V Hạch toán thừa thiếu sau kiểm kê:
1- Nhận xét chung về công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty:
Với lịch sử hơn 40 năm, Công ty đã trải qua nhiều khó khăn thách thức nhng cũng đạt đợc nhiều thành công đáng tự hào. Trong khi không ít các cơ sở xí nghiệp không trụ đợc đã bị giải thể thì công ty bánh kẹo Hải Hà lại thực sự bớc vào quyền làm chủ, công ty đã tìm đợc những biện pháp hữu hiệu vợt qua bao khó khăn về vốn, về thị trờng và những cơn lốc cạnh tranh của hàng ngoại nhập bằng nhiều sản phẩm có chất lợng cao, mẫu mã đẹp, giá cả phù hợp. Đạt đợc kết quả nh vậy một phần quan trọng là nhờ công ty đã thực hiện tốt việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ, hợp lý hóa sản xuất, nghiên cứu và vận dụng các biện pháp quản lý kinh tế, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm đáp ứng nhu cầu của ng- ời tiêu dùng.
Nh vậy, dới giác độ của một sinh viên thực tập, lầ đầu tiên đợc làm quen với thực tế, em xin mạnh dạn đa ra một số đánh gía về u điểm và tồn tại cần tiếp tục hoàn thiện trong tổ chức kế toán công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Bánh kẹo Hải Hà.
* Ưu điểm cần phát huy:
Từ những lý luận đã học và qua một thời gian nghiên cứu thực tế công tác kế toán vật liệu, tìm hiểu quá trình quản lý và sử dụng ở công ty bánh kẹo Hải Hà, tôi nhận thấy công tác này có nhiều u điểm, đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, là tiền đề cho việc cạnh tranh chiếm lĩnh thị trờng. Cụ thể:
Việc sử dụng các chứng từ đợc kết hợp chặt chẽ giữa thủ kho và phòng kế toán, trình tự luân chuyển chứng từ và ghi chép có cơ sở khoa học: Khi nhận đợc phiếu nhập kho, xuất kho từ phòng kinh doanh chuyển sang bao giờ kế toán nguyên vật liệu cũng tiến hành phân loại và đánh số thứ tự cho hợp lý rồi lu lại.Rất thuận tiện cho công tác quản lý vật liệu, giúp cho Ban lãnh đạo công ty nắm bắt đợc tình hình thu mua và sử dụng vật liệu kịp thời, tiện dụng.
- Về khâu thu mua:
Với đội ngũ cán bộ công nhân viên linh hoạt, am hiểu biết chất lợng và thị trờng giá cả nên việc thu mua vật liệu tơng đối ổn định, nguồn mua chủ yếu là của những cơ sở tính thuế theo phơng pháp khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Đây là cơ sở góp phần giảm chi phí sản xuất. Đồng thời, công ty thờng xuyên ký hợp đồng mua nguyên vật liệu với những đơn vị có mặt hàng tốt, chất lợng sản phẩm cao, luôn đảm bảo đúng, đủ, kịp thời chủng loại vật liệu mà Công ty yêu cầu.
- Trong việc dự trữ, bảo quản vật liệu:
Công ty đã xây dựng một hệ thống kho tàng rộng rãi, thoáng mát, phù hợp với cách phân loại mà công ty áp dụng. Công ty sản xuất và chia thành 4 kho: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Nguyên vật liệu chính và phụ đợc đặt ngay gần các phân xởng sản xuất giúp cho việc quản lý, cung cấp nguyên vật liệu luôn thuận tiện, việc bảo quản sử dụng dễ dàng hơn. Ngoài ra, việc dự trữ nguyên vật liệu của công ty cũng rất khoa học. Do thị trờng cung cấp tự do nên vốn dự trữ vật liệu trong công ty không lớn nhng đảm bảo hạn chế mức vật liệu tối đa và mức tối thiểu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị ngừng trệ, không gây lãng phí vốn và giải phóng đợc một số vốn lu động đáng kể do giảm bớt vật liệu dự trữ tồn kho không cần thiết.
- Về khâu sử dụng vật liệu:
Vật liệu mua và đợc sử dụng đúng mục đích sản xuất. Công tác quản lý, sử dụng vật liệu thích hợp tránh ứ đọng vốn hay thiếu vật liệu trong quá
trình sản xuất là nhờ vào việc lập bảng mức vật t sát với tình hình thực tế của từng loại sản phẩm. Do đó góp phần làm giảm chi phí, tiết kiệm vật t.
Để phản ánh sự biến động của vật liệu, công ty đã sử dụng đúng những tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định 1141 ngày 1/11/1995 - BTC. Những tài khoản nay đợc chia nhỏ thành TK cấp 2 phù hợp với đặc điểm phân loại vật liệu của công ty tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý vật liệu theo mã số.
- Về công tác kế toán nguyên vật liệu:
+ Tổ chức hệ thống sổ kế toán vật liệu:
Hệ thống sổ kế toán, tài khoản kế toán công ty sử dụng theo đúng chế độ và mẫu biểu mà Nhà nớc ban hành.
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán NKCT- đây là hình thức kế toán phù hợp với quy mô và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty. Bên cạnh đó công ty còn có đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao phù hợp với từng phần hành nên việc theo dõi trên các sổ sách của hình thức kế toán này rất chặt chẽ, thờng xuyên, liên tục và có hệ thống, đặc biệt là tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu.
Khi vật liệu về nhập kho kế toán sử dụng TK 331- phải trả ngời bán để phản ánh toàn bộ tình hình thu, mua nguyên vật liệu và thanh toán với ngời bán(Không kể là thanh toán ngay hay cha) tất cả vật liệu nhập kho đều phản ánh theo định khoản sau:
Nợ TK 152 Nợ TK133
Có TK 331
Nh vậy thông qua TK 331 mà Ban lãnh đạo công ty có thể nắm bắt đợc tình hình vật t, công nợ của công ty. Dựa vào đó mà Ban lãnh đạo đa ra quyết định đúng đắn, vạch ra kế hoạch sát với thực tế cho kỳ tiếp theo.
Phòng kế toán của công ty gồm 10 ngời đợc bố trí một cách gọn nhẹ với đội ngũ nhân viên có trình độ, có năng lực và nhiệt tình nên công việc kế toán đợc tiến hành khẩn trơng, đều đặn, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phần, phần hành sau kiểm tra phần hành trớc tránh đợc những sai sót chẳng hạn nh việc theo dõi thuế GTGT, tại công ty có riêng một nhân viên theo dõi thuế GTGT đầu vào và đầu ra nộp cho cơ quan thuế, bên cạnh đó kế toán vật liệu vừa theo dõi trị giá vật liệu vừa theo dõi thuế GTGT đầu vào. Nh vậy việc theo dõi thuế sẽ chính xác hơn tránh nhầm lẫn trong việc kê khai thuế, nộp thuế với cơ quan thuế. Bên cạnh đội ngũ nhân viên có trình độ thì cong ty mạnh dạn ứng dụng tin học vào trong công tác kế toán, nên thông tin đa ra rất nhanh, chính xác.
Nhìn chung công tác kế toán ở công ty bánh kẹo Hải Hà đã thực hiện một cách có hiệu quả, nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty, hệ thống sổ sách kế toán t- ơng đối đầy đủ, chi tiết rõ ràng, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, giúp cho công tác kế toán xuất vật liệu ngày càng hoàn thiện.
* Những hạn chế cần khắc phục:
Bên cạnh những mặt tích cực mà công ty đã đạt đợc trong công tác kế toán vật liệu tại công ty còn có những hạn chế mà công ty cần khắc phục và tiếp tục hoàn thiện công tác kế toán vật liệu để phù hợp với yêu cầu quản lý trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay.
- Về công tác hạch toán vật liệu:
Hiện nay công ty đang sử dụng phơng pháp kế toán chi tiết Thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Theo em thì phơng pháp này không thích hợp với công ty vì phơng pháp chỉ phù hợp với doanh nghiệp có ít chủng loại vật t, tình hình nhập - xuất vật t hàng ngày không thờng xuyên, trình độ chuyên môn của kế toán còn hạn chế. Còn ở công ty việc nhập-xuất vật t diễn ra liên tục, chủng loại vật t rất đa dạng phong phú( tại công ty có hơn 1000 loại vật t), quy mô của công lại lớn nên việc sử dụng phơng pháp này là không thích hợp.
- Về phân loại vật liệu và lập sổ danh điểm vật liệu:
ở công ty Bánh kẹo Hải Hà có rất nhiều loại bánh kẹo (khoảng gần 100 loại). Nên công ty phải sử dụng một khối lợng vật liệu lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại vật liệu với công dụng, tính năng lý hóa, phẩm cấp, chất lợng khác nhau. Việ phân loại vật t ở công ty là hợp lý song do trong công ty cha xây dựng đợc sổ danh điểm vật liệu thống nhất nên gây ra rất nhiều khó khăn cho kế toán vật liệu trong việc theo dõi sự biến động của nó.Nhiều khi ngời ta ký hiệu cho vật liệu theo ý thích chứ không theo một quy tắc nào cả nên mất rất nhiều thời gian trong việc đi tìm tên vật liệu làm cho kế toán nguyên vật liệu kiểm soát rất khó khăn.
- Về công tác đánh giá nguyên vật liệu:
Đánh giá vật liệu là việ xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Cụ thể là kế toán nhập-xuất- tồn kho vật liệu phải phản ánh theo trị giá thực tế song việc hgi chép, tính toán hàng ngày nhằm thực hiện đầy đủ chức năng giám đốc bằng tiền thì có thể sử dụng giá hạch toán song công việc này gây trở ngại cho kế toán vật liệu. Vậy phải phản ánh theo nguyên tắc nào? Sao cho vừa phản ánh đợc sự biến động thờng xuyên của vật liệu cũng nh biến động của thị trờng giá cả vật liệu mà vừa đảm bảo đợc chức năng giám đốc bằng tiền của kế toán?
Tại công ty vật liệu đợc đánh giá theo giá thực tế mà không sử dụng giá hạch toán để ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn hàng ngày. Nhìn chung cách đánh giá này có u điểm là giảm bớt khối lợng ghi chép cho kế toán song không đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh giám sát thờng xuyên kịp thời của kế toán.
Tại công ty vật liệu mua về là trọn gói (chi phí mua đã tính trong giá mua vật liệu) nên khi vật liệu mua về nhập kho kế toán tính ngay đợc trị giá thực tế của vật liệu đó. Vậy việc sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu nhập là phù hợp với tình hình cụ thể của công ty. Còn đối với vật liệu xuất kho kế toán áp dụng tính theo trị giá thực tế của vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân gia quyền cố định. Công việc này chỉ đợc thực hiện vào cuối
tháng sau khi đã tổng hợp đợc giá thực tế vật liệu nhập kho (trên số tổng hợp nhập-xuất-tồn kho) và tồn đầu kỳ. Còn hàng ngày, khi xuất kho kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lợng mà không theo dõi chỉ tiểu giá trị do vậy không thấy đợc sự biến động về giá trị của từng loại vật liệu xuất kho để có cách điều chỉnh thích hợp.
- Về phơng pháp ghi sổ thanh toán với ngời bán.
Tại công ty, kế toán nguyên vật liệu sử dụng sổ chi tiết tài khoản 331 để theo dõi chi tiết tình hình thu mua vật liệu và công nợ với ngời bán, đồng thời theo dõi luôn cả thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ. Đối với những ngời bán có quan hệ thờng xuyên, kế toán cha mở sổ riêng cho từng ngời điều đó dẫn đến không theo dõi chặt chẽ đợc tình hình thanh toán với ngời bán. Mặt khác, do sử dụng một sổ để theo dõi đối với tất cả ngời bán nên kế toán chỉ ghi sổ chi tiết thanh toán với ngời bán vào cuối tháng, sau khi đã tập hợp chứng từ đối với từng ngời bán do vậy càng làm tăng khối lợng công việc vào cuối tháng trong khi vẫn không theo dõi đợc thờng xuyên kịp thời tình hình thanh toán với từng ngời bán trong tháng.
Về nguyên tắc đối với sổ chi tiết thanh toán với ngời bán thì mỗi ngời bán dù thờng xuyên hay không thờng xuyên, kế toán cần mở một sổ riêng để tránh nhầm lẫn, khó tập hợp vào cuối tháng.
Về cách lập phiếu nhập kho và xuất kho: lập phiếu này do phòng kinh doanh và thủ kho có trách nhiệm lập. Do không biết về nghiệp vụ kế toán nên chỗ ghi nợ và ghi có họ bỏ trống không ghi tài khoản. Đây là thiếu sót công ty cần khắc phục.
Bảo toàn vốn đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh nói chung và đối với Công ty Bánh kẹo Hải Hà nói riêng là một chủ trơng, là yêu cầu khách quan để công ty tồn tại và phát triển. Bảo toàn vốn và phát triển vốn là bắt buộc, nó quyết định sự tồn tại hay phá sản của công ty trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trờng ngày nay. Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay, giá cả vật liệu không ngừng biến động, khi giá lên xuống thất
thờng thì việc định giá hàng tồn kho có ảnh hởng cụ thể trên báo cáo tài chính và liên quan đến việc xác định kết quả.
Do vậy công ty phải có biện pháp nhằm hạn chế sự thiệt hại này.
Theo em đây là phần hành kế toán còn nhiều tồn tại mà công ty cần quan tâm để điều chỉnh, sửa đổi cho hợp lý, chính xác.