đầu tên ít, tạo ra công việc chồng chéo, trùng lặp giữa thủ kho vàkế toán Nó là tác nhân gây ra việc sử dụng lao động không hợp lý, kém hiệuquả.

 phơng pháp đối chiếu tổng mức luân chuyển: sơ đồ tóm tắt

Chứng từ nhập thẻ kho chứng từ xuất

Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất

Bảng tính giáGiải thích tơng tự

Phơng pháp này xuất phát từ cải tiến phơng pháp trên Kế toán mở sổđối chiếu lu chuyển ghi cho nhiều loại vào một lần cuối tháng, tổng hợp cácchứng từ nhập – xuất của mỗi loại trên một dòng Cuối tháng, đối chiếu sốlợng với thẻ kho, số tiền với bảng tính giá của kế toán tổng hợp Theo đó dẫnđến tình trạng lúc rỗi, lúc dồn cục bộ, chắc chắn ảnh hởng đến tiến độ côngtác kế toán khác Hơn nữa, khối lợng công việc lúc này rất lớn Số lợngchứng từ của từng danh điểm nhiều gây khó khăn, nhầm lẫn, kém chính xáctrong kiểm tra, đối chiếu.

Sổ đối chiếu luân chuyển

Số dđầu

Số dcuốiNhập Xuất

SL ST SL ST SL ST SL ST phơng pháp số d : đây là một bớc cải tiến cơ bản Nó kết hợp chặt chẽgiữa số liệu về lợng của thủ kho với giá trị của kế toán Vừa xoá bỏ ghi trùngvừa có thể kiểm tra thờng xuyên có hệ thống và đảm bảo cung cấp số liệuđúng, thoả mãn tốt nhu cầu quản lý Tơng tự các phơng pháp trên, thủ khocũng ghi thẻ Song thêm việc phân loại chứng từ theo NVL, theo xuất- nhậpđể từ đó lập phiếu giao nhận chứng từ với kế toán Sổ số d đợc kế toán mởcho từng kho, dùng cả năm, giao cho thủ kho trớc cuối tháng nhằm ghi số l-ợng vật t cuối kỳ từng loại Công việc của kế toán cũng giống các phơngpháp khác.

Tên vật t đvt Đơngiá

Số d đầu năm Số d cuốitháng

Tháng năm

Khonhóm

vật t

Tồnđầu kì

ph-1.2.2.3 Hạch toán tổng hợp NVL

Hạch toán tổng hợp là việc ghi chép, theo dõi mọi tình hình hiện trạng,biến động của mọi đối tợng trong cả kỳ nhằm lập báo cáo kế toán Cách hạchtoán này cho ta cái nhìn tổng quan về toàn bộ các vấn đề tài chính cũng nhtừng bộ phận tài sản Ngoài ra, còn có thể thấy mối quan hệ, ảnh hởng củamỗi nghiệp vụ đến các tài sản cụ thể Nó cung cấp số liệu cho việc phân tíchcác chỉ tiêu hoạt động.

NVL là một bộ phận của tài sản lu động, thờng xuyên biến động thayđổi Tuỳ thuộc vào đặc điểm của NVL, khả năng quản lý, kiểm soát củamình, doanh nghiệp tìm chọn cho mình một phơng pháp thích hợp để kiểmkê kho Với mỗi cách thức, lại có một cách hạch toán khác nhau.

a Hạch toán kế toán NVL theo phơng thức quản lý hàng tồn kho kiểm kêđịnh kỳ

 phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp căn cứ vào kết quả kiểm kêthực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp Từđó tính giá trị hàng vật t thực tế đã xuất trong kỳ.

 Trị giá vật t = Tổngtrị giá nguyên vật + Chênh lệch trị giá xuất kho liệu nhập trong kì tồn đầu kì và cuối kì

Do vậy, các tài khoản NVL chỉ còn có ý nghĩa vào đầu và cuối kỳhạch toán, để ghi nhận số d thực tế mà thôi Phơng pháp này phù hợp vớidoanh nghiệp có chủng loại vật t khác nhau, có giá trị thấp, đợc xuất dùngthờng xuyên nó đã giảm nhẹ khối lợng công việc Nhng lại làm độ chính xáckhông cao, phụ thuộc vào chất lợng công tác quản lý.

 Tài khoản sử dụng

- Tài khoản: TK 152 “NVL”

Bên nợ: + trị giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ.

Bên có: + trị giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ trớc, kết chuyển sangđầu kỳ này.

D nợ: + trị giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ.

Tài khoản 152 đợc mở chi tiết tới tài khoản cấp 2, gồmTK 1521 NVL chính

TK 1522 vật liệu phụTK 1523 nhiên liệu

- TK 151 “hàng mua đang đi đờng” có kết cấu

Bên nợ: + trị giá thực tế hàng mua còn đi đờng cuối kỳ.

Bên có: + trị giá thực tế hàng mua cha về kỳ trớc, mà kỳ này mới về.D nợ: trị giá thực tế hàng mua đang đi đờng cha về nhập kho cuối kỳ.

(Trình tự kế toán :

>.các trờng hợp nhập: Chứng từ không thể thiếu đợc ở nghiệp vụ này là phiếunhập kho Qua đây kế toán phải phản ánh đợc đầy đủ tình hình thực hiện thumua trên các phơng diện: số lợng chủng loại nguồn hàng giá cả.

(Đầu kì kết chuyển tồn kho NVL cuối kì trớc, kế toán ghi : Nợ TK611: mua hàng

Có TK 152:NVL

(Khi mua NVL, định khoản theo số liệu chứng từ Nợ TK611: mua hàng

Nợ TK133(1331)thuế GTGT đầu vào

CóTK111,112 : nếu thanh toán ngay trong kì (phiếu chi, giấybáo có ) Có TK331:nếu chấp nhận nợ

(Nếu có phát sinh các khoản thuế ở khâu mua nh thuế tiêu thụ đặc biệt, thuếnhập khẩu, căn cứ vào mức thuế ấn định của tổng cục thuế

Nợ TK611; mua hàng

Có TK333: phải nộp nhà nớc(Các trờng hợp nhập khác

Nợ TK611: mua hàng

Có TK631: trị giá hàng gia công Có TK411: nguồn vốn kinh doanh >kế toán xuất NVL

(Khi xuất vật liệu dùng cho các hoạt động sản xuất trực tiếp,kế toán lấy sốliệu trên các báo cáo vật t

Nợ TK621:chi phí NVL trực tiếpNợ TK627 : chi phí sản xuất chung

Có TK611: mua hàng (chuyển vật liệu các bên vốn liên doanh

Nợ TK 411: vốn kinh doanh Có TK 611; mua hàng(xuất NVL cho các hoạt động gián tiếp

Nợ TK641: chi phí bán hàngNợ TK642: chi phí quản lý

Có TK611; mua hàng(Nếu trong kì có nghiệp vụ trả lại NVL

Nợ TK111; tiền mặt Nợ TK112: TGNH

Nợ TK331: phải trả ngời bánCó TK611: mua hàng

(Cuối kì kết chuyển lại số NVL tồn cuối kìNợ TK152:NVL

th-Do vậy, vật t có thể đợc xác định bất cứ thời điểm nào trong kỳ Cuối kỳ, đốichiếu với kiểm kê thực tế, về nguyên tắc, tồn kho trên thực tế phải bằng tồnkho trên sổ Nhờ đó, xác định đợc lợng thừa thiếu, tìm nguyên nhân và biệnpháp xử lý.

 Tài khoản sử dụng

- Tài khoản 152 “NVL” có kết cấu

Bên nợ; + trị giá thực tế NVL nhập kho theo các nguồn + trị giá NVL phát hiện thừa khi kiểm kê

Bên có: + trị giá thực tế NVL xuất dùng cho mọi mục đích + trị giá thực tế NVL đợc giảm giá hay bị trả lại + trị giá thực tế NVL thiếu hụt khi kiểm kê.d nợ: + trị giá thực tế NVL tồn kho.

Tài khoản 152 phản ánh sự biến động tăng giảm của NVL, số hiện cótheo giá thực tế Nó mở tiểu khoản nh trên.

Tài khoản 151 “hàng mua đang đi đờng” phản ánh giá trị vật t đã mua,đã chấp nhận thanh toán nhng cha về nhập kho Nó có kết cấu:

Bên nợ: giá trị thực tế NVL đang đi đờng

Bên có: trị giá thực tế NVL đang đi đờng đã về nhập kho hoặc chuyển giaođối tợng sử dụng.

D nợ: trị giá NVL đang đi đờng cha về nhập kho còn tồn tại thời điểm giaokỳ.

(trình tự kế toán

(khi nhân viên thu mua hoặc bên bán chuyển hàng về, sau khi nhập kho, kếtoán căn cứ vào phiếu nhập và hoá đơn (GTGT) của bên bán, định khoản Nợ TK152:giá trị NVL thu mua

Nợ TK 133(1331):thuế GTGTđầu vào Nợ TK1381 nếu có hàng thiếu

CóTK111: nếu đã trả ngay bằng tiền mặt

Có TK112: nếu đã trả bằng TGNH(có giấy báo có) Có TK331: nếu trên hoá đơn ghi “trả chậm”

Có TK141: nếu nhân viên thu mua đã trả bằng tiền tạm ứng kì trớc(có giấy thanh toán tạm ứng)

(Nếu vật t về hoá đơn cha về

Nợ TK151 hàng mua đang đi đờng Có TK thanh toán

trờng hợp hàng nhập về khác Nợ TK 152 NVL

Có TK 154 trờng hợp vật liệu gia công

Có TK 411 nhận cấp phát, tăng thởng, vốn góp Có TK 336 vay nội bộ

Nợ TK152 nếu ngời bán tiếp tục giao đủ Nợ TK 331 không nhận tiếp vì các lí do Nợ TK 1388.334 cá nhân bồi thờng

Nợ TK 821 hàng thiếu không thể xác định nguyên nhân Có TK 1381 số hàng thiếu

trờng hợp xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh

Nợ TK 621 (chi tiết đối tợng) dùng cho sản xuất trực tiếpNợ TK 627 (chi tiết phân xởng) dùng chung cho quản lý xởngNợ TK 641,642 dùng cho bộ phận quản lý gián tiếp

Có TK 152 số NVL xuất dùngCác trờng hợp xuất khác

Nợ TK 222,128 góp vốn liên doanh

Nợ TK 412 phần chênh lệch do đánh giá lạiNợ TK 154 xuất dùng cho gia công

Nợ TK 138,136 mang đi cho vayCó TK 152 số hàng xuất dùng

Nợ TK 331 nếu hàng kém chất lợng dợc giảm giá hoặc trả lại

Nợ TK 632 nhợng bán

Nợ TK 642 thiếu trong định mức Có TK 152 số hàng thiếu

Có TK 1331 thuế GTGT của hàng bị giảm giá hoặc trả lạiXử lí hàng thừa

-nhật kí chung -chứng từ ghi sổ -nhật kí sổ cái -nhật kí chứng từ

Để xây dựng cho doanh nghiệp mình một hình thứcphù hợp nhà quảntrị phải xét các đặc điểm sau của công ty :

+yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị

+trình độ nghiệp vụ và năng lực của cán bộ kế toán +đặc điểm loại hình cũng nh quy mô sản xuất

+điều kiện và phơng tiện vật chất hiện có của doanh nghiệp theo các nguyên tắc áp dụng :

-nguyên tắc kiểm soát : hình thức sổ phải cung cấp đợc thông tin chotất cả các quyết định then chốt của công tác nội kiểm cần tiết để bảo vệ tàisản, đảm bảo đợc trung thực Ví dụ : các ghi chép phải có đầy đủ các yếu tố :chứng từ gốc, số tiền

- -nguyên tắc đồng bộ : hình thức sổ phỉa hài hoà với các yếu tố tổ chức vànhân sự của doanh nghiệp nh đơn vị t nhân nhỏ, số lợng nhân viên ít, kế toánkhông thể mở quá nhiều sổ, các sổ lại phức tạp.

 Hình thức Nhật kí chung :

Đây là hình thứ kế toán đơn giản nhất dựa trên tiêu chí thứ tự làm cơ sởchính để ghi sổ Hình thức này áp dụng với mọi doanh nghiệp, dễ áp dungtrên máy vi tính Sổ sách hệ thống này các sổ NKC– sổ cái- các sổ nhật kíđặc biệt Để quản lý NVL hình thức này sử dụng sổ nhật kí mua hàng và sổchi tiết

Đối với trờng hợp mua ngoài, kế toán phản ánh sổ NK mua hàng và sổchi tiết với ngời bán (nếu mua chịu) hoặc sổ quĩ (nếu trả tiền ngay) Việc ghisong song này cho phép đến cuối kì kế toán có thể so sánh đối chiếukiểm tratính chính xác của các định khoản, tránh bỏ sót hoặc ghi trùng Với các trờnghợp nhập khác kế toán ghi thẳng vào sổ NKC và các sổ chi tiết liên quan.Sauđó vào cuối tháng mới tập hợp lại đa vào sổ cái Đối với doanh nghiệp nhỏkhối lợng NVL, nghiệp vụ ít có thể thực hiện bằng kế toán thủ công chỉ cầnít nhân viên Nhng đối với DN vừa và lớn, hình thức này đòi hỏi phải sửdụng máy vi tính bởi công việc sẽ rất nhiều dễ dẫn đến nhầm lẫn Đồng thờicác nghiệp vụ xảy ra để vào sổ NKC rất nhiều Mỗi nhân viên phải vào mộtmáy mới có thể ghi nhận đợc

*Hình thức Nhật kí sổ cái (NK-SC)

Đây là hình thức kế toán trực tiếp, đơn giản nhất và chỉ phù hợp với DNnhỏ, có số lần phát sinh lớn mà giá trị nhỏ hoặc ngợc lại Nó chỉ sử dụng sổNK-SC và sổ chi tiết khác Nó phản ảnh trên cả hai chỉ tiêu thời gian và phânloại theo đối tợng trên cùng một trang sổ Nó có nhợc điểm ghi trùng trênmột dòng Đồng thời khuôn khổ sổ kềnh càng khó bảo quản, công tác phâncông khó thực hiện Đầu ngày kế toán mở 2 chứng từ tổng hợp nhập xuất choNVL Trong ngày mỗi khi có chứng từ gốc chuyển đến, kế toán tập hợp ghivào phiếu tổng hợp tơng ứng Cuối ngày mới tổng hợp số liệu trên từng phiếunày rồi chuyển chúng vào Sổ NK-SC theo từng nguồn hàng và từng nguồn

vật t khác nhau, tuỳ sự quản lý của doanh nghiệp Song hành bên cạnh đó,khi nhận chứng từ gốc, kế toán cũng theo dõi vào sổ chi tiết vật t mở chotừng loại, từng nguồn hàng, từng kho Với việc lập chứng từ tổng hợp này, tasẽ giảm bớt đợc số lợng ghi nhng cơ sở pháp lí vẫn nằm trong chứng từ gốc

*Chứng từ ghi sổ (CT-GS)

Phơng pháp này tơng tự NK-SC Hình thức này thích hợp với mọi loạihình doanh nghiệp, điều kiện tổ chức lao động, dễ thực hiện phân côngchuyên môn hoá nhng vẫn vớng vào nhợc điểm ghi trùng Chứng từ tơng tựchứng từ tổng hợp ở trên nhng có cùng nội dung phản ảnh nh cùng nội dungkinh tế, cùng tài khoản, cùng chỉ tiêu báo cáo nhng chặt chẽ hơn phơng pháptrên, kế toán phải vào sổ “đăng kí CT-GS” Sau đó kế toán vào sổ cái Từ đókế toán lập 1trong 3 bảng cân đối Kế toán NVL cũng vậy

*Hình thức Nhật kí chứng từ (NK-CT)

Đây là hình thức tiến bộ nhất.Nó bao gồm 10 sổ NK-CT,11 bảng kê, 6sổ chi tiết và các sổ cái, 3 bảng phân bổ Mỗi khi có nghiệp vụ xảy ra kế toánphản ánh ngay vào sổ NK-CT liên quan Bởi quản lý NVL ở hình thức nàykhông có sổ chuyên dụng Ví nh mua trả ngay NK-CT số 1, số2; mua trảchậm NK-CT số 5; NK-CT số 6 cho hàng mua cha về nhập kho, các trơnghợp khác tại NK-CT số10 Từ việc tập hợp này, đến cuối tháng kế toán ghivào bên Nợ TK152 Đối với loại hình này, doanh nghiệp buộc phải tập hợpgiá trị NVL thực xuất vào cuối tháng cho từng bộ phận trên cơ sở tập hợpphiếu xuất trong tháng theo mục đích sử dụng Sau đó kế toán phản ảnh lêncác bảng kê từ số 3 đến số 6.

bảng kê số 3 : tính giá thành thực tế vật t - bảng kê số 4 : xuất dùng cho các phân xởng- bảng kê số 5 : xuất dùng cho các bộ phận phụ- bảng kê số 6 : xuất dùng tính vào chi phí kì sau

Các số liệu tổng hợp đợc ở các sổ NK-CT và các bảng kê sẽ đợc tiếptục đa vào NK-CT số 7 (phần I tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh) và sổ cáiTK152 Số liệu trên TK152 phải bằng số liệu trên NK-CT số7

Chơng II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tạicông ty bánh kẹo HảI hà

2.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc

điểm tổ chức công tác kế toán

2.1.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Công ty bánh kẹo Hải Hà (tên giao dịch HAIHACO) là một doanhnghiệp lớn thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ Với chức năng chính là doanh nghiệpnhà nớc chuyên sản xuất, kinh doanh mặt hàng bánh kẹo phục vụ nhu cầutiêu dùng trong nớc và một phần xuất khẩu Là một đơn vị sản xuất, công typhải đảm đơng một số nhiệm vụ đối với nền kinh tế – xã hội.

Nghĩa vụ cao nhất của một đơn vị sản xuất là việc cung ứng ra thị ờng những sản phẩm dân c cần (bánh kẹo các loại) phù hợp với thu nhập cáctầng lớp nhân dân Thứ hai là đa dạng hoá sản phẩm trong nớc, góp phầnmình tạo xu thế ngời Việt nam dùng hàng Việt nam, đẩy mạnh cuộc cạnhtranh với hàng ngoại trên cả hai vùng : trong và ngoài nớc; bảo vệ sản xuấttrong nớc trong quá trình hội nhập Điều đó doanh nghiệp đang thực hiệntừng bớc bằng cách nâng cao chất lơng sản phẩm, cải tiến mẫu mã : từ kẹocứng không nhân những ngày đầu đến nay đã làm ra kẹo mềm, kẹo dẻo,bánh đang hớng tới mặt hàng bánh tơi.

tr-Đối với xã hội : Các doanh nghiệp nh công ty bánh kẹo Hải hà phải cónghĩa vụ giúp giải quyết vấn đề việc làm cho những ngời lao động tại khuvực, cải thiện mức sống và môi trờng sống cho họ, các khoá đào tạo bồi dỡngvà chế độ khen thởng khuyến khích đối với nhân viên và gia đình họ đã gópphần nâng cao dân trí Ngoài ra còn thực hiện tốt các chế độ chính sách củanhà nớc đối với ngời có công, ngời lao động Đồng thời công ty cũng hởngứng công cuộc Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá của đất nớc bằng công tácnghiên cứu cải tiến ứng dụng khoa học vào sản xuất

Qua các chức năng, nhiệm vụ trên có thể thấy công ty cũng mangnhững trách nhiệm trớc nền kinh tế – xã hội nh bất cứ một doanh nghiệpsản xuất nào khác công ty là một bộ phận và là một đại diện đặc trng choloại hình đơn vị này.

2.1.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh

Công ty bánh kẹo Hải Hà là đặc trng tiêu biểu cho ngành công nghiệphiện nay Công ty không ngừng năng động, chuyển đổi các sản phẩm nhằmtạo thế và lực cạnh tranh mạnh trên thị trờng Không chỉ chú trọng mở rộngthị trờng, doanh nghiệp còn cố gắng hiện đại hoá, nâng cao năng lực sản xuất

của máy móc và con ngời Với kết quả phấn đấu không mệt mỏi, hiện naycác đơn vị đã có một bộ mặt mới: có điều kiện cơ sở vật chất khang trang,hiện đại, phong cách công nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt có trách nhiệm, đãvà đang tìm hớng đầu t mới: mở các xí nghiệp thành viên, tham gia thành lậpvới các đối tác nớc ngoài các công ty liên doanh Doanh nghiệp đang trên đàphát triển mạnh.

Bộ máy quản lý cho công ty đứng đầu là Tổng giám đốc, chịu tráchnhiệm về toàn bộ hoạt động cũng nh vốn của nhà nớc tại đơn vị Giúp việccho ông là các giám đốc bộ phận Các giám đốc liên doanh phụ trách phầnvốn tham gia liên doanh với nớc ngoài Bộ phận này hoạt động theo luật đầut dới sự quản lý của Bộ kế hoạch và đầu t Do vậy nó hơi tách ra so với cácbộ phận khác, chỉ chuyển phần lãi lỗ về công ty Các giám đốc điều hành sảnxuất là ngời trực tiếp quản lý hoạt động chế biến tại các xí nghiệp Các xínghiệp thành viên ở Việt Trì và Nam Định vốn là các đơn vị độc lập sát nhậpvào, nên chúng có cơ cấu tự quản lý khá hoàn chỉnh Chúng nhận các chỉ thịtổng quát tại công ty, tự điều phối, và báo cáo trở lại Giữa các xí nghiệp nàyvà các xí nghiệp ở Hà Nội có sợi dây trao đổi hàng hoá khá chặt chẽ, thờngxuyên các đơn vị tại Hà Nội phát triển từ các phân xởng đi lên và chuyênsản xuất một nhóm mặt hàng nhất định Phòng kinh doanh là nơi nghiên cứuthị trờng, tìm ra các nhu cầu sản phẩm mới Từ đó nghiên cứu chế tạo thử tạiphòng hoá nghiệm Nừu thực hiện tốt, phòng sẽ lậo kế hoạch sản xuất chotừng bộ phận, đặt mua các nguyên liệu đầu vào, đa ra các định mức sử dụngcho từng loại Bộ phận gián tiếp tại các xí nghiệp thành viên sẽ lên kế hoạchcụ thể chi tiết hơn, phân bổ lực lợng lao động, phân công ca kíp, tính lơng th-ởng chế độ cho nhân viên, nhận các vật t từ kho và tiến hành sản xuất Cácđơn vị này đợc tự xử lý các vấn đề phát sinh trong khâu này: nh bảo dỡngmáy, mua ngoài các vật t, công cụ Bộ phận kho theo dõi và bảo quản cácloại vật t, rồi sau đó, lại tiếp tục nhận tích trữ thành phẩm chờ bán ra Phòngkinh doanh quản lý trực tiếp bộ phận kho, từ đó điều phối sản phẩm cho cácbạn hàng, đại lý, hay các cửa hàng giới thiệu sản phẩm Phòng sẽ tiếp thị, mởrộng thị trờng trên phạm vi toàn lãnh thổ Phòng kế toán là đơn vị gián tiếpgiúp cho phòng kinh doanh quản lý các mối quan hệ với bên trong và bênngoài về mặt tiền tệ, tham mu cho họ trớc khi ra quyết định, đồng thời thôngtin cho tổng giám đốc và các đối tợng bên ngoài về tình hình hoạt động cũngnh quản lý vốn tại doanh nghiệp Ta thấy từng bớc từng hoạt động của côngty đều đợc quản lý, theo dõi một cách cụ thể, sát sao sự phân công phânnhiệm ở đây khá rõ ràng, tách bạch làm cho các hoạt động ăn khớp đồng bộvới nhau Mặc dù vậy, các bộ phận vẫn có sự tự do, linh hoạt để phát huy hếttính năng động và sáng tạo của mình trong sản xuất Do các đơn vị này đợc

tự do mua ngoài vật t phụ trợ nên họ đều cố gắng mua với giá cả phù hợp,thoả mãn tốt đợc yêu cầu công việc của họ.

Riêng về nguyên vật liệu, đây là yếu tố đầu vào quan trọng, ảnh hởngtrực tiếp đến chất lợng sản phẩm cũng nh tiến độ công việc, nên rất đợc chútrọng quan tâm phòng kinh doanh khá sát sao quản lý theo từng bớc hìnhthành và sử dụng Bắt đầu từ nguồn cung cấp nguyên vật liệu Do các loại vậtliệu này là sản phẩm công nghiệp thực phẩm chế biến có yêu cầu vệ sinh kỹthuật khá cao, nên khi lựa chọn nguồn cung ứng, doanh nghiệp đều đặt tiêuchuẩn này là quan trọng hàng đầu để xét duyệt, kể cả nguồn trong và ngoàinớc Doanh nghiệp cố gắng sử dụng nguồn trong nớc nhằm hạ thấp chi phíđầu vào nhng vẫn phải trải qua các đợt kiểm nghiệm sát sao của phòng kiểmhoá đặc biệt đối với các loại vật liệu có tính độc hại cao nh các chất bảoquản, chất tạo hơng, phẩm màu Khi đã lựa chọn nguồn hàng, doanh nghiệpcũng xét chọn cả thời điểm và số lợng đặt hàng nhằm tạo ra các khoản lợi dogiảm giá mang lại nh mua với số lợng lớn rồi tích trữ đờng khi giá rẻ trongnăm vừa qua Cũng dựa vào kế hoạch sản xuất và mức độ biến động của nhucầu sản phẩm, phòng kinh doanh lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu Theokế hoạch đó, nhân viên thu mua đợc cử đi thu gom Khi về nhập kho, một lầnnữa phải qua kiểm duyệt của bộ phận KCS Nếu đảm bảo chất lợng mới chonhập kho Thủ kho phải sắp xếp, tuân thủ nghiêm ngặt chế độ bảo quản củatừng loại Khi đa vào sản xuất phòng kinh doanh cũng quản lý rất chặt chẽđịnh mức sử dụng của từng loại Định mức tiêu hao và tỷ lệ các loại vật ttrong sản phẩm đợc phòng đa ra khá tỉ mỉ dựa trên nhu cầu và khả năng chitrả của từng bộ phận khách hàng sao cho chất lợng sản phẩm tơng ứng vớigiá của nó Hàng tháng, kế toán tập hợp chứng từ sử dụng, để tiến hành tổnghợp việc thực hiện này trên cơ sở đó, phát hiện nhanh chóng các sai lạctrong đó để sửa chữa kịp thời vào tháng sau Đối với các vật liệu có hàm lợngđộc tố cao nh các chất bảo quản, phẩm màu bộ phận KCS luôn áp dụng tỷlệ cho phép của bộ Y tế hay các tiêu chuẩn kỹ thuật gắt gao của quốc tế Nếuhàm lợng này cao hơn quy định, sản phẩm sẽ bị loại thải, quay trở lại tái chế.Vậy ở đây, cả ba bộ phận: phòng kinh doanh, phòng KCS, bộ phận kho đềurất chú trọng quản lý đồng bộ nguyên vật liệu ở từng bộ phận Chất lợng củanó là tiêu chuẩn hàng đầu đợc tuân thủ nghiêm ngặt xuyên suốt quá trìnhhình thành và sử dụng Song không phải vì thế mà giá phí của nó bị xao lãng.

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty

Tổng giám đốc

liên doanh GĐ điều hành sản xuất

KOTOBUKI MIWON XNViệt trì Hà nội XNNam định

XN bánh XNkẹo XNkẹo XN phụ cứng mềm trợ

GĐ kinh doanh GĐ tài chính quản trị hành chính

kho cửa hàng phòng tài vụ bảo vệ y tế nhà ăn VP.hành chính

2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty bánh kẹo Hải Hà.

2.1.2.1 Vị trí và vai trò của tổ chức kế toán

Tổ chức kế toán có vai trò chủ yếu là bộ phận gián tiếp tham mu chotổng giám đốc, phòng kinh doanh quản lý hoạt động của các xí nghiệp thànhviên và mối quan hệ với bên ngoài về mặt giá trị tiền tệ Nó theo dõi, ghinhận các hoạt động này về mọi mặt, lập các báo cáo tổng quan, đa ra các sốliệu minh chứng cho các ý kiến tham mu nó cho phép các đối tợng bênngoài có cái nhìn tổng quan trung thực về tình hình của công ty để từ đó họcó các quyết định đúng đắn trong mối hợp tác với doanh nghiệp.

2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

Trớc cơ cấu tổ chức và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh nhtrên, công tác kế toán tại công ty đợc tổ chức khá chặt chẽ, hợp lý, hiệu quả,sẵn sàng cung cấp thông tin quyết định nhờ hệ thống các chỉ tiêu phân tíchkinh tế.

Do đặc điểm có nhiều thành viên hoạt động xa cách nhau về khônggian có tính chất hoạt động khác nhau nên công ty phân nhiệm tổ chức rất rõràng, phù hợp với điều kiện cho phép Hai liên doanh đăng ký hoạt động kinhdoanh đã hình thành pháp nhân độc lập nên bộ phận kế toán tại đây cũngtách riêng khỏi kế toán chủ quản công ty Đối với các xí nghiệp thành viên,doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức vừa tập trung vừa phân tán do hai xínghiệp Nam Định và Việt Trì ở xa nên doanh nghiệp cho phép hạch toán độclập riêng Bộ phận kế toán tổng hợp tại Hà Nội chỉ ra các quyết định, các h -

ớng xử lý chỉnh sửa cho bộ phận này định kỳ về kiểm tra việc ghi chépchứng từ, phản ánh lên các sổ Hàng tháng, kế toán ở đây mỗi khi có nghiệpvụ phát sinh cũng ghi nhận chứng từ phản ánh vào sổ riêng của họ Cuối kỳlập các báo cáo kế toán, bộ phận gửi lên phòng trung tâm kèm với các chứngtừ có liên quan nh biên bản kiểm kê, hoá đơn trao đổi giữa công ty với cácđơn vị này, bảng đối chiếu công nợ giữa 2 bên Các xí nghiệp tại Hà Nội lạiđợc quản lý tập trung tại phòng kế toán công ty Bởi đây là các thành viênnhỏ từ phân xởng đi lên, lại tập trung ở ngay sát bộ phận gián tiếp tổng điềuhành chung Nếu mở thêm các nhân viên kế toán ở đây thì thực sự không cầnthiết, còn làm tăng thêm chi phí quản lý Tại đây, chỉ có các nhân viên giántiếp làm quản lý chung và thực hiện hạch toán ban đầu hoặc ghi chép sơ bộ.Cuối kỳ, kế toán tập hợp các thông tin lại để xử lý Trong phòng kế toán cácnhân viên bộ phận sẽ thực hiện hạch toán riêng theo khu vực Hà Nội, ra sốliệu tổng hợp rồi kế hợp với các báo cáo của các xí nghiệp thành viên để lậpcác báo cáo cuối cùng của phần mình phụ trách Các kế toán tổng hợp, lànhững ngời có nhiều kinh nghiệm trong nghề, sẽ bao quát tổng quát các bộphận, kiểm soát thông tin và quá trình hạch toán nội bộ, cũng nh tiến hànhphân tích các chỉ tiêu kinh tế nhằm đa ra ý kiến tham mu cuối cùng Nh vậylà đối với các xí nghiệp ở xa, doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức kếtoán phân tán Đối với bốn xí nghiệp ở Hà Nôi, doanh nghiệp áo dụng hìnhthức tập trung Song dù ở hình thức nào, các bộ phận này cũng đều đợc quảnlý một cách chặt chẽ, thực thi các quy định chung của công ty Việc phâncông, phân nhiệm rõ ràng trên dới làm cho việc quy trách nhiệm và quản lýđợc dễ dàng, công tác kế toán đợc thực hiện ăn khớp, đồng bộ, thống nhất.

Đó là về nhân sự Còn về nội dung, doanh nghiệp hạch toán theo chếđộ kế toán doanh nghiệp nhà nớc hiện hành áp dụng cho doanh nghiệp quymô lớn Theo đó, chu kỳ kế toán xác định theo năm, tháng dơng lịch Cácchứng từ bắt buộc của bộ và các chứng từ chứng minh liên quan dù ở dạngviết tay hay in bằng máy đều cố gắng thoả mãn tốt các yêu cầu đầy đủ, tậptrung, có hệ thống, kịp thời Có chứng từ không tiện sử dụng, doanh nghiệpđã đăng ký xin thay thế nh hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất khokiêm lu chuyển nội bộ Kế toán thực hiện theo phơng pháp kê khai thờngxuyên hàng tồn kho nhng lại tập hợp chứng từ vào cuối mỗi tháng Việc tậphợp chứng từ của tháng cùng với việc tính giá theo giá thực tế đích danh vàthực tế bình quân gia quyền, cho phép hoàn thiện chứng từ xuất trớc khi ghinhận lên sổ sách Vì thế tuy cuối tháng mới bút toán nhng mọi nghiệp vụ đềucó thể định khoản theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Giá trị hàng xuấttính trên giá trung bình chứ không đi từ hàng tồn Bấy giờ chứng từ đợc vàosổ giấy hoặc máy làm t liệu cho báo cáo tài chính Các báo cáo bắt buộc kế

toán tại đây thực hiện khá thành thục Báo cáo hớng dẫn còn đang trong giaiđoạn thử nghiệm để lập luận chứng cuối cùng trình bộ Kế toán chủ yếu đợcthực hiện trên máy vi tính (hay kế toán tự động) không còn nhiều kế toán thủcông Các báo cáo này cũng đợc lu rồi in trên máy sau khi đã kiểm tra đốichiếu cùng với các sổ nhật kí –chứng từ, các bảng kê Đúng thời hạn kếtoán doanh nghiệp nộp các báo cáo tài chính lên cục thuế, tổng cục thống kê,cục quản lí vốn nhà nớc Sau khi có quyết toán doanh nghiệp đa chứng từ gốcvào lu trữ ở kho kế toán trong vòng 10 năm Nh thế hình thức kế toán tại đơnvị là một hình thức chung khá phổ biến trong nghành công nghiệp Nó phùhợp với quy mô lớn với cách thức sử dụng hầu hết các tài khoản, phân côngcho từng bộ phận, từng phần hành công việc cụ thể, mạch lạc

Chøng tõ gèc

B¶ng kª B¶ng ph©n bæ Sæ chi tiÕt

NhËt lÝ chøng tõ

Sæ c¸i B¶ng tæng hîp sè ph¸t sinh

B¸o c¸o kÕ to¸n