hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà.DOC

hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà.

Lời mở đầu

Trong điều kiện cơ chế thị trờng hiện nay, nói đến kinh doanh là mộtngành không thể thiếu đợc, chính vì thế mà mỗi doanh nghiệp phải luôn sảnxuất nâng cao chất lợng, cải tiến mẫu mã, nhng với điều kiện chi phí càng nhỏcàng tốt Vì nó đóng vai trò yếu tố đầu vào trong khâu sản xuất, nguyên vậtliệu là một trong những yếu tố quyết định đến vấn đề đó Chính vì thế màdoanh nghiệp phải có kế hoạch quản lý tốt nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấpvật t đầy đủ kịp thời cả về số lợng lẫn chất lợng.

Một trong những yếu tố giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt nguyên vậtliệu đạt hiệu quả, đó là kế toán Với cách thức khoa học hợp lý, bên kế toán sẽđa ra những thông tin chính xác giúp cho lãnh đạo công ty nắm đợc tình hình,để có những quyết định đúng đắn có lợi cho công ty.

Trong quá trình viết chuyên đề này, em đã gặp rất nhiều khó khăn, nhngđã đợc sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo Tuy nhiên với trình độ cònhạn chế, cho nên em viết chuyên đề này không khỏi những sai sót Vì vậy màem kính mong những ý kiến đóng góp, các ý kiến của thầy cô giáo để em cóđợc những kiến thức cơ bản trong con đờng lập nghiệp.

Phần I

Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu và quản lý sử dụng nguyên vật liệu trong các

doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

1.Vai trò của tổ chức nguyên vật liệu

1.1 Đặc điểm và vị trí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất

Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là 1 trong 3 yếu tố cơ bản củaquá trình sản xuất, là đối tợng chính tạo nên sản phẩm Trong quá trình sảnxuất, các loại đối tợng lao động đợc chuyển hoá toàn bộ vào sản phẩm mới vàtạo nên chi phí trực tiếp.

Chi phí nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố quan trọng nhất trong giá thànhsản phẩm, giá trị NVL không chỉ là đầu vào của khâu sản xuất, mà còn là mộtbộ phận của hàng tồn kho đợc bảo quản dự phòng khi cần thiết.

Từ các nội dung trên cho thấy NVL chiếm vị trí quan trọng trong quátrình sản xuất, nó ảnh hởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Do đómà doanh nghiệp phải làm tốt công tác kế toán NVL, quản lý và sử dụng NVLmột cách thiết thực không đợc lãng phí.

1.2 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL

Kế toán vật liệu là phải ghi chép và phản ánh đầy đủ và kịp thời số liệuhiện có và tình hình luân chuyển NVL dự trữ Thông qua các số liệu bên kếtoán mà ta có thể biết đợc chất lợng, số lợng, giá trị từng loại NVL, để đa ra đ-ợc biện pháp quản lý tốt nhất, hạn chế mọi lãng phí để hạ đợc giá thành sảnphẩm.

Muốn làm tốt công việc kế toán và quản lý NVL cần làm tốt những yêucầu sau:

- Ghi chép đầy đủ để phản ánh kịp thời số liệu hiện có và tình hình luânchuyển của vật liệu, về giá trị và hiện vật, phải tính đúng giá NVL nhập - xuất,nhằm cho việc quản lý và sản xuất một cách tốt nhất.

- Kiểm tra quá trình thu mua NVL một cách chặt chẽ đúng với các hoáđơn chứng từ.

- Sử dụng kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho.

- Kiểm kê vật liệu, tìm ra mạnh yếu và kết quả sử dụng NVL, lập đầy đủvà báo cáo nhập xuất, và tồn sử dụng theo quy định.

Trên đây là nhiệm vụ của tổ chức kế toán NVL, muốn làm tốt các yêucầu trên thì doanh nghiệp phải:

- Có đầy đủ kho tàng bảo quản tốt vật liệu, các công cụ cân, đong, đếm cầnthiết.

- Vật liệu phải đợc sắp xếp khoa học để thuận tiện cho việc xuất - nhậpvà kiểm kê.

- Xây dựng đợc các định mức dự trữ và định mức tiêu hao.

- Mở sổ danh điểm nhằm tạo điều kiện cho việc quản lý một cách tốtnhất, thuận lợi và đơn giản hoá giữa kho và phòng kế toán.

2.Phân loại và đánh giá NVL2.1 Phân loại vật liệu

Tuỳ thuộc vào mỗi doanh nghiệp, do tính chất sản xuất kinh doanh khácnhau mà sử dụng các loại vật liệu khác nhau, phân loại vật liệu và sắp xếpchúng theo từng nội dung cụ thể cả về công dụng lẫn tính chất Có nhiều cáchphân loại nh theo công dụng kinh tế, theo nguồn hình thành,

Tuỳ theo tình hình sử dụng mà phân loại vật liệu theo cách này hay cáchkhác Trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu thờng đợc phân loại theo côngdụng kinh tế.

Theo cách phân loại này đợc chia ra thành các loại sau:

- NVL chính: Trong các doanh nghiệp khác nhau thì việc sử dụng cácloại vật liệu cũng khác nhau, nh: sắt, xi măng, gạch, trong xây dựng cơ bản,vải trong doanh nghiệp may đó là những vật liệu cấu tạo nên thực thể sảnphẩm NVL chính dùng vào sản xuất nên chi phí trực tiếp.

- Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu đợc sử dụng làm tăng chất lợng sảnphẩm, hoàn chỉnh sản phẩm nh bao bì, đóng gói,

- Nhiên liệu: Dùng để phục vụ cho công việc sản xuất sản phẩm, cho ơng tiện, máy móc thiết bị hoạt động nh: xăng, than, ga,

ph Phụ tùng thay thế: Bao gồm các phụ tùng thay thế sửa chữa máy mócthiết bị sản xuất,

- Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các thiết bị cần lắp và không cầnlắp, công cụ, khí cụ, dùng cho công tác xây dựng cơ bản.

- Vật liệu khác: là các loại vật liệu không đợc xếp vào các loại kể trên, vậtliệu này do quá trình sản xuất loại ra nh phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ.

NVL trong doanh nghiệp thì có 2 loại, đó là NVL mua ngoài, NVL tự gia công.Nếu căn cứ cả vào NVL mục đích sử dụng NVL chia thành NVL trựctiếp dùng cho sản xuất kinh doanh và NVL dùng cho các nhu cầu khác nhquản lý phân xởng,

2.2 Đánh giá NVL

2.2.1 Nguyên tắc đánh giá

Vật liệu hiện có ở doanh nghiệp đợc phản ánh trong sổ kế toán và báocáo kế toán theo trị giá vốn thực tế, tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ rađể có đợc số vật liệu đó.

2.2.2 Các cách đánh giá vật liệu

 Đánh giá vật liệu theo giá trị thực tế:nh giánh giá vật liệu theo giá trị thực tế: vật liệu theo giánh giá vật liệu theo giá trị thực tế: trị thực tế:

- Giá vật liệu nhập kho:+ Đối với vật liệu mua ngoài:

_ Nếu doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế: = + + -

_Nếu vật liệu mua vào dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh khôngchịu thuế GTGT hay dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuếGTGT theo phơng pháp trực tiếp, dùng vào các hoạt động sự nghiệp, văn hoá,phúc lợi mà đợc trang trải bằng nguồn kinh phí:

= + + -

_ Nếu vật liệu mua vào dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh hànghoá chịu thuế GTGT mà không thể hạch toán riêng đợc thì giá vật liệu làkhông có thuế GTGT, phần vật liệu mua vào dùng để sản xuất hàng hoá khôngchịu thuế GTGT sẽ đợc tính khấu trừ theo tỷ lệ doanh thu.

+ Đối với vật liệu tự gia công chế biến: = +

+ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: = + +

+ Giá vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá thoả thuận do các bên xácđịnh (giá do hội đồng liên doanh xác định và giá theo biên bản).

+ Phế liệu thu hồi: là giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá trịthu hồi tối thiểu.

- Giá vật liệu xuất kho:

Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động củatừng doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ củacán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau để tính giá thựctế vật liệu xuất dùng theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thayđổi phải giải thích rõ ràng.

l-+ Theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc:

Theo phơng pháp này, giả thiết số hàng nào nhập kho trớc thì xuất trớcvà lấy giá trị mua thực tế của số hàng đó để tính.

+ Theo phơng pháp nhập sau, xuất trớc:

Theo phơng pháp này, ngời ta giả thiết số vật liệu nào nhập kho sau thìxuất kho trớc Vật liệu xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá mua thực tế củalô hàng đó để tính.

+ Theo giá thực tế đích danh:

Theo phơng pháp này, căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập khocủa lô hàng xuất kho để tính.

+ Tính trị giá mua vật liệu xuất kho theo phơng pháp cân đối:

Theo phơng pháp này, trớc hết tính trị giá mua thực tế của vật liệu còn lạicuối kỳ bằng cách lấy số lợng vật liệu còn lại cuối kỳ nhân với đơn giá mua

lần cuối cùng trong tháng Sau đó dùng công thức cân đối để tính trị giá muathực tế của vật liệu xuất kho.

+ Tính theo đơn giá mua thực tế tồn đầu kỳ:

Theo phơng pháp này, trị giá mua thực tế của hàng xuất kho đợc tínhbằng công thức:

= x

 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán:

Đối với các doanh nghiệp mua vật liệu thờng xuyên có sự biến động vềgiá cả, khối lợng và chủng loại vật liệu nhập xuất kho nhiều thì có thể sử dụnggiá hạch toán để tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho Giá hạch toán làloại giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng, giá này không có tác dụng giaodịch với bên ngoài Việc nhập, xuất kho hàng ngày đợc thực hiện theo giáhạch toán Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp.Để tính đợc trị giá thực tế của vật liệu xuất kho, trớc hết phải tính hệ số giữagiá thực tế và giá hạch toán của vật liệu luân chuyển trong kỳ (H).

Để tính đợc trị giá vật liệu theo phơng pháp này phải tổng hợp các hoáđơn xuất kho trong kỳ hoặc tính theo các phơng pháp đã trình bày trên.

Ưu điểm của phơng pháp này là giám đốc chặt chẽ tình hình tăng giảmvật t hàng hoá giá trị vật t tồn kho trên sổ kế toán có thể đợc xác định ở bất kỳthời điểm nào trong kỳ kế toán.

Tuy nhiên, do việc phản ánh thờng xuyên liên tục tình hình biến độngtăng giảm vật liệu nên khối lợng hạch toán nhiều và phức tạp.

 Phơng pháp kiểm kê định kỳ: không phản ánh thờng xuyên, liên tụctình hình nhập, xuất kho vật liệu ở tài khoản hàng tồn kho (152) Tài khoảnnày chỉ phản ánh trị giá vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ Hàng ngày việc

nhập NVL đợc phản ánh ở tài khoản 611 - Mua hàng cuối kỳ kiểm kê hàngtồn kho theo công thức sau:

= + -

Ưu điểm của phơng pháp này là đơn giản, giảm nhẹ khối lợng kế toán.Nhng độ chính xác của giá trị vật liệu không cao trong trờng hợp bị hao hụt.Do đó phải tăng cờng công tác quản lý bến bãi kho tàng chặt chẽ và nghiêmngặt.

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)

- Biên bản kiểm kê vật t (mẫu 08-VT)- Phiếu mua hàng (mẫu 13-BH)

Ngoài ra có thể sử dụng các chứng từ hớng dẫn nh:- Biên bản kiêm nghiệm (mẫu 05-VT)

- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)- Chứng từ hoá đơn thuế GTGT.

Để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm vật t - kế toán sử dụngcác tài khoản dới đây:

(1) TK 151 - Hàng mua đang đi đờng - tài khoản này phản ánh giá trị vậtliệu doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toánnhng cha nhập kho và hàng đang đi đờng cuối tháng trớc, tháng này đã nhậpkho.

Kết cấu chủ yếu của tài khoản này nh sau:- Bên Nợ ghi:

+ Trị giá vật liệu đang đi đờng (hàng đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp).+ Kết chuyển trị giá vật t đang đi đờng cuối tháng từ TK 611 sang (ph-ơng pháp kiểm kê định kỳ).

+ Trị giá vốn thực tế của NVL tăng trong kỳ.

+ Số tiền điều chỉnh tăng giá NVL khi đánh giá lại.

+ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ từ TK 611sang (phơng pháp kiểm kê định kỳ).

- Bên Có ghi:

+ Trị giá vốn thực tế của NVL giảm trong kỳ do xuất dùng.+ Số tiền giảm giá, trả lại NVL khi mua.

+ Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại.

+ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của NVL tồn đầu kỳ sang TK 611 ơng pháp kiểm kê định kỳ).

(ph Số d nợ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ.

Phơng pháp kế toán tăng vật liệu theo phơng pháp kê khai thờngxuyên nh sau:

- Nếu NVL mua có hoá đơn cùng về trong tháng, kế toán căn cứ vào hoáđơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho ghi theogiá mua cha có thuế GTGT đầu vào:

Nợ TK 152 - Nguyên vật liệuCó TK 111 - Tiền mặt

Có TK 331 - Phải trả ngời bánCó TK 141 - Tạm ứng

Các doanh nghiệp đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào phải có hoá đơn thuếGTGT, phần thuế GTGT đợc khấu trừ - kế toán ghi:

Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừCó TK 111 - Tiền mặt

Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

Các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính thuế trực tiếp, ghi trị giá vậtt nhập kho theo giá thanh toán ghi trên hoá đơn.

- Nếu NVL về trớc, hoá đơn cha về trong tháng, doanh nghiệp đối chiếuvới hợp đồng mua hàng, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho theo số thựcnhận và giá tạm tính để ghi sổ kế toán Khi hoá đơn về sẽ điều chỉnh theo trịgiá thực tế.

- Trờng hợp vật t nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theogiá tại cửa khẩu (giá CIF) và tính thuế GTGT phải nộp cho ngân sách Nhà n-ớc Theo quy định hiện hành thuế GTGT của vật liệu nhập khẩu phải nộp theotừng lần nhập khẩu.

+ Căn cứ vào phiếu nhập kho vật liệu nhập khẩu - kế toán ghi:Nợ TK 152

Có TK 331 - Phải trả cho ngời bán

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc (3333 - Thuế xuất nhập khẩu)+ Tính thuế GTGT của hàng nhập khẩu - kế toán ghi:

Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ (13312)

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc (3331- Thuế GTGT phải nộp).+ Khi dùng tiền gửi ngân hàng nộp thuế GTGT - kế toán ghi:

Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừNợ TK 151 - Hàng mua đang đi đờng

Có TK 151 - Hàng mua đang đi đờng.

- Trong quá trình mua vật liệu, nếu doanh nghiệp thanh toán sớm tiềnhàng theo quy định thoả thuận giữa hai bên, sẽ đợc hởng số tiền chiết khấutính theo tỷ lệ % trên giá mua hoặc hàng mua kém phẩm chất sẽ đợc bên bángiảm giá hay doanh nghiệp trả lại hàng mua Trờng hợp này - kế toán ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả ngời bán (hoặc TK 111, 112 )Có TK 152 - Nguyên vật liệu

Có TK 721 - Thu nhập bất thờng (phần chiết khấu mua hàng)Có TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ.

- Tăng NVL do doanh nghiệp tự sản xuất gia công, kế toán ghi:Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu

Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.- Tăng NVL do nhận góp vốn liên doanh - kế toán ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu

Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh.

Tăng NVL do đã xuất ra sử dụng nay không sử dụng hết nhập lại kho kế toán ghi:

- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT)

Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ hớng dẫn nh biên bản kiểmnghiệm (mẫu 05-VT).

Kế toán giảm vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên nh sau:

- Khi xuất vật liệu sử dụng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm, dịch vụ hoặccho công tác quản lý doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ghi:

Nợ TK 621 - Chi phí NVL trực tiếpNợ TK 627 - Chi phí sản xuất chungNợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.

- Khi xuất kho vật liệu để góp vốn liên doanh kế toán phản ánh trị giávốn góp theo giá Hội đồng liên doanh xác định, phần chênh lệch giữa trị giávốn ghi sổ với trị giá vốn góp đợc phản ánh TK 412 - Chênh lệch do đánh giálại:

Nợ TK 222 - Góp vốn liên doanhNợ TK 128 - Đầu t tài chính ngắn hạn

Nợ TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản (chênh lệch giảm)Có TK 152 - Nguyên vật liệu.

Nếu chênh lệch tăng ghi phần chênh lệch đó ở bên có TK 412 - Chênhlệch đánh giá lại tài sản.

Kế toán NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Để ghi chép kế toán NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sửdụng TK 611 - Mua hàng: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn có của hàngluân chuyển trong tháng.

Kết cấu cơ bản TK 611 nh sau:- Bên Nợ ghi:

+ Trị giá vốn thực tế của hàng mua nhập kho.

+ Kết chuyển trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ từ TK 152 sang.- Bên Có ghi:

+ Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho.

+ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ sang TK 152.Tài khoản này không có số d và gồm 2 tài khoản cấp 2.

- TK 6111 - Mua nguyên vật liệu- TK 6112 - Mua hàng hoá.

Phơng pháp kế toán ở TK 611 - Mua hàng nh sau:

- Đầu kỳ, kết chuyển trị giá vật liệu đang đi đờng và vật liệu tồn kho cuốikỳ trớc sang TK 611 - Mua hàng.

Nợ TK 611 - Mua hàng

Có TK 611 - Mua hàng.

- Các trờng hợp tăng vật liệu do nhận vốn góp liên doanh - kế toán ghi:Nợ TK 611 - Mua hàng

Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh.

- Cuối kỳ tính giá trị vật t xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh hoặcgửi bán - kế toán ghi:

Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếpNợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệpNợ TK 157 - Hàng gửi bán

Có TK 611 - Mua hàng.

- Trị giá vật t kiểm kê cuối kỳ đợc chuyển sang TK 152.Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu

Có TK 611 - Mua hàng.

3.1.4 Kế toán chi tiết NVL

Kế toán chi tiết vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Tổ chức hạch toán chi tiết ở từng kho và ở bộ phận kế toán ở doanh nghiệp.- Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại, nhóm,thứ của NVL cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị.

- Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tơng ứng giữa số liệu kếtoán chi tiết với số liệu hạch toán chi tiết ở kho; giữa số liệu kế toán chi tiếtvới số liệu kế toán tổng hợp.

- Cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết hàng ngày, tuần kỳ theo yêucầu quản trị hàng tồn kho.

Doanh nghiệp có thể hạch toán chi tiết NVL theo một trong các phơngpháp sau:

3.1.5 Phơng pháp ghi thẻ song song.

- ở kho:

Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất lukho của từng danh điểm vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lợng Thẻ kho dokế toán lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trớc khi giao cho thủ kho ghi chép.Thẻ kho đợc bảo quản trong hòm thẻ hay tủ nhiều ngăn, trong đó thẻ kho đợcsắp xếp theo loại, nhóm, thứ của vật liệu, đảm bảo dễ tìm kiếm khi sử dụng.

Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu thực tế phát sinh thủ khothực hiện việc thu phát vật liệu và ghi số lợng thực tế nhập xuất.

Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lợng thực tế nhậpxuất vật liệu vào thẻ kho của vật liệu có liên quan Mỗi chứng từ đợc ghi mộtdòng trên thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lợng hàng lu kho để ghi vàocột "Tồn" của thẻ kho Sau khi đợc sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhậpxuất kho đợc sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế toán.

- ở phòng kế toán:

Hàng ngày hay định kỳ 3 đến 5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho kiểmtra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứngtừ nhập, xuất kho về phòng kế toán Tại phòng kế toán, nhân viên kế toánhàng tồn kho kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ rồi căn cứ vào cácchứng từ nhập, xuất kho để ghi vào thẻ (sổ) chi tiết NVL, mỗi chứng từ đợcghi một dòng Thẻ (sổ) chi tiết NVL đợc mở cho từng danh điểm NVL tơng tựthẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất lu kho theo chỉ tiêu số l-ợng và chỉ tiêu thành tiền Số liệu trên thẻ (sổ) chi tiết đợc sử dụng để lập báocáo nhanh về vật liệu theo yêu cầu quản trị hàng tồn kho.

Cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên các thẻ (sổ) chi tiết NVL Sau đócăn cứ vào số liệu dòng cộng ở thẻ (sổ) chi tiết hàng tồn kho để ghi vào bảngkê, nhập, xuất, lu kho theo thứ, nhóm, loại NVL để có số liệu đối chiếu với kếtoán tổng hợp hàng tồn kho.

- Ưu, nhợc điểm và điều kiện áp dụng:+ Ưu điểm:

Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xáccủa thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồnkho.

+ Nhợc điểm:

Khối lợng ghi chép lớn (đặc biệt trờng hợp doanh nghiệp sử dụng nhiềuchủng loại NVL), ghi chép trùng lặp chỉ tiêu số lợng giữa kế toán và thủ kho.

+ Điều kiện áp dụng:

Thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lợng cácNVL nhập - xuất ít, phát sinh không thờng xuyên, trình độ nhân viên kế toáncha cao.

3.1.6 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Sổ đối chiếu luân chuyển đợc kế toán mở cho cả năm và đợc ghi vào,cuối mỗi tháng sổ đợc dùng để ghi chép tình hình nhập - xuất, lu kho của từngthứ NVL cả về chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu thành tiền Mỗi thứ NVL đợc ghi

một dòng trên sổ Sau khi hoàn thành việc ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kếtoán thực hiện đối chiếu số liệu trên thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.

- Ưu, nhợc điểm và phạm vi ứng dụng:+ Ưu điểm:

Với phơng pháp này khối lợng ghi chép có giảm bớt so với phơng phápghi thẻ song song.

+ Nhợc điểm:

Vẫn trùng lặp chỉ tiêu số lợng giữa chi chép của thủ kho và kế toán.

Nếu không lập bảng kê nhập, xuất NVL thì việc sắp xếp chứng từ nhập,xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn.

Việc kiểm tra đối chiếu chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng vì vậy hạn chếchức năng kiểm tra của kế toán.

Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thìcác doanh nghiệp không nên sử dụng phơng pháp này.

3.1.7 Phơng pháp sổ số d

- ở kho:

Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tơng tự 2 phơng pháp trên, thủkho còn sử dụng sổ số d để ghi chép số lu kho cuối tháng của từng thứ NVLtheo chỉ tiêu số lợng.

Sổ số d do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm Cuối mỗi tháng sổ sốd đợc chuyển cho thủ kho để ghi số lợng NVL trên cơ sở số liệu từ các thẻkho.

- ở phòng kế toán:

Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ khocủa thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho Tại phòng kế toán,nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ Sau đó tổnghợp giá trị (giá hạch toán) của hàng tồn kho theo từng nhóm, loại hàng nhập,xuất để ghi vào cột "thành tiền" của phiếu giao nhận chứng từ Số liệu thànhtiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) NVL theo từng nhóm, loạihàng đợc ghi vào bảng kê luỹ kế nhập và bảng kê luỹ kế xuất NVL.

Các bảng này mở theo từng kho hoặc nhiều kho (nếu các kho đợc chuyênmôn hoá) Vào cuối tháng sau khi nhận đợc sổ số d từ thủ kho chuyển lên, kếtoán tính giá hạch toán của hàng lu kho để ghi vào sổ số d cột "thành tiền".Sau đó cộng theo nhóm, loại vật liệu trên sổ số d, số liệu này phải khớp với sốliệu cột "lu kho cuối tháng" của nhóm, loại vật liệu tơng ứng trên bảng kê tổnghợp nhập, xuất lu kho cùng kỳ.

- Ưu, nhợc điểm và điều kiện áp dụng.+ Ưu điểm:

Giảm bớt đợc khối lợng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiềncủa NVL theo nhóm và theo loại.

Kế toán thực hiện đợc việc kiểm tra thờng xuyên việc bảo quản hàngtrong kho.

+ Nhợc điểm:

Do ở phòng kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của nhóm và loại hàng tồnkho, vì vậy để có thông tin về tình hình nhập, xuất hiện còn thứ vật liệu nào đóphải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho.

Khi kiểm tra đối chiếu số liệu, nếu phát hiện sự không khớp đúng giữa sốliệu trên sổ số d với số liệu tơng ứng trên bảng kê nhập, xuất lu kho thì việctìm kiếm tra cứu sẽ rất phức tạp.

+ Điều kiện áp dụng:

Nên áp dụng doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại vật liệu, sử dụng giáhạch toán, trình độ chuyên môn của kế toán và thủ kho cao.

3.1.8 Kiểm kê, đánh giá lại và kế toán các nghiệp vụ liên quan đếnkiểm kê NVL

Kiểm kê vật liệu là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện trạngcủa vật liệu mà các phơng pháp kế toán cha phản ánh đợc Thông qua kiểmkê, doanh nghiệp nắm đợc thực trạng của vật liệu cả về số lợng và chất lợng,ngăn ngừa hiện tợng tham ô, lãng phí vật t, có biện pháp xử lý kịp thời nhữnghiện tợng tiêu cực, nhằm quản lý tốt NVL.

Đánh giá lại NVL thờng đợc thực hiện trong trờng hợp đem vật liệu đigóp vốn liên doanh và trong trờng hợp Nhà nớc quy định nhằm bảo toàn vốnkinh doanh khi có sự biến động về giá cả.

Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể đợc thực hiện theo phạm vitoàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị: kiểm kê định kỳ hay bất thờng.Khi kiểm kê doanh nghiệp phải thành lập Hội đồng hoặc Ban kiểm kê Hộiđồng hoặc Ban kiểm kê phải có thành phần đại diện lãnh đạo, những ngời chịutrách nhiệm vật chất về bảo quản NVL, phòng kế toán và cán bộ nhân viêndoanh nghiệp Khi kiểm kê phải thực hiện cân, đong, đo, đếm và phải lập biênbản kiểm kê (mẫu 08-VT), xác định chênh lệch giữa số liệu thực kiểm kê vớisố liệu ghi trong sổ kế toán, trình bày ý kiến đề xuất xử lý các chênh lệch.

Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật liệutheo phơng pháp kê khai thờng xuyên nh sau:

- Căn cứ vào biên bản kiểm vật liệu, trờng hợp phát hiện thừa cha rõnguyên nhân - kế toán ghi:

Có TK 152.

- Khi kiểm tra nhận vật t mua về nhập kho, nếu số kiểm nhận thực tế lớnhơn hoặc nhỏ hơn số ghi trên hoá đơn, Hội đồng hoặc Ban kiểm nhận phải lậpbiên bản kiểm nghiệm và xác định nguyên nhân cụ thể để ghi sổ kế toán.

+ Nếu thừa với khối lợng lớn do bên bán giao nhầm kế toán phải ghi vàoTK 002 - Vật t, hàng hoá nhận giữ hộ, gia công hộ và phải có trách nhiệm báocho bên bán biết để xử lý Trong quá trình này doanh nghiệp có trách nhiệmbảo quản số vật liệu đó.

+ Nếu thừa hoặc thiếu với khối lợng ít do tính chất thơng phẩm của vậtliệu gây nên, kế toán phản ánh trong sổ kế toán giống nh các trờng hợp thừathiếu khi kiểm kê đã trình bày ở trên.

- Trờng hợp đánh giá vật t, doanh nghiệp phải thành lập Hội đồng hoặcBan đánh giá lại.

Căn cứ vào biên bản đánh giá lại vật t - kế toán ghi sổ nh sau:

+ Nếu đánh giá lại lớn hơn giá ghi sổ kế toán, phần chênh lệch đợc ghivào bên Có TK 412 - Chênh lệch do đánh giá lại tài sản:

Nợ TK 152Có TK 412

+ Nếu đánh giá lại nhỏ hơn giá ghi sổ kế toán phần chênh lệch đợc ghi ởbên Nợ TK 412:

Nợ TK 412Có TK 152.

Phần II

Thực tế tổ chức kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu

ở công ty bánh kẹo hải hà

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Bánh kẹo Hải Hà

Công ty Bánh kẹo Hải Hà lúc đầu cũng chỉ là một công ty nhỏ sản xuất ítmặt hàng, đợc thành lập 2/7/1968 cho đến nay thì công ty thực sự vững mạnh.

Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một pháp nhân kinh tế đầy đủ, trên cơ sởhoạt động vốn của công ty và vốn của Nhà nớc, đợc hạch toán riêng, độc lậpvà có tài khoản ở ngân hàng, có con dấu riêng và chịu mọi trách nhiệm với cấptrên và Nhà nớc.

Công ty đợc đặt tại 29 - Trơng Định - Hà Nội, nhiệm vụ sản xuất kinhdoanh chủ yếu bao gồm (theo giấy phép kinh doanh 25/4/1992):

- Kinh doanh các loại bánh kẹo.- Kinh doanh mì ăn liền.

- Kinh doanh bột gia vị.

- Kinh doanh sản phẩm nớc uống có cồn và không cồn.

- Xuất nhập khẩu trực tiếp với nớc ngoài những mặt hàng mà công tykinh doanh.

1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và công tác kế toán ở công ty Bánh kẹoHải Hà

Xuất phát từ điều kiện sản xuất kinh doanh của đơn vị là một doanhnghiệp sản xuất có quy mô vừa, số lợng và chủng loại mặt hàng đa dạng địabàn sản xuất tập trung, các phân xởng ở gần nhau và gần với phòng kế toán.Do đó, hiện nay công ty đang áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập chung tạiphòng Tài vụ (còn gọi là phòng Tài chính - Kế toán).

Tại các phân xởng chỉ có các nhân viên thống kê làm nhiệm vụ hớng dẫnthực hiện hạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ định kỳ gửi về phòngTài chính - Kế toán Việc sử dụng hình thức kế toán này tạo điều kiện thuậnlợi cho phòng Tài chính - Kế toán chỉ đạo nghiệp vụ, phát huy đầy đủ vai trò,chức năng của kế toán, tạo điều kiện chuyên môn hoá, nâng cao trình độnghiệp vụ của nhân viên kế toán, đảm bảo sự giám sát tập trung của kế toán tr-ởng đối với việc quản lý các hoạt động kế toán trong việc phối hợp chặt chẽvới các phòng, ban toàn công ty.

Sơ đồ 6:

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán công ty Bánh kẹo Hải Hà

Kế toán tr ởng

Kế toán

tài sản

cố địnhKế

toán vật liệu

Kế toán thanh toán và

tiền mặtKế

toán tiền l ơng và

ngân sách

Kế toán công

nợKế

toán giá thành

(Phó phòng)

Kế toán theo dõi tình hình

tiêu thụ của CHGTSPKế

toán tiêu thụ và

xác định

kết quả kinh doanh

Thủ quỹKế

toán tổng hợp