Kế toán nguyên vạat liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Kế toán nguyên vạat liệu trong doanh nghiệp sản xuất

LỜI MỞ ĐẦU

Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh Do đó, doanh nghiệp luôn tìm mọi biện pháp để quản lý tốt nguyên vật liệu bao gồm các khâu như thu mua, dự trữ cũng như sử dụng nguyên vật liệu để có thể tiết kiệm chi phí mà không làm giảm chất lượng sản phẩm Nhờ đó có thể hạ giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp Để có thể quản lý tốt nguyên vật liệu thì khâu tổ chức hạch toán nguyên vật liệu phải đảm bảo chính xác và hiệu quả.

Đặc biệt với sự kiện Việt Nam trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức Thương mại thế giới- WTO, đây được coi là bước ngoặt lớn trong sự phát triển kinh tế của nước ta Sự kiện này càng mở ra nhiều cơ hội và thách thức mới đối với các doanh nghiệp sản xuất.

Chính và những nhận thức đó, em là sinh viên của trường Viện Đại Học Mở Hà Nội, học ngành Kế Toán & Quản Trị Kinh Doanh Với vốn kiến thức mà em

đã tích lũy trong suốt thời gian học tập nghiên cứu tại trường nên em đã lựa chọn đề

tài “ Kế Toán Nguyên Vật Liệu trong doanh nghiệp sản xuất” Từ đó được hiểu

rõ hơn về thực tế tổ chức kế toán nguyên vật liệủ trong doanh nghiệp, những biện pháp mà doanh nghiệp áp dụng để đáp ứng yêu cầu quản lý nguyên vật liệu nói chung và các doanhn nghiệp sản xuất nói riêng.

Kết cấu đề án môn học gồm 3 phần:

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Phần II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Phần III: Một số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu

Đề án môn học này của em không thể hoàn thành nếu chỉ nhờ vào nỗ lực của bản thân Ở vị trí trang trọng nhất của đề án này cho em được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Thầy Phan Thanh Đức và các thầy cô giáo cùng các bạn sinh viên khoa Kinh Tế & Quản Trị Kinh Doanh đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo em trong quá trình thực hiện đề án này,giúp em có thể hoàn thành tốt trong khả năng của mình.

Do thời gian thực hiện đề án có hạn và kinh nghiệm bản thân còn chưa phong phú nên em không thể không tránh khỏi những thiếu sót Kính mong các thầy cô giáo chỉ bảo,các bạn sinh viên góp ý để em hoàn thiện hơn đề án này.

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của Nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu (NVL) là hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động Là một trong những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu được sử dụng cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng, quản lí doanh nghiệp.

Vai trò của NVL

NVL chiếm một vai trò rất quan trọng trong bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào, bởi nó chiếm phần lớn tỷ trọng trong giá thành sản phẩm sản xuất hoàn thành NVL có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, do đó ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của doanh nghiệp trên thị trường Hơn nữa, hạ thấp giá thành mà vẫn nâng cao được chất lượng sản phẩm, chiếm đựơc lòng tin khách hàng, từ đó tăng lợi nhuận luôn là mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp Muốn làm được điều đó thì việc đầu tiên là phải quan tâm đến vấn đề quản lí NVL ngay từ khâu thu mua, bảo quản, sự dụng và dự trữ.

Hơn nữa, làm tốt khâu quản lí NVL sẽ cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho người quản lí nắm đựơc số lượng, chất lượng, đặc điểm và tình hình sử dụng các loại NVL; cung cấp thông tin nhập vào, xuất ra, tồn kho; cung cấp thông tin để cân đối cung cầu, vốn lưu động cho nhập, xuất giá trị NVL; cung cấp thông tin về tình hình sử dụng NVL để đo lường chi phí sử dụng NVL, quản lí và điều chỉnh hợp lí định mức tiêu hao NVL…

1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu

Phân loại tài sản nói chung và phân loại NVL nói riêng là việc sắp xếp các loại tài sản khác nhau thành từng nhóm khác nhau theo những tiêu thức nhất định.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là các doanh nghiệp có nhiều chủng loại mặt hàng, phẩm cấp, đa dạng về chất lượng, mẫu mã…do đó cần sử dụng rất nhiều loại NVL khác nhau, thì việc phân loại NVL là hết sức cần thiết Mỗi loại NVL với đặc điểm, vai trò, công dụng, tính chất cơ lí hoá khác nhau, lại biến động thường xuyên, liên tục trong quá trình sản xuất nên đựơc sử dụng chế biến và bảo quản khác nhau Vì thế việc phân loại NVL được xem như một công việc cần thiết giúp cho việc sử dụng, bảo quản NVL được nhanh chóng, thuận lợi, giúp cho khâu quản lí NVL được dễ dàng Dưới đây là một số tiêu thức phân loại NVL:

- Phân loại theo vai trò, tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất

+ NVL chính: là những thứ NVL mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu

thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm

+ VL phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử

dụng kết hợp với NVL chính để tăng thêm đặc tính của sản phẩm, hay để phục vụ hoạt động sản xuất, bảo quản máy móc thiết bị được hoạt động liên tục, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lí.

+ Nhiên liệu: : là những thứ dùng để cung cấp nhiệt trong quá trình sản xuất

kinh doanh như than đá, than bùn, củi, xăng, dầu… Nhiên liệu thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên trong phân loại, người ta lại tách chúng ra thành một loại riêng Vì một mặt, việc sản xuất và tiêu dùng chúng chiếm một tỷ trọng lớn và chúng đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân; mặt khác, nhiên liệu có yêu cầu về kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các vật liệu phụ thông thường khác.

+ Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa, bảo dưỡng và

thay thế thiết bị, máy móc, phương tiện vận tải

+ Thiết bị và vật liệu xây dựng: bao gồm các loại thiết bị và vật liệu (cần lắp

hoặc không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm phục vụ hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản.

+ Phế liệu: là những vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hoặc là những

vật liệu thu được trong quá trình thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài.

+ Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ đã kể trên như

bao bì, vật liệu dùng để đóng gói, các loại vật tư đặc chủng

Đây là cách phân loại được các doanh nghiệp hiện nay sử dụng nhiều nhất

Việc phân loại trên có ưu điểm là phân biệt rõ vai trò và tác dụng của từng loại NVL

trong quá trình sản xuất kinh doanh, giúp người quản lý đưa ra những quyết định cụ thể để hạch toán từng loại, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và sử dụng NVL Tuy

nhiên, nó còn bộc lộ nhược điểm là đôi khi rất khó phân loại trong trường hợp doanh

nghiệp sử dụng NVL chính cũng giống như đối với VL phụ.

- Phân loại theo nguồn hình thành

+ Vật liệu mua ngoài: là vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được DN mua

ngoài thị trường (trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài)

+ Vật liệu tự sản xuất: là những loại vật liệu do chính doanh nghiệp tự sản xuất,

chế biến hay thuê ngoài gia công, chế biến.

Phân loại NVL theo cách này có ưu điểm là giúp người quản lí và người sử

dụng theo dõi được tình hình NVL nhập theo nguồn nào, qua đó sẽ đánh giá được sự cung ứng, hiệu quả SX và sử dụng cho từng loại NVL Tuy nhiên, cách phân loại này có hạn chế là đơn điệu và không thấy rõ được vai trò, giá trị của từng loại NVL một cách cụ thể và chi tiết hơn.

- Phân loại theo chủ sở hữu

- Nguyên vật liệu tự có: là những NVL do DN mua sắm, nhận cấp phát, tặng

thưởng, nhận góp vốn liên doanh…

- Nguyên vật liệu giữ hộ hay nhận gia công: là những NVL do DN nhận giữ hộ

hoặc nhận gia công cho bên ngoài.

Cách phân loại này gần giống với cách phân loại thứ hai nhưng theo giác độ sở hữu, chúng cho phép các nhà quản lý nắm vững nguồn NVL và giá trị NVL mà mình đang nắm giữ.

Nhìn chung, mỗi cách phân loại đều đáp ứng một yêu cầu riêng của công tác

quản lý Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về

số lượng và giá trị từng loại vật liệu thì doanh nghiệp cần lập "Số danh điểm vật liệu" Việc sử dụng sổ này nhằm thống nhất tên gọi trong toàn DN, và tạo điều kiện

thuận lợi cho việc sử dụng máy tính,giúp các bộ phận phối hợp chặt chẽ với nhau trong công tác quản lí NVL

1.1.3 Tính giá nguyên vật liệu

Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của NVL Đây là một công tác

quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL Việc tính giá NVL phải tuân thủ theo chuẩn mực kế toán số 02- Hàng tồn kho

Theo chuẩn mực thì NVL nói riêng và hàng tồn kho nói chung, khi nhập kho

hay xuất kho đều được phản ánh lên sổ kế toán và trong các Báo cáo kế toán theo giá thực tế (giá gốc) Tuy nhiên để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán

hàng ngày, riêng giá nhập kho thì buộc phải tính theo giá thực tế, còn giá xuất kho có thể lựa chọn các phương pháp tính giá hạch toán, giá bình quân dự trữ…tuỳ theo từng nguồn nhập để tính tÝnh to¸n cho phï hîp, sau đó mới ghi vào tài khoản kế toán và sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế Để đánh giá NVL(thuộc vật tư, hàng hoá) phải tuân thủ các nguyên tắc: nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc nhất quán.

Việc tính giá NVL được thực hiện cụ thể cho các trường hợp sau:

1.1.3.1.Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

NVL nhập kho được tính theo giá thực tế Giá thực tế chính là chi phí thực tế mà DN đã bỏ ra cho đến khi vật tư được đưa vào sử dụng, hay nói cách khác là giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ, chứng minh cho các khoản chi hợp pháp của DN để tạo ra vật liệu Giá thực tế của NVL nhập kho được tính riêng cho từng nguồn nhập cụ thể:

 Với NVL mua ngoài

Giá

Giá Mua theo

hoá đơn

-Các khoản giảm giá

Thuế nhập khẩu(nếu có)

Thuế TTĐB (nếu có)

Các khoản chi phí thu mua

+ Giá mua: là giá ghi trên hoá đơn của người bán.

+ Các khoản giảm giá mua: bao gồm, khoản chiết khấu thương mại được hưởng trên giá mua, và các khoản giảm giá mua (kể cả hồi khấu).

+ Các chi phí thu mua: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bao bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi; tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi, lệ phí kiểm nhận khi nhận hàng…

Như vậy, nếu doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ thì trong giá thực tế của NVL nhập kho không bao gồm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ mà chỉ bao gồm các khoản thuế không được khấu trừ như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) Còn nếu doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp thì trong giá nhập NVL bao gồm cả thuế.

Ví dụ:Căn cứ vào hoá đơn số 90089 ngày 20/6/2006 Phiếu nhập số 228 ngày

28/6/2006, nhập vật liệu với số lượng 3.000 kg, đơn giá là 2.100 đ/kg( thuế GTGT 10%) Công ty thanh toán ngay bằng chuyển khoản

Tổng trị giá thực tế NVL nhập kho bằng giá thanh toán ghi trên hoá đơn là:3.000 × 2.100 = 6.300.000

Định khoản:

Nợ TK 133(1331): 630.000Có TK 112: 6.930.000 Với NVL do doanh nghiệp tự sản xuất

Giá thực tế ghi sổ của vật liệu là giá thành sản xuất thực tế (giá thành công

xưởng thực tế) của sản phẩm sản xuất ra.

 Với NVL do thuê ngoài gia công

Giá thực tế NVL

thuê ngoài gia công=

Giá thực tế của NVL xuất đem đi chế biến+

Chi phí thuê ngoài gia công, chế biến

 Với phế liệu thu hồi từ quá trình SXKD

Giá thực tế ghi sổ của phế liệu là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu.

 Các trường hợp khác

Đối với NVL được nhập từ các nguồn khác như: nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia góp vốn; được tặng thưởng…thì gía thực tế ghi sổ của NVL là gía trị thoả thuận do cá bên xác định hay giá thi trường tương đương cộng (+) với chi phí liên quan đến việc tiếp nhân nó.

1.1.3.2.Tính giá nguyên vật liệu xuất kho

Để xác định giá thực tế ghi sổ của NVL xuất kho trong kỳ thì tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng DN về số lượng danh điểm, số lần nhập- xuất NVL, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện của kho tàng, bến bãi của DN Tuy nhiên việc

lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán, tức là

phải ổn định phương pháp tính giá NVL xuất kho ít nhất trong vòng một niên độ kế toán Dưới đây là một số phương pháp tính giá NVL xuất kho:

 Phương pháp giá thực tế đích danh (tính trực tiếp)

Phương pháp này thích hợp với DN có điều kiện bảo quản NVL theo từng lô,

vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính giá thực tế đích danh lô đó

Ưu điểm: Việc tính giá NVL được thực hiện nhanh chóng, kịp thời và thông

qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của

từng lô NVL Có thể nói, đây là phương pháp lý tưởng nhất vì nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán, nghĩa là chi phí thực tế phải phù hợp với doanh thu

thực tế Theo cách này, giá trị vật tư xuất dùng cho SX sẽ phù hợp với giá trị của thành phẩm mà nó tạo ra.

Nhược điểm: việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khá khắt

khe và chỉ có thể áp dụng được khi NVL có thể phân bịêt được, chia tách được ra thành từng loại, từng thứ riêng biệt, cho phép bảo quản thành từng lô NVL nhập kho.

Điều kiện vận dụng phương pháp: là DN phải có ít loại NVL hoặc những

NVL ổn định và có khả năng nhận diện được.

 Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO)

Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, xuất hết số nhập trước rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của số hàng xuất đó Cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của hàng mua trước sẽ được dùng làm giá thực tế của hàng xuất trước, giá thực tế của hàng mua sau sẽ được dùng làm giá thực tế của hàng xuất sau, và do vậy giá trị vật liệu cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu nhập kho sau cùng.

Ưu điểm

- Cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời Phương pháp này gần đúng với luồng nhập- xuất kho NVL trên thực tế, do đó nó sẽ phản ánh khá chính xác giá trị vật tư tồn kho và xuất kho của NVL

Nhược điểm: là làm doanh thu hiện tại của DN không phù hợp với những

khoản chi phí hiện tại, do doanh thu đó được tính bởi giá trị của vật tư, hàng hoá đã được mua vào từ trước, thậm chí cách đó rất lâu.

Điều kiện để vận dụng phương pháp: là DN phải có ít danh điểm NVL và số

lần nhập kho của mỗi danh điểm là không nhiều.

Ví dụ: Tài liệu về vật liệu X của một doanh nghiệp Tính thuế GTGT theo

phương pháp khấu trừ( 1000đ)

1 Tồn đầu kỳ: Tồn kho:1000 m, đơn giá: 252 Trong tháng 2/N Vật liệu X biến động như sau:

- Ngày : Xuất 600 m sản phẩm để sản xuất sản phẩm

- Ngày 7: Thu mua nhập kho 1.600 m Giá mua ghi trên hoá đơn là 44.000(thuế GTGT là 4.000) Chi phí vận chuyển , bốc dỡ đã trả bằng tiền mặt:360

- Ngày 15: Xuất 500 m để tiếp tgục chế tạo sản phẩm- Ngày 24: Xuất 1.100 cho sản xuất sản phẩm

- Ngày 28:Thu mua nhập kho 400 m, giá mua đơn vị chưa có thuế GTGT 10% là 25

→ Giá trị vật liệu xuất dùng

- Ngày 3: 600 × 25 = 15.000( ngđ)- Ngày 15:

 Phương pháp nhập sau - xuất trước (phương pháp LIFO)

Phương pháp này giả định những NVL nào nhập kho sau cùng sẽ được xuất dùng trước tiên Việc tính giá này nhìn chung là ngược với phương pháp FIFO đã trình bày ở trên.

Ưu điểm: Giúp chi phí kinh doanh của DN phản ứng kịp thời với giá cả thị

trường của NVL Đặc biệt phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát (gía cả mua NVL có xu hướng tăng lên), do việc tính toán ra khoản doanh thu hiện tại dựa trên giá trị lượng vật tư vừa mới được mua vào ngay gần đó, phù hợp với các khoản chi phí hiện tại sẽ giúp cho DN giảm được số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho Nhà nước Cụ thể là: do giá của vật tư mua vào sau cùng thường cao hơn giá của vật tư được nhập trước đó, lại được tính vào giá vốn nên sẽ làm giảm lợi nhuận, dẫn tới số thuế lợi tức phải nộp (thuế TNDN) sẽ thấp.

- Giá trị NVL được phản ánh thấp hơn so với giá thực tế của nó, bởi vì nó bao gồm giá trị NVL nhập vào đầu tiên với giá thấp hơn so với giá hiện thời Điều này sẽ dẫn đến việc DN bị nhìn nhận có khả năng thanh toán kém hơn so với thực tế.

Ví dụ:Cũng ví dụ trên ta có:

- Ngày 3: 600 × 25 = 15.000( ngđ)- Ngày 15:

 Phương pháp giá đơn vị bình quân

Theo phương pháp này, giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ được tính theo công thức sau:

Giá thực tế từng loại

Số lượng từng loạiNVL xuất kho

X Giá đơn vị bình quân

Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau:

- Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ (giá thực tế bình quân gia quyền)

Phương pháp này có ưu điểm là giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết NVL so với phương pháp LIFO và FIFO, không phụ thuộc vào số lần nhập- xuất của từng danh điểm NVL

Tuy nhiên, có nhược điểm là có độ chính xác không cao, hơn nữa làm tăng khối lượng công việc tính toán đặc biệt là vào cuối kì, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm NVL.

Do vậy, chúng chỉ thích hợp với các DN có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm NVL nhiều Phương pháp này được xác định theo công thức sau:

Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ=

Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳSố lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

V í d ụ:C ũng ví d ụ trên ta có

Giá đơn vị bình quân

- Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước

Theo phương pháp, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế và lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước

Ưu điểm của phương pháp này là khá đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc

ghi chép của kế toán và phản ánh kịp thời tình hình biến động của từng loại NVL.

Tuy nhiên có nhược điểm là không chính xác vì không tính đến sự biến động

của giá cả vật liệu cũng như giá thành sản phẩm kỳ nàyPhương pháp này được xác định theo công thức sau:Giá đơn vị bình quân

Giá thực tế từng loại NVL tồn đầu kỳ nàySố lượng từng loại NVL tồn kho đầu kỳ này

- Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập

Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định đơn giá bình quân của từng danh điểm NVL Căn cứ vào giá bình quân và lượng NVL xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho

Ưu điểm của phương pháp này là khắc phục được nhược điểm của cả hai

phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật

Tuy nhiên có nhược điểm là tốn nhiều công sức, do khối lượng công việc tính

toán nhiều và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm NVL Phương pháp này được xác định theo công thức:

Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập=

Giá thực tế từng loại NVL sau mỗi lần nhậpSố lượng thực tế từng loại NVL sau mỗi lần nhậpVí dụ : Cũng ví dụ trên ta có

Giá đơn vị bình quân

 Phương pháp giá hạch toán

Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại NVL, giá cả thị thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập- xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán

Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập- xuất- tồn kho NVL trong khi chưa tính được giá thực tế của nó Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua NVL ở một thời điểm nào đó hay giá NVL bình quân tháng trước để làm giá hạch toán

Theo phương pháp này thì trong hạch toán chi tiết hàng ngày toàn bộ NVL trong kì đều được tính theo giá hạch toán, sau đó đến cuối kỳ sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế.

Phương pháp này được xác định theo công thức sau:

Giá thực tế từng loại NVL

Giá hạch toán từng loại

Ưu điểm của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch

toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, giúp việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL cũng như số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều hay ít

Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là chỉ thích hợp với những DN có

nhiều danh điểm vật tư và cần đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao Hơn nữa tuy giảm nhẹ khối lượng cho công tác kế toán hàng ngày, nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của NVL xuất- tồn kho theo giá thực tế.

1.1.4 Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu

 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Trong các phần trên ta đã thấy được vai trò vô cùng quan trọng của công tác hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Giá trị NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh, vì vậy quản lí tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng NVL là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

* Đối với khâu thu mua: do NVL thường rất đa dạng về số lượng, chất lượng,

chủng loại, qui cách, phẩm cấp…, mỗi loại NVL lại có tính chất hoá lý riêng, có công dụng, mức độ và tỷ lệ tiêu hao cũng khác nhau Chính vì thế, trong quá trình thu mua phải tính toán đáp ứng đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, giảm thiểu hao hụt Đồng thời phải quan tâm đến cả chi phí thu mua, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, nhận hàng, và phù hợp với cả tiến độ về thời gian và hạch toán sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,nhằm hạ thấp chi phí NVL một cách tối đa.

* Đối với khâu bảo quản: Bảo quản có liên quan trực tiếp đến chất lượng của

NVL, do vậy cần tuân thủ các qui định của phòng kỹ thuật, phù hợp với đặc điểm, tính chất lí hóa của mỗi loại NVL Cách bảo quản tốt nhất là trên cơ sở phân loại NVL, từ đó tổ chức sắp xếp bảo quản những loại NVL có cùng tính chất lí hóa giống nhau ở một địa điểm, với những điều kiện bảo quản thích hợp: môi trường, kho bãi Cần tránh để lẫn lộn nhiều loại NVL với nhau, vừa khó tìm kiếm, vừa ảnh hưởng đến chất lượng của nhau…

Muốn bảo quản tốt thì DN cần phải có đầy đủ hệ thống kho tàng, bến bãi đúng tiêu chuẩn kĩ thuật Kho phải được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, phương tiện giao nhận như cân, đong, đo, đếm… cần thiết Thủ kho và các nhân viên bảo quản phải là những người có đủ khả năng nắm vững nghiệp vụ và thực hiện đầy đủ việc ghi chép ban đầu cũng như hoàn thiện sổ sách hạch toán kho Việc bố trí, sắp xếp NVL trong kho phải theo đúng yêu cầu kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc

theo dõi, kiểm tra nhập- xuất- tồn kho NVL.Và xác định được định mức dự trữtối thiểu, tối đa cho từng vật liệu để giảm bớt hư hỏng, hao hụt, mất mát, đảm bảo an toàn, giữ được chất lượng vật liệu.

Đồng thời, thực hiện thường xuyên chế độ kiểm tra, kiểm kê NVL, có chế độ qui định rõ ràng về trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý và sử dụng NVL trong DN cũng như ở từng phân xưởng, tổ, đội sản xuất.

* Đối với khâu dự trữ: Dự trữ đóng vai trò quan trọng để đảm bảo tiến trình

sản xuất kinh doanh được chủ động DN cần phải xác định được mức độ dự trữ tối thiểu, tối đa căn cứ vào các kế hoạch sản xuất hay các đơn đặt hàng Mức độ dự trữ tối ưu nhất để đảm bảo cho quá trình SXKD được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều, tăng chi phí bảo quản

Muốn thực hiện tốt khâu dự trữ thì DN cần phải xác định mức tiêu hao NVL sát thực tế, vì đó là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán NVL Hệ thống định mức tiêu hao NVL phải đầy đủ, cụ thể và chi tiết cho từng loại NVL, từng bộ phận sản xuất, đồng thời phải không ngừng rà soát, điều chỉnh, cải tiến và hoàn thiện để đạt tới định mức tiên tiến

* Đối với khâu sử dụng: Việc sử dụng NVL một cách hợp lý, tiết kiệm trên cơ

sở định mức và dự toán chi có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận và tích luỹ cho DN Tuy nhiên, mỗi công nghệ sản xuất, đòi hỏi những loại NVL có tiêu chuẩn tương ứng với những định mức tương ứng Do vậy, việc xuất dùng và sử dụng NVL trong SXKD cần được tiến hành chính xác, đầy đủ, kịp thời trên tinh thần tiết kiệm và hiệu quả.

* Đối với khâu hạch toán: các DN cần phải xây dựng được hệ thống danh

điểm và đánh số danh điểm cho NVL Hệ thống danh điểm NVL và số danh điểm vật liệu phải rõ ràng, chính xác, tương ứng với qui cách, chủng loại của NVL Thực hiện đầy đủ các qui định về lập sổ danh điểm vật tư Tuân thủ đúng theo thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở sổ chi tiết và mở sổ hạch toán tổng hợp NVL

Tóm lại, quản lý khoa học, chặt chẽ và toàn diện NVL là một nội dung quan

trọng trong công tác quản lý tài sản của DN Để đáp ứng yêu cầu quản lý, việc hạch toán NVL trong DNSX đóng vai trò quan trọng, chỉ rõ tình hình sử dụng và hiệu quả sử dụng chúng, qua đó có những biện pháp hữu hiệu góp phần giảm bớt chi phí, hạ

giá thành sản phẩm.

 Nhiệm vụ hạch toán

Xuất phát từ những đặc điểm và yêu cầu của công tác quản lý NVL nói trên, các doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường, đặc biệt là những người làm công tác hạch toán kế toán cần phải quan tâm tới những nhiệm vụ quan trọng trong hạch toán NVL, đó là:

+ Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế NVL nhập kho

+ Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời số lượng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL.

+ Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh.

+ Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra

PHẦN II

HẠCH TOÁN CHI TIẾT VÀ HẠCH TOÁN TỔNG HỢPNGUYÊN VẬT LIỆU

2.1 - KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU

2.1.1 – Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Kế toán chi tiết NVL là khâu công việc khá phức tạp và tốn nhiều công sức Khác với kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết NVL đòi hỏi phải phản ánh cả chỉ tiêu giá trị, số lượng và chất lượng của từng danh điểm NVL, theo từng kho và từng người phụ trách vật chất Để kế toán chi tiết NVL, kế toán sử dụng các chứng từ chủ yếu sau(chế độ

chứng từ Kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006- QĐ/BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính)

- Phiếu Nhập kho (mẫu 01-VT)- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT)

- Hoá đơn GTGT (mẫu 01-GTKT)- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì (mẫu 07-VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT)

- Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà Nước Các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ sau theo yêu cầu quản lý và hạch toán của doanh nghiệp

Các sổ sách sử dụng trong kế toán chi tiết NVL phụ thuộc vào phương pháp kế toán mà DN đã lựa chọn Thông thường có các loại sổ sách chủ yếu sau: Thẻ kho, Sổ kế toán chi tiết vật tư, Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL, Sổ đối chiếu luân chuyển, Sổ giao nhận chứng từ, Sổ số dư, Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho…

Việc tổ chức hạch toán chi tiết NVL ở kho và Phòng kế toán phải liên hệ chặt chẽ với nhau, các chứng từ về nhập- xuất kho NVL được sử dụng một cách hợp lý,

phù hợp với số liệu trong việc ghi chép, vào sổ kế toán Điều đó cho phép tránh được những ghi chép trùng lặp không cần thiết, góp phần tăng hiệu quả trong công tác quản lý Trên thực tế công tác kế toán ở nước ta hiện nay, các DNSX thường áp dụng 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL là: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư Nội dung cụ thể của các phương pháp đó như sau:

2.1.1.1 - Phương pháp thẻ song song

Đặc điểm của phương pháp này là tại kho, NVL được theo dõi trên các Thẻ kho chỉ về mặt số lượng, còn tại phòng kế toán thì mở các sổ chi tiết NVL theo dõi cả về mặt số lượng và gía trị NVL.

* Qui trình luân chuyển

Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối kì:

Quan hệ đối chiếu:

Sơ đồ 1.1: Qui trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song

* Nội dung của phương pháp

- Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất tồn NVL cho từng danh điểm vật tư (trên thẻ kho chỉ ghi về mặt số lượng, mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên thẻ) Cuối ngày và cuối tháng Thủ kho tính ra số lượng tồn trên từng thẻ để đối chiếu với sổ kế toán chi tiết vật tư trên phòng kế toán.

- Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng Sổ kế toán chi tiết vật tư để phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm theo từng danh điểm vật tư, tương ứng với thẻ kho đã mở ở kho.

Phiếu

Phiếu xuất

Sổ (thẻ) chi tiết

vật tư

Bảng tổng hợp N-X-T

Kế toán tổng hợp

Sổ chi tiết vật tư: hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán phụ trách xuống kho nhận Phiếu nhập- xuất, định khoản ngay trên phiếu, sau đó căn cứ vào các chứng từ đó để vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị Cuối tháng kế toán tính ra số lượng tồn và giá trị tồn cho từng danh điểm vật tư (cột số lượng tồn phải khớp với số lượng tồn trên Thẻ kho).

Từ Sổ kế toán chi tiết vật tư, cuối tháng kế toán lập Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn kho (phản ánh cả giá trị và số lượng) Đây là căn cứ để đối chiếu số liệu về mặt giá trị của NVL giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp.

Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn: lấy dòng cộng trên sổ chi tiết của từng danh điểm vật tư để ghi một dòng vào Sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn (có bao nhiêu danh điểm vật tư, phải ghi bấy nhiêu dòng trên sổ cho từng nhóm và từng kho vật liệu) Cuối tháng cộng giá trị nhập- xuất để tính ra giá trị tồn kho cho từng kho Vật liệu.

Cột giá trị nhập – xuất – tồn của từng kho phải khớp với tổng phát sinh nợ, tổng phát sinh có và số dư cuối kỳ của tài khoản 152 trên Sổ Cái.

* Ưu điểm của phương pháp: là khá đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu; có thể

cung cấp thông tin thường xuyên cả về mặt giá trị và số lượng của từng loại NVL nhập- xuất- tồn và rất thích hợp đối với các doanh nghiệp có ít loại nguyên vật liệu và đã áp dụng các phần mềm máy tính vào công tác hạch toán NVL.

* Nhược điểm của phương pháp: là ghi chép trùng lắp (về mặt số lượng giữa

kho và phòng kế toán), từ đó làm tăng khối lượng ghi chép của kế toán và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công tác kế toán.

* Điều kiện vận dụng phương pháp: Phương pháp này chỉ thích hợp đối với các

doanh nghiệp có qui mô nhỏ, sử dụng ít danh điểm nguyên vật liệu và số nghiệp vụ phát sinh không nhiều.Trong điều kiện doanh nghiệp đã tiến hành kế toán trên máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá diễn ra thường xuyên Do đó phưong pháp này đang được áp dụng rộng rãi.

2.1.1.2 - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Đặc điểm của phương pháp này là tại Kho vẫn phải mở Thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng loại NVL, tại Phòng kế toán sẽ mở Sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi sự biến động của NVL cả về mặt số lượng và giá trị.

• Qui trình luân chuyển

Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối kì:

Quan hệ đối chiếu:

Sơ đồ 1.2: Qui trình hạch toán chi tiết NVLtheo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

* Nội dung phương pháp

- Tại Kho: công việc cụ thể cũng giống như với phương pháp Thẻ song song, thủ kho lập Thẻ kho cho từng danh điểm vật tư để theo dõi về mặt số lượng.

- Tại Phòng kế toán: Kế toán vật tư lập các Bảng kê nhập, Bảng kê xuất cho mỗi danh điểm vật tư dựa trên Phiếu nhập, phiếu xuất tương ứng theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị Cuối tháng, cộng bảng kê nhập và bảng kê xuất để ghi một dòng vào sổ đối chiếu luân chuyển

+ Sổ đối chiếu luân chuyển: do kế toán vật tư lập ở cuối tháng theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị Mỗi danh điểm vật tư được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển (cột số lượng đối chiếu với thẻ kho, còn cột giá trị được đối chiếu với kế toán tổng hợp).

Sổ đối chiếu luân chuyểnNăm….

Số danh điểm

Tên vật liệu

Đơn vị tính

Dư đầu tháng 01

Luân chuyển trong tháng 01

Dư đầu tháng 02

Luân chuyển trong tháng 02

Số lượng

Số tiền

Số lượng

Số tiền

Số lượng

Số tiền

Số lượng

Số tiền

Số lượng

Số tiền

Số lượng

Số tiền

Dư 31/12Số lượng

Số tiền

Phiếu nhậpPhiếu xuất

Thẻ kho

Bảng kê nhậpBảng kê xuất

Sổ đối chiếu luân

Kế toán tổng hợp

* Ưu điểm của phương pháp: Khối lượng công việc ghi chép của kế toán giảm

nhẹ do chỉ ghi một lần vào cuối tháng, công tác kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán được thuận lợi, dễ dàng.

* Nhược điểm của phương pháp: Vẫn còn trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa kho

và phòng kế toán, do đó làm tăng khối lượng công tác kế toán Hơn nữa, do dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập xuất của từng danh điểm NVL khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp khó khăn, điều đó ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác, đồng thời ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin cho quản lí.

* Điều kiện vận dụng phương pháp: Phương pháp này thích hợp đối với các

doanh nghiệp có qui mô nhỏ, ít danh điểm nguyên vật liệu và mức độ nhập xuất NVL không lớn.

2.1.1.3 - Phương pháp sổ số dư

Đặc điểm của phương pháp này là tại Kho theo dõi về mặt số lượng từng loại NVL, còn Phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm NVL.

* Qui trình luân chuyển

Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối kì:

Quan hệ đối chiếu: Ghi định kì:

Sơ đồ 1.3: Qui trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư

Thẻ Kho Phiếu

chứng từ gốcSổ số dưSổ giao nhận

kêluỹ kế Nhập- Xuất-

Kế toán tổng hợp

* Nội dung phương pháp

- Tại kho: công việc tương tự như với các phương pháp trên Định kì, sau khi ghi Thẻ kho, thủ kho phải tổng hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật liệu theo từng nhóm vật tư Sau đó lập Sổ giao nhận chứng từ nhập (xuất) và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập xuất kho NVL Trong đó, cột nhóm vật tư, số lương chứng từ, số hiệu chứng từ do Thủ kho ghi Cột số tiền do kế toán vật tư ghi.

Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vào Sổ số dư.

- Tại phòng kế toán: định kì kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tiến hành tính toán, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời ghi số tiền vừa tính của từng nhóm vào Bảng luỹ kế N-X-T kho.

Tiếp đó, cộng số tiền nhập xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu Số dư này được đối chiếu với cột “số tiền” trên Sổ số dư (mỗi danh điểm vật tư được ghi một dòng trên sổ này) Sổ này được theo dõi cho cả 12 tháng Cuối tháng cộng sổ số dư, cột gía trị sẽ được đối chiếu với Bảng kê luỹ kế N-X-T.

* Ưu điểm của phương pháp: giảm được khối lượng ghi chép của kế toán do

tránh được sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng giữa kho và phòng kế toán từ, hơn nữa dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc cuối kỳ, từ đó làm tăng hiệu quả của công tác kế toán.

* Nhược điểm của phương pháp: Việc kiểm tra, đối chiếu sai sót gặp nhiều

khó khăn, do khi muốn biết số lượng N-X-T của một danh điểm vật tư nào đó phải trực tiếp xuống kho xem thẻ kho mơí có được thông tin Hơn nữa kết cấu sổ phức tạp, do đó đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao tương ứng

* Điều kiện vận dụng phương pháp: Phương pháp này thích hợp đối với

những doanh nghiệp có qui mô lớn, nhiều danh điểm nguyên vật liệu.Và doanh

nghiệp đã xây dựng được (hệ thống giá hạch toán, hệ thống danh điểm vật liệu, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng Đồng thời có số lượng chứng từ nhập - xuất của mỗi loại khá nhiều thì ta sẽ giảm được khối lượng công việc ghi chép.

2.2 - KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU

2.2.1 - Các phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu là ghi chép sự biến động về mặt giá trị của NVL trên các sổ kế toán tổng hợp Để hạch toán NVL nói riêng và các loại hàng tồn kho nói chung, kế toán có thể áp dụng các phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kì Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào

đặc điểm kinh doanh của DN, vào yêu cầu của công tác quản lí và vào trình độ cán bộ kế toán cũng như qui định của chế độ kế toán hiện hành

2.2.1.1 - Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX)

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên tài khoản phản ánh của từng loại hàng tồn kho.

Ưu điểm:phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật; kế toán có thể xác định lượng nhập- xuất- tồn của từng loại hàng tồn kho nói chung và của NVL nói riêng tại bất cứ thời điểm nào.

Nhược điểm: với những doanh nghiệp có số lượng chủng loại vật tư mang giá

trị thấp, các nghiệp vụ xuất dùng, xuất bán diễn ra thường xuyên mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn nhiều công sức

Với những ưu điểm mang lại thì đây là phương pháp được sử dụng rất phổ biến ở nước ta hiện nay, vì nó khá phù hợp với đặc điểm kinh doanh của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng lớn Hơn nữa nhược điểm của nó có thể khắc phục bằng cách sử dụng kế toán trên máy vi tính vào công việc giúp giảm nhẹ khối lượng công việc kế toán

2.2.1 2 - Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho, mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế Từ đó xác định lượng xuất dùng cho SXKS và các mục đích khác trong kỳ theo công thức sau:

Giá trị vật tư, dụng cụ, sản

phẩm, hàng hoá xuất trong

Giá trị vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá

còn lại chưa sử dụng đầu kỳ

Tổng giá trị vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá tăng thêm trong

-Giá trị vật tư, dụng cụ, sản

phẩm, hàng hoá còn lại chưa sử dụng

cuối kỳ

Ưu điểm: tiết kiệm được công sức ghi chép của kế toán do công việc chỉ

dồn vào cuối kỳ

Nhược điểm: có độ chính xác không cao trong việc phản ánh về vật tư xuất

dùng cho các mục đích khác nhau và bị phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi Không đáp ứng được nhu cầu thông tin nhanh chóng, kịp thời vào một thời điểm

Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có quy cách mẫu mã đa dạng khác nhau, có giá trị thấp và được xuất dùng thường xuyên.

Nội dung và cách hạch toán cụ thể của mỗi phương pháp được trình bày cụ thể ở những phần sau:

2.2.2 - Kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX

2.2.2.1 Tài khoản sử dụng

 Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: tài khoản này được dùng để phản ánh

NVL chuyển qua kho; Ghi giá nhập, xuất theo giá gốc (= giá thực tế + phí tổn phát sinh); Ghi nhận giá trị NVL tồn tại thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ (có chỉnh theo số kiểm kê) Tài khoản có kết cấu như sau:

TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”

Dư nợ đầu kỳ: XXXPhát sinh tăng:

- Giá trị thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc nhập từ nguồn khác

- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê.

Phát sinh giảm:

- Giá trị thực tế NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn đầu tư.

- Trị giá NVL được giảm giá hoặc trả lại người bán

- Trị giá NVL thiếu hụt khi kiểm kê.

Dư nợ: Giá thực tế NVL tồn kho.

TK152 có thể mở các TK con cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản lý của doanh nghiệp Thông thường, các DNSX chi tiết TK này theo vai trò và công dụng của NVL như sau:

 TK1521 : Nguyên vật liệu chính TK 1522 Vật liệu phụ

 TK 1523 : Nhiên liệu

 TK 1525 : Vật tư nhận gia công cho bên ngoài TK 1528 : Vật liệu khác

 Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi trên đường”: tài khoản này dùng để phản ánh

giá trị các loại nguyên, vật liệu, công cụ, hàng hoá…mà DN đã mua, hay chấp nhận mua, đã chấp nhận thanh toán với DN nhưng cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho.

Kết cấu của TK này như sau:

TK 151”Hàng mua đang đi trên đường”

Dư nợ đầu kỳ: XXX

Phát sinh tăng: Giá trị hàng

hoá, vật tư đang đi đường.

Phát sinh giảm: Giá trị hàng hoá, vật tư đã về

nhập kho hay chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng.

Dư nợ cuối kỳ: Giá trị hàng đi

đường chưa về nhập kho.

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên

quan như 331, 133, 111, 112…

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi có thể lập Ban kiểm nhận để kiểm nghiêm vật tư, dụng cụ, hàng hoá…thu mua cả về số lượng, chất lượng, qui cách, chủng loại…như đã ghi trong hợp đồng kinh tế Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế để ghi vào “Biên bản kiểm nhận vật tư” Nếu hàng đạt tiêu chuẩn nhập kho thì bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho” vật tư dựa trên các “Hoá đơn”, “Giấy báo nhận hàng” và “Biên bản kiểm nhận” Nếu hàng không đạt tiêu chuẩn có thể trả lại hàng không cho nhập kho, hoặc cứ cho nhập kho và gửi “Biên bản kiểm nghiệm” tới bên bán để xử lí Thủ kho sẽ ghi số liệu thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho Phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai qui cách, thủ kho phải báo ngay cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản

2.2.2.2 Phương pháp kế toán

Theo phương pháp này, khi phát sinh các nghiệp vụ nhập kho vật liệu, có đủ các loại chứng từ cần thiết thì kế toán sẽ phản ánh vào Bên Nợ TK152 và khi phát sinh các nghiệp vụ xuất kho vật liệu sẽ phản ánh vào Bên Có TK152 Các nghiệp vụ thường xảy ra liên quan đến tình hình biến động NVL trong DN như sau:

 Kế toán biến động tăng NVL

- Tăng do nhập vật tư mua ngoài

Khi thu mua vật liệu có thể phát sinh các trường hợp như hàng và hoá đơn cùng về, hàng về nhưng hoá đơn chưa về, hàng thừa, thiếu, kém phẩm chất,…Vì thế, kế toán phải căn cứ vào từng trường hơpự phát sinh cụ thể để ghi sổ.

+ Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán phản ánh giá mua của vật liệu nhập kho bằng bút toán:

Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu nhập khoNợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK liên quan( 331, 111, 112…): Tổng giá thanh toán của vật liệu mua ngoàiCác chi phí thu mua vật liệu ( vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức,…)

được ghi vào giá thực tế của hàng mua vào tương tự như trên.

Ví dụ: Tại một doanh nghiệp sản xuất trong kỳ thu mua một số vật liệu chính

theo tổng giá thanh toán(giá cả thuế GTGT) 220.000 đồng, trong đó thuế GTGT 10% là 20.000 đồng.Chi phí vận chuyển thuê ngoài đã trả bằng tiền mặt(cả thuế GTGT 5%) là 2.100 đồng.Hàng đã kiểm nhận nhập kho đủ, đơn vị đã thanh toán toàn bộ tiền hàng bằng chuyển khoản.

Nợ TK 331: Trừ vào số tiền phải trả người bánNợ TK 111, 112: Số tiền được người bán trả lại

Nợ TK 138(1388):Số được người bán chấp nhận nhưng chưa trả

Có TK 152: Số giảm giá hàng mua hay, CKTM, hay hàng mua trả lại theo giá không thuế

Có TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng

Cũng ví dụ trên nếu giảm giá hàng mua mà doanh nghiệp được hưởng 1% là 2.200 đồng(cả thuế GTGT 200) đã nhận lại bằng tiền mặt.

Có TK 152(VLC): 2.000Có TK133(1331): 200

→ Trường hợp doanh nghiệp được hưởng CKTT do thanh toán tiền hàng trước hạn, kế toán ghi:

Nợ TK liên quan(331,111,112, 1388,…): trừ vào số tiền

hàng phải trả hay nhận bằng tiền,…Có TK 515: số tiền được hưởng

+ Trường hợp hàng đang đi đường

→ Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường, còn cuối tháng hàng chưa về kế toán tiến hành lưu hoá đơn vào tệp hồ sơ “ Hàng mua đanh đi trên đường” và ghi sổ như sau:

Nợ TK 151: Giá mua theo hoá đơn(không thuế GTGT)Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331, 311,…

→ Sang tháng sau, hàng về kế toán tiến hành kiểm nhận, nhập kho và ghi: Nợ TK 152: Nếu nhập kho vật liệu

Có TK 151: hàng đi trên đường kỳ trước đã về

Ví dụ: Mua vật liệu giá mua( cả thuế GTGT 10%) là 330.000 Đến cuôí tháng

hàng vẫn chưa về

Nợ TK 151: 300.000NợTK 133: 30.000

Có TK 331:330.000

+ Hàng về, hoá đơn chưa về

Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng chưa có hoá đơn” Nếu trong tháng cớ hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:

Nợ TK 152: Tăng giá NVL nhập kho

Có TK 331: Tăng số tiền phải trả theo giá tạm tính

Sang tháng sau, hoá đơn về căn cứ vào giá ghi thực tế trên hoá đơn, kế toán tiến hành điều chỉnh theo đúng giá hoá đơn( thực chất dùng phương pháp chữa sổ để cải chính) Có thể ghi bổ sung trong trường hợp giá thực tế( giá hạch toán); ghi số âm trong trường hợp giá thực tế( giá hạch toán ) để điều chỉnh.

Ví dụ:Mua một số vật liệu, giá mua 110.000 Hàng đã nhập kho, đến cuối tháng

hoá đơn vẫn chưa về.

Nợ TK 152: 100.000

Có TK 331: 100.000

- Tăng do tự sản xuất nhập kho hay thuê ngoài gia công chế biến

Nợ TK 152: giá thực tế vật liệu nhập khoCó TK 154:Trị giá NVL nhập kho

- Tăng do nhập lại kho vật liệu thu hồi có ích.

- Tăng do nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL

Nợ TK 152: Trị giá NVL nhập kho

Có TK 128,222: Trị giá NVL nhập kho- Tăng do nhập kho NVL được cấp do nhận vốn góp liên doanh

 Kế toán biến động giảm NVL

- Giảm do xuất sử dụng cho sản xuất, kinh doanh.

Khi xuất vật liệu cho sản xuất- kinh doanh, căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi:

Nợ TK (621,627,641,642…):Trị giá NVL xuất dùng

Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng

Ví dụ :Trong kỳ một doanh nghiệp sản xuất xuất kho một số vật liệu dùng cho

sản xuất- kinh doanh theo giá thực tế 200.000 đồng, bao gồm vật liệu chính dùng trực tiếp chế tạo sản phẩm 170.000 đồng; vật liệu phụ dùng cho nhu cầu khác ở phân xưởng 20.000 đồng, cho quản lý doanh nghiệp là 10.000 đồng

Kế toán định khoản như sau:

Có TK 152: 200.000- 152( VLC): 170.000

- 152( VLP): 30.000

- Giảm do xuất vật tư đem góp vốn liên doanh, liên kết, đầu tư dài hạn khác.

Theo quy định hiện hành , khi doanh nghiệp xuất vật liệu để góp vốn tham gia liên doanh hay đầu tư vào công ty liện kết,trên cơ sở giá trị vốn góp do các bên thống nhất đánh giá và thoả thuận ghi vào biên bản góp vốn, nếu giá tri vốn góp được chấp thuận cao hơn giá trị ghi sổ kế toán tại thời điểm góp vốn thì phần chênh lệch cao hơn được kế toán ghi tăng thu nhập khác.Ngược lại, nếu giá trị vốn góp được chấp thuận thấp hơn giá trị ghi sổ kế toán thì phần chênh lệch thấp hơn được kế toán ghi tăng chi phí hoạt động khác

Nợ TK 222: Giá trị vốn góp vào cơ sở liên doanh đồng kiểmsoát được ghi nhận

Nợ TK 223: Giá trị vốn góp vào công ty liên kết được ghinhận

Nợ TK 811: Phần chênh lệch giữa giá trị vốn góp được ghinhận nhỏ hơn giá gốc ghi sổ

Có TK 711: Phần chênh lệch giá trị vốn góp lớn hơn giátrị ghi sổ

Có TK 152:Giá gốc vật liệu xuất góp vốn liên doanh ,liên kết

Ví dụ:Trong kỳ doanh nghiệp xuất một số vật liệu góp vốn tham gía vào cơ sở

liên doanh đồng kiểm soát M với công ty K, giá vốn 600.000 đồng, giá trị vốn góp được ghi nhận 632.000 đồng, tương đương 5% quyền kiểm soát

Kế toán ghi bút toán sau(1000 đ)

Có TK 152: 600Có TK 711: 32

- Giảm do xuất đem đi gia công chế biến thêm trước khi đưa vào sử dụng.

Khi xuất vật liệu để thuê ngoài gia công , chế biến, giá trị vật liệu xuất thuê chế biến và chi phí được kế toán phản ánh qua tài khoản 154 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”