HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY THIẾT BỊ ĐIỆN VIỆT NAM

: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY THIẾT BỊ ĐIỆN VIỆT NAM I.Đánh giá khái quát tình hình kế toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty thiết bị điên Việt Nam. Cũng như các doanh nghiệp nhà nước khác, Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam gặp rất nhiều khó khăn trước sự chuyển đổi của nền kinh tế từ tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có điều tiết của nhà nước theo định hướng XHCN. Từ một công ty trẻ đi lên từ một phân xưởng đồng hồ thuộc nhà máy chế tạo thiết bị đo điện cũ, đến nay công ty đã thành lập được 20 năm. Ban đầu công ty gặp rất nhiều khó khăn nhưng được sự trợ giúp và chỉ đạo trực tiếp của Bộ cơ khí luyện kim cùng với ban lãnh đạo năng động sáng tạo,cùng với sự quyết tâm nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên chức trong công ty. Công ty đã từng bước đi lên thành một công ty phát triển mạnh và làm ăn có hiệu quả. Hiện nay công ty có gần 1000 cán bộ công nhân viên, sản phẩm của công ty không những có uy tín trong nước mà còn có tiếng ở nước ngoài. Hàng năm công ty nhận được rất nhiều đơn đặt hàng của các bạn hàng trong và ngoài nước khác nhau. Công tác kế toán trong công ty không ngừng củng cố và hoàn thiện, thực sự trở thành công cụ đắc lực trong hoạt động quản lý và hạch toán kinh tế của công ty. Trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán luôn được nâng cao,các kế toán viên đều sử dụng thành thạo máy tính và công việc hạch toán sổ sách đều được đưa lên máy. Trong hạch toán kế toán ở công ty, hạch toán kế toán vật liệu là một khâu quan trọng vì vật liệu có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất sản phẩm. Việc theo dõi nhập xuất kho vật liệu được tổ chức khá chặt chẽ, có sự kết hợp giữa kho và phòng kế toán, đảm bảo chính xác về mặt số lượng, chất lượng. Mặt khác công ty có hệ thống kho tàng vững chắc, kiên cố và được bố trí hợp lý theo chủng loại, từng loại và từng thứ vật liệu. Trong thời gian thực tập ở công ty, em nhận thấy công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu ở công ty có những ưu điểm và một số tồn tại chủ yếu sau: *Ưu điểm: Trên góc độ tổng quát,về cơ bản công tác tổ chức quản lý và kế toán vật liệu tại Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam là phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Hiện tại công ty đang nỗ lực xây dựng và củng cố thêm cơ sở vật chất cho sản xuất và quản lý. Đó là việc nâng cao điều kiện làm việc tại các phân xưởng, văn phòng, đầu tư vào dây chuyền sản xuất để nâng cao chất lượng sản xuất và quản lý. Bên cạnh đó có một yếu tố quan trọng khác đó là sự đóng góp của cán bộ đội ngũ năng động và có năng lực đã phối hợp chặt chẽ trong tất cả các lĩnh vực thu mua, bảo quản, kiểm tra, giám sát. Chính sách quản lý NVL thống nhất trong toàn công ty,điều này tạo điều kiện định hướng tốt cho các nghiệp vụ kinh tế, nâng cao hiệu quả công việc. Chính sách quản lý tạo tinh thần phân công phân nhiệm cao. Việc quản lý nguyên vật liệu thuộc trách nhiệm của thủ kho, phòng vật tư và kế toán nguyên vật liệu. Với quy mô sản xuất khá lớn, quy trình công nghệ phức tạp,đội ngũ nhân viên với năng lực, kinh nghiệp cao nên công ty lựa chọn hình thức sổ NKCT là rất hợp lý. Trong lĩnh vực thu mua công ty có đội ngũ cán bộ thu mua vật tư hoạt bát, nhanh nhạy trong việc nắm bắt giá cả thị trường cũng như trong việc tìm kiếm nguyên vật liệu với giá cả phù hợp đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất. Về lĩnh vực bảo quản vật tư,trong điều kiện có thể công ty đã xây dựng và quy hoạch một hệ thống kho tàng cơ bản đáp ứng được nhu cầu dự trữ, bảo quản vật tư cho sản xuất. Đội ngũ thủ kho của công ty có tinh thần trách nhiệm và trình độ nghiệp vụ cao nên tổ chức tiếp nhận và bảo quản cấp phát vật tư cho sản xuất được tiến hành khá tốt. Về phần kế toán vật tư nói chung các thông tin kế toán đã đáp ứng được yêu cầu về quản lý. Công tác tổ chức kế toán được thiết kế khá hợp lý,bao quát được nhiệm vụ kinh tế phát sinh và phối hợp được sự kiểm tra giám sát giữa các bộ phận có liên quan. Công tác kế toán chi tiết và tổng hợp được thực hiện khá đồng bộ,đã cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời cho quản lý. Hệ thống báo cáo tuân theo mẫu và thời gian nộp quy định. Các báo cáo chi tiết và báo cáo tổng hợp đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin. Đối chiếu chặt chẽ giữa số liệu sổ sách kế toán và ghi chép ở kho. Tổ chức báo cáo một cách khoa học giúp tiết kiệm khối lượng công việc kế toán. *Tồn tại chủ yếu Bên cạnh những thành tích đạt được,kế toán vật liệu của công ty cũng còn một số hạn chế nhất định cần hoàn thiện để giúp cho việc lập báo cáo hợp lý hơn như: -Công ty không lập phiếu giao nhận chứng từ: Định kì 3-5 ngày kế toán xuống kho thu thập phiếu nhập kho và xuất kho, đối chiếu với thẻ kho mà không lập phiếu giao nhận chứng từ. Việc này xuất phát từ số lượng chứng từ nhập xuất quá nhiều, nên để đơn giản công tác kế toán, kế toán sử dụng luôn thẻ kho để kiểm tra số lượng chứng từ nhập xuất. Tuy nhiên việc không lập phiếu giao nhận chứng từ dễ dẫn đến những sai sót trong quá trình giao nhận chứng từ. - Về phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh lập chỉ viết 1 liên. Vì bộ phận sử dụng có sổ riêng để theo dõi vật tư nên không cần giữ phiếu xuất kho mà nộp luôn cho thủ kho, thủ kho vào thẻ kho, rồi nộp lên phòng kế toán, kế toán ghi sổ và tổ chức bảo quản lưu giữ. Việc lập phiếu xuất kho 1 liên có thể gây khó khăn cho công tác vào sổ, vì trong quá trinh giao nhận chứng từ nếu phiếu bị mất, sẽ không có chứng từ gốc để lên sổ sách kế toán. -Về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Một số nguyên vật liệu chính của công ty hoàn toàn nhập khẩu và một số nguyên vật liệu chính khác có một phần nhập khẩu, một phần thu mua trong nước, do đó việc theo dõi biến động giá cả và chênh lệch tỉ giá là hết sức quan trọng. Song hiện nay ở công ty, tuy việc theo dõi biến động giá cả vẫn được chú trọng,việc trích lập hàng tồn kho được thực hiện nhưng chưa mang lại hiệu quả thiết thực. Trong khi đó giá cả nguyên vật liệu trên thị trường có thể biến động sẽ làm ảnh hưởng tới chi phí nguyên vật liệu và ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm. Hơn nữa những loại NVL nhập khẩu hay khan hiếm trên thị trường thường có giá cả biến động rất nhanh, công ty phải thường dự trữ với khối lượng lớn do đó khó tránh khỏi những thiệt hại về mặt giá trị gây ảnh hưởng tới giá thành sản xuất sản phẩm và vấn đề tài chính của công ty. -Công tác kiểm kê kho được tiến hành mỗi năm một lần nên khó phát hiện tình trạng thừa thiếu cũng như tồn kho nguyên vật liệu. Đơn vị không thực hiện kiểm kê vật tư tồn kho cuối mỗi kì có nghĩa là không xác định được số lượng NVL có trong kho mà chỉ có số liệu trên sổ sách. Tuy nhiên qua kết quả kiểm kê cuối năm thì số liệu vật tư tồn kho thực tế thường khớp với số liệu vật tư tồn kho trên sổ sách. Nhưng nếu có sai sót hoặc chênh lệch gì thì kế toán không xác định được nguyên nhân và không xác định được biện pháp xử lý kịp thời. Như thế sẽ không theo dõi được cụ thể tình hình tồn kho thực tế nguyên vật liệu và cung cấp thông tin sai lệch cho ban lãnh đạo công ty. II.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam. -Về chi phí nguyên vật liệu: Chi phí nguyên vật liệu là một trong những khoản chi phí chiếm tỷ trọng cao trong tổng giá thành sản phẩm (khoảng 60%- 65%) nên việc quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ giúp nhà quản lý đánh giá được tình hình thực tế, sử dụng nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Tổng công ty chưa tách rõ ràng giữa giá trị nguyên vật liệu và chi phí thu mua nguyên vật liện. Do vậy theo em Tổng công ty nên tách biệt ra hai khoản mục chi phí này. Việc tách biệt này sẽ tạo điều kiện cho việc quản lý nguyên vật liệu tốt hơn, giúp nhà quản lý đưa ra các biện pháp nhằm giảm chi phí thu mua nguyên vật liệu . -Về phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho nguyên vật liện trong Tổng công ty nên lập làm 3 liên để quá trình quản lý và luân chuyển chứng từ phù hợp và chính xác. -Về phế liệu thu hồi nhập kho: Tổng công ty sử dụng bảng kê số 3 để tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này thì phần nguyên vật liệu tăng lên trong kỳ đã bao gồm phế liệu thu hối nhập kho mà phế liệu thu hồi này sẽ được Tổng công ty bán để tạo ra thu nhập khác, trong khi nhập lại kho thì lại được tính vào giá nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ thì nó sẽ làm cho giá nguyên vật liệu xuất kho tăng lên là một điều bất hợp lý. Do vậy theo em phần giá nguyên vật liệu xuất kho không có chỉ tiêu phế liệu thu hồi về nhập kho. Đối với phế liệu thu hồi về nhập kho thì sẽ được kế toán theo ngoài, đến cuối tháng thì ta có 2 cách giải quyết dối với phần phế liệu này Cách 1: Vì phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất nên ta có thể làm giảm chi phí sản xuất Nợ TK 621,154 Có TK 152- Phế liệu thu hồi nhập kho Cách 2: Ta có thể coi phế liệu là một phần thu nhập khác khi bán phế liệu Nợ TK 111, 131- Giá trị phế liệu bán Có TK 711- Phế liệu bán tính vào thu nhập khác Có TK 3331- Thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp -Về phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu: Kế toán nguyên vật liệu cần lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu để theo dõi và quản lý được số lượng chứng từ nhập xuất, hơn nữa phiếu này còn là căn cứ để đối chiếu với thẻ kho. Phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu Kho: Tháng năm STT Tên vật tư Phiếu nhập(xuất) SL Đơn giá TT Người nhận phiếuSố hiệu Ngày tháng -Về công tác kiểm kê: Công ty nên tổ chức công tác kiểm kê NVL một cách thường xuyên hơn. Để đảm bảo giảm thiểu chi phí mà vẫn thực hiện được việc theo dõi chặt chẽ NVL, công ty có thể tiến hành kiểm kê 3 tháng một lần với nguyên vật liệu chính, 6 tháng 1 lần với nguyên vật liệu phụ, ngoài ra với những nguyên vật liệu đặc thù khác thì có biện pháp kiểm kê hợp lí. -Về vấn đề tổ chức thông tin kế toán: Đứng trước quá trình hội nhập, quá trình bùng nổ của thông tin hiện nay, doanh nghiệp cũng cần phải nâng cao khả năng và trình độ cập nhật thông tin, trong đó thông tin hạch toán là vô cùng quan trọng. Theo phương thức truyền thống với những báo cáo bằng giấy qua đường công văn, thông tin thường chậm và thiếu kịp thời. Với ưu thế của mình,công nghệ thông tin đã đem lại cuộc cách mạng trong tổ chức hệ thống thông tin quản lý, thông tin kế toán. Áp dụng công nghệ thông tin, nối mạng LAN,mạng máy tính cục bộ và sử dụng các phần mềm kế toán là vấn đề đang được hầu hết các doanh nghiệp quan tâm. Tuy nhiên mức độ ứng dụng nhiều hay ít,cao hay thấp còn tùy thuộc vào yêu cầu công việc, phạm vi sản xuất kinh doanh và trình độ nhân viên của mỗi doanh nghiệp. Tại Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam, tuy một số phần hành đã được tin học hóa,nhưng kế toán thủ công vẫn còn chiếm vai trò quan trọng. Hệ thống thông tin kế toán vẫn chưa thực sự hoàn chỉnh và đồng bộ. Để nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, trước hết đòi hỏi ban lãnh đạo công ty phải thực sự quan tâm,tạo điều kiện trang bị thêm máy tính, nâng cấp mạng cục bộ cho phòng kế toán, đồng thời mở khóa học bồi dưỡng kiến thức tin học cho cán bộ và nhân viên kế toán một cách thường xuyên. Việc sử dụng các phần mềm kế toán cần phải tiến hành một cách khoa học, phải mang tính kế thừa,tránh gây xáo trộn trong quy trình hạch toán chung. Mặt khác, cần phải lựa chọn và thậm chí phải hợp đồng thuê viết những phần mềm kế toán chuyên dụng đối với công ty. Trong quá trình áp dụng cũng cần phải quan tâm đến việc cải tiến và nâng cấp cả trang thiết bị và phần mềm, nhằm tăng tốc độ xử lý thông tin kế toán. Đó là một trong những giải pháp hết sức quan trọng trong quá trình tổ chức thông tin kế toán của công ty trong thời gian tới. KẾT LUẬN Qua các phần đã trình bày ở trên, có thể khẳng định công tác kế toán nguyên vật liệu có tác dụng to lớn trong quản lý kinh tế và quản trị doanh nghiệp. Thực tế tại Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam cho thấy công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu đã giúp lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh, nó phản ánh chính xác và đầy đủ tình hình thu mua, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu. Từ đó công ty mới có biện pháp chỉ đạo đúng đắn. Sau một thời gian thực tập tại Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam, em thấy rằng với tư cách là một trong những doanh nghiệp sản xuất lớn của ngành công nghiệp, công ty đã luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao,góp phần thúc đẩy quá trình công nghiệp hóa,hiện đại hóa đất nước. Cùng với sự đổi mới và cải thiện hệ thống công tác tổ chức kế toán chung của Nhà nước hiện nay, công tác tổ chức kế toán của công ty đang được hoàn thiện từng bước. Với mục đích đó, em đã đi sâu nghiên cứu và qua đó đưa ra một số kiến nghị nhằm đóng góp một phần nhỏ hoàn thiện hơn công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu. Tuy nhiên, do thời gian thực tập còn ít nên bài viết của em có nhiều sai sót cần hoàn thiện thêm. Em mong sự góp ý của các cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty và thầy cô để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS Phạm Thành Long và toàn thể cán bộ nhân viên phòng kế toán Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam đã giúp đỡ em hoàn thành bài viết này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp ( chủ biên PGS.TS Đặng Thị Loan), Nhà xuất bản ĐH Kinh tế Quốc dân, xuất bản năm 2006 2. Giáo trình kế toán quản trị (Chủ biên : PGS.TS Nguyễn Minh Phương),nhà xuất bản lao động xã hội, xuất bản năm 2005 3.Tài liệu của Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam 4. Hệ thống Sơ đồ tổ chức hạch toán kế toán, nhà xuất bản tài chính, xuất bản năm 2006 5. Kế toán doanh nghiệp (PGS.TS. Nguyễn Văn Công), nhà xuất bản đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2007, . : HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY THIẾT BỊ ĐIỆN VIỆT NAM I.Đánh giá khái quát tình hình kế toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty thiết. đạo công ty. II.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam. -Về chi phí nguyên vật liệu: Chi phí nguyên