II. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà
4. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc không thể thiếu được trong công tác kế toán vật liệu.
4.1. Tài khoản sử dụng.
Xí nghiệp may Minh Hà loà đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô lớn. Do vậy vật liệu có vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm và tài sản dự trữ.
Xí nghiệp bao gồm các phân xưởng sản xuất lớn, các nghiệp vụ nhập, xuất vật tư nhiều, chính vì vậy muốn theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư cho từng phân xưởng và tình hình tồn kho vật tư tại mọi thời điểm, Xí nghiệp đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp vật liệu.
Phục vụ cho công việc hạch toán tổng hợp vật liệu xí nghiệp có sử dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 152: nguyên vật liệu được chi tiết thành các tiểu tài khoản sau: + 152.1: Nguyên vật liệu chính.
+ 152.2: Nguyên vật liệu phụ + 152.3: Nhiên liệu
+ 152.4: Phụ tùng thay thế + 152.5: Phế liệu.
- Tài khoản 154, 621, 6272 được chi tiết như sau: + TK 154.1, 621.1, 6272.1 - Phân xưởng sợi A. + TK 154.2, 621.2, 621.1 - Phân xưởng sợi B. + TK 154.3, 621.3, 627.3 - Phân xưởng sợi ý. + TK 154.4, 621.4, 627.4 Phân xưởng sợi dệt. + TK 154.5, 621.5, 6272.5 - Phân xưởng sợi nhuộm. + TK 154.6, 621.6, 6272.6 - Phân xưởng sợi cơ điện. + TK 154.8, 621.8, 6272.8 - Phân xưởng sợi may.
Ngoài ra còn có các tài khoản khác như: 133; 3331; 331; 641;642…
4.2. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu.
Vật liệu của xí nghiệp hầu hết được nhập kho từ nguồn mua bên ngoài do bên đặt hàng giao (may giao công cho nước ngoài, trong nước, hoặc gia công se sợi cho đơn vị khác…), vật liệu xuất dùng không hết nhập lại nhưng thực tế trường hợp này ít xảy ra. Các nghiệp vụ làm tăng vật liệu được hạch toán như sau:
4.2.1. Trường hợp vật liệu do bên đặt hàng giao.
Giá trị nguyên vật liệu của bên đặt gia công không thuộc quyền sở hữu của mình, nó không thuộc giá trị của mình cho nên khi nhận vật liệu của bên đặt hàng giao kế toán không theo dõi chỉ tiêu giá mà chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng. Do đó nó không phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp.
4.2.2. Trường hợp vật liệu mua ngoài.
Với trường hợp này thì kế toán phải phản ánh đúng đắn đầy đủ chính xác các chỉ tiêu liên quan đến nghiệp vụ phát sinh như: giá hoá đơn, thuế GTGT, chi phí mua hàng và mọi yêu cầu khác của nhà cung cấp như hình thức thanh toán, thời hạn…
Trong thực tế điều kiện về vốn cũng như yêu cầu thị trường nên rất ít trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về, do vậy xí nghiệp không sử dụng tài khoản 151 - Hàng đang đi đường.
* Trường hợp mua vật liệu chưa trả tiền cho người bán.
Nội dung khái quát: vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của xí nghiệp tiến hành mua ngoài về nhập kho. Xí nghiệp đi và sản xuất ổn định, quan hệ với bạn hàng là truyền thống nên thường ký hợp đồng thanh toán trả chậm.
Khi mua vật liệu chưa thanh toán với nơi cung cấp thì để theo dõi tình hình thanh toán nợ, kế toán sử dụng tài khoản 331, sổ chi tiết tài khoản 331 và nhật ký chứng từ số 5.
= + - Chứng từ sử dụng bao gồm: Hoá đơn bán hàng. Hoá đơn GTGT. Phiếu nhập kho. Chứng từ thanh toán. Biên bản kiểm nghiệm.
- Tài khoản liên quan: tài khoản 152; 331; 133… - Quy trình ghi sổ:
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người cung cấp, phiếu nhập kho cũng như hợp đồng thanh toán sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ kế toán khi vào sổ chi tiết tài khoản 331 theo định khoản:
Nợ TK 152. Nợ TK 133
Có TK 331.
+ Nội dung sổ: Sổ chi tiết tài khoản 331 là một loại sổ kế toán chi tiết được mở để theo dõi tình hình thanh toán chi tiết từng công nợ với từng đối tượng mà xí nghiệp có quna hệ mua bán gồm cả số phát sinh có và phát sinh nợ. Sổ chi tiết tài khoản 331 được đóng thành từng quyển trong 1 tháng. Tất cả các đơn vị bán đều được theo dõi trên một sổ, mỗi người được ghi trên một phần trang và mỗi hoá đơn ghi một dòng và được ghi theo thứ tự thời gian phát sinh.
+ Phương pháp lập: Cột dư đầu tháng: căn cứ vào sổ chi tiết cuối tháng trước chuyển sang tương ứng. Số dư nợ thể hiện số tiền mà xí nghiệp ứng trước, số dư có thể hiện số tiền mà xí nghiệp còn phải thanh toán.
Phần ghi có tài khoản 331 - Nợ các tài khoản khác: căn cứ vào hoá đơn mua hàng đã về nhập kho và phiếu nhập tương ứng để ghi vào tài khoản vật liệu phù hợp.
Phần ghi nợ tài khoản 331 - Có các tài khoản khác: căn cứ vào chứng từ như giấy báo chi, giấy báo Nợ thể hiện số thanh toán với khách hàng nào thì ghi vào cột tài khoản 111; 112 cùng dòng với lần mua nào đó của các khách hàng đó.
Cột dư cuối tháng: căn cứ vào từng hoá đơn của từng khách hàng để tính ra số dư theo dòng:
Sóo dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Có TK 331 - Cột Nợ TK331.
Ví dụ: Theo hoá đơn 07 ngày 10/11/2003 của xí nghiệp dệt may Châu Giang Hà Nam. Chưa thanh toán tiền. Tổng số tiền ghi trên hoá đơn của xí nghiệp = 23.150 đồng, thuế GTGT 10% = 2.325.015 đồng.
Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 23.250.150 Nợ TK 3331: 2.352.015
Có TK 331: 25.575.265.
Theo hoá đơn số 10 ngày 8/11/2003 xí nghiệp tiếp tục mua với tổng số tiền ghi trên háo đơn = 82.636.000 đồng. Thuế GTGT 10% = 8.263.6000 đồng. Tổng số tiền thanh toán = 90.899.600 đồng.
Nợ TK 152: 82.636.000 Nợ TK 1331: 8.263.600
Có TK 331: 90.899.600
Cuối tháng kế toán ghi sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng đối tượng. Toàn bộ số liệu ở dòng tổng cộng của người bán trên sổ sẽ được ghi sang nhật ký chứng từ số 5.
(Xem biểu 12)
Nhật ký chứng từ sóo 5 được sử dụng để theo dõi tổng hợp quan hệ thanh toán với người bán của xí nghiệp. Nhật ký chứng từ số 5 được mở theo tháng cho tất cả các đơn vị bán. Mỗi đơn vị có mối quan hệ thanh toán với xí nghiệp được theo dõi trên 1 dòng của nhật ký chứng từ số 5.
- Căn cứ ghi: Sổ chi tiết tài khoản 331. Nhật ký chứng từ số 5 tháng trước.
- Kết cấu: nhật ký chứng từ số 5 cũng có hai phần chính tương tự như sổ chi tiết thanh toán với người bán.
- Phương pháp ghi:
+ Cột diễn giải: Ghi tên đơn vị người bán, mỗi dòng một đơn vị bán có quan hệ thanh toán với xí nghiệp.
+ Cột số dư đầu tháng: Ghi số dư có của tháng trước của tài khoản 331 chi tiết cho từng người bán.
+ Phần ghi có tài khoản 331, Nợ tài khoản 152; 1331: Căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản 331 đã được tổng hợp số tiền hàng nhập kho trong tháng của từng khách hàng bán để ghi vào một dòng trên nhật ký chứng từ số 5.
+ Phần ghi nợ TK 331, có TK 111, 112… Căn cứ vào sổ chi tiết TK 331 đã được tổng hợp số tiền đã trả cho người bán theo những đơn vị bán hàng để ghi vào một dòng trên NKCT số 5.
Dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư có đầu tháng, tổng số phát sinh có TK 331, tổng số phát sinh nợ TK 331 để tính ra số dư có cuối tháng.
Ví dụ: Trong tháng 11/2003 xí nghiệp có quan hệ thanh toán với xí nghiệp thương mại HP như sau:
Số dư có TK 331 cuối tháng 10 là 31955144 đồng.
Trong tháng xí nghiệp đã có quan hệ thanh toán mua một số phụ tùng thay thế với xí nghiệp thương mại HP, tổng cộng số tiền là 15884000 đồng, trong đó giá ghi trên hoá đơn là 14440000 đồng, tổng thuế GTGT được khấu trừ là 1444000 đồng.
Xí nghiệp đã dùng tiền gửi ngân hàng để thanh toán cho Xí nghiệp thương mại HP là 11500000 đồng.
Cuối tháng Xí nghiệp còn nợ Xí nghiệp thương mại HPsố tiền là: 31955144 +15884000 - 11500000 = 36339144 đồng.
Số liệu trên nhật ký chứng từ số 5 phải trùng khớp với số liệu các sổ chi tiết TK 331 của từng người bán và được dùng để ghi bảng kê số 3 và sổ cái TK 152 theo từng TK liên quan.
(Xem biểu 13)
* Trường hợp mua vật liệu bằng tiền mặt:
Ngoài trường hợp Xí nghiệp mua nguyên vật liệu theo hình thức trả chậm, có một số trường hợp Xí nghiệp mua vật liệu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.
Hàng ngày kế toán vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu chi tiền mặt ghi vào NKCT số 1 theo định khoản.
Nợ TK 152
Nợ TK 133 (nếu có thuế GTGT được khấu trừ) Có TK 111.
Ngày 116/11/2003 Xí nghiệp thanh toán khoản mua dầu bằng tiền mặt: 5060000 đồng.
Nợ TK 152.3: 4.600.000 đồng. Nợ TK 133: 460.000 đồng
Có TK 111: 5.060.000 đồng.
- Nội dung: NKCT số 1 dùng để phản ánh số phát sinh có TK 111 "tiền mặt" đối ứng nợ các TK liên quan.
- Kết cấu và phương pháp ghi sổ:
Nhật ký chứng từ số 1 gồm có các cột thứ tự, ngày của chứng từ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên có của TK 111 tiền mặt đối ứng nợ với các TK có liên quan và cột cộng TK 111.
Cơ sở để ghi NKCT số 1 (phần I có TK 111) là báo cáo các qũy kèm theo các chứng từ gốc (phiếu ghi hoá đơn), mỗi báo cáo qũy được ghi vào một dòng trên NKCT số 1, xác định tổng số phát sinh bên có TK 111 đối ứng Nợ các TK liên quan và lấy số tổng cộng của nhật ký chứng từ số 1 để ghi vào bảng kê số 3 và sổ cái TK 152.
(Xem biểu 14)
* Trường hợp mua vật liệu bằng tiền gửi ngân hàng:
Khi nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng, hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi sổ nhật ký chứng từ số 2 theo định khoản.
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Có TK 112
Ví dụ: Trích NKCT số 2 tháng 11/2003.
Ngày 10/11/2003 Xí nghiệp thanh toán khoản mua sợi (nguyên vật liệu chính) bằng tiền gửi Ngân hàng: 22.491.700 đồng.
Nợ TK 152 (1): 20.700 đồng
Có TK 112: 22.491.000 đồng.
- Nội dung: NKCT số 2 dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 112 "Tiền gửi Ngân hàng" đối ứng nợ với các TK liên quan.
- Kết cấu và phương pháp ghi sổ:
Nhật ký chứng từ số 2 gồm có các cột số thứ tự, số liệu, ngày tháng của chứng từ ghi sổ, diễn giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên có của tài khoản 112 đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan và cột cộng có tài khoản 112.
Cơ sở ghi: Căn cứ vào giấy báo nợ của Ngân hàng theo các chứng từ gốc có liên quan.
Cuối tháng khoá sổ nhật ký chứng từ số 2, xác định tổng số phát sinh bên có TK 112 đối ứng nợ của các tài khoản có liên quan và lấy số tổng cộng của nhật ký chứng từ số 2 để ghi vào bảng kê số 3 và sổ cái TK 152.
(Xem biểu số 15)
* Trường hợp vật liệu của Xí nghiệp xuất dùng phục sản xuất. Đối với trường hợp này Xí nghiệp sử dụng nhật ký chứng từ số 7.
Nội dung: Dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và dùng để phản ánh số phát sinh bên có các TK liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh bao gồm: TK 152, 153, 154, 621, 627… và một số TK đã phản ánh ở các nhật ký chứng từ khác nhưng có liên quan chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong kỳ và dùng để ghi nợ các TK 154, 621, 622, 627…
(Xem biểu số 16)
- Số liệu tổng cộng của phần I nhận ký chứng từ số 7 được sử dụng để ghi vào bảng kê 3, sổ cái TK 152, sổ cái TK 621…
- Tóm lại toàn bộ giá trị nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ được phản ánh ở rất nhiều sổ kế toán như NKCT số 1, NKCT số 2, NKCT số 5, NKCT số 7. Thực tế doanh nghiệp sử dụng hệ thống giá hạch toán để theo dõi tình hình hoạt động hàng ngày nên việc tính giá thực tế nguyên vật liệu vật liệu trong tháng được thực hiện trên bảng số 3.
- Căn cứ để lập bảng kê 3 chủ yếu là các nhật ký chứng từ số 1,2, 5, 7… - Phương pháp lập:
+ Số dư đầu tháng: Căn cứ vào số tồn trên bảng kê 3 cuối tháng trước chuyển sang. + Số phát sinh tăng: Căn cứ vào dòng cột của từng cột trên các nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 7 để ghi vào cột tương ứng các tài khoản cụ thể. Căn cứ vào dòng cột của các TK 152 (TK 1521, 1522…) Trên nhật ký chứng từ sóo 1 để ghi vào cột giá thực tế của các tài khoản tương ứng.
Tương tự căn cứ vào nhật ký chứng từ số 5…
(Xem biểu số 17)
4.3. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu. 4.3.1. Đối tượng kế toán tập hợp chi phí.
Trong điều kiện thực hiện sản xuất hàng hoá theo nguyên tắc hạch toán kinh doanh, giá trị vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm được xác định là một trong những yếu tố chính cấu thành nên chi phí sản xuất và tính vào giá thành sản phẩm. Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu trong doanh nghiệp phải phản ánh kịp thời, phân bổ chính xác giá thực tế vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng cũng như đối tượng tập hợp chi phí.
- Bảng kê xuất.
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu. - Bảng kê số 3.
- Nhật ký chứng từ số 7.
Tài khoản sử dụng: Vì Xí nghiệp chỉ có nhiệm vụ sản xuất sản phẩm nên vật liệu của Xí nghiệp chủ yếu xuất dùng cho việc sản xuất sản phẩm.
Để tiến hành tổng hợp xuất vật liệu, kế toán dùng tài khoản 621 (chi phí NL, VL trực tiếp). Chi phí NVL trực tiếp thường chiếm tỷ lệ lớn trong giá thành sản phẩm. Chính vì vậy hiện nay ở Xí nghiệp đối tượng tập hơp chi phí sản xuất là theo từng công đoạn sản xuất (Công nghệ kéo sợi - Công nghệ dệt - Công nghệ nhuộm - Công nghệ may).
Khi xuất kho nguyên vật liệu theo nhu cầu của đối tượng sử dụng trên cơ sở các chứng từ xuất kho vật liệu như: phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho… kế toán tiến hành phân loại từng nhóm vật liệu và đóoi tượng sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí, sau đó kế toán lập bảng kê xuất kho vật liệu mở cho từng đối tượng sử dụng.
Biểu số 18
Bảng kê xuất kho vật liệu dùng cho 6211
Tháng 11/2003
(Phân xưởng sợi A)
Chứng từ Diễn giải 1521 1522 152 3 1524 …. Cộng Số Ngày 21670 1/11 Xuất NVL cho SX 30.210.146 967.463 … … ……. ……. …… 26978 10/11 Xuất NVL cho SX 15.789.463 621.478 … … ……. ……. ……. 29076 20/11 Xuất NVL cho SX 78.493.786 1.478.963 … … ……. ……. …….. Cộng 3.493.231.1 76 25.597.160
Trên cơ sở bảng tổng hợp xuất vật tư của từng kho kế toán tập hợp lại và cuối tháng đưa ra bảng phân bổ vật liệu
* Bảng phân bổ vật liệu (bảng phân bổ số 2).
- Nội dung: dùng để phản ánh giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và theo giá hạch toán và phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng (ghi có TK 152, Nợ các tài khoản có liên quan).
Biểu số 19
Bảng phân bổ nguyên vật liệu
Tháng 11/2003
TK Có TK Nợ
152.1 152.2 152.3 152.4 152.5
Thành tiền Thành tiền Thành tiền Thành tiền 621 8.789.515.277 1.074.228.975 435.217.040 621.1 3.493.231.176 25.597.160 621.2 2.524.362.193 139.001.338