Một số vấn đề về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà

Một số vấn đề về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà

Lời nói đầu

Nớc ta hiện nay đang trong quá trình cải cách kinh tế, chuyển từ nền kinh tế tập trung quan liêu sang nền kinh tế thị trờng Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế đó, các đơn vị kinh tế nói chung và các đơn vị sản xuất nói riêng cần phải xoá bỏ chế độ bao cấp, tiến hành hạch toán kinh doanh, thực hiện phân cấp quản lý, đảm bảo tự chủ về tài chính, tự chủ trong hoạt động kinh doanh của đơn vị mình.

Hạch toán kinh tế là một phạm trù kinh tế khách quan, gắn liền với

hệ thống hoá tiền tệ xã hội chủ nghĩa, mỗi đơn vị kinh tế trong hoạt động kinh doanh có kế hoạch tính toán hiệu quả, quản lý cao nhất và là một yếu

tố khách quan.

Để thực hiện điều đó, các đơn vị sản xuất kinh doanh phải thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, kế toán

là một công cụ đắc lực để điều hành quản lý các hoạt động tính toán kinh

tế và kiểm tra việc sự dụng tái sản xuất trong kinh doanh.

Nếu hạch toán nói chung là công cụ quản lý kinh tế thì kế toán vật liệu là công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản lý vật liệu Kế toán vật liệu nếu đợc phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ có tác dụng rất lớn

đến chất lợng công tác quản lý vật liệu của doanh nghiệp Không thể nói quản lý vật liệu tốt nếu công tác kế toán vật liệu cha tố Vì vậy, vấn đề quan trọng để tăng cờng và cải tiến công tác quản lý vật liệu cần phải tiến hành và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu.

Từ nhận thức đó, trong thời gian thực tập rất ngắn tại Công ty Bánh

kẹo Hải Hà, em xin đợc nêu "Một số vấn đề về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Bánh kẹo Hải Hà" làm đề tài cho chuyên đề

thực tập chuyên ngành kế toán của mình.

Phần thứ nhấtmột số vấn đề lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

-I - Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất:

1 - Vị trí của vật liệu đối với quá trình sản xuất:

* Khái niệm vật liệu:

Vật liệu là đối tợng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quátrình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Trong quátrình tham gia vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêuhao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trongkỳ

* Vị trí của vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh:

Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại đối tợng lao độngthờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sảnphẩm Do vậy, tăng cờng công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu đảmbảo việc sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vật liệu, góp phần làm hạ thấp chi phísản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng

Nhng không phải tất cả đối tợng lao động đều là vật liệu Chỉ những

đối tợng lao động nào đã thay đổi do chịu tác động của con ngời (lao động

có ích) mơí trở thành vật liệu

Ví dụ: Đá vôi khi cha khai tác còn là những mỏm núi, không thể coi

là vật liệu, nó chỉ trở thành vật liệu khi đợc khai thác để cung cấp chongành công nghiệp, sản xuất

2 - Đặc điểm vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất:

Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là một bộ phận của hàng tồnkho thuộc tài sản lu động và chiếm tỷ trọng khá lớn, mặt khác nó còn là cơ

sở vật chất và điều kiện để hình thành nên sản phẩm - là yếu tố không thể

thiếu đợc khi tiến hành sản xuất sản phẩm, tình hình thực hiện kế hoạch sảnxuất chịu ảnh hởng rất lớn của việc cung cấp vật liệu Không có vật liệu thìkhông có một quá trình sản xuất nào có thể thực hiện đợc, nhng khi đợccung cấp vật liệu đầy đủ thì chất lợng vật liệu, phơng pháp sử dụng vật liệu

sẽ quyết định một phần lớn chất lợng sản phẩm của doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí vật liệu chiểm tỷ trọng rất lớntrong tổng chi phí tạo ra sản phẩm Do vậy, việc hạ thấp giá thành sản phẩmchủ yếu phụ thuộc vào việc tập trung quản lý, sử dụng vật liệu nhằm làmgiảm chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất cho mỗi

đơn vị sản phẩm, là một trong những yếu tố quyết định sự thành công trongquản lý sản xuất kinh doanh với một chừng mực nhất định Giảm mức tiêuhao vật liệu còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm xã hội Mặt khác, vật liệu

là một bộ phận quan trọng trong tài sản lu động, cần thiết phải sử dụng hợp

lý, tiết kiệm vật liệu

Có thể nói vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp sản xuất Việc quản lý vật liệu phảI bao gồmcác mặt: số lợng cung cấp, chất lợng, chủng loại và giá trị Để quản lý mộtcách có hiệu quả vật liệu nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ và đồng bộ nhữngloại vật liệu cần thiết cho sản xuất thì không thể không tổ chức tốt công táchạch toán kế toán vật liệu

3 - Yêu cầu quản lý vật liệu:

- Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinhdoanh, đòi hỏi phải quản lý vật liệu ở mọi khâu từ khâu mua, bảo quảntới khâu dự trữ

- Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thờng xuyên biến động, các doanhnghiệp phải thờng xuyên tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời choquá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm phục vụ cho nhu cầu quản lý kháccủa doanh nghiệp

- Bên cạnh đó, một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu là tránh hhỏng, mất mát, h hao

- Trong sử dụng vật liệu, cần thiết phải tiết kiệm hợp lý dựa trên các cơ sởxác định và dự toán chi phí, điều này ảnh hởng đến việc hạ thấp chi phísản xuất và giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh

nghiệp Vì vậy, phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh việc xuất dùng

và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh

- ở khâu dự trữ, yêu cầu đối với doanh nghiệp là phải xác định đợc địnhmức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinhdoanh đợc bình thờng không bị ngng trệ, gián đoạn do việc cung cấpkhông kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều

* Để tổ chức và hạch toán vật liệu có hiệu quả, cần thiết phải có một số

điều kiện dới đây:

- Thiết lập đợc kế hoạch cung ứng vật liệu theo nhu cầu vật liệu của khuvực sản xuất kinh doanh (phân xởng hoặc xí nghiệp)

- Xây dựng đợc định mức dự trữ vật liệu trong kho và tổ chức tốt kho hàng

để tạo thuận lợi cho việc quản lý và ghi sổ kho, sổ kế toán

- Xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng vật liệu, đặc biệt là vật liệu chếtạo, vật liệu chủ yếu, theo yêu cầu tiết kiệm tiêu dụng và yêu cầu nângcao chất lợng hàng hoá, sản phẩm và dịch vụ tiêu dùng

- Xác định rõ trách nhiệm vật chất của cá nhân, tổ chức có liên quan tới sự

an toàn của vật liệu mua, dự trữ và tiêu dùng: Xây dựng quy chế xử lý rõràng, nghiêm ngặt cho từng trờng hợp ứ đọng, thừa, thiếu, hao hụt, giảmgiá vật liệu

II - Phân loại vật liệu và đánh giá vật liệu:

1 - Phân loại vật liệu:

Trong doanh nghiệp, vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ có vaitrò, công dụng, tính chất lý-hoá khác nhau và biến động thờng xuyên, liêntục hàng ngày trong quá trình sản xuất

Để phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu, phải tiến hànhphân loại vật liệu Trên thực tế, vật liệu thờng đợc phân loại theo những tiêuthức khác nhau, nh theo công dụng, theo nguồn hình thành, theo nguồn sởhữu

a Nguyên vật liệu chính:

Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ cấuthành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm mới nh: thép trong côngnghiệp cơ khí, bông trong công nghiệp kéo sợi, ngói, xi măng trong xâydựng cơ bản Nguyên liệu là sản phẩm cha qua chế biến công nghiệp nhsản phẩm công nghiệp khai thác (quặng, gỗ ), sản phẩm nông nghiệp(bông, chè ) dùng để chế tạo sản phẩm trong nền công nghiệp chế biến.Còn vật liệu là những sản phẩm đã qua một hay một số quá trình công nghệchế tạo nh cao su, hoá chất trong xí nghiệp sản xuất hàng cao su, vải trongcác xí nghiệp may.

b Vật liệu phụ:

Là những thứ vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh

có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dạng bềngoài của sản phẩm, góp phần tăng thêm chất lợng sản phẩm hoặc đảm bảocho quá trình sản xuất kinh doanh hoạt động, phục vụ cho nhu cầu côngnghệ, kỹ thuật và quản lý nh dầu mỡ bôi trơn máy móc trong sản xuấtcông nghiệp, hơng liệu trong sản xuất bánh kẹo

c Nhiên liệu:

Là những thứ vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong quá trìnhsản xuất kinh doanh Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn (than củi), thể lỏng(xăng dầu) hoặc ở thể khí (hơi đốt, khí đốt)

d Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản:

Là những thứ vật liệu và thiết bị mà đơn vị sử dụng cho đầu t xâydựng cơ bản, bao gồm cả những thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kếtcấu (bằng kim loại, bằng gỗ hoặc bằng bê tông) dùng để lắp đặt vào cáccông trình cơ bản

sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế.

2.1 Giá thực tế nhập kho của vật liệu:

Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu đợc nhập từ nguồn nhập vàgiá thực tế của chúng trong từng trờng hợp đợc xác định cụ thể nh sau:

 Giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho:

+ Đối với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế:

Thuếnhập khẩu(nếu có) +

Chi phíthu muathực tế -

Giảm giá,hàng mua

bị trả lại(nếu có)+ Đối với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp thuế GTGT trực tiếp:

Thuếnhập khẩu(nếu có) +

Chi phíthu muathực tế -

Giảm giá,hàng mua

bị trả lại(nếu có)

 Giá thực tế của vật liệu tự gia công chế biến:

Giá thực tế vật liệu

nhập từ nguồn tự chế

= Giá vật liệu xuất chế biến

+ Chi phíchế biến

- Với vật liệu góp cổ phần liên doanh: Giá thực tế vật liệu là giá trị góp vốn bằng VL do hội đồng quản trị đánh giá.

- Với phế liệu thu hồi từ sản phẩm hỏng: Giá nhập kho phế liệu là giá có thể sử dụng đợc, giá có thể bán đợc hoặc giá có thể ớc tính

2.2 Giá thực tế xuất kho của vật liệu:

Để đảm bảo chính xác chi phí VL trong chi phí của sản phẩm mới,cần phải tổ chức đánh giá VL xuất kho theo phơng pháp thích hợp

Cần có nhiều phơng pháp đánh giá VL xuất kho, dù cho mục đíchcủa việc xuất kho có thể khác nhau, nhng hạch toán lợng xuất phải thốngnhất

Về nguyên tắc, VL nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá đó.Song trên thực tế việc tính giá thực tế đầy đủ của VL mỗi loại tại thời điểmxuất kho rất khó khăn phức tạp, trong nhiều trờng hợp còn không hạch toán

đợc Giá ghi ở hoá đơn mua ngoài, vì vậy có thể tính gần đúng giá thực tế

VL, VL xuất kho theo các cách phổ thông sau:

2.2.1 Phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ:

Giá thực tế

bình quân _

Giá thực tế VLnhập trong tháng

+ Giá thực tế VLtồn đầu thángcủa một đơn

+ Giá VL nhậptrong tháng

- Giá VL xuấttrong thángTrong đó:

Giá trị VL mỗi loại tính

tới ngày cuối tháng

= Số lợng VL mỗiloạI xuất dùng

x Giá thực tế bìnhquân 1 đơn vị

Nh vậy, giá thực tế VL xuất trong tháng sẽ phụ thuộc vào tổng sốnhập trong tháng và tồn đầu tháng, khi đó VL xuất có thể ghi theo một giánào đó tuỳ theo doanh nghiệp và sẽ đợc điều chỉnh vào cuối kỳ

Theo phơng pháp này, nếu giá VL có xu hớng tăng thì giá thực tếbình quân đơn vị sẽ nhỏ hơn giá thực tế VL nhập kho cuối kỳ và làm giá trịtồn kho VL tăng lên Ngợc lại, nếu giá cả VL có xu hớng giảm giá thực tếnhập cuối kỳ và do vậy VL tồn kho cuối kỳ sẽ nhỏ hơn thực tế.

 Ưu điểm: Việc phân bố hợp lý, thích ứng với cơ chế thị trờng.

 Nhợc điểm: Giá đơn vị bình quân đến cuối tháng mới tính đợc do đó

công việc ghi chép bị dồn vào cuối tháng, ảnh hởng đến việc lập báo cáo

+ Giá thực tế VLnhập kho lần (n)Sau lần nhập

kho

_ Số lợng VL tồn kho + Số lợng VL nhập

lần (n)Với phơng pháp này, thì khi xuất kho đã biết đợc giá của VL xuất, dovậy cuối kỳ sẽ bớt đợc khâu điều chỉnh giá và giá trị tồn kho cuối kỳ của

VL cũng sát với giá thực tế trên thị trờng

 Ưu điểm: Việc phân bố hợp lý, thích ứng với cơ chế thị trờng.

 Nhợc điểm: Dùng phơng pháp này thì việc tính toán tơng đối phức tạp.

Nếu doanh nghiệp nhập, xuất VL nhiều lần trong ngày, hoặc trongtháng, giá cả không ổn định, thờng xuyên thay đổi thì rất khó tính toánkịp thời

kho thuộc từng lần nhập trớc, số còn lại (tổng số xuất kho - số lần nhập ớc) đợc tính theo đơn giá của lần nhập sau Nh vậy, giá thực tế của VL tồncuối kỳ chính là giá thực tế của VL nhập kho của các lần mua vào sau cùng.

tr-2.2.4 Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO):

Phơng pháp này đợc thực hiện hoàn toàn ngợc với phơng pháp trên(FIFO):

Giá thực tế của

VL xuất dùng

= Giá thực tế đơn vị của

VL nhập kho theotừng lần nhập kho sau

x Số lợng VL xuất dùngtrong kỳ thuộc số lợngtừng lần nhập kho

Ta cũng xác định đợc đơn giá của từng lần nhập, nhng khi xuất sẽcăn cứ vào số lợng nhập và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối Sau đó mớilần lợt đến các lần nhập trớc để tính giá thực tế xuất kho Nh vậy, giá thực

tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giácủa lần nhập đầu kỳ

2.2.5 Phơng pháp giá thực tế đích danh:

ở một số doanh nghiệp có đơn giá về VL tơng đối ổn định có thể tínhgiá thực tế đích danh từng loại VL với từng lần mua vào với giá trị ghi trênhoá đơn cùng với các chỉ tiêu có liên quan khac

* Ưu điểm: Ghi đợc đánh giá chính xác, kịp thời từng lần mua.

* Điều kiện áp dụng: áp dụng cho các doanh nghiệp khi cần mua những lô

hàng tơng đối đặc biệt, quý hiếm

2.2.6 Phơng pháp ghi sổ theo giá hạch toán:

Theo phơng pháp này, VL xuất kho trong kỳ sẽ đợc ghi theo giá hạchtoán Cuối kỳ, dựa vào hệ số giá của VL để tính giá thực tế của VL xuấttrong kỳ và tồn kho cuối kỳ nh sau:

x Hệ số giá VL

Giá thực tế của VL tồn kho đầu kỳ + nhập trong kỳ

Hệ số giá VL = -

Giá hạch toán của VL tồn kho đầu kỳ + nhập trong kỳ

Hệ số giá này có thể tính cho từng loại hoặc từng nhóm VL tuỳ thuộcvào yêu cầu và trình độ quản lý

Nh vậy, ta thấy rằng việc hạch toán sự biến động của VL hàng ngày

là rất phức tạp Để tiện cho việc theo dõi, ngời ta thờng sử dụng giá hạch toán, giá này có thể là kế hoạch do doanh nghiệp quy định hoặc một thứ giá

ổn định trong kỳ hạch toán Do đó, sự hạch toán biến động của VL trên các phiếu nhập kho, xuất kho và trên cơ sở tính giá thực tế của VL, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá VL từ giá hạch toán thành giá thực tế

3 - Sổ danh điểm vật liệu:

Để phục vụ tốt cho công tác quản lý chặt chẽ vật liệu, cần phải biếtmột cách đầy đủ, cụ thể số hiện có và tình hình biến động của từng loại vậtliệu đợc sử dụng trong SXKD của doanh nghiệp Bởi thế, cần phải phânchia một cách chi tiết hơn theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cáchphẩm chất của VL, việc đó đợc thực hiện dựa trên cơ sở xây dựng và lập sổdanh điểm

Sổ danh điểm VL đợc xây dựng trên cơ sở phân loại VL mang một số

liệu riêng gọi là sổ danh điểm Mỗi sổ danh điểm bao gồm nhiều chữ số

sắp xếp theo một thứ tự nhất định, để chỉ loại, nhóm, thứ, thông thờng cácchữ số dụng để chỉ loạI VL là số hiệu của tài khoản sử dụng để hạch toán

- Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải

đợc thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, thứ vật liệu và phảI đợctiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ

- Theo chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ trởng Bộ Tài Chính, và QĐ 885/98ngày 16/7/1998 của Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán vật liệu baogồm:

+ Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT)

+ Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT)

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT)

+ Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá (mẫu số 08-VT)

+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu số 02-BH)

+ Hoá đơn cớc vận chuyển (mẫu số 03-BH)

- Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy

định của nhà nớc trong các doanh nghiệp, có thể sử dụng thêm cácchứng từ kế toán hớng dẫn nh: phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu số04-VT); biên bản kiểm nghiệm vật t (mẫu số 05-VT); phiếu boá vật tcòn lại cuối kỳ (mẫu số 07-VT)

- Các chứng từ kế toán phải lập kịp thời theo đúng quy định của nhà nớc

và phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do Kế toán ởng quy định, phục vụ tốt cho kế toán tổng hợp và các bộ phận khác liênquan

tr-2 - Sổ kế toán chi tiết vật liệu:

Để hạch toán chi tiết vật liệu, tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toánchi tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng sổ, thẻ kế toán chitiết nh sau:

+ Sổ (thẻ) kho

+ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu

+ Sổ đối chiếu luân chuyển

+ Sổ số d

3 - Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu:

Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép vào thẻ kho vàphòng kế toán hình thành nên những phơng pháp hạch toán chi tiết VL cóthể thực hiện theo những phơng pháp sau:

3.1 Phơng pháp thẻ song song:

a Nguyên tắc hạch toán:

ở kho ghi chép về mặt số lợng, phòng kế toán ghi chép cả về số lợng

và giá trị của từng loại VL

b Trình tự ghi chép tại kho:

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập-xuất VL, thủ kho sẽ ghi vào thẻkho, mỗi chứng từ ghi vào thẻ một dòng Thẻ kho đợc mở cho từng danh

điểm VL, trên thẻ kho phảI ghi rõ nội dung nh: số thẻ, ngày lập thẻ, thẻ vật

t, nhãn hiệu quy cách sổ danh điểm, đơn vị tính, số lợng nhập-xuất Saukhi vào thẻ kho, thủ kho chuyển giao các chứng từ nhập-xuất VL cho kếtoán VL

c Trình tự ghi chép tại phòng kế toán:

Kế toán VL sử dụng thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết VL mở cho từngdanh điểm VL tơng ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi cả vể mặt sốlợng và về giá trị của VL nhập-xuất-tồn kho Hằng ngày hoặc định kỳ khinhận đợc các chứng từ nhập kho của thủ kho chuyển lên, nhân viên kế toán

VL phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán, tính ra số tiền Sau đó

lần lợt ghi có các nghiệp vụ nhập-xuất vào thẻ kho hoặc sổ kế toán chi tiết

VL có liên quan Cuối tháng tiến hành cộng thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết và

đối chiếu với thẻ kho Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chitiế, kế toán cần phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợpnhập-xuất kho về mặt giá trị của từng loại NVL Số liệu của từng bảng này

đối chiếu với số liệu của từng phần kế toán tổng hợp

Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán VL còn mở

sổ đăng ký thẻ kho Khi giao thẻ kho cho chủ kho, kế toán phảI ghi vào sổ

 Phơng pháp này có u điểm là đơn giản, dễ dàng đối chiếu

 Nhợc điểm chủ yếu là ghi chép trùng lắp, khối lợng ghi chép lớn.

Do đó, phơng pháp này thờng đợc sử dụng ở các doanh nghiệp cóchủng loại vật t ít, tình hình nhập-xuất hàng ngày không thờng xuyên, trình

độ nghiệp vụ kế toán và quản lý doanh nghiệp không cao

Khái quát trình tự ghi chép của phơng pháp này nh sau:

Sơ đồ số 01

Thẻ kho

Chứng từ xuấtChứng từ nhập

Ghi hàng ngày

Đối chiếu kiểm tra Ghi vào cuối tháng

3.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

a Trình tự ghi chép tại kho:

Theo phơng pháp này, kho vẫn ghi chép vào thẻ kho từng danh điểm

nh phơng pháp thẻ song song Tức là hàng ngày, căn cứ vào các chứng từnhập-xuất để ghi, sau đó chuyển giao chứng từ lên phòng kế toán

b Trình tự ghi chép tại phòng kế toán:

Định kỳ, sau khi nhận đợc chứng từ từ thủ kho giao, kế toán tiếnhành kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép hoàn chỉnh phân loại chứng

từ để lập bảng kê nhập-xuất cả về số lợng và giá trị VL Cuối tháng ghi vào

sổ đối chiếu luân chuyển Sổ này đợc mở cho cả năm, trong đó chi tiết theotình hình luân chuyển theo từng tháng kể cả về mặt hiện vật và giá trị Mỗidanh điểm đợc ghi vào một dòng, cuối tháng đối chiếu số lợng VL trên sổ

đối chiếu với thẻ kho Đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp

Khái quát trình tự ghi chép của phơng pháp đối chiếu sổ luân chuyển:

Sơ đồ số 02:

Sổ chi tiết vật liệu

Bảng kê tổng hợpnhập-xuất-tồn VL Kế toán tổnghợp

Thẻ kho

Chứng từxuấtChứng từ nhập

Sổ đối chiếuluân chuyển

3.3 Phơng pháp sổ số d:

a Trình tự ghi chép tại kho:

Thủ kho lập thẻ giống các phơng pháp trên Định kỳ, sau khi ghi vàothẻ xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phátsinh theo từng VL quy định Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộpcho kế toán kèm theo các chứng từ nhập-xuất VL

Ngoài ra, cuối tháng, thủ kho còn phảI ghi số lợng vật liệu tồn khocuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số d Sổ số d đợc kế toán mởcho từng kho và dùng cho cả năm Trớc ngày cuối tháng, kế toán giao chothủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho gửi về phòng kế toán để kiểm tra vàtính toán thành tiền

b Trình tự ghi chép tại phòng kế toán:

Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm traviệc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận đợcchứng từ, kế toán phải kiểm tra phân loạI chứng từ, đồng thời căn cứ vào giáhạch toán của từng loại VL để tính thành tiền cho từng chứng từ Sau đócộng số tiền từng chứng từ nhập-xuất kho theo từng VL ghi vào phiếu giaonhận chứng từ, ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm VL vào bảng luỹ kếnhập-xuất-tồn kho VL Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ.Cuối tháng tính ra số tiền VL tồn kho trên bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn Sốliệu từ bảng luỹ kế dùng để đối chiếu với sổ số d và kế toán tổng hợp thôngqua bảng tính giá vật liệu theo từng nhóm

Khái quát trình tự ghi chép của phơng pháp sổ số d:

Sơ đồ 03:

IV - Kế toán tổng hợp vật liệu:

Hạch toán tổng hợp là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị củavật liệu trên các cơ sở kế toán tổng hợp Theo chế độ kế toán hiện hành, cóhai phơng pháp hạch toán tình hình biến động vật liệu

1 - Hạch toán VL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi tình hìnhhiện có, biến động tăng vật liệu một cách thờng xuyên, liên tục Phơng phápnày đợc áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, thờng tiến hành từ

2 hoạt động sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau với khối lợng lớn, giátrị cao

a Tài khoản sử dụng:

Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng giảm của các loại VLhình thành từ các nguồn, kế toán sử dụng các TK sau:

Thẻ kho

Sổ số d

Bảng tổng hợpnhập-xuất-tồn

 Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu:

TK này dùng theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các loạinguyên vật liệu, VL của DN theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từngloại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán

Nội dung TK152 phản ánh nh sau:

Bên nợ:

- Giá trị thực tế NVL (VL mua ngoài, tự chế, thuê ngoài, gia công,nhận góp vốn liên doanh)

- Giá trị nguyên liệu, VL thừa khi kiểm kê

- Giá trị phế liệu thu hồi

- Chiết khấu mua đợc hởng

Bên có:

- Giá trị thực tế của NL, VL xuất kho để bán, để sản xuất, thuêngoài, gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh, cổ phần

- Giá trị NL, VL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê

- Giá trị NL, VL chính trả lại, giảm giá

Số d nợ:

- Trị giá thực tế của NL, VL tồn kho

Tuỳ theo yêu cầu quản lý mà TK152 có thể đợc chi tiết thành các tiểukhoản sau:

Trong trờng hợp VL mua ngoàI, DN đã trả tiền hoặc chấp nhận muanhng vì lý do cha đa về nhập kho của DN hay chuyển giao cho bộ phận cóliên quan, vì thế kế toán phản ánh vào TK 151 - “Hàng mua đang đi đờng”.

Nội dung TK 151 phản ánh nh sau:

Bên nợ:

- Phản ánh giá trị vật t, hàn hóa đang đi đờng Cuối tháng cha vềhoặc đã về tới doanh nghiệp nhng đang chờ làm thủ tục nhập kho.Bên có:

- Giá trị vật t, hàng hoá đã nhập kho hoặc chuyển giao thẳng cho các

bộ phận sử dụng hoặc khách hàng

Số d nợ:

- Giá trị vật t, hàng hoá đã mua nhng cha về nhập kho đơn vị (đang

đi đờng)

 Tài khoản 331: Phải trả cho nhà cung cấp:

Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh toàn bộ các khoản phải trảcho nhà cung cấp vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ cho DN, ngời nhận thầuXDCB Ngoài ra, TK 331 cũng đợc dùng để phản ánh số tiền đặt trớc, ứngtrớc của ngời mua nhng DN cha giao hàng hoá, dịch vụ Khi sử dụng TKnày, kế toán phảI mở sổ chi tiết cho từng chủ nợ và không đợc bù trừ khilên bảng cân đối

Nội dung TK 331 phản ánh nh sau:

Bên nợ:

- Số tiền đã trả cho nhà cung cấp

- Giá vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã giao cho khách hàng có liênquan đến tiền ứng trớc

- Số tiền còn phải trả cho ngời cung cấp và số tiền ứng trớc còn phảitrả cho khách hàng

 Ngoài ra, các tài khoản hay dùng nh :

+ TK 111: Tiền mặt

+ TK 112: Tiền gửi ngân hàng

+ TK 141: Tạm ứng

+ TK 311: Vay ngắn hạn

b Trình tự các nghiệp vụ chủ yếu:

Sơ đồ hạch toán NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (Sơ đồ số 04)

NhËp kho tù chÕ hoÆc thuª ngoµi

gia c«ng chÕ biÕn

Ph¸t hiÖn thõa khi kiÓm kª

Ph¸t hiÖn thiÕu khi kiÓm kª

XuÊt tù chÕ hoÆc thuª ngoµigia c«ng chÕ biÕn

2 - Hạch toán VL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không thể theo dõi mộtcách thờng xuyên, liên tục tình hình biến động của các loạI vật t, hàng hoá,sản phẩm, mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trêncơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định tồn kho thực tế, cha xuất dùng cho sản xuấtkinh doanh và các mục đích khác Phơng pháp này chỉ thích hợp với đơn vịkhông tiến hành đồng thời 2 hoạt động kinh doanh trở lên Khi áp dụng ph-

ơng pháp này, giá trị vật liệu xuất đợc tính theo công thức:

- Giá trị VL tồnkho cuối kỳKhi áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng TK 611(Mua hàng) để theo dõi tình hình mua VL theo giá thực tế (giá mua + chiphí thu mua)

a Nội dung kết cấu TK 611 - Mua hàng:

Bên nợ:

- Giá trị VL thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ

Bên có:

- Giá trị VL xuất thiếu hụt trong kỳ và tồn cuối kỳ

TK 611 cuối kỳ không có số d do đã kết chuyển tồn kho vào TK thích ứng

b Trình tự hạch toán các nghiệp vụ:

Sơ đồ hạch toán VL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (Sơ đồ số 05)

KÕt chuyÓn VL tån kho ®Çu kú

NhËp kho vËt liÖu trong kú

ThiÕu hôt, mÊt m¸t

Gi¶m gi¸ hµng mua,hµng mua bÞ tr¶ l¹i

V - Kiểm kê vật liệu và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

1 - Kiểm kê vật liệu:

Kiểm kê vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất nhằm xác định chínhxác số lợng, chất lợng và giá trị từng thứ VL hiện có, kiểm tra tình hình bảoquản, nhập, xuất và sử dụng, phát hiện kịp thời và xử lý các trờng hợp haohụt, h hỏng, ứ đọng, kém phẩm chất, v.v Trên cơ sở đó đề cao trách nhiệmcủa ngời bảo quản, sử dụng VL, từng bớc chấn chỉnh và đa vào nề nếp côngtác quản lý và hạch toán VL ở đơn vị Công việc kiểm kê VL phảI đợc tiếnhành ít nhất mỗi năm một lần vào cuối năm trớc khi lập báo cáo quyết toánnăm và do Ban kiểm kê tàI sản của đơn vị tiến hành Phơng pháp áp dụngvào kiểm kê VL phải thích hợp với từng loại VL nh: Cân, đo, đong, đếm

Đối với loại VL chất đống có khối lợng lớn nh than, củi, gỗ có thể sửdụng công thức tính toán để ra số lợng hiện có Việc kiểm kê phảI đợc ghivào Biên bản kiểm kê, đợc lập thành 2 liên, gửi cho phòng kế toán để đốichiếu kết quả với số liệu trên sổ sách kế toán Toàn bộ kết quả kiểm kê, cáckhoản chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và số liệu sổ sách (nếu có) đợc báocáo với thủ trởng đơn vị để ra quyết định xử lý cho từng trờng hợp cụ thể và

kế toán căn cứ vào đó để ghi sổ kế toán

2 - Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc tiến hành vào cuối niên

độ kế toán, trớc khi lập báo cáo tài chính nhằm ghi nhận bộ phận giá trịgiảm sút so với giá gốc của HTK Qua đó phản ánh đợc giá trị thực hiệnthuần tuý của HTK trên báo cáo tài chính

Giá trị thực hiện thuần

* Tài khoản sử dụng:

Kế toán sử dụng TK 159 - Dự phòng giảm giá HTK

Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá

Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá

Số d có: Dự phòng giảm giá HTK hiện còn

* Phơng pháp hạch toán dự phòng giảm giá HTK:

Cuối niên độ kế toán sau, căn cứ vào số dự phòng giảm giá HTK đãlập của năm trớc và tình hình biến động giá HTK năm nay để tính số dựphòng giảm giá HTK cần lập cho năm sau:

+ Trờng hợp số dự phòng cần lập cho năm sau nhỏ hơn số dự phòng

đã lập của năm trớc thì chênh lệch lớn hơn đợc hoàn nhập ghi tăng thu nhậpbất thờng, ghi:

Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá HTK

Có Tk 721 - Các khoản thu nhập bất thờng+ Trờng hợp số dự phòng cần lập cho năm sau lớn hơn số dự phòng

đã lập của năm trớc thì phảI trích lập thêm số dự phòng còn thiếu, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

3 - Hình thức sổ Chứng từ ghi sổ:

Nếu đơn vị sử dụng hình thức sổ “Chứng từ ghi sổ” thì cần xác địnhhớng mở chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ nhập-xuất Có thể mở chung hoặcriêng cho hai nghiệp vụ này Theo hình thức này, quy trình hạch toán NVL

đợc phản ánh qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 07 Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo hình thức Chứng từ ghi sổ:

4 - Hình thức Nhật ký chứng từ:

Nếu đơn vị sử dụng hình thức “Nhật ký chứng từ” thì trình tự hạch

toán nh sau:

Sơ đồ số 08 Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo hình thức Nhật ký chứng từ:

NKCT liênquan

Bảng kê số4

Bảng kê số6

Sổ cái TK152

NKCTsố 7

Báo cáo kếtoán

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu

Phần thứ haithực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại

Công ty Bánh kẹo Hải Hà -

I - Những đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh, quy trình công nghệ và tổ chức quản lý của công ty:

1 - Qúa trình hình thành và phát triển của công ty:

Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một doanh nghiệp Nhà nớc, hạch toánkinh tế độc lập, tự điều chỉnh về tài chính, có t cách pháp nhân đầy đủ, cótài khoản, con dấu riêng và trực thuộc Bộ Công nghiệp:

Tên giao dịch: Hải Hà Confectionery Company (Haiha Co.)

Trụ sở giao dịch: 25 Trơng Định, Quận Hai Bà Trng, Thành phố Hànội

Lĩnh vực kinh doanh của Công ty:

+ Sản xuất bánh kẹo các loại mã số 01.14.08+ Kinh doanh các vật t ngành bánh kẹo+ Xuất nhập khẩu trực tiếp 0703

Công ty Bánh kẹo Hải Hà đợc thành lập chính thức theo quyết định

số 216/CN/TCLD ngày 24/3/1993 của Bộ trởng Bộ Công nghiệp nhẹ Đăng

ký kinh doanh số 106286 do Trọng tài Kinh tế Thành phố Hà nội cấp ngày07/4/1993 Ngày 12/4/1997, Công ty đã đợc Bộ Thơng Mại cấp Giấy kinhdoanh xuất nhập khẩu số 1011001

Tiền thân của Công ty là Xởng miến Hoàng Mai do Tổng Công tyNông thổ sản miền Bắc (trực thuộc Bộ Nội thơng) quản lý Năm 1960, doyêu cầu quản lý xởng miến Hoàng Mai đợc chuyển sang Cục Thực phẩm

Bộ Công nghiệp nhẹ, với cơ sở vật chất nghèo nàn và đội ngũ cán bộ côngnhân viên có trình độ còn hạn chế Tuy gặp nhiều khó khăn, nhng xởngmiến Hoàng Mai vẫn đảm bảo sản xuất và xây dựng cơ sở hạ tầng

Năm 1966, trớc yêu cầu của đất nớc giao cho Xởng miến Hoàng Mai

đợc đổi tên là “Nhà máy thực phẩm Hải Hà” với nhiệm vụ là vừa sản xuất,vừa thực nghiệm các đề tài Thực phẩm để đáp ứng cho nhu cầu giải quyếthậu cần tại chỗ Đợc sự hỗ trợ của Bộ Công nghiệp nhẹ, nhà máy đã trang

bị thêm một số thiết bị nhằm nâng cao sản lợng sản phẩm và sản xuất thêmmột số sản phẩm mới nh: mạch nha, dầu đậu tơng, nớc chấm lên men

Đây là một tiến bộ vợt bậc của nhà máy Tuy nhiên trong thời gian này, nhàmáy không phải là một đơn vị sản xuất kinh doanh mà chỉ là cơ sở thựcnghiệm của Viện Công nghệ phẩm, làm theo sự chỉ đạo của cấp trên chonên việc phát hu quyền chủ động sáng tạo và năng lực sản xuất bị hạn chếrất nhiều Tháng 6/1970 đợc tiếp nhận của Xí nghiệp Bánh kẹo Hải Châumột phân xởng sản xuất kẹo với công suất 900 tấn/năm và đổi tên thành

“Nhà máy thực phẩm Hải Hà”, sản xuất các loại sản phẩm: kẹo, mạch nha,giấy, tinh bột, trong suốt thời gian này nhà máy luôn mở rộng sản xuất,nâng cao số lợng, chất lợng sản phẩm và tiết kiệm

 Quãng thời gian từ năm 1971 đến năm 1985, nhà máy gặp không ít khókhăn nhng vẫn sản xuất thêm nhiều sản phẩm mới, bớc đầu có một sốsản phẩm xuất sang nớc ngoài và đợc trang bị thêm một số dây chuyềnsản xuất từ các nớc Trung Quốc, Ba Lan, Cộng hoà Dân chủ Đức

Năm 1975, nhà máy hoàn thành kế hoạch trớc thời hạn với giá trị tổngsản lợng là 11.055.000 đồng đạt 111,15%

 Tháng 12/1976, nhà máy đợc Nhà nớc phê chuẩn phơng án thiết kế mởrộng diện tích mặt bằng khoảng 300.000m2, với công suất thiết kế 600tấn/năm

 Từ năm 1986-1990: Từ sau Đại hội Đảng VI, đất nớc ta từng bớc chuyểnmình trong không khí đổi mới, nền kinh tế chuyển sang nền kinh tế thịtrờng có sự quản lý của Nhà nớc Đây là giai đoạn thử thách đối với nhàmáy vì rất nhiều nhà máy trong thời kỳ này không bắt kịp xu hớng nênphải đóng cửa do bị phá sản nhng nhà máy đã tìm đợc hớng đi đúng chomình Năm 1987 một lần nữa nhà máy đợc đổi tên thành “Nhà máyBánh kẹo Hải Hà” trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thựcphẩm Năm ấy, nhà máy tồn kho 250 tấn kẹo trị giá trên 1 tỷ đồng, phải

đóng cửa một phân xởng kẹo cứng, cho 200 công nhân nghỉ việc và nợNgân hàng trên 2 tỷ đồng, vốn bị chiếm dụng trên 500 triệu đồng

 Đầu năm 1990, Nhà máy vẫn gặp khó khăn, ứ đọng 100 tấn kẹo Đứngtrớc tình hình đó, Ban lãnh đạo nhà máy đã từng bớc tháo gỡ khó khăn,vừa học hỏi, vừa rút kinh nghiệm, vừa sửa sai và tìm ra phơng thức quản

lý thích hợp Vì vậy nhà máy đã trụ vững đợc qua thử thách gay go nhất

và từng bớc phát triển đến ngày nay Tháng 7/1992, nhà máy chính thức

đợc đổi tên thành “Công ty Bánh kẹo Hải Hà” trực thuộc Bộ Côngnghiệp nhẹ

Hiện nay, công ty có 5 thành viên là:

- Xí nghiệp kẹo

- Xí nghiệp phụ trợ

- Xí nghiệp bánh

- Xí nghiệp thực phẩm Việt Trì

- Nhà máy bột dinh dỡng trẻ em Nam Định

Công ty đã đợc Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh cấp Giấy phép

số 04/TCLĐ cho phép đặt chi nhánh tại thành phố

Ngoài ra, Công ty còn tham gia đầu t vốn để thành lập Công ty liên doanhvới nớc ngoài là:

 Tháng 5/1993, Công ty tách một bộ phận sản xuất để thành lập Công tyliên doanh với TNHH “Hải Hà-Kotobuki” với Công ty Kotobuki - NhậtBản nhằm tiếp cận với công nghệ mới, huy động đợc tối đa các yếu tốsản xuất đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trờng sản phẩm là bánhkẹo các loại, bánh tơi, Cookies, Swaek, bánh gatô, kẹo cao su

 Năm 1995, Công ty liên doanh với hãng Miwon - Hàn Quốc để sản xuấtbột ngọt Việt Trì

 Năm 1996, Công ty thành lập Công ty liên doanh TNHH “Hải Hà Kemepo” ở Nam Định chuyên sản xuất bánh quy giòn từ bột gạo và ngũcốc với Giấy phép hoạt động 20 năm trong đó phía Hải Hà góp 30% vốnnhng đến tháng 11/1998 Công ty này bị phá sản

Sau đây là một số chỉ tiêu chủ yếu của Công ty trong những năm 1998 2000: