Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam.DOC

Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam

MỤC LỤC

TrangDanh mục các chữ viết tắt

Danh mục bảng, biểu, sơ đồ, hình vẽ…

LỜI MỞ ĐẦU ……… 1CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY GIẤY

VIỆT NAM……… 3

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Giấy Việt Nam…… 3 1.2 Đặc điểm sản phẩm và thị trường tiêu thụ sản phẩm tại Tổng công ty Giấy Việt Nam………5 1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất của Tổng công ty Giấy

Việt Nam………7 1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý……….7 1.3.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất ……… 12 1.4 Hiệu quả hoạt động của Tổng công ty Giấy Việt Nam trong những năm gần đây……….14 1.5 Tổ chức công tác kế toán của Tổng công ty Giấy Việt Nam……… 15 1.5.1 Lao động kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty Giấy Việt Nam……… 15 1.5.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại Tổng công ty Giấy Việt Nam……… 19

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM……… 24

2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam………24 2.2 Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam…… 25 2.2.1 Quá trình thu mua……….25 2.2.2 Quá trình dự trữ………26 2.2.3 Quá trình sử dụng……….26 2.3 Phân loại và tính giá nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam… 27

2.3.1 Phân loại nguyên vật liệu……….27

2.3.2 Tính giá nguyên vật liệu……… 28

2.4 Thủ tục luân chuyển chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam……….30

2.4.1 Quá trình nhập kho……… 30

2.4.2 Quá trình xuất kho………35

2.5 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam…… 37

2.6 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam … 44

2.6.1 Tài khoản sử dụng………44

2.6.2 Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu……… 45

2.6.2.1 Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu………45

2.6.2.2 Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu……….53

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM……… 63

3.1 Đánh giá thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam……… 63

3.1.1 Ưu điểm………63

3.1.2 Nhược điểm……… 65

3.2 Phương hướng phát triển của Tổng công ty Giấy Việt Nam thời gian tới 66

3.3 Sự cần thiết phải hoàn thiện và yêu cầu hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam……… 67

3.4 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam………68

KẾT LUẬN……… … 70Ý KIẾN NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

NVL: Nguyên vật liệu XDCB: Xây dựng cơ bản TSCĐ: Tài sản cố định QLDN: Quản lý doanh nghiệpCCDC: Công cụ dụng cụ TNHH: Trách nhiệm hữu hạnNKCT: Nhật ký chứng từ Cty: Công ty

TK: Tài khoản LN: Lâm nghiệp

PS: Phát sinh PXNL: Phân xưởng nguyên liệu

BHXH: Bảo hiểm xã hội NL: Nguyên liệuGTGT: Giá trị gia tăng SX: Sản xuấtSTT: Số thứ tự B đàn: Bạch đànĐvt: Đơn vị tính NM: Nhà máyPN: Phiếu nhập XN: Xí nghiệpPX: Phiếu xuất CP: Chi phíSP: Sản phẩm

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty Giấy Việt NamSơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ hình thức nhật ký chứng từ

Sơ đồ 2.1: Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Bảng số 1.1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Giấy Việt Nam (Giấy Bãi Bằng) trong 3 năm gần đây

Bảng số 2.1: Tình hình nhập - xuất - tồn của Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm tháng 12 tại Tổng công ty Giấy Việt Nam

Biểu số 2.1: Hóa đơn GTGT

Biểu số 2.2: Biên bản giao nhận đường bộBiểu số 2.3: Phiếu nhập kho

Biểu số 2.4: Phiếu xuất khoBiểu số 2.5: Thẻ kho

Biểu số 2.6: Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấpBiểu số 2.7: Bảng kê phiếu xuất

Biểu số 2.8: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồnBiểu số 2.9: Sổ chi tiết vật tư

Biểu số 2.10: Sổ chi tiết công nợBiểu số 2.11: Sổ chi tiết công nợ

Biểu số 2.12: Nhật ký chứng từ số 5 – TK 33101Biểu số 2.13: Nhật ký chứng từ số 10

Biểu số 2.14: Tổng hợp nhập xuất tồnBiểu số 2.15: Bảng kê số 3 – TK 1520113

Biểu số 2.16: Bảng phân bổ nguyên vật liệu – TK 152011Biểu số 2.17: Bảng phân bổ NVL, CCDC

Biểu số 2.18: Bảng kê số 4Biểu số 2.19: Bảng kê số 5

Biểu số 2.20: Nhật ký chứng từ số 7Biểu số 2.21: Sổ cái

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xu thế mở cửa và hội nhập hiện nay, nền kinh tế Việt Nam không ngừng đổi mới và hoàn thiện để bắt kịp với sự phát triển của khu vực và thế giới Hòa cùng nhịp điệu phát triển đó, các doanh nghiệp trong nước cũng không ngừng mở rộng quy mô và năng lực sản xuất, cải tiến kỹ thuật công nghệ và cơ chế quản lý để phù hợp với điều kiện mới, góp phần vào sự phát triển của nền kinh tế đất nước.

Một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công cho các doanh nghiệp đó chính là bộ máy kế toán Bộ máy kế toán là một công cụ hữu hiệu phục vụ cho nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp Có thể nói, công tác hạch toán kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin trong và ngoài doanh nghiệp để từ đó ra được các quyết định chính xác kịp thời

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu thường chiếm 70-80% giá thành sản phẩm, nguyên vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp Chính vì vậy, công tác hạch toán nguyên vật liệu luôn là một trong những mối quan tâm hàng đầu đối với các doanh nghiệp sản xuất, đòi hỏi họ phải quản lý một cách chặt chẽ, tránh mất mát, lãng phí, sử dụng tiết kiệm, hợp lý nguyên vật liệu để góp phần làm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Tổng công ty Giấy Việt Nam là một doanh nghiệp chuyên sản xuất kinh doanh giấy và bột giấy với quy mô lớn Trải qua hơn 25 năm hoạt động

và phát triển, Tổng công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể cả về sản xuất kinh doanh cũng như các mặt hoạt động khác trong đó phải kể đến sự đóng góp không nhỏ của công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng Công tác hạch toán nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng đối với Tổng công ty Giấy Việt Nam, chính vì vậy, em chọn đề tài nghiên cứu chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình là:

“Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam”.

Kết cấu chuyên đề của em, ngoài lời mở đầu và kết luận thì nội dung chính gồm có 3 chương:

Chương 1: Khái quát chung về Tổng công ty Giấy Việt Nam.

Chương 2: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam.

Chương 3: Một số đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam.

Em xin cảm ơn TS Phạm Thị Bích Chi cùng toàn thể các cô chú cán bộ công nhân viên Tổng công ty Giấy Việt Nam đã giúp đỡ em hoàn thành bài viết này Do thời gian thực tập ngắn, kiến thức còn nhiều hạn chế lại chưa có kinh nghiệm làm việc thực tế nên bài viết của em sẽ không tránh khỏi sai sót Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo thêm của thầy, cô để em hoàn thiện bài viết của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TYGIẤY VIỆT NAM

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Giấy Việt Nam

Dù đã nhiều lần thay đổi tên họ, dù đã nhiều lần thay đổi cơ chế hoạt động, tổ chức và cơ cấu quản lý, song hai mươi lăm năm qua thương hiệu Giấy Bãi Bằng vẫn đằm sâu trong tiềm thức người tiêu dùng Nó đã trở thành biểu tượng của một doanh nghiệp lớn, một đầu tàu của ngành Giấy Việt Nam và là một trong một trăm thương hiệu (Top 100) nổi tiếng nhất của nền kinh tế Việt Nam hiện nay Công ty Giấy Bãi Bằng nay là Công ty mẹ - Tổng công ty Giấy Việt Nam được xây dựng tại Thị trấn Phong Châu - Huyện Phù Ninh - Tỉnh Phú Thọ cách Thủ đô Hà Nội khoảng 100 km về phía Bắc Trải qua 25 năm xây dựng và trưởng thành, Tổng công ty Giấy Việt Nam đã có một bề dày lịch sử hình thành và phát triển với những thời khắc khó quên.

Ngày 5 tháng 10 năm 1974, nhà máy giấy Bãi Bằng được khởi công xây dựng Đến ngày 26 tháng 11 năm 1982, kết thúc 8 năm xây dựng, lễ khánh thành nhà máy được tổ chức trọng thể Nhà máy được lấy tên gọi chính thức là Nhà máy bột và giấy Vĩnh Phú Sự kiện lịch sử này đã chứng minh thành quả của sự hợp tác tốt đẹp, tình hữu nghị Việt Nam - Thụy Điển và mở ra thời kỳ mới nhà máy chính thức đi vào hoạt động đòi hỏi tập thể cán bộ công nhân viên phải vươn lên sát cánh cùng các chuyên gia Thụy Điển để tiếp quản công trình, vừa sản xuất vừa học tập, chuyển giao kiến thức tiến tới làm chủ vận hành nhà máy Ngày 25 tháng 4 năm 1986, Nhà máy bột và giấy Vĩnh Phú đổi tên thành Xí nghiệp liên hợp giấy Vĩnh Phú, mặc dù có thuận lợi là được sự giúp đỡ toàn diện của các chuyên gia Thụy Điển nhưng sản lượng giấy trong những năm 1990 trở về trước cao nhất cũng chỉ đạt 50% công suất thiết kế.

Ngày 30 tháng 6 năm 1990 tất cả các chuyên gia Thụy Điển rút về nước, bàn giao lại toàn bộ việc quản lý, điều hành, khai thác nhà máy cho cán bộ công nhân viên Việt Nam Bằng sự năng động sáng tạo kết hợp đẩy mạnh phong trào thi đua lao động sản xuất và chế độ khen thưởng xứng đáng, các cán bộ công nhân viên của nhà máy đã khắc phục khó khăn và dần làm chủ được máy móc thiết bị

Năm 1993, Xí nghiệp liên hợp giấy Vĩnh Phú đổi tên thành Công ty Giấy Bãi Bằng Năm 1995, lần đầu tiên đạt sản lượng 50.622 tấn giấy/năm, đạt 92% công suất thiết kế Ngày 23 tháng 12 năm 1996, sản lượng giấy đạt 57.027 tấn, so với công suất thiết kế là 55.000 tấn/năm Năm 2000, sản lượng giấy đạt 65.648 tấn, cũng là năm sản phẩm Giấy Bãi Bằng được Tổ chức cấp chứng chỉ chất lượng Quốc tế “TUVNORD” và Tổ chức cấp chứng chỉ chất lượng “QUACERT” cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 Năm 2001, sản lượng giấy đạt con số kỷ lục: 72.233 tấn, vượt công suất thiết kế 18.233 tấn Ngày 14 tháng 5 năm 2002, khánh thành phân xưởng sản xuất giấy Tissue tại Nhà máy gỗ Cầu Đuống Ngày 15 tháng 5 năm 2002, khởi công công trình đầu tư mở rộng Giấy Bãi Bằng giai đoạn I, nâng năng lực sản xuất bột lên 61.000 tấn/năm và năng lực sản xuất giấy lên 100.000 tấn/năm

Năm 2006, chuyển đổi hoạt động của Tổng công ty giấy Việt Nam theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con Công ty mẹ - Tổng công ty Giấy Việt Nam là công ty Nhà nước được hình thành trên cơ sở tổ chức lại Văn phòng Tổng công ty và Công ty Giấy Bãi Bằng Ngày 28 tháng 12 năm 2006, sản lượng đạt 100.000 tấn giấy, đạt 100% công suất thiết kế mở rộng cho giai đoạn I Năm 2007, thương hiệu Giấy Bãi Bằng lọt vào Top 100 thương hiệu nổi tiếng nhất của Việt Nam.

Tổng công ty Giấy Việt Nam có 25 đơn vị hạch toán phụ thuộc, 10 phòng ban chức năng, 6 đơn vị hạch toán báo sổ, 2 viện nghiên cứu, 1 trường

cao đẳng và các công ty con, công ty liên kết Ngày nay, với mô hình tổ chức Công ty mẹ - Công ty con, kinh doanh đa ngành của Tổng công ty Giấy Việt Nam, Giấy Bãi Bằng trở thành hạt nhân quan trọng, là một trong những nhân tố tạo nên năng lực cạnh tranh của giấy Việt Nam trên thị trường Quốc tế, đã, đang và sẽ có nhiều đóng góp cùng ngành giấy Việt Nam trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, cùng cả nước hội nhập và phát triển.

1.2 Đặc điểm sản phẩm và thị trường tiêu thụ sản phẩm tại Tổng công ty Giấy Việt Nam

Tổng công ty Giấy Việt Nam sản xuất và kinh doanh các loại giấy in, giấy viết, giấy photocopy… nhằm đáp ứng nhu cầu về sản phẩm giấy trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài.

Các sản phẩm của Tổng công ty Giấy Việt Nam hay còn gọi là Giấy Bãi Bằng bao gồm các sản phẩm chính như:

Bột giấy

Giấy cuộn định lượng 52-120 g/m2, độ trắng từ 76-93 ISO, đường kính

cuộn 90-100 cm, được cắt khổ cuộn thông thường 64-65-70-79-84 cm và các khổ khác theo yêu cầu của khách hàng.

Giấy ram khổ từ A4-A0.

Giấy photocopy cao cấp khổ từ A4-A3.Giấy vi tính định lượng 58 g/m2.

Giấy Telex.

Giấy tập, vở tập kẻ ngang, vở kẻ ô ly.Giấy vệ sinh cao cấp Tissue…

Dăm mảnh nguyên liệu…

Tại khu vực Bãi Bằng (địa điểm kinh doanh chính của Tổng công ty Giấy Việt Nam) chủ yếu sản xuất và kinh doanh sản phẩm giấy cuộn, gia công và chế biến rất ít Sản phẩm giấy cuộn chiếm khoảng 85% tổng sản

lượng, các sản phẩm đã qua gia công chế biến chỉ chiếm khoảng 15% tổng sản lượng Sau 25 năm vận hành, chất lượng sản phẩm Giấy Bãi Bằng tương đối cao và ổn định, sản phẩm đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường Về chủng loại sản phẩm, nếu năm 1992 sản phẩm của Giấy Bãi Bằng so với thời kì đầu chỉ có thêm sản phẩm sử dụng cho máy vi tính thì hiện nay sản phẩm đã đa dạng và phong phú hơn, trong đó có nhiều sản phẩm cao cấp Để khẳng định, duy trì và phát huy thương hiệu, chất lượng sản phẩm luôn luôn được đưa lên hàng đầu Tổng công ty Giấy Việt Nam rất chú trọng đầu tư nâng cấp dây chuyền công nghệ, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao trình độ tay nghề cho cán bộ công nhân viên để đạt được năng suất và hiệu quả cao, dẫn đầu ngành cả về số lượng và chất lượng.

Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường, Giấy Bãi Bằng luôn lấy thị trường là mục tiêu và là đối tượng phục vụ, thực hiện sản xuất những sản phẩm gắn với nhu cầu thị trường Từ cuối những năm 1990, sản phẩm giấy đã được đa dạng hóa chủng loại, tăng độ trắng, độ bền Hiện nay, sản phẩm Giấy Bãi Bằng chiếm khoảng 50% thị phần trong nước Giấy in, giấy viết không chỉ tiêu thụ trong nước mà còn được xuất khẩu sang thị trường Đông Nam Á và xuất khẩu tại chỗ cho các nhà gia công đưa sang thị trường Mỹ.

Khách hàng chủ yếu của Giấy Bãi Bằng là các nhà xuất bản, nhà in sách và các cơ sở gia công trên khắp cả nước Hiện nay, Tổng công ty Giấy Việt Nam có ba chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh, đưa sản phẩm Giấy Bãi Bằng có mặt ở khắp mọi miền đất nước và vươn ra nước ngoài, tham gia thị trường xuất khẩu Sản phẩm Giấy Bãi Bằng đã được xuất sang thị trường các nước Mỹ, Malaysia, Singapo, Hồng Kông, Iran, Irắc…

Có thể nói Giấy Bãi Bằng đã đi sâu vào tiềm thức của người tiêu dùng và thực sự trở thành một thương hiệu Hiện nay, đồng thời với việc không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, mở rộng thị trường và sản phẩm của mình, Tổng công ty Giấy Việt Nam đang triển khai mở rộng Giấy Bãi Bằng giai đoạn II, xây dựng một dây chuyền mới sản xuất bột tẩy trắng công suất 250.000 tấn/năm, đưa thêm nồi nấu số 4 vào hoạt động với công suất 10.000 tấn bột tẩy trắng/năm để hướng tới không những sản xuất bột giấy đủ cho sản xuất giấy của mình mà còn tung ra thị trường bột giấy tẩy trắng thương phẩm, cung cấp cho các dây chuyền sản xuất giấy in, viết của các doanh nghiệp trong nước hiện nay và tiến tới xuất khẩu bột giấy tẩy trắng ra nước ngoài.

1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất của Tổng công ty Giấy Việt Nam

1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty Giấy Việt Nam được xây dựng theo mô hình trực tuyến chức năng Trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì các bộ phận được phân cấp trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhưng có sự phối hợp lẫn nhau nhằm đảm bảo chức năng quản lý được thực hiện.

Có thể khái quát tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty Giấy Việt

Nam theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty GiấyViệt Nam

Phó tổnggiám đốcTài chính

Phó tổng giám đốc Đầu tư

Phó tổng giám đốc Nguyên liệuPhó tổng

giám đốc Kỹ thuật-Sản xuất

- Phòng kỹ thuật- Nhà máy Giấy- Nhà máy Hoá chất- Nhà máy điện- XN Bảo dưỡng- Công ty Giấy Tissue Sông Đuống

- Phòng Kinh doanh

- Tổng kho- CN Tổng công ty tại TP HCM- CN Tổng công ty tại Đà Nẵng

- TT DVKD giấy tại HN- XN Dịch vụ

PhòngTài chính -

Kế toán

- Văn phòng- Phòng Tổ chức Lao động- Phòng Kế hoạch

- Phòng Xuất nhập khẩu và thiết bị phụ tùng

- Phòng Xây dựng cơ bản- Ban quản lý dự án Nhà máy sản xuất bột giấy Thanh Hoá

- P Lâm sinh- Cty chế biến và XNK dăm mảnh

- Cty Vận tải và chế biến lâm sản

- XN Khảo sát và thiết kế lâm nghiệp

- 16 Lâm trường

Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận:

Hội đồng quản trị là cơ quan đại diện trực tiếp chủ sở hữu nhà nước tại

Tổng công ty, có quyền quyết định mọi vấn đề có liên quan đến lợi ích và quyền lợi của Tổng công ty.

Ban kiểm soát giúp Hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát tính hợp pháp,

chính xác và trung thực trong quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, trong việc ghi chép kế toán và việc chấp hành các chính sách, điều lệ của Tổng công ty.

Tổng giám đốc là đại diện tư cách pháp nhân hợp pháp của Tổng công

ty, chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty, là người chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.

Các Phó Tổng giám đốc được Tổng giám đốc uỷ quyền giúp việc điều hành trong từng lĩnh vực chuyên môn Người được uỷ quyền chịu trách nhiệm cá nhân trước Tổng giám đốc và trước pháp luật Nhà nước về phạm vi công việc được uỷ quyền.

Phó tổng giám đốc kỹ thuật - sản xuất là người chịu trách nhiệm về sản

xuất kinh doanh của Tổng công ty và là người chỉ đạo trực tiếp phòng kỹ thuật.

Phó tổng giám đốc kinh doanh là người chịu trách nhiệm quản lý và chỉ

đạo phòng kinh doanh trong việc cung ứng, sản xuất và tiêu thụ.

Phó tổng giám đốc tài chính là người chịu trách nhiệm về toàn bộ công

tác tài chính kế toán của Tổng công ty.

Phó tổng giám đốc đầu tư là người chịu trách nhiệm về các dự án đầu

tư, kế hoạch đầu tư và chỉ đạo trực tiếp phòng xây dựng cơ bản.

Phó tổng giám đốc nguyên liệu là người chịu trách nhiệm trong việc

đảm bảo phát triển nguồn cung cấp nguyên liệu cho sản xuất, đưa ra các kế

hoạch đầu tư và phát triển vùng cây nguyên liệu, quản lý và chỉ đạo trực tiếp phòng lâm sinh, các lâm trường.

Các phòng ban chức năng là công cụ quản lý của Tổng giám đốc thực hiện các công tác chuyên môn tư vấn có tính chất nghiệp vụ trong các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty.

Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ quản lý kỹ thuật, công nghệ và môi trường;

chất lượng sản phẩm; kế hoạch bảo dưỡng; kỹ thuật an toàn và bảo hộ lao động; xây dựng chiến lược phát triển sản xuất bột và giấy trong Tổng công ty; nghiên cứu, ứng dụng và phát triển công nghệ sản xuất và bảo vệ môi trường.

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ cung ứng vật tư, nghiên cứu thị trường

và lập kế hoạch tiêu thụ nhằm đáp ứng yêu cầu kế hoạch sản xuất kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn của Tổng công ty.

Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ thực hiện việc tổ chức hạch toán

kế toán, tổng hợp về vốn, chi phí sản xuất, tình hình tiêu thụ và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty, cung cấp các thông tin cần thiết cho việc ra các quyết định quản lý, quyết định sản xuất.

Văn phòng có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc trong các lĩnh

vực hành chính, quản lý tài sản, phương tiện và điều kiện làm việc cho cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty đồng thời thực hiện chức năng rà soát, kiểm tra việc thực hiện các loại văn bản mà Tổng công ty được phép ban hành.

Phòng tổ chức lao động có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc

trong các lĩnh vực tuyển dụng, đào tạo và tổ chức cán bộ; lao động tiền lương; thanh tra; thi đua; khen thưởng; kỷ luật.

Phòng kế hoạch có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc, lập và tổ

chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh và chiến lược phát triển của Tổng công ty.

Phòng xuất nhập khẩu và thiết bị phụ tùng có nhiệm vụ xuất khẩu các

mặt hàng; nhập khẩu và mua sắm thiết bị, phụ tùng, vật liệu đáp ứng yêu cầu bảo dưỡng, sửa chữa, thay mới; đảm bảo dây chuyền sản xuất của Tổng công ty.

Phòng xây dựng cơ bản có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc đầu tư xây

dựng cơ bản và triển khai thực hiện các dự án đầu tư của Tổng công ty.

Tổng kho có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các việc tiếp nhận các loại

nguyên vật liệu, vật tư phụ tùng, sản phẩm… giữ gìn và bảo quản chúng cả về số lượng và chất lượng trong thời gian lưu kho, cấp phát vật tư, sản phẩm cho sản xuất, sửa chữa máy móc thiết bị và tiêu thụ sản phẩm.

Các nhà máy, xí nghiệp có mối quan hệ hỗ trợ và phục vụ lẫn nhau Là

các đơn vị sản xuất ra các sản phẩm của Tổng công ty, khai thác tối đa năng lực máy móc thiết bị và công nghệ, thực hiện tăng năng suất lao động, nâng cao sản lượng và chất lượng sản phẩm Đồng thời chỉ đạo công tác hạch toán nội bộ từng xí nghiệp sản xuất, hạch toán định mức tiết kiệm tìm biện pháp giảm định mức hạ giá thành sản phẩm Đứng đầu các nhà máy, xí nghiệp là các giám đốc có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến nhà máy, xí nghiệp của mình theo uỷ quyền của Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về hoạt động sản xuất do mình phụ trách.

Các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc là các chi nhánh của Tổng công ty hoạt động theo quy chế riêng từng đơn vị do Tổng giám đốc quy định, phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty và tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật.

Công ty Giấy Tissue Sông Đuống, Công ty chế biến và xuất nhập khẩu dăm mảnh Quảng Ninh, Công ty vận tải và chế biến lâm sản trực thuộc trực

tiếp công ty mẹ là Tổng công ty Giấy Việt Nam và hoạt động độc lập với khu vực Giấy Bãi Bằng.

1.3.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất

Tổ chức sản xuất của Tổng công ty Giấy Việt Nam bao gồm ba nhà máy là: nhà máy giấy, nhà máy hóa chất, nhà máy điện và một xí nghiệp là xí nghiệp bảo dưỡng.

* Nhà máy giấy

Nhà máy giấy có chức năng tổ chức sản xuất bột, các loại giấy và các loại sản phẩm gia công của giấy theo các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của Tổng công ty, thu hồi tái sản xuất xút nấu, xử lý nước thải công nghiệp và tiếp nhận nguyên liệu thô cho sản xuất bột.

Nhà máy giấy gồm có 3 phân xưởng:

Phân xưởng nguyên liệu thực hiện việc tiếp nhận nguyên liệu theo quy

định của Tổng công ty, sản xuất mảnh cung cấp cho nấu bột.

Phân xưởng bột tổ chức sản xuất bột đạt yêu cầu quy định để đưa sang

Nhà máy hóa chất bao gồm 2 phân xưởng:

Phân xưởng xút sản xuất xút cho tẩy bột và một phần cho tác dụng với

Clo ở phân xưởng Clo tạo thành Hypo dùng để tẩy bột.

Phân xưởng Clo sản xuất Clo để cung cấp cho tẩy bột và bán ra ngoài.* Nhà máy điện

Nhà máy điện có chức năng quản lý thiết bị, tổ chức sản xuất đảm bảo cung cấp toàn bộ nguồn năng lượng phục vụ cho nhu cầu sản xuất giấy Nhà

máy điện đảm bảo cung cấp đầy đủ, liên tục và có chất lượng các sản phẩm điện, hơi, dịch xi lanh, khí nén cho công đoạn sản xuất bột giấy, giấy, hóa chất và xử lý chất thải.

Nhà máy điện bao gồm 4 phân xưởng:

Phân xưởng nước có nhiệm vụ xử lý nước đạt tiêu chuẩn cho phép để

cung cấp nước cho sản xuất trong toàn Tổng công ty và cung cấp nước sinh hoạt cho cán bộ công nhân viên.

Phân xưởng lò hơi sản xuất hơi để chạy tua bin, cung cấp hơi cho phân

xưởng điện và phân xưởng Clo.

Phân xưởng nhiên liệu thực hiện việc tiếp nhận nhiên liệu theo quy định

của Tổng công ty và cung cấp nhiên liệu cho sản xuất.

Phân xưởng điện máy.* Xí nghiệp bảo dưỡng

Xí nghiệp bảo dưỡng có chức năng quản lý kỹ thuật thuộc lĩnh vực được giao, thực hiện công tác bảo dưỡng và sửa chữa toàn bộ thiết bị trong dây chuyền sản xuất, hệ thống điện nước thông tin, mạng vi tính, các công trình kiến trúc, công trình hạ tầng trong khu vực sản xuất và trong phạm vi được phân công.

Xí nghiệp bảo dưỡng bao gồm 4 phân xưởng:

Phân xưởng cơ khí tổ chức gia công chế tạo phụ tùng, phục hồi thiết bị

hỏng, sửa chữa theo định kỳ và đột xuất toàn bộ trang thiết bị cơ khí của Tổng công ty trong khu vực sản xuất.

Phân xưởng điện quản lý kỹ thuật cơ điện, tổ chức thực hiện công tác

bảo dưỡng sửa chữa theo định kỳ và đột xuất toàn bộ trang thiết bị điện của Tổng công ty trong khu vực sản xuất.

Phân xưởng xây dựng tổ chức bảo dưỡng sửa chữa toàn bộ công trình

kiến trúc, hệ thống cống rãnh, đường xá của Tổng công ty.

Phân xưởng thông tin đo lường.

1.4 Hiệu quả hoạt động của Tổng công ty Giấy Việt Nam trong những năm gần đây

Bảng số 1.1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Giấy Việt Nam (Giấy Bãi Bằng) trong 3 năm gần đây

3Doanh thu tiêu thụTriệu đồng1.123.2181.222.3411.330.0004Nộp ngân sách tại Phú ThọTriệu đồng52.65767.73280.600

Nhìn vào số liệu ở bảng trên ta thấy cả số lượng sản phẩm sản xuất, số lượng sản phẩm tiêu thụ và doanh thu tiêu thụ đều tăng Điều này chứng tỏ sản phẩm của Tổng công ty ngày càng được người tiêu dùng chấp nhận rộng rãi, ngày càng có uy tín trên thị trường và nhờ đó đã đẩy nhanh được tốc độ tiêu thụ Lợi nhuận sau thuế cũng tăng dần qua các năm, điều này một mặt do doanh thu tiêu thụ tăng, mặt khác thể hiện Tổng công ty đã có những biện pháp hữu hiệu trong việc giảm chi phí hạ giá thành Nộp ngân sách của Tổng công ty tăng dần qua các năm thể hiện Tổng công ty luôn thực hiện nghiêm chỉnh các nghĩa vụ với Nhà nước Thu nhập bình quân đầu người tăng dần qua các năm thể hiện đời sống của cán bộ công nhân viên đang dần được cải thiện một cách đáng kể, điều đó sẽ góp phần làm tăng năng suất lao động của Tổng công ty.

Sau gần hai năm đi vào hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con, Tổng công ty Giấy Việt Nam đã phát huy được hiệu quả mới, khai thác được tiềm năng vượt trội về vốn, về sức cạnh tranh trong thời kỳ hội nhập,

thắp sáng niềm tin ước mơ cho ngành giấy Việt Nam tiến kịp với các nước trong khu vực và hòa vào dòng chảy sự phát triển của ngành giấy trên thế giới.

1.5 Tổ chức công tác kế toán của Tổng công ty Giấy Việt Nam

1.5.1 Lao động kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty Giấy Việt Nam

Bộ máy kế toán của Tổng công ty Giấy Việt Nam được tổ chức theo hình thức tập trung Toàn bộ công tác kế toán, công tác thống kê, công tác tài chính đều được thực hiện tại phòng Tài chính - Kế toán của Tổng công ty Phòng Tài chính - Kế toán của Tổng công ty Giấy Việt Nam gồm 36 người, trong đó có 1 kế toán trưởng, 4 phó trưởng phòng và các kế toán viên.

Phòng Tài chính - Kế toán thực hiện phân công công tác trong Ban lãnh đạo phòng cụ thể như sau:

* Kế toán trưởng

Tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán, thống kê trong Tổng công ty theo quy định của pháp luật về công tác kế toán; Tổ chức điều hành bộ máy kế toán của Tổng công ty Phụ trách các lĩnh vực chung của phòng, trực tiếp phụ trách công tác tổ chức, bố trí nhân sự trong phòng Tài chính - Kế toán Tổng công ty Ký duyệt trên vị trí Kế toán trưởng các báo cáo tài chính, báo cáo thống kê và các báo cáo, văn bản khác để ban hành trong Tổng công ty và các cơ quan chức năng bên ngoài…

* Phó trưởng phòng thứ nhất

Phụ trách chuyên môn về công tác tài chính, kế toán, thống kê trong lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản làm tăng tài sản cố định Trực tiếp xây dựng kế hoạch nguồn vốn xây dựng cơ bản, tham gia thực hiện các thủ tục về đầu tư xây dựng cơ bản Tìm nguồn vốn cho các dự án Bột giấy khử mực Tissue Sông Đuống, dự án Nhà máy bột và giấy Thanh Hóa, dự án mở rộng Bãi

Bằng giai đoạn II và các dự án khác của Tổng công ty Ký duyệt các báo cáo quyết toán công trình đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành thuộc phạm vi phụ trách để tăng tài sản cố định Bảo vệ quyết toán công trình đầu tư trước cơ quan Kiểm toán và các cơ quan Nhà nước khi có yêu cầu…

* Phó trưởng phòng thứ hai

Phụ trách công tác lập và báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, tài chính, kế hoạch vốn lưu động, phụ trách công tác thống kê, định mức, công tác kiểm kê tài sản Giúp Trưởng phòng triển khai thực hiện nghiệp vụ chuyên môn có tính tác nghiệp thực hành về kế toán, tài chính, thống kê của Tổng công ty Tổ chức công tác hạch toán nội bộ các đơn vị hạch toán báo sổ thuộc Tổng công ty, phối hợp các đơn vị tổ chức phân tích hoạt động kinh tế của Tổng công ty theo định kỳ Ký các chứng từ thu chi tiền mặt, các chứng từ thanh toán qua ngân hàng tại vị trí Kế toán trưởng khi Trưởng phòng đi vắng.

* Phó trưởng phòng thứ ba (kiêm Kế toán trưởng Ban quản lý dự án mở rộng Giấy Bãi Bằng giai đoạn II)

Ngoài việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ Kế toán trưởng Ban quản lý dự án mở rộng Giấy Bãi Bằng giai đoạn II theo Quyết định của Tổng giám đốc và quy định của pháp luật; trực tiếp phụ trách các công việc sau:

Tham gia công tác cổ phần hóa các đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty và cổ phần hóa Tổng công ty thuộc lĩnh vực tài chính kế toán Cùng trưởng phòng tổ chức kiểm tra, duyệt quyết toán, chấn chỉnh công tác kế toán của các đơn vị phụ thuộc Tổng công ty Hướng dẫn xử lý công tác hạch toán kế toán sau kiểm toán và thanh tra, xây dựng phương án phân phối lợi nhuận Ký các chứng từ thu chi tiền mặt, các chứng từ thanh toán qua ngân hàng tại vị trí Kế toán trưởng khi Trưởng phòng đi vắng…

* Phó trưởng phòng thứ tư

Tham gia thẩm định quyết toán các công trình đầu tư xây dựng cơ bản trong toàn Tổng công ty để trình Hội đồng Quản trị phê duyệt quyết toán công trình đầu tư hoàn thành Theo dõi vốn đã đầu tư và lợi tức được chia từ phần vốn của Tổng công ty đầu tư vào các doanh nghiệp khác tại phía Nam; đôn đốc thực hiện việc thu hồi vốn tại các công ty cổ phần Đôn đốc các công ty liên kết khu vực phía Nam nộp các báo cáo tài chính, kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tài chính kịp thời về Tổng công ty để tổng hợp toàn ngành đúng tiến độ Theo dõi tình hình tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh của các công ty liên kết báo cáo lãnh đạo Tổng công ty để có biện pháp quản lý, điều hành Kiểm tra đôn đốc Chi nhánh Tổng công ty Giấy Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh kịp thời thu tiền bán hàng để thanh toán cho Tổng công ty, không để khách hàng chiếm dụng vốn và phát sinh nợ khó đòi.

Phân tổ nghiệp vụ phòng Tài chính - Kế toán* Tổ tài chính bao gồm:

Kế toán ngân hàng (Tổ trưởng)Phó trưởng phòng thứ ba

Thủ quỹ

Kế toán quỹ tiền mặt

Kế toán tiêu thụ sản phẩm chính (2 người)

Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, tiêu thụ sản phẩm phụKế toán ăn ca, độc hại, vay vốn cán bộ công nhân viênKế toán tổng hợp Tổng công ty, vốn lâm sinh

Kế toán tổng hợp Tổng công tyKế toán lâm sinh

* Tổ vật liệu bao gồm:

Kế toán nhiên liệu, tổng hợp công nợ (Tổ trưởng)Kế toán trưởng

Kế toán vật liệu phụ, công cụ dụng cụKế toán kho phụ tùng

Kế toán tổng hợp kiểm kê, phụ tùng, công nợKế toán nguyên liệu chính

Kế toán nhiên liệu, phụ tùng xí nghiệp vận tảiKế toán hàng nhập ngoại, vay vốn nước ngoài* Tổ tổng hợp bao gồm:

Phó trưởng phòng thứ hai (Tổ trưởng)Kế toán tài sản cố định

Kế toán giá thành, chi phí sửa chữaThống kê, văn thư

Kế toán tổng hợp văn phòng, thanh toán thuếKế hoạch tài chính, vốn lưu động

Trực mạng máy tính

* Tổ văn phòng Hà Nội bao gồm:Phó trưởng phòng thứ nhất (Tổ trưởng)Phó trưởng phòng thứ tư

Kế toán tổng hợp văn phòng Hà NộiThủ quỹ, kế toán ngân hàng

Kế toán quỹ, kế toán công nợ

Kế toán hàng nhập khẩu (Vật tư PT)

Kế toán nhập khẩu (bột giấy), xuất khẩu giấy

Kế toán xây dựng cơ bản, sự nghiệp, công nợ dự ánKế toán xây dựng cơ bản (2 người)

1.5.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại Tổng công ty Giấy Việt Nam

Tổng công ty Giấy Việt Nam là một doanh nghiệp sản xuất với quy mô lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên tục với số lượng lớn, do vậy để có thể phản ánh một cách có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng như đảm bảo thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán thì Tổng công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật kí chứng từ bằng việc sử dụng 10 nhật kí chứng từ (đánh số từ 1 đến 10), 10 bảng kê (đánh số từ 1 đến 11, không có bảng kê số 7), các sổ chi tiết và các sổ cái để ghi chép, phản ánh.

Niên độ kế toán của Tổng công ty Giấy Việt Nam bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm Kỳ kế toán của Tổng công ty là tháng

Để đáp ứng yêu cầu theo dõi và quản lý đối với hàng tồn kho thì Tổng công ty đã áp dụng hạch toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Hàng tồn kho được nhập theo giá thực tế và xuất theo giá bình quân cả kỳ dự trữ

Tài sản cố định của Tổng công ty được theo dõi theo 3 chỉ tiêu: nguyên giá, giá trị khấu hao và giá trị còn lại Phương pháp tính khấu hao được áp dụng là phương pháp khấu hao đường thẳng.

Tổng công ty Giấy Việt Nam sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo hệ thống chứng từ kế toán hiện hành ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính và một số chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác Cụ thể như sau:

Các chứng từ về lao động tiền lươngBảng chấm công

Bảng tính lương

Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởngBảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội

Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sảnGiấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH

Các chứng từ về hàng tồn khoPhiếu nhập kho

Phiếu xuất khoThẻ kho

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóaBiên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóaBảng kê mua hàng

Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụCác chứng từ về bán hàng và thanh toán với khách hàng

Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửiHóa đơn Giá trị gia tăng

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộPhiếu xuất kho hàng gửi bán đại lýPhiếu thu

Các chứng từ về tiền tệPhiếu thu

Biên bản kiểm kê TSCĐ

Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

Các chứng từ được lập theo mẫu, thời gian và trình tự luân chuyển chứng từ do kế toán trưởng quy định Trong hệ thống chứng từ Tổng công ty sử dụng, có một số chứng từ được lập bằng máy sau đó được in và lưu trữ, các chứng từ còn lại được lập bằng tay sau đó kế toán nhập số liệu vào máy tính và lưu trữ Các chứng từ được lưu trữ tại các phần hành kế toán trong niên độ kế toán Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt các chứng từ sẽ được chuyển vào kho lưu trữ chung của Tổng công ty

Hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng tại Tổng công ty Giấy Việt Nam được xây dựng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các tài khoản cấp 1 và cấp 2 tuân thủ theo đúng chế độ quy định, các tài khoản chi tiết từ cấp 3 trở lên do Tổng công ty tự xây dựng để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán của Tổng công ty

Hình thức sổ kế toán được áp dụng tại Tổng công ty Giấy Việt Nam là hình thức Nhật kí chứng từ Trong hình thức này, kế toán sử dụng 10 NKCT để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế Có của các tài khoản NKCT được mở theo từng tháng, cuối mỗi tháng khóa sổ NKCT cũ, mở NKCT mới cho tháng sau.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật kí chứng từ như sau:

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ hình thức nhật kí chứng từ

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

Ghi chú

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

Hệ thống báo cáo kế toán tại Tổng công ty Giấy Việt Nam được lập theo mẫu quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính, bao gồm:

Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 – DN)

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 – DN)Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 – DN)

Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 – DN)

Báo cáo tài chính của Tổng công ty được lập theo từng quý và do kế toán tổng hợp lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập theo phương pháp trực tiếp Các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính được lập đúng theo mẫu.

Tổng công ty Giấy Việt Nam áp dụng phần mềm kế toán máy, quá trình ghi sổ của kế toán tại Tổng công ty được thực hiện trên máy vi tính Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế

chi tiết

Báo cáo tài chính

toán Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính Phần mềm kế toán giúp cho công việc của kế toán viên được thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM

2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam

Tổng công ty Giấy Việt Nam là một doanh nghiệp chuyên sản xuất kinh doanh các sản phẩm giấy và bột giấy với quy mô lớn Là một doanh nghiệp sản xuất nên giá trị nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản ngắn hạn của Tổng công ty Nguyên vật liệu là yếu tố chủ yếu cấu thành giá thành sản phẩm và thường chiếm 70–80% giá thành đối với doanh

nghiệp sản xuất; đặc biệt NVL ngành giấy chủ yếu là các sản phẩm lâm nghiệp nên phụ thuộc rất lớn vào điều kiện thiên nhiên và thời gian thu hoạch Chính vì vậy, Tổng công ty luôn phải có kế hoạch thu mua dự trữ NVL để đảm bảo sản xuất được diễn ra liên tục.

Hàng năm, Tổng công ty Giấy Việt Nam sản xuất một khối lượng lớn các loại sản phẩm giấy và bột giấy; do đó, khối lượng NVL đầu vào được sử dụng cũng rất lớn và phong phú về chủng loại Ngoài những NVL sẵn có trong nước như: tre, nứa, gỗ, bán thành phẩm bột giấy… Tổng công ty còn phải mua bột ngoại từ nước ngoài như bột ngoại sợi ngắn Inđônêxia, bột ngoại sợi dài Đức, bột ngoại sợi dài Mỹ… Tổng công ty thường ký kết các hợp đồng mua NVL từ nhiều nguồn khác nhau như: các lâm trường, các công ty lâm nghiệp, công ty vận tải và chế biến lâm sản, viện nghiên cứu cây nguyên liệu giấy…

Có thể thấy rằng, quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Giấy Việt Nam đã tác động mạnh mẽ đến quy mô vùng sản xuất nguyên liệu ở các tỉnh phía Bắc bao gồm: Phú Thọ, Tuyên Quang, Hà Giang, Vĩnh Phúc và một phần Yên Bái Trong khu vực có hệ thống sản xuất lâm nghiệp trồng rừng, cây nguyên liệu giấy khá phát triển Hiện nay, việc đảm bảo cung cấp nguyên liệu cho Tổng công ty Giấy Việt Nam có 16 lâm trường đóng trên địa bàn 4 tỉnh Phú Thọ, Hà Giang, Tuyên Quang, Vĩnh Phúc Nhờ đổi mới quản lý đầu tư trong phạm vi 10 năm nay mà việc cung cấp nguyên vật liệu cho Tổng công ty thỏa mãn, nhiều giai đoạn còn thừa Ngay cả khi việc nâng công suất giai đoạn I đưa sản lượng bột giấy lên gấp đôi, năm 2005-2006 nguyên vật liệu vẫn đảm bảo dôi dư Vấn đề đặt ra là đảm bảo nguyên liệu cho việc mở rộng giai đoạn II nâng công suất bột thêm 250 ngàn tấn Nếu chỉ nhìn vào đánh giá việc phối hợp đảm bảo cung cấp nguyên liệu cho sản xuất của Tổng công ty giai đoạn từ trước đến nay thì không có điều gì lớn phải băn khoăn.

2.2 Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam

Tổng công ty Giấy Việt Nam thu mua nguyên vật liệu từ nhiều nguồn khác nhau và phương thức vận chuyển những loại nguyên vật liệu này cũng khác nhau (đường bộ, đường thủy, đường sắt); chính vì vậy, Tổng công ty luôn phải thực hiện công tác quản lý các khâu từ thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu để tiết kiệm, hợp lý, tránh mất mát, lãng phí nhằm góp phần làm giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho Tổng công ty.

2.2.1 Quá trình thu mua

Việc thu mua nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam do phòng kinh doanh phụ trách Dựa vào kế hoạch dự trữ cũng như sản xuất sản phẩm, phòng kinh doanh sẽ viết đơn đề nghị mua nguyên vật liệu nộp cho trưởng phòng kinh doanh duyệt Sau khi đơn đề nghị mua nguyên vật liệu được duyệt, nhân viên phòng tiến hành tổ chức thu mua: gửi đơn đặt hàng, soạn thảo hợp đồng, làm thủ tục nhận hàng, theo dõi quá trình vận chuyển Sau khi nguyên vật liệu vận chuyển về kho, nhân viên tổ KCS sẽ tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu cả về số lượng và quy cách phẩm chất Những nguyên vật liệu nào đảm bảo đúng theo yêu cầu của hợp đồng sẽ được nhập kho Biên bản giao nhận ghi rõ nhận xét về số lượng, quy cách phẩm chất của hàng nhập về.

2.2.2 Quá trình dự trữ

Nguyên vật liệu là một phần tài sản hàng tồn kho của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có để dự trữ cho sản xuất, để đảm bảo cho quá trình sản xuất được thường xuyên liên tục Nếu dự trữ quá ít, sản xuất sẽ lâm vào tình trạng thiếu NVL, phải ngừng sản xuất hoặc giảm tiến độ từ đó dẫn tới việc cung cấp không kịp thời sản phẩm cho khách hàng Nếu dự trữ quá nhiều sẽ dẫn đến ứ đọng vốn Chính vì vậy, Tổng công ty Giấy Việt Nam đã xây dựng định mức

dự trữ vật tư nhằm đảm bảo cung ứng kịp thời NVL cho sản xuất và đây cũng là cơ sở để phòng kinh doanh lập kế hoạch thu mua.

Do khối lượng NVL Tổng công ty sử dụng rất lớn và phong phú về chủng loại với cách thức vận chuyển khác nhau nên Tổng công ty đã xây dựng một hệ thống kho hàng khá kiên cố, hiện đại và bố trí hợp lý để đảm bảo quá trình dự trữ cũng như vận chuyển được thuận lợi Những NVL có đặc điểm khác nhau được Tổng công ty bố trí ở những kho khác nhau và thực hiện đúng chế độ bảo quản trong dự trữ đối với từng loại NVL vì vậy mà rất thuận lợi cho quá trình quản lý cũng như bảo quản.

2.2.3 Quá trình sử dụng

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, nhu cầu sản xuất thực tế và định mức tiêu hao NVL mà các phân xưởng sản xuất lập phiếu đề nghị xuất vật tư gửi cho Tổng giám đốc Tổng giám đốc sau khi xem xét, ký duyệt sẽ lập lệnh xuất vật tư gửi cho phòng cung ứng vật tư Căn cứ vào lệnh xuất vật tư, phòng cung ứng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho gửi cho thủ kho Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất sẽ theo dõi, ghi chép việc nhập, xuất, tồn kho một cách chính xác, cẩn thận trên thẻ kho Đồng thời, thủ kho phải thường xuyên kết hợp với cán bộ chuyên môn kiểm kê kho để có thể cung cấp những thông tin kịp thời về NVL tại kho.

Trong quá trình sử dụng, Tổng công ty đã xây dựng hệ thống định mức tiêu hao NVL chính để làm cơ sở đánh giá tình hình sử dụng thực tế NVL tại Tổng công ty đồng thời cũng rất chú trọng đến vấn đề sử dụng tiết kiệm và hiệu quả NVL nhờ vậy mà công tác quản lý NVL ở Tổng công ty được thực hiện khá chặt chẽ và hợp lý nhằm phát huy tối đa hiệu quả sử dụng NVL.

2.3 Phân loại và tính giá nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam 2.3.1 Phân loại nguyên vật liệu

Phân loại nguyên vật liệu là việc sắp xếp các loại NVL khác nhau vào những nhóm khác nhau theo tiêu thức nhất định Mỗi một cách phân loại khác nhau đều có tác dụng nhất định trong quản lý và hạch toán.

Là một doanh nghiệp sản xuất nên hàng năm khối lượng NVL mà Tổng công ty Giấy Việt Nam sử dụng cho sản xuất rất lớn NVL ngành giấy chủ yếu là các sản phẩm lâm nghiệp, đa dạng, phong phú về chủng loại nên để có thể hạch toán chính xác việc nhập - xuất - tồn NVL cũng như quản lý tốt NVL thì việc phân loại là hết sức cần thiết Tổng công ty Giấy Việt Nam thực hiện phân loại NVL căn cứ vào vai trò và tác dụng của từng loại NVL đối với quá trình sản xuất kinh doanh Cụ thể như sau:

Nguyên liệu, vật liệu chính: là những NVL mà sau quá trình sản xuất sẽ

cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (chiếm 70-80% giá thành sản phẩm) Nguyên liệu, vật liệu chính tại Tổng công ty bao gồm: tre, nứa, gỗ bồ đề, gỗ bạch đàn, keo, bột giấy ngoại, bột giấy nội, gỗ xuất khẩu…

Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất,

được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lượng sản phẩm hoặc hoàn chỉnh sản phẩm Vật liệu phụ tại Tổng công ty bao gồm: keo AKD, xút, axít, Clo…

Nhiên liệu: than, xăng, dầu…Phụ tùng

Vật liệu xây dựng cơ bảnVật liệu thuê ngoài chế biếnPhế liệu thu hồi

Phụ tùng nhập khẩu

2.3.2 Tính giá nguyên vật liệu

Tính giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị NVL để ghi sổ kế toán NVL được tính theo giá thực tế Giá thực tế NVL là toàn bộ chi phí để có

được hàng tồn kho ở trạng thái hiện tại, thường bao gồm giá mua và chi phí khác.

* Đối với NVL nhập kho

Tổng công ty Giấy Việt Nam tính giá NVL nhập kho theo giá thực tế NVL tại Tổng công ty được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau, chủ yếu là mua ngoài Với mỗi nhà cung cấp khác nhau thì giá mua và chi phí thu mua là khác nhau Chính vì vậy, việc hạch toán chính xác giá trị NVL mua về đòi hỏi phải được thực hiện một cách chặt chẽ, cẩn thận.

Đối với NVL mua ngoài: giá thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hóa

đơn của người bán và chi phí thu mua khác trừ đi các khoản được giảm trừ (nếu có)

Giá thực tế NVL nhập kho được tính như sau:

Giá thực tế Giá mua Thuế Chi phí Chiết khấu NVL nhập = ghi trên + nhập + thu - thương mại và trong kỳ hóa đơn khẩu mua giảm giá hàng mua

Chi phí thu mua bao gồm: chi phí bốc dỡ, chi phí bảo quản, chi phí vận chuyển, tiền thuê kho bãi, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, công tác phí cho cán bộ thu mua, giá trị vật liệu hao hụt (nếu có) Nếu NVL nhập kho là mua ngoài theo hình thức mua trọn gói thì chi phí thu mua đã tính ngay trong giá mua Khi NVL về nhập kho, kế toán tính ngay được giá thực tế của số NVL đó.

Đối với NVL thuê ngoài chế biến:

Giá thực tế NVL Giá trị NVL Chi phí thuê ngoài chế biến = xuất để + chế biếnnhập kho trong kỳ chế biến khác

Đối với phế liệu thu hồi nhập kho:

Giá thực tế phế liệu nhập kho = Giá bán ước tính trên thị trường

* Đối với nguyên vật liệu xuất kho

Tổng công ty Giấy Việt Nam sử dụng phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ để xác định giá trị NVL xuất kho Giá thực tế NVL xuất trong tháng được tính như sau:

Giá thực tế Số lượng Giá thực tế NVL xuất = NVL xuất x bình quân trong tháng trong tháng cả kỳ dự trữ

Giá thực tế Giá thực tế vật liệu + vật liệu Giá thực tế tồn đầu kỳ nhập trong kỳ bình quân =

cả kỳ dự trữ Số lượng Số lượng vật liệu + vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ

Như vậy, theo phương pháp này, NVL tại thời điểm xuất kho chỉ có thể xác định về mặt số lượng Cuối tháng, khi kế toán NVL tính giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ thì mới xác định được tổng giá trị NVL xuất trong tháng.

VD1: Tình hình nhập - xuất - tồn của Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm tháng 12/2007 tại Tổng công ty Giấy Việt Nam như sau:

Tồn đầu kỳ: Số lượng: 242,52 tấn Giá trị: 119.816.595 đồng

Bảng số 2.1: Tình hình nhập - xuất - tồn của Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm tháng 12 tại Tổng công ty Giấy Việt Nam

Giá thực tế

Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm = 498.240,0934 x 787,68 = 392.453.756,8 xuất ngày 31/12

2.4 Thủ tục luân chuyển chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam

Đối với nguyên vật liệu về nhập kho, trước khi nhập kho phải làm thủ tục kiểm tra về số lượng, quy cách phẩm chất Nếu đạt yêu cầu như đã thỏa thuận trong hợp đồng thì sẽ được nhập kho Khi đó, nhân viên thu mua sẽ lập biên bản giao nhận và phiếu đề nghị nhập kho Cán bộ phòng cung ứng vật tư căn cứ vào hóa đơn của người bán để lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: liên 1 dùng để lưu còn liên 2 thì giao cho thủ kho Sau đó, thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư ghi sổ.

Quy trình luân chuyển chứng từ nhập như sau:

- Nhân viên KCS kiểm tra vật tư về số lượng, quy cách phẩm chất

- Nhân viên thu mua lập biên bản giao nhận và lập phiếu đề nghị nhập kho.

- Cán bộ phòng cung ứng vật tư lập phiếu nhập kho, ghi số lượng cần nhập theo yêu cầu vào phiếu nhập kho, ký và chuyển xuống cho thủ kho.

- Thủ kho nhập vật tư, ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho, ký vào phiếu nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư.

- Kế toán vật tư ghi đơn giá, tính thành tiền vào phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan, ghi định khoản và ghi sổ kế toán.

VD2: Ngày 14/12/2007 sau khi ban kiểm nghiệm kiểm tra NVL, Tổng công ty Giấy Việt Nam tiến hành nhập kho một số loại NVL thu mua của Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng theo hóa đơn LH/2007B số 0084301, nhập tại kho phân xưởng nguyên liệu.

Biểu số 2.1: Hóa đơn GTGT

HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT - 3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: LH / 2007B

Số hóa đơn: 0084301 LIÊN 2: Giao khách hàng

Ngày 14 tháng 12 năm 2007Đơn vị bán hàng: Công ty Lâm nghiệp Đoan HùngĐịa chỉ: Xã Tây Cốc - Đoan Hùng - Phú ThọTài khoản:

MST: 2600357502 – 015Điện thoại:

Tên người mua hàng: Nguyễn Văn MạnhĐơn vị: Tổng công ty Giấy Việt NamĐịa chỉ: Phù Ninh - Phú Thọ

Tài khoản:

MST: 2600357502

Hình thức thanh toán: tiền mặt

Cộng tiền hàng: 9.220.000

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế giá trị gia tăng: 922.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 10.142.000

Số tiền bằng chữ: Mười triệu một trăm bốn mươi hai nghìn đồng.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu số 2.2: Biên bản giao nhận đường bộBIÊN BẢN GIAO NHẬN ĐƯỜNG BỘ

Ngày 14 tháng 12 năm 2007

Số hóa đơn: 0084301Số xe: 19L2829

Đơn vị giao hàng: Công ty Lâm nghiệp Đoan HùngBên giao: Mai Thanh Hải

Bên nhận: 1- Nguyễn Văn Mạnh

2- Phạm Thị Hà

Quy cách phẩm chất: Đủ quy cách phẩm chất.

Chủ nhiệm kho Bên nhận Bên giao

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu số 2.3: Phiếu nhập kho

Đơn vị: Tổng công ty Giấy Mẫu số: 01 - VT

Việt Nam (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

Bộ phận:………… ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 14 tháng 12 năm 2007 Nợ TK: 1520113 Số: 04 Có TK: 33621

Họ và tên người giao hàng: Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng