Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà

Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà

Lời nói đầu

Một trong những nhân tố có tính chất quyết định tới giá bán và chất ợng sản phẩm là chi phí sản xuất Tiết kiệm chi phí sản xuất nhng vẫn đảmbảo chất lợng sản phẩm đó là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp có thể giảmgiá bán, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trờng, tăng lợi nhuận thu đợc Đểđạt đợc đợc mục đích này các đơn vị phải quan tâm đến các khâu của quátrình các khâu của quá trình sản xuất kể từ khi bỏ vốn ra đến khi thu vốn về.

l-Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu đợc củaquá trình sản xuất đó là t liệu lao động chủ yếu cấu thành niên thực thể sảnphẩm Chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phísản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất Chỉ cần sự biến động nhỏ vềchi phí cũng là ảnh hởng đến giá thành sản phẩm, đến lợi nhuận thu đợc Dođó nếu tiết kiệm đợc chi phí nguyên vật liệu thì đây là một trong những biệnpháp hữu hiệu nhất để doanh nghiệp có thể đạt đựơc mục đích của mình.Muốn vậy có một chế độ quản lý và sử dụng nguyên vật liệu hợp lý khoahọc, có công hạch toán vật liệu phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp làrất cần thiết.

Là một xí nghiệp may hoạt động trong nền kinh tế thị trờng có sựcạnh tranh gay gắt của nhiều doanh nghiệp trong ngành dệt may trong cả n-ớc, Xí nghiệp may Minh Hà cũng đứng trớc một vấn đề bức xúc trong côngtác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.

Trong những năm qua đợc tiếp thu về một lý luận của các thầy cô giáotrờng Đại học Tài chính kế toán Hà Nội (nay là Học viện Tài chính) và quaquá trình thực tại Xí nghiệp may Minh Hà, em nhận thấy vai trò quan trọngcủa kế toán, đặc biệt là kế toán vật liệu đối với công tác quản lý của công táccủa xí nghiệp.

Sau thời gian đi sâu tìm hiểu công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp mayMinh Hà, em đã nhận thấy những u điểm và những mặt còn hạn chế Chính

vì vậy em đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài: "Tổ chức kế toán nguyên vật liệuvà phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp mayMinh Hà" làm chuyên đề cho thực tập thi tốt nghiệp.

Chuyên đề thực tập đợc chia thành 3 chơng:Ch

ơng I : Lý luận chung về công tác kế toán vật liệu trong các doanh

nghiệp sản xuất.

ơng II : Thực trạng về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và tình

hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà.

ơng III : Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác quản lý,

sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà.

Phần I

Những vấn đề lý luận chung về tổ chức quản lýnguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuấtI Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vậtliệu trong các doanh nghiệp sản xuất

1 Vị trí của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất.

Quá trình sản xuất là sự kết hợp của ba yếu tố: sức lao động, t liệu laođộng và đối tợng lao động Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đã đợc thayđổi do lao động có ích của con ngời tác động vào Theo Mac tất cả mọi vậtthiên nhiên ở quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra củacải vật chất cho xã hội đều là đối tợng lao động Trong quá trình sản xuấtcủa doanh nghiệp vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu haotoàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất cũng nh giáthành sản phẩm Giá thành sản phẩm là vấn đề quan tâm hàng đầu đầu củacác doanh nghiệp, nền kinh tế thị trờng chỉ cho phép các doanh nghiệp thựcsự làm ăn có lãi đợc tồn tại và phát triển Để đạt đợc điều đó thì nhất thiếtcác doanh nghiệp phải quan tâm đến giá thành sản phẩm vì vậy phấn đấu hạgiá thành sản phẩm có ý nghĩa sống còn đối với các doanh nghiệp sản phẩmcủa các doanh nghiệp có đợc chấp nhận trên thị trờng hay không, không chỉở vấn đề giá cả mà còn nhiều vấn đề khác quan trọng trong đó có vấn đề chấtlợng Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên chất lợngsản phẩm.

Mặt khác xét cả mặt hiện vật và giá trị thì vật liệu là một trong nhữngyếu tố không thể thiếu đợc của quá trình tái sản xuất kinh doanh nào Dớihình thái hiện vật nó là một bộ phận quan trọng của tài sản lu động địnhmức, còn dới hình thái giá trị nó biểu hiện bằng vốn lu động của doanhnghiệp Để nâng cao hiệu quả sử dụng đồng vốn cần phải tăng tốc độ luânchuyển dòng vốn lu động và việc đó không tách rời việc dự trữ và sử dụngvật liệu một cách tiết kiệm và hợp lý Từ những phân tích trên cho thấy vậtliệu có vị trí đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, là yếutố chủ yếu trong chi phí sản xuất và giá thành, là bộ phận của vốn lu động.Chính vì vậy các nhà sản xuất rất quan tâm đến vấn đề quản lý và sử dụngnguyên vật liệu.

2 Vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

Khác với quản lý bao cấp cơ chế thị trờng đã tạo nên sự chủ động thựcsự của các doanh nghiệp Doanh nghiệp chủ động trong việc xây dựng các

phơng án tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp phải tự trang trải bù đắp chi phí,chịu rủi ro chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng là công tác đắclực giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm đợc tình hình và chỉ đạo sản xuất kinhdoanh Kế toán vật liệu có chính xác đầy đủ, công tác phân tích vật liệu cóđúng đắn thì lãnh đạo mới nắm chính xác đợc tình hình thu mua dự trữ, sảnxuất vật liệu và tình hình thực hiện kế hoạch vật liệu để từ đó đề ra nhữngbiện pháp quản lý thích hợp.

Đối với nền kinh tế sản xuất hàng hoá chi phí vật liệu là chi phí chủyếu cấu thành nên giá thành sản phẩm Do vậy việc tổ chức công tác kịp thờicó chính xác khoa học hay không sẽ quyết định tới tính chính xác kịp thờicủa giá thành sản phẩm sản xuất cũng nh kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ.

3 Yêu cầu quản lý nguyên liệu

Trong điều kiện nền kinh tế nớc ta cha phát triển, nguồn cung cấpnguyên vật liệu cha ổn định, do đó yêu cầu công tác quản lý nguyên vật liệuphải toàn diện ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua bảo quản đến khâu sửdụng.

- ở khâu thu mua: mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau,công dụng và tỉ lệ hao hụt khác nhau do đó thu mua phải làm sao cho đủ sốlợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chi cho phép hao hụttrong định mức, đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí.- ở khâu dự trữ: Đối với doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữtối thiểu, tối đa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh bình thờng,không bị ngừng trệ gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây tìnhtrạng ứ đọng do dự trữ quá nhiều.

- ở khâu dự trữ: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hìnhxuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh Cần sử dụng vậtliệu hợp lý tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự đoán chi Điều này có ýnghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm,tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp.

Do công tác quản lý vật liệu có tầm quan trọng nh vậy nên việc tăng ờng quản lý vật liệu là rất cần thiết Phải luôn cải tiến công tác quản lý vậtliệu cho phù hợp với thực tế sản xuất coi đây là yêu cầu cần thiết đa công tácquản lý vật liệu vào nề nếp khoa học.

c-4 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý tổ chức tốt công tác hạch toánkế toán là điều kiện không thể thiếu đợc trong quản lý Kế toán vật liệu trongdoanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc,yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanhnghiệp.

- Tổ chức tốt chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với ơng pháp hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại,tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và số lợng tăng giảm vật liệu trong sảnxuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tínhgiá thành sản phẩm.

ph Tham gia việc đánh giá phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thumua, tình hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụngvật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Trên đây là những yêu cầu về kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sảnxuất Để cụ thể hoá các yêu cầu đó cần phải đi sâu thực hiện nội dung côngtác tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

II Nội dung công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu trongdoanh nghiệp sản xuất.

1 Phân loại vật liệu

- Tại sao phải phân loại vật liệu.

Trong doanh nghiệp vật liệu thờng gồm nhiều loại, nhóm, thứ khácnhau với công dụng kinh tế, tính năng lý hoá học và yêu cầu quản lý khácnhau Để phục vụ yêu cầu tổ chức kế toán quản trị vật liệu, cần phải tiếnhành, phân loại vật liệu một cách chi tiết rõ ràng.

Việc phân loại này giúp cho doanh nghiệp tổ chức kế toán chi tiết dễdàng hơn trong việc quản lý hạch toán kế toán vật liệu Ngoài ra còn giúpcho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng củatừng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện phápthích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu.

Ngoài cách phân loại trên ta còn có những cách phân loại sau:- Phân loại theo nguồn hình thành

- Phân loại theo nguồn sở hữu- Phân loại theo nguồn tài trợ

- Phân loại theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách phẩm chất.Trong kế toán quản trị, để tạo điều kiện cho cung cấp kịp thời về chiphí, vật liệu thờng đợc chia ra NVL trực tiếp, NVL gián tiếp Trên cơ sở hai

loại vật liệu này để hình thành hai loại chi phí: chi phí NVL trực tiếp, chi phíNVL gián tiếp Việc phân loại này cho phép nhà quản trị đa ra quyết địnhmột cách nhanh nhất.

Tóm lại vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiềuloại với quy cách phẩm chất ứng dụng kinh tế mục đích sử dụng, nguồn hìnhthành khác nhau Để quản lý và đảm bảo có d vật liệu phục vụ cho sản xuấtkinh doanh nhất thiết phải nhận biết đợc từng thứ, từng loại vật liệu Do đóphân loại vật liệu là bớc đầu tiên, rất cần thiết của công tác hạch toán vậtliệu.

2 Đánh giá vật liệu

Đánh giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vậtliệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất.

- Nguyên tắc đánh giá vật liệu

Giống nh các đối tợng kế toán khác, kế toán nguyên vật liệu cũng chịusự chi phối của các nguyên tắc kế toán nh: Nguyên tắc giá FOB, nguyên tắcthận trọng, nguyên tắc nhất quán.

Theo quy định hiện hành đánh giá nguyên vật liệu khi nhập kho phảnánh theo giá vốn thực tế và khi xuất kho cũng phải tính toán xác định giáthực tế xuất kho theo đúng phơng pháp quy định Tuy nhiên để đơn giản vàgiảm bớt khối lợng ghi chép tính toán hàng ngày, kế toán có thể sử dụng giáhạch toán để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu.

2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế

2.1.1 Phơng pháp xác định giá vốn thực tế nhập kho

Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu đợc nhập từ nhiềunguồn khác nhau mà giá thực tế của chúng trong từng loại đợc xác định nhsau:

- Đối với vật liệu mua ngoài: trị giá vốn thực tế của NVL nhập khobằng trị giá ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu) cộngchi phí mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phânloại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thờng) trừ đi cáckhoản chiết khấu giảm giá (nếu có).

ợng chịu thuế GTGT thì giá trên hoá đơn là tổng giá thanh toán Thuế nhậpkho đợc tính vào trị giá vốn thực tế nhập kho.

- Đối với vật liệu tự gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho làgiá trị thực tế của vật liệu sản xuất gia công cộng với các chi phí gia côngchế biến.

Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhậpkho là giá vốn thực tế vật liệu xuất thuê gia công chế biến với tiền thuê giacông chế biến phải trả và chi phí vận chuyển bốc dỡ trớc và sau thuế.

- Trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì trị giávốn thực tế của vật liệu nhận góp vốn liên doanh là do hội đồng liên doanhđánh giá.

- Phế liệu thu hồi nếu có đợc đánh giá theo quy ớc có thể bán hoặc sửdụng đợc.

2.1.2 Phơng pháp xác định trị giá vốn thực tế vật liệu xuất kho

Căn cứ theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC về việc ban hành vàcông bố 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 1).

Trong đó có chuẩn mực số 02 - Hàng tồn kho Nguyên liệu, vật liệu đểsử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ là nhữnghàng tồn kho Vì thế khi xác định giá thực tế vật liệu xuất kho thì áp dụngmột trong bốn phơng pháp đợc ghi nhận trong chuẩn mực sau đây:

2.1.2.1 Phơng pháp tính theo giá đích danh

Phơng pháp này đợc áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàngổn định nhận diện đợc.

Theo phơng pháp này căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập khocủa lô hàng xuất kho để tính trị giá mua thực tế hàng xuất kho.

2.1.2.2 Phơng pháp bình quân gia quyền

Theo phơng pháp này, giá trị nguyên của nguyên vật liệu đợc tính theogiá trung bình quân của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và giá trị nguyên vật liệuđợc mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình có thể đợc tính theo thời kỳhoặc khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.

= x =

2.1.2.3 Phơng pháp nhập trớc xuất trớc

Phơng pháp này áp dụng dựa trên giả định là nguyên vật liệu đợc muatrớc hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc và nguyên vật liệu còn lại là nguyênvật liệu đợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ Theo phơng pháp này

thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểmđầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thờiđiểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ của tồn kho.

2.1.2.4 Phơng pháp nhập sau - xuất trớc

Phơng pháp này đợc áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đợcmua sau hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc và hàng tồn kho còn lại cuối kỳlà hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trớc đó Theo phơng pháp này thì giátrị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng,giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặcgần đầu kỳ còn tồn kho.

Theo chuẩn mực mới ban hành thì cách xác định giá thực tế vật liệuxuất kho là bốn phơng pháp trên Trong đó từng cách đánh giá và phơngpháp đánh giá thực tế xuất kho đối với vật liệu có nội dung, u nhợc điểm vàđiều kiện áp dụng phù hợp nhất định Do vậy theo yêu cầu quản trị doanhnghiệp đối với kế toán doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm áp dụng sảnxuất kinh doanh, khả năng, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, yêu cầuquản lý cũng nh điều kiện trang bị các phơng tiện kỹ thuật, tính toán xử lýthông tin mà nghiên cứu tổ chức sao cho hợp lý không cần nhất thiết nhấttheo nhất quán.

3 Kế toán chi tiết vật liệu.

3.1 Sự cần thiết phải kế toán chi tiết vật liệu.

Hạch toán chi tiết vật liệu là một bộ phận quan trọng trong tổ chứccông tác kế toán vật liệu Vật liệu gồm nhiều thứ, nhiều loại có quy cáchphẩm chất khác nhau, đồng thời số lợng từng thứ vật liệu xuất dùng trongtháng cho các đơn vị sử dụng cũng khác nhau Do vậy muốn đáp ứng kịpthời yêu cầu sản xuất, tính toán chính xác chi phí, giám đốc tình hình cungcấp sử dụng vật liệu một cách có hiệu quả thì tất yếu phải tổ chức hạch toánchi tiết vật liệu.

- Hoá đơn GT- GT

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định củanhà nớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớngdẫn thêm nh :

Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04- VT), biên bản kiểm nghiệmvật t (mẫu 05- VT)… Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phảilập kịp thời đầy đủ, đúng biểu mẫu, nội dung, phơng pháp lập Mọi chứng từkế toán phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian hợp lý do kếtoán trởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp số liệu kịpthời các bộ phận có liên quan.

3.3 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu

Để kế toán chi tiết vật liệu hiện nay ở nớc ta các doanh nghiệp đang ápdụng một trong 3 phơng pháp sau:

- Hạch toán chi tiết vật liệu tại phòng kế toán.

Về cơ bản thì kế toán ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu theochỉ tiêu giá trị Riêng đối với phơng pháp thẻ kho song song và phơng phápsổ đối chiếu luân chuyển thì ngoài việc theo dõi về mặt giá trị, kế toán còntheo dõi về mặt khối lợng, sổ đối chiếu luân chuyển hay sổ số d để ghi chéptình hình nhập - xuất - tồn vật liệu Việc hạch toán cả ba phơng pháp này đợckhái quát 3 sơ đồ sau:

Chøng tõ xuÊt

B¶ng kª xuÊtB¶ng kª xuÊt

Sơ đồ 3

Kế toán vật liệu theo phơng pháp sổ số d

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Nếu kế toán chi tiết phản ánh cả số lợng và giá trị thì kế toán tổng hợpchỉ phản ánh về mặt giá trị của vật liệu Tuy nhiên kế toán tổng hợp có vị tríhết sức quan trọng vì ngoài mặt phản ánh biến động về mặt giá trị về vật liệucòn cho thấy mối liên hệ tơng quan giữa các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính,là cơ sở để phân tích đánh giá tình hình tài chính, hiệu quả sử dụng vốn củadoanh nghiệp.

Kế toán tổng hợp các phần hành kế toán trong doanh nghiệp chỉ khácnhau các phơng pháp hạch toán hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanhnghiệp bao gồm: NVL, CCDC, sản phẩm dở dang, thành phẩm Trong đó vậtliệu chiếm tỷ trọng khá lớn Hiện nay theo quy định của chế độ tài chínhhiện hành có hai phơng pháp để hạch toán hàng tồn kho Phơng pháp kê khaithờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ Mỗi doanh nghiệp chỉ đợc sửdụng một trong hai phơng pháp này Sự lựa chọn một trong hai phơng pháptrên phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lợng, chủng loại vật t và yêu cầuquản lý để có sự vận dụng phù hợp và phải đợc thực hiện thống nhất trongniên độ kế toán.

4.1 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

4.1.1 Đặc điểm

Thẻ kho

Sổ số d

Bảng tổng hợp N - X - T

Chứng từ xuất

Bảng kê xuất

Bảng luỹ kếxuấtBảng luỹ kế

nhậpChứng từ nhập

Bảng kê nhập

Phơng pháp kế khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi phản ánh ờng xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất, tồn kho vật t hàng hoátrên sổ kế toán Việc tính toán xác định trị giá vốn của hàng xuất kho đợcdựa trên các chứng từ xuất kho.

th-Sau mỗi nghiệp vụ tăng, giảm hàng tồn kho kế toán xác định đợc giáhàng tồn kho giao ngay.

4.1.2 Chứng từ kế toán sử dụng

- Phiếu nhập kho- Phiếu xuất kho- Biên bản kiểm kê- Hoá đơn bán hàng

- Biên bản kiểm nghiệm vật t.

4.1.3 Tài khoản kế toán sử dụng

- Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu

Nội dung: Phản ánh trị giá hàng mua đang đi trên đờng và tình hìnhhàng mua đang đi đờng về nhập kho hoặc giao cho các bộ phận sử dụnghoặc giao cho khách hàng.

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản 133, 331, 111, 112, 627… Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải

4.1.4 Trình tự kế toán vật liệu tổng hợp theo phơng pháp kê khai ờng xuyên

- Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổnghợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế vậtliệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theocông thức sau:

= + -

Sơ đồ 4: Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

4.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng

- TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu- TK 611 - Mua hàng

Nội dung: Phản ánh quá trình mua, nhập kho các loại vật t hàng hoátrong doanh nghiệp.

4.2.3 Trình tự kế toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Sơ đồ 5: Trình tự kế toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Vật liệu đi đ ờng kỳ tr ớcXuất dùng trực tiếp chế tạo SP

Tăng do mua ngoàiXuất dùng trực tiếp chế tạo SP

Tăng do mua ngoài

VAT khấu trừ

Thuế GTGT hàng nhập khẩuVAT

khấu trừ Xuất CCDC loại

phân bổ 2 lần và nhiều lần

Phân bổ đầu vào CPSXKD

trong kỳ

Thuế nhập khẩu phải nộpXuất bán, gửi bán

Nkho VL tự chế, thuê ngoài gia công

Xuất tự chế, thuê ngoài gia công

Nhận lại vốn góp Liên doanhXuất vốn góp liên doanh

Nhận vốn góp Liên doanh CP cấp phát

Phát hiện thừa kiểm kê chờ xử lý

Chênh lệch do đánh giá lại số d

CK Chênh lệch giảm do đánh giá TSPhát hiện thiếu kiểm kê chờ

xử lý

4.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp

Sổ kế toán áp dụng cho kế toán tổng hợp Tuỳ theo hình thức kế toánmà doanh nghiệp áp dụng hình thức nào cũng phải cần sổ tổng hợp và sổ chitiết chung ở sổ cái kế toán tổng hợp Mỗi tài khoản kế toán tổng hợp đợc mởmột sổ cái và dĩ nhiên mỗi tài khoản đều phản ánh một chỉ tiêu về nguyênvật liệu Nó sẽ cung cấp các chỉ tiêu thông tin để lập báo cáo tài chính Sổ kếtoán phục vụ kế toán chi tiết thì tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệpmà mở các sổ kế toán chi tiết.

Kết chuyển giá trị vật liệu

tồn kho đầu kỳ Kết chuyển giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ

Giảm giá hàng mua trả lại mua trả tiền ngay

VAT đ khấu trừ

Thuế GTGT hàng nhập khẩu

Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng cho sản xuất kinh doanh

Mua ch a trả tiền bằng tiền vay

Thiếu hụt, mất mát

Chênh lệch đánh giá giảmNhận vốn góp cổ phẩn

Chênh lệch đánh giá tăng

Trình tự ghi sổ kế toán để kế toán nguyên vật liệu theo từng hình thứckế toán có thể khái quát theo sơ đồ sau: (Xem sơ đồ 6+7+8)

Tuỳ vào đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức sảnxuất, quản lý sản xuất kinh doanh Phân cấp quản lý, quy mô của doanhnghiệp, trình độ quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế toán cùnghệ thống sổ kế toán tơng ứng thích hợp.

4.3.1 Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổSơ đồ 6

Chứng từ gốc: PNKPXK, hoá đơn, biên

bản kiểm kê

Chứng từghi sổSổ kế toán

Sổ chi tiếtvật t

Thẻ kho

Sổ đăng ký

chứng từ toán TK152Sổ cái kế Bảng tổng hợpsổ chi tiết

Báo cáo tàichính, báo cáotổng hợp N-X-T

vật t

4.3.2 Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chungSơ đồ 7

Chứng từ gốc

Sổ chi tiết vật t Nhật ký

Sổ cái tài khoản 152 Bảng tổng hợp chi tiết vật t

Báo cáo tài chính, báo cáo tổng hợp N-X-T vật t

4.3.4 Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từSơ đồ 8

Chứng từ gốc

Sổ kế toán khác có

vật t

Bảng kê số 3Nhật ký

chứng từ số 5

Bảng phân bổ vật liệu

Bảng tổng hợp sổ chi tiết vật t Bảng kê chi phí

sản xuất Nhật ký chứng từ liên quan

Sổ cái tài khoản 152

Báo cáo tài chính, báo cáo tổng hợp N-X-T vật t

Phần II

Thực trạng về tổ chức công tác kế toán nguyên vậtliệu ở xí nghiệp may Minh Hà.

I- Đặc điểm tình hình tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanhở xí nghiệp may Minh Hà.

1- Lịch sử hình thành và quá trình phát triển ở xí nghiệp mayMinh Hà:

Trởng thành và phát triển từ một tổ hợp may Vĩnh Oanh Ngày4/5/1996 theo Quyết định số 668/QĐ- UB Xí nghiệp may Minh Hà chínhthức đợc thành lập và đi vào hoạt động.

Tên giao dịch quốc tế:Vĩnh Oanh Gamen TLTĐ

Trụ sở xí nghiệp: Vĩnh Tự - Yên Tự - ý yên - Nam ĐịnhVăn phòng tại Hà Nội: Số 221- Đờng Giáp Bát - Hà Nội.

Đến nay Xí nghiệp đã có quá trình phát triển trên 7 năm Ngay từ ngàycó quyết định thành lập từ một tổ hợp dệt may chuyển thành Xí nghiệp mayMinh Hà đợc sự ủng hộ của UBND tỉnh - HDND, UBND huyện chủ trơngủng hộ phát triển xây dựng một xí nghiệp may có quy mô lớn ở một tỉnh cótruyền thống dệt may từ lâu đời nhằm giải quyết công ăn việc làm cho mộtbộ phận lao động nhàn rỗi của ngành dệt may tỉnh nhà đang gặp khó khănđặc biệt là lao động nữ Là một xí nghiệp may độc lập để phát triển và tồn tạiđợc trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh khốc liệt đặc biệt là Hiệp định th-ơng mại Việt - Mỹ đợc ký kết trong nớc và quốc tế của ngành dệt may luônbiến động và khó khăn trong giải quyết bài toán tiêu thụ sản phẩm, nhất làthị trờng xuất khẩu chúng ta luôn bị phía Mỹ gây khó khăn về mọi mặt.

Để khẳng định đợc mình trong nền kinh tế thị trờng trong sản xuấtkinh doanh xí nghiệp luôn lấy thơng hiệu chất lợng sản phẩm là trọng tâm.Đặc biệt quan tâm đến khâu sắp xếp tổ chức lao động sao cho phù hợp vớiyêu cầu sản xuất Đầu t mua sắm may sắm máy móc mới, hiện đại đa dạnghoá sản phẩm ngay từ ban đầu, nâng cao tay nghề cho công nhân.

Nhờ có những chủ trơng đầu t và chuẩn bị tốt ngay từ những ngày đầumà xí nghiệp may Minh Hà đang từng bớc khẳng định đợc mình trongnghành dệt may

Là một xí nghiệp hoạt động độc lập trong nghành dệt may trải qua hơn7 năm hình thành và phát triển xí nghiệp may Minh Hà đã có những thànhtích đáng kể Hiện nay xí nghiệp có một đội ngũ đông đảo CBCNC làmnghề, sản phẩm của xí nghiệp đã có mặt tại một số thị trờng quan trọng trên

thế giới nh: Mỹ, Ba Lan, Nhật Bản Những thành tựu đáng kể đạt đợc tuy cònkhiêm tốn nhng nó đã đánh dấu một cơ sở vững chắc cho sự phát triển lâudài của xí nghiệp may Minh Hà

Dới đây là kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong 02 năm(2001 - 2003)

Tổng số vốn kinhdoanh Trong đó:- Vốn cố định- Vốn lu động

0,3426,13Các khoản nộp ngân

Việc tăng doanh thu và lợi nhuận trớc thuế làm các khoản nộp ngânsách và thu thập bình quân của ngời lao động trong xí nghiệp tăng lên, gópphần phát triển đất nớc, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên.

Tổng số vốn kinh doanh năm 2001 của xí nghiệp tăng lên so với năm2003 là 11,99% trong đó:

Vốn cố định tăng: 57.000.000 tơng ứng với 0,34%Vốn lu động tăng: 3.658.500.000 tơng ứng với 26,13%

Vốn lu động tăng phản ánh sự phát triển có lợi lớn cho xí nghiệp cóvốn để đầu t cho sản xuất kinh doanh, tranh thủ đợc cơ hội trên thị trờngnhất là không bị động trong sản xuất kinh doanh Nói chung tình hình kếtquả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong hai năm 2001 - 2003cho thấy xí nghiệp đang làm ăn có lãi đây là bớc tạo đà cho xí nghiệp tiếptục phát triển đạt kết quả cao hơn.

2- Phơng hớng phát triển của xí nghiệp trong những năm tới.

Cùng với sự phát triển đi lên của xã hội, xí nghiệp may Minh Hàkhông ngừng hoàn thiện mình để có thể đáp ứng trong nền kinh tế thị tr ờng.Với mục tiêu cải thiện đời sống cho CBCNV, góp phần thúc đẩy nền kinh tế

xã hội Ban lãnh đạo xí nghiệp đã đề ra phơng hớng phát triển trong nhữngnăm tới nh sau:

- Đẩy mạnh sản xuất, hàng năm tăng sản lợng phải tăng từ 7% đến12% so với năm trớc Chất lợng hàng hoá cũng phải đợc nâng cao, nhất làcải tiến mẫu mã sản phẩm, cố gắng chiếm lĩnh thị trờng nội địa, nâng caoxuất khẩu, tranh thủ vốn, công nghệ trình độ quản lý của nớc ngoài, đảm bảoviệc làm ổn định cho CBCNV của xí nghiệp.

- Tìm những nguồn vốn có lợi nhất, thực hiện các mục tiêu đã đề ra,chú trọng phát huy tốt các thiết bị đã đầu t làm cơ sở vững chắc để sản xuất.

- Tiếp tục đổi mới và củng cố tổ chức theo hớng gọn nhẹ mà công tácquản lý lại đạt hiệu quả cao, phù hợp với tính năng động của cơ chế thị tr-ờng Tăng cờng bồi dỡng kiến thức cho cán bộ, chú trọng tài năng và phẩmchất của ngời cán bộ, khẩu trơng xây dựng đội ngũ cán bộ có năng lực đểthực hiện nhiệm vụ của xí nghiệp trong giai đoạn mới.

Những phơng hớng phát triển nêu trên thể hiện đầy đủ ý chí quyết tâmđem lại sự hng thịnh cho xí nghiệp của ban lãnh đạo xí nghiệp may MinhHà Tuy trớc mắt còn rất nhiều khó khăn song với sự điều hành và quản lýtài năng của các nhà quản lý của xí nghiệp may Minh Hà sẽ gặt hái đợcnhiều thành công.

3- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệcủa xí nghiệp may Minh Hà.

3.1- Đặc điểm tổ chức sản xuất:

Xí nghiệp may Minh Hà là xí nghiệp trực tiếp sản xuất kinh doanh cácmặt hàng vải sợi và may mặc cung cấp cho thị trờng trong và ngoài nớc,trong đó có vải và sợi là 02 mặt hàng chính của xí nghiệp Mặt hàng sợichiếm 50% doanh thu và 65% mặt hàng này để cung cấp cho các phân xởngdệt còn lại đợc bán ra ngoài các loại sản phẩm của xí nghiệp đợc tiêu dùngrộng rãi nh vải phin, vải ktê, vải chéo một số mặt hàng chất liệu 100%cotton Ngoài ra, xí nghiệp còn có mặt hàng quần áo may sẵn do phân xởngmay sản xuất, những mặt hàng này chủ yếu xuất khẩu sang thị trờng Mỹ vaBa Lan.

Bộ phận sản xuất chính gồm các phân xởng:+ Phân xởng sợi bao gồm: Phân xởng sợi A Phân xởng sợi B Phân xởng sợi II+ Phân xởng sợi dệt

+ Phân xởng sợi nhuộm

- Bộ phận sản xuất phụ gồm các phân xởng:+ Phân xởng may

+ Phân xởng cơ điện+ Phòng dịch vụ

Các phân xởng này hoạt động độc lập và riêng biệt, sản phẩm làm rađợc chuyển sang giai đoạn sản xuất trực tiếp hoặc có thể bán ra ngoài.

Sơ đồ 9

Sơ đồ tổ chức hoạt động sản xuất của xí nghiệp may Minh Hà.

3.2- Đặc điểm về quy trình công nghệ của xí nghiệp may Minh Hà.

Công nghệ sản xuất của xí nghiệp may Minh Hà là công nghệ liên hợpkhép kín đi từ nguyên liệu đầu vào và bông sơ đến sản phẩm qua công nghệkéo sợi - dệt - vải - nhuộm - hoàn tất và may.

Mỗi công đoạn công nghệ sản xuất sản phẩm đợc thực hiện ở các phânxởng thành viên khác nhau Sản phẩm của từng giai đoạn sản xuất nh vảimặc, vải thành phẩm đều có giá trị sử dụng độc lập, có thể bán ra ngoài hoặcsử dụng trong nội bộ Xí nghiệp, ở Xí nghiệp có 4 giai đoạn công nghệ sảnxuất sản phẩm đó là:

* Công nghệ kéo sợi: Nguyên liệu đầu vào là bông sơ tự nhiên và sợiPE, các loại bông này chủ yếu nhập từ nớc ngoài Công nghệ kéo sợi baogồm các bớc: Bông - Cung - Chải - Ghép - Sợi thô - Sợi con - Xe - Đánh ốngSợi.

Xí nghiệp may Minh Hà

Bộ phận

sản xuất chính sản xuất phụBộ phận

Phân x

ởng sợiởng dệtPhân x Phân x ởng nhuộm

Phân x ởng may

Phân x ởng cơ

Ban dịch vụ

* Công nghệ dệt: Làm nhiệm vụ chủ yếu dệt sợi thành vải mộc Côngnghệ dệt đợc thể hiện qua các bớc: Đánh ống - Mắc sợi - Hồ sợi dọc - Xâugio - Dệt vải - Dệt mộc Các quá trình sản xuất trong dây chuyền công nghệdệt chủ yếu là quá trình cơ học và khô trừ công đoạn hồ sợi dọc có dùng n ớcvà hoá chất.

* Công nghệ nhuộm có 02 bớc chính:

- Tiền xử lý vải mộc thành vải trắng qua các công đoạn rũ hồ, nấu tẩy.Nhuộm in hoa và tăng giá thẩm mỹ cho vải bề mầu sắc, tăng chất lợng sửdụng nh phòng co, chống nhàu Công nghệ nhuộm hoàn tất gồm các bớc: vảimộc, đốt lòng, rũ hồ, nấu tẩy - giặt - tẩy trắng - kiềng bóng - nhuộm màu - inhoa - hoàn tất - vải thành phẩm.

- Công nghệ may: Mục đích đi từ vải thành phẩm các loại của Xínghiệp nh các loại quần Kaki cao cấp, áo cao cấp các loại, áo Jocket Côngnghệ may gồm: vải cắt may gồm: vải cắt may là- hoàn tất - đóng gói - sảnphẩm may.

Sơ đồ 10: Sơ đồ về quy trình công nghệ

Dây truyền dệt kim

Mở

D©y truyÒn kÐo sîi

Dây truyền dệt thoi

4 Đặc điểm tổ chức Bộ máy quản lý của Xí nghiệp may Minh Hà

Đứng trớc nền kinh tế thị trờng, để tồn tại và phát triển Xí nghiệp luônquan tâm đến cải tiến bộ máy quản lý từ xí nghiệp tới các phân xởng, với cáctổ đội, các phòng ban giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chứcnăng và các phòng nghiệp vụ.

* Ban giám đốc Xí nghiệp gồm 04 ngời: 01 giám đốc và 03 phó giámđốc.

+ Giám đốc Xí nghiệp là ngời có quyền hành cao nhất trong Xínghiệp, là ngời chịu trách nhiệm cao nhất trớc Nhà nớc về hoạt động kinhdoanh của Xí nghiệp.

+ Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc, điều hành các công việc dựatrên quyết định của Giám đốc.

* Các phòng ban chức năng của Xí nghiệp gồm:

+ Phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm về chất lợng sản phẩm thiết kếnhững sản phẩm mới.

+ Trung tâm KCS: kiểm tra chất lợng sản phẩm, phát hiện những saisót về mặt kỹ thuật.

+ Phòng kế toán tài chính: giúp lãnh đạo Xí nghiệp trong công táchạch toán chi phí sản xuất kinh doanh, xây dựng các kế hoạch tài chính, nhucầu vốn, tình hình hiện có và sự biến động của các loại tài sản trong Xínghiệp.

+ Phòng kế hoạch tiêu thụ: có chức năng xây dựng kế hoạch tháng,quý năm, căn cứ vào nhu cầu và các thông tin trên thị trờng để xây dựng kếhoạch giá thành, kế hoạch sản lợng nhằm thu lợi nhuận cao nhất, đảm bảocung ứng vật t kịp thời với giá cả thấp nhất.

+ Phòng xuất nhập khẩu: giúp Ban lãnh đạo trong việc tìm kiếm thị ờng để tiêu thụ sản phẩm, xây dựng các phơng án đầu t.

Sản phẩm nhập

+ Phòng Tổ chức hành chính: có nhiệm vụ quản lý nguồn nhân lựctrong xí nghiệp.

+ Phòng bảo vệ quân sự: đảm bảo an ninh trật tự, phòng ngừa hoả hoạncháy nổ trong toàn xí nghiệp.

+ Các phân xởng chính là nơi trực tiếp sản xuất ra các sản phẩm đứngđầu mỗi phân xởng là quản đốc Các quản đốc này chịu sự chỉ đạo của cấptrên, chịu trách nhiệm quản lý, bảo toàn, trong sản xuất gồm các tài sản vàcác nguồn nhân lực khác do Xí nghiệp giao.

+ Phân xởng sợi: Chuyên sản xuất sợi để cung cấp cho dệt vải mộc.+ Phân xởng nhuộm: có nhiệm vụ nhận sợi từ phân xởng sợi và tiếnhành sản xuất vải mộc để cung cấp cho khâu sau:

+ Phân xởng nhuộm: có nhiệm vụ nhận vải từ phân xởng dệt và tổchức nhuộm in hoa

+ Phân xởng cơ điện: làm nhiệm vụ cung cấp nớc, năng lợng điện, hơinớc cho toàn Xí nghiệp.

+ Phân xởng may là phân xởng tạo ra nhiều công ăn việc làm cho ngờilao động.

+ Phòng dịch vụ là bộ phận cung cấp các dịch vụ cho ngời lao độngtrong toàn xí nghiệp.

Ngoài ra còn các ca sản xuất, các tổ sản xuất chịu sự quản lý của tổ ởng.

tr-Việc cải tiến nâng cấp bộ máy quản lý đã đem lại hiệu quả to lớn choXí nghiệp Mỗi phòng ban phân xởng đều có trách nhiệm chức trách riêngphục vụ tốt yêu cầu sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Giữa các bộ phậnphân xởng thành viên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau đảm bảo cho quátrình sản xuất kinh doanh đợc tiến hành nhịp nhàng hiệu quả.

Phân x ởng cơ điệnPhân x ởng

Phân x ởng nhuộm

Phân x ởng may

Phân x ởng dịch vụ

Phòng TCHCT T Y tế

Phòng Đời SốngPhòngBảo vệPhòng kỹ thuật

Trung tâm KCS

5 Đặc điểm tổ chức công tác kế hoạch của Xí nghiệp may MinhHà

5.1 Cơ cấu tổ chức Bộ máy ké toán tại Xí nghiệp may Minh Hà

Xuất phát từ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và việc sắp xếp các phânxởng trực thuộc, Xí nghiệp may Minh Hà đã áp dụng hình thức kế toán tậptrung Điều này có nghĩa là toàn bộ công tác kế toán đều thực hiện ở phòngkế toán tài chính từ khâu thu nhận xử lý thông tin trên hệ thống BCTC tổnghợp ở Xí nghiệp may Minh Hà ngoài các nhân viên ở phòng kế toán tàichính của Xí nghiệp, dới các phân xởng còn bố trí các nhân viên hạch toánkinh tế nhằm giúp cho phòng một số việc nhất định (lập bảng tính lơng, tậphợp các phiếu lĩnh, phiếu xuất… Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải) Phòng kế toán tài chính có 13 ngời đảmnhiệm các phần hành kế toán khác nhau, bao gồm 01 kế toán trởng, 01 phóphòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, 01 kế toán nghiệp vụ và một thủ quỹ.

- Kế toán trởng (Trởng phòng kế toán tài chính): là ngời điều hànhgiám sát mọi hoạt động của Bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm nghiệp vụchuyên môn KTTC Kế toán trởng thay mặt kiểm tra việc thực hiện chế độ,thể lệ quy định của Nhà nớc về lĩnh vực KTTC của Xí nghiệp.

- Phó phòng Kế toán kiêm kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ giúp kế toántrởng phụ trách các hoạt động của phòng, đồng thời có trách nhiệm tổng hợptoàn bộ các chứng từ, bảng kê, nhật ký chứng từ do các kế toán viên cungcấp vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm Sau đó kế toán tổng hợp sẽ vào sổcái tổng hợp cho từng tài khoản, rồi lập báo cáo theo quy định chung của Bộtài chính và báo cáo nội bộ theo yêu cầu của cấp trên.

- Kế toán ngân hàng: phụ trách toàn bộ việc thu chi giao dịch thanhtoán với khách hàng.

- Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: căn cứ vào phiếuxuất vật t, bảng thanh toán lơng, hợp đồng sản xuất, phiếu xuất kho thành

phẩm… Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải Kế toán tiến hành tổng hợp chi phí và kiểm tra các số liệu do cácnhân viên hạch toán kinh tế ở các phân xởng gửi lên Xác định chính xácthành phẩm dở dang cuối kỳ Thực hiện tính giá thành sản phẩm theo đúngđối tợng và phơng pháp tính giá thành.

- Kế toán tài sản cố định: ghi chép phản ánh tổng hợp về số lợng, hiệntrạng giá trị tài sản cố định của Xí nghiệp, phản ánh kịp thời giá trị hao mòntrong quá trình sử dụng từ đó lập kế hoạch sửa chữa và sử dụng hợp lý tài sảncố định.

- Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, tình hình nhập, xuất, tồn để tiếnhành hạch toán ghi sổ.

- Kế toán thành phẩm và tiêu thụ sản phẩm: theo dõi quá trình nhậpxuất kho thành phẩm, xác định chính xác kết quả hoạt động tiêu thụ của toànXí nghiệp.

Kế toán tiền lơng: theo dõi việc tính toán, BHXH, BHYT, KPCĐ vàcác khoản phụ cấp khác cho CBCNV của Xí nghiệp.

- Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán: giám sát việc thu mua, chi quacác chứng từ gốc, theo dõi và sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả, đồngthời theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng (các khoản phải trả, phảithu phát sinh… Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải) thanh toán tạm ứng.

- Thủ quỹ: làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu, chi căncứ vào chứng từ gốc hợp lệ.

- Các nhân viên kế toán ở các phân xởng: có nhiệm vụ theo dõi từ khâuNVL đến khi sản xuất ra thành phẩm nhập kho Tổ chức tập hợp số liệu,chứng từ gửi về phòng kế toán của xí nghiệp.

Sơ đồ 12

Bộ máy kế toán ở xí nghiệp may Minh Hà

KÕ to¸n tr ëng

Thñ

quü phËn Bé tµi chÝnh

KÕ to¸n thanh

to¸n tiÒn mÆt

KÕ to¸n TSC§

vµ CCDC

L§ nhá

KÕ to¸n NVL

KÕ to¸n

NL phô tïng bao b×

KÕ to¸n tiÒn l ¬ng vµ BHXH

KÕ to¸n CFSX

KÕ to¸n

tiªu thô

KÕ to¸n

tËp trung

5.2 Tổ chức sổ kế toán ở Xí nghiệp may Minh Hà

Xuất phát từ điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh kếthợp với việc tìm hiểu nghiên cứu những u, nhợc điểm của các hình thức tổchức sổ kế toán, bộ máy kế toán đã lựa chọn hình thức sổ kế toán theo kiểuNhật ký chứng từ Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợcphản ánh trên các sổ chi tiết, các bảng phân bổ, bảng kê nhật ký chứng từ đểghi vào sổ cái và lập báo cáo.

Hiện tại Xí nghiệp đang sử dụng 10 nhật ký chứng từ, 10 bảng kê, 4bảng phân bổ, 6 sổ chi tiết, 1 sổ cái, điều này hoàn toàn phù hợp với quyđịnh chung về sổ sách trong hình thức nhật ký chứng từ.

Hệ thống tài khoản mà Xí nghiệp đang áp dụng là hệ thống tài khoảntrong chế độ kế toán mới.

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/ năm đến 31/12/năm.- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép là VNĐ

- Phơng pháp ghi chép tài sản cố định

- Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: theo nguyên giá và giá trị cònlại của tài sản cố định.

- Phơng pháp khấu hao: khấu hao theo thời gian sử dụng

- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: theo phơng pháp kê khai thờngxuyên.

Sơ đồ 13

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ ở Xínghiệp may Minh Hà

Ghi hàng ngàyGhi cuối kỳ

Đối chiếu, kiểm tra

II Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xínghiệp may Minh Hà

1 Đặc điểm vật liệu và công tác quản lý tại Xí nghiệp may MinhHà

Xí nghiệp may Minh Hà là doanh nghiệp có quy mô lớn, sản phẩmđầu ra nhiều về số lợng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng Do vậy nguyênvật liệu của xí nghiệp cũng hết sức đa dạng mỗi loại tơng đối lớn, có nhiềuđặc điểm và đơn vị tính khác nhau.

Nguyên vật liệu chính của Xí nghiệp dùng để sản xuất là Bông, ngoàira có thể là bán thành phẩm mua ngoài nh sợi… Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải Bông có đặc điểm dễ bị hútẩm bên ngoài không khí nên thờng đợc đóng thành kiện Trọng lợng củabông thờng đợc thay đổi theo điều kiện khí hậu, điều kiện bảo quản… Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải dođặc điểm nên Xí nghiệp cần tính toán chính xác độ hút ẩm của bông khinhập và xuất để làm cơ sở đúng đắn cho việc thanh toán và phân bổ chi phívật liệu để tính giá thành Mặt khác đeer bảo quản tốt bông, Xí nghiệp cầnphải đề ra những yêu cầu cân thiết đối với trang thiết bị tại kho, bông phảiđặt ở những nơi khô ráo thoáng mát.

Hệ thống kho dự trữ của Xí nghiệp chia làm 6 loại gồm 12 kho:- Kho chứa NVL chính: Kho bông

- Kho chứa vật liệu phụ gồm:+ Kho thiết bị

+ Kho tạp phẩm+ Kho hoá chất+ Kho sắt thép+ Kho bột

- Kho chứa phụ tùng gồm:+ Kho cơ điện sợi

+ Kho cơ điện dệt

- Kho chứa nhiên liệu: Kho xăng dầu- Kho chứa CCDC bao gồm:

+ Kho công cụ+ Kho cơ điện

- Kho chứa phế liệu: Kho phế liệu

Các kho dự trữ của Xí nghiệp đợc sắp xếp hợp lý, gồm các phân xởngsản xuất do đó thuận tiện nhằm đáp ứng kịp thời vật t cho yêu cầu sản xuấtmà chi phí nhỏ nhất từ kho đến nơi sản xuất Các kho đều đợc trang bị cácthiết bị cần thiết cho việc bảo quản, do đó mà chất lợng vật t luôn đợc đảmbảo tốt.

Tại đơn vị sản xuất lớn nh Xí nghiệp may Minh Hà với đặc điểm vậtliệu, CCDC đa dạng phức tạp thì khối lợng công tác hạch toán vật liệu là rấtlớn, do vậy việc hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ do 3 ngời đảm nhiệm.Một ngời phụ trách kế toán vật liệu chính, công cụ dụng cụ Một nời phụtrách vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, nhiên liệu, phế liệu Ngời còn lại kiêmlập báo cáo tổng hợp có liên quan.

Việc hạch toán tổng hợp và chi tiết vật liệu chủ yếu thực hiện trên máyvi tính Kế toán này có nhiệm vụ thu nhập, kiểm tra các chứng từ nh: phiếuxuất kho, phiếu nhập kho… Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải Sau đó định khoản đối chiếu với số liệu sổ sáchcủa thủ kho nh thẻ kho… Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải rồi nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động tính cácchỉ tiêu còn lại nh: tính giá V1 xuất… Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải cuối kỳ máy tính in ra số liệu bảngbiểu cần thiết nh: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu và các báo cáokhác theo yêu cầu phục vụ cho công tác hạch toán vật liệu.

2 Đánh giá vật liệu

Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắcnhất định trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu thực tiễn ở Xí nghiệp mayMinh Hà vật liệu đợc đánh giá theo giá trị thực tế.

2.1 Giá thực tế vật liệu nhập kho

Vật liệu của Xí nghiệp may Minh Hà do phòng xuất nhập khẩu đảmnhiệm.

- Đối với vạt liệu mua ngoài: = +

- Đối với vật liệu nhập kho do Xí nghiệp tự sản xuất thì đợc tính nhsau:

= +

- Đối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập kho là:Giá thực tế vật liệu thu hồi = Giá ớc tính có thể sử dụng đợc.

2.2 Giá thực tế vật liệu xuất kho

Xí nghiệp may Minh Hà là một đơn vị sản xuất kinh doanh với đặcđiểm là sản phẩm đợc sản xuất ra hàng loạt, nhu cầu về NVL phục vụ sảnxuất rất lớn cả về số lợng, chủng loại giá trị nguyên vật liệu và quá trìnhnhập xuất xảy ra thờng xuyên.

Để phản ánh kịp thời phân bổ chính xác giá trị của nguyên vật liệuxuất dùng phù hợp với điều kiện thực tại của Xí nghiệp là rất quan trọng Xínghiệp đã tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp đơn giá bình quân giaquyền:

=

Cuối tháng kế toán đơn giá bình quân theo phơng pháp bình quân cảkỳ của vật liệu xuất dùng theo công thức.

Trị giá VL = Đơn giá bình quân x Số lợng vật liệu xuất kho trong kỳ.

3 Kế toán chi tiết vật liệu

Nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lývật liệu nói riêng đòi hỏi kế toán phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất,tồn của các vật liệu trong Xí nghiệp theo chỉ tiêu số lợng, giá trị yêu cầu nàysẽ đợc đáp ứng nhờ việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu Hạch toán chi tiếtvật liệu là công việc ghi chép, phản ánh kết hợp giữa kho và phòng kế toánnhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn của từng loại vậtliệu về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá trị của Xí nghiệp may Minh Hà.Phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu đợc sử dụng là phơng pháp "Sổ giữ mọinghiệp vụ kinh tế tài chính nói chung và các nghiệp vụ liên quan đến nhậpxuất vật liệu nói riêng khi phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trìnhsản xuất kinh doanh của Xí nghiệp đều phải lập chứng từ Chứng từ chính là

cơ sở pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trên các tài khoản kế toán và báo cáokế toán.

3.1 Trình tự luân chuyển chứng từ

Trình tự luân chuyển chứng từ đợc Xí nghiệp quy định nh sau:

3.1.1 Đối với vật liệu nhập

Vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà đợc nhập kho chủ yếu từ cácnguồn: mua ngoài, từ đơn vị đặt hàng, thuê gia công chế biến, vật liệu khôngdùng hết nhập kho, vật liệu thừa qua kiểm kê, phế liệu ta thu hồi.

- Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài, từ các đơn vị đặt hàng haythuê gia công chế biến.

Theo chế độ quy định thì tất cả các loại vật t khi về đến Xí nghiệp đềuphải tuân thủ làm thủ tục kiểm nghiệm sau đó mới nhập kho Nhng thực tế ởXí nghiệp may Minh Hà thì chỉ có NVL chính nh bông mới tiến hành kiểmnghiệm trớc khi nhập kho Tuy nhiên, đối với các loại vật liệu phụ khi nhậpkho phát hiện có sự khác biệt lớn về chủng loại, số lợng, giá trị… Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải giữa hoáđơn và thực nhập thì phải lập biên bản kiểm nghiệm thì bộ phận mua hàng(phòng xuất nhập khẩu) căn cứ vào hoá đơn của bên bán lập phiếu nhập kho.Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên Một liên đợc lu tại phòng xuất nhậpkhẩu, một liên giao cho ngời chịu trách nhiệm đi mua hàng làm căn cứ thanhtoán với ngời bán Một liên giao cho thủ kho, sau khi kiểm tra tính đúng đắnchính xác của phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm kèm theo nếu có thìthủ kho vào thẻ kho (chi ghi chỉ tiêu số lợng) sau đó chuyển cho phòng kếtoán cho kế toán vật t để ghi sổ kế toán

Biểu số 1

Hoá đơn bán hàng

Liên 2 giao cho khách hàng Mã số GTKT 3LLĐơn vị bán hàng: Xí nghiệp dệt may Châu Giang Hà Nam Số 051883Địa chỉ: Thị xã Hà nam Số tài khoản Điện thoại: Mã số:

Họ và tên ngời mua: Xí nghiệp may Minh HàĐơn vị:

Địa chỉ: Vĩnh Trị - Yên Trị - ý yên - Nam ĐịnhHình thức thanh toán: TM Mã số:

STTTên hàng hoá dịch vụĐơn vịtính

Thủ kho(đã ký)

Kế toán trởng(đã ký)

Thủ trởng đơn vị(đã ký)Nh đã nêu ở trên, khi nhận đợc hoá đơn bán hàng của Xí nghiệp dệtmay xuất khẩu Lạc Trung về lô bông gầm ý, phòng Khoa học công nghệ(KCS) đã tiến hành kiểm nghiệm và kết quả kiểm nghiệm đợc ghi vào biênbản kiểm nghiệm nh sau:

STTTên vật tMS kiểm nghiệmPhơng thức ĐVT Số lợng theochứng từ

Kết quả kiểm nghiệmSố lợng đúng

yêu cầu

Số lợngkhông đúng

(Ký, họ tên) Trởng ban kiểm nghiệm(ký, họ tên)

Trên cơ sở hoá đơn đỏ, biên bản kiểm nghiệm và các chứng từ liênquan khác (nếu có) bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho.

Biểu số 4

Phiếu nhập kho

Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Mẫu số: 01 - VT

QĐ số: 1141-TC/CĐKTNgày 1/1/2003 của BTC

Theo hoá đơn số:… Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải… Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải Ngày 10 tháng 11 năm 2003 NợCủa Xí nghiệp dệt may xuất khẩu Lạc Trung Có Nhập tại kho: Bông

STTcách, phẩm chất vật tTên, nhãn hiệu, quy

sản phẩm hàng hoá MS ĐVT

Số lợng

Đơn giáThành tiềnTheo chứng từThực nhập

(Ký và đóng dấu)- Đối với phế liệu nhập kho do tiết kiệm đợc trong sản xuất hoặc phếliệu thu hồi.

Trong trờng hợp này ở phân xởng sản xuất sau khi sản xuất ra sảnphẩm mà không sử dụng hết nguyên vật liệu (do tiết kiệm) hoặc trong quátrình sản xuất thu đợc phế liệu thì đem lên kho Thủ kho sẽ làm một số thủtục nh kiểm tra, cân sau đó phòng Xuất nhập khẩu tiến hành lập phiếu nhậpkho Phiếu nhập kho đợc lập làm 3 liên Một liên để lại trên phòng Xuấtnhập khẩu để làm chứng từ lu, một liên giao cho phân xởng sản xuất, một