Nợ TK 152, 151: NVL tồn kho cuối kì
Có TK 6111- chi tiết từng loại: Giá trị vật liệu tồn kho,
Sau khi ghi đầy đủ các bút toán trên , kế toán tính ra giá thực tế của NVL đã sử dụng trong kỳ và ghi:
Nợ TK liên quan (621,627,641,642…) Có TK 6111- chi tiết từng loại.
Có thể khái quát quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK qua sơ đồ sau:
TK151, 152 TK 133 TK151, 152 TK6111 TK 632, 3381TK 111,112,331 TK 632, 3381TK 111,112,331 TK 133
Kết chuyển NVL đi đường và Kết chuyển NVL đi đường tồn kho đầu kỳ và tồn kho cuối kỳ
Giá trị thực tế NVL mua Trả lại NVL cho người bán vào trong kỳ hoặc CKTM
Giá trị NVL đã sử dụng trong kỳ
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK
2.3 - TỔ CHỨC VẬN DỤNG SỔ SÁCH TRONG KẾ TOÁN NVL
Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cụ thể để hệ thống hoá số liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và các tài liệu liên quan khác. Thực chất sổ kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản kế toán và ghi chép trên sổ kế toán. Là sự biểu hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép trong đó các thông tin kế toán được phản ánh một cách có hệ thống theo trình tự thời gian, không gian cũng như theo đối tượng.
Công tác hạch toán NVL trong một DN thường khá thường phức tạp, không chỉ thể hiện ở số lượng các phần hành, mà còn thể hiện ở mỗi phần hành kế toán cần thực hiện. Do đó, cần phải sử dụng nhiều loại sổ sách khác nhau. Sổ kế toán có rất nhiều loại, chúng khác nhau cả về kết cấu, nội dung, phương pháp hạch toán, cơ sở số liệu để vào sổ và tạo thành một hệ thống sổ sách kế toán.
Các loại sổ kế toán này thường được liên kết với nhau theo một trình tự hạch toán nhất định, phù hợp với đặc điểm phần hành kế toán cụ thể. Mỗi hệ thống sổ kế
kiện và loại hình kinh doanh của mỗi DN. Trên thực tế, DN có thể lựa chọn cho mình một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán sau:
- Hình thức Nhật kí- sổ cái - Hỉnh thức Nhật kí chung - Hình thức Chứng từ ghi sổ - Hình thức Nhật kí chứng từ
Nội dung tổ chức sổ theo các hình thức được trình bày cụ thể dưới đây:
2.3.1 . Tổ chức kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật kí- Sổ cái
Hình thức Nhật ký - Sổ cái thể hiện
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đựơc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán), trên cùng một quyển sổ kế toán duy nhất là Nhật kí - Sổ cái (NK-SC)
Phù hợp với DN có qui mô nhỏ, số lượng lao động kế toán ít, trình độ quản lí không cao và thực hiện phương pháp kế toán chủ yếu bằng thủ công.
Dưới đây là trình tự ghi sổ theo phương pháp này:
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối kì:
Quan hệ đối chiếu:
Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật kí- Sổ cái.
* Sổ sách sử dụng
- Sổ kế toán chi tiết: được mở tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lí của đơn vị, Chứng từ gốc (PN, PX, hoá
đơn, bảng phân bổ…)
Sổ kế toán chi tiết NVL, Thẻ kho
Nhật kí- Sổ cái(TK 152)
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp
tuỳ vào phương pháp kế toán chi tiết mà DN lựa chọn. Thông thường DN mở các sổ kế toán chi tiết sau: + Thẻ kho: Thủ kho ghi về mặt số lượng NVL.
+ Sổ chi tiết vật tư: Kế toán ghi cả về mặt số lượng và giá trị. - Sổ kế toán tổng hợp: hình thức này chỉ sử dụng duy nhất một loại sổ tổng hợp là Nhật kí- Sổ cái.
* Trình tự ghi sổ
- Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc (hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…)hoặc Bảng tổng hợp các chứng từ gốc (trong trường hợp một loại nghiệp vụ xảy ra với số lượng nhiều), kế toán ghi vào Sổ NK- SC, sau đó ghi vào Sổ và thẻ kế toán chi tiết.
- Cuối tháng, khoá sổ và tiến hành đối chiếu số liệu giữa Sổ NK-SC và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết). Theo nguyên tắc thì số liệu đó phải khớp theo từng tài khoản tương đương.
2.3.2 . Tổ chức kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật kí chung
Hình thức nhật ký chung thể hiện:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký theo trình độ thời gian phát sinh và định khoản kế toán các nghiệp cụ đó, sau đó lấy số liệu để ghi vào các Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Nó phù hợp với các DN có qui mô vừa và lớn, với mọi trình độ kế toán, mọi trình độ quản lí, và đặc biệt phù hợp trong trường hợp sử dụng kế toán bằng máy vi tính.
* Sổ sách sử dụng
- Sổ kế toán chi tiết: cũng được mở tuỳ theo trình yêu cầu và trình độ quản lí của đơn vị, số lượng sổ chi tiết được mở tương tự như hình thức NK-SC.
- Sổ kế toán tổng hợp:bao gồm:
+ Nhật ký chung: Là quyển sổ tổng nhật ký dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ (kể cả nghiệp vụ điều chỉnh và kết chuyển).
+ Nhật ký mua hàng: là một phần của sổ NKC, theo nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi vào sổ NKC, tuy nhiên trong trường hợp các nghiệp vụ nhập xuất NVL thì để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi sổ Cái, đơn vị có thể mở các sổ Nhật kí mua hàng (thuộc loại sổ nhật ký đặc biệt) để theo dõi riêng các nghiệp vụ đó. Để tránh sự trùng lăp thì các nghiệp vụ đã ghi trên sổ Nhật ký mua
hàng thì không ghi trên sổ NKC nữa và ngược lại. + Sổ Cái TK 152
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối kì:
Quan hệ đối chiếu:
Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chung.
* Trình tự ghi sổ
- Hàng ngày, căn cứ vào các Chứng từ gốc để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Sổ NKC (sổ Nhật ký mua hàng). Sau đó, làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái TK 152. Đồng thời với ghi vào sổ NKC (sổ nhật ký mua hàng) thì kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối kì kế toán, cộng số liệu trên sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu số liệu chính xác giữa sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết thì dùng làm căn cứ lâp Báo cáo kế toán
2.3.3. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Hình thức chứng từ ghi sổ thể hiện:
Căn cứ trực tiếp để ghi vào sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” (CTGS). Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng kí CTGS - Ghi theo nội dung kinh tế theo Sổ Cái.
Chứng từ gốc (PN, PX, hoá đơn, bảng phân bổ…)
Sổ kế toán chi tiết NVL, Thẻ kho
Sổ Cái TK 152
Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Nhật kí chung TK 152 Nhật kí mua hàng Bảng cân đối số phát sinh
CTGS được đánh số liên tục theo từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng kí CTGS), và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trứơc khi ghi sổ kế toán.
Hình thức sổ này phù hợp với các DN có qui mô lớn, với mọi trình độ quản lí, mọi trình độ kế toán, đặc biệt thuận lợi trong trường hợp sử dụng kế toán bằng máy tính.
* Sổ sách sử dụng