Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam

Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam

Danh mục sơ đồ

Sơ đồ 01Khái quát quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của EMICSơ đồ 02Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Sơ đồ 03Mô hình quản lý của EMIC

Sơ đồ 04Mô hình bộ máy kế toán trong công ty

Sơ đồ 05Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật kí chứng từSơ đồ 06Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho

Sơ đồ 07Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho

Sơ đồ 08Hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư ở công tySơ đồ 09Quá trình kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Danh mục bảng biểu

Biểu số 01Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình TC và KQKD của công ty

Biểu số 02Mẫu sổ danh điểm nguyên vật liệuBiểu số 03Mẫu hóa đơn GTGT

Biểu số 04Mẫu hóa đơn GTGTBiểu số 05Mẫu phiếu chiBiểu số 06Mẫu phiếu kiểm traBiểu số 07Mẫu phiếu nhậpBiểu số 08Mẫu phiếu xuấtBiểu số 09Mẫu thẻ kho

Biểu số 10Mẫu báo cáo tồn khoBiểu số 11Mẫu bảng kê phiếu nhậpBiểu số 12Mẫu bảng kê phiếu xuấtBiểu số 13Mẫu sổ số dư

Biểu số 14Mẫu nhật kí chứng từ số 1Biểu số 15Mẫu nhật kí chứng từ số 5Biểu số 16Mẫu bảng phân bổ NVLBiểu số 17Mẫu nhật kí chứng từ số 7Biểu số 18Mẫu bảng kê số 3

Biểu số 19Mẫu sổ cái TK 152Biểu số 20Mẫu biên bản kiểm kê

Bảng các kí hiệu viết tắt trong bài

NVCSHNguồn vốn chủ sở hữu

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế Việt Nam đang có sự phát triển mạnh mẽ nhờ những chính sách đổi mới kịp thời,sự lãnh đạo đúng đắn của Đảng và Nhà nước.Ngày 11/1/2007 Việt Nam gia nhập WTO mở ra hàng loạt cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp trong nước Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam, một trong những doanh nghiệp tiên tiến và điển hình của ngành điện nói riêng và của cả nước nói chung đã đón nhận những cơ hội và thách thức đó một cách linh hoạt, khai thác tối đa cơ hội và hạn chế những thách thức đến mức tối thiểu Để làm được điều này thì toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty phải làm việc không mệt mỏi, luôn học hỏi những cái mới, tất cả vì mục tiêu chung làm công ty ngày càng phát triển.

Công tác kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu trên.Viêc tổ chức công tác kế toán hợp lí sẽ quản lý tốt tài nguyên của công ty, cung cấp những thông tin kịp thời phục vụ cho quá trình ra quyết định và công tác quản trị của doanh nghiệp Hạch toán kế toán nguyên vật liệu là một công việc hết sức quan trọng và không thể tách rời trong công tác hạch toán kế toán đặc biệt là đối với một doanh nghiệp sản xuất như Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam.

Nguyên vật liệu là một yếu tố đầu vào không thể thiếu trong quá trình sản xuất, nó chiếm một bộ phận lớn trong cấu thành vật chất cũng như giá trị sản phẩm Do vậy việc tập trung quản lý chặt chẽ các loại vật liệu này trong các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật tư là điều hết sức quan trọng Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận Tổ chức kế toán nguyên vật liệu hợp lý sẽ tạo điều kiện đẩy nhanh công việc của các phần hành khác Đảm bảo cung cấp đủ về số lượng, đúng chất lượng theo kịp tiến

độ sản xuất Từ đó giúp cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, theo đúng kế hoạch sản xuất.

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam,sau một thời gian thực tập, trên cơ sở những kiến thức có được và được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Ths Phạm Thành Long, sự giúp đỡ của các cô chú trong phòng kế toán, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam”

Báo cáo chuyên đề gồm hai phần :

Phần 1: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty thiết bị

điện Việt Nam.

Phần 2 : Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty thiết bị

điện Việt Nam

PHẦN I : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY THIẾT BỊ ĐIỆN VIỆT NAM

I.Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam.

1.Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam.

Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam (EMIC) ban đầu có tên là Nhà máy chế tạo thiết bị đo điện ,được thành lập chính thức ngày 1/4/1983 theo quyết định số 176 của Bộ cơ khí luyện kim Tiền thân của nhà máy là một xưởng đồng hồ của Nhà máy chế tạo biến thế cũ tại số 10 Trần Nguyên Hãn – Hà Nội Số vốn ban đầu Nhà nước cấp cho EMIC chỉ có 10.267.000 VNĐ, số lượng công nhân khoảng 284 người, tổng diện tích là 11.750 m2.

Nhờ chính sách mở cửa của Nhà nước ngay từ năm 1989 công ty đã làm việc với nhiều hãng sản xuất công tơ nổi tiếng như Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Thuỵ Sỹ… Năm 1995 công ty kí hợp đồng chuyển giao công nghệ và xuất khẩu sản phẩm với hãng LANDIS & GYP của Thuỵ Sỹ Không chỉ sản xuất các thiết bị điện công ty còn mở rộng sang kinh doanh dịch vụ khách sạn.

Năm 1991 tận dụng lợi thế nằm ở vị trí trung tâm thành phố, công ty tiến hành xây dựng nhà khách Bình Minh với số phòng ban đầu là 27 phòng, nay là khách sạn Bình Minh (tương đương 3 sao) tại 27 Lý Thái Tổ - Hà Nội có 72 phòng, thường xuyên có trên 40 văn phòng đại diện trong và ngoài nước thuê và còn lại là các phòng nghỉ.

Ngày 1/6/1994 Ban lãnh đạo nhà máy đã quyết định đổi tên thành công ty thiết bị đo điện với tên giao dịch là EMIC.

Ngày 20/1/2005 công ty tiếp tục đổi tên thành Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Thiết bị đo điện 2/8/2006 Theo Quyêt định số 27/2006/QĐ-BCN công ty TNHH Nhà nước 1 thành viên thiết bị đo điện cùng với văn phòng Tổng công ty thiết bị kỹ thuật điện được tổ chức lại thành Công ty mẹ-Tổng

công ty thiết bị điện Việt Nam, trong đó Công ty TNHH Nhà nước một thành viên thiết bị đo điện trở thành trụ sở sản xuất của EMIC, còn văn phòng Tổng công ty thiết bị kỹ thuật điện là trụ sở quản lý của EMIC.EMIC có các công ty con là các đơn vị thành viên cũ của Tổng công ty thiết bị kỹ thuật điện cũ như: Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Dây và cáp điện Việt Nam; Công ty TNHH Nhà nước 1 thành viên chế tạo máy điện Việt Nam – Hungari… Mô hình công ty mẹ con bắt đầu được thực hiện từ ngày 01/01/2007

2.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam

Nền kinh tế càng phát triển thì đời sống nhân dân càng được cải thiện, nhu cầu tiêu dùng điện càng tăng Để quản lý tốt việc tiêu thụ điện và giúp người dân ý thức được số điện mà mình đã dùng, EMIC chuyên sản xuất các thiết bị điện phục vụ nhu cầu tiêu dùng của người dân Sản phẩm của công ty không chỉ chất lượng tốt, mà giá cả rất hợp lý.

Cụ thể các ngành nghề kinh doanh chính của EMIC gồm có :

-Kinh doanh, xuất nhập khẩu thiết bị, vật tư, phụ tùng điện công nghiệp và dân dụng

-Thiết kế, chế tạo, kinh doanh và sửa chữa các loại thiết bị đo, đếm điện 1 pha, 3 pha (có dòng điện 1 chiều và xoay chiều) các cấp điện áp hạ thế, trung thế và cao thế

Và một số ngành nghề kinh doanh phụ như :

-Tư vấn, thiết kế, thi công các công trình xây lắp điện, xây lắp công nghiệp và dân dụng.

- Kinh doanh bất động sản, dịch vụ khách sạn, du lịch và cho thuê văn phòng.

Đặc điểm về sản phẩm: Sản phẩm của công ty bao gồm nhiều chủng loại khác nhau, mỗi chủng loại lại có kích thước, mẫu mã khác nhau tuỳ theo

từng đơn đặt hàng Sản phẩm của công ty lại mang đặc điểm chung là kích thước không lớn nhưng được lắp ráp từ rất nhiều chi tiết nhỏ bé Vì vậy, danh mục vật tư của công ty lên đến hàng nghìn vật tư Nên công tác quản lý và kiểm soát vật tư được thực hiện chặt chẽ và khoa học, các giai đoạn nhập xuất kho được kiểm duyệt chặt chẽ nhằm ngăn chặn rủi ro thất thoát Các chi tiết bộ phận để sản xuất sản phẩm có thể nhập ngoại hoặc do công ty tự sản xuất Do đó công ty luôn tiến hành tìm hiểu thị trường để tìm kiếm những nhà cung cấp tốt nhất đảm bảo vật tư nhập về có chất lượng tốt mà giá thành phải chăng, bên cạnh đó đào tạo đội ngũ công nhân viên có trình độ tay nghề cao đồng thời nhập mua những thiết bị hiện đại để tự sản xuất được các chi tiết bộ phận chủ động trong việc sản xuất sản phẩm.

Do có sự đa dạng hoá về mẫu mã chủng loại và luôn đảm bảo chất lượng sản phẩm nên công ty luôn giữ được vị thế cao trong cạnh tranh tiêu thụ sản phẩm với các đơn vị khác Có thể nói thương hiệu sản phẩm EMIC giành vị trí dẫn đầu so với thương hiệu sản phẩm của các doanh nghiệp khác trong nước, tuy nhiên công ty cũng phải cạnh tranh gay gắt với các hãng sản xuất lớn của Trung Quốc, của các nước EU về giá cả và chất lượng sản phẩm Cụ thể thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty chiếm khoảng 95% thị trường trong nước và xuất khẩu đi nhiều nước như: Phillipin, Thụy Điển, Srilanca, Nicaragoa, Banglades, các nước SNG, Myanmar, … đặc biệt xuất khẩu sang Mỹ, Bắc và Trung Nam mỹ

EMIC đã sớm tiếp cận với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tiên tiến trên thế giới nhờ việc kí hợp đồng chuyển giao công nghệ với hãng LANDIS & GYP của Thụy Sỹ Đặc điểm quy trình công nghệ này là sản xuất liên tục theo quy trình khép kín, sản phẩm trải qua nhiều khâu chế biến khác nhau, và mỗi khâu lại do một phân xưởng sản xuất đảm nhiệm.

Sơ đồ 01:Khái quát quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của EMIC

Xuất phát từ đặc điểm sản phẩm của công ty gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có quy trình công nghệ sản xuất riêng Do vậy việc tổ chức sản xuất ở công ty mang những đặc thù riêng Để đáp ứng việc chuyên môn hoá sản xuất, thuận tiện cho việc quản lý chặt chẽ, cơ sở sản xuất của công ty được chia thành 7 phân xưởng ( Trong đó có 6 phân xưởng chính, 1 phân xưởng phụ) Mỗi phân xưởng đảm nhiệm một giai đoạn của quá trình sản xuất, mỗi phân xưởng áp dụng một quy trình công nghệ riêng và có quản đốc riêng để quản lý Các phân xưởng không hạch toán độc lập mà từng phân xưởng sẽ có một giám sát kinh tế có trách nhiệm hỗ trợ quản đốc của phân xưởng đó quản lý máy móc thiết bị, nguyên vật liệu thành phẩm, hàng tháng nhân viên kinh tế nay phải thu thập tài liệu, chứng từ nộp cho phòng kế toán 7 phân xưởng bao gồm :

-Phân xưởng gò hàn, đột dập: Làm nhiệm vụ chế tạo những chi tiết phôi (Những chi tiết ban đầu cấu tạo nên sản phẩm) Sau khi hoàn thành những chi tiết này được chuyển sang phân xưởng cơ khí

chế Cơ khítạo

gia Đột dậpcông Ép nhựa

Lắp ráp bộ phận

Lắp ráp hoàn chỉnh

Hiệu chỉnh

-Phân xưởng cơ khí: tiếp nhận những chi tiết phôi từ phấn xưởng gò hàn, đột dập, biến đổi chúng thành các chi tiết bộ phận có tính năng riêng để lắp ráp thành sản phẩm

-Phân xưởng ép nhựa: chuyên san xuất nhựa, sơn, mạ sau đó chuyển sang phân xưởng lắp ráp

-Phân xưởng lắp ráp 1: chuyên lắp ráp các chi tiết thành cụm chi tiết và từ cụm chi tiết lắp ráp thành sản phẩm cho các loại công tơ 1 pha.

-Phân xưởng lắp ráp 2: chuyên lắp ráp các chi tiết thành cụm chi tiết và từ cụm chi tiết lắp ráp thành sản phẩm cho các loại công tơ 3 pha, đồng hồ Vôn – ampe, máy biến dòng ,…

-Phân xưởng lắp ráp 3: chuyên lắp ráp các máy biến dòng, máy biến áp trung thế -cao thế

-Phân xưởng cơ điện dụng cụ (phân xưởng phụ): nhiệm vụ chính là theo dõi máy móc thiết bị, tài sản cố định của toàn công ty, khi có sự cố hỏng hóc tiến hành sửa chữa, và đồng thời sản xuất các loại khuôn mẫu, gá lắp cung cấp cho các phân xưởng chính

Sơ đồ 02 : Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Kho vật

PX đột dập

PX cơ khí

PX ép nhựa

PX lắp ráp 1PX lắp

ráp 2

PX lắp ráp 3

thành phẩmKho bán thành

phẩm

3.Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam.

Để thực hiện công tác sản xuất kinh doanh và quản lý có hiệu quả, công ty đã thiết kế mô hình bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến một cấp Đứng đầu công ty là Tổng giám đốc là người lãnh đạo cao nhất trong công ty trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh.

Giúp việc cho Tổng giám đốc là giám đốc sản xuất và giám đốc kinh doanh Trong đó giám đốc sản xuất phụ trách chính về sản xuất và trực tiếp chỉ đạo cho các bộ phận phân xưởng được uỷ quyền; Giám đốc kinh doanh hỗ trợ tổng giám đốc trong việc quản lý các mảng về tài chính kế toán, tổ chức, hành chính, kế hoạch.

Bên dưới là một hệ thống các phòng ban chức năng EMIC có 9 phòng ban Chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng phòng như sau :

-Phòng tổ chức: thực hiện nhiệm vụ tuyển chọn nhân sự, đào tạo, bố trí, sắp xếp, thuyên chuyển, thôi việc, kí kết hợp đồng lao động, theo dõi hợp đồng lao động.

-Phòng kế hoạch: có chức năng nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch sản xuất sản phẩm cho tháng, quý, năm Phụ trách tiếp thị, kí kết và bán sản phẩm cho khách hàng.

-Phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm nghiên cứu, thiết kế, cải tiến sản phẩm, theo dõi áp dụng các tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn thử nghiệm, quy trình công nghệ mới

-Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS): kiểm tra chất lượng của những sản phẩm sau khi đã lắp ráp hoàn chỉnh.

-Phòng vật tư: xác định nhu cầu về vật tư hàng quý, hàng năm từ đó lập kế hoạch cung ứng, dự trữ Quản lý việc sử dụng và dự trữ vật tư; Quản lý toàn bộ phương tiện vận tải

-Phòng tài chính kế toán: thực hiện công tác kế toán nhằm sử dụng vốn có hiệu quả, quản lý tốt nguồn tài nguyên của công ty, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo của công ty.

-Phòng lao động: Lập kế hoạch về quỹ lương hàng quý, hàng năm, xây dựng đơn giá tiền lương hợp lý, đảm bảo việc trả lương hàng tháng công bằng, minh bạch, kiểm tra các điều kiện bảo hộ lao động nhằm đảm bảo an toàn cho người lao động.

-Phòng bảo vệ: thực hiện nhiệm vụ duy trì trật tự an ninh, bảo vệ tài sản của công ty

-Phòng hành chính đời sống –xây dựng – y tế: quản lý việc sử dụng các công trình công cộng trong công ty, chăm lo đời sống cho các bộ công nhân viên trong công ty

Sơ đồ 03 : Mô hình tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh

của Tổng công ty thiết bị điện

Tổng giám đốc

Giám đốc sản xuấtGiám đốc kinh doanh

P.vật tư

P kế hoạchP.tổ chứcP.kỹ thuật

P hành chínhP.kế toánP.lao động

P.bảo vệK.sạnPX gò hàn,

đột dậpPX cơ khí

PX lắp ráp 1PX ép nhựa

PX lắp ráp 2PX lắp ráp 3PX phụ

4.Tình hình tài chính của công ty

Có thể nói EMIC là công ty có tốc độ tăng trưởng ổn định, doanh thu năm nay luôn cao hơn năm trước, điều này xuất phát từ chất lượng sản phẩm và việc công ty xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000.

Không chỉ đáp ứng đủ nhu cầu thị trường trong nước, năm 2004 EMIC còn kí được nhiều hợp đồng xuất khẩu hàng trăm ngàn chiếc công tơ, nhiều chủng loại thiết bị điện sang các nước Châu Á như: Thái Lan, Myanma, Lào, Băngladet với giá trị khoảng gần 500.000 USD Cũng nhờ vậy doanh thu trong năm tăng lên đáng kể, đạt 363.164tỷ đồng.

Biểu số 01:Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính và kết quả kinh

doanh của công ty

số cuối nămsố đầu nămsố cuối nămsố đầu năm1TSNH177.085.042.854192.782.612.052185.046.776.345177.085.042.8542TSDH51.285.008.96342.237.642.58962.665.409.63251.285.008.9633Tổng TS228.370.051.817235.020.254.641247.712.185.977228.370.051.8174NPT124.255.430.807136.938.801.568138.231.112.331124.255.430.8075NVCSH104.114.621.01098.081.453.073110.564.990.231104.114.621.0106Tổng NV228.370.051.817235.020.254.641248.796.102.562228.370.051.817

Nguồn : BCĐKT 31/12/2006 và BCĐKT 31/12/2007BCKQKD từ 01/01/2006 đến 31/12/2006BCKQKD từ 01/01/2007 đến 31/12/2007

Ta có thể đánh giá khái quát tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty qua một số chỉ tiêu sau :

Tốc độ tăng trưởng của LNST =

LNSTNTLNSTNTLNSTNN −

100×

Tốc độ tăng trưởng của DT =

= 27,62%

= 7,18%

= 6,17%

Hiệu quả sử dụng tài sản =

Hiệu quả sử dụng nguồn vốn =NVBQLNSTROE 2006= 0,04ROE 2007= 0,05

Hiệu quả sử dụng tài sản và nguồn vốn năm 2007 so với năm 2006 tăng, xuất phát từ nguyên nhân LNST tăng, mặt khác tổng tài sản và tổng nguồn vốn năm 2007 cũng tăng so với năm 2006 Điều này chứng tỏ công ty đã mở rộng quy mô sản xuất, mua sắm thêm máy móc trang thiết bị, và có những biện pháp nhằm khai thác tối đa hiệu quả sử dụng tài sản

II.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam.

1.Tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam

Cùng với sự hình thành và phát triển của công ty, bộ máy kế toán tại công ty cũng không ngừng phát triển và tự hoàn thiện, giúp công ty phát triển bền vững như hiện nay EMIC tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung với nội dung: hợp nhất công tác kế toán, tài vụ, thống kê, tiền lương vào một phòng kế toán Các phân xưởng không tổ chức kế toán mà chỉ bố trí một nhân viên kinh tế tại phân xưởng với nhiệm vụ ghi chép ban đầu những thông

= 0,04

= 0,05

tin kinh tế tại phân xưởng, cuối tháng chuyển các chứng từ cùng các báo cáo về phòng kế toán để xử lí.

Sơ đồ 04 : Mô hình bộ máy kế toán của Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam

Cơ cấu tổ chức của phòng kế toán được thể hiện trên sơ đồ 04 Cụ thể nhiệm vụ công việc của từng người như sau:

- Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác kế toán của công ty Có nhiệm vụ kí duyệt các chứng từ, lập báo cáo hàng quý, gửi lên ban giám đốc, ngoài ra còn làm nhiệm vụ tham mưu giúp ban giám đốc đưa ra các quyết định tài chính phù hợp.

-Phó phòng 1 đồng thời là kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.

-Phó phòng 2 đồng thời là kế toán các đơn vị trực thuộc của Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam (Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam đóng vai trò là công ty mẹ) Chịu trách nhiệm thu thập các báo cáo kế toán từ các đơn vị trực thuộc gửi đến, từ đó lập các báo cáo cần thiết phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc.

Kế toán vật tư

Kế toán người mua hàng

KT tiền mặt , lương

KT TS&t toán người BH

Thủ quỹ Kế toán trưởng

-Kế toán vật tư hạch toán các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho, thu thập các chứng từ nhập, xuất từ các phân xưởng chuyển về.

-Kế toán người mua hàng theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua vật tư, theo dõi tình hình thanh toán công nợ phải trả.

-Kế toán tiền mặt, TGNH, lương theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thu chi tiền mặt, TGNH, tính lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty.

-Kế toán tài sản và thanh toán người bán hàng theo dõi khấu hao TSCĐ, tình hình sử dụng TSCĐ ở các phân xưởng, và tình hình thanh toán công nợ phải thu.

-Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý tiền mặt trong quỹ, cấp phát tiền và cân đối quỹ.

2.Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Tổng công ty thiêt bị điện Việt Nam

2.1.Chính sách kế toán chung

Tổng công ty thiết bị điện áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 Bộ máy kế toán tại công ty đã tiến hành nghiên cứu, cụ thể hoá chế độ kế toán cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty như sau:

-Hình thức sổ kế toán: EMIC áp dụng hình thức nhật ký chứng từ.-Phương pháp tính thuế GTGT: Tính thuế theo phương pháp khấu trừ-Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên Hàng tồn kho tính giá xuất theo phương pháp bình quân gia quyền Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho là phương pháp sổ số dư.

-Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi chép trong kế toán là Đồng Việt Nam

-Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng, trích theo tháng TSCĐ tăng ( giảm ) trong tháng được trích khấu hao vào tháng sau.

-Kì kế toán năm bắt đầu từ 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.

2.2.Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

EMIC đã sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo đúng quy định của Luật kế toán và Nghị định số 129/2004 /NĐ-CP ngày 31/5/2004 của CP Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty đều được phản ánh đầy đủ trên các chứng từ kế toán Nội dung chứng từ kế toán đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mọi chứng từ kế toán đều có đủ chữ kí theo chức danh quy định trên chứng từ Mỗi phần hành khác nhau thì doanh nghiệp sử dụng bộ chứng từ khác nhau với trình tự và thời gian luân chuyển cụ thể.

Bộ chứng từ EMIC sử dụng thống nhất với chế độ kế toán Việt Nam được ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 Ngoài ra đối với một số phần hành kế toán phức tạp, công ty có sử dụng thêm một số chứng từ khác Cụ thể tại phần hành hạch toán vật tư nguyên vật liệu công ty sử dụng phiếu "Yêu cầu sửa chữa, trả lại vật tư sản phẩm " nếu bộ phận KCS kiểm tra không đạt tiêu chuẩn; và "Phiếu kiểm tra " được sử dụng để đưa ra kêt luận về kết quả kiểm tra sản phẩm Ngoài ra cuối tháng công ty sử dụng "Bảng kê phiếu nhập" cho tất cả các vật tư.

2.3.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng trong công ty thống nhất với hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp mà nhà nước ban hành năm 2006 tuy nhiên đối với một số tài khoản, kế toán công ty đã xây dựng thêm các tài khoản chi tiết để thuận lợi cho việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cụ thể như sau:

TK 152: Nguyên liệu ,vật liệu được chi tiết thành các tài khoản.TK 1521 : Nguyên vật liệu chính

TK 1522 : Nguyên vật liệu phụTK 1523 : Nhiên liệu

TK 1524 : Phụ tùng , dụng cụTK 1526 : Thiết bị XDCBTK 1528 : Nguyên vật liệu khácTK 1529 : Bảo hộ lao động

TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang được chi tiết thành.

TK 1541: SP dở dang sản xuất chính TK này lại được chi tiết thànhTK 15411 : Công tơ 1 pha

TK 15412 : Công tơ 3 pha…

TK 15419 : Công tơ 3 pha 3 giá

TK 1542: Chi phí SX-KD dở dang phụ TK này được chi tiết thành TK 15421 : Vận tải

TK 15422 : SX-KD dở dang PX cơ dụngTK 15423 : Thuê bên ngoài gia côngTK 15424 : Khách sạn

TK 1543: Khách sạn

TK 155: Thành phẩm TK này được chi tiết thành

TK 1551 : Công tơ 1 phaTK 1552 : Công tơ 3 phaTK 1553 : Đồng hồ Vol, ampe…

TK 1558 : Sản phẩm khác

2.4.Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán

Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam thực hiện đúng các quy định về sổ kế toán theo chế độ kế toán Việt Nam được ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006.

Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là có quy mô sản xuất lớn, bên cạnh đó trình độ kế toán cao, có điều kiện phân công lao động, hoạt động trên địa bàn tập trung nên công ty vận dụng hệ thống ghi sổ Nhật kí chứng từ

Sơ đồ 05:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật kí chứng từ

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Nhật kí chứng từBảng kê

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo kế toánSổ cái

Sổ ,thẻ kế toán chi tiết

Công ty sử dụng phần mềm kế toán để phục vụ cho công tác kế toán Phần mềm này có đầy đủ các loại sổ theo hình thức nhật kí chứng từ Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán nhập dữ liệu vào máy theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Theo quy trình của phần mềm các thông tin tự động nhập vào sổ tổng hợp và sổ, thẻ kế toán chi tiết Cuối kì kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ, và các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.

2.5.Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo tài chính của công ty được áp dụng theo “ chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp” ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 bao gồm các báo cáo kế toán theo quy định của Nhà nước như: Bảng cân đối kế toán ,Báo cáo kết quả kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ , …

Định kỳ hàng tháng, hàng quý kế toán lập báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán và một số báo cáo quản trị khác để phục vụ cho công tác quản lý Thời hạn gửi báo cáo tài chính tháng chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày kết thúc tháng, thời hạn gửi báo cáo tài chính quý chậm nhất là 20 ngày kể từ ngày kết thúc quý.

Kết thúc niên độ kế toán , kế toán tiến hành lập Báo cáo kết quả kinh doanh năm, Bảng cân đối kế toán năm, Thuyết minh báo cáo tài chính và báo cáo lưu chuyển tiền tệ năm Thời hạn gửi báo cáo tài chính chậm nhất là 60 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Ngoài ra để phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế-tài chính công ty còn sử dụng một số báo cáo nội bộ khác như: Báo cáo tồn kho được lập khi kết thúc niên độ hoặc cuối quý kế toán; Báo cáo tồn quỹ tiền mặt và Báo cáo về tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong công ty được lập hàng tháng.

Nơi gửi báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính quý năm của công ty được gửi cho các cơ quan nhà nước bao gồm Cơ quan thuế, Cơ quan đăng kí kinh doanh, Cơ quan tài chính khác có liên quan Báo cáo tài chính tháng được gửi cho Bán giám đốc công ty, phục vụ yêu cầu quản lý.

III.Những vấn đề kinh tế kỹ thuật về nguyên vật liệu của công ty có ảnh hưởng tới hạch toán.

1.Đặc điểm vật liệu của Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam.

Xuất phát từ đặc điểm sản phẩm của công ty bao gồm nhiều chủng loại khác nhau, mỗi chủng loại lại có kích thước, mẫu mã khác nhau tuỳ theo từng đơn đặt hàng Sản phẩm của công ty lại mang đặc điểm chung là kích thước không lớn nhưng được lắp ráp từ rất nhiều chi tiết nhỏ bé Vì vậy, danh mục vật tư của công ty rất đa dạng, và có số lượng lớn các chủng loại nguyên vật liệu

Nguồn cung cấp vật liệu để sản xuất ra sản phẩm của công ty là tự khai thác trên thị trường (trong và ngoài nước) theo giá cả thỏa thuận Công ty mua nhiều loại vật tư ở các công ty, cơ quan khác nhau, trong đó số vật liệu nhập ngoại chiếm 60% trên tổng số vật liệu Nhìn chung vật liệu của công ty đều có chất lượng tốt Đa số vật liệu của công ty đều là kim loại quý hiếm (đồng, nhôm, dây điện từ, nhựa…được nhập từ Hàn Quốc,Nhật, Singapo…)

2.Đặc điểm sử dụng và quản lý vật liệu của Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam.

2.1.Các chính sách chung về nguyên vật liệu.

-Các chính sách về quản lý nguyên vật liệu: Các vật tư được phân thành từng nhóm, từng danh điểm nguyên vật liệu được bảo quản ở những kho khác nhau Các vật tư được bảo quản trong cùng một kho thì có những đặc điểm tương đồng về kích thước,công dụng và là nguyên vật liệu để sản xuất ra một loại sản phẩm Một kho có thể có nhiều nguyên vật liệu để sản xuất ra các loại sản phẩm

khác nhau Ví dụ Kho 001 thì chứa những nguyên vật liệu để sản xuất ra công tơ 1 pha như: Thiếc hàn 60%, joăng nắp nhựa công tơ 1 pha …và sản xuất ra công tơ 3 pha như: Màn hình hiển thị LCD-CMC, dây đơn 1x0,65-1x0,7…

-Các chính sách về nhập nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu được thu mua phải căn cứ vào các hợp đồng kinh tế, kế hoạch sản xuất và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty.

-Các chính sách về xuất nguyên vật liệu: nguyên vật liệu xuất ra phải căn cứ vào định mức sản xuất sản phẩm,định mức này do phòng KCS lập trên cơ sơ nghiên cứu công suất máy móc thiết bị và định mức của những năm trước đó.

2.2.Phân loại nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu trong công ty bao gồm nhiều loại , mỗi loại có kích thước, mẫu mã, công dụng khác nhau, được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau Trong điều kiện đó, phòng vật tư đã tiến hành phân loại vật liệu để tổ chức tốt việc quản lý, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu.

Căn cứ vào vai trò và tác dụng trong sản xuất, vật liệu của công ty được chia thành: nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật tư ứ đọng và phế liệu.

Trong đó nguyên vật liệu chính bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, là bộ phận chính cấu tạo nên sản phẩm Bao gồm:

• Vít, bu lông, đai ốc, vòng đệm.

• Dây điện từ ( Êmay ).

• Kim loại đen: Thép CT3, hợp kim, thép lò xo, thép silíc, loại đặc biệt như thép lá 08KII…

• Kim loại màu: Đồng đỏ, đồng thau, đồng bạch, đồng đúc, dây điện trở, nhôm.

• Điốt –bán dẫn – tụ điện – điện trở…

Vât liệu phụ là các loại vật liệu được sử dụng kết hợp với các vật liệu chính để nâng cao chất lượng cũng như tính năng tác dụng của sản phẩm, và các loại vật liệu phục vụ cho quá trình hoạt động và bảo quản các tư liệu lao động, phục vụ cho công việc lao động của công nhân.Bao gồm: Đinh, que hàn, hóa chất, sơn và các loại, mica, sứ, tạp vật…

Nhiên liệu là các loại vật liệu được dùng để tạo ra năng lượng phục vụ cho sự hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất Bao gồm: Xăng, Điêzen, dầu hỏa, dầu bôi trơn, dầu biến thế, mỡ, các loại khác…

Phụ tùng thay thế là các loại vật liệu được dùng cho việc thay thế, sửa chữa các loại tài sản cố định là máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn.Bao gồm: vòng bi, dây curoa, phụ tùng ô tô…

Vật tư ứ đọng và phế liệu là những loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh và thanh lý tài sản để sử dụng hoặc bán ra ngoài.Bao gồm: Sắt vụn phế liệu, Silíc đề xê, nhôm đề xê, đồng đề xê.

Ngoài việc phân loại vật liệu như trên, công ty còn xây dựng một hệ thống danh mục mã vật tư cho các nguyên vật liệu Công ty đã lập một quyển sổ danh điểm nguyên vật liệu.

Biểu số 02 :Sổ danh điểm nguyên vật liệu ( trích)

CV11H001Nắp nhựa vuông công tơCái

2.3.Tính giá nguyên vật liệu

Tính giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định Việc xác định giá vật liệu là khâu quan trọng trong việc tổ chức kế toán vật liệu Phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn tới nhiệm vụ, mục đích của hạch toán vật liệu.

Tính giá vật liệu tăng thêm trong kì.

Công ty tính giá vật liệu theo giá thực tế để tiến hành kế toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập kho vật liệu Vật tư của công ty được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi nguồn tương ứng với mỗi phương pháp tính giá khác nhau Cụ thể :

Đối với nguyên vật liệu mua ngoài, thì có mua của các doanh nghiệp trong nước hoặc mua từ nước ngoài.

Giá thực

= Giá mua ghi trên hóa

-Các khoản giảm giá mua (Không VAT)

Các khoản chi phí mua(Không

Tính giá thực tế vật liệu xuất kho.

Kế toán áp dụng phương pháp giá đơn vị bình quân cả kì dự trữ để tính giá thực tế xuất kho.

Giá bình quân cả kì dự trữ =

++Số lượng

xuất kho

Giá đơn vị bình quân

Giá thực tế

GTTTĐ: Giá thực tế tồn đầu kìGTTNTK: Giá thực tế nhập trong kìSLTĐ: Số lượng tồn đầu kì

-Ngày 25/09 xuất kho 1061.820Kg Như vậy

Giá thực tế tồn đầu kì= 904,650 x 60.523,02 = 54.752.150đ

Giá thực tế nhập trong kì = 17.589,440 x 61.736,47 = 1.085.909.962đ

Giá đơn vị bình cả kì dự trữ = 54.904752,.650150++171.085.589.909,440.962= 61.677,11

Tổng giá trị NVL xuất kho = 61.677,11 x (515,420+1061,820)

= 97.279.605

IV Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam.

1 Nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu và các chứng từ sử dụng.

1.1 Nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu.

Tại Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam công tác thu mua NVL được tiến hành khoa học đảm bảo tính hợp lý trong việc cung ứng cho sản xuất và đáp ứng nhu cầu dự trữ.

Nhu cầu về NVL của công ty được phòng vật tư xác định dựa trên kết quả sản xuất năm trước, kế hoạch sản xuất năm nay,các hợp đồng kinh tế, các chiến lược phát triển thị trường của công ty Căn cứ vào nhu cầu đã được xây dựng, phòng vật tư lập kế hoạch thu mua NVL ,sau đó trình Giám đốc sản xuất, Giám đốc sản xuất xem xét kí duyệt, phòng vật tư tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp, và kí kết hợp đồng mua bán Khi hợp đồng mua bán được thỏa thuận, công ty nhận được từ nhà cung cấp hóa đơn GTGT, công ty có thể thuê phương tiện vận chuyển bên ngoài hoặc tự tiến hành vận chuyển, thông thường công ty tự tiến hành vận chuyển nguyên vật liệu về nhập kho.

Ví dụ: Ngày 04/09/2007 công ty nhập mua dây Êmay 1.6mm của công ty xuất nhập khẩu TOCONTAP chưa thanh toán tiền về nhập kho 001 theo hợp đồng mua bán HD002NBS2, số lượng 17.589,440kg, đơn giá (chưa thuế) 61.736,47đ/kg ( thuế GTGT 5%).

Biểu số 03:Mẫu hóa đơn GTGT

Mẫu số : 01GTGT-3LL

Hóa đơn giá trị gia tăng

Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu : AK/2007B

Đơn vị bán hàng:Công ty xuất nhập khẩu TOCONTAP

Họ tên người mua hàng : Anh Cường

Tên đơn vị : Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam

Địa chỉ : Số 10 Trần Nguyên Hãn-TP Hà Nội Số tài khoản : 0854486

(ký,ghi rõ họ,tên)(ký,ghi rõ họ , tên)(ký , ghi rõ họ , tên)

Để vận chuyển số NVL trên về kho, Công ty đã thuê xe ô tô 29C-96-35, chủ xe là anh Nguyễn Xuân Hiển vận chuyển bốc xếp vật liệu về kho của công ty.

Biểu 04: Mẫu hóa đơn GTGT

Mẫu số : 01GTGT-3LL

Hóa đơn giá trị gia tăng

Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu : AY/2007B

Đơn vị bán hàng:Anh Nguyễn Xuân Hiển

Họ tên người mua hàng : Anh Cường

Tên đơn vị : Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam

Địa chỉ : Số 10 Trần Nguyên Hãn-TP Hà Nội Số tài khoản : 0854486Hình thức thanh toán :Trả bằng tiền mặt Mã số:0101480722

STT Tên hàng hóa ,dịch vụĐVTSố lượngĐơn giáThành tiền

Cộng tiền hàng: 300.000 Thuế suất:5% Tiền thuế GTGT :15.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 315.000Số tiền viết bằng chữ:

Căn cứ vào hóa đơn trên đã được kế toán trưởng duyệt thanh toán, kế toán viết phiếu chi trả số tiền cho chủ phương tiện vận tải trên như sau:

Biểu 05: Mẫu phiễu chi

TỔNG CÔNG TY THIẾT BỊ ĐIỆN VIỆT NAM

Số 10 Trần Nguyên HãnMẫu số :02-TT

(Ban hành theo QĐ số 15/2006 /QĐ -BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC )

PHIẾU CHI Quyển số :10Ngày 04 tháng 09 năm 2007

Số :50Nợ : 152Có : 111Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Xuân Hiển

(Ký,họ tên,(Ký, họ tên)(Ký,họ tên)(Ký , họ tên)(Ký ,họ tên)đóng dấu)

Đã nhận đủ số tiền(Viết bằng chữ):

Khi hàng về đến kho, trước khi nhập kho bộ phận KCS phối hợp với cán bộ phòng vật tư và thủ kho tiến hành kiểm nhận, kiểm tra xem NVL có đúng chủng loại, quy cách, chất lượng, số lượng như trong hợp đồng đã kí kết không Ban kiểm nhận phải ghi rõ ý kiến vào phiếu kiểm tra.

Biểu số 06 : Mẫu phiếu kiểm tra

Chi tiết: DâyÊmay 1,6mm

Kí hiệu bản vẽHướng dẫn kiểm tra:

HD/QC/Người cung ứng:1Ngày nhập:04/09/2007Ngày kiểm tra : 04/09/2007Số lô:Số lượng: 17.589,440Người kiểm tra : Anh XuânNoThông số kiểm traYêu cầu

Kết luận : Đạt yêu cầu

Ngày tháng 9 năm 2007Người duyệt

Nếu không đạt yêu cầu sẽ có những biện pháp xử lí phù hợp đối với từng trường hợp cụ thể và lập phiếu yêu cầu sửa chữa, trả lại vật tư, sản phẩm.

Nếu đạt yêu cầu sẽ tiến hành thủ tục nhập kho.Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho PNK do bộ phận mua hàng lập thành 3 liên Phòng vật tư giữ 1 liên, phòng tài vụ giữ 1 liên, phòng kế toán giữ 1 liên.

Sơ đồ 06:Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho

Bộ phận có yêu cầu lập yêu cầu về vật tư hàng hoá

Bộ phận cung ứng hoặc KT vật tư lập phiếu nhập kho

Căn cứ phiếu nhập kho thủ kho tiến hành nhập hàng

KT căn cứ phiếu nhập kho ghi sổ

Kế toán tổ chức bảo quản lưu giữ phiếu NKGiám đốc

Bộ phận cung ứng tổ chức việc mua hàng

Bộ phận kiểm nghiệm tổ chức nghiệm thu HH mua

Biểu số 07:Mẫu phiếu nhập kho

TỔNG CÔNG TY THIẾT BỊ ĐIỆN VIỆT NAM

Số 10 Trần Nguyên HãnMẫu số :01-VT

(Ban hành theo QĐ số 15/2006 /QĐ -BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC )

PHIẾU NHẬP KHO

Số : 145TKNO:1521

(Ngày 04 tháng09năm2007) TKCO:331

Đơn vị xuất : Công ty XNK TOCONTAPĐịa chỉ :

Nhập tại kho: kho số 1

STTTÊN VẬT TƯMÃ VTĐVTSỐ LƯỢNGĐƠN GIÁTHÀNH TIỀN

1Dây Êmay 1.6mm3110160Kg17.589,44061.736,471.085.909.962

Bằng chữ:

(ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên,đóng dấu)

1.2 Nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu

Trong Tổng công ty thiết bị điện VN, vật liệu xuất kho chủ yếu là cho sản xuất sản phẩm Hàng ngày phòng vật tư có trách nhiệm thu mua vật liệu đồng thời làm thủ tục xuất vật liệu phục vụ nhu cầu sản xuất.

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng tháng của từng phân xưởng, lệnh sản xuất, định mức tiêu hao vật liệu(do phòng kỹ thuật lập) và nhu cầu sản xuất thực tế Các phân xưởng ghi danh mục những vật liệu cần lĩnh và phiếu lĩnh vật tư rồi đưa lên quản đốc phân xưởng ký Sau đó chuyển lên cho cán bộ

định mức vật tư kiểm tra và trình trưởng phòng vật tư phê duyệt.Phòng vật tư căn cứ vào tính chất, mức độ và tiến độ sản xuất mà có thể tiến hành xuất một tháng 5 lần hoặc 10 lần định kì 3 ngày, 5 ngày,7 ngày…

Chứng từ xuất kho gồm 2 loại chính: Phiếu xuất kho và phiếu xuất kho theo hạn mức (phiếu này rất ít được sử dụng).

Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh lập chỉ viết 1 liên Vì bộ phận sử dụng có sổ riêng để theo dõi vật tư nên không cần giữ phiếu xuất kho mà nộp luôn cho thủ kho, thủ kho vào thẻ kho,rồi nộp lên phòng kế toán, kế toán ghi sổ và tổ chức bảo quản lưu giữ.

Trình tự xuất vật liệu xuống các PX để SX: Mỗi PX có một nhân viên kinh tế dưới sự chỉ đạo của quản đốc định kì căn cứ vào kế hoạch sản xuất, căn cứ vào mức tiêu hao vật liệu lập phiếu xuất kho vật tư Sau đó mang lên phòng vật tư để kiểm tra đối chiếu với định mức tiêu hao NVL và kế hoạch sản xuất (Trưởng phòng vật tư ký chuyển thủ kho) Trước khi xuất vật tư thủ kho tiến hành thủ tục pháp lý kiểm tra xem thực tế trong kho có số vật liệu cần dùng không,thủ kho và người xin lĩnh vật tư cùng ký vào phiếu xuất kho để thủ kho xuất vật liệu Thủ kho sử dụng phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho và trừ thẻ Định kì thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán.

Sơ đồ 07: Trình tự luân chuyển phiếu xuất kho

Trưởng phòng vật tư xem xét ,ký duyệtBộ phận có

nhu cầu sử dụng lập PXK

Thủ kho xuất kho, thủ kho và người xin lĩnh vật tư cùng kí vào PXK

Kế toán vật tư ghi sổ

Kế toán tổ chức bảo quản lưu giữ

Thủ kho sử dụng PXK để ghi vào thẻ kho rồi chuyển lên phòng KT