Hoàn thiện công tác nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long (TALIMEX).

1 Chuyên đề tốt nghiệp Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Thăng Long (TALIMEX). 3.1 Nhận xét chung về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu. Công ty Thăng Long từ ngày thành lập đến nay, đã có một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Từ điểm xuất phát ban đầu chỉ có cơ sở vật chất nghèo nàn, sản phẩm ban đầu cũng không phải là nghành may mặc mà là sản xuất máy khâu gia đình, nhng qua quá trình nỗ lực không ngừng theo kịp với sự thay đổi của thị trờng và nhu cầu của ngời tiêu dùng, mà đến nay Công ty đã có đội ngũ cán bộ có trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lợng công nhân lành nghề, các máy móc thiết bị hiện đại và sản phẩm đến nay đã phục vụ cho nhiều đối tợng cả trong nớc và xuất khẩu ra nớc ngoài. Ban giám đốc Công ty luôn trăn trở và tìm kiếm những định hớng phát triển mới nhằm đem lại sự lớn mạnh của Công ty, mang tới thu nhập cao và ổn định cho cán bộ công nhân đơn vị mình. Công ty đã không ngừng mở rộng sản xuất, ký kết hợp đồng với các đơn vị trong và ngoài nớc. Sản phẩm của Công ty đã đáp ứng đợc yêu cầu của khách hàng, với chất l- ợng cao, mẫu mã đa dạng Công ty đã và đang ngày càng khẳng định vị trí cũng nh uy tín của đơn vị trên thị trờng. Bộ máy kế toán của Công ty nhỏ gọn và cũng đợc tổ chức phù hợp với trình độ và khả năng của từng cán bộ kế toán. Nhìn chung việc vận dụng chế độ kế toán mới của Công ty tơng đối nhanh, công tác kế toán nguyên vật liệu cơ bản bảo đảm tuân thủ chế độ kế toán mới ban hành, hệ thống sổ sách tơng đối đầy đủ và chi tiết rõ ràng. Công ty đã quan tâm đúng mức đến công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo đảm đến khâu sử dụng, điều đó chứng tỏ Công ty đã nhận thức đợc ảnh hởng của chi phí nguyên vật liệu đến giá thành sản phẩm. Qua thời gian thực tập tại Công ty em cũng thấy đợc những u điểm và nhợc điểm về quản lý và sử dụng nguyên vật liệu nh sau. 1 Nguyễn Thị Thu Giang- Lớp Q10K3 2 Chuyên đề tốt nghiệp 3.1.1 Ưu điểm: -Về khâu thu mua nguyên vật liệu: Công ty đã tổ chức đợc bộ phận tiếp liệu chuyên đảm nhận công tác thu mua nguyên vật liệu trên cơ sở đã xem xét, cân đối giữa kế hoạch sản xuất và nhu cầu. -Về khâu dự trữ: Với khối lợng vật t sử dụng tơng đối lớn, chủng loại vật t nhiều, đa dạng mà đơn vị vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời cho sản xuất, không để tình trạng ứ đọng nhiều nguyên vật liều hoặc ngừng sản xuất. Công ty đã xác định mức dự trữ cần thiết, hợp lý đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn. -Về bảo quản: Hệ thống kho tàng đợc bố trí tơng đối hợp lý, phù hợp với cách phân loại vật liệu mà Công ty đã thu mua dành cho sản xuất may mặc quần áo. -Về khâu sử dụng: Nguyên vật liệu đợc dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu trớc khi xuất vật liệu sản xuất. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận phải có giấy đề xuất gửi lên phòng kinh doanh và phải đợc ban lãnh đạo xem xét, ký duyệt. Điều này giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu xuất vào sản xuất một cách chặt chẽ và là cơ sở chủ yếu cho việc phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm. 3.1.2 Nhợc điểm: Bên cạnh những u điểm, công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu còn gặp phải những hạn chế nhất định cần phải đợc cải tiến để nguyên vật liệu trong Công ty đợc quản lý và sử dụng hợp lý hơn. - Trong công tác quản lý nguyên vật liệu: Vật liệu bao gồm rất nhiều loại, nhiều quy cách khác nhau, nhng Công ty lại cha sử dụng sổ danh điểm vật t với quy định mã của từng loại để tạo điều kiện theo giõi vật t đợc dễ dàng, chặt chẽ hơn. Do đó, vật t mua về không đợc kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lợng, chất lợng cũng nh chủng loại. Điều này có thể dẫn tới tình trạng vật t nhập kho không đảm bảo đúng quy cách phẩm chất. -Về công tác kế toán chi tiết vật liệu: 2 Nguyễn Thị Thu Giang- Lớp Q10K3 3 Chuyên đề tốt nghiệp Phế liệu thu hồi không làm cac thủ tục nhập kho, không đợc phản ánh trên giấy tờ sổ sách cả về lợng cũng nh giá trị. Trong thực tế khi tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm, thì tính giá thành sản phẩm đợc xác định theo công thức: Zsp = Sp dở dang + Cphí thực tế phát Sp dở dang Giá trị phế liệu đầu kỳ sinh trong kỳ cuối kỳ thu hồi Vì vậy, hạch toán giá trị phế liệu thu hồi cũng nh tận dụng thu sẽ góp phần hạ giá thành sản phẩm. Việc hạch toán vật liệu ở kho và phòng kế toán còn trùng lặp quá nhiều. - Về việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Việc sử dụng sổ chi tiết sổ 2: Với hình thức số Nhật ký chung. Công ty sử dụng sổ chi tiết số 2 dể hạch toán theo dõi chi tiết hình thức thu mua vật liệu và thanh toán công nợ với ngời bán. Đối với những ngời bán có quan hệ thờng xuyên kế toán cha mở sổ riêng theo giõi cho từng ngời, nh vậy kế toán không theo giõi đợc một cách chặt chẽ tình hình thanh toán với ngời bán. Mặt khác, do sử dụng một sổ để theo dõi với tất cả mọi ngời bán nên kế toán chỉ ghi sổ chi tiết số 2 vào cuối tháng sau khi đã tập hợp chứng từ đối với ngời bán. Do đó càng làm tăng công việc vào cuối tháng trong khi đó vẫn không theo giõi đợc thờng xuyên tình hình thanh toán với ngời bán trong tháng. Về việc lập bảng phân bổ nguyên vật liệu: Khi xuất dùng nguyên vật liệu, công ty tập hợp chứng từ vào cuối tháng, phân loại và vào bảng phân bổ số 2. Theo cách này, TK 152 đợc mở chi tiết thành TK 1521, TK1522, TK 1523. Nhng khi tập hợp số liệu vào bảng phân bổ thì kế toán chỉ tổng hợp chung cho TK 152 chứ không phân thành các TK 152 chi tiết cho từng dối tợng. Sự phân chia này lại phản ánh ở phần đối tợng sử dụng, ghi Nợ các TK nh vậy sẽ không đúng các mẫu biểu kế toán. 3.2: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long: 3.2.1. Hoàn thiện việc ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Theo hình thức Nhật ký chung, hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trớc hết ghi nghiệp vụ vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi 3 Nguyễn Thị Thu Giang- Lớp Q10K3 4 Chuyên đề tốt nghiệp trên Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đợc ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan. 3.2.2 Lập bảng danh biểu: Để phục vụ cho nhu cầu quản lý vật liệu tránh nhầm lẫn, thiếu sót, Công ty cần sử dụng Sổ danh điểm vật liệu. -Sổ danh điểm vật liệu: là sổ tập hợp các loại vật liệu của Công ty đã và đang sử dụng. Trong đó theo dõi từng nhóm, từng loại, từng thứ vật liệu một cách chặt chẽ để giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại Công ty thực hiện một cách dễ dàng hơn và thống nhất hơn. Mỗi loại, mỗi nhóm mỗi thứ vật liệu đợc quy định một mã riêng sắp xếp một cách trật tự, thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Bảng 3.1 Sổ DANH ĐIểM nGUYÊN VậT LIệU ký hiệu Tên, nhãn hiệu quy cách NVL Đơn vị tính Quy cách Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL 152.1.01 Vải m 152.1.01.01 Vải voan ren 152.1.01.02 Vải dệt kim 152.1.02 Chỉ Cuộn 152.1.02.01 Chỉ xanh Cuộn . 152.1.02.02 Chỉ trắng Cuộn 3.2.3. Hoàn thiện việc nhập-xuất-tồn kho vật liệu: Công ty cần phải xây dựng một quy chế ụ thể về quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, sử dụng. Trong đó cần quy định rõ trách nhiệm của từng phòng ban, từng cá nhân. Quy định rõ trách nhiệm của cản bộ thu mua vật liệu. khi mua vật liêụ về phải bàn giao chứng từ một cách đầy đủ kịp thời cho phòng kế toán để kế toán hạch toán kịp 4 Nguyễn Thị Thu Giang- Lớp Q10K3 5 Chuyên đề tốt nghiệp thời, chính xác số lợng, giá trị nguyên vật liệu nhập kho và theo dõi giám sát tình hình biến động của nguyên vật liệu trong quý. Về nhập kho nguyên vật liệu: Dù nhập với khối lợng cũng nh giá trị là bao nhiêu thì cũng cần phải tiến hành theo đúng thủ tục hập kho đã quy định chỉ trừ một số lần nhập với giá quă nhỏ nh nhập bút bi để phục vụ công tác quản lý, nhập băng dính thì cũng có thể nhập theo thủ tục đơn giản. Việc nhập kho vật liệu theo đúng trình tự sẽ hạn chế đợc những kết quả xấu, kịp thời phát hiện đợc những vật liệu kém phẩm chất để có biện pháp xử lý thích hợp. Nguyên vật liệu thu mua về cần phải làm thủ tục nhập kho trớc khi xuất cho các bộ phận sản xuất, có nh vậy kế toán mới thực hiện đợc tốt chc năng kiểm tra, giám sát của minh trong việc sử dụng nguyên vật liệu. Đồng thời giúp kế toán hạch toán đợc chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Công ty nên thành lập ban kiểm nghiệm vật liệu để khi mua nguyên vật liệu về đợc kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lợng cũng nh chủng loại. Có nh thế nguyên vật liệu nhập kho mới đảm bảo đúng quy cách phẩm chất. 3.2.4 Hoàn thiện việc ghi chép sổ chi tiết số 2: Công ty nên mở sổ chi tiết thanh toán với từng ngời bán để theo dõi từng khách hàng nh chế độ kế toán đã ban hành. Do sử dụng một sổ để theo dõi từng khách hàng nên kế toán chỉ ghi sổ chi tiết số 2 vào một lần cuổi tháng mà vẫn không theo dõi thờng xuyên tình hình thanh toán với ngời bán. Nh vậy, nó sẽ không phản ánh chính xác các nghiệp vụ liên quan đến việc thu mua nguyên vật liệu. Công ty nên mở sổ riêng cho từng ngời bán có quan hệ thờng xuyên, còn với những ngời ít nhập vật liệu cho Công ty thì mở chung vào một sổ. 3.2.5. Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Mục đích của việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là để theo dõi chặt chẽ tình hình N-X-T từng thứ, từng loại vật liệu cả về sổ lợng lẫn giá trị để đáp ứng đợc yêu cầu quản trị doanh nghiệp vật liệu phải đợc tổ chức hạch toán theo từng kho, từng thứ, từng loại bằng phơng pháp hạch toán phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. 5 Nguyễn Thị Thu Giang- Lớp Q10K3 6 Chuyên đề tốt nghiệp Mỗi phơng pháp đều có những u điểm riêng do đó điều kiện áp dụng của mỗi phơng pháp là hoàn toàn khác nhau. Cùng một phơng pháp nhng có thể phù hợp với doanh nghiệp này mà không phù hợp với doanh nghiệp kia. Việc áp dụng phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu phù hợp có ý nghĩa quyết định đến tính hiệu quả của công tác kế toán, nó không chỉ làm giảm khối lợng công việc xuống mà còn giúp cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kho và phòng kế toán đợc dễ dàng thuận lợi hơn. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty hiện đang áp dụng phơng pháp thẻ song song. Việc áp dụng phơng pháp này là hoàn toàn phù hợp với Công ty. Tuy nhiên, vì doanh nghiệp cha có sổ danh điểm nên việc lập bảng tổng hợp Nhập-Xuất- Tồn kho vật liệu vẫn cha đợc ngắn gọn. Vì vậy, kế toán vật liệu tại Công ty cần lập bảng tổng hợp N-X-T kho vật liệu căn cứ vào bảng danh điểm. Bảng Nhập Xuất Tồn kho vật liệu đợc lập nh sau: 6 Nguyễn Thị Thu Giang- Lớp Q10K3 8 Chuyên đề tốt nghiệp Bảng 3.2 Bảng Tổng hợp Nhập-xuất- Tồn vật liệu Loại vật liệu: Vật liệu chính Tháng 10/2004 Danh điểm Tên vật liệu Đvị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kì Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL ST SL ST SL ST SL ST 152.1.01.02 Vải voan ren m 400 11.618.000 2.330 67.686.500 1.160 39.192.000 1.570 40.112.500 Cộng Ngàythángnăm Ngời lập Trởng phòng kế toán. 8 Nguyễn Thị Thu Giang- Lớp Q10K3 Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết vật liệuThẻ Kho Bảng tổng hợp N-X-T Kế toán tổng hợp 9 Chuyên đề tốt nghiệp Nh vậy trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song nh sau: Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ3.1: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song Trên đây là một số ý kiến của em về công tác kế toán nguyên vật liệu trong quá trình tìm hiểu tại Công ty Thăng Long. Tuy nhiên, do năng lực còn hạn chế, kinh nghiệm thực tiễn của bản thân còn ít, nên những ý kiến đề xuất trên cha phải là ph- ơng án tối u, mà chỉ là có tính chất tham khảo, góp phần nhỏ bé cùng với Công ty trong việc nâng cao tính hiệu quả của công tác kế toán nguyên vật liệu. 9 Nguyễn Thị Thu Giang- Lớp Q10K3 10 Chuyên đề tốt nghiệp Kết luận Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu để cấu thành nên một sản phẩm. Nguyên vật liệu đóng một vai trò quan trọng, nó vừa là đối tợng lao động vừa là cơ sở vật chất trực tiếp tạo ra sản phẩm, chiếm một tỷ trọng lớn trong quá trình sản xuất. Trong thế chuyển mình của đất nớc, các doanh nghiệp luôn tìm mọi cách để đạt đợc chi phí thấp nhất thông qua việc giảm chi phí nguyên vật liệu. Để làm đợc điều đó thì ngay từ khâu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng phải tiến hành một cách khoa học, chặt chẽ. Trong thời gian thực tập tại phòng Kế toán - Tài vụ của công ty Thăng Long (TALIMEX) , em đã đợc tiếp cận với thực tiễn của công tác kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty, hệ thống các chứng từ cũng nh hệ thống sổ sách kế toán và Báo cáo tài chính của công ty. Từ đó em hiểu sâu sắc hơn về các kiến thức mình đã đợc học trong quá trình học tập và có đợc một số kinh nghiệm thực tiễn. Giai đoạn thực tập tại công ty đã giúp em nhận thấy đợc vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong quản lý NVL nói riêng và quản lý sản xuất nói chung, đồng thời em thấy đợc cần phải vận dụng lý thuyết vào thực tiễn nh thế nào để đạt đợc hiệu quả cao nhất. Qua nghiên cứu đề tài em đã hiểu rõ hơn về vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất, và khái quát đợc sơ bộ về thực trạng kế toán NVL tại công ty Thăng Long. Từ đó thấy đợc u, nhợc điểm của công tác kế toán NVL cũng nh công tác quản lý sử dụng NVL tại công ty Thăng Long, tìm ra nguyên nhân, và đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL để phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện nay của Công ty và đảm bảo đúng theo chế độ kế toán hiện hành của Nhà nớc. Trong quá trình thực tập, em đã tìm hiểu và thu thập số liệu có liên quan đến kế toán NVL. Tuy nhiên trong khuôn khổ chuyên đề tốt nghiệp chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Kính mong nhận đợc sụ thông cảm và đóng góp của thầy cô giáo, các sinh viên trong nhà trờng. Xin trân trọng cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa QTKD trờng Đại Học Công Đoàn. Công ty Thăng Long (TALIMEX). Đặc biệt là sự hớng dẫn chỉ bảo của Cô giáo: Nguyễn Thu Hiền, đã giúp đỡ ủng hộ em trong suốt quá trình thực hiện đề tài này. 10 Nguyễn Thị Thu Giang- Lớp Q10K3 11 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n! 11 NguyÔn ThÞ Thu Giang- Líp Q10K3