- 1561011 GiámuaHH cửa hàng Phi Nga 331 Thanh toán với ngời bán
2/ Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Dợc liệu TWI.
2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu.
Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đều hớng tới mục tiêu duy nhất là tối đa hoá lợi nhuận. Để làm đợc điều này, trớc hết công tác kế toán phải thực sự trở thành một công cụ quản lý hữu hiệu. Kế toán nguyên vật liệu là một bộ phận của bộ máy kế toán, do đó có ảnh hởng lớn tới hiệu quả của công tác kế toán.
Để đảm bảo giảm thiểu chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, biện pháp chủ yếu là sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu. Trên thực tế, công tác tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty vẫn còn hạn chế cần phải khắc phục.
Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu không những giúp cho việc quản lý mà còn cung cấp kịp thời những thông tin cho việc phân tích, kiểm tra, giám sát cũng nh
quá trình lập kế hoạch tiêu hao vật liệu cho sản xuất sản phẩm, giảm h hỏng thất thoát không đáng có.
Việc hoàn thiện hạch toán vật liệu phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Phải đảm bảo sử dụng thống nhất hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán.
+ Tổ chức bộ máy kế toán phải dựa vào các chế độ, thể lệ quản lý hành chính để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với qui mô, đặc điểm hoạt động của công ty, phải chú ý đến việc đầu t trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác tính toán. + Không ngừng tiếp cận chuẩn mực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toán Việt Nam, đảm bảo phù hợp với các qui định của ngành.
+ Mọi hoạt động kế toán phải cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ, có hiệu quả phục vụ cho việc chỉ đạo quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.
2.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Dợc liệu TWI. liệu TWI.
Qua thời gian tìm hiểu thực tế kết hợp với nghiên cứu chế độ kế toán hiện hành và trong phạm vi bài viết, em xin đề xuất một số ý kiến hoàn thiện các vấn đề sau:
Vấn đề 1: Hoàn thiện chơng trình phần mềm kế toán và thiết lập bộ phận kế toán quản trị và phân tích kinh doanh.
Do hệ thống phần mềm kế toán cha hiệu quả (cha mã hoá), gây khó khăn trong công việc kế toán. Vì thế, công ty cần đầu t hơn nữa khắc phục nhợc điểm này.
Để có đợc các thông tin đáng tin cậy đợc xử lý có hiệu quả nhất, kế toán quản trị ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà quản lý đa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Công ty Dợc liệu TWI vừa là một doanh nghiệp sản xuất đồng thời kinh doanh buôn bán nên cần phải xây dựng việc lập kế hoạch cho chi phí nguyên vật liệu căn cứ vào kế hoạch sản xuất hay việc lập các báo cáo kế hoạch mua hàng, tình hình hàng cần phải mua vào trong kì, tình hình bán lẻ, bán buôn để xác định giá vốn hàng bán khi tiêu thụ trong kì.
Ngoài ra, cùng với việc phân tích các tỷ suất đầu t, tỷ suất thanh toán... kế toán cũng cần hớng tới phân tích các tỷ suất đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lu động nói chung và sử dụng nguyên vật liệu nói riêng.
Vấn đề 2: Hoàn thiện phơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho.
Nguyên vật liệu đợc thu mua từ nhiều nguồn với đơn giá khác nhau. Mỗi một vật liệu có nhiều đơn giá nên gây nhiều phức tạp lớn trong việc xác định giá trị vật liệu xuất kho. Hiện công ty đang áp dụng phơng pháp giá thực tế đích danh đối với nguyên vật liệu xuất kho. Vì thế, khối lợng công việc kế toán trở nên đã phức tạp lại càng phức tạp hơn. Để giảm nhẹ khối lợng công việc, công ty nên áp dụng tính giá theo phơng pháp bình quân dự trữ (bình quân cuối kỳ). Theo phơng pháp này, cuối tháng kế toán xác định đơn giá bình quân để tính giá thực
thế vật liệu xuất dùng trong kì.
Giá thực tế VL Số lợng VL Đơn giá VL bình quân xuất trong kì xuất trong kì cả kì dự trữ
Theo ví dụ về nguyên vật liệu Tetraxyclin trong kho Ngà (phần II- mục
2.2.2), khi đó kế toán xác định đơn giá bình quân cả kì dự trữ nh sau:
Tồn kho : 750 kg - Đơn giá: 179 800 đồng/ kg. Trong tháng 01/2003, có tài liệu về xuất kho nh sau:
Ngày 07/01/2003: xuất 700 kg.
Ngày 13/01/2003: nhập 3000 kg- Đơn giá: 184 450 đồng/ kg. Ngày 15/01/2003: xuất 2000 kg.
Ngày 22/01/2003: nhập 2000 kg- Đơn giá: 182 900 đồng/ kg.
Đơn giá VL bình quân 750* 179 800+ 3000* 184 450+ 2000* 182 900 cả kỳ dự trữ. 750+ 3000+ 2000
183 304 đồng/ kg.
-> Tổng giá trị vật liệu xuất kho = ( 700+ 2000 )* 183 304 = 494 920 800 đồng.
Vấn đề 3: Thống nhất trong việc phân loại vật liệu, từ đó thiết lập các tài khoản chi tiết tơng ứng và xây dựng sổ danh điểm vật liệu.
Hiện nay, tại phòng kế toán của công ty, vật liệu đợc phân loại và mã hoá trên máy vi tính nh: NL( nguyên liệu), BB(bao bì)...Nhìn vào cách phân loại này, kế toán viên thờng khó xác định loại vật liệu chính, phụ..., sự phân biệt chủ yếu là do tiếp xúc công việc nhiều hoặc nếu không sẽ phải tra cứu trên danh sách vật liệu
Đơn giá VL bình quân cả
kì dự trữ = Giá thực tế VL + Giá thực tế VL tồn đầu kì nhập trong kì Số lợng VL + Số lợng VL tồn đầu kỳ nhập trong kì = * == ==
cần thiết sản xuất loại sản phẩm đó. Sự phân loại vật liệu theo công dụng chỉ tập trung ở phòng kế hoạch kinh doanh- nhập khẩu, phục vụ cho việc lập kế hoạch, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm dự tính. Do vậy, TK152 ( nguyên liệu, vật liệu) chỉ đ- ợc mở chi tiết theo từng kho của phân xởng nh:
TK1520001: Nguyên liệu, vật liệu xởng Đông Dợc. TK1520002: Nguyên liệu, vật liệu xởng Viên. ...
Với cách chi tiết tài khoản đó, kế toán không thể xác định giá trị của vật liệu chính, vật liệu phụ... Đây là một hạn chế lớn. Vật liệu cần thiết phải tiến hành phân loại chi tiết hơn nh sau:
Trớc tiên, các nguyên vật liệu cần đợc mã hoá cụ thể nh: NLC ( vật liệu chính), NLP ( vật liệu phụ)...kèm theo tên vật liệu. Theo đó, chơng trình máy tính phân loại vật liệu và in các sổ kế toán tổng hợp hoặc chi tiết theo từng đối tợng sử dụng.
Sau đó, TK152 ( Nguyên liệu, vật liệu) cần đợc chi tiết nh sau: TK1521- Nguyên liệu, vật liệu chính.
TK1522- Nguyên liệu, vật liệu phụ. TK1523- Nhiên liệu.
TK1524- Phụ tùng thay thế.
TK1528- Vật liệu khác xởng Đông Dợc.
Để đảm bảo tính khoa học và hợp lý, việc áp dụng cách phân loại thống nhất giữa các phòng sẽ tạo những thuận lợi hơn trong việc hạch toán- theo dõi nhập, xuất, tồn; đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch tiêu hao từng loại vật liệu.
Ngoài ra, việc quản lý theo tên các nguyên vật liệu rất dễ xảy ra nhầm lẫn, đồng thời quản lý thông tin sẽ khó chi tiết lại không thể kịp thời cho từng loại vật liệu. Để giải quyết hạn chế này, công ty nên mở “ Sổ danh điểm nguyên vật liệu”. Trên cơ sở kết hợp với việc chi tiết TK152 nh trên và việc phân loại theo từng nhóm vật liệu, kế toán mở sổ danh điểm nh sau:
Biểu 3.1
Sổ danh điểm nguyên vật liệu
Ký hiệu
Loại nhóm Số danh điểm
Tên qui cách, nhãn hiệu
nguyên vật liệu ĐV tính Đơn giá Ghi chú I 1521 VL chính.
1521.011521.01.1 1521.01.1 1521.01.2 ... 1521.02 1521.02.1 ... Nhóm thuốc thờng Artesunat Dexamethazone Acetate BP Nhóm thuỗc hoá nghiệm Artemisinin
...
Kg Kg
Kg
Lập sổ danh điểm có ý nghĩa trong việc thống nhất tên gọi vật liệu, thống nhất qui cách, mã số, phẩm chất, đơn vị tính...; thống nhất mở thẻ kho, mở sổ chi tiết vật liệu; tạo điều kiện đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán. Đặc biệt sổ danh điểm vật t còn cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất, tồn kho tại bất kì thời điểm nào theo giá hạch toán. Bởi việc tính giá xuất vật liệu theo phơng pháp bình quân cả kì dự trữ, kế toán không thể theo dõi giá trị vật liệu xuất kho và tồn trong tháng mà chỉ xác định vào thời điểm cuối tháng. Nh vậy, song song việc áp dụng phơng pháp bình quân cả kì dự trữ thì việc lập sổ danh điểm vật liệu luôn là một giải pháp phù hợp.
Vấn đề 4: Hoàn thiện luân chuyển phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
Khi có nhu cầu nhập vật liệu, phòng kế hoạch lên kế hoạch thu mua, tiến hành thu mua và lập phiếu nhập kho thành 2 liên: 1 liên giao cho kế toán thanh toán, 1 liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán vật liệu. Phiếu xuất kho cũng do phòng kế hoạch lập 2 liên khi bộ phận sử dụng có yêu cầu: 1 liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu, 1 liên do kế toán bộ phận sử dụng giữ. Nh vậy, cả 2 liên phiếu nhập kho và phiếu xuất kho đều không đợc lu tại phòng kế hoạch đã gây hạn chế trong việc theo dõi số lợng nhập, xuất vật liệu để có kế hoạch cung ứng vật t kịp thời.
Hoàn thiện vấn đề này, phiếu nhập kho và phiếu xuất kho phải lập thành 3 liên, trong đó 1 liên sẽ đợc lu tại phòng kế hoạch.
Vấn đề 5: Hoàn thiện hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Có thể nói, công tác hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty tơng đối tốt với sự phân công công việc rõ ràng giữa kế toán và thủ kho. Nhng việc áp dụng phơng pháp sổ số d không lập bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn mà lập bảng tổng hợp tồn kho - chỉ xác định số lợng và giá trị vật liệu tồn kho, do đó không xác định đợc giá trị nhập, xuất vật liệu trong kì. Vì vậy công ty nên sử dụng Bảng luỹ kế nhập - xuất- tồn thay cho Bảng tổng hợp tồn kho theo mẫu sau:
Biểu 3.2 Bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn Tháng...năm... Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập Xuất Từ... Đến... Từ...Đến... Cộng nhập Từ ...Đến... Từ ...Đến... Cộng xuất Tồn cuối tháng
Khi đó, việc hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty Dợc liệu TWI nh sau:
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty Dợc liệu TWI
Ghi chú:
Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu.
Vấn đề 6: Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ mua vật liệu.
+ Nguyên vật liệu tại công ty đợc bảo quản chủ yếu trong kho vật t hóa chất Ngà và nằm rải rác trong một số các kho hàng khác. Các nghiệp vụ nhập kho vật liệu rất lớn, diễn ra thờng xuyên, liên tục hàng ngày. Tuy nhiên để đơn giản trong khâu hạch toán, kế toán đã đồng nhất hạch toán nhập kho vật liệu nh nhập các hàng hoá thông thờng. Từ đó, kế toán phản ánh vào TK156. Chỉ khi nào vật liệu đợc xuất dùng cho các phân xởng phục vụ trực tiếp sản xuất sản phẩm, khi đó kế toán thực hiện bút toán kết chuyển từ TK156 (chi tiết theo kho) sang TK152 (chi tiết theo x- ởng) nhng nếu vật liệu xuất bán, luân chuyển nội bộ thì vẫn phản ánh trên TK156. Hơn nữa, đối với vật liệu do các phân xởng tự chế nhập kho kế toán cũng phản ánh vào TK156. Chính phơng pháp hạch toán nh vậy đã gây khó khăn trong quá trình theo dõi vật liệu.
+ Thêm vào đó, đối với nghiệp vụ nhập khẩu vật liệu, khi phản ánh giá trị vật liệu nhập kho phải sử dụng TGTT nhng kế toán vẫn sử dụng TGHT và theo đó giá trị
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Phiếu nhập kho Bảng kê chứng từ hàng hoá (nhập) Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn Bảng kê số 4 Bảng kê chứng từ hàng hoá (xuất)
vật liệu nhập kho đợc ghi tăng một lợng đáng kể ( do TGHT của công ty bao giờ cũng lớn hơn so với TGTT). Kết quả là chi phí nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm tăng, giá vốn hàng bán tăng và vô hình chung công ty sẽ giảm một lợng thuế phải nộp nhất định. Kế toán cũng không phản ánh số thuế nhập khẩu phải nộp TK3333 mà gộp vào TK331.
Do đó, hoàn thiện 2 nhợc điểm này , kế toán phải tách rời việc hạch toán nguyên vật liệu ra khỏi hàng hoá và phải tính giá thực tế vật liệu nhập khẩu theo TGTT, phần chênh lệch giữa TGHT và TGTT đợc đa vào TK413( chênh lệch tỷ giá). Khi đó, kế toán định khoản nh sau:
- Nguyên vật liệu mua trong nớc , kế toán ghi:
Nợ TK152 (chi tiết ): Giá vật liệu nhập kho cha thuế.
Nợ TK1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ. Có TK331( chi tiết): Tổng giá thanh toán.
- Nguyên vật liệu nhập khẩu, kế toán ghi:
Nợ TK152 (chi tiết): Giá thực tế vật liệu nhập kho (TGTT). Nợ (Có ) TK413: Chênh lệch tỷ giá.
Có TK3333: Thuế nhập khẩu phải nộp (TGTT). Có TK331(chi tiết): Phải trả ngời bán(TGHT).
Các hình thức nhập, xuất vật liệu khác, kế toán vẫn phản ánh tơng tự nhng thay TK156 thành TK152.
Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số 04/NL/01/03 ( Biểu 2.8- nhập ngoại), kế toán phải tiến hành xác định lại nh sau:
Giá vật liệu nhập kho = 8852,25* 15 363 = 135 997 117 đồng. Thuế nhập khẩu phải nộp = 804,75* 15 363 = 12 363 374 đồng. Phải trả ngời bán = 8047,5 * 15 500 = 124 736 250 đồng. Kế toán ghi: Nợ TK152( Ngà): 135 997 117 (TGTT). Nợ TK413: 1 102 507 Có TK3333: 12 363 374 (TGTT). Có TK331: 124 736 250 (TGHT).
Vấn đề 7: Hoàn thiện hạch toán hàng mua đang đi đờng.
Mặc dù trong nền kinh tế thị trờng, việc thu mua vật liệu đợc đáp ứng kịp thời, có cầu lập tức sẽ có cung. Nhng do công ty phải nhập một số loại vật liệu ở các tỉnh xa và một số vật liệu nhập khẩu nên thực tế tại công ty vẫn có trờng hợp cuối tháng hoá đơn về nhng hàng cha về và kế toán không phản ánh nghiệp vụ này mà chờ khi nào hàng về có phiếu nhập kho, kế toán vật liệu mới tiến hành ghi sổ kế toán. Vì vậy thông tin về hàng tồn kho của công ty tại thời điểm cuối tháng sẽ không chính xác.
Khắc phục nhợc điểm này, công ty cần sử dụng TK151- Hàng mua đang đi đ- ờng để hạch toán vật liệu đang đi đờng vào cuối tháng.
- Nếu cuối tháng, chứng từ về hàng cha về, kế toán ghi: + Nếu vật liệu mua trong nớc
Nợ TK151: Trị giá hàng mua cha có thuế. Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có TK331(chi tiết): Tổng giá thanh toán. + Nếu vật liệu nhập khẩu
Nợ TK151: Trị giá hàng nhập khẩu (TGTT). Nợ (Có )TK413: Chênh lệch tỷ giá.
Có TK331( chi tiết): Tổng giá thanh toán ngời bán(TGHT). Có TK3333: Thuế nhập khẩu phải nộp (TGTT).
Phản ánh số thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu: Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có TK3331(33312): Thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu. - Sang tháng sau, hàng về, kế toán ghi:
Nợ TK152(chi tiết) Kết chuyển hàng đi đờng Có TK151 nhập kho.
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ hạch toán hàng mua đi đờng
TK331(chi tiết)
TK133
TK151 TK152(chi tiết)
Trị giá hàng đi đưòng không thuế VAT khấu trừ Hàng đi đường về nhập kho TK413 TGHT>TGTT TGHT<TGTT Thuế NK phải nộp TK3333
Vấn đề 8: Hoàn thiện công tác kiểm kê nguyên vật liệu.
Do đặc điểm của mặt hàng thuốc chỉ sử dụng trong một thời gian nhất định, để bảo quản cần thờng xuyên kiểm tra, chọn lọc những vật liệu nào có thời hạn sử dụng ít hơn sản xuất hoặc tiêu thụ trớc và loại bỏ những vật liệu hết thời hạn sử dụng, nâng cao chất lợng sản phẩm. Hiện công ty tiến hành kiểm kê vật liệu sáu tháng một lần nên không tránh khỏi phải hủy một lợng lớn các vật liệu hết hạn sử dụng. Công ty cần lập lại thời hạn kiểm kê có thể 3 tháng một lần.
Các nguyên vật liệu nào khi có quyết định huỷ bỏ hoặc thiếu trong định mức, kế