Hệ thống hạch toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty Thiết bị Điện Việt Nam
MỤC LỤC
Những vấn đề kinh tế kỹ thuật về nguyên vật liệu của công ty có ảnh hưởng tới hạch toán
Nơi gửi báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính quý năm của công ty được gửi cho các cơ quan nhà nước bao gồm Cơ quan thuế, Cơ quan đăng kí kinh doanh, Cơ quan tài chính khác có liên quan. -Các chính sách về nhập nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu được thu mua phải căn cứ vào các hợp đồng kinh tế, kế hoạch sản xuất và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. -Các chính sách về xuất nguyên vật liệu: nguyên vật liệu xuất ra phải căn cứ vào định mức sản xuất sản phẩm,định mức này do phòng KCS lập trên cơ sơ nghiên cứu công suất máy móc thiết bị và định mức của những năm trước đó.
Căn cứ vào vai trò và tác dụng trong sản xuất, vật liệu của công ty được chia thành: nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật tư ứ đọng và phế liệu. Vât liệu phụ là các loại vật liệu được sử dụng kết hợp với các vật liệu chính để nâng cao chất lượng cũng như tính năng tác dụng của sản phẩm, và các loại vật liệu phục vụ cho quá trình hoạt động và bảo quản các tư liệu lao động, phục vụ cho công việc lao động của công nhân.Bao gồm: Đinh, que hàn, hóa chất, sơn và các loại, mica, sứ, tạp vật…. Phụ tùng thay thế là các loại vật liệu được dùng cho việc thay thế, sửa chữa các loại tài sản cố định là máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn.Bao gồm: vòng bi, dây curoa, phụ tùng ô tô….
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam
GTTTĐ: Giá thực tế tồn đầu kì GTTNTK: Giá thực tế nhập trong kì SLTĐ: Số lượng tồn đầu kì. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Tổng công ty thiết bị điện Việt. Nhu cầu về NVL của công ty được phòng vật tư xác định dựa trên kết quả sản xuất năm trước, kế hoạch sản xuất năm nay,các hợp đồng kinh tế, các chiến lược phát triển thị trường của công ty.
Căn cứ vào nhu cầu đã được xây dựng, phòng vật tư lập kế hoạch thu mua NVL ,sau đó trình Giám đốc sản xuất, Giám đốc sản xuất xem xét kí duyệt, phòng vật tư tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp, và kí kết hợp đồng mua bán. Khi hợp đồng mua bán được thỏa thuận, công ty nhận được từ nhà cung cấp hóa đơn GTGT, công ty có thể thuê phương tiện vận chuyển bên ngoài hoặc tự tiến hành vận chuyển, thông thường công ty tự tiến hành vận chuyển nguyên vật liệu về nhập kho. Để vận chuyển số NVL trên về kho, Công ty đã thuê xe ô tô 29C-96-35, chủ xe là anh Nguyễn Xuân Hiển vận chuyển bốc xếp vật liệu về kho của công ty.
Mẫu phiễu chi
Hạch toán tổng hợp vật liệu tại Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam
*Đối với nghiêp vụ mua nguyên vật liệu trả tiền ngay: Dựa vào tổng các hóa đơn bán hàng của đơn vị cung cấp vật liệu kế toán ghi trên Nhật kí chứng từ số 1 (Nếu trả bằng tiền mặt), nhật kí chứng từ số 2 (Nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng). Quản lý việc xuất dùng nguyên vật liệu là một khâu hết sức quan trọng, không thể thiếu được trước khi nguyên vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của nó vào giỏ trị sản phẩm chế tạo.Kế toỏn cần phản ỏnh và theo dừi vật liệu được xuất dùng cho mục đích gì, số lượng bao nhiêu, chủng loại gì…Với sản phẩm của Tổng công ty thiết bị điện thì chi phí về vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí(65%) nên chỉ cần một sự thay đổi nhỏ của chi phí nguyên vật liệu cũng dẫn đến sự biến động lớn của giá thành. Do vậy, đối với kế toán nguyên vật liệu ngoài việc xỏc định, theo dừi và phản ỏnh giỏ trị nguyờn vật liệu xuất dùng còn phải tính phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng tập hợp chi phí, đó là các sản phẩm chủ yếu cố định mức tiêu hao vật liệu cho một đơn vị sản phẩm.
Mục đích của việc lập bảng phân bổ nguyên vật liệu là phản ánh giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng theo các đối tượng sử dụng và chi tiết cho từng đối tượng sử dụng. Sau khi tất cả phiếu nhập, phiếu xuất nguyên vật liệu đã được ghi vào và phân tích ra từng đối tượng sử dụng, từng nguồn nhập xuất trên bảng kê nhập xuất và căn cứ vào các nhật kí chứng từ số 1, 5, 7…bảng kê số 3 tháng trước, kế toán lập bảng kê số 3 của tháng này. Tại Tổng công ty thiết bị điện,do sử dụng phần mềm kế toán nên kế toán nguyên vật liệu không sử dụng giá hạch toán mà khi nhập nguyên vật liệu, kế toán hạch toán bằng giá thực tế,và khi xuất nguyên vật liệu hạch toán theo giá bình quân cả kì dự trữ (máy tự động tính sau khi kế toán đã nhập số liệu).Vì vậy bảng kê số 3 của công ty rất đơn giản.
Công tác kế toán nguyên vật liệu thừa thiếu trong kiểm kê
Sổ cái TK được ghi một lần vào ngày cuối tháng sau khi đã khóa sổ, kiểm tra và đối chiếu số liệu trên nhật kí chứng từ. -Đầu tiên, kế toán vật tư và thủ kho thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với báo cáo tồn kho. Nếu có chênh lệch thì kiểm tra chi tiết các chứng từ nhập xuất trên thẻ kho và sổ để điều chỉnh sai sót do ghi sổ.
Biên bản này nhằm xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư có ở kho tại thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lí vật tư thừa thiếu và ghi sổ kế toán. Biên bản này được lập thành 2 bản: một bản thủ kho giữ để điều chỉnh thẻ kho, bản còn lại phòng kế toán giữ để điều chỉnh TK 152. -Trường hợp kiểm kờ thấy thừa so với sổ sỏch kế toỏn, kế toỏn theo dừi riêng trên TK 002, coi đây là vật tư giữ hộ.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY THIẾT BỊ ĐIỆN VIỆT NAM
Đánh giá khái quát tình hình kế toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty thiết bị điên Việt Nam
Trên góc độ tổng quát,về cơ bản công tác tổ chức quản lý và kế toán vật liệu tại Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam là phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Bên cạnh đó có một yếu tố quan trọng khác đó là sự đóng góp của cán bộ đội ngũ năng động và có năng lực đã phối hợp chặt chẽ trong tất cả các lĩnh vực thu mua, bảo quản, kiểm tra, giám sát. Trong lĩnh vực thu mua công ty có đội ngũ cán bộ thu mua vật tư hoạt bát, nhanh nhạy trong việc nắm bắt giá cả thị trường cũng như trong việc tìm kiếm nguyên vật liệu với giá cả phù hợp đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất.
Vỡ bộ phận sử dụng cú sổ riờng để theo dừi vật tư nờn khụng cần giữ phiếu xuất kho mà nộp luôn cho thủ kho, thủ kho vào thẻ kho, rồi nộp lên phòng kế toán, kế toán ghi sổ và tổ chức bảo quản lưu giữ. -Về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Một số nguyên vật liệu chính của công ty hoàn toàn nhập khẩu và một số nguyên vật liệu chính khác có một phần nhập khẩu, một phần thu mua trong nước, do đó việc theo dừi biến động giỏ cả và chờnh lệch tỉ giỏ là hết sức quan trọng. Hơn nữa những loại NVL nhập khẩu hay khan hiếm trên thị trường thường có giá cả biến động rất nhanh, công ty phải thường dự trữ với khối lượng lớn do đó khó tránh khỏi những thiệt hại về mặt giá trị gây ảnh hưởng tới giá thành sản xuất sản phẩm và vấn đề tài chính của công ty.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam
-Về phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu: Kế toán nguyên vật liệu cần lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu để theo dừi và quản lý được số lượng chứng từ nhập xuất, hơn nữa phiếu này còn là căn cứ để đối chiếu với thẻ kho. Để đảm bảo giảm thiểu chi phí mà vẫn thực hiện được việc theo dừi chặt chẽ NVL, cụng ty cú thể tiến hành kiểm kờ 3 thỏng một lần với nguyên vật liệu chính, 6 tháng 1 lần với nguyên vật liệu phụ, ngoài ra với những nguyên vật liệu đặc thù khác thì có biện pháp kiểm kê hợp lí. Đứng trước quá trình hội nhập, quá trình bùng nổ của thông tin hiện nay, doanh nghiệp cũng cần phải nâng cao khả năng và trình độ cập nhật thông tin, trong đó thông tin hạch toán là vô cùng quan trọng.
Áp dụng công nghệ thông tin, nối mạng LAN,mạng máy tính cục bộ và sử dụng các phần mềm kế toán là vấn đề đang được hầu hết các doanh nghiệp quan tâm. Tuy nhiên mức độ ứng dụng nhiều hay ít,cao hay thấp còn tùy thuộc vào yêu cầu công việc, phạm vi sản xuất kinh doanh và trình độ nhân viên của mỗi doanh nghiệp. Để nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, trước hết đòi hỏi ban lãnh đạo công ty phải thực sự quan tâm,tạo điều kiện trang bị thêm máy tính, nâng cấp mạng cục bộ cho phòng kế toán, đồng thời mở khóa học bồi dưỡng kiến thức tin học cho cán bộ và nhân viên kế toán một cách thường xuyên.