Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đoàn Thành - Thực trạng và giải pháp

Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đoàn Thành - Thực trạng và giải pháp

Chơng ITổng quan về

Công ty trách nhiệm hữu hạn Đoàn Thành 1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Tên doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn Đoàn Thành Tên giao dịch: DOTHA Co., Ltd (Doan Thanh Limited Company)Trụ sở chính: Số 4, 61/4 Lạc Trung - Hai Bà Trng - Hà Nội

Điện thoại: (+84-4) 636 1793Fax: (+84-4) 636 3310

Địa chỉ E-mail: dotha4@hn.vnn.vn

Lĩnh vực sản xuất kinh doanh: Sản xuất rợu vang hoa quả các loại.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty đợc chia thành 3 giai đoạn lớn nh sau:

+ Giai đoạn 1990 - 1995: Sản xuất thủ công

Giai đoạn n y Công ty mới chỉ l một cơ sở sản xuất tày Công ty mới chỉ là một cơ sở sản xuất t ày Công ty mới chỉ là một cơ sở sản xuất t nhân nhỏ hẹp.Cơ sở sản xuất tiền thân này chỉ chuyên sản xuất rợu vang hoa quả và nớc giảikhát lên men Sản phẩm truyền thống là rợu vang hoa quả pha chế các loại vàđến những năm 90, cơ sở sản xuất mới đợc đầu t trang thiết bị, công nghệ sảnxuất Thời gian đầu, cơ sở sản xuất chỉ có 15 ngời l m, cơ sở vật chất cònày Công ty mới chỉ là một cơ sở sản xuất tnghèo nàn, sản xuất hoàn toàn thủ công.

+ Giai đoạn 1996 - 2003: Bán cơ giới và cơ giới hóa

Đây là giai đoạn phát triển về năng lực sản xuất, chất lợng sản phẩm vàthị trờng tiêu thụ của cơ sở Lúc n y, cơ sở sản xuất chính thức đày Công ty mới chỉ là một cơ sở sản xuất t ợc thành lậpcông ty có tên là Công ty trách nhiệm hữu hạn Đoàn Thành Trong giai đoạnn y, Công ty tích cực đổi mới trang thiết bị và công nghệ nhằm làm nâng caoày Công ty mới chỉ là một cơ sở sản xuất tsản lợng sản xuất và chất lợng sản phẩm.

+ Giai đoạn từ 2004 đến nay: Cơ giới hóa

Công ty đã đầu từ gần 2 tỷ đồng cho thiết bị, xởng sản xuất và vănphòng: hệ thống chứa, ống dẫn đã đợc inox hóa, xởng sản xuất đã đợc cải tạonâng cấp, thiết bị văn phòng đợc trang bị hiện đại… Đặc biệt từ năm 2005, Đặc biệt từ năm 2005,Công ty đầu t thiết bị nhằm cơ giới hóa và tự động hóa quá trình sản xuất đểchuẩn bị tốt hơn cho hội nhập thị trờng trong nớc và khu vực Chính vì vậy,sản lợng và chất lợng sản phẩm không ngừng gia tăng.

Nhờ những đầu t và đổi mới trang thiết bị, công nghệ sản xuất, Công tykhông ngừng phát triển lớn mạnh Công ty không những làm chủ thị trờngtrong nớc mà còn từng bớc xâm nhập thị trờng khu vực thông qua những lôhàng xuất khẩu sang Trung Quốc vàThái Lan Sản lợng và chất lợng sản phẩmsản xuất không ngừng gia tăng Sản lợng rợu vang của Công ty đã tăng từ 4.7triệu lít (2005) lên 5.8 triệu lít (2006) v 6.5 triệu lít (2007).ày Công ty mới chỉ là một cơ sở sản xuất t

Trong 6 tháng đầu năm 2005, các chỉ tiêu kinh tế đều vợt cùng kỳ nămtrớc Doanh thu đạt 18 tỷ đồng tăng 15.12% so với cùng kỳ năm 2004, lợinhuận trớc thuế đạt 2.350 triệu đồng vợt 8% so với cùng kỳ năm 2004.

Dới đây là một số chỉ tiêu kinh tế (Bảng 1.1) mà Công ty đã đạt đợctrong những năm gần đây:

Bảng 1.1 - Thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh

5 Thu nhập bình quân/ngời Triệu/tháng 1.3 1.4 1.45 1.6

1.2 Đặc điểm kinh doanh và quản lý

Công ty trách nhiệm hữu hạn Đoàn Thành chuyên sản xuất kinh doanhrợu vang hoa quả các loại có nồng độ thấp (14-15% vol) đợc chiết xuất từnhiều loại hoa quả tơi có giá trị dinh dỡng cao và hơng vị phong phú nh: nho,dứa, táo, dâu Do vậy, Công ty luôn chú trọng hàng đầu vào công tác kiểmdịch vệ sinh nhằm đảm bảo an toàn thực phẩm và sức khỏe cho ngời tiêudùng Độ nặng nhẹ của rợu vang gồm hai yếu tố chính là hơng và vị, trong đóhơng là yếu tố quan trọng nhất, hơng gồm có hơng rợu và hơng quả Hơng rợuđợc tạo ra từ quá trình lên men, hơng quả đợc tạo ra từ các loại trái cây tơikhác nhau Và đây chính là đặc tính nổi trội của sản phẩm.

Cùng một loại nguyên vật liệu Công ty có thể pha chế ra một số loạivang khác nhau có hơng vị rất đặc biệt Đến nay, Công ty đã có hơn 10 loại r-

ợu vang khác nhau đợc đóng trong 20 loại chai có mẫu mã và kiểu dáng rấtphong phú làm cho sản phẩm của Công ty trở lên đa dạng và đáp ứng ngàycàng lớn thị hiếu của ngời tiêu dùng Đặc điểm sản phẩm của Công ty là càngđể lâu chất lợng càng tốt, do đó khi bán hàng cạnh tranh, Công ty có thểchuyển sản phẩm từ thị trờng này sang thị trờng khác

Để năng cao chất lợng sản phẩm Công ty đã không ngừng đầu t thíchđáng vào máy móc, thiết bị công nghệ Các máy móc đợc nhập từ Nhật Bản,Pháp, Italia và Hà Lan.

Với hệ thống inox liên hoàn, các trạm máy bơm đẩy bằng inox có thểchuyển tải các loại chất lỏng (nớc, cốt quả, dịch vang) giữa các bộ phận sảnxuất Các máy rửa chai tự động và chiết chai tự động định lợng, các máy đóngnút chai, dây chuyền tải chai góp phần tăng năng suất, hạ giá thành tạo ra sảnphẩm có chất lợng cao, uy tín trên thị trờng Dới đây là quy trình công nghệsản xuất rợu vang (Sơ đồ 1.1):

Sơ đồ 1.1 - Sơ đồ qui trình sản xuất rợu vang

Cùng với quá trình phát triển Công ty đã không ngừng hoàn thiện bộmáy tổ chức quản lý của mình để tận dụng hết khả năng sẵn có nhằm đảm bảocho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao Toàn bộ hoạt động sảnxuất kinh doanh của Công ty đợc điều hành với bộ máy quản lý nh sau (Sơ đồ1.2):

Sơ đồ 1.2 - Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh và quản lýKSC

Rút cốt quả

Nhập kho

15%-20% giống men

Lên men chính

Bã Ngâm đ ờng

Nguyên liệu quả

Rửa Chai

Qua sơ đồ trên ta thấy, các phòng ban và các bộ phận của Công ty đềuchịu sự quản lý của Giám đốc và Phó giám đốc Trong đó:

- Giám đốc: Là ngời trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty.- Phó giám đốc: Là ngời giúp Giám đốc quản lý các nhiệm vụ sản xuất,chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về các nhiệm vụ đợc giao.

- Phòng tổ chức: Thực hiện các công tác tổ chức nhân sự, quản lý laođộng , tiền lơng của Công ty.

- Phòng hành chính: Thực hiện quản lý tài chính, quản lý hồ sơ, văn thlu trữ và các thiết bị văn phòng.

- Phòng kế toán: Thực hiện nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính, tính toánchi phí, thu hồi công nợ đảm bảo cho hoạt động tài chính của Công ty đợclành mạnh và thông suốt.

Giám đốc công ty

Phó giám đốc

P.HC tổng

P.cung

P.kếhoạch

vật t

P.thị tr ờng

v ày Công ty mới chỉ là một cơ sở sản xuất tKD

Các bộ phận sản xuất

CN cửa h ng ày Công ty mới chỉ là một cơ sở sản xuất t

CN cửa h ng ày Công ty mới chỉ là một cơ sở sản xuất t

N Đô

Bộ phận đóng r ợu và rửa

Bộ phận

lọcvangBộ

phận lênmen

Bộ phậnthànhphẩm

Bộ phận dán mác

và đóng

hộpP

quảnlý chất l-

ợng

- Phòng kế hoạch vật t: Làm nhiệm vụ nghiên cứu, tiếp cận và phân tíchcác nguồn nguyên liệu đầu vào, đảm bảo cung cấp kịp thời, đủ số lợng vàđúng chất lợng cho quá trình sản xuất, đồng thời tổ chức công tác tiêu thụ sảnphẩm.

- Phòng quản lý chất lợng: Quản lý chất lợng sản phẩm, đảm bảo chất ợng sản phẩm bán ra, nghiên cứu nâng cao chất lợng sản phẩm.

l Phòng thị trờng và kinh doanh: Nghiên cứu phát triển, mở rộng thị trl ờng, nghiên cứu phát triển sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu tiêu dùng vàthực hiện công tác tiêu thụ sản phẩm.

tr Các chi nhánh cửa hàng: Thực hiện nhiệm vụ bán hàng, giới thiệu sảnphẩm và thu thập thông tin từ khách hàng.

- Các bộ phận sản xuất: Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ sản xuất ra sảnphẩm của Công ty nh: lên men, lọc vang, dán mác và đóng gói sản phẩm… Đặc biệt từ năm 2005,

1.3 đặc điểm tổ chức kế toán 1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Trong Công ty, bộ máy kế toán đóng vai trò rất quan trọng Bộ máy nàytheo dõi toàn bộ tình hình biến động tài sản và nguồn vốn của Công ty, giúpGiám đốc trong việc ra quyết định sản xuất, cân đối và xử lý về tài chính cũngnh chính sách tiêu thụ sản phẩm thích hợp góp phần tạo hiệu quả cao choCông ty Với vai trò to lớn nh vậy nên yêu cầu bộ máy kế toán phải đợc tổchức một cách khoa học Cơ cấu tổ chức của Công ty là cơ cấu tổ chức theokiểu chức năng Trong đó, các phòng ban và bộ phận sản xuất thực hiện nhiệmvụ đợc giao và chịu trách nhiệm về công việc mình phụ trách.

Tại Công ty, bộ máy kế toán đợc tổ chức theo mô hình sau (Sơ đồ 1.3):Sơ đồ 1.3 - Sơ đồ bộ máy kế toán

- Phòng kế toán Công ty: Có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hớng dẫn vàkiểm tra toàn bộ công tác kế toán tại Công ty, giúp ban giám đốc thực hiệncác chế độ Nhà nớc quy định Ngoài ra, còn giúp ban giám đốc tập hợp sốliệu, tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế, tìm ra các biện pháp quản lýnhằm đảm bảo mọi hoạt động thu lại kết quả cao Kế toán trởng kiêm kế toántổng hợp có trách nhiệm giám sát và hớng dẫn trực tiếp các phần hành kế toántrong Công ty, tập hợp số liệu từ các phần hành Từ các phần hành đó vào sổcái các tài khoản, trên cơ sở các dữ liệu thu thập đợc, kế toán tổng hợp lập cácbáo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáoluân chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính).

- Kế toán về chi phí và thanh toán: Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, chi,các chứng từ mua vật t, hàng hoá, các khoản phải trả, phải nộp… Đặc biệt từ năm 2005, tiến hành ghivào sổ chi tiết các tài khoản theo các chứng từ gốc tơng ứng Cuối tháng, căncứ vào sổ chi tiết và vào nhật ký chứng từ liên quan Ngoài ra, kế toán còn căncứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lơng để tiến hành tổng hợp chi phí tiền l-ơng cho từng đối tợng sử dụng và trích BHXH, BHYT, KPCĐ dựa trên lơng cơbản, lơng thực tế, sau đó lập bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm.

- Kế toán nguyên vật liệu và hàng tồn kho: Theo dõi giám sát nguyênvật liệu đầu v o cả về số lày Công ty mới chỉ là một cơ sở sản xuất t ợng cũng nh chất lợng trong quá trình nhập kho, lậphoá đơn chứng từ theo luật kế toán đồng thời phản ánh lên báo biểu và sổ sáchkế toán.

- Kế toán về tiêu thụ và tài sản cố định: Kế toán phụ trách phần này cóPhòng kế toán công ty

Kế toán nguyên vật liệu v h ng ày Công ty mới chỉ là một cơ sở sản xuất t ày Công ty mới chỉ là một cơ sở sản xuất t

tồn kho

Kế toán về chi phí

và thanh toán

Kế toán về tiêu

thụ và TSCĐ

Kế toán các chi nhánh trực thuộc

Thủ quỹ

nhiệm vụ phản ánh doanh thu tiêu thụ từng loại sản phẩm trên các bản cân đốinhập - xuất - tồn, bảng tổng hợp tiêu thụ, sổ chi ti t tiêu thụ Ngoài ra, kế toánết tiêu thụ Ngoài ra, kế toáncòn phải theo dõi số lợng, chủng loại tài sản cố định tới từng bộ phận sử dụngtrong toàn Công ty, phản ánh kịp thời tăng, giảm tài sản hoặc thiếu hụt từ đótrình lên ban lãnh đạo Công ty để có biện pháp xử lý H ng quý lập bảng tínhày Công ty mới chỉ là một cơ sở sản xuất tvà phân bổ khấu hao, lập các báo cáo phản ánh giá trị nguyên giá, hao mòncủa từng tài sản, lập sổ chi tiết, sổ tổng hợp mà Bộ tài chính đã quy định đểtheo dõi tài sản cố định cho từng bộ phận sử dụng.

- Thủ quỹ: Có trách nhiệm giữ tiền mặt của Công ty, căn cứ vào phiếuthu, phiếu chi kèm theo chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ,cuối ngày chuyển toàn bộ phiếu chi, phiếu thu sang phòng kế toán chi phí vàthanh toán.

- Kế toán các chi nhánh trực thuộc: Có trách nhiệm tổng hợp các số liệuvà cung cấp những thông tin cần thiết định kỳ vào cuối tháng cho kế toánCông ty.

1.3.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán

a) Chế độ chứng từ kế toán

Chứng từ kế toỏn là cỏc văn bản minh chứng về cỏc nghiệp vụ kinh tếđó phỏt sinh Lập chứng từ kế toỏn là khõu đầu tiờn và cú ý nghĩa quan trọngtrong chu trỡnh kế toỏn Chứng từ kế toỏn là căn cứ phỏp lý cho việc ghi sổ kếtoỏn và chứng minh tớnh hợp phỏp của tài sản.

Hình thức chứng từ kế toán Công ty áp dụng nh sau:

- Tiền mặt (Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Bảng kiểm kêquỹ): Theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ của tất cả các loại tiền mặt, ngoại tệ,các khoản tạm ứng của Công ty nhằm cung cấp những thông tin cần thiết choquản lý và kế toán trong Công ty

- Bán h ng (Hóa đơn giá trị gia tăng - Ký hiệu: 01GTGT-3LL): Theoày Công ty mới chỉ là một cơ sở sản xuất tdõi chặt chẽ doanh thu tiêu thụ của Công ty v l m cơ sở ghi sổ doanh thu vàày Công ty mới chỉ là một cơ sở sản xuất t ày Công ty mới chỉ là một cơ sở sản xuất tcác sổ kế toán liên quan, thanh toán tiền.

- Tiền lơng (Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lơng (thởng), Phiếubáo làm thêm giờ, Danh sách ngời lao động hởng trợ cấp BHXH… Đặc biệt từ năm 2005,): Làm căncứ để thanh toán tiền lơng cho nhân viên và tính trợ cấp BHXH trả thay lơng

theo chế độ qui định.

- Hàng tồn kho bao gồm:

+ Phiếu nhập kho: Xác nhận số lợng nguyên vật liệu, hàng hóa nhậpkho ở Công ty, làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác nhận tráchnhiệm với ngời có liên quan và ghi sổ kế toán.

+ Phiếu xuất kho: Theo dõi chặt chẽ số lợng hàng hóa xuất kho cho cácbộ phận sử dụng trong đơn vị và làm căn cứ hạch toán chi phí sản xuất, tínhgiá thành sản phẩm.

+ Thẻ kho: Theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn kho từng loại sản phẩm,h ng hoá ở từng kho, làm căn cứ xác nhận tồn kho hàng hóa và xác nhậnày Công ty mới chỉ là một cơ sở sản xuất ttrách nhiệm của thủ kho.

b) Chế độ sổ kế toán

Công tác kế toán của đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc vàkết thúc bằng hệ thống báo cáo kế toán, thông qua quá trình ghi chép, theo dõitính toán và xử lý số liệu trong hệ thống sổ sách kế toán cần thiết Hình thứckế toán hiện nay của Công ty là hình thức Nhật ký chứng từ Trong hình thứcNhật ký chứng từ có 10 nhật ký chứng từ, đợc đánh số từ nhật ký chứng từ số1 đến nhật ký chứng từ số 10 Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùngđể phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế có cáctài khoản Một nhật ký chứng từ có thể mở cho một hay một số tài khoản cónội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ mật thiết với nhau.

Hình thức này bao gồm các loại sổ:+ Nhật ký chứng từ

+ Bảng kê+ Sổ cái

+ Các bảng phân bổ và sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 1.3 - Sơ đồ hình thức nhật ký chứng từ

Bảng tổng hợp chi tiếtBảng kê

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:Ghi cuối tháng:Đối chiếu, kiểm tra:

Báo cáo tài chính của Công ty đợc lập theo mẫu do Bộ tài chính banhành tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Việc lập báo cáotài chính đợc thực hiện vào cuối kỳ kế toán quý, năm Cuối kỳ kế toán, phòngkế toán của Công ty có trách nhiệm nộp báo cáo tài chính quý, năm và nộpbáo cáo quyết toán cho đơn vị kế toán của Bộ tài chính để hoàn thành báo cáotài chính hợp nhất Và đồng thời nộp cho cơ quan tài chính và kho bạc Nhà n -ớc để phối hợp kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đếnthu, chi ngân sách Nhà nớc và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

Chơng II

Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty trách nhiệm

hữu hạn Đoàn Thành

2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu, quản lý nguyên vật liệu,phân loại và đánh giá nguyên vật liệu

2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu

Là một công ty chuyên sản xuất kinh doanh rợu vang hoa quả các loại,do vậy nguyên vật liệu sử dụng mang những đặc điểm hết sức riêng biệt,không giống với các loại nguyên vật liệu của các doanh nghiệp khác ở Côngty, nguyên vật liệu tồn kho chiếm 35% trong tổng giá trị hàng tồn kho đồngthời giá trị vật liệu chiếm tới 70% trong giá thành sản phẩm Do đó, với Côngty, chất lợng, số lợng, phẩm chất của nguyên vật liệu đóng vai trò quyết địnhtrong việc sản xuất ra sản phẩm có chất lợng.

Nguyên vật liệu chủ yếu của Công ty là các loại hoa quả tơi nh: táo,dứa, dâu, nho… Đặc biệt từ năm 2005, Các loại nguyên vật liệu này không phải lúc nào cũng sẵn cómà phải theo mùa vụ Vì vậy, Công ty phải chú trọng vào việc thu mua và dựtrữ nguyên vật liệu cho phù hợp Hơn nữa, là thực phẩm, các loại hoa quả đểsản xuất sẽ rất dễ h hỏng làm giảm chất lợng, do đó cần có biện pháp thu mua,bảo quản và dự trữ để quá trình sản xuất diễn ra thờng xuyên, liên tục.

2.1.1 Quản lý nguyên vật liệu

Tại Công ty, nguyên vật liệu là một yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trongtrong tổng chi phí phát sinh Ngoài ra, các nghiệp vụ về nguyên vật liệu tạiCông ty thờng xuyên diễn ra thờng xuyên, đa dạng về chủng loại nên đòi hỏiphải đợc bảo quản nghiêm ngặt Để đánh giá hiệu quả các nghiệp vụ nguyênvật liệu tại Công ty ta tiến hành phân tích trên một số mặt sau:

+ Về tổ chức quản lý nguyên vật liệu

Công tác quản lý nguyên vật liệu về mặt số lợng và chủng loại đợcthực hiện ở phòng kế hoạch vật t Do nguyên vật liệu sử dụng ở Công ty làcác loại nguyên vật liệu theo mùa vụ không phải lúc nào cũng sẵn có, vìvậy khi mùa vụ tới, Công ty phải tiến hành thu mua ngay, và có một số loại

nguyên vật liệu khi mua về phải đa vào xử lý ngay nếu không rất dễ bị hhỏng nh: dâu, táo… Đặc biệt từ năm 2005, Định kỳ mỗi tháng một lần, phòng kế hoạch vật t sẽtổng hợp và báo cáo cả về số lợng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu.Việc theo dõi nh vậy sẽ đợc phản ánh trên sổ cái TK 152 - Nguyên liệu, vậtliệu.

+ Về tổ chức thu mua và vận chuyển nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là do mua ngoài, mà hầu hết làmua trong nớc, ngoại trừ một số nguyên vật liệu mua từ nớc ngoài Thông th-ờng thì nguyên vật liệu mà Công ty mua về với khối lợng lớn, cho nên Công tythờng cho ngời đến tận nơi để nghiệm thu và mua về để nhằm đảm bảo chất l-ợng đúng theo yêu cầu.

Việc tổ chức thu mua nguyên vật liệu ở Công ty đợc phòng kế hoạch vậtt thực hiện Phòng vật t này căn cứ vào giấy đề nghị mua nguyên vật liệu củaphòng kế toán nguyên vật liệu và hàng tồn kho cùng tình hình sản xuất củaCông ty để từ đó phòng kế hoạch vật t sẽ chủ động tìm kiếm nguồn cung cấpthích hợp, đảm bảo thu mua vật t đúng chất lợng, số lợng, giá cả phù hợp đểđáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, đồng thời luân chuyển vậtt liên tục, tránh ứ đọng về vốn trong các nguyên vật liệu tồn kho Nguyên vậtliệu của Công ty thờng đợc mua từ các Công ty nh Công ty thuỷ tinh HảiPhòng, Công ty đờng Lam Sơn, Công ty Thực phẩm nông sản Thanh Hoá, Đạilý phân phối hoa quả Miền Bắc I… Đặc biệt từ năm 2005, Mỗi khi Công ty có nhu cầu cần nhập vậtt thì báo trớc cho bên cung cấp về số lợng, chủng loại, thậm chí là giá có thểmua, sau đó bên cung cấp sẽ báo lại cho Công ty về giá cả để Công ty có thểlựa chọn Công ty thờng ký các hợp đồng theo từng năm đối với các Công tynày

Về việc vận chuyển vật t, thì khi vật t đợc mua xong có thể do bên bánvận chuyển (khi này cới phí vận chuyển đã đợc tính vào giá bán) hoặc là doCông ty thuê vận chuyển về hay là tự vận chuyển lấy.

+ Về tình hình sử dụng nguyên vật liệu

Khi các cơ sở sản xuất có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu nào thì làmgiấy đề nghị gửi lên phòng kế hoạch vật t để phòng kế hoạch vật t xem xét.Giấy đề nghị này phải có chữ ký của Giám đốc, kế toán nguyên vật liệu vàhàng tồn kho, thủ kho và tổ trởng quản lý bộ phận đó Nếu nguyên vật liệu mà

cơ sở sản xuất này cần sử dụng đang còn có trong kho, thì phòng kế hoạch vậtt viết phiếu xuất kho và cho cán bộ của xí nghiệp này lĩnh nguyên vật liệu vềđể tiến hành sản xuất theo đúng nh dự định Nếu nguyên vật liệu này trongkho đã hết hay là không đủ cho cơ sở sản xuất lấy thì phòng kế hoạch vật tphải làm giấy đề nghị mua loại vật t này, có xác nhận của trởng phòng rồi gửilên giám đốc ký thì mới đợc phép đi mua loại vật t này về nhập kho, rồi sau đóxuất kho cho bộ phận đó sử dụng.

+ Về tình hình bảo quản nguyên vật liệu

Hiện nay nguyên vật liệu đợc bảo quản ở 4 kho trong cùng một hệthống kho của Công ty, bao gồm:

- Kho nguyên liệu: là kho chứa hoa quả , đờng kính, hơng liệu… Đặc biệt từ năm 2005,

- Kho cơ khí: là kho chứa các loại vật liệu phụ trợ cho quá trình nh axit,đạm, hơng chanh, phẩm màu và các loại vật liệu nh điện, sắt thép, công cụdụng cụ… Đặc biệt từ năm 2005,

- Kho bao bì: là kho chuyên bảo quản các loại nút, nhãn, vỏ hộp, giấy gói… Đặc biệt từ năm 2005,- Kho chai: đợc sử dụng để bảo quản các loại chai, lọ… Đặc biệt từ năm 2005,

2.1.3 Phân loại nguyên vật liệu

Tổ chức và quản lý nguyên vật liệu trớc hết là xác định các loại nguyênvật liệu cần dùng và phân loại chúng một cách thích hợp để hạch toán, quảnlý, sử dụng, dự trữ chúng một cách thuận tiện, chính xác, chặt chẽ, đầy đủ cảvề mặt số lợng lẫn chất lợng.

Nguyên vật liệu dùng trong sản xuất và kinh doanh của Công ty rấtphong phú và đa dạng Khối lợng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất củaCông ty tơng đối lớn, chiếm 35% khối lợng hàng tồn kho của Công ty với trên50 loại nguyên vật liệu khác nhau Mỗi loại nguyên vật liệu khi sử dụng lại cóchức năng và công dụng khác nhau, nên Công ty tiến hành phân loại nguyênvật liệu theo mục đích sử dụng nhằm nhận biết đợc từng loại, từng thứ nguyênvật liệu để tạo điều kiện cho quản lý và sử dụng có hiệu quả.

Theo vai trò, công dụng, nguyên vật liệu của Công ty đợc chia thànhcác loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: là đối tợng chủ yếu của quá trình sản xuất, làcơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nh: táo, dâu, dứa,nho, đờng… Đặc biệt từ năm 2005,

- Nguyên vật liệu phụ: Loại này không cấu thành nên thực thể của sảnphẩm nhng nó có tác dụng làm tăng thêm chất lợng của sản phẩm, tạo điềukiện cho quá trình sản xuất bình thờng nh các loại vật liệu điện, các loại hơngliệu, men khô, axit chanh, phẩm màu… Đặc biệt từ năm 2005,

- Nhiên liệu: là các loại vật liệu cung cấp nhiệt cho sản xuất nh dầu FO,dầu DH40, dầu nhờn, xăng, các loại sơn… Đặc biệt từ năm 2005,

- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị để thaythế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị nh ốc vít, bulông, vòng bi… Đặc biệt từ năm 2005,

- Vật liệu luân chuyển: là các loại chai, lọ, nắp, hộp giấy… Đặc biệt từ năm 2005,

2.1.4 Đánh giá nguyên vật liệu

- Đối với nguyên vật liệu nhập kho

+ Nhập kho do mua ngoài:

- Đối với nguyên vật liệu đợc mua từ trong nớc

Hiện nay, các loại nguyên vật liệu mua vào để phục vụ cho sản xuất ởCông ty đều đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào, và đợc tính nh sau:

= +

Trong đó, chi phí thu mua gồm chi phí bốc dỡ, vận chuyển, bảo quảnvật liệu từ nơi mua về đến khi nhập kho (chi phí này có thể đợc tính riêng hoặclà đợc tính trong giá bán).

Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số 71 ngày 12/01/2006 về việc mua độngcơ điện của Công ty vật liệu điện - DCCK, hoá đơn số 043927 ngày12/01/2006, số lợng 02 động cơ, giá cha có thuế là 1.695.000đ (thuế suấtGTGT là 5%), chi phí vận chuyển là 15.000đ, khi đó kế toán xác định giá muanhập kho của 02 động cơ điện này là:

- Thuế nhập khẩu (5%): 6.753.247đ

- Thuế GTGT hàng nhập khẩu (10%): 14.181.818đ- Chi phí khác: 2.544.339đ

Vậy trị giá thực tế của hơng cốm nhập kho là:

135.064.935 + 6.753.247 + 14.181.818 + 2.544.339 = 158.544.339đ+ Nhập kho do doanh nghiệp tự gia công chế biến:

= +

Ví dụ: Trong tháng 1/2006 Công ty xuất dâu để ép cốt quả.- Trị giá dâu xuất kho: 173.732.400đ

- Chi phí vận chuyển: 12.174.074đVậy trị giá dâu nhập kho là:

173.732.400 + 12.174.074 = 185.906.474đ

- Đối với nguyên vật liệu xuất kho

Giá trị nguyên vật liệu xuất kho là chỉ tiêu quan trọng để làm cơ sở lậpbảng phân bổ nguyên vật liệu, từ đó tập hợp chi phí và tính giá thành để xácđịnh chính xác giá bán sao cho có lãi Do đó, việc lựa chọn phơng pháp tínhgiá nguyên vật liệu xuất kho sao cho phù hợp với tình hình biến động của giácả trên thị trờng là rất khó.

Đối với những nguyên vật liệu quan trọng, nhập, xuất thờng xuyên, sốlợng lớn nh đờng, các loại chai, nhãn, nút thì vật liệu xuất kho đợc tính theophơng pháp bình quân gia truyền Với phơng pháp tính giá nh thế này thì cứđến cuối tháng doanh nghiệp mới tính giá cho nguyên vật liệu xuất kho:

Giá bình quân =

Sau khi tính đợc giá thực tế của từng loại nguyên vật liệu kế toánnguyên vật liệu áp giá vào phiếu xuất kho cho từng đối tợng sử dụng và tính ragiá trị thực tế nguyên vật liệu xuất dùng:

Giá thực tế NVL xuất dùng = Giá bình quân x Số lợng NVL xuất dùngVí dụ 1: Tại Công ty trong tháng 2/2006 có tình hình sau:

- Ngày 13/2/2006 nhập 20 tấn dứa, đơn giá 1.500.000đ/tấn, thành tiềnlà: 30.000.000đ.

- Ngày 20/2/2006 nhập 30 tấn dứa, đơn giá 1.500.000đ/tấn, thành tiền

là: 45.000.000đ.

- Ngày 17/2/2006 xuất ra 45 tấn.

- Tồn kho 1/1/2006 với số lợng 10 tấn, đơn giá 1.450.000đ/tấn, thànhtiền là: 14.500.000đ.

ớc 1: Tính đơn giá bình quânĐơn giá

bình quân =

14.500.000 + 30.000.000 + 45.000.000

=1.491.660đ/tấn10 + 20 + 30

Bớc 2:

Giá trị thực tế của

NVL xuất kho = 45 x 1.491.660 = 67.124.700đVí dụ 2: Trong tháng 5/2006 có các số liệu về đờng nh sau:- Trị giá thực tế tồn kho đầu kỳ: 42.503.327đ

2.2 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu

2.2.1 Hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu trên hệ thống chứng từ kếtoán

a) Thủ tục nhập kho

Tại kho hàng, khi nguyên vật liệu về đến kho, cán bộ phòng vật t ghivào phiếu nhập kho theo các nội dung: Tên, quy cách, đơn vị tính, số lợng vậtt mua vào các cột trên phiếu nhập kho cho phù hợp với phiếu nhập kho Sau đó trởng phòng vật t xem xét hoá đơn có phù hợp với kế hoạch thumua hay không theo hạn mức cho từng loại nguyên vật liệu do phòng kếhoạch lập Nếu phù hợp thì ký duyệt vào phiếu nhập kho và chuyển xuống thủ

kho để nhập kho nguyên vật liệu Thủ kho phải xem xét cụ thể về chủng loại,số lợng, chất lợng, quy cách ghi trên hợp đồng Nếu kiểm nghiệm nguyên vậtliệu đúng và đảm bảo chất lợng thì nhập kho và ghi vào “Báo cáo KSC” phầnnhận xét là đảm bảo chất lợng Ngợc lại, thủ kho cha nhập kho nguyên vật liệumà chờ ý kiến của ban lãnh đạo Công ty để xác định nguyên nhân và xử lý.

Sau khi thủ kho ký vào phiếu nhập kho và ghi theo số thực nhập sẽ chialàm 3 liên:

Liên 1: Thủ kho giữ làm cơ sở ghi thẻ kho.

Liên 2: Gửi kèm hoá đơn thanh toán cho kế toán.Liên 3: Lu ở phòng vật t.

Ví dụ: ở Công ty, tháng 11/2006 có nghiệp vụ mua nguyên vật liệu(táo) về nhập kho Khi nguyên vật liệu về kho căn cứ vào HĐGTGT liên 2 số165605 ngày 22/11/2006 của Đại lý phân phối hoa quả Miền Bắc I, cán bộphòng vật t ghi vào phiếu nhập kho số 55 ngày 23/11/2006 trên cơ sở Hợpđồng mua bán hàng hóa số 00003 ngày 20/11/2006 giữa hai bên.

Biểu 2.1:

Hóa đơnGiá trị gia tăng

Liên 2: Giao cho khách hàng

Ngày 22 tháng 11 năm 2006

Mẫu số: 01GTKT-3LLLKý hiệu: DL/2006BSố: 0165605

Đơn vị bán: Đại lý phân phối hoa quả Miền Bắc I

Địa chỉ: 206 Đào Duy Anh - TP Lào Cai - Tỉnh Lào CaiSố tài khoản: 21211

Họ tên ngời mua: Đỗ Thị Thu HàĐơn vị: Công ty TNHH Đoàn ThànhĐịa chỉ: 4, 61/4 Lạc Trung - Hà NộiĐiện thoại: 04 6368077

Số tài khoản: 00243

TT Tên hàng hoá, vật t ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền

Mẫu: 01-VTSố: 55

Nợ: 331Có: 112

Phiếu nhập kho

Ngày 23 tháng 11 năm 2006

Họ tên ngời mua: Đỗ Thị Thu Hà

Theo Hợp đồng số: 00003 ngày 20/11/2006 của Đại lý phân phối hoa quảMiền Bắc I.

Nhập tại kho: Cty TNHH Đoàn Thành

Tên nhãn hiệuquy cách, phẩm

Cộng tiền: Sáu mơi sáu triệu đồng chẵn.

Đơn vị: CT TNHH Đoàn ThànhĐịa chỉ: Số 4, 61/4 Lạc Trung - Hà Nội

MB 02/08-01Số: 13

Biên bản kiểm nghiệm

Ngày 23 tháng 11 năm 2006

- Căn cứ hợp đồng số 00003 ngày 20/11/2006 của Đại lý phân phối hoa quảMiền Bắc I.

- Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông (Bà): Nguyễn Thu Hơng (Trởng ban)Ông (Bà): Nguyễn Thúy Nga

Ông (Bà): Nguyễn Mạnh Hảiđã kiểm nghiệm:

STT Nội dung kiểm tra Đvt Phớng phápkiểm tra

Kết quả

kiểm tra Nhận xét1

Tên sản phẩm: -Táo

Các chỉ tiêu kiểm tra: - Số lợng

- Chất lợng

Nh hợpđồng

ĐủĐạt yêu

cầuKết luận: Đạt yêu cầu nh hợp đồng.

Ví dụ: Ngày 16/11/2006 căn cứ vào giấy báo giá của Công ty thuỷ tinhHải Phòng, ông Quang - Phòng kế hoạch vật t viết vào giấy đề nghị tạm ứng:

Biểu 2.4:

Đơn vị: CT TNHH Đoàn ThànhĐịa chỉ: Số 4, 61/4 Lạc Trung - Hà Nội

Giấy đề nghị tạm ứng

Số: 26

Ngày 16 tháng 11 năm 2006

Kính gửi: Phòng Kế toánTên tôi là: Trần Vinh QuangĐịa chỉ: Phòng kế hoạch vật t

Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 10.000.000đ

Số tiền ghi bằng chữ: Mời triệu đồng chẵn.

Lý do tạm ứng: Mua chai

Thời hạn thanh toán: Cuối tháng

Thủ trởng đ.vị Kế toán trởng Phụ trách bộ phận Ngời đề nghị

b) Thủ tục xuất kho

Căn cứ vào yêu cầu đợc tính toán theo đúng định mức sử dụng nội bộcủa đội trởng và thủ trởng Bộ phận nguyên vật liệu kiểm tra lập phiếu xuấtnguyên vật liệu trình thủ trởng đơn vị ký duyệt Thủ kho phải ghi số thực xuất,cả thủ kho và ngời lĩnh nguyên vật liệu phải ký vào phiếu xuất kho.

Phiếu xuất kho đợc chia làm 3 liên:Liên 1: Thủ kho giữ

Liên 2: Giao cho ngời lĩnh vật tLiên 3: Lu ở phòng vật t

Ví dụ: Ngày 30/11/2006 có giấy yêu cầu xuất nguyên vật liệu dùng đểsản xuất, cụ thể xuất 50 tấn than để phục vụ cho việc nấu, chng cất nớc ép.

Bộ phận nguyên vật liệu kiểm tra và lập phiếu xuất kho.Biểu 2.5:

Đơn vị: CT TNHH Đoàn Thành

Số: 37Nợ: 621Có: 112

Phiếu xuất kho

- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hìnhnhập - xuất - tồn kho của loại vật t, hàng hoá theo chi tiết số lợng Thẻ kho dokế toán lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trớc khi giao cho thủ kho ghi chép.Hàng ngày khi có nghiệp vụ phát sinh, thủ kho thực hiện việc nhập, xuấtnguyên vật liệu và ghi vào chứng từ nhập, xuất Thủ kho ghi số lợng nhập,xuất vào thẻ kho, mỗi chứng từ đợc nhận một dòng trên thẻ kho Cuối ngày

thủ kho căn cứ vào số nhập, số xuất để ghi vào cột tồn của thẻ kho.

Biểu 2.6:

Đơn vị: CT TNHH Đoàn ThànhĐịa chỉ: Số 4, 61/4 Lạc Trung - Hà Nội

thẻ kho

Tờ số: 04

Thời gian từ 1/11 đến 30/11/2006Tên vật liệu: Nho tơi

Đơn vị tính: TấnMã số: 04481

Biểu 2.7:

Bảng kê nhập (trích)

Tháng 11/2006Phiếu nhập

Diễn giải Đơn giá Đvt

Nhập

… Đặc biệt từ năm 2005,

133203111308… Đặc biệt từ năm 2005,

- Dứa

Mai Thu ThủyTrần Mai Dung- Vỏ chai

Vỏ chai 0,65 lítVỏ sâm banhVỏ chai 0.7- Nhiên liệuDầu Điegen… Đặc biệt từ năm 2005,

… Đặc biệt từ năm 2005,

TấnTấnCáiCáiCáiLít… Đặc biệt từ năm 2005,

… Đặc biệt từ năm 2005,

… Đặc biệt từ năm 2005,Biểu 2.8:

Bảng kê xuất

Tháng 11/2006Phiếu xuất

Diễn giải Đvt

Đối ợng

sử dụng

- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ hợp lệ ghi vào các nhật ký chứngtừ hoặc các bảng kê, bảng phân bổ liên quan, các chứng từ cần phải hạch toánchi tiết thì ghi vào các sổ kế toán chi tiết các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt đợcghi vào các sổ quỹ, sau đó mới ghi vào các bảng kê, nhật ký chứng từ liênquan.

- Cuối tháng, căn cứ vào số liệu từ các bảng phân bổ để ghi vào các bảngkê, nhật ký chứng từ sau đó từ nhật ký chứng từ ghi vào các sổ cái.

- Cuối tháng căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp sốliệu chi tiết.

- Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các nhật ký chứng từ vớinhau, giữa các nhật ký chứng từ với bảng kê, giữa sổ cái với bảng tổng hợp sốliệu chi tiết.

- Căn cứ vào số liệu từ các nhật ký chứng từ, bảng kê sổ cái và bảngtổng hợp số liệu chi tiết để lập báo cáo tài chính.