1 -Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu:
Sơ đồ 12: Chu trình luân chuyển chứng từ tại công ty Bánh kẹo Hải Hà
Nghiệp vụ nhập kho
Kế toán hàng tồn kho Ghi sổ
Ngời nhận trách nhiệm đi mua vật t (ngời giao hàng hoá, vật t) có thể là ngời là trong nội bộ hoặc ngời về bên ngoài sẽ đa hoá đơn về trình phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán với ngời bán.
Hoá đơn GTGT Liên 2 Mẫu số: 01/GTKT/3222 ký hiệu: EM-99B N0: 095617 Ngày 10 tháng 3 năm 2001
Đơn vị bán hàng: Công ty đờng Biên Hoà
Địa chỉ: Thành phố Biên Hoà - Đồng Nai.
Điện thoại:
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Thị Phơng
Ngời giao vật t, hàng hoá Đề nghị nhập Ban kiểm nghiệm Cán bộ phòng cungứng phòngPhụ trách KD Thủ kho Lập biên bản kiểm nghiệm Lập phiếu nhập kho Kí phiếu nhập kho Kiểm nghiệm vật t, hh Lu, bảo quản
Địa chỉ: Công ty bánh kẹo Hải Hà Hình thức thanh toán: trả chậm
ST T
Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Đờng trắng kg 110.000 3.600 396.000.000
Cộng tiền hàng: 396.000.000 Thuế GTGT (10%) 39.600
Tổng tiền thanh toán: 435.600.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm ba lăm triệu sáu trăm nghìn đồng
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Khi vật liệu về đến kho, trớc khi nhập căn cứ vào hợp đồng mua bán hàng đã ký với nhà cung cấp, ban kiểm nghiệm tổ chức kiểm nghiệm vật t và lập biên bản theo mẫu sau:
Biên bản kiểm nghiệm MS05-VT
(Vật t, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 11 tháng 5 năm 2001 Căn cứ hoá đơn số 035 ngày 10 tháng 3 năm 2001 Ban kiểm nghiệm gồm:
Bà: Nguyễn Thị Lê - Đại diện phòng kế hoạch vật t: Trởng ban Ông: Trần Văn Đức - Đại diện phòng kỹ thuật -uỷ viên
TT Tên, nh n hiệuã qui cách VT Mã số Phơng thức kiểm Đơn vị tính Số lợng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Đờng Sai A B C D E 1 2 3 4
1 Đờng loại 1 Cân đo kg 110.000 110.000 - - ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Vật t đủ về số lợng và chất lợng.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban
Khi vật liệu đợc chấp nhận nhập kho thì phòng kế hoạch lập phiếu nhập kho. Phiếu này đợc lập thành 2 liên một liên do phòng kế hoạch vật t giữ, một liên ngời lập giao cho thủ kho giữ.
Đơn vị: Công ty bánh kẹo Hải Hà
Phiếu nhập kho (Vật t, sản phẩm, hàng hoá) MS 01/VT Số hiệu: 35 Nợ TK 152 Có TK 331 Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Thị Phơng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhập của: Công ty đờng Biên Hoà
Theo hợp đồng số 035 ngày 10 tháng 3 năm 2001 Nhập tại kho: Chị Hà STT Tên, quy cách sản Mã số Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Đờng loại 1 kg 110.000 110.000 3.600 396.000.000
Phụ trách cung tiêu Ngời nhập Thủ kho
2 - Tình hình hạch toán nhập vật liệu:
Vật liệu của Công ty đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau nhng chủ yếu là do mua ngoàI và thu mua tạI những cơ sở áp dụng thuế đầu vào đợc khấu trừ.
2.1. Kế toán nhập NVL từ nguồn mua ngoài:
Công ty sử dụng hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ” nên việc hạch toná nhập VL ở Công ty sử dụng Sổ chi tiết TK 331 (PhảI trả cho ngời bán), đồng thời Kế toán NVL theo dõi TK 133 để xác định đowcj thuế GTGT đầu vào của Công ty (lúc này cha có hoá đơn thuế GTGT) và NKCT số 5 ghi có TK 331. Khi theo dõi thanh toán (lúc đã có hoá đơn GTGT do Bộ TàI chính phát hành) thì sử dụng TK 111 hoặc TK 112. Lúc này mới đợc kê tờ thuế GTGT đầu vào theo hoá đơn GTGT đa vào trên phiếu nhập VL.
Trong tháng khi VL về nhập kho, căn cứ hoá đơn thu mua, Kế toán sẽ đa vào máy để theo dõi thuế GTGT đầu vào, đồng thời theo dõi quá trình thanh toán của Công ty với từng ngời bán. Việc theo dõi sổ chi tiết số 2 đợc thực hiện theo nguyên tắc: Theo dõi chi tiết cho từng hoá đơn, mỗi hoá đơn một dòng theo thứ tự thời gian nhận chứng từ. Trên sổ chi tiết phần ghi có TK 331, ghi nợ TK 1521, 1522. Kế toán thanh toán với ngời bán chỉ theo dõi phần giá trị thực tế ghi trên hoá đơn, còn giá hạch toán không theo dõi.
Căn cứ phiếu nhập VL và các uỷ nhiệm chi hay phiếu chi mà kế toán đa vào máy để theo dõi trên sổ chi tiết số 2.
Chẳng hạn, khi có uỷ nhiệm chi về khoản tiền thanh toán với Nhà máy đờng Lam Sơn.
Chuyển tiền, chuyển khoản, th, điện Phần do NH ghi Tên đơn vị trả tiền: Công ty Bánh kẹo HảI Hà TK nợ
Số tài khoản: 421-401-01-000001 TK có Tại: Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Láng
Hạ-Hà Nội (A)
Đơn vị nhận tiền: Nhà máy Đờng Lam Sơn Số tài khoản: 7735200
Tại: NH Công thơng khu vực Lam Sơn (B)
Số tiền bằng số 53580000
Nội dung thanh toán: Trả tiền mua đờng loại I theo phiếu nhập kho số 1132 ngày 7/1/2001.
Số tiền bằng: Năm ba triệu năm trăm tám mơI ngàn đồng chẵn.
Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng
B
xxx xxx xxx
Khi thanh toán, có nghiệp vụ phát sinh: Nợ TK 331: 53.580.000
Có TK 112: 53.580.000
Kế toán NVL chỉ cần nhập nghiệp vụ này vào màn hình nhập và số tiền thì nghiệp vụ này sẽ đợc máy đa vào sổ chi tiết số 2.
Kết cấu sổ chi tiết số 2:
+ Cột 1: số thứ tự
+ Cột 4: Diễn giảI tên của đơn vị bán hàng hoặc ngời bán hàng và tên VL mua vào.
+ Cột 5, 6: Số d đầu tháng gồm cột nợ và có.
+ Phàn ghi có TK 331 ghi nợ TK liên quan “phản ánh giá tị VL nhập kho trong tháng và phần thuế GTGT đợc khấu trừ”.
+ Phần ghi nợ TK 331 ghi có các TK liên quan “phản ánh số tiền công ty đã thanh toán cho ngời bán”. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cơ sở số liệu để đa ra bảng chi tiết số 2: + Số d đầu tháng do máy tự chuyển sang + Số phát sinh
+ Cột ghi có TK 331: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ, hoá đơn liên quan đến nghiệp vụ nhập VL, kế toán đánh số hoá đơn, ngày tháng trên hoá đơn, sau đó nhập vào máy, máy sẽ định khoản nợ TK 152, nợ TK 133 và đa vào phần “Ghi có TK 331, ghi nợ TK liên quan” đa số tiền trên hoá đơn vào cột ghi có TK 331.
+ Cột ghi nợ TK 331: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ thanh toán, phiếu chi trả tiền mặt, UNC... để chi trả, kế toán nhập những thông tin đó vào màn hình nhập máy sẽ đa vào cột nợ TK 331 theo dõi từng ch- ngs từ thanh toán đối ứng với các TK ghi có phù hợp.