Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán CPSX và tính GTSP ở các doanh nghiệp sản xuất dược phẩm trong điều kiện áp dụng kế toán máy

Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán CPSX và tính GTSP ở các doanh nghiệp sản xuất dược phẩm trong điều kiện áp dụng kế toán máy

Chơng 1: Lí luận chung về tổ chức công tác kế toán tậphợp Chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong

điều kiện áp dụng kế toán máy.

1.1 Bản chất chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, và mối quan hệ giữa chiphí sản xuất và giá thành sản phẩm, các cách phân loại chi phí

1.1.1 Bản chất chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

Quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp (DN) có thể khái quátvới 3 giai đoạn cơ bản, có mối quan hệ mật thiết với nhau:

-Quá trình mua sắm, chuẩn bị các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh.-Quá trình tiêu dùng, biến đổi các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanhmột cách có mục đích thành kết quả cuối cùng.

-Quá trình tiêu thụ kết quả cuối cùng của quy trình sản xuất kinh doanh.

Hoạt động của doanh nghiệp thực chất là sự kết hợp, tiêu dùng, chuyển đổicác yếu tố sản xuất kinh doanh đã bỏ ra để tạo thành các sản phẩm, công việc, laovụ nhất định.

Trên phơng diện này, chi phí sản xuất (CPSX) của DN là toàn bộ hao phí vềlao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác mà DN phải chi ratrong quá trình sản xuất, trong một thời kỳ nhất định, biểu hiện bằng tiền Khixem xét bản chất của CPSX trong DN, cần phải xác định rõ các mặt sau:

- Chi phí của DN phải đợc đo lờng và tính toán bằng tiền trong một khoảng thờigian xác định.

- Độ lớn của chi phí phụ thuộc rất lớn vào hai nhân tố chủ yếu: khối lợng và cácyếu tố sản xuất đã hao phí.

Xét về thực chất thì CPSX là sự chuyển dịch vốn của DN vào đối tợng tính giánhất định, nó là vốn của DN bỏ vào quá trình sản xuất kinh doanh Vì vậy, đểquản lý có hiệu quả và kịp thời đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình,các nhà quản trị DN luôn cần biết số chi phí chi ra cho từng hoạt động, từng loạisản phẩm, dịch vụ trong kỳ là bao nhiêu, số chi phí đã chi ra đó cấu thành trong sốsản phẩm, lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành là bao nhiêu? Giá thành sản phẩm, lao vụdịch vụ sẽ giúp cho các nhà quản trị DN trả lời đợc câu hỏi này.

Giá thành sản phẩm là biểu hiện bằng tiền toàn bộ những hao phí về lao độngsống và lao động vật hóa đợc tính trên một khối lợng kết quả sản phẩm lao vụ,dịch vụ hoàn thành nhất định.

Giá thành sản phẩm là một chỉ tiêu mang tính giới hạn và xác định, vừa mangtính khách quan, vừa mang tính chủ quan Trong hệ thống các chỉ tiêu quản lý củaDN, giá thành sản phẩm là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp, phản ánh kết quả sử dụng các

loại tài sản trong quá trình sản xuất kinh doanh (SXKD), cũng nh tính đúng đắncủa những giải pháp quản lý mà DN đã thực hiện để nhằm mục đích hạ thấp chiphí, tăng cao lợi nhuận.

1.1.2 Mối quan hệ giữa chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.

Về mặt bản chất, CPSX và giá thành sản phẩm là biểu hiện hai mặt của quátrình sản xuất kinh doanh của DN, giữa chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau,thể hiện ở chỗ: CPSX là cơ sở để tính giá thành sản phẩm, còn giá thành sản phẩmlại là thớc đo mức CPSX thực tế để sản xuất ra từng loại sản phẩm, từ đó để kiểmsoát, giám sát các CPSX đã bỏ ra Mối quan hệ này đợc thể hiện qua công thức:

ZSP = CPSXDD đầu kỳ + CPSX phát sinh trong kỳ – CPSXDD cuối kỳ.Khi giá trị sản phẩm dở dang (SPDD) đầu kỳ và cuối kỳ bằng nhau hoặc cácngành sản xuất không có SPDD thì tổng giá thành bằng tổng CPSX phát sinh trongkỳ.

CPSX và giá thành sản phẩm cùng giống nhau về chất vì đều cùng biểu hiệnbằng tiền những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa bỏ ra, nhng khácnhau về mặt lợng Cụ thể:

- Khi nói đến CPSX là giới hạn cho chúng một thời kỳ nhất định, không phân biệtlà cho loại sản phẩm nào, đã hoàn thành hay cha, còn khi nói đến giá thành sảnphẩm là xác định một lợng CPSX nhất định, tính cho một đại lợng kết quả hoànthành nhất định.

- Đứng trên góc độ quá trình hoạt động để xem xét thì quá trình sản xuất là mộtquá trình hoạt động liên tục, còn việc tính giá thành sản phẩm thực hiện tại mộtđiểm cắt có tính chất chu kỳ để so sánh chi phí với khối lợng sản phẩm, lao vụ,dịch vụ hoàn thành Tại thời điểm tính giá thành có thể có một khối lợng sản phẩmcha hoàn thành, chứa đựng một lợng chi phí cho nó - đó là CPSX dở dang cuối kỳ.Tơng tự nh vậy, đầu kỳ có thể có một số khối lợng sản phẩm sản xuất cha hoànthành ở kỳ trớc chuyển sang để tiếp tục sản xuất, chứa đựng một lợng CPSX chonó - đó là CPSX dở dang đầu kỳ Nh vậy, giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳbao gồm CPSX của kỳ trớc chuyển sang và một phần của CPSX phát sinh trongkỳ (Thể hiện ở công thức về mối quan hệ giữa CPSX và giá thành sản phẩm ởtrên).

Nh vậy, CPSX liên quan đến sản phẩm hoàn thành và sản phẩm làm dở cuối kỳ,không liên quan đến sản phẩm làm dở đầu kỳ; còn giá thành sản phẩm liên quan

đến khối lợng sản phẩm hoàn thành, sản phẩm dở đầu kỳ nhng không liên quanđến sản phẩm dở cuối kỳ.

Mặt khác, giá thành sản phẩm mang tính chất chủ quan, việc giới hạn CPSXtính vào giá thành sản phẩm gồm những chi phí nào còn tùy thuộc vào quan điểmtính toán, xác định chi phí, doanh thu và kết quả, cũng nh quy định của chế độquản lý kinh tế- tài chính, chế độ kế toán hiện hành Những quan điểm và quyđịnh đó đôi khi không hoàn toàn phù hợp với bản chất của chi phí và giá thành sảnphẩm, đòi hỏi các nhà quản trị doanh nghiệp cần nhận thức rõ ràng, đầy đủ để sửdụng thông tin cho thích hợp.

1.1.3 Phân loại chi phí sản xuất

CPSX của DN bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau Để thuận tiên cho côngtác quản lý, hạch toán, kiểm tra chi phí cũng nh phục vụ cho việc ra các quyếtđịnh kinh doanh, CPSX cần phải đợc phân loại theo những tiêu thức phù hợp.

- Phân loại chi phí sản xuất theo công dụng kinh tế:

Căn cứ vào công dụng kinh tế của chi phí thì CPSX đợc chia thành:

+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.+ Chi phí nhân công trực tiếp.

+ Chi phí sản xuất chung.

- Phân loại chi phí sản xuất theo yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất:

Nghiên cứu chi phí theo ý nghĩa đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh thìCPSX kinh doanh đợc chia thành:

+ Chi phí ban đầu

+ Chi phí luân chuyển nội bộ.

- Phân loại chi phí theo khả năng quy nạp chi phí vào các đối tợng kế toán chiphí:

Theo tiêu thức này, CPSX kinh doanh đợc chia thành 2 loại: + Chi phí trực tiếp.

+ Chi phí gián tiếp.

- Phân loại CPSX kinh doanh theo mối quan hệ với quy trình công nghệ sảnxuất sản phẩm và quá trình kinh doanh:

Theo tiêu thức này, CPSX kinh doanh bao gồm:

+ Chi phí cơ bản.+ Chi phí chung.

- Phân loại chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với mức độ hoạt động:

Theo mối quan hệ giữa chi phí với mức độ hoạt động, chi phí đợc chia thành:+ Chi phí khả biến-gọi tắt là biến phí.

+ Chi phí bất biến- gọi tắt là biến phí.+ Chi phí hỗn hợp.

Ngoài ra, còn một số cách phân loại chi phí khác nữa…

1.2 Vai trò của kế toán tập hợp CPSX và tính giá thành sản phẩm và sự cầnthiết phải tiến hành tổ chức công tác kế toán tập hợp CPSX và tính giá thànhsản phẩm.

1.2.1 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán DN trong việc tổ chức kế toán tập hợpCPSX và tính giá thành sản phẩm.

Để điều hành SXKD, các nhà lãnh đạo phải có thông tin về hoạt động kinh tài chính một cách đầy đủ, toàn diện và kịp thời Các thông tin này có thể có từnhiều nguồn khác nhau nhng chỉ có các thông tin kế toán mới đầy đủ, chi tiết,tổng hợp và có hệ thống về các hoạt động kinh tế- tài chính của DN Trong hệthống các thông tin mà kế toán cung cấp thì các nhà lãnh đạo rất quan tâm đếnthông tin về chi phí và giá thành vì chi phí và giá thành là các chỉ tiêu quan trọngtrong hệ thống các chỉ tiêu kinh tế phục vụ cho công tác quản lý DN và có mốiquan hệ mật thiết với doanh thu, kết quả hoạt động SXKD của DN.

Tổ chức kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm một cách khoa học, hợp lý vàđúng đắn có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý chi phí, giá thành sản phẩm.Việc tổ chức kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chi phí phát sinh ở DN, ở từng bộphận, từng đối tợng góp phần tăng cờng quản lý tài sản, vật t, lao động, tiền vốnmột cách tiết kiệm, có hiệu quả, nhờ đó sẽ tiết kiệm đợc chi phí, hạ thấp đợc giáthành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh của DN trên thị trờng.

Giá thành sản phẩm là cơ sở để định giá bán sản phẩm, là cơ sở để đánh giá hạchtoán nội bộ, phân tích chi phí, đồng thời còn là căn cứ để xác định kết quả kinhdoanh Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm không dừng ở mức độ ghi chépmà quan trọng hơn cả là xử lý, phân loại, tính toán để cung cấp thông tin cho cácnhà quản trị DN một cách có hệ thống- nó là khâu trung tâm của toàn bộ công tác

kế toán ở DN, chi phối đến chất lợng của các phần hành kế toán khác cũng nh chấtlợng và hiệu quả của công tác quản lý kinh tế- tài chính của DN.

Kế toán DN cần phải xác định rõ vai trò và nhiệm vụ của mình trong việc tổchức kế toán tập hợp CPSX và tính giá thành sản phẩm nh sau:

- Trớc hết, cần nhận thức đúng đắn vị trí, vai trò của kế toán CPSX và tính giáthành sản phẩm trong toàn bộ hệ thống kế toán DN, mối quan hệ với các bộ phậnkế toán có liên quan, trong đó kế toán các yếu tố chi phí là tiền đề cho kế toán chiphí và tính giá thành.

- Căn cứ vào đặc điểm tổ chức SXKD, quy trình công nghệ sản xuất, loại hình sảnxuất, đặc điểm của sản phẩm, khả năng hạch toán, yêu cầu quản lý cụ thể của DNđể lựa chọn, xác định đúng đắn đối tợng kế toán CPSX, đối tợng tính giáthành.Trên cơ sở mối quan hệ giữa đối tợng kế toán CPSX và đối tợng tính giáthành để lựa chọn phơng pháp tập hợp CPSX và tổ chức áp dụng phơng pháp tínhgiá thành cho phù hợp và khoa học.

- Tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học, hợp lý trên cơ sở phân công rõ ràngquyền hạn và trách nhiệm của từng nhân viên, từng bộ phận kế toán có liên quan,đặc biệt là bộ phận kế toán các yếu tố chi phí.

- Thực hiện tổ chức chứng từ, hạch toán ban đầu, hệ thống tài khoản, sổ kế toánphù hợp với các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán, đảm bảo đáp ứng đợc yêucầu thu nhận - xử lý - hệ thống hóa thông tin về chi phí, giá thành của DN.

- Thờng xuyên kiểm tra thông tin về kế toán chi phí, giá thành sản phẩm của cácbộ phận kế toán liên quan và bộ phận kế toán CPSX và giá thành sản phẩm.

- Tổ chức lập và phân tích các báo cáo về chi phí, giá thành sản phẩm, cung cấpthông tin cần thiết về chi phí, giá thành sản phẩm giúp các nhà quản trị DN ra đợccác quyết định một cách nhanh chóng, phù hợp với quá trình sản xuất, tiêu thụ sảnphẩm.

1.2.2 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán tập hợp CPSX và tính giá thànhsản phẩm

Tổ chức công tác kế toán tập hợp CPSX và tính giá thành sản phẩm là việc tổchức các phơng pháp của khoa học kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp cácthông tin kế toán phục vụ cho quản lý CPSX vá tính giá thành sản phẩm

Để thực hiện quá trình này cần phải tổ chức một bộ máy kế toán nói chung và bộphận kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm nói riêng với những con ngời có đủsức hiểu biết cần thiết về các nghiệp vụ kế toán đợc phân công để thực hiện công

việc của mình Các kế toán viên phải biết vận dụng các phơng pháp của khoa họckế toán để tiến hành ghi chép, lu trữ, xử lý và cung cấp các thông tin kế toán phụcvụ quản lý CPSX và tính giá thành sản phẩm Các phơng pháp của khoa học kếtoán (phơng pháp chứng từ, phơng pháp tài khoản, phơng pháp tính giá, phơngpháp tổng hợp - cân đối kế toán) là yếu tố quan trọng, có tính quyết định về cácmối liên hệ trong các yếu tố cấu thành của tổ chức công tác kế toán ở DN

Trong nền kinh tế thị trờng, bất kỳ DN nào cũng quan tâm đến kết quả cuốicùng của mình là lợi nhuận mà lợi nhuận lại có quan hệ ngợc chiều với CPSX, dođó quản lý CPSX chặt chẽ để hạ giá thành sản phẩm, thu lợi nhuận cao hơn là vấnđề quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của DN Để quản lý chặt chẽ chiphí bỏ ra nhằm đầu t có hiệu quả, các nhà quản trị DN phải có các thông tin vềCPSX và giá thành sản phẩm - các thông tin này chủ yếu do kế toán CPSX, giáthành sản phẩm cung cấp.

Chính vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán tập hợp CPSX và tính giá thành sảnphẩm trong các DN một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm hoạt độngSXKD, trình độ và yêu cầu quản lý là việc làm vô cùng cần thiết để đảm bảo chấtlợng thông tin cho quá trình ra các quyết định sản xuất và đầu t.

1.3 Nhiệm vụ, yêu cầu và căn cứ để tổ chức công tác kế toán CPSX và tínhgiá thành sản phẩm.

1.3.1 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán CPSX và tính giá thành sảnphẩm.

- Tổ chức một cách khoa học công tác kế toán ở DN , tổ chức bộ máy kế toán phùhợp với điều kiện tổ chức sản xuất và yêu cầu đặt ra của quản lí CPSX và giá thànhsản phẩm của DN.

- Tổ chức áp dụng các thành tựu khoa học tiên tiến, tổ chức ứng dụng công nghệtin học bồi dỡng nâng cao nghiệp vụ cho kế toán viên để đảm bảo cung cấp thôngtin chính xác, kịp thời và đầy đủ, phục vụ cho quản trị CPSX , giá thành sản phẩmvà điều hành DN

- Hớng dẫn, kiểm tra cán bộ công nhân viên trong DN chấp hành tốt các chế độ,chính sách về tài chính-kế toán nhằm đa công tác kế toán vào nề nếp, quy củ.

1.3.2 Yêu cầu của tổ chức công tác kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm.

- Tổ chức công tác kế toán CPSX, giá thành sản phẩm phải đảm bảo khoa họchợp lí trên cơ sở phải thực hiện đúng các nguyên tắc , chuẩn mực, chế độ kế toánvà các thể lệ tài chính.

- Tổ chức công tác kế toán CPSX, giá thành sản phẩm phải phù hợp với đặc điểm ,điều kiện và hoàn cảnh cụ thể của DN.

- Tổ chức công tác kế toán CPSX, giá thành sản phẩm phải đảm bảo việc thu nhận,xử lí và cung cấp thông tin đáp ứng đợc nhu cầu quản lí CPSX và tính giá thànhsản phẩm của DN.

- Tổ chức công tác kế toán CPSX, giá thành sản phẩm phải phù hợp với số lợng vàchất lợng của đội ngũ cán bộ kế toán của DN.

- Tổ chức công tác kế toán CPSX, giá thành sản phẩm phải đảm bảo nguyên tắctiết kiệm, hiệu quả.

1.3.3 Căn cứ để tổ chức công tác kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm.

- Căn cứ vào tổ chức SXKD của DN, mỗi DN có cách tổ chức kinh doanh riêngphụ thuộc vào quy trình sản xuất của DN và nhận thức của nhà quản lý DN Do đótổ chức công tác kế toán phải phù hợp với cách tổ chức SXKD của DN.

- Căn cứ vào trình độ quản lý của DN để xác định cơ cấu bộ máy kế toán, phâncông nhân viên hạch toán….sao cho đảm bảo chất lợng của thông tin kế toán, đápứng đợc yêu cầu quản lý CPSX và giá thành sản phẩm.

- Căn cứ vào nhiệm vụ và yêu cầu của công tác kế toán để có cách tổ chức côngtác kế toán thích hợp.

1.4 Đối tợng kế toán CPSX và đối tợng tính giá thành.

Đối tợng kế toán CPSX là phạm vi, giới hạn để tập hợp CPSX theo các phạm vivà giới hạn đó Xác định đối tợng kế toán CPSX là công việc đầu tiên trong việc tổchức kế toán CPSX Thực chất của việc xác định đối tợng kế toán CPSX là xácđịnh nơi phát sinh chi phí (phân xởng, bộ phận sản xuất, giai đoạn công nghệ )hoặc đối tợng chịu chi phí (sản phẩm, đơn đặt hàng….).

Tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể mà đối tợng kế toán CPSX trong cácDN có thể là: từng sản phẩm, chi tiết sản phẩm, nhóm sản phẩm, đơn đặt hàng;từng phân xởng, giai đoạn công nghệ sản xuất; toàn bộ quy trình công nghệ sảnxuất, toàn DN….

Xác định đối tợng CPSX một cách khoa học, hợp lý là cơ sở để tổ chức kế toánCPSX, từ việc tổ chức hạch toán ban đầu đến tổ chức tổng hợp số liệu, ghi chéptrên tài khoản, sổ chi tiết….

Các chi phí phát sinh, sau khi đã đợc tập hợp xác định theo các đối tợng kế toánCPSX sẽ là cơ sở để tính giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ cho đối t ợng đã xácđịnh.

Đối tợng tính giá thành là các loại sản phẩm, công việc, lao vụ, dịch vụ mà DNđã sản xuất hoàn thành đòi hỏi phải tính tổng giá thành và giá thành đơn vị.

Cũng nh khi xác định đối tợng kế toán CPSX, việc xác định đối tợng tính giáthành cũng cần phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý sản xuất, quytrình công nghệ sản xuất sản phẩm, khả năng, yêu cầu quản lý cũng nh tính chấtcủa từng loại sản phẩm cụ thể.

Đối tợng kế toán CPSX và đối tợng tính giá thành giống nhau ở bản chất: làCPSX và cùng phục vụ cho công tác quản lý, phân tích và kiểm tra chi phí, giáthành sản phẩm Tuy vậy, giữa hai khái niệm này vẫn có sự khác nhau nhất định:- Xác định đối tợng kế toán CPSX là xác định phạm vi, giới hạn tổ chức kế toánCPSX phát sinh trong kỳ.

- Xác định đối tợng tính giá thành là xác định phạm vi, giới hạn của chi phí liênquan đến kết quả sản xuất đã hoàn thành của quy trình sản xuất.

Trong thực tế, có trờng hợp đối tợng kế toán CPSX trùng với đối tợng tính giáthành nhng cũng có nhiều trờng hợp một đối tợng kế toán CPSX lại bao gồm nhiềuđối tợng tính giá thành và ngợc lại.

Để thực hiện chức năng kiểm tra và cung cấp thông tin về chi phí, giá thành mộtcách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời, phù hợp với yêu cầu của các nhà quản trị, kếtoán CPSX, giá thành sản phẩm phải thờng xuyên xem xét tính hợp lý, khoa họccủa đối tợng kế toán CPSX và đối tợng tính giá thành đã đợc xác định Khi có sựthay đổi cơ cấu tổ chức sản xuất, quy trình, công nghệ, yêu cầu quản lý, trình độhạch toán ….kế toán CPSX cần phải xác định lại phạm vi và giới hạn mà các chiphí cần tập hợp cho phù hợp.

1.5 Phơng pháp kế toán tập hợp CPSX, đánh giá sản phẩm dở dang và tínhgiá thành sản phẩm

Theo chế độ kế toán hiện hành áp dụng cho các DN, có hai phơng pháp kế toánhàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kì.Vì thế, kế toán CPSX và tính giá thành phải lựa chọn phơng pháp phù hợp để đảmbảo yêu cầu quản lý CPSX và giá thành sản phẩm.

1.5.1 Phơng pháp kế toán tập hợp CPSX.

Phơng pháp tập hợp CPSX đợc sử dụng trong kế toán CPSX để tập hợp và phânbổ cho từng đối tợng kế toán chi phí đã xác định.

Việc xác định CPSX cho từng đối tợng trên cơ sở chứng từ gốc, tùy theo từngloại chi phí và điều kiện cụ thể, kế toán có thể vận dụng phơng pháp tập hợp CPSXcho thích hợp Có hai phơng pháp: Phơng pháp trực tiếp và phơng pháp gián tiếp.- Phơng pháp trực tiếp: Phơng pháp này áp dụng trong trờng hợp CPSX phát sinhcó liên quan trực tiếp đến từng đối tợng kế toán CPSX Do đó có thể căn cứ vàochứng từ ban đầu để hạch toán cho từng đối tợng riêng biệt Theo phơng pháp này,CPSX phát sinh đợc tính trực tiếp cho từng đối tợng chịu chi phí nên đảm bảo mứcđộ chính xác cao Vì vậy, nên sử dụng tối đa phơng pháp này trong điều kiện cóthể cho phép.

- Phơng pháp phân bổ gián tiếp: Phơng pháp này áp dụng trong trờng hợp CPSXphát sinh liên quan đến nhiều đối tợng kế toán chi phí, không tổ chức ghi chép banđầu riêng cho từng đối tợng đợc Trong trờng hợp đó phải tập hợp chung cho nhiềuđối tợng Sau đó lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ thích hợp để phân bổ khoản chi phínày cho từng đối tợng kế toán chi phí Việc phân bổ đợc tiến hành theo trình tự:+ Xác định hệ số phân bổ:

Tổng chi phí cần phân bổHệ số phân bổ H =

Tổng tiêu chuẩn dùng để phân bổ + Xác định mức chi phí phân bổ cho từng đối tợng: Ci = ti x H.

Trong đó: Ci là chi phí phân bổ cho đối tợng i.ti là tiêu chuẩn phân bổ của đối tợng i.H là hệ số phân bổ.

Kế toán tập hợp CPSX theo ba khoản mục là: Chi phí nguyên vật liệu trựctiếp, chi phí nhân công trực tiếp, CPSX chung Các khoản mục phải đợc chi tiếtđến từng đối tợng để xác định đợc chi phí cho từng đối tợng kế toán đã xác định.

1.Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là toàn bộ chi phí nguyên vật liệu chính, nửa

thành phẩm mua ngoài, vật liệu phụ, nhiên liệu sử dụng trực tiếp cho việc sảnxuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện lao vụ, dịch vụ.

-Khi phát sinh các khoản chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán căn cứ vàocác phiếu xuất kho, các chứng từ khác có liên quan để xác định giá vốn của sốNVL dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm (theo phơng pháp tính giá vốn NVL mà

DN đã lựa chọn) Trên cơ sở đó, kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếpcho từng đối tợng kế toán CPSX cũng nh từng đối tợng sử dụng trong DN.

2.Kế toán chi phí nhân công trực tiếp.

-Chi phí nhân công trực tiếp là những khoản tiền phải trả cho công nhân trực tiếp

sản xuất sản phẩm hoặc trực tiếp thực hiện các lao vụ, dịch vụ gồm: tiền lơngchính, tiền lơng phụ, các khoản phụ cấp, tiền trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,kinh phí công đoàn theo số tiền lơng của công nhân sản xuất.

Chi phí về tiền lơng (tiền công) đợc xác định cụ thể tùy thuộc hình thức tiền ơng sản phẩm hay lơng thời gian mà DN áp dụng Số tiền lơng phải trả cho côngnhân sản xuất cũng nh các đối tợng lao động khác thể hiện trên bảng tính và thanhtoán lơng, đợc tổng hợp, phân bổ cho các đối tợng kế toán CPSX trên bảng phânbổ tiền lơng Trên cơ sở đó, các khoản trích theo lơng (bảo hiểm xã hội, bảo hiểmy tế, kinh phí công đoàn) tính vào chi phí nhân công trực tiếp đợc tính toán căn cứvào số tiền lơng công nhân sản xuất của từng đối tợng và tỷ lệ trích quy định theoquy chế tài chính hiện hành của từng thời kỳ.

l-3.Kế toán chi phí sản xuất chung.

Chi phí sản xuất chung là những khoản chi phí cần thiết khác phục vụ cho quá

trình sản xuất sản phẩm phát sinh ở các phân xởng, bộ phận sản xuất Chi phí sảnxuất chung bao gồm:

-Chi phí nhân viên phân xởng.-Chi phí vật liệu.

-Chi phí dụng cụ sản xuất.

-Chi phí khấu hao tài sản cố định.-Chi phí dụng cụ mua ngoài.-Chi phí khác bằng tiền.

Chi phí sản xuất chung đợc tổ chức tập hợp theo từng phân xởng, đội sản xuấtquản lý chi tiết theo từng yếu tố chi phí Mặt khác, chi phí sản xuất chung cònphải đợc tập hợp theo chi phí cố định và chi phí biến đổi Cuối kỳ, sau khi đã tậphợp đợc chi phí sản xuất chung theo từng phân xởng, kế toán tính toán, phân bổchi phí sản xuất chung cho từng đối tợng kế toán chi phí sản xuất trong phân xởngtheo những tiêu chuẩn phân bổ hợp lý Việc tính toán, xác định chi phí sản xuấtchung tính vào chi phí chế biến sản phẩm còn phải căn cứ vào mức công suất hoạtđộng thực tế của phân xởng.

-Chi phí sản xuất chung cố định đợc phân bổ vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vịsản phẩm dựa trên công suất bình thờng của máy móc sản xuất Trờng hợp mứcsản phẩm sản xuất thực tế cao hơn công suất bình thờng thì chi phí sản xuất chungcố định phân bổ theo chi phí thực tế phát sinh Trờng hợp mức sản phẩm sản xuấtthực tế thấp hơn công suất bình thờng thì chỉ đợc phân bổ theo mức công suất bìnhthờng, phần chi phí sản xuất chung không phân bổ, đợc ghi nhận là chi phí sảnxuất kinh doanh trong kỳ.

-Chi phí sản xuất chung biến đổi đợc phân bổ hết trong kỳ theo chi phí thực tế.

4.Kế toán tập hợp chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp.

Sau khi tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chiphí sản xuất chung, cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí này sang TK154 để phụcvụ cho việc tính giá thành.

1.5.2 Phơng pháp đánh giá sản phẩm dở dang.

Toàn bộ CPSX đã tập hợp đợc trong kỳ theo từng đối tợng đã xác định có liênquan đến cả sản phẩm hoàn thành và sản phẩm đang chế tạo (sản phẩm dở dang).Để có thông tin phục vụ cho công tác tính giá thành sản phẩm hoàn thành cũngnh phục vụ yêu cầu quản lý, kiểm tra và kiểm soát chi phí, kế toán cần phải xácđịnh số CPSX đã bỏ ra có liên quan đến số sản phẩm cha hoàn thành là bao nhiêu,do đó cần phải đánh giá SPDD.

CPSXSPDD có thể đợc đánh giá theo một trong các phơng pháp sau:

- Đánh giá SPDD theo chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp hoặc chi phí nguyênvật liệu trực tiếp.

Theo phơng pháp này, gí trị SPDD chỉ tính phần chi phí nguyên vật liệu chính

trực tiếp hoặc nguyên vật liệu trực tiếp, còn các khoản chi phí khác tính cả cho sảnphẩm hoàn thành Mặt khác, khi tính theo phơng pháp này, để đơn giản, giảm bớtkhối lợng tính toán, kế toán thờng quan niệm chi phí nguyên vật liệu chính trựctiếp, nguyên vật liệu trực tiếp bỏ hết một lần, ngay từ đầu quy trình sản xuất.

Đối với những DN có quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, chế biến phứctạp kiểu liên tục, sản phẩm phải trải qua nhiều giai đoạn chế biến liên tục, khi ápdụng phơng pháp đánh giá này thì giá trị của SPDD cuối kỳ của giai đoạn 2 trở điđợc đánh giá theo giá trị nửa thành phẩm giai đoạn trớc chuyển sang.

-Đánh giá SPDD theo khối lợng sản phẩm hoàn thành tơng đơng.

Theo phơng pháp này, phải tính toán tất cả các khoản mục chi phí cho SPDDtheo mức độ hoàn thành của chúng Do vậy, trớc hết cần căn cứ khối lợng SPDD

và mức độ chế biến của chúng để tính đổi khối lợng SPDD ra khối lợng sản phẩmhoàn thành tơng đơng Sau đó, tính toán xác định từng khoản mục chi phí cho khốilợng sản phẩm tơng đơng.

-Đánh giá SPDD theo chi phí sản xuất định mức.

Đối với các DN đã xây dựng đợc hệ thống định mức và dự toán chi phí chotừng loại sản phẩm thì DN có thể áp dụng phơng pháp đánh giá SPDD theo CPSXđịnh mức Theo phơng pháp này, kế toán căn cứ vào khối lợng SPDD, mức độhoàn thành của SPDD ở từng công đoạn sản xuất để tính ra giá trị SPDD theo chiphí định mức của từng công đoạn, sau đó tổng hợp các công đoạn để có đợc CPSXdở dang của giai đoạn.

1.5.3 Phơng pháp tính giá thành sản phẩm.

Phơng pháp tính giá thành sản phẩm là phơng pháp sử dụng số liệu CPSX đã tậphợp đợc trong kỳ để tính toán, xác định tổng giá thành và giá thành đơn vị sảnphẩm theo đúng các khoản mục chi phí cho từng đối tợng Tùy thuộc vào đặc điểmquy trình công nghệ, đặc điểm tổ chức sản xuất, yêu cầu và trình độ quản lý DN….mà các DN có thể vận dụng một hoặc kết hợp nhiều phơng pháp tính giá thànhsau:

- Phơng pháp tính giá thành giản đơn (trực tiếp).- Phơng pháp tính giá thành phân bớc:

+ Có tính giá thành của nửa thành phẩm + Không tính giá thành nửa thành phẩm.- Phơng pháp hệ số.

- Phơng pháp tỷ lệ

- Phơng pháp loại trừ CPSX phụ.- Phơng pháp đơn đặt hàng.- Phơng pháp định mức.

Quy trình kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm theo phơng pháp kê khai ờng xuyên đợc khái quát ở sơ đồ 1.1, theo phơng pháp kiểm kê định kỳ đợc kháiquát ở sơ đồ 1.2.

th-Trong hai sơ đồ trên, tùy thuộc vào các đối tợng kế toán tập hợp CPSX mà cáctài khoản tập hợp CPSX đợc chi tiết theo phân xởng, sản phẩm, đơn đặt hàng haytoàn bộ quy trình công nghệ sản xuất…

1.6 Sự cần thiết phải áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán CPSX vàtính giá thành sản phẩm.

1.6.1 Ưu điểm của kế toán máy so với kế toán thủ công

Kế toán máy có nhiều u điểm so với kế toán thủ công, chủ yếu trên các khíacạnh sau:

- Về khối lợng công việc: Nếu áp dụng kế toán máy thì khối lợng công việc sẽ

giảm đi rất nhiều Cụ thể:

+ Trong khi ở kế toán thủ công, kế toán viên phải lập tất cả các báo cáo từ chi tiếtđến tổng hợp bằng tay thì nếu áp dụng kế toán máy, kế toán viên chỉ cần nhập dữliệu một lần, chơng trình tự động lập các báo cáo từ chi tiết đến tổng hợp.

+ Mặt khác, ở kế toán thủ công, việc thực hiện tìm kiếm, điều chỉnh số liệu, lậpbáo cáo từ chi tiết đến tổng hợp với thời gian dài và nhiều thao tác, trong khi đó ởkế toán máy việc tìm kiếm, sửa đổi thông tin nhanh vì chơng trình tự động sửa đổitất cả các báo cáo từ chi tiết đến tổng hợp liên quan đến chứng từ đợc sửa đổi.

- Về tốc độ và độ chính xác: ở kế toán thủ công thực hiện các phép toán và ghi

chép bằng tay nên chậm, độ chính xác toán học thấp còn ở kế toán máy thì tốc độxử lý nhanh và độ chính xác cao.

- Về tính kịp thời: ở kế toán thủ công, trong nhiều trờng hợp thông tin không đảm

bảo tính kịp thời và thờng chỉ cung cấp các báo cáo kế toán cần dùng thông thờngtheo các mẫu sổ có sẵn còn kế toán máy luôn cung cấp thông tin kịp thời, chínhxác và có thể cung cấp đợc tất cả các báo cáo kế toán theo yêu cầu của DN, đápứng nhu cầu kế toán quản trị.

- Về tính hiệu quả: Kế toán máy sẽ tiết kiệm đợc chi phí quản lý và tăng cờng khả

năng phối hợp và kiểm tra giữa các nhân viên nên chất lợng thông tin mang lại sẽcao hơn kế toán thủ công.

- Về việc lu trữ, bảo mật thông tin: ở kế toán thủ công, lu trữ cần không gian lớn,

tìm kiếm thông tin chậm còn ở kế toán máy thì có thể lu trữ khối lợng thông tinlớn với không gian nhỏ, tìm kiếm thông tin nhanh, tính bảo mật cao.

Có thể nhận thấy sự khác nhau giữa kế toán thủ công và kế toán máy trong quátrình xử lý luân chuyển chứng từ liên quan đến chi phí nguyên vật liệu (ở phụ lục1) và chi phí nhân công ( ở phụ lục 2).

1.6.2 ý nghĩa của việc áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán.

Kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm thực hiện toàn bộ các công việc thunhận, xử lý và cung cấp các thông tin về tình hình chi phí mà DN bỏ ra, giá thànhsản phẩm mà DN sản xuất đợc để thực hiện sản xuất và đầu t Các thông tin này cóđáp ứng đợc yêu cầu của quản lý hay không trớc tiên phụ thuộc vào tính thờngxuyên, kịp thời và độ chính xác mà các thông tin đó mang lại.

Nền kinh tế thi trờng ngày càng phát triển, khoa học kỹ thuật ngày càng tiêntiến, nghiệp vụ phát sinh ngày càng nhiều, mức độ phức tạp ngày càng cao thì việcáp dụng kế toán máy vào quá trình hạch toán kế toán trở nên tất yếu, khách quan,phù hợp với thời đại vì nó đáp ứng đợc các yêu cầu sau:

- Đáp ứng yêu cầu quản lý- kiểm soát tổ chức:

Trớc đây- khi kế toán máy cha đợc đa vào sử dụng thì quá trình xử lý thông tin kếtoán chủ yếu đợc thực hiện bằng lao động thủ công nên khối lợng công việc kếtoán rất lớn và kết quả mang lại phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của cán bộ kếtoán, do đó cha có tác dụng thiết thực và kiểm soát tổ chức.

Trong nền kinh tế thị trờng, với sự bùng nổ của thông tin, có cả các thông tincần thiết và các “tạp tin” thì quá trình xử lý thông tin càng trở nên phức tạp dophải xử lý một khối lợng thông tin khổng lồ với yêu cầu xử lý rất nhanh và chínhxác, mặt khác yêu cầu quản lý đặt ra cho công tác kế toán phải cung cấp các thôngtin đã đợc xử lý tinh vi, đầy đủ và kịp thời Điều đó càng làm tăng nhịp độ vất vảcủa công tác kế toán Hơn nữa, sản xuất càng phát triển, công nghệ càng cao thìcàng nhiều chủng loại sản phẩm đợc sản xuất ra nên việc quản lý CPSX càng trởnên phức tạp hơn.

Việc xử lý một khối lợng thông tin lớn với một thời gian hạn chế, lại đòi hỏi độchính xác cao, xử lý tinh vi (vừa chi tiết, vừa tổng hợp) đòi hỏi phải áp dụng kếtoán máy Kế toán máy sẽ giúp DN nhanh chóng có đợc các thông tin cần thiếtmột cách chính xác, khách quan, đặc biệt là các thông tin về CPSX đáp ứng đợccác yêu cầu quản trị và kiểm soát tổ chức.

- Đáp ứng đợc các yêu cầu của các đối tợng sử dụng thông tin:

Phòng kế toán là trung tâm thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế- tài

chính của DN Các đối tợng sử dụng thông tin này bao gồm:

+ Các nhà quản lý DN: Đối tợng này cần thông tin kế toán để quản lí, điều hànhhoạt động kinh tế-tài chính ở DN, kiểm tra các biện pháp quản lí đang áp dụng,phân tích, đánh giá đợc kết quả và hiệu quả của hoạt động kinh tế- tài chính và đềra những quyết định kinh tế cần thiết.

+ Nhà đầu t, ngân hàng, cơ quan tài chính: Đối tợng này có quan hệ lợi ích trựctiếp với DN, họ cần thông tin kinh tế – tài chính để quyết định đầu t, hỗ trợ vốncho DN.

+ Các cơ quan quản lí Nhà nớc: Đối tợng này có lợi ích gián tiếp và cũng cầnthông tin kinh tế – tài chính của DN để xem xét, kiểm tra tình hình hoạt độngSXKD của DN, mức độ hoàn thành nghĩa vụ của DN đối với Nhà nớc Vì các phầnmềm kế toán có tốc độ xử lí thông tin cao, do vậy, có thể đa ra những số liệu kinhtế – tài chính liên quan đến DN cho các đối tợng này vào bất kì thời điểm nào khicần thiết.

- Đáp ứng yêu cầu hội nhập toàn cầu hóa:

Viêc hội nhập kinh tế với các nớc trong khu vực và trên thế giới đã thúc đẩy cácDN phải áp dụng kế toán máy bởi vì với trình độ khoa học kĩ thuật mới hiện đại,các đối tác không thể chấp nhận các thao tác chậm chạp của kế toán thủ công vàcàng không thể tin tởng vào các kết quả mà kế toán thủ công đa ra.

-Nâng cao hiệu quả của công tác kế toán:

Việc áp dụng kế toán máy đã từng bớc nâng cao năng suất lao động và đem lạihiệu quả kinh tế thực sự Đặc biệt là trong công tác kế toán CPSX và tính giá thànhsản phẩm vì nó cho phép tiết kiệm đợc chi phí hạch toán, đảm bảo đợc yêu cầu vàhiệu quả của công tác kế toán.

1.7 Nguyên tắc tổ chức kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm trong điềukiện áp dụng kế toán máy.

Khi áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán nói chung và kế toánCPSX, giá thành sản phẩm nói riêng, mọi công việc đều do máy tính thực hiện tựđộng theo chơng trình có sẵn Vì bản chất chơng trình là bản thể hiện các quy tắcxử lý dữ liệu dành cho máy tính nên chơng trình kế toán phải đảm bảo các nguyêntắc sau:

- Đảm bảo ghi nhận đầy đủ thông tin về toàn bộ các hoạt động kinh tế tài chínhphát sinh ở DN.

- Đảm bảo mối quan hệ ghi chép, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chitiết theo yêu cầu quản lý của DN Các dữ liệu đa vào máy phải vừa làm cơ sở choviệc cung cấp báo cáo kế toán tài chính, vừa đảm bảo cho lập các báo cáo kế toánquản trị, báo cáo nội bộ theo yêu cầu của DN Muốn vậy, chứng từ gốc phải đủ chitiết và đa vào máy một lần.

- Đảm bảo liên kết đầy đủ giữa các phần hành kế toán thành một khâu liên hoàn,đảm bảo tính đồng bộ và hoàn chỉnh quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tếphát sinh.

-Việc mở sổ kế toán.

Từ các chứng từ kế toán, các thông tin đợc đa vào sổ kế toán Việc mở sổ kế

toán để ghi chép CPSX và tính giá thành sản phẩm cho từng đối tợng kế toán phảiphù hợp với yêu cầu của quản trị DN, việc mở sổ kế toán quản trị đợc quy định bởisố lợng sổ, mẫu sổ, phơng pháp ghi chép Việc mở sổ phải đảm bảo thuận tiện choviệc sửa đổi, chữa sổ kế toán (trong trờng hợp ghi sai trên chứng từ gốc hoặc nhậpnhầm dữ liệu) theo nguyên tắc chữa sổ kế toán.

Để DN có thể áp dụng kế toán máy một cách khoa học và hiệu quả thì ngoàiviệc căn cứ vào nguyên tắc tổ chức công tác kế toán nói chung cần phải đặc biệtchú ý tới các nội dung sau:

+ Mã hóa các đối tợng cần quản lý thông qua các danh mục, đặc biệt là danh mụccác đối tợng liên quan đến CPSX, giá thành sản phẩm nh:

1- Danh mục chứng từ: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hạch toán ban

đầu và quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp với điều kiện áp dụng kế toánmáy.

Khi áp dụng kế toán máy, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hợp lý có vị trí đặcbiệt quan trọng, tạo điều kiện để cơ giới hóa công tác ghi sổ kế toán vốn mất rấtnhiều thời gian.

Khi CPSX phát sinh phải đợc tổ chức ghi chép vào hệ thống chứng từ ban đầu.Việc tổ chức ghi chép ban đầu có ảnh hởng trực tiếp đến tính chính xác, kịp thờivà đầy đủ của thông tin kế toán về CPSX và giá thành sản phẩm Do đó phải căncứ vào yêu cầu cụ thể của DN mà xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu cho phùhợp Chứng từ ban đầu phản ánh CPSX phải thể hiện rõ chi phí phát sinh là chi phí

gì, ở địa điểm nào, sử dụng trong mục đích nào, dùng để sản xuất sản phẩm nào….Trên cơ sở đó mới tập hợp đợc CPSX cho từng đối tợng.

Trong điều kiện áp dụng kế toán máy, để tập hợp CPSX theo từng đối tợng, tấtcả các thông tin liên quan đến việc xác định đối tợng kế toán đều phải đợc mã hóađể có thể xử lý và nhận dạng chính xác đối tợng kế toán chi phí, làm cở sở để tínhgiá thành.

Song song với việc xác định hệ thống chứng từ ban đầu là xác định quy trìnhluân chuyển chứng từ kế toán Chứng từ kế toán có nhiều loại liên quan đến nhiềuđối tợng, địa điểm khác nhau, do đó phải có kế hoạch luân chuyển các chứng từ đóđến các bộ phận có liên quan để ghi chép vào các tài khoản, các sổ kế toán Quytrình luân chuyển chứng từ phải đợc xác định rõ từ khâu lập chứng từ, kiểm trachứng từ, ghi sổ và bảo quản, lu trữ chứng từ.

Bên cạnh đó còn phải đảm bảo lu trữ chứng từ, sổ kế toán, báo cáo kế toán đúngchế độ kế toán hiện hành.

Trong điều kiện áp dụng kế toán máy, các bộ phận liên quan đều cập nhật thôngtin từ các chứng từ gốc, mà một chứng từ gốc thờng có liên quan đến nhiều bộphận kế toán, do đó sẽ gây ra hiện tợng trùng lắp thông tin buộc ngời tổ chức

công tác kế toán phải tiến hành khử các thông tin trùng lắp.

2- Danh mục tài khoản: Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán đảm bảo cho hệ

thống kế toán máy

Trong chế độ kế toán do Nhà nớc ban hành hiện nay, hệ thống tài khoản đợcquy định về nội dung, phơng pháp ghi chép, tuy nhiên chủ yếu chỉ sử dụng cho kếtoán tài chính Còn ở kế toán quản trị, việc xây dựng hệ thống tài khoản dựa trênhệ thống tài khoản kế toán do nhà nớc ban hành và còn phải căn cứ vào đặc điểm,yêu cầu quản trị DN.

Khi tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất vào DN, phải đảmbảo các nguyên tắc sau:

- Hệ thống tài khoản kế toán của DN áp dụng phải bao quát đầy đủ các hoạt độngkinh tế, các nghiệp vụ kinh tế-tài chính phát sinh trong DN.

- Các tài khoản tổng hợp (tài khoản cấp 1) phải là các tài khoản có trong hệ thốngtài khoản thống nhất do Nhà nớc ban hành.

- Các tài khoản kế toán quản trị (tài khoản chi tiết cấp 1, cấp 2….) chỉ đợc mở chitiết từ các tài khoản tổng hợp (tài khoản cấp 1) và phải đợc quy định cách ghi chépcụ thể.

- Số lợng các tài khoản chi tiết nhiều hay ít, chi tiết đến mức độ nào là do yêu cầuquản trị của DN quyết định và phải phù hợp với đối tợng kế toán CPSX và đối tợngtính giá thành.

Khi áp dụng kế toán máy, các tài khoản kế toán phải đợc mã hóa theo quy luậtthống nhất để máy có thể nhận dạng và phân loại các đối tợng kế toán, có thế mớitập hợp đợc CPSX và tính đợc giá thành cho từng đối tợng kế toán đã xác định 3- Danh mục vật liệu, sản phẩm, hàng hóa: Trong DN sản xuất kinh doanh,nguyên liệu- vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm bao gồm nhiều loạivà số lợng sản phẩm đợc sản xuất ra cũng khá phong phú về chủng loại Trong kếtoán tập hợp CPSX, tính giá thành sản phẩm, phải quản lý đến từng loại, nhómnguyên - vật liệu, sản phẩm và đây cũng là một chỉ tiêu trong các báo cáo tài chínhnên phải tổ chức mã hóa danh mục vật liệu, sản phẩm, hàng hóa để thuận tiện choviệc theo dõi, quản lý CPSX và giá thành sản phẩm.

4- Danh mục đối tợng chi phí 5- Danh mục bộ phận.

6- Danh mục tài sản cố định: Tài sản cố định là chỉ tiêu có trong báo cáo tàichính, ngoài ra trong quản lý tài sản, cần quản lý tới loại tài sản, nhóm tài sảnvà từng loại tài sản cụ thể và xem xét xem hiệu quả sử dụng của từng loại tàisản nên cũng cần phải tổ chức mã hóa tài sản

7- Danh mục đơn vị khách hàng ….….….….….….….….….….….….….

+ Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị ngời dùng nh: quy định trách nhiệm chotừng ngời, từng cấp, từng nhân viên kế toán trong việc nhập dữ liệu, truy cập thựcđơn, quyền sửa chữa, hủy các mục, quyền xem, in sổ sách….( chơng trình kế toánphải có hệ thống mật khẩu, khóa bảo vệ để đảm bảo tính bí mật, an toàn của sốliệu kế toán).

Trình tự kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm trong các DN ứng dụng phầnmềm kế toán có thể khái quát ở Sơ đồ 1.3

Trình tự kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong điềukiện kế toán thủ công có thể khái quát ở Sơ đồ 1.4.

Chơng II: Thực trạng về tình hình áp dụng kế toán máytrong tổ chức công tác kế toán CPSX và tính giá thành

sản phẩm hiện nay ở các DNSXDP.

2.1 Đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý sản xuất của các DNSXDP ảnh ởng đến công tác kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm.

h-2.1.1 Đặc điểm về sản phẩm và các yếu tố liên quan đến việc sản xuất sảnphẩm.

2.1.1.1 Đặc điểm về tính chất sản phẩm.

Sản phẩm cuối cùng của các DNSXDP là thuốc và các thiết bị vật t y tế Thuốcchiếm một vị trí quan trọng trong chiến lợc chăm sóc và bảo vệ sức khỏe cho nhândân của Đảng và Nhà nớc ta Vì vậy, Nhà nớc đã có nhiều biện pháp khuyếnkhích, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh, đa dạng hóa sản phẩm cũng nhphân phối thuốc của các DN trong nớc làm lành mạnh môi trờng cạnh tranh giữacác DN, đồng thời Nhà nớc cũng quy định: Dợc phẩm, vật t thiết bị y tế là loạihàng hóa nằm trong nhóm “hàng hóa đặc biệt” Do đó, ngoài những thuộc tínhchung của hàng hóa là giá trị và giá trị sử dụng, sản phẩm của các DNSXDP còncó những thuộc tính riêng có và những thuộc tính này có ảnh hởng rất lớn đếncông tác kế toán nói chung và công tác kế toán CPSX, giá thành sản phẩm của DNnói riêng.

- Chất lợng của thuốc đợc thể hiện bằng các chỉ tiêu cụ thể và nghiêm ngặt Sảnphẩm thuốc chữa bệnh chỉ có một loại phẩm cấp là loại 1, Nhà nớc không chophép lu hành thuốc thứ phẩm, vì vậy hiệu quả sản xuất của DN phụ thuốc rất lớnvào vấn đề chất lợng sản phẩm Chất lợng của thuốc ảnh hởng trực tiếp đến tínhmạng và sức khỏe của con ngời, do đó yêu cầu về chất lợng sản xuất dợc phẩm làrất cao, đòi hỏi sự đầu t thích đáng cơ sở vật chất, công nghệ và trình độ lao độngđể có thể phát triển sản phẩm mới, có chất lợng cao - phù hợp với sản phẩm củacác nớc trên thế giới, tuy nhiên không thể sản xuất và tiêu thụ một cách tràn lan.- Thuốc chữa bệnh có thời gian sử dụng nhất định và thờng không dài, đòi hỏicông tác bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản phải cẩn thận, chu đáo, khoa học Mặtkhác, do có nhiều loại thuốc, mỗi loại lại có chế độ bảo quản riêng nên việc bảoquản thuốc khá phức tạp

- Giá trị sử dụng của thuốc lớn và tăng trởng nhanh - đây là một tác động tích cựcthúc đẩy DN đa dạng hóa mặt hàng Mặt khác, mỗi loại thuốc có một tác dụngkhác nhau theo từng loại bệnh nên chủng loại thuốc trên thị trờng rất phong phú vàhình dạng thuốc cũng có nhiều loại (viên, ống , tuýp….) giúp DN dễ xác định mặthàng sản xuất tối u.

ở nớc ta hiện nay, dợc phẩm là ngành công nghiệp cha phát triển nên đợc Nhànớc hỗ trợ và khuyến khích, nhng đồng thời Nhà nớc cũng có sự quản lý chặt chẽ

về chủng loại, chất lợng thuốc nên hoạt động sản xuất của các DN phải xây dựngdựa trên năng lực bản thân và chính sách của Nhà nớc để giảm thiểu rủi ro.

2.1.1.2 Đặc điểm về máy móc thiết bị và quy trình công nghệ sản xuất sảnphẩm.

Các DNSXDP sản xuất các sản phẩm rất đa dạng và không ngừng sản xuất sảnphẩm mới nên phần lớn các DN phải sử dụng nhiều loại máy móc, thiết bị, thôngthờng từ 30 đến 40 loại) Máy móc, thiết bị của các DN có 70% là hàng ngoạinhập, còn lại 30% là hàng đặt trong nớc Mỗi năm, tuy các DN phải sử dụng mộtlợng vốn khá lớn để đầu t máy móc, thiết bị cho phù hợp với yêu cầu sản xuất nh-ng các DN cũng mạnh dạn tạo nguồn để có công nghệ tiên tiến nhất, phục vụ nhucầu thuốc của nhân dân cũng nh tạo ra thế mạnh cạnh tranh trên thị trờng (Ví dụ:Tại công ty TRAPHACO khi muốn đa dạng hóa các mặt hàng trà thuốc cạnh tranhvới trà nhúng ngoại nhập, công ty này phải đầu t tới xấp xỉ 4,5 tỷ đồng cho mộtdây chuyền công nghệ đóng trà nhúng tự động).

Dây chuyền công nghệ sản xuất một loại thuốc rất phức tạp và có giá trị cao đây chính là một yếu tố tác động lên CPSX và giá thành sản phẩm của các DN.DN phải xác định phơng pháp khấu hao nào để có thể vừa thu hồi vốn đầu t nhanh,vừa không làm cho giá thành sản phẩm tăng cao, làm tăng giá bán sản phẩm Theoquyết định số 206/2003/QĐ-BTC thì có 3 phơng pháp khấu hao là:

-1 Phơng pháp khấu hao đờng thẳng.

2 Phơng pháp khấu hao theo số d giảm dần có điều chỉnh.3 Phơng pháp khấu hao theo số lợng, khối lợng sản phẩm.

Trong 3 phơng pháp đó thì việc tính toán phơng pháp khấu hao theo số lợng,khối lợng sản phẩm phức tạp, còn phơng pháp khấu hao đờng thẳng thì việc tínhtoán đơn giản nhng khả năng thu hồi vốn chậm (phơng pháp khấu hao nhanh (đ-ờng thẳng) vừa tính toán đơn giản, vừa thu hồi vốn nhanh nhng điều kiện là DNphải hoạt động có hiệu quả cao Trên thực tế, các DN nói chung và các DNSXDPnói riêng thờng tính khấu hao theo phơng pháp đờng thẳng.

Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm chủ yếu của các DNSXDP là quy trìnhsản xuất khép kín, liên tục, với chu kỳ ngắn.Thông thờng cơ cấu sản xuất đợc chiatheo các phân xởng, mỗi phân xởng sản xuất một số sản phẩm có công nghệ tơngtự nhau nh: phân xởng thuốc nén, phân xởng thuốc ống, thuốc đông dợc….Quytrình sản xuất đợc chia theo từng lô, từng mẻ theo công thức phối liệu riêng và đợctheo dõi trên hồ sơ lô, mẻ đa vào sản xuất thông qua các công đoạn sản xuất trong

phân xởng Có thể khái quát quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm chủ yếu củacác DNSXDP ở Sơ đồ 2.1.

2.1.1.3 Sự đa dạng của nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu là một trong các yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng của các DNsản xuất Các DNSXDP với chức năng chủ yếu là sản xuất và trực tiếp tiêu thụ sảnphẩm do DN sản xuất ra, vì vậy, vấn đề đảm bảo NVL về số lợng, chất lợng, tínhđồng bộ là yếu tố quan trọng để tiến hành sản xuất kinh doanh Để sản xuất mộtloại sản phẩm cần tới hàng chục, thậm chí hàng trăm loại NVL mà ở các DNSXDPsản xuất rất nhiều loại sản phẩm (sản phẩm thuộc về đông dợc, tân dợc, mỹphẩm….), do đó chủng loại NVL rất phong phú.

Một điều đặc biệt là 100% nguyên liệu đầu vào của các hàng tân dợc đều phảinhập khẩu nên phải phụ thuộc rất lớn vào các đối tác nhập hàng, do đó các DN dễbị ép tăng giá, làm cho giá thành sản phẩm tăng theo Mặt khác, do nhập khẩuhàng nên DN phải sử dụng ngoại tệ, vì vậy chịu ảnh hởng trực tiếp của tỷ giá hốiđoái, có năm do tỷ giá ngoại tệ tăng, làm cho giá thành sản phẩm tăng cao, cácDN phải giảm giá trị hàng sản xuất.

NVL sản xuất hàng đông dợc của các DN đa phần không đạt tiêu chuẩn chất ợng đầu vào nh nhân sâm nhập từ Triều Tiên, tam thất nhập từ Trung Quốc.

l-Hiện nay, nguồn cung cấp các loại dợc liệu của các DN rất đa dạng, tuy nhiêndo lợng hàng nhập khẩu tơng đối lớn nh vậy nên để giảm sự thụ động khi mua cácyếu tố đầu vào thì DN phải lựa chọn các nhà cung cấp cho phù hợp.

Bên cạnh đó, NVL sản xuất thuốc rất phức tạp về tính chất lý – hóa học Giữacác loại dợc liệu có thể có những phản ứng hóa học với nhau, do vậy, nếu khâubảo quản không đảm bảo sẽ ảnh hởng tới chất lợng của sản phẩm Do đó, cũng nhviệc bảo quản sản phẩm, việc bảo quản NVL là một công việc hết sức phức tạp.

2.1.2 Đặc điểm về đội ngũ lao động.

Lao động là một trong các yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng của quá trình sảnxuất Trình độ, tay nghề của ngời lao động góp phần quyết định chất lợng sảnphẩm Do đó, cùng với sự phát triển của các DN nói chung, các DNSXDP rất chúý đến đội ngũ lao động của mình Trong nền kinh tế thị trờng, các DN đã xác địnhchất lợng sản phẩm sẽ mở đờng cho sản xuất gắn bó mật thiết với thị trờng rộnglớn hay chất lợng sản phẩm sẽ quyết định tới khả năng phát triển SXKD Mặtkhác, để đáp ứng nhu cầu mở rộng, phát triển sản xuất kinh doanh đòi hỏi laođộng của các DN phải đợc tăng dần cả về số lợng và chất lợng Việc tăng về số l-ợng lao động sẽ giải quyết đợc nhu cầu về công ăn việc làm cho ngời lao động.Còn việc tăng về chất lợng lao động sẽ góp phần tăng năng suất lao động, nângcao hiệu quả SXKD Do đó, các DN đã mở nhiều lớp nâng cao tay nghề cho côngnhân và dợc tá sản xuất, mở nhiều lớp nâng cao trình độ kỹ năng quản lý cho cánbộ quản lý, nhất là những ngời có nhiệm vụ xây dựng chiến lợc sản phẩm của DN.Phần lớn các DN đều ký hợp đồng với các chuyên gia đầu ngành từ các trờng đạihọc, các viện nghiên cứu trong lĩnh vực nghiên cứu, t vấn sản xuất sản phẩm….Dođó, chất lợng công tác nghiên cứu sản xuất sản phẩm ngày càng đợc nâng cao.

2.1.3 Đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý sản xuất kinh doanh

Hầu hết các DNSXDP đợc tổ chức sản xuất và quản lý theo mô hình độclập, có t cách pháp nhân, có tài khoản riêng, chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc về viêcthực hiện chỉ tiêu kế hoạch Nhà nớc giao Đa số các công ty này có các xí nghiệp,phân xởng sản xuất trực thuộc và có mạng lới phân phối rộng khắp (các chi nhánh,cửa hàng, hiệu thuốc….) thực hiện chức năng tiêu thụ sản phẩm.

Đứng đầu công ty là Hội đồng quản trị và giám đốc công ty, ở xí nghiệp, phânxởng là giám đốc xí nghiệp, quản đốc phân xởng, còn ở các tổ, đội là các tổ trởnghoặc đội trởng.

Trong công ty hoặc xí nghiệp có các phòng ban chức năng giúp việc cho bangiám đốc trong việc quản lý và điều hành SXKD.

Tổ chức theo kiểu công ty độc lập hiện nay là phổ biến ở nhiều DNSXDP kể cảDN Trung ơng cũng nh DN địa phơng Ví dụ: Xí nghiệp Dợc Phẩm TW I, II thuộcBộ Y Tế; Công ty Cổ phần dợc Hà Nội thuộc Sở Y Tế Hà Nội, Công ty Cổ phần d-ợc TRAPHACO thuộc Bộ Giao Thông Vận Tải…

Mô hình tổ chức sản xuất và quản lý sản xuất kinh doanh của các DN dợc phẩmkiểu công ty độc lập có thể khái quát ở Sơ đồ 2.2.

2.1.4 Đặc điểm về nguồn vốn.

Trớc khi Cổ phần hóa, hầu hết các DNSXDP là các Doanh Nghiệp Nhà nớc ng sau khi Cổ phần hóa, các DN này đa số đã trở thành các Công ty Cổ Phần.

nh-Nguồn vốn SXKD của các công ty sản xuất dợc phẩm đợc hình thành từ 4 nguồn:vốn tự có của DN, vốn vay, vốn huy động từ các cổ đông và vốn thuê tài chính.Việc huy động nguồn vốn nào là tùy thuộc vào DN nhng các DN cần lựa chọnnguồn vốn sao cho có thể đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất Do đặc thù của ngànhdợc nên để thực hiện đa dạng hóa sản phẩm, đặc biệt là đa dạng hóa sản phẩm trêncơ sở đầu t mới, các DN cần phải huy động một lợng vốn rất lớn Đây là một thửthách không nhỏ đối với các DN khi tiến hành sản xuất sản phẩm mới với dâychuyền công nghệ giá trị cao và phải nhập ngoại.

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩmtrong điều kiện áp dụng kế toán máy ở các DNSXDP hiện nay.

2.2.1 Khái quát tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán CPSX và tínhgiá thành sản phẩm ở các DNSXDP hiện nay.

Trớc năm 1995, các DN nói chung, các DNSXDP nói riêng cha quan tâm đếnviệc ứng dụng tin học vào công tác kế toán Từ năm 1995 trở lại đây, việc tổ chứcứng dụng tin học vào công tác kế toán đã đợc nhiều DN sản xuất quan tâm Quakhảo sát thực tế cho thấy, hiện nay trong cả nớc đã có khoảng 40% DN đang sửdụng phần mềm kế toán để trợ giúp công tác kế toán Khi đã áp dụng kế toán máyhỗ trợ công tác kế toán thay thế kế toán thủ công thì vấn đề tổ chức công tác kếtoán ở các DN có sự điều chỉnh và cải tiến cho phù hợp với điều kiện mới này.

Thời gian đầu khi áp dụng kế toán máy, các DN đã gặp không ít khó khăn và v ớng mắc trong trong việc tổ chức công tác kế toán Thực tế có rất nhiều phần mềmkế toán đã đợc thiết kế và xây dựng bởi nhiều tổ chức, cá nhân khác nhau Mỗiphần mềm có cách tiếp cận và hệ thống xử lý thông tin khác nhau, trong khi đó,các cơ quan quản lý, tổ chức nghề nghiệp liên quan cha có kịp văn bản, tài liệu chỉđạo, hớng dẫn các DN cách tổ chức công tác kế toán khi áp dụng kế toán máy nhthế nào cho đúng và hiệu quả Vì vậy, mỗi DN tổ chức công tác kế toán một cáchtự phát, thờng tự mày mò tìm hiểu và tự điều chỉnh theo những cách khác nhau.Do đó, nhiều DN cha khai thác hết các tính năng và hiệu quả của các phần mềmvà cũng không ít DN tổ chức không hiệu quả.

-Qua khảo sát thực tế về công tác kế toán CPSX, giá thành sản phẩm và công táckế toán quản trị nói chung ở một số DNSXDP ta thấy: Nhìn chung, các DNSXDPđều áp dụng phơng pháp kế toán kê khai thờng xuyên, công tác kế toán tài chínhvà kế toán quản trị đã đáp ứng yêu cầu quản lý DN ở tầm vĩ mô và vi mô, có thểđánh giá ở mức khái quát nh sau:

Thứ nhất: Các DN đã đánh giá đúng vai trò của kế toán CPSX, giá thành sản

phẩm trong công tác quản trị DN Nhìn chung, các DN đều xác định việc quản lýCPSX có ý nghĩa quyết định tới kết quả và lợi nhuận mà DN đạt đợc Khi tổ chức

tốt công tác kế toán quản trị CPSX, giá thành sản phẩm sẽ giúp các nhà quản trịđánh giá chính xác tình hình hoạt động của DN, nắm rõ các khoản CPSX của DNcho từng đối tợng chi phí, đối tợng giá thành của DN Từ đó, giúp các nhà quản trịcó thể quản lý chặt chẽ chi phí, quyết định đầu t sản xuất loại sản phẩm nào, tănggiảm chi phí ở những khâu nào để đem lại lợi nhuận cao trong SXKD.

Thứ hai: Việc xác định đối tợng kế toán CPSX và đối tợng tính giá thành sản

phẩm ở các DN là tơng đối phù hợp với điều kiện thực tế về tổ chức sản xuất vàyêu cầu quản trị của DN Trên cơ sở đó, các DN đã tổ chức hệ thống sổ kế toán đểtập hợp CPSX, tính giá thành sản phẩm phù hợp với từng đối tợng đã xác định,phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm của DN Hầu hết các DN đã tổ chức xâydựng hệ thống tài khoản kế toán một cách hợp lý để phục vụ cho công tác kế toánCPSX và tính giá thành sản phẩm của DN.

Thứ ba: Trong hầu hết các DN, việc tổ chức hạch toán ban đầu và xử lý các

nghiệp vụ kinh tế nội sinh đã đáp ứng đợc yêu cầu quản trị DN

Thứ t: Về cơ bản, các phơng pháp kế toán để tập hợp CPSX kinh doanh và tính

giá thành sản phẩm trong các DN đã đợc vận dụng là phù hợp với đặc điểm cụ thểcủa DN

Các u điểm đạt đợc trên đây thể hiện sự cố gắng, tích cực của các DN trong việctừng bớc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nói chung và công tác kế toán CPSX,giá thành sản phẩm nói riêng Tuy nhiên, trong số những DN áp dụng phần mềmkế toán thì công tác kế toán tập hợp CPSX và tính giá thành sản phẩm còn nhiềubất cập Điều này gây khó khăn nhiều đến việc cung cấp, xử lý thông tin trong nộibộ kế toán đơn vị, cũng nh khó khăn không ít trong việc tổ chức phân công côngviệc trong phòng kế toán, hiệu quả công việc không cao Cụ thể, còn bộc lộ một sốvấn đề sau:

Một là: Xác định ranh giới giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị ở các DN

là cha rõ ràng Điều này thể hiện qua việc tổ chức công tác kế toán ở các DN chủyếu là bị động, thờng là dựa vào các nội dung của kế toán tài chính đợc quy địnhtrong các văn bản pháp quy của Nhà nớc và cơ quan chủ quản cấp trên Điều đólàm cho các DN thiếu chủ động trong việc tổ chức công tác kế toán quản trị đểphục vụ cho yêu cầu quản trị DN

Hai là: Việc phân loại CPSX ở các DN hiện nay thờng là phân loại theo khoản

mục để phục vụ cho công tác tính giá thành và việc phân loại chi phí theo các yếutố sản xuất để phục vụ cho việc lập báo cáo CPSX theo yếu tố Các DN cha chútrọng sử dụng cách phân loại trực tiếp cho các hoạt động quản trị của DN Điều đólàm hạn chế khả năng phân tích chi phí để phục vụ cho quản lý CPSX của DN.