Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH cơ khí chính xác Thăng Long

Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH cơ khí chính xác Thăng Long

Lời nói đầu Trong nền kinh tế thị trờng, với cơ chế quản lý kinh tế theo phơng thức hạch toán kinh doanh, để có thể đảm bảo và phát triển đợc vốn, các tổ chức kinh doanh phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Kế toán phải hạch toán phản ánh cung cấp thông tin số liệu một cách chính xác và kịp thời, giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt đợc tình hình kết quả sản xuất của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long nói riêng luôn chú trọng tới việc hạch toán nguyên vật liệu (NVL) để phục vụ sản xuất đạt hiệu quả cao. Nhân tố quan trọng quyết định sự thành đạt của Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long là ban lãnh đạo Công ty đã xác định đợc mặt mạnh chủ yếu là chất lợng sản phẩm cao, có uy tín tại thị trờng trong nớc, có nhiều khách hang lớn, ổn định, tiêu thụ số lợng lớn sản phẩm. Bên cạnh đó, phải kể đến sự đóng góp rất hiệu quả của công tác kế toán nói chung, công tác tổ chức NVL nói riêng. Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính, không chỉ có vai trò tích cực trong công việc quản lý, điều hành và kiểm soát hoạt động kinh tế mà còn vô cùng quan trọng đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Nhận thức đợc sự cần thiết của công việc, cùng với sự giúp đỡ của thầy cô giáo, các cô chú, an chị trong Công ty, em cố gắng rèn luyện, học tập để thu lợm và trang bị cho mình những kiến thức cơ bản, nhằm áp dụng tốt sau khi đã ra trờng công tác. Sau hai tháng đi thực tế, em thấy công tác kế toán NVL của Công ty đã tơng đối ổn định, đáp ứng đợc yếu cầu quản lý của Công ty. Tuy nhiên nó vẫn không thể tránh khỏi những mặt hạn chế, nếu khắc phục đợc thì vai trò của kế toán NVL sẽ đạt đợc hiệu quả cao hơn. Thấy đợc vấn đề đó, em đã đi sâu vào nghiên cứu vấn đề: Tổ chức kế toán NVL tại Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long nhằm 1 hoàn thiện hơn kiến thức của mình. Ngoài phần Mở đầu và Kết luận Chuyên đề đợc trình bày với 3 nội dung sau: Phần I: Đặc điểm tình hình của Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long Phần II: Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long Mặc dù bản thân em đã rất cố gắng, song vì thời gian thực tập và khả năng còn hạn chế, vấn đề đặt ra quá lớn, liên quan đến nhiều khía cạnh cả về lý luận và thực tiễn, nên chuyên đề tốt nghiệp này khó tránh khỏi sai sót. Vì vậy, em rất mong nhận đợc ý kiến đóng góp của các bạn và nhất là của các thầy cô giáo để đợc nâng cao kiến thức của mình. Sau cùng, em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Lợi và các cô chú, anh chị em trong Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long đã giúp đỡ em hoàn thành bài luận tốt nghiệp này. 2 Phần I Đặc điểm tình hình của Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long I.1. Đặc điểm chung về Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long I.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long Đất nớc ta kể từ khi chuyển đổi từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trờng mở cửa, nền kinh tế thị trờng đợc nhanh chóng hội nhập và phát huy khả năng tối u của nó. Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long là một công ty độc lập, chi tiết cụ thể nh sau: Tên Công ty: Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long Tên giao dịch: Thang Long accurate mechanical company ltd., Tên viết tắt: Thang Long ACCM Co.Ltd. Điện thoại: 04.7650119 Fax: 04.7650080 Mobile: 0913236675 Địa chỉ trụ sở chính: Thôn Hòe Thị, xã Xuân Phơng, huyện Từ Liêm, Hà Nội Tổng số cán bộ công nhân: 290 Ngành nghề kinh doanh chủ yếu: Sản xuất kinh doanh hàng cơ khí và linh kiện phụ tùng xe máy. 3 Giấy chứng nhận kinh doanh số: 0102002028 do Sở KHvaf DDT Hà Nội cấp ngày 11/2/2001 Vốn điều lệ: 2.450.000.000đ I.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long Sản xuất và kinh doanh phục vụ cho nhu cầu trong nớc, tiến hành kinh doanh và nhập khẩu trực tiếp, gia công sản phẩm theo đơn đặt hàng. Chủ động trong việc tiêu thụ, giới thiệu sản phẩm, liên doanh liên kết với các đối tác. Công ty đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, nguồn vốn mở rộng sản xuất, đảm bảo và nâng cao đời sống cho ngời công nhân. Công ty tuân thủ đúng các quy định hiện hành của pháp luật và các chính sách xã hội của Nhà nớc. I.1.3. Khái quát quá trình hình thành, sản xuất kinh doanh trong những năm qua Bảng khái quát quá trình kinh doanh của Công ty từ năm 2002 đến 2003 TT Chỉ tiêu ĐVT 2002 2003 1 Doanh thu thuần đ 261.390.000 152.541.752 2 Giá vốn hàng bán ,, 250.000.000 121.691.024 3 Chi phí quản lý kinh doanh ,, 10.252.208 109.204.240 4 Lợi nhuận thuần từ HĐKD ,, 1.137.792 78.353.512 5 Tổng lợi nhuận KD ,, 1.137.192 78.353.512 6 Tổng lợi nhuận chịu thuế TNDN 1.137.192 0 7 Thuế TNDN phải nộp 284.448 0 8 Lợi nhuận sau thuế 853.344 78.353.512 Nhận xét: Nhìn vào bảng trên, ta thấy Công ty sản xuất kinh doanh năm 2003 giảm so với năm 2002, hiệu quả đạt đợc cha cao nên chúng ta cần phải có giải pháp nhằm tối u hóa hiệu quả hơn nữa. 4 Nguyên nhân của việc sản xuất kinh doanh cha cao: - Nguồn vốn còn quá ít. - Số vốn của Công ty chủ yếu của giám đốc nhng còn eo hẹp về vốn. - Chi phí bỏ ra sản xuất đang còn quá lớn. - Số lợng công nhân biến động theo chiều giảm. I.1.4. Ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty Công ty sản xuất với các loại mặt hàng phong phú nhng em xin đề cập cụ thể tới một loại mặt hàng: chân chống giữa xe máy. I.2. Cơ cấu tô chức quản lý của Công ty Trải qua hơn 4 năm đi vào hoạt động, Công ty có những bớc thăng trầm nhng nay đã đi vào hoạt động ổn định và dần khẳng định tên tuổi trên thị trờng. Để đạt đợc hiệu quả đó, Công ty đã tổ chức sản xuất và điều hành theo kiểu trực tiếp. I.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty 5 Giám đốc Phòng kinh doanh và vật tư Phòng tổ chức hành chính Phòng sản xuất (phân xư ởng) Phòng kế toán Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng I.2.2. Nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận * Giám đốc Công ty: Chịu trách nhiệm chung, điều hành Công ty theo đúng hoạt động tổ chức. Giám đốc có quyền tuyển dụng lao động, lập dự án kinh doanh, là đại diện của Công ty tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng, chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của Công ty. * Phòng kế toán: Có trách nhiệm quản lý theo dõi toàn bộ nguồn vốn của Công ty, chịu trách nhiệm về chế độ hạch toán của Nhà nớc, kiểm tra thờng xuyên chi tiêu của Công ty, quản lý việc sử dụng vốn có hiệu quả. * Phòng kinh doanh và vật t: Theo dõi tình hình giá cả thị trờng, mặt hàng bán ra để lên kế hoạch với mặt hàng nhà cung cấp và những mặt hàng mới có mặt trên thị trờng. Theo dõi số lợng vật t trong kho, tình hình nhập xuất tồn trong kho. * Phòng tổ chức hành chính: Điều hành cơ cấu tổ chức lao động, thực hiện chế độ tiền lơng, tiền công, khen thởng, kỷ luật và các chính sách, chế độ đối với ngời lao động. * Phân xởng sản xuất: sản xuất ra các sản phẩm theo dây truyền để thực hiện nhiệm vụ sản xuất theo yêu cầu. Mối quan hệ giữa các phòng ban: Đứng đầu là giám đốc điều hành, tiếp đến là các phòng ban, phân xởng sản xuất chịu sự quản lý của giám đốc và phối hợp với nhau. I.2.3. Hình thức tổ chức quản lý chỉ huy sản xuất Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long điều hành quản lý theo kiểu kinh doanh trực tiếp. Giám đốc trực tiếp quản lý và giao công việc cho các phòng ban để đôn đốc, bố trí công việc cho các công nhân viên. Phân xởng sản xuất có các tổ và tổ trởng giám sát đốc thúc công nhân làm việc. 6 Phần II Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long. II.1. tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ sách kế toán. II.1.1.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Với quy mô hiện có, là một đơn vị hoạt động độc lập, Công ty vận dụng hình thức kế toán tập trung. Các nhân viên tập trung làm việc tại 1 phòng Phòng Kế toán. Sơ đồ bộ máy kế toán II.1.1.1. Chức năng cụ thể của từng bộ phận * Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm hớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra toàn bộ công tác quản lý trong Công ty, lập báo cáo, tổ chức nhân viên, phân công nhiệm vụ trách nhiệm cho từng ngời. Giúp Giám đốc chấp hành các chính sách về tài chính, theo dõi, tổng hợp số phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh tại Công ty. * Thủ quỹ: Có nhiệm vụ giữ két, thực hiện lệnh của Kế toán trởng. * Kế toán viên 1: Kiêm nhiệm kế toán vật t, hàng hóa và tiêu thụ. 7 Kế toán trưởng Kế toán viên 1Thủ quỹ Kế toán viên 3Kế toán viên 2 * Kế toán viên 2: Kiêm nhiệm kế toán chi phí, tính giá thành và công nợ, thanh toán. Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, theo dõi sổ nợ, kiểm tra, đối chiếu số hiệu phải thanh toán cho khách hàng sau khi nhận đề nghị thanh toán. * Kế toán viên 3: Kế toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội, tài sản cố định. Theo dõi mua sắm, nhợng bán tài sản cố định, khấu hao, trích, phân bổ khấu hao cho đối tợng sử dụng. II.1.2. Hình thức sổ sách kế toán Các loại sổ sử dụng: - Sổ chi tiết tài khoản 154 - Sổ chi tiết tài khoản 642 - Sổ chi tiết tài khoản 152 - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ kho thành phẩm - Sổ cái * Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty: Do quy mô nhỏ, hình thức kế toán của Công ty là chứng từ ghi sổ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh từ chứng từ gốc đều đợc phân loại, định kỳ 1 tháng nên chứng từ ghi sổ một lần căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ, ghi sổ cái, sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng khóa sổ tính ra tổng số tiền. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính cuối năm, lập bảng báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ của Công ty đợc thực hiện theo sơ đồ sau: 8 Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký CTghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghiđối chiếu kiểm tra Ghi cuối năm II.2. Hạch toán NVL ở công ty II.2.1. Những lý luận chung về kế toán NVL Khái niệm, đặc điểm, vai trò của NVL trong quá trình sản xuất: Vật liệu là đối tợng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của qúa trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất cấu thành nên thành phẩm, giá trị vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh. Thông thờng đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì giá trị vật t chiếm tỉ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm. Vì vậy, việc quản lý vật liệu nói chung có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý chi phi và tính giá thành sản phẩm, phấn đấu hạ thấp chi phí giá thành. NVL là cơ sở vật chất để hoàn thành nên sản phẩm mới trong doanh nghiệp sản xuất. Kiểm tra chi phí NVL là rất quan trọng. Chi phí NVL có vai trò quan trọng, ảnh hởng không nhỏ đến sự biến đổi của giá thành, thu nhập và sự tồn tại của doanh nghiệp. Không chỉ số lợng và chất lợng sản phẩm về quyết định số vật liệu ra tạo nó. Vật liệu phải đảm bảo chất lợng cao, đúng qui cách, chủng loại, chi phí vật liệu đợc hạ thấp, giảm mức tiêu hao vật liệu thì sản phẩm xuất ra mới đạt đợc yêu cầu giá cả, số lợng, chất lợng. Vai trò của kế toán trong việc quản lý và sử dụng NVL. Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, bảo quản tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu. 9 Để đảm bảo cung cấp đấy đủ, kịp thời, đúng chủng loại nguyên liệu cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp cần phải dựa vào tài liệu kế toán NVL. Thông qua tài liệu cho biết thông tin về NVL và về mặt giá cả, số lợng, chủng loại. Từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong quản lý vật liệu, ngăn ngừa hiện t- ợng h, hao, mất mát, lãng phí vật liệu. * Nhiệm vụ kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất - Tổ chức phân loại NVL theo tiêu thức quản lý của doanh nghiệp, sắp xếp tạo thành danh mục NVL quản lý, bảo đảm sự thống nhất giữa các bộ phận. Tổ chức hạch toán ban đầu NVL, xác định chứng từ, vật t sử dụng, phân công bộ phận chứng từ nhập vật t, tổ chức luân chuyển chứng từ vật t đến các bộ phận, cơ quan. Lựa chọn, đánh giá để kế toán vật liệu phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp và thuận tiện cho công việc ghi sổ kế toán, tính toán và quản lý vật t. * Phân loại và đánh giá NVL: - Phân loại NVL: + NVL chính: Là NVL sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. + NVL phụ: Có tác dụng hỗ trợ trong sản xuất, đợc sử dụng để kết hợp với NVL chính tạo ra sản phẩm. + Nhiên liệu: Cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất: xăng, dầu, hơi đốt + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là loại vật liệu mà doanh nghiệp mua để đầu t cho xây dựng cơ bản. + Phế liệu: Vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản. + Vật liệu khác: Bao bì, vật đóng gói, loại vật t đặc trng. * Đánh giá NVL theo hai cách: Đánh giá NVL theo giá thực tế là toàn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để có loại NVL đó. 10 [...]... trong bốn hình thức kế toán trên * Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long: Đặc điểm NVL và công tác quản lý NVL ở Công ty: - Đặc điểm NVL của Công ty: NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm, là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể sản phẩm Do vậy, công tác quản lý luôn... sản phẩm giảm - Công tác quản lý NVL ở Công ty: Việc quản lý NVL là rất cần thiết đối với Công ty, vì vậy phải tổ chức quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết NVL ở tất cả các khâu - Phân loại NVL ở Công ty: Đa số các loại NVL là: thép, hóa chất, dầu mỡ và một số loại vật t khác Để thuận tiện cho công tác theo dõi và quản lý vật t, Công ty đã phân ra làm các loại sau: + Nguyên vật liệu chính: Đối tợng... ngàn đồng Kèm theo: Chứng từ gốc: 31 Công ty TNHH Thăng Long Bảng tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu Chứng từ Số 06/11 ĐVT Số lợng Xuất thép #18 Kg 2380 Xuất hóa chất Lit Xuất bao bì đóng gói kg Đơn giá Thành tiền Ngày PXK13 Nội dung 5476,19 13.033.332 149.116 1 20.909 20.909 sản phẩm Tổng cộng 13.203.357 32 Công ty TNHH Thăng Long Bảng tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu Chứng từ Nội dung ĐVT Số lợng Đơn... phòng kế toán: Ghi chép tình hình nhập xuất tồn dựa trên các chứng từ nhập xuất do thủ kho giao cho sau khi đã kiểm tra Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành đối chiếu với thẻ kho Kế toán lập bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL + Công tác kế toán NVL tại Công ty Hạch toán tổng hợp NVL theo từng nghiệp vụ nhập xuất tồn kho Căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho đã đợc tính giá, kế toán. .. sách kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp NVL: Công tác kế toán trong một đơn vị thờng nhiều và phức tạp nên tùy vào loại hình, quy mô yêu cầu quản lý, trình độ quản lý, trang bị kỹ thuật của kế toán lựa chọn một trong các hình thức kế toán sau: - Nhật ký chứng từ (NKCT) - Nhật ký chung (NKC) 22 - Nhật ký sổ cái (NKSC) - Chứng từ ghi sổ (CTGS) Hiện nay kế toán doanh nghiệp có thể xây dựng sổ kế toán. .. nhiêu thì xuất kho bấy nhiêu - Tổ chức thu mua, nhập kho NVL của Công ty: Tất cả các trờng hợp nhập kho NVL của Công ty, ngời giao hàng vaat t và thủ kho phải cùng nhau lập biên bản giao vật t với hai liên, ngời giao hàng giữ 1 liên, một biên bản thủ kho giữ để chuyển liên còn lại đến phòng kế toán - Hạch toán chi tiết NVL tại Công ty: đây là một trong những yêu cầu trong công tác quản lý đòi hỏi phải... không rõ nguyên nhân: Nợ TK632 Có TK1381 Giảm NVL do các nguyên nhân khác: Nợ TK1381 Nợ TK412 Nợ TK632 17 Có TK152 * Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ Đây là phơng pháp hạch toán: Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho vật t cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp, từ đó tính giá trị của vật t hàng hóa theo phơng thức: Trị giá vật t hàng hóa xuất Trị giá vật t = hàng... ghi trên hóa đơn Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long là đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên đối với các hóa đơn mua hàng là hóa đơn GTGT theo giá mua ghi trên hóa đơn và là giá mua cha có thuế + Tính giá NVL xuất kho: Công ty tính giá NVL xuất kho theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc Đối với NVL chuyển ngay đến kho bãi của Công ty để phục vụ sản xuất, do đã lên kế hoạch thu mua,... khoản và cuối mỗi kỳ xác định số tồn kho cuối kỳ trên cơ sở: Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ * Kế toán tổng hợp NVL: - Kế toán tổng hợp nhập NVL: Khi nhận đợc các chứng từ về thu mua NVL, thủ kho giao nhận về nhập vật t, kế toán viên phải viết phiếu nhập kho ghi theo số lợng, đơn giá, và thành tiền trên phiếu nhập kho định khoản lên các phiếu nhập kho và sổ kế toán có liên quan... 30 thẳng vào SX Thanh toán điện 111 5.447.272 BPBH 30 SX Lơng 334 4.320.000 31 CNTTSX Nhập kho SP PNK18 phải trả 5.447.272 4.320.000 155 23.140.724 Tổng phát sinh 23.140.724 349.116 5.447.272 tháng Tổng phát sinh 159.240.40 2.416.349 57.150.45 lũy kế 3 3 13.024.33 560.800 6 54.255.449 4.320.000 23.140.724 10.569.05 34.288.30 168.965.738 2 0 Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long Chứng từ ghi sổ số . II Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long. II.1. tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ sách kế toán. II.1.1 .Cơ. điểm tình hình của Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long Phần II: Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long Phần III: Một