Tài liệu Đồ án tốt nghiệp Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà docx

Kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sảnxuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:- Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầuquản lý thống nhất của Nhà nướ

Đồ án tốt nghiệp

Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà

Mục Lục

Mục Lục 1

Lời nói đầu 5

Chuyên đề thực tập được chia thành 3 chương: 5

Phần I 7

I Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 7

1 Vị trí của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất 7

2 Vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 8

3 Yêu cầu quản lý nguyên liệu 8

4 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 8

II Nội dung công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 9 1 Phân loại vật liệu 9

2 Đánh giá vật liệu 10

3 Kế toán chi tiết vật liệu 12

4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 15

Phần II 23

Thực trạng về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp may Minh Hà 23 1- Lịch sử hình thành và quá trình phát triển ở xí nghiệp may Minh Hà: 23

2- Phương hướng phát triển của xí nghiệp trong những năm tới 25

3- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ của xí nghiệp may Minh Hà 25

4 Đặc điểm tổ chức Bộ máy quản lý của Xí nghiệp may Minh Hà 30

5 Đặc điểm tổ chức công tác kế hoạch của Xí nghiệp may Minh Hà 32

II Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà 36 1 Đặc điểm vật liệu và công tác quản lý tại Xí nghiệp may Minh Hà 36

2 Đánh giá vật liệu 37

3 Kế toán chi tiết vật liệu 38

4 Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 47

phần III 61

một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà 61

I Một số nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà 61

1 Ưu điểm: 61

2 Những hạn chế trong công tác kế toán vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà 62

II Những ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà 63

1 ý kiến về lập sổ danh điểm vật tư 63

2 ý kiến về sổ chi tiết thanh toán với người bán 64

3 ý kiến về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 65

4 ý kiến về việc lập ban kiểm nhận vật tư về phân xưởng 65

5 ý kiến về vấn đề hiện đại hoá công tác kế toán 66

Kết luận 67

Lời nói đầu

Một trong những nhân tố có tính chất quyết định tới giá bán và chất lượng sảnphẩm là chi phí sản xuất Tiết kiệm chi phí sản xuất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sảnphẩm đó là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp có thể giảm giá bán, tăng khả năng cạnhtranh trên thị trường, tăng lợi nhuận thu được Để đạt được được mục đích này các đơn vịphải quan tâm đến các khâu của quá trình các khâu của quá trình sản xuất kể từ khi bỏvốn ra đến khi thu vốn về

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được của quá trìnhsản xuất đó là tư liệu lao động chủ yếu cấu thành niên thực thể sản phẩm Chi phí vềnguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp sản xuất Chỉ cần sự biến động nhỏ về chi phí cũng là ảnh hưởng đến giá thànhsản phẩm, đến lợi nhuận thu được Do đó nếu tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu thìđây là một trong những biện pháp hữu hiệu nhất để doanh nghiệp có thể đạt đựơc mụcđích của mình Muốn vậy có một chế độ quản lý và sử dụng nguyên vật liệu hợp lýkhoa học, có công hạch toán vật liệu phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp là rất cầnthiết

Là một xí nghiệp may hoạt động trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranhgay gắt của nhiều doanh nghiệp trong ngành dệt may trong cả nước, Xí nghiệp may Minh

Hà cũng đứng trước một vấn đề bức xúc trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vậtliệu

Trong những năm qua được tiếp thu về một lý luận của các thầy cô giáo trườngĐại học Tài chính kế toán Hà Nội (nay là Học viện Tài chính) và qua quá trình thực tại

Xí nghiệp may Minh Hà, em nhận thấy vai trò quan trọng của kế toán, đặc biệt là kế toánvật liệu đối với công tác quản lý của công tác của xí nghiệp

Sau thời gian đi sâu tìm hiểu công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà,

em đã nhận thấy những ưu điểm và những mặt còn hạn chế Chính vì vậy em đã mạnh

dạn nghiên cứu đề tài: " Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý

sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà" làm chuyên đề cho thực tập thi tốt

nghiệp

Chuyên đề thực tập được chia thành 3 chương:

Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản

xuất

Chương II: Thực trạng về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý

sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà

Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác quản lý, sử dụng và

hạch toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà

Phần I Những vấn đề lý luận chung về tổ chức quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

sản xuất

I Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

1 Vị trí của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất.

Quá trình sản xuất là sự kết hợp của ba yếu tố: sức lao động, tư liệu lao động vàđối tượng lao động Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động

có ích của con người tác động vào Theo Mac tất cả mọi vật thiên nhiên ở quanh ta màlao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tượnglao động Trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp vật liệu chỉ tham gia vào một chu

kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuấtcũng như giá thành sản phẩm Giá thành sản phẩm là vấn đề quan tâm hàng đầu đầu củacác doanh nghiệp, nền kinh tế thị trường chỉ cho phép các doanh nghiệp thực sự làm ăn

có lãi được tồn tại và phát triển Để đạt được điều đó thì nhất thiết các doanh nghiệp phảiquan tâm đến giá thành sản phẩm vì vậy phấn đấu hạ giá thành sản phẩm có ý nghĩa sốngcòn đối với các doanh nghiệp sản phẩm của các doanh nghiệp có được chấp nhận trên thịtrường hay không, không chỉ ở vấn đề giá cả mà còn nhiều vấn đề khác quan trọng trong

đó có vấn đề chất lượng Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên chấtlượng sản phẩm

Mặt khác xét cả mặt hiện vật và giá trị thì vật liệu là một trong những yếu tốkhông thể thiếu được của quá trình tái sản xuất kinh doanh nào Dưới hình thái hiện vật

nó là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động định mức, còn dưới hình thái giá trị nóbiểu hiện bằng vốn lưu động của doanh nghiệp Để nâng cao hiệu quả sử dụng đồng vốncần phải tăng tốc độ luân chuyển dòng vốn lưu động và việc đó không tách rời việc dựtrữ và sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm và hợp lý Từ những phân tích trên cho thấyvật liệu có vị trí đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, là yếu tố chủyếu trong chi phí sản xuất và giá thành, là bộ phận của vốn lưu động Chính vì vậy cácnhà sản xuất rất quan tâm đến vấn đề quản lý và sử dụng nguyên vật liệu

2 Vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

Khác với quản lý bao cấp cơ chế thị trường đã tạo nên sự chủ động thực sự củacác doanh nghiệp Doanh nghiệp chủ động trong việc xây dựng các phương án tiêu thụsản phẩm, doanh nghiệp phải tự trang trải bù đắp chi phí, chịu rủi ro chịu trách nhiệm vềkết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng là công tác đắc lực giúplãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh Kế toán vậtliệu có chính xác đầy đủ, công tác phân tích vật liệu có đúng đắn thì lãnh đạo mới nắmchính xác được tình hình thu mua dự trữ, sản xuất vật liệu và tình hình thực hiện kếhoạch vật liệu để từ đó đề ra những biện pháp quản lý thích hợp

Đối với nền kinh tế sản xuất hàng hoá chi phí vật liệu là chi phí chủ yếu cấu thànhnên giá thành sản phẩm Do vậy việc tổ chức công tác kịp thời có chính xác khoa học haykhông sẽ quyết định tới tính chính xác kịp thời của giá thành sản phẩm sản xuất cũng nhưkết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ

3 Yêu cầu quản lý nguyên liệu

Trong điều kiện nền kinh tế nước ta chưa phát triển, nguồn cung cấp nguyên vậtliệu chưa ổn định, do đó yêu cầu công tác quản lý nguyên vật liệu phải toàn diện ở tất cảcác khâu, từ khâu thu mua bảo quản đến khâu sử dụng

- ở khâu thu mua: mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng và tỉ

lệ hao hụt khác nhau do đó thu mua phải làm sao cho đủ số lượng, đúng chủng loại,phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chi cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt quan tâm đếnchi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí

- ở khâu dự trữ: Đối với doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối thiểu, tối

đa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh bình thường, không bị ngừng trệ giánđoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng do dự trữ quá nhiều

- ở khâu dự trữ: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng

và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh Cần sử dụng vật liệu hợp lý tiết kiệm trên

cơ sở định mức và dự đoán chi Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phísản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp

Do công tác quản lý vật liệu có tầm quan trọng như vậy nên việc tăng cường quản

lý vật liệu là rất cần thiết Phải luôn cải tiến công tác quản lý vật liệu cho phù hợp vớithực tế sản xuất coi đây là yêu cầu cần thiết đưa công tác quản lý vật liệu vào nề nếpkhoa học

4 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán làđiều kiện không thể thiếu được trong quản lý Kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sảnxuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầuquản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp

- Tổ chức tốt chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháphàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tìnhhình hiện có và số lượng tăng giảm vật liệu trong sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệukịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

- Tham gia việc đánh giá phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tìnhhình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quátrình sản xuất kinh doanh

Trên đây là những yêu cầu về kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Để cụthể hoá các yêu cầu đó cần phải đi sâu thực hiện nội dung công tác tổ chức kế toánnguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

II Nội dung công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

1 Phân loại vật liệu

- Tại sao phải phân loại vật liệu

Trong doanh nghiệp vật liệu thường gồm nhiều loại, nhóm, thứ khác nhau vớicông dụng kinh tế, tính năng lý hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau Để phục vụ yêucầu tổ chức kế toán quản trị vật liệu, cần phải tiến hành, phân loại vật liệu một cách chitiết rõ ràng

Việc phân loại này giúp cho doanh nghiệp tổ chức kế toán chi tiết dễ dàng hơntrong việc quản lý hạch toán kế toán vật liệu Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp nhậnbiết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sảnxuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng cóhiệu quả các loại vật liệu

Ngoài cách phân loại trên ta còn có những cách phân loại sau:

- Phân loại theo nguồn hình thành

- Phân loại theo nguồn sở hữu

- Phân loại theo nguồn tài trợ

- Phân loại theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách phẩm chất

Trong kế toán quản trị, để tạo điều kiện cho cung cấp kịp thời về chi phí, vật liệuthường được chia ra NVL trực tiếp, NVL gián tiếp Trên cơ sở hai loại vật liệu này đểhình thành hai loại chi phí: chi phí NVL trực tiếp, chi phí NVL gián tiếp Việc phân loạinày cho phép nhà quản trị đưa ra quyết định một cách nhanh nhất.

Tóm lại vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loại với quycách phẩm chất ứng dụng kinh tế mục đích sử dụng, nguồn hình thành khác nhau Đểquản lý và đảm bảo có dư vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh nhất thiết phải nhậnbiết được từng thứ, từng loại vật liệu Do đó phân loại vật liệu là bước đầu tiên, rất cầnthiết của công tác hạch toán vật liệu

2 Đánh giá vật liệu

Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theonhững nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất

- Nguyên tắc đánh giá vật liệu

Giống như các đối tượng kế toán khác, kế toán nguyên vật liệu cũng chịu sự chiphối của các nguyên tắc kế toán như: Nguyên tắc giá FOB, nguyên tắc thận trọng,nguyên tắc nhất quán

Theo quy định hiện hành đánh giá nguyên vật liệu khi nhập kho phản ánh theo giávốn thực tế và khi xuất kho cũng phải tính toán xác định giá thực tế xuất kho theo đúngphương pháp quy định Tuy nhiên để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép tính toánhàng ngày, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyênvật liệu

2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế

2.1.1 Phương pháp xác định giá vốn thực tế nhập kho

Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khácnhau mà giá thực tế của chúng trong từng loại được xác định như sau:

- Đối với vật liệu mua ngoài: trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho bằng trị giághi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu) cộng chi phí mua thực tế (baogồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuêbãi, tiền phạt, tiền bồi thường) trừ đi các khoản chiết khấu giảm giá (nếu có)

thì giá trên hoá đơn là tổng giá thanh toán Thuế nhập kho được tính vào trị giá vốn thực

tế nhập kho

- Đối với vật liệu tự gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị thực

tế của vật liệu sản xuất gia công cộng với các chi phí gia công chế biến

Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho là giávốn thực tế vật liệu xuất thuê gia công chế biến với tiền thuê gia công chế biến phải trả

và chi phí vận chuyển bốc dỡ trước và sau thuế

- Trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì trị giá vốn thực tếcủa vật liệu nhận góp vốn liên doanh là do hội đồng liên doanh đánh giá

- Phế liệu thu hồi nếu có được đánh giá theo quy ước có thể bán hoặc sử dụngđược

2.1.2 Phương pháp xác định trị giá vốn thực tế vật liệu xuất kho

Căn cứ theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC về việc ban hành và công bố 04chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 1)

Trong đó có chuẩn mực số 02 - Hàng tồn kho Nguyên liệu, vật liệu để sử dụngtrong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ là những hàng tồn kho Vì thếkhi xác định giá thực tế vật liệu xuất kho thì áp dụng một trong bốn phương pháp đượcghi nhận trong chuẩn mực sau đây:

2.1.2.1 Phương pháp tính theo giá đích danh

Phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng ổn địnhnhận diện được

Theo phương pháp này căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho của lôhàng xuất kho để tính trị giá mua thực tế hàng xuất kho

2.1.2.2 Phương pháp bình quân gia quyền

Theo phương pháp này, giá trị nguyên của nguyên vật liệu được tính theo giátrung bình quân của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và giá trị nguyên vật liệu được mua hoặcsản xuất trong kỳ Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc khi nhập một lô hàng

về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp

= x

=

2.1.2.3 Phương pháp nhập trước xuất trước

Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là nguyên vật liệu được mua trướchoặc sản xuất trước thì được xuất trước và nguyên vật liệu còn lại là nguyên vật liệuđược mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ Theo phương pháp này thì giá trị hàng

xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ, giá trị của hàng tồnkho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ của tồnkho.

2.1.2.4 Phương pháp nhập sau - xuất trước

Phương pháp này được áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sauhoặc sản xuất trước thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn khođược mua hoặc sản xuất trước đó Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho đượctính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tínhtheo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho

Theo chuẩn mực mới ban hành thì cách xác định giá thực tế vật liệu xuất kho làbốn phương pháp trên Trong đó từng cách đánh giá và phương pháp đánh giá thực tếxuất kho đối với vật liệu có nội dung, ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhấtđịnh Do vậy theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp đối với kế toán doanh nghiệp phải căn

cứ vào đặc điểm áp dụng sản xuất kinh doanh, khả năng, trình độ nghiệp vụ của cán bộ

kế toán, yêu cầu quản lý cũng như điều kiện trang bị các phương tiện kỹ thuật, tính toán

xử lý thông tin mà nghiên cứu tổ chức sao cho hợp lý không cần nhất thiết nhất theo nhấtquán

3 Kế toán chi tiết vật liệu.

3.1 Sự cần thiết phải kế toán chi tiết vật liệu.

Hạch toán chi tiết vật liệu là một bộ phận quan trọng trong tổ chức công tác kếtoán vật liệu Vật liệu gồm nhiều thứ, nhiều loại có quy cách phẩm chất khác nhau, đồngthời số lượng từng thứ vật liệu xuất dùng trong tháng cho các đơn vị sử dụng cũng khácnhau Do vậy muốn đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất, tính toán chính xác chi phí, giámđốc tình hình cung cấp sử dụng vật liệu một cách có hiệu quả thì tất yếu phải tổ chứchạch toán chi tiết vật liệu

3.2 Chứng từ sử dụng.

Theo chế độ kế toán quy định, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm

- Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT)

- Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT)

- Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá (mẫu 08- VT)

- Hoá đơn GT- GT

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, cácdoanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn thêm như :

Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04- VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu05- VT)… Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời đầy đủ,đúng biểu mẫu, nội dung, phương pháp lập Mọi chứng từ kế toán phải được tổ chức luânchuyển theo trình tự thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phảnánh ghi chép tổng hợp số liệu kịp thời các bộ phận có liên quan

3.3 Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu

Để kế toán chi tiết vật liệu hiện nay ở nước ta các doanh nghiệp đang áp dụng mộttrong 3 phương pháp sau:

- Phương pháp thẻ song song

- Phương pháp số đối chiếu luân chuyển

- Phương pháp sổ số dư

Mỗi phương pháp có những ưu nhược điểm khác nhau tuỳ theo từng đặc điểmdoanh nghiệp mà áp dụng phương pháp nào cho phù hợp

Trình tự hạch toán ở cả 3 phương pháp này có thể khái quát như sau:

- Hạch toán chi tiết vật liệu tại kho Thủ kho đề sử dụng thẻ kho để ghi chép tìnhhình nhập - xuất - tồn tại theo chỉ tiêu số lượng Thẻ kho là sổ vật liệu được mở chi tiếtcho từng loại vật liệu, theo từng kho để thủ kho theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn hàngngày Thẻ kho do phòng kế toán tập hợp và ghi các chi tiết như, nhãn hiệu, tên quy cách,đơn vị tính, mã số vật liệu Sau đó giao cho thủ kho ghi chép Hàng ngày căn cứ vào các

số liệu nhập xuất vật liệu, thủ kho tiến hành ghi chép số liệu thực nhập, thực xuất vào thẻkho Sau mỗi một nghiệp vụ (hoặc cuối ngày) tính ra số tồn kho để ghi vào thẻ kho Định

kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất vật liệu (đã được phân loại cho phòng kế toán)

- Hạch toán chi tiết vật liệu tại phòng kế toán

Về cơ bản thì kế toán ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu theo chỉ tiêu giátrị Riêng đối với phương pháp thẻ kho song song và phương pháp sổ đối chiếu luânchuyển thì ngoài việc theo dõi về mặt giá trị, kế toán còn theo dõi về mặt khối lượng, sổđối chiếu luân chuyển hay sổ số dư để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu Việchạch toán cả ba phương pháp này được khái quát 3 sơ đồ sau:

Chứng từ xuất

Bảng kê xuấtBảng kê xuất

Sơ đồ 3

Kế toán vật liệu theo phương pháp sổ số dư

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Nếu kế toán chi tiết phản ánh cả số lượng và giá trị thì kế toán tổng hợp chỉ phảnánh về mặt giá trị của vật liệu Tuy nhiên kế toán tổng hợp có vị trí hết sức quan trọng vìngoài mặt phản ánh biến động về mặt giá trị về vật liệu còn cho thấy mối liên hệ tươngquan giữa các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính, là cơ sở để phân tích đánh giá tình hình tàichính, hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp

Kế toán tổng hợp các phần hành kế toán trong doanh nghiệp chỉ khác nhau cácphương pháp hạch toán hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm: NVL,CCDC, sản phẩm dở dang, thành phẩm Trong đó vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn Hiệnnay theo quy định của chế độ tài chính hiện hành có hai phương pháp để hạch toán hàngtồn kho Phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ Mỗidoanh nghiệp chỉ được sử dụng một trong hai phương pháp này Sự lựa chọn một tronghai phương pháp trên phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư vàyêu cầu quản lý để có sự vận dụng phù hợp và phải được thực hiện thống nhất trong niên

nhậpChứng từ nhập

Bảng kê nhập

Phương pháp kế khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản ánh thườngxuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất, tồn kho vật tư hàng hoá trên sổ kế toán.Việc tính toán xác định trị giá vốn của hàng xuất kho được dựa trên các chứng từ xuấtkho.

Sau mỗi nghiệp vụ tăng, giảm hàng tồn kho kế toán xác định được giá hàng tồnkho giao ngay

4.1.2 Chứng từ kế toán sử dụng

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

- Biên bản kiểm kê

- Hoá đơn bán hàng

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư

4.1.3 Tài khoản kế toán sử dụng

- Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu

Nội dung: Phản ánh trị giá hàng mua đang đi trên đường và tình hình hàng muađang đi đường về nhập kho hoặc giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho kháchhàng

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản 133, 331, 111, 112, 627…

4.1.4 Trình tự kế toán vật liệu tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp khôngcăn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ,nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức sau:

= + -

Sơ đồ 4: Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu

theo phương pháp kê khai thường xuyên

4.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng

- TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

VAT khấu trừ

Thuế nhập khẩu phải nộp Xuất bán, gửi bán

Nkho VL tự chế, thuê ngoài gia công

Xuất tự chế, thuê ngoài gia công

Nhận lại vốn góp Liên doanh Xuất vốn góp liên doanh

Nhận vốn góp Liên doanh CP

cấp phát

Phát hiện thừa kiểm kê chờ xử lý

Chênh lệch do đánh giá lại số dư

CK

Chênh lệch giảm do đánh giá

TSPhát hiện thiếu kiểm kê chờ

xử lý

4.2.3 Trình tự kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Sơ đồ 5: Trình tự kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

4.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp

Sổ kế toán áp dụng cho kế toán tổng hợp Tuỳ theo hình thức kế toán mà doanhnghiệp áp dụng hình thức nào cũng phải cần sổ tổng hợp và sổ chi tiết chung ở sổ cái kếtoán tổng hợp Mỗi tài khoản kế toán tổng hợp được mở một sổ cái và dĩ nhiên mỗi tàikhoản đều phản ánh một chỉ tiêu về nguyên vật liệu Nó sẽ cung cấp các chỉ tiêu thông

Kết chuyển giá trị vật liệu

tin để lập báo cáo tài chính Sổ kế toán phục vụ kế toán chi tiết thì tuỳ theo yêu cầu quản

lý của doanh nghiệp mà mở các sổ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ kế toán để kế toán nguyên vật liệu theo từng hình thức kế toán cóthể khái quát theo sơ đồ sau: (Xem sơ đồ 6+7+8)

Tuỳ vào đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lýsản xuất kinh doanh Phân cấp quản lý, quy mô của doanh nghiệp, trình độ quản lý màdoanh nghiệp lựa chọn hình thức kế toán cùng hệ thống sổ kế toán tương ứng thích hợp

4.3.1 Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ

Sơ đồ 6

Chứng từ gốc: PNKPXK, hoá đơn, biênbản kiểm kê

Chứng từ ghisổ

Sổ kế toán

khác

Sổ chi tiếtvật tư

Thẻ kho

Sổ đăng kýchứng từ

Bảng tổng hợp

sổ chi tiết

Sổ cái kếtoán TK152

Báo cáo tài chính,báo cáo tổng hợpN-X-T vật tư

4.3.2 Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung

Sơ đồ 7

Chứng từ gốc

Sổ chi tiết vật tư

Nhật ký mua

hàng

Nhật ký chung

4.3.4 Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ

Sơ đồ 8

Chứng từ gốc

Sổ kế toán khác có

vật tư

Bảng kê số 3

Nhật ký chứng

từ số 5

Bảng phân bổ vật liệu

Bảng tổng hợp sổ chi tiết vật tư

Bảng kê chi phí sản

xuất Nhật ký chứng

từ liên quan

Sổ cái tài khoản 152

Báo cáo tài chính, báo cáo tổng

hợp N-X-T vật tư

Phần II Thực trạng về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp may Minh Hà.

I- Đặc điểm tình hình tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh ở xí nghiệp may Minh Hà.

1- Lịch sử hình thành và quá trình phát triển ở xí nghiệp may Minh Hà:

Trưởng thành và phát triển từ một tổ hợp may Vĩnh Oanh Ngày 4/5/1996 theoQuyết định số 668/QĐ- UB Xí nghiệp may Minh Hà chính thức được thành lập và đi vàohoạt động

Tên giao dịch quốc tế:Vĩnh Oanh Gamen TLTĐ

Trụ sở xí nghiệp: Vĩnh Tự - Yên Tự - ý yên - Nam Định

Văn phòng tại Hà Nội: Số 221- Đường Giáp Bát - Hà Nội

Đến nay Xí nghiệp đã có quá trình phát triển trên 7 năm Ngay từ ngày có quyếtđịnh thành lập từ một tổ hợp dệt may chuyển thành Xí nghiệp may Minh Hà được sự ủng

hộ của UBND tỉnh - HDND, UBND huyện chủ trương ủng hộ phát triển xây dựng một xínghiệp may có quy mô lớn ở một tỉnh có truyền thống dệt may từ lâu đời nhằm giảiquyết công ăn việc làm cho một bộ phận lao động nhàn rỗi của ngành dệt may tỉnh nhàđang gặp khó khăn đặc biệt là lao động nữ Là một xí nghiệp may độc lập để phát triển vàtồn tại được trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt đặc biệt là Hiệp địnhthương mại Việt - Mỹ được ký kết trong nước và quốc tế của ngành dệt may luôn biếnđộng và khó khăn trong giải quyết bài toán tiêu thụ sản phẩm, nhất là thị trường xuấtkhẩu chúng ta luôn bị phía Mỹ gây khó khăn về mọi mặt

Để khẳng định được mình trong nền kinh tế thị trường trong sản xuất kinh doanh

xí nghiệp luôn lấy thương hiệu chất lượng sản phẩm là trọng tâm Đặc biệt quan tâm đếnkhâu sắp xếp tổ chức lao động sao cho phù hợp với yêu cầu sản xuất Đầu tư mua sắmmay sắm máy móc mới, hiện đại đa dạng hoá sản phẩm ngay từ ban đầu, nâng cao taynghề cho công nhân

Nhờ có những chủ trương đầu tư và chuẩn bị tốt ngay từ những ngày đầu mà xínghiệp may Minh Hà đang từng bước khẳng định được mình trong nghành dệt may

Là một xí nghiệp hoạt động độc lập trong nghành dệt may trải qua hơn 7 năm hìnhthành và phát triển xí nghiệp may Minh Hà đã có những thành tích đáng kể Hiện nay xínghiệp có một đội ngũ đông đảo CBCNC làm nghề, sản phẩm của xí nghiệp đã có mặt tạimột số thị trường quan trọng trên thế giới như: Mỹ, Ba Lan, Nhật Bản Những thành tựu

đáng kể đạt được tuy còn khiêm tốn nhưng nó đã đánh dấu một cơ sở vững chắc cho sựphát triển lâu dài của xí nghiệp may Minh Hà

Dưới đây là kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong 02 năm (2001 2003)

34.715,5

17.05717.658,5

3.715,5

573.658,5

11,99

0,3426,13Các khoản nộp ngân

Việc tăng doanh thu và lợi nhuận trước thuế làm các khoản nộp ngân sách và thuthập bình quân của người lao động trong xí nghiệp tăng lên, góp phần phát triển đấtnước, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên

Tổng số vốn kinh doanh năm 2001 của xí nghiệp tăng lên so với năm 2003 là11,99% trong đó:

Vốn cố định tăng: 57.000.000 tương ứng với 0,34%

Vốn lưu động tăng: 3.658.500.000 tương ứng với 26,13%

Vốn lưu động tăng phản ánh sự phát triển có lợi lớn cho xí nghiệp có vốn để đầu

tư cho sản xuất kinh doanh, tranh thủ được cơ hội trên thị trường nhất là không bị độngtrong sản xuất kinh doanh Nói chung tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanhcủa xí nghiệp trong hai năm 2001 - 2003 cho thấy xí nghiệp đang làm ăn có lãi đây làbước tạo đà cho xí nghiệp tiếp tục phát triển đạt kết quả cao hơn

2- Phương hướng phát triển của xí nghiệp trong những năm tới.

Cùng với sự phát triển đi lên của xã hội, xí nghiệp may Minh Hà không ngừnghoàn thiện mình để có thể đáp ứng trong nền kinh tế thị trường Với mục tiêu cải thiệnđời sống cho CBCNV, góp phần thúc đẩy nền kinh tế xã hội Ban lãnh đạo xí nghiệp đã

đề ra phương hướng phát triển trong những năm tới như sau:

- Đẩy mạnh sản xuất, hàng năm tăng sản lượng phải tăng từ 7% đến 12% so vớinăm trước Chất lượng hàng hoá cũng phải được nâng cao, nhất là cải tiến mẫu mã sảnphẩm, cố gắng chiếm lĩnh thị trường nội địa, nâng cao xuất khẩu, tranh thủ vốn, côngnghệ trình độ quản lý của nước ngoài, đảm bảo việc làm ổn định cho CBCNV của xínghiệp

- Tìm những nguồn vốn có lợi nhất, thực hiện các mục tiêu đã đề ra, chú trọngphát huy tốt các thiết bị đã đầu tư làm cơ sở vững chắc để sản xuất

- Tiếp tục đổi mới và củng cố tổ chức theo hướng gọn nhẹ mà công tác quản lý lạiđạt hiệu quả cao, phù hợp với tính năng động của cơ chế thị trường Tăng cường bồidưỡng kiến thức cho cán bộ, chú trọng tài năng và phẩm chất của người cán bộ, khẩutrương xây dựng đội ngũ cán bộ có năng lực để thực hiện nhiệm vụ của xí nghiệp tronggiai đoạn mới

Những phương hướng phát triển nêu trên thể hiện đầy đủ ý chí quyết tâm đem lại

sự hưng thịnh cho xí nghiệp của ban lãnh đạo xí nghiệp may Minh Hà Tuy trước mắtcòn rất nhiều khó khăn song với sự điều hành và quản lý tài năng của các nhà quản lý của

xí nghiệp may Minh Hà sẽ gặt hái được nhiều thành công

3- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ của xí nghiệp may Minh Hà.

Ba Lan

Bộ phận sản xuất chính gồm các phân xưởng:

+ Phân xưởng sợi bao gồm: Phân xưởng sợi A

Phân xưởng sợi B Phân xưởng sợi II+ Phân xưởng sợi dệt

+ Phân xưởng sợi nhuộm

- Bộ phận sản xuất phụ gồm các phân xưởng:

+ Phân xưởng may

+ Phân xưởng cơ điện

+ Phòng dịch vụ

Các phân xưởng này hoạt động độc lập và riêng biệt, sản phẩm làm ra đượcchuyển sang giai đoạn sản xuất trực tiếp hoặc có thể bán ra ngoài

Sơ đồ 9

Sơ đồ tổ chức hoạt động sản xuất của xí nghiệp may Minh Hà.

3.2- Đặc điểm về quy trình công nghệ của xí nghiệp may Minh Hà.

Công nghệ sản xuất của xí nghiệp may Minh Hà là công nghệ liên hợp khép kín đi

từ nguyên liệu đầu vào và bông sơ đến sản phẩm qua công nghệ kéo sợi dệt vải nhuộm - hoàn tất và may

-Mỗi công đoạn công nghệ sản xuất sản phẩm được thực hiện ở các phân xưởngthành viên khác nhau Sản phẩm của từng giai đoạn sản xuất như vải mặc, vải thành

Xí nghiệp may Minh Hà

Bộ phậnsản xuất chính

Bộ phậnsản xuất phụ

Phân

xưởng

sợi

Phân xưởng dệt

Phân xưởng nhuộm

Phân xưởng may

Phân xưởng

cơ điện

Ban dịch vụ

phẩm đều có giá trị sử dụng độc lập, có thể bán ra ngoài hoặc sử dụng trong nội bộ Xínghiệp, ở Xí nghiệp có 4 giai đoạn công nghệ sản xuất sản phẩm đó là:

* Công nghệ kéo sợi: Nguyên liệu đầu vào là bông sơ tự nhiên và sợi PE, các loạibông này chủ yếu nhập từ nước ngoài Công nghệ kéo sợi bao gồm các bước: Bông -Cung - Chải - Ghép - Sợi thô - Sợi con - Xe - Đánh ống Sợi

* Công nghệ dệt: Làm nhiệm vụ chủ yếu dệt sợi thành vải mộc Công nghệ dệtđược thể hiện qua các bước: Đánh ống - Mắc sợi - Hồ sợi dọc - Xâu gio - Dệt vải - Dệtmộc Các quá trình sản xuất trong dây chuyền công nghệ dệt chủ yếu là quá trình cơ học

và khô trừ công đoạn hồ sợi dọc có dùng nước và hoá chất

* Công nghệ nhuộm có 02 bước chính:

- Tiền xử lý vải mộc thành vải trắng qua các công đoạn rũ hồ, nấu tẩy Nhuộm inhoa và tăng giá thẩm mỹ cho vải bề mầu sắc, tăng chất lượng sử dụng như phòng co,chống nhàu Công nghệ nhuộm hoàn tất gồm các bước: vải mộc, đốt lòng, rũ hồ, nấu tẩy

- giặt - tẩy trắng - kiềng bóng - nhuộm màu - in hoa - hoàn tất - vải thành phẩm

- Công nghệ may: Mục đích đi từ vải thành phẩm các loại của Xí nghiệp như cácloại quần Kaki cao cấp, áo cao cấp các loại, áo Jocket Công nghệ may gồm: vải cắt maygồm: vải cắt may là- hoàn tất - đóng gói - sản phẩm may

Sơ đồ 10: Sơ đồ về quy trình công nghệ

Dây truyền dệt kim

Mở

Dây truyền kéo sợi

Dây truyền dệt thoi

4 Đặc điểm tổ chức Bộ máy quản lý của Xí nghiệp may Minh Hà

Đứng trước nền kinh tế thị trường, để tồn tại và phát triển Xí nghiệp luôn quantâm đến cải tiến bộ máy quản lý từ xí nghiệp tới các phân xưởng, với các tổ đội, cácphòng ban giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng và các phòng nghiệpvụ

* Ban giám đốc Xí nghiệp gồm 04 người: 01 giám đốc và 03 phó giám đốc

+ Giám đốc Xí nghiệp là người có quyền hành cao nhất trong Xí nghiệp, là ngườichịu trách nhiệm cao nhất trước Nhà nước về hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp

+ Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc, điều hành các công việc dựa trên quyếtđịnh của Giám đốc

* Các phòng ban chức năng của Xí nghiệp gồm:

+ Phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm thiết kế những sảnphẩm mới

+ Trung tâm KCS: kiểm tra chất lượng sản phẩm, phát hiện những sai sót về mặt

kỹ thuật

+ Phòng kế toán tài chính: giúp lãnh đạo Xí nghiệp trong công tác hạch toán chiphí sản xuất kinh doanh, xây dựng các kế hoạch tài chính, nhu cầu vốn, tình hình hiện có

và sự biến động của các loại tài sản trong Xí nghiệp

+ Phòng kế hoạch tiêu thụ: có chức năng xây dựng kế hoạch tháng, quý năm, căn

cứ vào nhu cầu và các thông tin trên thị trường để xây dựng kế hoạch giá thành, kế hoạchsản lượng nhằm thu lợi nhuận cao nhất, đảm bảo cung ứng vật tư kịp thời với giá cả thấpnhất

+ Phòng xuất nhập khẩu: giúp Ban lãnh đạo trong việc tìm kiếm thị trường để tiêuthụ sản phẩm, xây dựng các phương án đầu tư

CắtMay

Sản phẩm nhập

+ Phòng Tổ chức hành chính: có nhiệm vụ quản lý nguồn nhân lực trong xínghiệp.

+ Phòng bảo vệ quân sự: đảm bảo an ninh trật tự, phòng ngừa hoả hoạn cháy nổtrong toàn xí nghiệp

+ Các phân xưởng chính là nơi trực tiếp sản xuất ra các sản phẩm đứng đầu mỗiphân xưởng là quản đốc Các quản đốc này chịu sự chỉ đạo của cấp trên, chịu trách nhiệmquản lý, bảo toàn, trong sản xuất gồm các tài sản và các nguồn nhân lực khác do Xínghiệp giao

+ Phân xưởng sợi: Chuyên sản xuất sợi để cung cấp cho dệt vải mộc

+ Phân xưởng nhuộm: có nhiệm vụ nhận sợi từ phân xưởng sợi và tiến hành sảnxuất vải mộc để cung cấp cho khâu sau:

+ Phân xưởng nhuộm: có nhiệm vụ nhận vải từ phân xưởng dệt và tổ chức nhuộm

Ngoài ra còn các ca sản xuất, các tổ sản xuất chịu sự quản lý của tổ trưởng

Việc cải tiến nâng cấp bộ máy quản lý đã đem lại hiệu quả to lớn cho Xí nghiệp.Mỗi phòng ban phân xưởng đều có trách nhiệm chức trách riêng phục vụ tốt yêu cầu sảnxuất kinh doanh của Xí nghiệp Giữa các bộ phận phân xưởng thành viên có mối quan hệchặt chẽ với nhau đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành nhịp nhànghiệu quả

PhòngBảo vệPhòng kỹ thuật

Trung tâm KCS

5 Đặc điểm tổ chức công tác kế hoạch của Xí nghiệp may Minh Hà

5.1 Cơ cấu tổ chức Bộ máy ké toán tại Xí nghiệp may Minh Hà

Xuất phát từ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và việc sắp xếp các phân xưởng trựcthuộc, Xí nghiệp may Minh Hà đã áp dụng hình thức kế toán tập trung Điều này cónghĩa là toàn bộ công tác kế toán đều thực hiện ở phòng kế toán tài chính từ khâu thunhận xử lý thông tin trên hệ thống BCTC tổng hợp ở Xí nghiệp may Minh Hà ngoài cácnhân viên ở phòng kế toán tài chính của Xí nghiệp, dưới các phân xưởng còn bố trí cácnhân viên hạch toán kinh tế nhằm giúp cho phòng một số việc nhất định (lập bảng tínhlương, tập hợp các phiếu lĩnh, phiếu xuất…) Phòng kế toán tài chính có 13 người đảmnhiệm các phần hành kế toán khác nhau, bao gồm 01 kế toán trưởng, 01 phó phòng kếtoán kiêm kế toán tổng hợp, 01 kế toán nghiệp vụ và một thủ quỹ

- Kế toán trưởng (Trưởng phòng kế toán tài chính): là người điều hành giám sátmọi hoạt động của Bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm nghiệp vụ chuyên môn KTTC Kếtoán trưởng thay mặt kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của Nhà nước vềlĩnh vực KTTC của Xí nghiệp

- Phó phòng Kế toán kiêm kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng phụtrách các hoạt động của phòng, đồng thời có trách nhiệm tổng hợp toàn bộ các chứng từ,bảng kê, nhật ký chứng từ do các kế toán viên cung cấp vào cuối tháng, cuối quý, cuốinăm Sau đó kế toán tổng hợp sẽ vào sổ cái tổng hợp cho từng tài khoản, rồi lập báo cáotheo quy định chung của Bộ tài chính và báo cáo nội bộ theo yêu cầu của cấp trên

- Kế toán ngân hàng: phụ trách toàn bộ việc thu chi giao dịch thanh toán vớikhách hàng

- Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: căn cứ vào phiếu xuất vật tư,bảng thanh toán lương, hợp đồng sản xuất, phiếu xuất kho thành phẩm… Kế toán tiến

hành tổng hợp chi phí và kiểm tra các số liệu do các nhân viên hạch toán kinh tế ở cácphân xưởng gửi lên Xác định chính xác thành phẩm dở dang cuối kỳ Thực hiện tính giáthành sản phẩm theo đúng đối tượng và phương pháp tính giá thành.

- Kế toán tài sản cố định: ghi chép phản ánh tổng hợp về số lượng, hiện trạng giátrị tài sản cố định của Xí nghiệp, phản ánh kịp thời giá trị hao mòn trong quá trình sửdụng từ đó lập kế hoạch sửa chữa và sử dụng hợp lý tài sản cố định

- Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, tình hình nhập, xuất, tồn để tiến hành hạchtoán ghi sổ

- Kế toán thành phẩm và tiêu thụ sản phẩm: theo dõi quá trình nhập xuất khothành phẩm, xác định chính xác kết quả hoạt động tiêu thụ của toàn Xí nghiệp

Kế toán tiền lương: theo dõi việc tính toán, BHXH, BHYT, KPCĐ và các khoảnphụ cấp khác cho CBCNV của Xí nghiệp

- Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán: giám sát việc thu mua, chi qua các chứng

từ gốc, theo dõi và sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả, đồng thời theo dõi tình hình

thanh toán với khách hàng (các khoản phải trả, phải thu phát sinh…) thanh toán tạm ứng

- Thủ quỹ: làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu, chi căn cứ vàochứng từ gốc hợp lệ

- Các nhân viên kế toán ở các phân xưởng: có nhiệm vụ theo dõi từ khâu NVLđến khi sản xuất ra thành phẩm nhập kho Tổ chức tập hợp số liệu, chứng từ gửi vềphòng kế toán của xí nghiệp

Kế toán TSCĐ

và CCDCL

Đ nhỏ

Kế toán NVL

Kế toán

NL phụ tùng bao bì

Kế toán tiền lương

và BHXH

Kế toán CFSX vàGTSP

Kế toán tiêu thụ

Kế toán tập trung

5.2 Tổ chức sổ kế toán ở Xí nghiệp may Minh Hà

Xuất phát từ điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh kết hợp vớiviệc tìm hiểu nghiên cứu những ưu, nhược điểm của các hình thức tổ chức sổ kế toán, bộmáy kế toán đã lựa chọn hình thức sổ kế toán theo kiểu Nhật ký chứng từ Theo hìnhthức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên các sổ chi tiết, các bảngphân bổ, bảng kê nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái và lập báo cáo

Hiện tại Xí nghiệp đang sử dụng 10 nhật ký chứng từ, 10 bảng kê, 4 bảng phân

bổ, 6 sổ chi tiết, 1 sổ cái, điều này hoàn toàn phù hợp với quy định chung về sổ sáchtrong hình thức nhật ký chứng từ

Hệ thống tài khoản mà Xí nghiệp đang áp dụng là hệ thống tài khoản trong chế độ

kế toán mới

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/ năm đến 31/12/năm

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép là VNĐ

- Phương pháp ghi chép tài sản cố định

- Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: theo nguyên giá và giá trị còn lại của tài sản

cố định

- Phương pháp khấu hao: khấu hao theo thời gian sử dụng

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên

Sơ đồ 13

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ ở Xí nghiệp

may Minh Hà

Ghi hàng ngàyGhi cuối kỳĐối chiếu, kiểm tra

II Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà

1 Đặc điểm vật liệu và công tác quản lý tại Xí nghiệp may Minh Hà

Xí nghiệp may Minh Hà là doanh nghiệp có quy mô lớn, sản phẩm đầu ra nhiều

về số lượng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng Do vậy nguyên vật liệu của xí nghiệpcũng hết sức đa dạng mỗi loại tương đối lớn, có nhiều đặc điểm và đơn vị tính khác nhau

Nguyên vật liệu chính của Xí nghiệp dùng để sản xuất là Bông, ngoài ra có thể làbán thành phẩm mua ngoài như sợi… Bông có đặc điểm dễ bị hút ẩm bên ngoài khôngkhí nên thường được đóng thành kiện Trọng lượng của bông thường được thay đổi theođiều kiện khí hậu, điều kiện bảo quản… do đặc điểm nên Xí nghiệp cần tính toán chínhxác độ hút ẩm của bông khi nhập và xuất để làm cơ sở đúng đắn cho việc thanh toán vàphân bổ chi phí vật liệu để tính giá thành Mặt khác đeer bảo quản tốt bông, Xí nghiệpcần phải đề ra những yêu cầu cân thiết đối với trang thiết bị tại kho, bông phải đặt ởnhững nơi khô ráo thoáng mát

Hệ thống kho dự trữ của Xí nghiệp chia làm 6 loại gồm 12 kho:

- Kho chứa NVL chính: Kho bông

- Kho chứa vật liệu phụ gồm:

+ Kho cơ điện sợi

+ Kho cơ điện dệt

- Kho chứa nhiên liệu: Kho xăng dầu

- Kho chứa CCDC bao gồm:

+ Kho công cụ

+ Kho cơ điện

- Kho chứa phế liệu: Kho phế liệu

Các kho dự trữ của Xí nghiệp được sắp xếp hợp lý, gồm các phân xưởng sản xuất

do đó thuận tiện nhằm đáp ứng kịp thời vật tư cho yêu cầu sản xuất mà chi phí nhỏ nhất

từ kho đến nơi sản xuất Các kho đều được trang bị các thiết bị cần thiết cho việc bảoquản, do đó mà chất lượng vật tư luôn được đảm bảo tốt

Tại đơn vị sản xuất lớn như Xí nghiệp may Minh Hà với đặc điểm vật liệu, CCDC

đa dạng phức tạp thì khối lượng công tác hạch toán vật liệu là rất lớn, do vậy việc hạchtoán vật liệu, công cụ dụng cụ do 3 người đảm nhiệm Một người phụ trách kế toán vậtliệu chính, công cụ dụng cụ Một nười phụ trách vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, nhiênliệu, phế liệu Người còn lại kiêm lập báo cáo tổng hợp có liên quan

Việc hạch toán tổng hợp và chi tiết vật liệu chủ yếu thực hiện trên máy vi tính Kếtoán này có nhiệm vụ thu nhập, kiểm tra các chứng từ như: phiếu xuất kho, phiếu nhậpkho… Sau đó định khoản đối chiếu với số liệu sổ sách của thủ kho như thẻ kho… rồinhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động tính các chỉ tiêu còn lại như: tính giá V1 xuất…cuối kỳ máy tính in ra số liệu bảng biểu cần thiết như: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn khovật liệu và các báo cáo khác theo yêu cầu phục vụ cho công tác hạch toán vật liệu

2 Đánh giá vật liệu

Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất địnhtrên cơ sở đảm bảo những yêu cầu thực tiễn ở Xí nghiệp may Minh Hà vật liệu đượcđánh giá theo giá trị thực tế

2.1 Giá thực tế vật liệu nhập kho

Vật liệu của Xí nghiệp may Minh Hà do phòng xuất nhập khẩu đảm nhiệm

- Đối với vạt liệu mua ngoài:

= +

- Đối với vật liệu nhập kho do Xí nghiệp tự sản xuất thì được tính như sau:

= +

- Đối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập kho là:

Giá thực tế vật liệu thu hồi = Giá ước tính có thể sử dụng được

2.2 Giá thực tế vật liệu xuất kho

Xí nghiệp may Minh Hà là một đơn vị sản xuất kinh doanh với đặc điểm là sảnphẩm được sản xuất ra hàng loạt, nhu cầu về NVL phục vụ sản xuất rất lớn cả về sốlượng, chủng loại giá trị nguyên vật liệu và quá trình nhập xuất xảy ra thường xuyên

Để phản ánh kịp thời phân bổ chính xác giá trị của nguyên vật liệu xuất dùng phùhợp với điều kiện thực tại của Xí nghiệp là rất quan trọng Xí nghiệp đã tính giá vật liệuxuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền:

=

Cuối tháng kế toán đơn giá bình quân theo phương pháp bình quân cả kỳ của vậtliệu xuất dùng theo công thức

Trị giá VL = Đơn giá bình quân x Số lượng vật liệu xuất kho trong kỳ

3 Kế toán chi tiết vật liệu

Nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vật liệu nóiriêng đòi hỏi kế toán phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn của các vật liệutrong Xí nghiệp theo chỉ tiêu số lượng, giá trị yêu cầu này sẽ được đáp ứng nhờ việc tổchức kế toán chi tiết vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc ghi chép, phản ánhkết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuấttồn của từng loại vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị của Xí nghiệp mayMinh Hà Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu được sử dụng là phương pháp "Sổ giữmọi nghiệp vụ kinh tế tài chính nói chung và các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất vậtliệu nói riêng khi phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình sản xuất kinh doanhcủa Xí nghiệp đều phải lập chứng từ Chứng từ chính là cơ sở pháp lý cho mọi số liệu ghichép trên các tài khoản kế toán và báo cáo kế toán

3.1 Trình tự luân chuyển chứng từ

Trình tự luân chuyển chứng từ được Xí nghiệp quy định như sau:

3.1.1 Đối với vật liệu nhập

Vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà được nhập kho chủ yếu từ các nguồn: muangoài, từ đơn vị đặt hàng, thuê gia công chế biến, vật liệu không dùng hết nhập kho, vậtliệu thừa qua kiểm kê, phế liệu ta thu hồi.

- Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài, từ các đơn vị đặt hàng hay thuê giacông chế biến

Theo chế độ quy định thì tất cả các loại vật tư khi về đến Xí nghiệp đều phải tuânthủ làm thủ tục kiểm nghiệm sau đó mới nhập kho Nhưng thực tế ở Xí nghiệp may Minh

Hà thì chỉ có NVL chính như bông mới tiến hành kiểm nghiệm trước khi nhập kho Tuynhiên, đối với các loại vật liệu phụ khi nhập kho phát hiện có sự khác biệt lớn về chủngloại, số lượng, giá trị… giữa hoá đơn và thực nhập thì phải lập biên bản kiểm nghiệm thì

bộ phận mua hàng (phòng xuất nhập khẩu) căn cứ vào hoá đơn của bên bán lập phiếunhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên Một liên được lưu tại phòng xuất nhậpkhẩu, một liên giao cho người chịu trách nhiệm đi mua hàng làm căn cứ thanh toán vớingười bán Một liên giao cho thủ kho, sau khi kiểm tra tính đúng đắn chính xác của phiếunhập kho và biên bản kiểm nghiệm kèm theo nếu có thì thủ kho vào thẻ kho (chi ghi chỉtiêu số lượng) sau đó chuyển cho phòng kế toán cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán

Kiểm nghiệm (nếu có)

Phiếu nhập kho

Nhập kho

Biểu số 1

Hoá đơn bán hàng Liên 2 giao cho khách hàng Mã số

GTKT 3LL

Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp dệt may Châu Giang Hà Nam Số 051883

Địa chỉ: Thị xã Hà nam Số tài khoản

Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 23.250.15

Tổng cộng tiền thanh toán: 25.751.165

Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi lăm triệu năm trăm bảy mươi năm ngàn một trăm sáu

mươi lăm đồng.

Người mua hàng

(đã ký)

Thủ kho(đã ký)

Kế toán trưởng(đã ký)

Thủ trưởng đơn vị(đã ký)

Như đã nêu ở trên, khi nhận được hoá đơn bán hàng của Xí nghiệp dệt may xuấtkhẩu Lạc Trung về lô bông gầm ý, phòng Khoa học công nghệ (KCS) đã tiến hành kiểmnghiệm và kết quả kiểm nghiệm được ghi vào biên bản kiểm nghiệm như sau:

Biểu số 3:

Biên bản kiểm nghiệm vật tưNgày 10 tháng 11 năm 2003Căn cứ quy định số 15 ngày 19/9/1998 về kiểm nghiệm vật tư của Giám đốc Xí

nghiệp

STT Tên vật tư MS

Phươngthức kiểmnghiệm

ĐVT theo chứng từSố lượng

Kết quả kiểm nghiệm

Số lượngđúng yêucầu

Số lượngkhôngđúng yêucầu

ý kiến của ban kiểm nghiệm

Đại diện kỹ thuật

(Ký, họ tên)

Thủ kho(Ký, họ tên)

Trưởng ban kiểm nghiệm(ký, họ tên)

Trên cơ sở hoá đơn đỏ, biên bản kiểm nghiệm và các chứng từ liên quan khác(nếu có) bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho

Biểu số 4

Phiếu nhập kho

Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Mẫu số: 01 - VT

QĐ số: 1141-TC/CĐKTNgày 1/1/2003 của BTC

Theo hoá đơn số:…… Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Nợ

Của Xí nghiệp dệt may xuất khẩu Lạc Trung Có

Nhập tại kho: Bông

Thựcnhập

(Ký và đóng dấu)

- Đối với phế liệu nhập kho do tiết kiệm được trong sản xuất hoặc phế liệu thuhồi

Trong trường hợp này ở phân xưởng sản xuất sau khi sản xuất ra sản phẩm màkhông sử dụng hết nguyên vật liệu (do tiết kiệm) hoặc trong quá trình sản xuất thu đượcphế liệu thì đem lên kho Thủ kho sẽ làm một số thủ tục như kiểm tra, cân sau đó phòngXuất nhập khẩu tiến hành lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên Mộtliên để lại trên phòng Xuất nhập khẩu để làm chứng từ lưu, một liên giao cho phân xưởngsản xuất, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ vào thẻ kho (chỉtiêu số lượng) sau đó gửilên phòng kế toán vật liệu theo dõi.

3.1.2 Đối với vật liệu xuất kho.

Vật liệu xuất kho của Xí nghiệp chủ yếu xuất cho các phân xưởng sản xuất đểsản xuất ra sản phẩm cung ứng trên thị trường ngoài ra Xí nghiệp còn xuất vật liệu rangoài để thu gia công chế biến hoặc xuất để nhượng bán cho các đơn vị sản xuất khác.Với mỗi một mục đích xuất kho Xí nghiệp sử dụng một loại Phiếu xuất kho khác nhau

Căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất, xét thấy nhu cầu xin lĩnh vật tư Phânxưởng lập Phiếu xuất kho với sự cho phép của người phụ trách vật liệu Sau đó Phiếuxuất kho được chuyển lên cho bộ phận cung tiêu duyệt Sau đó người nhận sẽ cùng thủkho xuống kho nhận hàng Thủ kho sẽ ghi số lượng thực xuất vào Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ hoặc nhiều thứ vật liệu cùng loại,cùng một kho Phiếu xuất kho lập làm 3 liên, một liên lưu lại trên cuốn sổ của phânxưởng hai liên còn lại thủ kho giữ để ghi thẻ kho và chuenr cho phòng kế toán

Biểu số 5

Phiếu xuất kho Ngày 15 tháng 11 năm 2003 Số 5111 - Mẫu số: 02-VT

QĐ số: 114 - TC/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC

Họ và tên người nhận hàng: Chị Liên - bộ phận quản lý Số 3/11

Yêucầu Thực xuất

4.293.000

Viết bằng chữ: Bốn triệu hai trăm chín mưoi ba nghìn đồng.

- Đối với trường hợp chi Xí nghiệp đưa vật liệu đến các đơn vị nhận gia công chếbiến thì dùng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyểnnội bộ do phòng xuất nhập khẩu lập thành 2 liên (đối với di chuyển nội bộ giữa các khotrong Xí nghiệp, thành ba liên đối với việc chuyển đến các đơn vị nhận gia công chếbiến)

Khi xuất kho và người vận chuyển ký vào phiếu trong trường hợp lập thành 2 liênthì một liên giao cho người thủ kho nhập để vào thẻ kho sau đó gửi lên cho phòng xuấtkhẩu, một liên giao cho thủ kho xuất để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển đến cho phòng kếtoán để ghi sổ kế toán Trường hợp lập thành 3 liên thì một liên giao cho người vậnchuyển làm chứng từ đi đường và thanh toán nội bộ, hai liên còn lại tương tự như trườnghợp trên