Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty Dược liệu TWI.DOC

Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty Dược liệu TWI

Lời Mở đầu

Trong giai đoạn hiện nay, khi mà nền kinh tế có những bớc chuyển to lớn đã

và đang mang lại nhiều cơ hội và thách thức lớn cho các doanh nghiệp Mộtdoanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải có chiến lợc kinh doanh đúng đắn,tăng nguồn thu và giảm thiểu chi phí, đáp ứng một cách tốt nhất các nhu cầu tiêudùng của xã hội, tăng khả năng cạnh tranh sản phẩm trên thị trờng Để đạt đợcmục đích trên đòi hỏi các doanh nghiệp phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm và có hiệuquả các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, trong đó đặc biệt phải kể đến làyếu tố nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất có nhiều chủng loại, do đó muốnhoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra đều đặn, đúng kế hoạch phải thờng xuyên

đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đủ về số lợng, đúng chất lợng, kịp thời gian.Mặt khác, việc dự trữ hợp lý khối lợng vật liệu cần thiết sẽ hạn chế tình hình ứ

đọng, tránh h hỏng, mất mát, lãng phí vật liệu góp phần nâng cao hiệu quả sửdụng vốn lu động

Công ty Dợc liệu TWI là một doanh nghiệp Nhà nớc, hạch toán kinh doanh

độc lập, tự chủ về tài chính, có nhiệm vụ sản xuất các mặt hàng thuốc Bởi thế,nguyên vật liệu tại công ty khác với những doanh nghiệp khác, đòi hỏi chất lợngtốt từ khâu thu mua đến công tác vệ sinh tốt trong khâu bảo quản, dự trữ Chi phívật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và cơ cấu giá thành

Do đó, chỉ với một thay đổi nhỏ của vật liệu cũng có ảnh hởng rất lớn tới sự biến

động của chi phí Tổ chức quản lý, hạch toán tốt nguyên vật liệu sẽ cung cấpnhững thông tin kịp thời giúp cho các nhà quản lý công ty đa ra các kế hoạchkinh doanh đúng đắn

Cùng với công tác hạch toán kế toán nói chung, việc tổ chức hạch toán vật liệu

có vai trò và vị trí quan trọng Tuy nhiên, trên thực tế công tác này cũng cònnhững vấn đề tồn tại đã và đang gây khó khăn cho hệ thống kế toán công ty, đòihỏi cần phải có giải pháp tháo gỡ

Nhận thức rõ điều này, trong thời gian thực tập tại công tyDợc liệu TWI, cùng

với các kiến thức lý luận và thực tế, em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động tại công ty Dợc liệu TWI” cho bài luận văn tốt nghiệp.

Luận văn tốt nghiệp gồm 3 phần chính:

Phần I: Cơ sở lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh

nghiệp sản xuất

Phần II: Thực trạng hạch toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn

lu động tại công ty Dợc liệu TWI

Phần III: Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Dợc liệu

TWI

Trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu đề tài, do còn hạn chế về trình độ, luậnvăn không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định Rất mong nhận đợc ý kiến

đóng góp để luận văn đợc hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lê Kim Ngọc và tập thể đội ngũ cán bộnhân viên phòng kế toán công ty Dợc liệu TWI đã hớng dẫn và giúp đỡ em hoànthành bài luận văn tốt nghiệp

Phần I Cơ sở lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu

trong các doanh nghiệp sản xuất.

1/ Khái niệm và nhiệm vụ kế toán vật liệu

1.1 Khái niệm.

Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh,tham gia thờng xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hởngtrực tiếp đến chất lợng của sản phẩm Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu

là những đối tợng lao động, thể hiện dới dạng vật hoá nên có các đặc điểm: thamgia vào một chu kỳ sản xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng

và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm đợc sản xuất ra

Thông thờng trong cấu tạo của giá thành sản phẩm thì chi phí về vật liệuchiếm tỷ trọng khá lớn nên việc sử dụng tiết kiệm vật liệu và sử dụng đúng mục

đích, đúng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành sản phẩm

và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh

1.2 Nhiệm vụ kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

Một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý hoạt động sản xuấtkinh doanh tại các doanh nghiệp sản xuất là quản lý chặt chẽ tình hình cungcấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu Để góp phần nâng cao chất lợng vàhiệu qủa quản lý vật liệu, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:+ Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời và kiểm tra chặt chẽtình hình cung cấp vật liệu về số lợng, chất lợng, giá trị và thời gian cung cấp.+ Tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời giá trị vật liệu xuất dùng cho các đốitợng, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện vàngăn chặn kịp thời những trờng hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lãng phí + Thờng xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịpthời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, cha cần dùng và có biện pháp giảiphóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại

+ áp dụng đúng các phơng pháp và chế độ hạch toán vật liệu, mở sổ (thẻ) kếtoán chi tiết, đảm bảo tính thống nhất trong công tác hạch toán

+ Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vậtliệu, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sửdụng vật liệu

2 Phân loại và tính giá vật liệu

2.1 Phân loại vật liệu.

Vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp gồm nhiều chủng loại có công dụng khácnhau, đợc sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể đợc bảo quản, dự trữ trênnhiều địa bàn khác nhau, đòi hỏi cần có sự phân loại thống nhất trong công tácquản lý vật liệu giữa các bộ phận có liên quan, phục vụ cho yêu cầu phân tích,

đánh giá tình hình cung cấp và sử dụng vật liệu

* Căn cứ vào vai trò và công dụng của vật liệu trong sản xuất thì vật liệu đợc

chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu tham gia trực tiếpvào quá trình sản xuất tạo nên thực thể chính của sản phẩm Nguyên vật liệuchính cũng có thể là thành phẩm của một quá trình sản xuất khác trong doanhnghiệp đó ( ví dụ thuốc trong các doanh nghiệp sản xuất thuốc )

- Vật liệu phụ: bao gồm các loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong quá trìnhsản xuất sử dụng kết hợp với vật liệu chính để nâng cao chất lợng cũng nh tínhnăng, tác dụng sản phẩm và các loại vật liệu phục vụ cho quá trình hoạt động vàbảo quản các loại t liệu lao động, phục vụ công việc lao động của công nhân

- Nhiên liệu: bao gồm các loại vật liệu đợc dùng để tạo ra năng lợng phục vụ cho

sự hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất sảnphẩm nh củi, than, xăng, dầu

- Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại vật liệu đợc sử dụng để thay thế, sửa chữa,bảo dỡng các loại tài sản cố định nh máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, truyềndẫn, công cụ dụng cụ sản xuất.

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại vật liệu và thiết bị ( cầnlắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) doanh nghiệp mua vào nhằmmục đích đầu t cho xây dựng cơ bản

- Phế liệu: là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tàisản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phoi bào, vải vụn )

- Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu không thuộc những loại vật liệu nêutrên nh bao bì đóng gói sản phẩm, các loại vật t đặc chủng

Theo cách phân loại này, có những trờng hợp loại vật liệu nào đó có thể là vậtliệu phụ ở hoạt động này hoặc ở doanh nghiệp này nhng lại là vật liệu chính ởhoạt động khác hoặc ở doanh nghiệp khác Đây là cách phân loại phổ biến nhấthiện nay và từ đó, kế toán sử dụng các tài khoản cấp 1, cấp 2 phù hợp

* Căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu thì vật liệu đợc phân thành: vật liệu mua

ngoài, vật liệu tự sản xuất, vật liệu từ nguồn khác ( đợc cấp, nhận vốn góp ).Cách phân loại này còn mang tính tổng quát, cha cụ thể vào từng loại vật liệu

để phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ và thống nhất trong toàn doanh nghiệp.Ngoài ra, vật liệu còn đợc phân loại theo quyền sở hữu, phân loại theo các nhucầu khác nhau

Trên cơ sở phân loại vật liệu theo công dụng nh trên, để phục vụ cho yêu cầu

xử lý thông tin trên máy vi tính thì việc lập sổ danh điểm vật liệu là hết sức cầnthiết Cần phải qui định thống nhất tên gọi, kí hiệu, mã hiệu, qui cách, đơn vịtính và giá hạch toán của từng thứ vật liệu

Mặt khác, tính giá vật liệu còn phụ thuộc vào phơng pháp quản lý và hạchtoán vật liệu: phơng pháp KKTX và phơng pháp KKĐK

2.2.1 Tính giá vật liệu nhập kho.

* Vật liệu mua ngoài.

Giá thực tế VL Giá mua ghi Thuế nhập Chi phí thu mua Khoản nhập kho trên hoá đơn khẩu (nếu có) thực tế giảm giáChi phí thu mua gồm các chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phí bảohiểm, phí hao hụt hợp lý, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lu kho,

* Vật liệu tự sản xuất.

Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vật liệu

* Vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến.

Giá thực tế VL Giá xuất VL Chi phí liên quan (tiền thuê gia nhập kho đem chế biến công, chi phí vận chuyển,bốc dỡ )

* Vật liệu đợc cấp.

Giá thực tế VL Giá do đơn vị Chi phí vận chuyển,

nhập kho cấp thông báo bốc dỡ

* Vật liệu nhận góp vốn liên doanh, vốn cổ phần.

Giá thực tế VL Giá thỏa thuận do Chi phí tiếp nhận

nhập kho các bên xác định (nếu có)

* Vật liệu đợc tặng, thởng.

Giá thực tế VL Thời giá trên Chi phí liên quan

nhập kho thị trờng đến việc tiếp nhận

tế, gây khó khăn cho các doanh nghiệp

Chú ý:

Khi mua nguyên vật liệu theo hoá đơn bán hàng thông thờng hoặc hoá đơn thumua nông, lâm, thủy sản thì không đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào ( kể từ ngày01/01/2003)

Vật liệu mua vào do bị tổn thất thiên tai, hoả hoạn, bị mất do trách nhiệm củacác cá nhân, tổ chức phải bồi thờng, khi đó thuế GTGT đầu vào không đợc khấutrừ mà tính vào giá trị hàng bị tổn thất phải bồi thờng

2.2.2 Tính giá vật liệu xuất kho.

Tùy theo đặc điểm của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp

vụ của kế toán, thủ kho, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn phơng phápcơ bản để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho: thực tế đích danh, giá bìnhquân, nhập trớc- xuất trớc (FIFO), nhập sau- xuất trớc (LIFO) Khi sử dụng ph-

ơng pháp tính giá nào phải đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kế toán

đòi hỏi công tác quản lý bảo quản và hạch toán chi tiết, tỷ mỉ.

Đối với những doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu thì không thể áp dụng đợcphơng pháp này mà chỉ nên áp dụng với các doanh nghiệp có điều kiện bảo quảnriêng từng lô vật liệu nhập kho, ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhậndiện đợc

* Phơng pháp giá bình quân.

Giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kì đợc tính theo công thức:

Giá thực tế VL Số lợng VL Giá đơn vị

xuất dùng xuất dùng bình quân

trong đó, giá đơn vị bình quân có thể đợc tính theo một trong 3 cách sau:

+ Giá đơn vị bình quân cả kì dự trữ ( bình quân cuối kì)

Giá đơn vị bình quân Giá thực tế VL tồn đầu kì + Giá thực tế VL nhập trong kì cả kì dự trữ Số lợng VL tồn đầu kì + Số lợng VL nhập trong kì+ Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập

Giá thực tế VL tồn trớc Giá thực tế VL nhập

Giá đơn vị bình quân lần nhập n lần n

sau mỗi lần nhập Số lợng VL trớc lần Số lợng VL nhập

nhập n lần n

+ Giá đơn vị bình quân cuối kì trớc ( hoặc đầu kì này)

Giá đơn vị bình quân Giá thực tế VL tồn cuối kì trớc(đầu kì này)cuối kì trớc(đầu kì này) Số lợng VL tồn cuối kì trớc (đầu kì này)

Cách tính giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục nhợc điểm của giá

đơn vị bình quân cả kì dự trữ ( độ chính xác không cao, công việc tính toán dồnvào cuối tháng vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu trong kì) Vớiphơng pháp xác định giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập vừa chính xác, vừacập nhật nhng cũng tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần

Phơng pháp giá bình quân là phơng pháp dễ áp dụng nhất trong thực tiễn

* Phơng pháp nhập trớc- xuất trớc (FIFO).

Theo phơng pháp này, giả định lô hàng nào nhập trớc sẽ đợc đem xuất dùngtrớc, xuất hết lô hàng nhập trớc mới đến lô hàng nhập sau theo giá thực tế củatừng lô hàng xuất

Ưu điểm của phơng pháp này là đúng với luồng nhập- xuất hàng trong thực tế

và gần với phơng pháp giá thực tế đích danh, do đó sẽ phản ánh tơng đối chínhxác giá trị vật liệu xuất kho và tồn kho Giá trị vật liệu tồn kho sẽ bao gồm giá trịcủa vật liệu đợc mua về ở những lần mua sau cùng Đặc biệt khi giá cả thị trờng

có xu hớng tăng thì doanh nghiệp sẽ có đợc số lãi nhiều hơn

Tuy nhiên, nhợc điểm của phơng pháp này là phải tính giá theo từng loại vậtliệu, hạch toán chi tiết vật liệu tồn có nhiều mức giá Mặt khác, giá trị của vậtliệu xuất dùng có thể đã đợc mua vào từ cách đó rất lâu nên không phản ánh

đúng, kịp thời giá cả thị trờng của vật liệu tại thời điểm xuất dùng

* Phơng pháp nhập sau- xuất trớc (LIFO).

Giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơngpháp nhập trớc- xuất trớc ở trên

Ưu điểm của phơng pháp này là làm cho những khoản doanh thu hiện tại phùhợp với những khoản chi phí hiện tại Đặc biệt, trong khi giá cả thị trờng có xuhớng tăng lên, phơng pháp này sẽ làm tăng chi phí nên sẽ giảm đợc một khoảnthuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp trong kì

Bên cạnh đó, phơng pháp này cũng có các nhợc điểm: bỏ qua việc nhập, xuấtvật liệu trong thực tế và chi phí quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp có thểtăng cao vì doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản tiền mua thêm vật liệu nhằm tínhvào giá vốn hàng bán những chi phí mới nhất với giá cao Điều này đã làm mấttính hiệu quả, giảm tối thiểu lợng hàng tồn kho Ngoài ra, vì giá trị của vật liệutồn kho đợc xác định của những vật liệu nhập vào đầu tiên với giá thấp hơn sovới giá hiện thời nên sẽ thấp hơn so với giá trị thực tế và kết quả vốn lu động củadoanh nghiệp cũng đợc phản ánh thấp hơn so với thực tế, khả năng thanh toáncủa doanh nghiệp bị nhìn nhận kém hơn so với thực tế

Trên thực tế, khi mà hiện nay giá cả thờng có xu hớng tăng nên các doanhnghiệp thờng lựa chọn phơng pháp nhập sau- xuất trớc hơn là phơng pháp nhậptrớc - xuất trớc Bởi nhờ đó, doanh nghiệp sẽ giảm thuế thu nhập doanh nghiệpphải nộp Nhng đối với các doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng có tính chuyênbiệt ( nh thuốc chữa bệnh ) không nên áp dụng phơng pháp này

Phơng pháp này bị cấm sử dụng ở một số nớc nh: úc, Hồng Kông, Anh nhnglại đợc sử dụng khá phổ biến ở Mĩ

Ngoài giá thực tế, doanh nghiệp còn có thể sử dụng giá hạch toán để phản ánh

sự biến động vật liệu trong kì ( phơng pháp hệ số giá)

Hàng ngày, khi xuất vật liệu đợc ghi sổ theo giá hạch toán Giá hạch toán làgiá đợc xác định ngay từ đầu kì, kế toán có thể lấy giá kế hoạch hoặc giá cuối kìtrớc để làm giá hạch toán kì này Cuối kì, kế toán tính hệ số giá vật liệu, điềuchỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế của vật liệu xuất dùng theo công thức:

Hệ số giá Giá thực tế VL tồn đầu kì + Giá thực tế VL nhập trong kì của VL Giá hạch toán VL tồn đầu kì + Giá hạch toán VL nhập trong kìGiá thực tế VL Giá hạch toán VL Hệ số giá

xuất trong kì xuất trong kì của VL

Giá hạch toán có u điểm là phản ánh kịp thời biến động về giá trị của vật liệutrong quá trình sản xuất kinh doanh Về phơng pháp tính toán thì xác định giáthực tế vật liệu theo hệ số giá là một hình thức biến tớng của phơng pháp đơn giábình quân tính một lần vào cuối tháng

3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết vật liệu là việc theo dõi, ghi chép tình hình nhập- xuất- tồnvật liệu về giá trị, số lợng, chất lợng của từng thứ ( từng danh điểm) vật liệu theotừng kho và từng ngời phụ trách vật chất Hiện nay, để hạch toán chi tiết vật liệu,

kế toán các doanh nghiệp sản xuất có thể sử dụng một trong ba phơng pháp: thẻsong song, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d

Tùy theo từng phơng pháp nhất định mà công việc tại kho và tại phòng kế toán

Cuối tháng, thủ kho cộng thẻ kho và phải ghi sổ lợng vật t tồn kho cuối thángtheo từng danh điểm vật t vào sổ số d

* Tại phòng kế toán

Kế toán mở sổ số d theo dõi số tồn của từng loại vật liệu kể cả về số lợng lẫngiá trị Sổ số d đợc mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày cuối tháng,

kế toán giao cho thủ kho để ghi sổ

Định kì, kế toán vật liệu xuống kho, hớng dẫn và kiểm tra sự ghi chép của thủkho, nhận các chứng từ, bảng kê, tính tiền và lập bảng lũy kế nhập- xuất- tồn.Cuối tháng, đối chiếu sổ số d với sổ kế toán tổng hợp và bảng lũy kế nhập-xuất- tồn về giá trị và đối chiếu giữa bảng lũy kế nhập- xuất- tồn với sổ kế toántổng hợp về số tồn bằng giá trị lẫn số lợng

Sơ đồ1.1: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Sổ số d

Sổ kế toán tổng hợp

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu-> Ưu điểm: hạn chế việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, chophép kiểm tra thờng xuyên việc ghi chép ở kho, đảm bảo số liệu kế toán đợcchính xác và kịp thời

-> Nhợc điểm: Kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị vật liệu nên khi muốn nắmbắt tình hình nhập, xuất của một loại vật liệu nào đó thì phải trực tiếp xem trênthẻ kho Nếu có chênh lệch giữa sổ số d và bảng lũy kế nhập- xuất- tồn thì việctìm nguyên nhân rất khó khăn, phức tạp

Phơng pháp sổ số d áp dụng phù hợp với các loại hình doanh nghiệp có nhiềuchủng loại vật liệu, khối lợng nhập, xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên và doanhnghiệp đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu, hệ thống giá hạch toán

3.2 Phơng pháp thẻ song song.

Hàng ngày, thủ kho ghi chép tơng tự phơng pháp sổ số d Cuối tháng, thủ khocộng thẻ kho để đối chiếu sổ kế toán chi tiết về mặt hiện vật Tại phòng kế toán,

kế toán vật liệu mở sổ kế toán chi tiết vật liệu tơng ứng với thẻ kho Mỗi chứng

từ ghi một dòng trên sổ kế toán chi tiết để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho vàlập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn đợc đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về mặtgiá trị

-> Ưu điểm : Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra đảm bảo

sự chính xác giữa kế toán và thủ kho

-> Nhợc điểm: Kế toán và thủ kho cùng ghi chép dẫn đến sự trùng lặp về chỉ tiêuhiện vật giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết Đối với các doanh nghiệp đa dạng vềchủng loại vật liệu thì việc áp dụng phơng pháp này không phù hợp

Phơng pháp này hiện đang đợc áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp

3.3 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Công việc tại kho hàng ngày ghi chép tơng tự nh phơng pháp sổ số d Tạiphòng kế toán, kế toán vật liệu tiến hành mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạchtoán số lợng và số tiền của từng thứ (từng danh điểm) vật liệu theo từng kho Sổnày không ghi theo từng chứng từ mà mỗi loại vật liệu chỉ ghi một dòng vào cuốitháng trên cơ sở bảng kê nhập và bảng kê xuất Cuối tháng, cộng sổ đối chiếuluân chuyển để đối chiếu số lợng vật t với thẻ kho và đối chiếu số tiền với sổ kếtoán tổng hợp

-> Ưu điểm: đơn giản, dễ thực hiện, giảm bớt sự ghi chép trùng lặp giữa thẻ kho

và phòng kế toán

-> Nhợc điểm: do công việc đợc dồn vào cuối tháng đã làm cho việc cung cấpthông tin cho các đối tợng khác nhau hạn chế gây ảnh hởng đến tiến độ của việclập báo cáo kế toán

4/ Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanhnghiệp sản xuất

Tùy theo đặc điểm và tình hình nhập- xuất nguyên vật liệu của từng doanhnghiệp mà có phơng thức kiểm kê khác nhau Có doanh nghiệp thực hiện kiểm

kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất nhng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm

kê vào thời điểm cuối kì Do đó, trong hạch toán tổng hợp vật liệu nói riêng vàhàng tồn kho nói chung, tơng ứng với 2 phơng thức kiểm kê là 2 phơng phápKKTX và KKĐK Điều này hoàn toàn khác so với kế toán Pháp, chế độ kế toánPháp qui định trong phạm vi kế toán tài chính, phơng pháp hạch toán hàng tồnkho đợc áp dụng là phơng pháp KKĐK còn phơng pháp KKTX chỉ áp dụngtrong phạm vi kế toán quản trị

Đối với phơng pháp KKĐK, trong kì kế toán chỉ theo dõi, tính toán và ghichép các nghiệp vụ nhập, còn giá trị vật liệu xuất chỉ đợc xác định một lần vàocuối kì khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện có cuối kì theo công thức:

Trị giá VL Trị giá VL Trị giá VL Trị giá VL

xuất trong kì hiện còn cuối kì nhập trong kì hiện còn cuối kìCác tài khoản hàng tồn kho (TK152) chỉ theo dõi số tồn còn tình hình biến độngtăng, giảm của vật liệu đợc theo dõi trên tài khoản mua hàng (TK611)- chi tiếtTK6111 “Mua nguyên vật liệu” Hình thức này đợc áp dụng đối với các doanhnghiệp có nhiều chủng loại vật liệu có giá trị nhỏ và đợc xuất dùng, xuất bán th-ờng xuyên Mặc dù, việc áp dụng phơng pháp giúp đơn giản trong công tác tínhtoán nhng có độ chính xác không cao

Tuy nhiên, phạm vi bài viết chỉ dừng lại ở việc hạch toán vật liệu theo phơngpháp KKTX nh sau:

Theo phơng pháp KKTX, mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều đợc kế toántheo dõi, tính toán và ghi chép một cách thờng xuyên theo quá trình phát sinh.Giá trị vật liệu trên sổ kế toán có thể xác định tại bất kì thời điểm nào trong kì.Cuối kì hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu so sánh, đối chiếuvới số liệu tồn trên sổ kế toán, xác định số lợng vật liệu thừa, thiếu, tìm nguyênnhân và có biện pháp xử lý

Phơng pháp này có độ chính xác cao, cung cấp thông tin một cách kịp thời.Tuy nhiên với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu có giá trị thấp, th-ờng xuyên xuất dùng thì sử dụng phơng pháp này sẽ tốn nhiều công sức

4.1 Tài khoản sử dụng.

TK151 “Hàng mua đang đi đờng”: tài khoản này dùng để phản ánh giá trị vậtliệu mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua nhng cuối tháng cha về đếndoanh nghiệp Kết cấu của tài khoản này nh sau:

Bên Nợ: Trị giá VL đã mua đang đi trên đờng

Bên Có: Trị giá VL đã mua về đến doanh nghiệp

D Nợ: Trị giá VL đã mua hiện còn đi trên đờng

- TK152 “Nguyên liệu, vật liệu”: tài khoản này dùng để phản ánh giá trị vật liệunhập, xuất và tồn kho Kết cấu tài khoản này nh sau:

Bên Nợ: +Trị giá VL nhập ( mua ngoài, tự sản xuất )

+Trị giá VL phát hiện thừa khi kiểm kê

Bên Có: +Trị giá VL xuất ( xuất dùng, xuất bán )

+Trị giá VL đợc giảm giá hay trả lại ngời bán

+Trị giá VL thiếu khi kiểm kê

Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế thì thuế GTGT

đầu vào đợc tách riêng không ghi vào giá thực tế của vật liệu

* Các trờng hợp tăng vật liệu:

- Vật liệu mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về

- Vật liệu về nhập kho nhng hoá đơn cha về

- Vật liệu mua đang đi đờng ( hoá đơn về nhng hàng cha về)

- Nhập vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công

- Nhận góp vốn kinh doanh, vốn cổ phần bằng vật liệu hoặc đợc cấp vốn lu độngbằng vật liệu

- Vật liệu đi vay, mợn tạm thời

- Vật liệu đi vay sử dụng không hết hoặc phế liệu thu hồi từ sản xuất nhập kho

*Các trờng hợp giảm vật liệu:

- Xuất vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh

- Xuất vật liệu để tự chế hoặc thuê ngoài gia công

- Xuất vật liệu góp vốn tham gia liên doanh

- Xuất vật liệu cho vay mợn tạm thời

- Xuất vật liệu để bán

Dới đây là sơ đồ hạch toán

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp KKTX

( tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ).

TK154

Nhập VL tự chế hoặc thuê ngoài gia công

Thuế nhập khẩu phải nộp tính

Xuất VL góp vốn liên doanh

Xuất VL cho vay m ợn tạm thời

Xuất VL để bán

TK411

Xuất VL trả vốn góp liên doanh

TK621,627,154

Cần phải giải thích rõ hơn nh sau:

* Trờng hợp: nguyên vật liệu mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về.

Kiểm nghiệm hàng cho nhập kho, tiến hành lập phiếu nhập kho, căn cứ vàohoá đơn và phiếu nhập kho kế toán định khoản và ghi vào sổ sách

Nếu đợc hởng chiết khấu do thanh toán trớc thời hạn tiền mua vật liệu thìkhoản chiết khấu đợc tính vào doanh thu hoạt động tài chính:

Nợ TK111,112,331 Tổng số tiền thanh Tỷ lệ chiết

Có TK515 toán sớm khấu

* Trờng hợp: hàng về cha có hoá đơn.

- Kiểm nhận nhập kho và ghi sổ theo giá tạm tính (không phản ánh thuế)

- Nếu tháng sau hoá đơn về, kế toán điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế theomột trong ba cách sau:

+ Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng cách ghi đỏ rồi ghi giá thực tế bình thờng.+ Cách 2: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính rồi ghi lạitheo giá thực tế nh bút toán bình thờng

+ Cách 3: Ghi điều chỉnh số chênh lệch

Giá thực tế > Giá tạm tính : ghi bổ sung số chênh lệch

Giá thực tế < Giá tạm tính : ghi bút toán giảm đỏ số chênh lệch

Phản ánh thuế GTGT đợc khấu trừ:

Nợ TK133: Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK331: Phải trả ngời bán

* Trờng hợp: hoá đơn về nhng hàng cha về.

Kế toán lu hoá đơn vào tệp “ Hàng mua đang đi đờng” Nếu trong tháng vậtliệu về kế toán ghi bình thờng, còn nếu cuối tháng vật liệu cha về kế toán phản

* Trờng hợp: hàng thừa so với hoá đơn.

Cách 1: Nhập số thừa và theo dõi trên TK3381 (tài sản thừa chờ giải quyết).Cách 2: Không nhập kho số thừa mà theo dõi trên TK002 ( vật t, hàng hoánhận giữ hộ nhận gia công)

* Trờng hợp: hàng thiếu so với hoá đơn.

Nợ TK152: Hao hụt trong định mức

Nợ TK1388,111,334: Ngời phạm lỗi phải bồi thờng

Nợ TK1381: Nếu cha rõ nguyên nhân

Có TK111,112,331: Giá trị vật liệu thiếu

*

4.3 Hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT.

Theo phơng pháp này, trong giá mua vật liệu hoặc giá vật liệu trả lại ngời bán

sẽ bao gồm cả thuế GTGT

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp KKTX

( tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp).

4.4 Kiểm kê, đánh giá lại và dự phòng giảm giá nguyên vật liệu.

4.4.1 Kế toán kiểm kê nguyên vật liệu.

Kiểm kê vật liệu là công việc cần thiết để bảo vệ an toàn cho vật liệu và pháthiện kịp thời những sai sót và vi phạm trong quản lý vật liệu Tùy theo đặc thùriêng của từng loại vật liệu mà các doanh nghiệp qui định thời gian kiểm kê hợp

lý ( có thể 6 tháng một lần, 3 tháng một lần hoặc có thể kiểm kê bất th ờng) Kếtthúc kiểm kê vật liệu, cần lập biên bản kiểm kê với xác nhận của thủ kho, kếtoán và kĩ thuật viên

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ kiểm kê nguyên vật liệu theo phơng pháp KKTX

4.4.2 Kế toán đánh giá lại vật liệu.

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ kế toán đánh giá lại vật liệu theo phơng pháp KKTX

Đánh giá tăng (giá trị VL> giá ghi sổ)

SDĐK:***

Kết chuyển để ghi giảm NVKD

( SCL giảm)

Đánh giá giảm (giá trị VL<giá ghi sổ)

TK412

TK411

Kết chuyển ghi tăng NVKD

(SCL tăng)

4.4.3 Kế toán dự phòng giảm giá vật liệu.

Dự phòng giảm giá vật liệu là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do hàng tồnkho bị giảm giá có thể xảy ra trong năm kế hoạch Việc trích lập dự phòng giảmgiá hàng tồn kho nhằm xác định đúng giá trị thực tế của vật liệu, làm cơ sở đểlập và phân tích báo cáo tài chính doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin tàichính cho nhà quản lý một cách trung thực để ra quyết định kinh doanh

Căn cứ vào Thông t 107/2001/TT-BTC đợc ban hành ngày 31/12/2001 hớngdẫn việc xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho; chuẩn mực kế toán hàngtồn kho; Thông t 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2003 về việc “ Hớng dẫn kế toánthực hiện bốn chuẩn mực kế toán (đợt 1)”, các qui định về trích lập dự phòng nhsau:

- Nếu các loại vật liệu chính hiện có vào cuối niên độ kế toán có trị giá trên thịtrờng thấp hơn giá đang ghi sổ kế toán và vật liệu đó phải thuộc quyền sở hữucủa doanh nghiệp, có các chứng từ hợp lý, hợp lệ để xác minh đợc giá vốn mới

đợc lập dự phòng giảm giá Trờng hợp vật liệu bị giảm giá nhng sản phẩm, dịch

vụ đợc sản xuất từ chúng không bị giảm giá thì không đợc lập dự phòng

- Thời điểm lập và hoàn nhập dự phòng: là thời điểm cuối năm trớc khi khoá sổ

kế toán để lập báo cáo tài chính năm

- Kế toán sử dụng TK159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”, kết cấu tài khoảnnày nh sau:

Bên Nợ: Khoản dự phòng giảm giá vật liệu đợc hoàn nhập

Bên Có: Khoản dự phòng giảm giá vật liệu đợc lập

D Có : Khoản dự phòng giảm giá vật liệu hiện có

- Phơng pháp lập dự phòng :

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

4.5 Tổ chức sổ sách kế toán vật liệu theo hình thức NKCT.

Theo quy định, các doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong bốn hình thức tổ chức sổ kế toán: nhật kí chung, nhật kí sổ cái, chứng từ ghi sổ và nhật kí chứng từ Để phù hợp với thực trạng sổ kế toán tại công ty Dợc liệu TWI, trong nội dung này chỉ đề cập đến tổ chức sổ kế toán theo hình thức NKCT

Sơ đồ1.7: Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức NKCT

TK632 TK159

Trích lập dự phòng giảm giá VL ( nếu số phải lập cuối kì kế toán năm nay> số

1,2,4,5,10 Sổ ( thẻ) kế toán chi tiết vật liệu

Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu

Báo cáo tài chính

Sổ cái TK152,151

(2) Sức sinh lợi của vốn lu động.

Chỉ tiêu này cho biết: một đồng vốn lu động đem lại bao nhiêu đồng lợinhuần Sức sinh lợi vốn lu động tăng lên chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lu độngtăng lên và ngợc lại

(3) Số vòng quay của vốn lu động

Chỉ tiêu này cho biết: trong kì kinh doanh, vốn lu động quay đợc bao nhiêuvòng Nếu số vòng quay tăng tốc độ luân chuyển của vốn lu động càng cao, hiệuquả sử dụng vốn lu động càng lớn và ngợc lại

(4) Thời gian 1 vòng quay của vốn lu động

Chỉ tiêu này cho biết: để vốn lu động quay đợc 1 vòng cần bao nhiêu ngày.Nếu thời gian 1 vòng quay càng lớn thì hiệu quả sử dụng vốn lu động càng thấp

Chỉ tiêu này cho biết: để có 1 đồng luân chuyển cần bao nhiêu đồng vốn lu

động

Trong đó:

- Thời gian kì kinh doanh: Nếu theo tháng là 30 ngày, theo quý là 90 ngày, theo năm là 360 ngày

- Tổng mức luân Doanh thu thuần Doanh thu thuần Thu nhập

chuyển về tiêu thụ hoạt động tài chính khác

- Vốn lu động bình quân

Nếu trờng hợp có số liệu về vốn lu động đầu tháng thì có thể xác định vốn lu

động bình quân quý, năm nh sau:

V1, V2, Vn là số vốn lu động hiện có đầu các tháng và n là số thứ tự các tháng.Nếu trờng hợp không có số liệu các tháng thì có thể tính theo công thức:

=V

bq

1/ giới thiệu chung về công ty dợc liệu twI.

1.1 Khái quát lịch sử hình thành, phát triển và năng lực hoạt động của công

ty Dợc liệu TWI.

1.1.1 Quá trình hình thành, phát triển của công ty Dợc liệu TWI.

Thành lập theo Quyết định số 170/ BYT- QĐ ngày 01/4/1971 đến nay đã trảiqua trên 30 năm xây dựng và trởng thành, công ty Dợc liệu TWI đã có nhiều

đóng góp cho sự nghiệp phát triển của ngành Dợc Việt Nam nói riêng và nềnkinh tế Việt Nam nói chung

Công ty Dợc liệu TWI là một doanh nghiệp trực thuộc Bộ Y tế, sản xuất kinhdoanh xuất nhập khẩu thành phẩm, nguyên liệu, dợc liệu, tinh dầu và mỹ phẩm.Mặt hàng sản xuất kinh doanh hầu hết là thuốc chữa bệnh Hoạt động kinhdoanh chủ yếu là hoạt động thơng mại, còn hoạt động sản xuất chỉ là phụ

Cũng nh các đơn vị kinh tế quốc doanh, công ty Dợc liệu TWI có một quátrình phát triển không ngừng Ban đầu, công ty chỉ là một quốc doanh thuốcNam, thuốc Bắc TW trực thuộc Bộ Nội thơng, khi đó đơn vị có tên là công ty D-

ợc liệu cấp I Sau ngày thành lập, ý thức đợc trách nhiệm trớc cuộc kháng chiếnchống Mỹ của dân tộc, thế hệ cán bộ, công nhân đầu tiên nhanh chóng ổn địnhbắt tay vào công việc Đến khi thống nhất, công ty tiếp tục sự nghiệp của mình

và cùng ngành Dợc đóng một vai trò quan trọng trong thời bình

Năm 1993, theo Quyết định số 406/BYT- QĐ ngày 22/4/1993, công ty là đơn

vị thành viên của Tổng công ty Dợc Việt Nam Từ đó đến nay, công ty lấy têngiao dịch đối ngoại là Central Medical Plant Company No-1((MEDIPLANTEX),trụ sở chính công ty đặt tại 358- Đờng Giải Phóng

Trong những ngày đầu, công ty đã hết sức lúng túng trên con đờng phát triển,phơng pháp kinh doanh cũ không còn phù hợp, mặt hàng dợc liệu phải chịu sựcạnh tranh gay gắt của thị trờng thuốc nội và thuốc ngoại Thêm vào đó, vốnhoạt động của công ty cạn kiệt ( hầu hết là vốn vay ngân hàng), cơ sở vật chất kĩthuật lạc hậu, bộ máy biên chế cồng kềnh, trình độ chuyên môn kĩ thuật của cán

bộ, nhân viên trong công ty rất thấp Trớc thực tế đó, với nhiều giải pháp công ty

đã cải tổ bộ máy gọn nhẹ và thay đổi cơ cấu cán bộ, đội ngũ cán bộ có trình độchuyên môn kĩ thuật và tay nghề tăng cao Mặt khác, công ty đã đầu t nâng cấpnhà xởng, kho tàng và cơ sở kiểm tra chất lợng với các thiết bị hiện đại Nếu nhtrớc đây công ty chỉ có 2 phân xởng sản xuất :xởng sản xuất Bạch Mai và xởngsản xuất Mỹ Đình, nhng do nhiệm vụ kinh doanh và cơ cấu tổ chức có nhiềuthay đổi nên xởng Bạch Mai chia ra làm 2 phân xởng: xởng sản xuất thuốc

Đông Dợc, xởng sản xuất thuốc Viên ( đạt tiêu chuẩn GMP-ASEAN) Còn xởngsản xuất Mỹ Đình đợc đổi tên thành phân xởng chiết suất dợc liệu bán tổng hợpHoá dợc Bên cạnh đó, công ty còn phát triển Trung tâm chế biến cung ứng

thuốc Nam, Bắc cho các cơ sở trong nớc, kết hợp với việc mở phòng khám chữabệnh bằng y học cổ truyền phơng Đông.

Ngoài việc đầu t mở rộng sản xuất, công ty luôn chú trọng mở rộng thị trờngkinh doanh, hiện công ty đã hình thành mạng lới phấn phối trên nhiều tỉnh vàkhu vực, có quan hệ với 25 nớc và nhiều công ty lớn trên thế giới Đội ngũ cán

bộ ,công nhân viên đã trởng thành với hơn 300 ngời, trong đó trình độ trên vàsau đại học là 28 ngời, trình độ đại học là 155 ngời, ngoài ra là trung cấp và sơcấp

Với những thành tích trên công ty đã đợc tặng nhiều bằng khen, nhiều cờ ởng Những phần thởng đó đã góp phần khẳng định vị thế của công ty trên thị tr-ờng trong nớc và thị trờng quốc tế, khẳng định tài năng và trí tuệ của tập thể cán

th-bộ, công nhân viên đã cống hiến hơn 30 năm qua

1.1.2 Nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động của công ty

* Nhiệm vụ:

+ Hàng năm công ty phải xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh

dựa trên cơ sở kế hoạch mà công ty đã đặt ra và thích ứng với nhu cầu thị trờng

+ Thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh phải đảm bảo mục tiêu an toàn lao

động, bảo vệ môi trờng, thực hiện đầy đủ các quyền lợi của cán bộ công nhânviên theo luật lao động

+ Tăng cờng đầu t cơ sở vật chất, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sảnxuất, đầu t đổi mới công nghệ nhng rất tiết kiệm để tồn tại và phát triển

* Mục tiêu hoạt động:

Để chuẩn bị trớc khi Việt Nam tham gia khối mậu dịch tự do AFTA và tổchức thơng mại thế giới WTO, mục tiêu công ty đề ra trong thời gian tới là:+ Công ty tiếp tục phát triển mạng lới kinh doanh trong nớc và tăng cờng xuấtkhẩu, tăng doanh số kinh doanh năm nay cao hơn năm trớc Đặc biệt chú trọngcông tác tiếp cận thị trờng và tạo nguồn hàng xuất khẩu

+ Đẩy mạnh việc trồng dợc liệu phục vụ trong nớc và xuất khẩu

+ Đẩy mạnh việc sản xuất bào chế thuốc nam bắc, cải tạo nâng cấp dây chuyềnthuốc đông dợc đạt tiêu chuẩn GMP

+ Tăng cờng một số thiết bị kiểm nghiệm và phục vụ sản xuất nhằm đảm bảochất lợng thuốc trong quá trình bảo quản, lu thông trong nớc và xuất khẩu

+ Hoàn thiện và nâng cao trình độ bộ máy quản lý bằng cách đào tạo dài hạn vàngắn hạn đội ngũ cán bộ, nhân viên.

+ Tăng cờng phát triển nguồn tài chính

+ Không ngừng mở rộng thị phần trong và ngoài nớc

1.1.3 Các chỉ tiêu kinh tế của một số năm gần đây.

Biểu 2.1: Bảng phân tích các chỉ tiêu kinh tế tại công ty Dợc liệu TWI

Doanh thu thuần(1000đ)

Lợi nhuận trớc thuế(1000đ)

140%78%110%119%122%112%154%

Trong những năm gần đây, tổng số vốn của công ty không ngừng tăng lên(đạt140%) chứng tỏ khả năng huy động vốn trong công ty tăng Mặc dù, doanhthu thuần của công ty năm 2002 giảm so với năm 2001 nhng tỷ suất lợi nhuận/doanh thu lại tăng từ 0,26 đến 0,4 ( đạt 154%) cho thấy khả năng sinh lời tăng,công ty đã đứng vững và phát triển Năm 2002, tuy số lợng lao động tăng cao nh-

ng thu nhập bình quân của 1 công nhân viên vẫn tăng từ 1,148 triệu đồng đến1,290 triệu đồng(112%) Tóm lại, xu hớng phát triển của công ty ngày càngtăng, công ty hoạt động tơng đối hiệu quả, lợi nhuận tăng (110%), nộp ngân sách

từ chỗ trên 13,135 tỷ đồng đến trên 15,678 tỷ đồng (đạt 119%)

1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh của công ty Dợc liệu TWI.

1.2.1 Đặc điểm bộ máy quản lý

Bộ máy tổ chức của công ty đợc thực hiện theo mô hình quản lý trực tiếp tậptrung nên Ban giám đốc công ty có thể nắm bắt đợc tình hình sản xuất kinhdoanh một cách kịp thời

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý tại công ty Dợc liệu TWI

Phân x ởng hoá

chất

Phòng kiểm nghiệm

Phòng xuất khẩu

Phòng kinh doanh

Ban bảo vệ

Phòng

kế toán

Phòng

tổ chức

Ghi chú:

Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp

* Giám đốc: điều hành mọi hoạt động chung trong công ty, điều hành trực tiếp

đối với phòng xuất khẩu, phòng kế toán và phòng tổ chức hành chính

* Phó giám đốc :Là ngời giúp việc cho giám đốc.

Phó giám đốc kỹ thuật có trách nhiệm tổ chức và chỉ huy quá trình sản xuất từkhâu chuẩn bị sản xuất đến bố trí, điều khiển lao động, tổ chức cấp phát vật t.Phó giám đốc kinh doanh phụ trách từ việc hiệp tác sản xuất, liên doanh, liên kếttrong nớc và ngoài nớc đến công tác mua vật t, tổ chức tiêu thụ sản phẩm

* Phòng kế hoạch kinh doanh - nhập khẩu (phó giám đốc kinh doanh làm trởng

phòng): xây dựng kế hoạch vật t, sản xuất, lu thông phân phối, trồng dợc liệu.Thực hiện công tác nhập khẩu, bán hàng nội địa dựa trên kế hoạch công ty

* Phòng kế toán- tài vụ: Tổ chức và chỉ đạo thực hiện hạch toán kế toán trong

toàn công ty, hạch toán cụ thể từng loại mặt hàng, từng loại sản phẩm Tham mucho giám đốc về các biện pháp quản lý tài chính theo chế độ hiện hành để phục

vụ sản xuất kinh doanh Toàn bộ hoạt động kế toán- tài vụ đợc giao cho kế toántrởng có vị trí nh một phó giám đốc

* Phòng xuất khẩu: khai thác hàng xuất khẩu trong và ngoài nớc, nghiên cứu, đề

xuất và tiếp cận với khách hàng nớc ngoài để kí kết hợp đồng xuất khẩu

* Phòng tổ chức hành chính: quản lý, chỉ đạo thực hiện các mặt tổ chức cán bộ,

lao động, chế độ tiền lơng, thởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ytế

* Phòng kĩ thuật kiểm nghiệm và nghiên cứu: kiểm tra, giám sát, kiểm nghiệm

đối với tất cả các mặt hàng đảm bảo đúng theo tiêu chuẩn dợc điển Việt Namqui định, xin phép các mặt hàng hết hạn xin phép lại

* Khối sản xuất: gồm 3 phân xởng ( xởng thuốc Viên, xởng Đông dợc và xởng

Hoá dợc), sản xuất các mặt hàng do phòng kế hoạch giao,trực tiếp phối hợp vớiphòng kĩ thuật kiểm nghiệm, với tổ nghiên cứu sản phẩm

1.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất - qui trình công nghệ

Hiện nay công ty Dợc liệu TWI có 3 phân xởng sản xuất riêng biệt sau:

+ Phân xởng sản xuất thuốc Đông dợc: nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất các mặthàng thuốc đông dợc: rợu thuốc, chế biến bán lẻ thang thuốc bắc

+ Phân xởng chiết xuất Dợc liệu bán tổng hợp Hoá dợc (Mỹ Đình): có nhiệm vụsản xuất Artemisinin, Artesunat, Dep và các mặt hàng thuốc chống sốt rét

+ Phân xởng sản xuất thuốc Viên: chuyên sản xuất các loại thuốc chữa bệnh,kháng sinh, cảm sốt, thuốc bổ nh Tetraxyclin, Prednisolon, Vitamin B6

Trong 3 phân xởng sản xuất, phân xởng thuốc Viên có sản lợng sản xuất lớnnhất vì xởng Đông dợc và Hoá dợc công việc sản xuất cha đều, sản lợng nhỏ.Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên là qui trình sản xuất điển hình, rõ ràng

ở từng công đoạn Vì thế, việc đi sâu nghiên cứu tìm hiểu qui trình công nghệ ởphân xởng này là cần thiết Các giai đoạn sản xuất:

+ Giai đoạn chuẩn bị sản xuất : ở giai đoạn này, tổ trởng tổ pha chế sẽ căn cứ vàolệnh sản xuất ( có ghi rõ số lô, số lợng thành phẩm và các thành phần nh :nguyên liệu chính, tá dợc và qui cách đóng gói, khối lợng trung bình viên ) để

từ đó tiến hành chuẩn bị đầy đủ các thủ tục nh : phiếu lĩnh vật t, các loại vật tphải đợc cân, đong, đo, đếm thật chính xác với sự giám sát của kĩ thuật viên + Giai đoạn sản xuất : Bắt đầu sản xuất, tổ trởng tổ sản xuất và kỹ thuật viêntrực tiếp giám sát công việc pha chế mà công nhân thực hiện, cần thiết có thểchia thành mẻ nhỏ, sau cùng trộn đều theo lô Khi pha chế xong, kỹ thuật viênphải kiểm nghiệm bán thành phẩm, nếu đạt tiêu chuẩn ngành qui định thì côngviệc tiếp theo là giao nhận bán thành phẩm cốm từ tổ pha chế giao cho tổ dậpviên và ép vỉ (nếu có) Qua khâu dập viên, ép vỉ lại chuyển tiếp sang tổ đóng gói.+ Giai đoạn kiểm nghiệm và nhập kho thành phẩm (giai đoạn cuối cùng): Khithành viên, thành vỉ thuốc thì sẽ đợc chuyển về tổ đóng gói Tổ kỹ thuật viên bắt

đầu kiểm nghiệm thành phẩm, khi thành phẩm đạt tiêu chuẩn tiến hành đóng góicùng với phiếu kiểm nghiệm chuyển lên kho và tiến hành nhập kho

Từ các giai đoạn sản xuất trên cho thấy, quy trình sản xuất thuốc Viên là quytrình sản xuất giản đơn và chế biến kiểu liên tục, chu kỳ sản xuất ngắn, thuộcloại hình khối lợng lớn ( theo từng lô) trên dây chuyền sản xuất

Cụ thể sau đây là quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại xởng Viên:

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên

Để xác định kết qủa của quy trình công nghệ cần tiến hành kiểm kê nhữnghộp, những kiện thành phẩm Nếu quy trình công nghệ vừa tiết kiệm đợc chi phí,hạ giá thành sản phẩm đồng thời vẫn đảm bảo chất lợng tốt thì chứng tỏ côngtác tổ chức sản xuất ở quy trình công nghệ đó tốt và ngợc lại

1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty Dợc liệu TWI

1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

Công ty Dợc liệu TWI tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung với 17nhân viên kế toán có trình độ, nghiệp vụ đồng đều đợc phân thành các nhóm, các

tổ, đợc bố trí phù hợp với các khâu công việc, với nhiệm vụ của từng phần hành

Đóng gói thành phẩm Nhập kho

thành phẩm

kế toán, thực hiện toàn bộ hoạt động kế toán của đơn vị Công ty đã trang bị hệthống máy tính cho phòng kế toán, mỗi nhân viên đợc sử dụng riêng một máy vitính đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác Dới đây là sơ đồ

tổ chức bộ máy kế toán của công ty:

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Dợc liệu TWI

Từ sơ đồ bộ máy kế toán, có thể chia bộ máy kế toán của công ty Dợc liệuTWI ( ngoài kế toán trởng, kế toán tổng hợp, thủ quỹ ) thành 5 phần hành kếtoán cơ bản Tuy nhiên, mỗi phần hành không phải chỉ do một số nhân viên nhất

định đảm nhiệm mà một nhân viên có thể tham gia vào nhiều phần hành

- Kế toán trởng (trởng phòng) phụ trách công việc chung của cả phòng dới sự chỉ

đạo trực tiếp của giám đốc, có vị trí nh một phó giám đốc

- Kế toán tổng hợp (phó phòng): tiến hành tổng hợp số liệu từ các bảng kê, nhật

kí, sổ cái và hàng tháng, hàng quý, hàng năm lên các bảng biểu quyết toán

- Tổ kế toán nguyên vật liệu và cung cấp công cụ dụng cụ: Theo dõi chi tiết tìnhhình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sự biến

động giá cả vật liệu trên thị trờng Do nhiệm vụ của công ty chủ yếu là buôn bánvì thế nguyên vật liệu khi tiêu thụ, khi dùng vào sản xuất nên tùy vào từng đối t-ợng sử dụng mà hạch toán cụ thể vào NKCT, sổ cái

- Tổ kế toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội và khấu hao tài sản cố định: lập bảngphân bổ tiền lơng, các khoản trích theo lơng và lập bảng phân bổ khấu hao tàisản cố định cho các đối tợng

- Tổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: tập hợp hạch toán đầy

đủ, chính xác chi phí sản xuất phát sinh trong kì, tính giá thành từng sản phẩm

- Tổ kế toán thành phẩm và tiêu thụ: theo dõi tình hình tiêu thụ chi tiết từng loạithành phẩm và xác định kết quả sản xuất kinh doanh

- Tổ kế toán vốn bằng tiền và thanh toán : theo dõi tình hình thu, chi, tình hìnhthanh toán, tình hình trả nợ vay ngân hàng và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc

Kế toán tr ởng (tr ởng phòng)

Kế toán tổng hợp (phó phòng)

Kế toán phân x ởng và tính giá thành sản phẩm.

Kế toán tiêu thụ sản phẩm

và công nợ

Kế toán NVLvà cung cấp CCDC

Kế toán ngân hàng

Kế toán thanh toán

Thủ quỹ

- Thủ quỹ: Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thu, chi Ngoài ra,thủ quỹ phải đi ngân hàng nộp và rút tiền.

Theo mô hình này toàn bộ công tác kế toán đợc tập trung tại công ty, còn ởcác đơn vị trực thuộc không tổ chức kế toán riêng, chỉ có nhân viên làm nhiệm

vụ hạch toán ban đầu và thực hiện chế độ báo sổ

1.3.2 Vận dụng chế độ kế toán tại công ty Dợc liệu TWI.

Niên độ kế toán công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc 31/12 hàng năm Đơn

vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam Hiện nay, sang năm

2003 công ty bắt đầu áp dụng chế độ hạch toán mới theo Thông t BTC, hớng dẫn thực hiện bốn chuẩn mực kế toán

89/2002/TT-* Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán:

Công ty thực hiện việc lập một số loại chứng từ theo mẫu riêng( do công ty tự

in và xin phép Tổng cục Thuế- in theo nhà in Tổng cục Thuế chỉ định ) Việc xác

định số lợng chứng từ công ty phải sử dụng đều dựa trên cơ sở hệ thống chứng từbắt buộc do Nhà nớc quy định

* Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:

Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Nhà nớc ban hành áp

dụng cho các doanh nghiệp (ban hành theo Quyết định 1141/TC/CĐKT ngày1/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài Chính- đã sửa đổi bổ sung và Quyết định167/TC/CĐKT ngày 25/10/2000 của Bộ Tài Chính đã sửa đổi bổ sung, công ty

đã lựa chọn,xây dựng hệ thống tài khoản thích hợp (chi tiết theo tài khoản cấp 3).Năm 2003, công ty lại tiếp tục sửa đổi, bổ sung hệ thống tài khoản theo Thông

t 89/2002/TT- BTC nh đã trình bày ở trên ( bắt đầu từ ngày 1/1/2003 )

* Vận dụng hệ thống sổ kế toán.

Công ty Dợc liệu TWI là một doanh nghiệp có quy mô lớn, nghiệp vụ kinh tếphát sinh nhiều, nhu cầu quản lý cao, số lợng tài khoản sử dụng nhiều, đội ngũnhân viên kế toán cao và đồng đều nên công ty đã áp dụng hình thức Nhật ký-Chứng từ ( NK-CT)

Những sổ kế toán chủ yếu đợc sử dụng trong hình thức CT bao gồm:

NK-CT (số 1,2,4,5,8,9,10 ); Bảng kê (số 1,2,4,5,11); Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Vì loại sổ này có kết cấu phức tạp, công ty lại áp dụng kế toán máy nên khôngphù hợp Do đó, công ty đã mở sổ về nguyên tắc vẫn là NKCT nhng mang kếtcấu gần giống với Nhật kí chung và chi tiết theo từng tài khoản(trừ NKCT số 5)

* Báo cáo kế toán.

Kết thúc niên độ kế toán (từ 1/1 đến 31/12) , công ty lập các báo cáo quyếttoán sau: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và Thuyết minh báocáo tài chính Hiện tại, công ty cha lập các báo cáo quản trị kèm theo

2/ tình hình nguyên vật liệu tại công ty Dợc liệu TWI

2.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu.

2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu.

Thuốc là mặt hàng đặc biệt, liên quan đến sức khỏe và sinh mạng con ngời nênnguyên vật liệu phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn về chất lợng Mặt khác, công tyDợc liệu TWI có quy mô kinh doanh lớn với 3 phân xởng sản xuất, nhiều khohàng, cửa hàng, nhiều sản phẩm do đó, nguyên vật liệu đợc sử dụng cũng rất

đa dạng Các nguyên vật liệu có tính chất khác nhau, loại có độc tính, loại hoáchất dễ cháy đòi hỏi công ty phải có hệ thống kho bãi đảm bảo tiêu chuẩntrong quản lý

Nguyên vật liệu tại công ty đợc cung cấp qua 2 nguồn chính (trong nớc và

nhập khẩu) Việc thu mua do phòng kế hoạch- kinh doanh nhập khẩu đảm nhiệmdựa trên các tiêu chí nh: lợng hàng bán ra của năm trớc, khả năng sản xuất, lợngvật liệu tồn kho, phòng lập hai nhóm thu mua vật liệu: nhóm kế hoạch (chuyênthu mua vật liệu trong nớc) và nhóm nhập khẩu (chuyên nhập vật liệu từ nớcngoài) Ngoài ra, công ty luôn có một đội ngũ cán bộ toả đi các địa phơng vận

động, hớng dẫn gieo trồng một số loại dợc liệu và xây dựng một số trại dợc liệutập trung

Nhà xởng và những khu vực khác sử dụng cho mục đích bảo quản phải bảo

đảm cho các nguyên vật liệu khỏi bụi, mùi, động vật, côn trùng và điều kiệnkhắc nghiệt của nhiệt độ, độ ẩm và cần đạt các tiêu chuẩn tối thiểu đã định.+ Nguyên vật liệu phải đợc quản lý và phân phối theo GMP

+ Nguyên vật liệu đợc bảo quản ngăn ngừa tạp nhiễm và nhiễm chéo

+ Các nguyên vật liệu đợc đóng gói, hộp phải đợc bảo quản cách sàn, cần cókhoảng không phù hợp cho phép làm vệ sinh và kiểm tra

+ Các nguyên vật liệu có thể quay vòng theo nguyên tắc Vào trớc/Ra trớc +Các nguyên vật liệu nhất định chứa trong các bao bì phù hợp có thể bảo quảnngoài trời với điều kiện các nhãn nhận dạng vẫn giữ rõ ràng, dễ đọc và bao bìphải đợc làm vệ sinh thích hợp trớc khi mở để sử dụng

+ Nguyên vật liệu bị loại phải có dấu hiệu nhận dạng và đợc kiểm soát theo một

hệ thống biệt trữ nhằm ngăn ngừa việc sử dụng chúng vào sản xuất và chế biến.+ Các nguyên vật liệu cần đợc đánh giá lại khi cần thiết để xác định sự đáp ứngtiêu chuẩn và tính phù hợp

+ Cần có cảnh báo đặc biệt trong bảo quản các nguyên vật liệu nguy hiểm, nhạycảm hoặc có nguy cơ dễ cháy, nổ, khí ga nén

+ Thuốc gây nghiện cần đợc bảo quản theo đúng quy định quốc gia và quốc tế.+ Cần có các biện pháp cảnh báo để ngăn ngừa những ngời không có tráchnhiệm vào các khu vực bảo quản có kiểm soát

Giá vật liệu luôn biến động thờng xuyên nên các loại vật liệu khi cần phải dựtrữ với số lợng lớn để tránh sự biến động về giá cả và đảm bảo cho quá trình sảnxuất kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.

Nguyên vật liệu đợc sử dụng dựa trên các định mức và dự toán chi phí, có ýnghĩa quan trọng trong hạ thấp chi phí sản xuất cũng nh việc xác định, luânchuyển tiêu thụ loại vật liệu nào trớc, sau để mang lại lợi nhuận tối đa nhất chocông ty Công ty xây dựng định mức tiêu hao vật liệu theo kế hoạch sản xuất(lệnh sản xuất) theo từng lô thuốc

Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong sản xuất là biện pháp tích cực hạ thấpgiá thành sản phẩm góp phần nâng cao hiệu qủa sản xuất kinh doanh Đó chính

là mục tiêu phấn đấu của toàn công ty Tuy nhiên, để quản lý một khối lợng lớn,

đa dạng nh vậy đòi hỏi công ty phải thực hiện đồng bộ các biện pháp quản lý ởtất cả các khâu từ thu mua đến sử dụng, đặc biệt là bảo quản và dự trữ, từ đó mới

đảm bảo cung cấp đầy đủ, đúng chất lợng vật liệu trong sản xuất cũng nh tăngsức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trờng

2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu.

Để đảm bảo cho quá trình quản lý, bảo quản và hạch toán tốt các loại vậtliệu ,đáp ứng nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ cho các đối tợng sử dụng, nguyênvật liệu tại công ty đợc quản lý theo các kho riêng, đợc phân loại theo mục đích,công dụng trong quá trình sản xuất, bao gồm:

* Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng

chi phí nguyên vật liệu tạo nên giá thành sản phẩm Nhóm nguyên vật liệu nàybao gồm các loại nh: Tetracyclin, Artesunat, Artemisinin, Dexamethasoneacetat, Phylamin, Paracetamol, Vitamin C,

* Nguyên vật liệu phụ: gồm các hoạt chất khác nhau có tác dụng phụ trợ với

nguyên vật liệu chính để cấu thành sản phẩm Ngoài ra, nhờ có vật liệu phụ màtính năng, công dụng của sản phẩm đợc hoàn thiện và nâng cao Ví dụ nh: Bộttal, Amidon, PEG 6000 (bột), Nypagin, bột sắn

* Nhiên liệu: gồm các loại dùng để cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất

kinh doanh nh than đốt, điện, dầu máy, ga,

* Phụ tùng thay thế: các thiết bị dùng thay thế máy móc tại phân xởng ( vòng bi,

dây cudoa )và các thiết bị chiếu sáng

* Vật liệu khác: là các loại vật liệu dùng cho việc sản xuất bao bì đóng gói nh

nhãn mác, chai, nút

Mặt khác, các nguyên vật liệu còn đợc mã hoá trên máy vi tính theo công dụng

và kèm theo tên của vật liệu đó, ví dụ nh: Tetracyclin(NLTET), NLARTO2),Bột dâu (NLBOT24), Băng dính MEDIPLATEX (BBBAN04)

Cách phân loại này hiện nay đang phổ biến, nhờ đó giúp công ty đánh giá đợcvai trò của từng loại vật liệu để xác định mức tiêu hao phù hợp Hơn nữa, vì công

ty xác định giá trị sản phẩm dở dang theo nguyên vật liệu chính nên việc phânloại sẽ xác định chi phí, giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ dễ dàng và chínhxác hơn

2.2 Tính giá nguyên vật liệu.

Giá nguyên vật liệu chính là thớc đo tiền tệ biểu hiện giá trị vật liệu theonhững nguyên tắc nhất định Tại công ty Dợc liệu TWI, kế toán nhập- xuất- tồnnguyên vật liệu phản ánh giá trị vật liệu theo giá thực tế, nhờ đó vừa giảm khối l-ợng công việc, vừa giúp cho việc hạch toán chính xác

2.2.1 Giá nguyên vật liệu nhập kho.

Giá thực tế vật liệu nhập kho đợc xác định tùy theo từng nguồn nhập Vì công

ty là doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên giá thực

tế vật liệu nhập kho là giá không có thuế GTGT

Nguyên vật liệu của công ty đợc nhập chủ yếu là mua ngoài và một số tự giacông, chế biến

* Giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài:

- Đối với nguyên vật liệu mua trong nớc: Đây là nguồn nhập chiếm đa số trongtổng số nguyên vật liệu nhập kho

Trong đó, chi phí thu mua gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ; tiền công tác phícủa cán bộ thu mua; chi phí hao hụt định mức phát sinh

Nếu vật liệu nhận tại kho, mọi chi phí khác do bên bán chịu thì giá thực tế làgiá mua ghi trên hoá đơn ( không có các chi phí thu mua)

Nếu vật liệu tự vận chuyển về thì giá thực tế đợc xác định theo giá mua và cácchi phí thu mua

Ví dụ: Mua một số vật liệu Polyvinyl Pironidon (PVP) của công ty TNHH xuất

nhập khẩu Hoàng Hải theo hoá đơn 058023 ( của ngời bán) và phiếu nhập kho số05VT/1 với tổng giá thanh toán là 26 499 991 VNĐ ( VAT 10%), chi phí thumua là 200 000 VNĐ Đơn vị cha thanh toán tiền hàng Khi đó: Giáthực tế vật liệu nhập kho = 24 090 900 + 200 000 =24 290 900 ( đồng)

Vì tại công ty Dợc liệu TWI, các hoạt động mua bán đều đợc thông qua hợp

đồng kinh tế nên không có trờng hợp giảm giá vật liệu

- Đối với vật liệu nhập khẩu:

Giá thực tế vật liệu Giá mua ghi trên hoá đơn Chi phí thu mua

nhập kho = của ngời bán + ( nếu có)

Nguyên vật liệu tại công ty vì đợc dùng để sản xuất thuốc nên thuế nhập khẩuchủ yếu ở mức 0%, chỉ có một số loại vật liệu thuộc mức thuế khác nh:Amidon(20%), Dextrose Monohydrate(10%), Meclofenoxate(3%)

Ví dụ: Căn cứ vào chứng từ số 153C/ 06NL/ 01/03, mua vật liệu của ISHAN

INTERNATIONAL PVT LTD ngày 13/01/2003 theo giá mua cha thuế (giáCIF) là 331 948 800 VND, thuế nhập khẩu 0%, thuế suất GTGT là 10%, lệ phíhải quan 60 450 VND

Giá thực tế vật liệu nhập kho = 331 948 800 + 60 450 = 332 019 250 VND

* Giá thực tế của vật liệu tự chế nhập kho:

Bởi tính chất đặc thù của thuốc nên có những nguyên vật liệu sau khi tiếnhành chế biến trở thành nguyên vật liệu khác Chẳng hạn nh: Artemisinin là mộttrong số các vật liệu chính sản xuất ra DHA, mà DHA lại là vật liệu chính để sảnxuất ra Artesunat Do đó, nguyên vật liệu sau khi tinh chế có thể tiến hành sảnxuất tiếp hoặc có thể nhập kho, khi đó:

2.2.2 Giá nguyên vật liệu xuất kho.

Công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phơng pháp giá thực tế đíchdanh Theo phơng pháp này, giá vật liệu đợc giữ nguyên từ lúc nhập cho đến khixuất

Mỗi vật liệu sẽ có nhiều đơn giá và mỗi một đơn giá tơng đơng với một khối ợng nguyên vật liệu nhất định Khi xuất vật liệu nào, kế toán phải xác định đợc

l-đơn giá và khối lợng xuất của loại vật liệu đó

Ví dụ: Căn cứ vào số tồn kho cuối tháng 12 năm 2002 của dợc liệu

Tetraxyclin trong kho Ngà gồm: 750 kg- Đơn giá: 179 800 đồng/ kg.Trong tháng 01/2003, theo tài liệu về xuất kho nh sau:

Ngày 07/01/2003: xuất 700 kg - Đơn giá 179 800 đồng/kg

3/ Hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty Dợc liệu TWI

Giá thực tế nguyên vật liệu = Giá thực tế nguyên vật liệu + Chi phí

nhập kho xuất chế biến chế biến

Giá thực tế của vật liệu i = Số vật liệu i * Đơn giá của xuất kho xuất kho vật liệu i

Có thể nói, nguyên vật liệu của công ty biến động lớn hàng ngày, hàng giờgồm nhiều loại vật liệu Do đó, để đảm bảo công tác quản lý tốt thì đối với bất

kỳ một loại vật liệu nào khi nhập, xuất đều phải lập và luân chuyển chứng từ

đúng thủ tục và phù hợp với từng hoạt động

3.1 Thủ tục, chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu.

3.1.1 Thủ tục, chứng từ nhập kho.

Cùng với việc lập kế hoạch sản xuất, công ty tiến hành lập kế hoạch thu muavật liệu trên cơ sở theo dõi tình hình biến động cung cầu trên thị trờng và khảnăng của doanh nghiệp Tuy nhiên, việc lập kế hoạch chỉ tiến hành đối với cácvật liệu chính Toàn bộ công tác tổ chức thu mua đợc thực hiện tại phòng kếhoạch- kinh doanh nhập khẩu

* Nguyên vật liệu nhập trong nớc:

Nguyên vật liệu đợc nhập chủ yếu từ việc thu mua, trao đổi dợc liệu với cáctỉnh, các doanh nghiệp trong nớc cùng với việc đầu t, nuôi trồng một số trại dợcliệu tập trung ( trồng cây Thanh Hao, Bạc Hà, cây Xả, cây Hoà ), tạo nguồn dợcliệu lớn phục vụ trong nớc và xuất khẩu.Trớc khi tiến hành thu mua nguyên vậtliệu, công ty cần thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế với đại diện phía cung cấp.Theo hợp đồng kinh tế đợc kí ngày 08/01/2003 về việc mua nguyên vật liệuTetraxyclin của Công ty TNHH TM Dợc phẩm VCD nh sau:

Biểu 2.2 Công ty Dợc liệu TWI Độc lập - Tự do- Hạnh phúc.Tổng công ty Dợc VN Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

Bằng chữ: Năm trăm tám mơi mốt triệu mời bảy nghìn năm trăm đồng chẵn.

Điều 2: Quy cách phẩm chất.

Điều 3: Giao hàng, vận chuyển, xếp dỡ.

Điều 4: Phơng thức thanh toán, thanh lý hợp đồng.

Điều 5: Điều khoản chung.

Đại diện bên A Đại diện bên B.

Ngày 10/01/2003, Công ty TNHH TM Dợc phẩm VCD tiến hành giao hàngkèm theo hoá đơn nh sau:

Biểu 2.3

Căn cứ vào hoá đơn, phòng kế hoạch kinh doanh -nhập khẩu phải kiểm tra đốichiếu với hợp đồng kinh tế, với kế hoạch thu mua để viết lệnh nhập kho vàchuyển cho thủ kho Hàng ngày, thủ kho tiến hành tạm nhập kho nguyên vật liệudựa trên số lợng nguyên vật liệu ghi trên lệnh nhập kho Nếu phát hiện thừa thiếukhi nhập kho hoặc không đúng quy cách, phẩm chất ghi trên chứng từ, thủ khophải báo cho phòng kế hoạch - kinh doanh nhập khẩu để tiến hành lập biên bản

và giải quyết với nhà cung cấp

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM Dợc phẩm VCD.

Họ tên ngời mua hàng: Công ty Dợc liệu TWI.

Địa chỉ: Km 6 - Đờng Giải Phóng - Hà Nội Số TK:

Hình thức thanh toán: Thanh toán sau MS: 0100108430

Trớc khi có quyết định nhập kho chính thức (phiếu nhập kho), nguyên vật liệu

phải tiến hành kiểm nghiệm thông qua phòng kĩ thuật kiểm nghiệm và nghiên

cứu Dựa trên kết quả thực tế của quá trình kiểm nghiệm, những nhân viên có

trách nhiệm trong ban kiểm nghiệm ghi vào phiếu kiểm nghiệm

Biểu 2.5

Vật liệu đạt tiêu chuẩn, phiếu kiểm nghiệm đợc chuyển lên phòng kế hoạch

kinh doanh- nhập khẩu Trên cơ sở hoá đơn và phiếu kiểm nghiệm, nhân viên có

trách nhiệm lập phiếu nhập kho nh sau:

Biểu 2.6

Tổng công ty Dợc Việt Nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

Công ty Dợc liệu TWI- HN Độc lập- Tự do- Hạnh phúc.

Lệnh nhập kho Số 60/1

Có giá trị đến hết ngày 10 tháng 01 năm 2003.

Căn cứ : Yêu cầu: Kho Ngà.

Nhập của : Công ty TNHH TM Dợc phẩm VCD những mặt hàng dới đây:

Địa chỉ: 358- Đờng Giải Phóng- Hà Nội.

Phiếu kiểm nghiệm

Tên mẫu: Hoá chất Đồng Sulfat Lệnh nhập kho - Số

355/10

Tiêu chuẩn kiểm nghiệm: DĐVN II Tập III Số phiếu:

65/1

1 Tính chất: Theo DĐVN II Tập III. Đúng

2 Định tính:

+ Cho phản ứng của ion Cu ++

+ Cho phản ứng của ion SO 4

Đơn vị: Công ty Dợc liệu TWI Mẫu số 01- VT.

Địa chỉ: Km 6- Đờng Giải Phóng

Phiếu nhập kho đợc lập thành 2 liên ( đối với vật t mua ngoài), đặt giấy thanviết một lần, ngời phụ trách phòng kế hoạch kinh doanh- nhập khẩu kí tên vào 2liên và chuyển cho thủ kho làm căn cứ vào thẻ kho Khi lập phiếu nhập kho, phảighi rõ số phiếu nhập, ngày nhập, số hoá đơn, tên kho nhập, tên quy cách, số lợngvật liệu nhập Thủ kho ghi số lợng thực nhập vào phiếu nhập kho và ký tên vào 2liên.

Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký:

Liên 1: Giao cho kế toán thanh toán (kèm theo hoá đơn của ngời bán).

Liên 2: Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho sẽ chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ

ghi sổ kế toán

* Nguyên vật liệu nhập khẩu:

Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu, các thủ tục, chứng từ đợc thực hiện tơng

tự nh nguyên vật liệu mua trong nớc Tuy nhiên, có một số điểm lu ý sau: Khihàng về công ty tiến hành kiểm nhận, nhập kho, phòng kĩ thuật tiến hành kiểmnghiệm và trong vòng một tháng phải có Phiếu kiểm nghiệm Mặt khác, vì làhoạt động nhập khẩu, việc thanh toán đợc thực hiện bằng ngoại tệ qua ngân hàngnên trên hoá đơn và phiếu nhập kho cần bổ sung thêm một số thông tin khác ( tỷgiá ngoại tệ, thuế nhập khẩu) Đối với hoạt động nhập khẩu uỷ thác, trên hoá đơncần ghi rõ phí uỷ thác nhập khẩu

Công ty nhập khẩu nguyên vật liệu Dextrose Monohydrate M của FRANCE theo hoá đơn ngày 26/11/2002 nh sau:

Rate( US$/ KGS) (Đơn giá)

Amount( US$) (Thành tiền)

G Total( Tổng số): 8047,5USD

CIF HAI PHONG, VN By SEA.

( kèm theo tờ khai hải quan)

Khi nhận đợc hoá đơn, tờ khai hải quan, phiếu kiểm nghiệm, nhóm nhập khẩulập phiếu nhập kho nh sau:

Biểu 2.8

* Nguyên vật liệu tự chế nhập kho:

Do đặc thù của mặt hàng thuốc, những sản phẩm sau khi sản xuất nhập kho cóthể xuất bán trực tiếp ra ngoài thị trờng, bên cạnh đó có một số loại sản phẩm lại

là nguyên vật liệu chính để sản xuất ra các sản phẩm khác

Đơn vị: Công ty Dợc liệu TWI Mẫu số 01- VT

Địa chỉ: Km 6- Đờng Giải Phóng Nợ: Số 153C/04NL/01/03

phiếu nhập kho Có:

Ngày 03 tháng 01 năm 2003.

Họ tên ngời giao hàng: RHODIA- FRANCE.

Theo tờ khai 11253/NKD-HP HĐ: HR02/071 InV: P5G68C1/26.11.2002.

Nhập tại kho: Kho VT hoá chất (Ngà)

Trờng hợp nhập kho các nguyên vật liệu tự chế từ các xởng, Phiếu nhập khophải đợc lập thành 3 liên, trong đó: 2 liên vẫn do kế toán thanh toán và kế toánvật liệu giữ còn 1 liên do ngời nhập giữ.

3.1.2 Thủ tục, chứng từ xuất kho.

Vật liệu xuất kho cho sản xuất, xuất bán hay phục vụ mục đích nào khác thì

đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ qui định Một số chứng từ khixuất gồm: lệnh sản xuất ( theo từng lô sản phẩm ), phiếu xuất kho kiêm vậnchuyển nội bộ ( giữa các cửa hàng, kho hàng ), phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT(nếu xuất bán)

- Đối với trờng hợp sản xuất sản phẩm, để sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm,hiệu quả thì hàng tháng, phòng kế hoạch kinh doanh- nhập khẩu căn cứ vào kếhoạch sản xuất sản phẩm, vào nhu cầu tại các phân xởng xác định định mức tiêuhao vật liệu, lập lệnh sản xuất theo từng sản phẩm và tính cho một lô hàng ,trong

đó cần ghi rõ số lợng lô sản xuất, danh mục những vật t cần lĩnh, số lợng vật tcho 1 lô sản phẩm, qui cách phẩm chất Lệnh sản xuất đợc lập thành 2 liên (đặtgiấy than viết một lần) giao cho thủ kho và bộ phận sử dụng Đây là căn cứ đểthủ kho đối chiếu với các phiếu xuất kho Tổng số vật liệu xuất sử dụng trongtháng tại các phiếu xuất kho phải nhỏ hơn hoặc bằng so với định mức vật t trênlệnh sản xuất

Căn cứ vào nhu cầu sản xuất Tetraxyclin, phòng kế hoạch kinh nhập khẩu lập lệnh sản xuất nh sau:

doanh-Biểu 2.9

Tổng công ty Dợc VN Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

Công ty Dợc liệu TWI Độc lập- Tự do- Hạnh phúc.

Mediplantex Lệnh sản xuất

Số 15 Tên sản phẩm: TETRAXYCLIN Hàm lợng: 250 mg

Số viên tối thiểu phải đạt: 985 000 viên.

Quy cách đóng gói: Hòm 320 lọ 200 viên.

Hà nội, ngày13 tháng 01 năm 2003 Ngời lập Ban giám đốc công ty

(kí, họ tên) ( kí, họ tên)

Nếu nh vật liệu xuất cho các phân xởng sản xuất theo từng sản phẩm cònthiếu hoặc xuất cho các bộ phận khác ( phòng nghiên cứu, phòng kĩ thuật), phục

vụ cho việc giới thiệu sản phẩm hay xuất bán ra ngoài công ty chỉ lập Phiếuxuất kho

Phiếu xuất kho do phòng kế hoạch kinh doanh- nhập khẩu lập thành 2 liên(đặt giấy than viết một lần):

Liên 1: Giao cho thủ kho giữ, ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu để

ghi đơn giá thành tiền và ghi sổ kế toán

Liên 2: Bộ phận sử dụng giữ để giao cho kế toán tại các xởng ( nếu sản xuất), kế

toán phải thu (nếu tiêu thụ) hoặc các bộ phận khác có liên quan

Căn cứ vào lệnh sản xuất 10 lô Tetraxyclin trên, ngày 15/01/2003 tiếnhành xuất kho nguyên vật liệu nh sau:

Biểu 2.10

- Trờng hợp nếu nguyên vật liệu xuất nội bộ giữa các cửa hàng, kho hàng hay từkho hàng ra cửa hàng Khi đó, phòng kế hoạch kinh doanh- nhập khẩu sẽ lậpphiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành 3 liên nh sau:

Liên 1: Lu tại phòng.

Đơn vị: Công ty Dợc liệu TWI Mẫu số: 02- VT

Địa chỉ: Km 6- Đờng Giải Phóng Nợ: Số 156A/ V20/1

Phiếu xuất kho Có:

Ngày 15 tháng 01 năm 2003

Họ tên ngời nhận hàng: Xởng Viên Địa chỉ (bộ phận):

Lý do xuất kho: sản xuất 10 lô TETRAXYCLIN

Xuất tại kho: Kho vật t hoá chất (Ngà).

Đơn vị tính

Theo c.từ. Thựcxuất

Cộng thành tiền (bằng chữ): Ba trăm bảy mơi t triệu hai trăm tám mơi sáu nghàn một

trăm hai tám đồng chẵn.

Xuất, ngày tháng năm Thủ trởng đơn vị Phụ trách bộ phận Phụ trách cung tiêu Ngời nhận hàng Thủ kho.

(kí, họ tên) (kí, họ tên) ( kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên)