Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn.pdf

Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn

LỜI NÓI ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước ta hiện nay, các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp có quyền tổ chức và thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh của mình một cách độc lập tự chủ theo qui định của pháp luật Họ phải tự hạch toán và đảm bảo doanh nghiệp mình hoạt động có lợi nhuận, và phát triển lợi nhuận đó, từ đó nâng cao lợi ích của doanh nghiệp, của người lao động Đối với nhân viên, tiền lương là khoản thù lao của mình sẽ nhận được sau thời gian làm việc tại công ty Còn đối với công ty đây là một phần chi phí bỏ ra để có thể tồn tại và phát triển được Một công ty sẽ hoạt động và có kết quả tốt khi kết hợp hài hoà hai vấn đề này

Do vậy, việc hạch toán tiền lương là một trong những công cụ quản lý quan trọng của doanh nghiệp Hạch toán chính xác chi phí về lao động có ý nghĩa cơ sở, căn cứ để xác định nhu cầu về số lượng, thời gian lao động và xác định kết quả lao động Qua đó nhà quản trị quản lý được chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm Mặt khác công tác hạch toán chi phí về lao động cũng giúp việc xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nước Đồng thời nhà nước cũng ra nhiều quyết định liên quan đến việc trả lương và các chế độ tính lương cho người lao động Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp có đặc thù sản xuất và lao động riêng, cho nên cách thức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở mỗi doanh nghiệp cũng sẽ có sự khác nhau Từ sự khác nhau này mà có sự khác biệt trong kết quả sản xuất kinh doanh của mình

Từ nhận thức như vậy nên trong thời gian thực tập tại Công ty Tư vấn

Xây dựng và Phát triển Nông thôn em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn” để nghiên cứu thực tế và viết thành chuyên đề này Với những hiểu biết còn hạn chế và thời gian thực tế quá ngắn ngủi, với sự giúp đỡ của lãnh đạo Công ty và các anh chị em trong phòng kế

toán Công ty, em hy vọng sẽ nắm bắt được phần nào về sự hiểu biết đối với lĩnh vực kế toán tiền lương trong Công ty

Bài viết được chia làm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp sản xuất

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn

Bài viết này đã được hoàn thành với sự tận tình hướng dẫn, giúp đỡ của Thầy giáo hướng dẫn và các anh chị tại phòng kế toán của Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn

Em xin chân thành cám ơn!

Tiền lương phản ánh nhiều quan hệ kinh tế, xã hội khác nhau Tiền lương trước hết là số tiền mà nguời sử dụng lao động (người mua sức lao động) trả cho nguời lao động ( người bán sức lao động) Đó là quan hệ kinh tế của tiền lương Mặt khác, do tính chất đặc biệt của hàng hoá sức lao động mà tiền lương không chỉ đơn thuần là vấn đề kinh tế mà còn là vấn đề xã hội rất quan trọng, liên quan đến đời sống và trật tự xã hội Đó là quan hệ xã hội

Trong quá ttrình hoạt động, nhất là trong hoạt động kinh doanh, đối với các chủ doanh nghiệp tiền lương là một phần chi phí cấu thành chi phí sản xuất kinh doanh Vì vậy, tiền lương luôn luôn được tính toán quản lý chặt chẽ Đối với người lao động, tiền lương là thu nhập từ quá trình lao động của họ phần thu nhập chủ yếu với đại đa số lao động trong xã hội có ảnh hưởng đến mức sống của họ Phấn đấu nâng cao tiền lương là mục đích hết thảy của người lao động Mục đích này tạo động lực để người lao động phát triển trình độ và khẳ năng lao động của mình

Trong điều kiện nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần như ở nước ta hiện nay, phạm trù tiền lương được thể hiện cụ thể trong từng thành phần kinh tế

+ Trong thành phần kinh tế nhà nước và khu vực hành chính sự nghiệp (khu vực lao động được nhà nước trả lương), tiền lương là số tiền mà các doanh nghiệp quốc doanh, các cơ quan, tổ chức của nhà nước trả cho người lao động theo cơ chế chính sách của nhà nước và được thể hiện trong hệ thống thang lương, bảng lương do nhà nước qui định

+ Trong thành phần kinh tế ngoài quốc doanh, tiền lương chụi sự tác động chi phối rất lớn của thị trường và thị trường sức lao động Tiền lương khu vực này dù vẫn nằm trong khuôn khổ pháp luật và theo những chính sách của chính phủ và là những giao dịch trực tiếp giữa chủ và thợ, những “mặc cả” cụ thể giữa một bên làm thuê và một bên đi thuê Những hợp đồng lao động này tác động trực tiếp đến phương thức trả công

Đứng trên phạm vi toàn xã hội, tiền lương được xem xét và đặt trong quan hệ về phân phối thu nhập, quan hệ sản xuất tiêu dùng, quan hệ trao đổi Do vậy chính sáh tiền lương thu nhập luôn luôn là vấn đề quan tâm của mọi quốc gia

Chúng ta cần phân biệt giữa hai khái niệm của tiền lương:

+Tiền lương danh nghĩa: là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động Số tiền này nhiều hay ít phụ thuộc trực tiếp vào năng xuất lao động, phụ thuộc vào trình độ, kinh nghiệm làm việc ngay trong quá trình lao động

+ Tiền lương thực tế: Được hiểu là số lượng các loại hàng hoá tiêu dùng và các loại dịch vụ cần thiết mà người lao động được hưởng lương và có thể mua được bằng tiền lương thực tế đó

1.2 Vai trò chức năng của tiền lương:

+ Chức năng tái sản xuất sức lao động:

Quá trình tái sản xuất sức lao động được thực hiện bởi việc trả công cho người lao động thông qua lương Bản chất của sức lao động là sản phẩm lịch sử luôn được hoàn thiện và nâng cao nhờ thường xuyên được khôi phục và phát triển, còn bản chất của tái sản xuất sức lao động là có được một tiền lương sinh hoạt nhất định để họ có thể duy trì và phát triển sức lao động mới (nuôi dưỡng, giáo dục thế hệ sau), tích luỹ kinh nghiệm và nâng cao trình độ, hoàn thiện kỹ năng lao động

+ Chức năng là công cụ quản lý của doanh nghiệp:

Mục đích cuối cùng của các nhà quản trị là lợi nhuận cao nhất Để đạt được mục tiêu đó họ phải biết kết hợp nhịp nhàng và quản lý một cách có nghệ thuật các yếu tố trong quá trình kinh doanh Người sử dụng lao động có thể tiến hành kiểm tra giám sát, theo dõi người lao động làm việc theo kế hoạch, tổ chức của mình thông qua việc chi trả lương cho họ, phải đảm bảo chi phí mà mình bỏ ra phải đem lại kết quả và hiệu quả cao nhất Qua đó nguời sử dụng lao động sẽ quản lý chặt chẽ về số lượng và chất lượng lao động của mình để trả công xứng đáng cho người lao động

+ Chức năng kích thích lao động ( đòn bẩy kinh tế):

Với một mức lương thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy sản xuất phát triển tăng năng xuất lao động Khi được trả công xứng đáng người lao động sẽ say mê, tích cực làm việc, phát huy tinh thần làm việc sáng tạo, họ sẽ gắn bó chặt chẽ trách nhiệm của mình với lợi ích của doanh nghiệp Do vậy, tiền luơng là một công cụ khuyến khích vật chất, kích thích người lao động làm việc thực sự có hiệu quả cao

1.3 Quỹ tiền lương:

Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý Thành phần quỹ tiền lương bao gồm nhiều khoản như lương thời gian (tháng, ngày, giờ), lương sản phẩm, phụ cấp (chức vụ, đắt đỏ, khu vực .), tiền thưởng trong sản xuất Quỹ tiền lương(hay tiền công) bao gồm nhiều loại, tuy nhiên về hạch toán có thể

chia thành tiền lương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp, trong đó chi tiết theo tiền lương chính và tiền lương phụ

2 Các khoản trích theo lương:

2.1 Bảo hiểm xã hội: 2.1.1 Khái niệm:

Bảo hiểm xã hội(BHXH) là một trong những nội dung quan trọng của chính sách xã hội mà nhà nước đảm bảo trước pháp luật cho người dân nói chung và người lao động nói riêng BHXH là sự đảm bảo về mặt vật chất cho người lao động, thông qua chế độ BHXH nhằm ổn định đời sống của người lao động và gia đình họ BHXH là một hoạt động mang tính chất xã hội rất cao Trên cơ sở tham gia,đóng góp của người lao động, người sử dụng lao động và sự quản lý bảo hộ của nhà nước BHXH chỉ thực hiện chức năng đảm bảo khi người lao động và gia đình họ gặp rủi ro như ốm đau, tuổi già, thai sản, tai nạn lao động, thất nghiệp, chết

Theo công ước102 về BHXH và tính chất lao động quốc tế gồm: + Chăm sóc y tế

+ Trợ cấp ốm đau + Trợ cấp thất nghiệp + Trợ cấp tuổi già

+ Trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp +Trợ cấp gia đình

2.1.2 Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH):

Là một khoản tiền trích lập người lao động tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ mất sức, nghỉ hưu

Quỹ BHXH được trích lập theo một tỷ lệ phần trăm nhất định của chế độ tài chính Nhà nước quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tuỳ theo mức độ phát triển của nền kinh tế quốc dân, tuỳ theo chế độ tài chính của mỗi quốc gia mà quy định một tỷ lệ trích BHXH Như chế độ hiện nay trích BHXH là 20%, trong đó 15% được trích vào chi phí SXKD, còn 5% trừ vào thu nhập của người lao động

2.1.3 Bảo hiểm Ytế (BHYT):

Là một khoản trợ cấp tiền thuốc men, khám chữa bệnh cho người lao động, khi ốm đau phải điều trị trong thời gian làm việc tại công ty Quỹ BHYT được trích theo tỷ lệ phần trăm quy định trên tổng số tiền lương phải trả cho công nhân viên và đưọc tính vào chi phí SXKD Chế độ trích ở nước ta hiện nay là 3%, trong đó 2% trích vào chi phí SXKD, còn 1% trích vào thu nhập của người lao động

2.1.4 Kinh phí công đoàn (KPCĐ):

Quỹ được xây dựng nên với mục đích chi tiêu cho các hoạt động công đoàn, hàng tháng doanh nghiệp phải trích theo một tỷ lệ phần trăm quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho người lao động Theo chế độ hiện hành tỷ lệ trích kinh phí công đoàn là 2% được trích vào chi phí sản xuất kinh doanh

II CÁC HÌNH THỨC TRẢ LƯƠNG

Chính sách lương là một chính sách linh động, uyển chuyển phù hợp với hoàn cảnh xã hội, với khẳ năng của từng công ty- xí nghiệp, đối chiếu với các công ty – xí nghiệp khác trong cùng ngành Chúng ta không thể và không nên áp dụng công thức lương một cách máy móc có tính chất đồng nhất cho mọi công ty, xí nghiệp Có công ty áp dụng chế độ khoán sản phẩm thì năng xuất lao động cao, giá thành hạ Nhưng công ty khác lại thất bại nếu áp dụng chế độ trả lương này, mà phải áp dụng chế độ trả lương theo giờ cộng với thưởng Do vậy việc trả lương rất đa dạng, nhiều công ty phối hợp nhiều

Hình thức trả lương theo sản phẩm có những ý nghĩa sau:

+ Quán triệt tốt nguyên tắc trả lương theo lao động vì tiền lương mà người lao động nhận được phụ thuộc vào số lượng sản phẩm đã hoàn thành Điều này sẽ có tác dụng làm tăng năng xuất của người lao động

+ Trả lương theo sản phẩm có tác dụng trực tiếp khuyến khích người lao động ra sức học tập nâng cao trình độ lành nghề, tích luỹ kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng, phát huy sáng tạo, để nâng cao khẳ năng làm việc và năng xuất lao động

+ Trả lương theo sản phẩm còn có ý nghĩa to lớn trong việc nâng cao và hoàn thiện công tác quản lý, nâng cao tính tự chủ, chủ động làm việc của người lao động Có các chế độ trả lương sản phẩm như sau:

1.1 Trả lương theo sản phẩm trực tiếp:

Chế độ trả lương theo sản phẩm trực tiếp được áp dụng rộng rãi đối với người trực tiếp sản xuất trong điều kiện lao động của họ mang tính độc lập

tương đối, có thể định mức và nghiệm thu sản phẩm một cách riêng biệt

1.2 Trả lương theo sản phẩm có thưởng có phạt:

Tiền lương trả theo sản phẩm có thưởng có phạt là tiền lương trả theo sản phẩm gắn với chế độ tiền lương trong sản xuất như : Thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng giảm tỷ lệ hàng hỏng, và có thể phạt trong trường hợp người lao động làm ra sản phẩm hỏng, hao phí vật tư, không đảm bảo ngày công qui định, không hoàn thành kế hoạch được giao

Cách tính như sau:

Tiền lương = Tiền lương theo sản phẩm + Tiền thưởng – Tiền

trực tiếp (gián tiếp) phạt

1.3 Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến:

Theo hình thức này tiền lương bao gồm hai phần:

- Phần thứ nhất : Căn cứ vào mức độ hoàn thành định mức lao động, tính ra phải trả cho người lao động trong định mức

- Phần thứ hai : Căn cứ vào mức độ vượt định mức để tính tiền lương phải trả theo tỷ lệ luỹ tiến Tỷ lệ hoàn thành vượt mức càng cao thì tỷ lệ luỹ tiến càng nhiều

Hình thức này khuyến khích người lao động tăng năng xuất lao động và cường độ lao động đến mức tôí đa do vậy thường áp dụng để trả cho người làm việc trong khâu trọng yếu nhất hoặc khi doanh nghiệp phải hoàn thành gấp một đơn đặt hàng

1.4 Hình thức trả lương khoán:

Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành Hình thức này áp dụng cho nhưng công việc nếu giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi phải bàn giao toàn bộ khối lượng công việc cho cả nhóm hoàn thành trong thời gian nhất định Hình thức này bao gồm các cách trả lương sau:

+ Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng: Là hình thức trả lương theo sản phẩm nhưng tiền lương được tính theo đơn giá tập hợp cho sản phẩm hoàn thành đến công việc cuối cùng Hình thức này áp dụng cho những doanh nghiệp mà quá trình sản xuất trải qua nhiều giai đoạn công nghệ nhằm khuyến khích người lao động quan tâm đến chất lượng sản phẩm

+ Trả lương khoán quỹ lương : Theo hình thức này doanh nghiệp tính toán và giao khoán quỹ lương cho từng phòng ban, bộ phận theo nguyên tắc hoàn thành công tác hay không hoàn thành kế hoạch

+ Trả lương khoán thu nhập : tuỳ thuộc vào kết quả kinh doanh của doanh nghiệp mà hình thành quỹ lương để phân chia cho người lao động Khi tiền lương không thể hạch toán riêng cho từng người lao động thì phải trả lương cho cả tập thể lao động đó, sau đó mới tiến hành chia cho từng người

Trả lương theo hình thức này có tác dụng làm cho người lao động phát huy sáng kiến và tích cực cải tiến lao động để tối ưu hoá quá trình làm việc, giảm thời gian công việc, hoàn thành công việc giao khoán

2 Hình thức trả lương theo thời gian

Tiền lương trả theo thời gian chủ yếu áp dụng đối với những người làm công tác quản lý Đối với những công nhân trực tiến sản xuất thì hình thức trả lương này chỉ áp dụng ở những bộ phận lao động bằng máy móc là chủ yếu hoặc công việc không thể tiến hành định mức một cách chặt chẽ và chính xác, hoặc vì tính chất của sản xuất nếu thực hiện trả lương theo sản phẩm sẽ không đảm bảo được chất lượng sản phẩm

Hình thức trả lương theo thời gian có nhiều nhược điểm hơn hình thức tiền lương theo sản phẩm vì nó chưa gắn thu nhập của người với kết quả lao động mà họ đã đạt được trong thời gian làm việc

Hình thức trả lương theo thời gian có hai chế độ sau:

2.1 Trả lương theo thời gian đơn giản:

Chế độ trả lương theo thời gian đơn giản là chế độ tiền lương mà tiền lương nhận được của công nhân do mức lương cấp bậc cao hay thấp và thời gian làm việc thực tế nhiều hay ít quyết định

Chế độ trả lương này chỉ áp dụng ở những nơi khó xac định định mức lao động, khó đánh giá công việc chính xác

Tiền lương đựơc tính như sau:

T - Thời gian làm việc Có ba loại tiền lương theo thời gian đơn giản:

+ Lương giờ : Tính theo lương cấp bậc và số giờ làm việc

+ Lương ngày : Tính theo mức lương cấp bậc và số ngày làm việc thực tế trong tháng

+ Lương tháng : Tính theo mức lương cấp bậc tháng

2.2 Chế độ trả lương theo thời gian có thưởng:

Chế độ trả lương này là sự kết hợp giữa chế độ trả lương theo thời gian đơn giản với tiền thưởng khi đạt được chỉ tiêu số lượng hoặc chất lượng qui định

Chế độ trả lương này áp dụng chủ yếu với những công nhân phụ làm công phục vụ như công nhân sửa chữa, điều chỉnh thiết bị .Ngoài ra còn áp dụng đối với những công nhân ở những khâu có trình độ cơ khí hoá cao, tự động hoá hoặc những công nhân tuyệt đối phải đảm bảo chất lượng

Công thức tính như sau:

Tiền lương phải trả Tiền lương trả Tiền thưởng

Chế độ trả lương này có nhiều ưu điểm hơn chế độ trả lương theo thời gian đơn giản Trong chế độ này không phản ánh trình độ thành thạo và thời gian làm việc thực tế gắn chặt với thành tích công tác của từng người thông qua chỉ tiêu xét thưởng đã đạt được Vì vậy nó khuyến khích người lao động quan tâm đến trách nhiệm và công tác của mình

3 Một số chế độ khác khi tính lương:

3.1 Chế độ thưởng:

Tiền thưởng thực chất là khoản tiền bổ sung cho tiền lương nhằm quán triệt hơn nguyên tắc phân phí lao động và nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp

Tiền thưởng là một trong những biện pháp khuyến khích vật chất đối với người lao động trong quá trình làm việc Qua đó nâng cao năng xuất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, rút ngắn thời gian làm việc

+ Đối tượng xét thưởng:

Lao động có thời gian làm việc tại daonh nghiệp từ một năm trở lên Có đóng góp vào kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

+ Mức thưởng : mức thưởng một năm không thấp hơn một tháng lương theo nguyên tắc sau :

Căn cứ vào kết quả đóng góp của người lao động đối với doanh nghiệp thể hiện qua năng xuất lao động, chất lượng công việc

Căn cứ vào thời gian làm việc tại doanh nghiệp

+ Các loại tiền thưởng : Tiền thưởng bao gồm tiền thưởng thi đua ( lấy từ quĩ khen thưởng) và tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh ( thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh sáng kiến)

Tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh (thường xuyên) : hình thức này có tính chất lương, đây thực chất là một phần của quỹ lương được tách ra để trả cho người lao độngdưới hình thức tiền thưởng cho một tiêu chí nhất định

Tiền thưởng về chất lượng sản phẩm : Khoản tiền này được tính trên cơ sở tỷ lệ qui định chung (không quá 40%) và sự chênh lệch giá giữa sản phẩm cấp cao và sản phẩm cấp thấp

Tiền thưởng thi đua : (không thường xuyên ): Loại tiền thưởng này không thuộc quỹ lương mà được trích từ quỹ khen thưởng, khoản tiền này được trả dưới hình thức phân loại trong một kỳ (Quý, nửa năm, năm)

3.2 Chế độ phụ cấp:

- Phụ cấp trách nhiệm: Nhằm bù đắp cho những người vừa trực tiếp sản xuất hoặc làm công việc chuyên môn nghiệp vụ vừa kiện nhiệm công tác quản lý không thuộc chức vụ lãnh đạo bổ nhiệm hoặc những người làm việc đòi hỏi trách nhiệm cao chưa được xác định trong mức lương Phụ cấp trách nhiệm

III KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1 Các chứng từ sử dụng:

Theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về chế độ chứng từ kế toán lao động tiền lương, kế toán sử dụng các chứng từ sau:

+ Bảng chấm công số 01 – LĐ - TL + Bảng thanh toán lương số 02 – LĐ - TL + Phiếu chi BHXH số 03 – LĐ - TL

+ Bảng thanh toán BHXH số 04 – LĐ - TL + Bảng thanh toán tiền thưởng số 05 – LĐ - TL

+ Phiếu xác nhận SP hoặc công việc hoàn thành số 06 – LĐ - TL Ngoài các chưngs từ bắt buộc theo quy định của Nhà nước, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng theo các chứng từ kế toán hướng dẫn như sau:

+ Phiếu làm thêm giờ số 076 – LĐ - TL + Hợp đồng giao khoán số 08 – LĐ - TL

+ Biên bản điều tra tai nạn lao động số 09 – LĐ - TL

2 Hạch toán số lương lao động:

Hạch toán số lượng lao động là hạch toán số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc và trình độ tay nghề của công nhân

Trong công ty, việc theo dõi các chi tiết về số lượng lao động được thực hiện trên gọi là danh sách cán bộ công nhân viên trong đó có chi tiết về số lượng lao động theo từng bộ phận nhằm thường xuyên nắm chắc số lượng lao động hiện còn của đơn vị

3 Hạch toán sử dụng thời gian lao động:

Là hạch toán sử dụng thời gian lao động đối với từng công nhân trong doanh nghiệp, kế toán dựa vào bảng chấm công sổ tổng hợp thời gian lao động

Để quản lý thời gian lao động, các doanh nghiệp sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lý lao động của mỗi doanh nghiệp như chấm công,

4 Hạch toán kết quả gian lao động:

Là phản ánh kết quả ghi chép lao động của công nhân viên bằng số lượng sản phẩm hàng tháng Kế toán phải lập bảng thanh toán tiền lương cho từng phân xưởng sản xuất, từng phòng ban, từ đó làm căn cứ để tính lương cho từng người Trong bảng thanh toán lương phải ghi rõ từng khoản tiền lương sản phẩm, lương thời gian, các khoản phụ cấp, trợ cấp, khấu trừ, số còn lại người lao động được lĩnh

Việc hạch toán số lượng lao động, thời gian sử dụng lao động và kết qủa lao động có tầm quan trọng rất lớn trong công tác quản lý và chỉ đạo sản xuất, đồng thời cũng là tiền đề cho việc hạch toán tiền lương và BHXH

IV KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

1 Hạch toán chi tiết tiền lương và BHXH:

Công tác phải làm trước tiên của việc hạch toán kế toán tiền lương là kiểm tra các chứng từ ban đầu về tiền lương như: Bảng chấm công, phiếu báo sản phẩm hoàn thành, do nhân viên các phân xưởng đưa lên

Nội dung chứng từ sau khi kiểm tra sẽ là căn cứ để tính lương cho từng công nhân của từng đơn vị, từng phân xưởng sản xuất

Xuất phát từ yêu cầu sản xuất có tính kế hoạch và giá thành được tính theo khoản mục chi phí nên việc tính toán và phân bổ tiền lương, BHXH, phải căn cứ trên những quy định sau:

1.1 Phân bổ tiền lương và giá thành sản phẩm:

- Tiền lương chính của công nhân sản xuất sản phẩm được tính trực tiếp cho từng sản phẩm và phản ánh vào tài khoản 622 “Chi phí nhân công trực tiếp” (theo khoản mục tiền lương)

- Tiền lương phụ cấp của công nhân sản xuất được phân bổ với tỷ lệ với lương chính khoản mục tiền lương và phản ánh vào tài khoản 622

- Tiền lương chính và phụ của cán bộ công nhân viên quản lý phân xưởng và sửa chữa máy móc, thiết bị của phân xưởng sản xuất chính được hạch toán vào tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung”

- Tiền lương chính, phụ của cán bộ quản lý doanh nghiệp được phản ánh vào tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”

1.2 Trích bảo hiểm xã hội:

Trích BHXH tỷ lệ 20% trên tổng số tiền lương cơ bản cho cán bộ công nhân viên, trong đó 15% được trích và tính trực tiếp ào giá thành sản phẩm theo quy định sau:

- Trích BHXH của công nhân trực tiếp sản xuất được hạch toán vào tài khoản 622

- Trích BHXH của cán bộ công nhân quản lý phân xưởng và công nhân sửa chữa máy móc, thiết bị của phân xưởng sản xuất chính được hạch toán vào tài khoản 627

- Trích BHXH của cán bộ quản lý đơn vị được hạch toán vào tài khoản 642

- Trích BHXH của công nhân phân xưởng sản xuất phụ được hạch toán vào tài khoản 622

1.3 Trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất sản phẩm:

Mục đích trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân làm cho giá thành sản phẩm ổn định, ít bị đột biến tăng lên trong trường hợp công nhân nghỉ phép dồn dập vào một tháng đặc biệt nào đó trong năm kế hoạch

Do vậy, cần phải trích trước lương của công nhân trực tiếp sản xuất, thể hiện như sau:

Tiền lương nghỉ phép Tiền lương thực Tỷ lệ trích trích trước hàng tháng = chi của tháng X trước lương tính vào giá thành SP đã tính cho từng SP nghỉ phép Trong đó:

Tỷ lệ trích trước lương nghỉ phép = X 100

1.4 Chứng từ và tài khoản kế toán:

Hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ chủ yếu sử dụng các chứng từ về tính toán tiền lương, tiền thưởng, BHXH như:

- Bảng thanh toán tiền lương mẫu số 02 – LĐ - TL - Bảng thanh toán BHXH mẫu số 04 – LĐ - TL - Bảng thanh toán tiền thưởng mẫu số 05 – LĐ - TL

- Các phiếu chi, chứng từ các tìa liệu khác về các khoản khấu trừ, trích nộp liên quan Các chứng từ trên có thể làm căn cứ để ghi sổ trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi sổ kế toán

Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ sử dụng các tìa khoản chủ yếu: TK334, TK338

Tài khoản 334: Phải trả công nhân viên

∑lương nghỉ phép

CNSX trong năm kế hoạch

∑lương phải trả cho công nhân sản xuất

Dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho CNV về tiền lương, tiền thưởng, BHXH các khoản thuộc về thu nhập của CNV

Tài khoản 338: Phải trả, phải nộp khác

Dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp khác

TK 338 chi tiết làm 6 tiểu khoản:

- 3381 : Tài sản thừa chờ giải quyết - 3382 : Kinh phí công đoàn

- 3383 : Bảo hiểm xã hội - 3384 : Bảo hiểm y tế

- 3387 : Doanh thu nhận trước - 3388 : Phải nộp khác

Ngoài ra các tài khoản 334, 338, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn phải sử dụng đến các tài khoản như:

TK622 : Chi phí nhân công trực tiếp TK627 : Chi phí sản xuất chung TK641 : Chi phí bán hàng

TK642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp,

Sổ kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:

Căn cứ vào từng hình thức kế toán mà doanh nghiệp hiện đang áp dụng, kế toán tiền lương mở những sổ sách kế toán cho thích hợp

Trong hình thức kế toán chưngs từ ghi sổ mà Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn đang sử dụng, kế toán tiền lương sử dụng các sổ: Sổ cái tài khoản 334, tài khoản 338 (mở theo chi tiết)

Để phân bổ chi phí hoặc hạch toán các khoản trích trước, kế toán có thể sử dụng bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương

1.5 Tổng hợp phân bổ tiền lương, trích BHXH, BHYT, KPCĐ:

Hàng tháng, kế toán tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ cho từng đối tượng, từng bộ phận và tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ được thực hiện trên bảng phẩn bổ tiền lương và trích BHXH

Ngoài tiền lương và các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn, bảng phân bổ còn phải phản ánh việc trích trước lương của công nhân, cán bộ các đơn vị Hàng tháng, trên cơ sở các chứng từ tập hợp được, kế toán tiến hành phân loại và tiến hàng tính lương phải trả cho từng đối tượng lao động, trong phân bổ tiền lương, các khoản phụ cấp khác để ghi vào các cột thuộc phần Ghi có của tài khoản 334 “ Phải trả CNV” ở các dùng phù hợp

Căn cứ vào tiền lương phải trả và tỷ lệ trích trước theo quy định hiện hành của Nhà nước về trích BHXH, BHYT, KPCĐ để trích và ghi vào các cột Ghi có của TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” theo chi tiết tiểu khoản phù hợp

Ngoài ra, kế toán còn phải căn cứ vào các tài liệu liên quan để tính và ghi vào cột có TK 335 “Chi phí phải trả”

1.6 Kế toán tổng hợp tiền lương, trích BHXH, BHYT, KPCĐ:

Kế toán căn cứ và các chứng từ, các biểu bảng đã được tính liên quan để thực hiện việc hạch toán trên sổ sách;

- Tiền lương phải trả: Kế toán ghi:

Nợ TK241 : Tiền lương CN XDCB, sửa chữa TSCĐ (nếu có) Nợ TK622 : Tiền lương phải trả cho CN trực tiếp SX

Nợ TK627 : Tiền lương phải trả cho lao động gián tiếp và nhân viên quản lý xưởng

Nợ TK641 : Tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng (nếu có)

Nợ TK642 : Tiền lương phải trả cho bộ phận quản lý doanh nghiệp

Có TK334 : Tổng số tiền lương phải trả cho CBCNV trong tháng

Kế toán ghi:

Nợ TK 622, 627, 641, 642, 241 : Phần tính vào chi phí SXKD Nợ TK 334 : Phần trừ vào thu nhập của CNV Có TK 338 (tiểu khoản) : Tổng số phải trích

- Tính BHXH phải trả CNV:

Trường hợp CNV bị ốm đau, thai sản kế toán phản ánh theo định khoản phù hợp tuỳ vào từng quy định cụ thể và việc sử dụng quỹ BHXH ở đơn vị

Trường hợp phân cấp quản lý, sử dụng quỹ BHXH đơn vị được giữ lại một phần BHXH trích trước để tiếp tục sử dụng chi tiêu cho CBCNV bị ốm đau, thai sản Căn cứ vào quy định và tình hình cụ thể, kế toán ghi:

Nợ TK 338(3) : Phải trả BHXH

Có TK334 : Phải trả CNV - Các khoản tính khấu trừ vào thu nhập của CBCNV Nợ TK334 : Tổng số các khoản khấu trừ Có TK 333(8) : Thuế TNDN phải nộp

Có TK 141 : Số tiền tạm ứng trừ vào lương

Có TK 138 : Các khoản bồi thường thiệt hại, vật chất - Thanh toán tiền lương, công, thưởng cho CBCNV:

Nợ TK334 : Các khoản đã thanh toán Có TK 111 : Thanh toán bằng tiền mặt Có TK 112 : Thanh toán bằng tiền gửi - Khi chuyển nộp BHXH, BHYT, KPCĐ:

Nợ TK 338(Chi tiết tiểu khoản) : Số tiền nộp

Có TK111, 112 : Số tiền nộp bằng tiền mặt, tiền gửi - Chi tiêu KPCĐ và để lại quyx KPCĐ doanh nghiệp:

Nợ TK 338(2) : Phải trả, nộp KPCĐ Có TK111,112 : Sốtiền chi trả

Đối với doanh nghiệp không thực hiện việc trích trước lương nghỉ phép của CBCNV thì khi tính lương nghỉ phép của CBCNV thực tế phải ghi:

Nợ TK 622 : Chi phí nhân công Có TK 334 : Phải trả CNV

Trình tự kế toán và các nghiệp vụ kế toán tiền lương và các khoản trích

theo lương được tóm tắt theo bảng dưới đây (trang sau)

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG Sơ

Thanh toán bằng tiền mặt

Trích vào chi phí kinh doanh

Lương phép

Trích trước lương phép

Trích vào

KILOBOOKS.COM

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TƯ VẤN

XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

I MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

1 Qúa trình hình thành và phát triển:

Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Tiền thân trước đây của Công ty là Xí nghiệp thiết kế kiến trúc nông nghiệp Công ty đổi tên, ra đời và được thành lập theo Quyết định số 34 NN-TC/QĐ, ngày 21 tháng 01 năm 1997 của Uỷ ban Nông nghiệp TW – nay là Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Nội dung ngành nghề kinh doanh:

- Lập dự án đầu tư Xây dựng các công trình công nghiệp thực phẩm, dân dụng, nông nghiệp và phát triển nông thôn

- Khảo sát địa hình phục vụ lập dự án và thiết kế các công trình XD - Thiết kế qui hoạch chi tiết các khu dân cư, khu công nghiệp

- Thiết kế và lập tổng dự toán các công trình dân dụng, công nghiệp thực phẩm đến nhóm A; phần XD các công trình CN khác nhóm B, C ; công trình thuỷ lợi đến cấp 4 nhóm C ; công trình giao thông cấp 3

- Phạm vi hoạt động trên địa bàn cả nước

2 Quy mô của Công ty:

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất nước, có sự đầu tư đúng đắn của Nhà nước trong việc phát triển cơ sở hạ tầng, đặt nông nghiệp vào một vị trí mới rất quan trọng giữa các ngành, ngành Tư vấn xây dựng ngày càng phát triển

Hoà mình vào nhịp điệu phát triển đó, Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn đã không ngừng nâng cao năng lực của mình trong sản

Có thể khái quát quá trình hoạt động và tăng trưởng của Công ty quâ một số chỉ tiêu cơ bản sau:

QUY MÔ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG VÀ PTNT

Bảng số: 01

Đơn vị tính: 1.000.000đ

STT

hoạch 2003

2 Gía vốn hàng bán

6.756 6.831 7.206 6.180

4 Các khoản nộp NS

II ĐẶC ĐIỂM CỦA VIỆC TỔ CHỨC VÀ QUY TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH Ở CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

1 Đặc điểm của việc tổ chức sản xuất kinh doanh:

Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn nằm trên địa bàn Hà Nội, khá thuận lợi trong việc tổ chức sản xuất kinh doanh, nhưng do đặc thù là một Công ty chuyên về lĩnh vực tư vấn xây dựng trong phạm vi cả nước nên Công ty đã chia làm hai bộ phận cơ bản là bộ phận lao động trực tiếp và gián tiếp

1.1 Bộ phận lao động trực tiếp:

Sản lượng của Công ty chủ yếu được tạo ra từ bộ phận trực tiếp, đó là các đơn vị thiết kế, các xưởng thiết kế với những chức năng riêng trong lĩnh vực tư vấn

Các đơn vị sản xuất trực tiếp của Công ty bao gồm: + Xưởng thiết kế số1

+ Xưởng thiết kế số 2

+ Phòng kinh tế – Giao thông – Thuỷ lợi + Phòng khoa học – Công nghệ – Môi trường + Đội khảo sát

+ Tổ hoàn thiện

+ Văn phòng đại diện phía Nam

- Các xưởng thiết kế có chức năng chuyên thiết kế các công trình, có đội ngũ cán bộ là các kiến trúc sư, các thạc sỹ xây dựng, có trình độ hiểu biết lớn về xây dựng cũng như là các chuyên gia trong lĩnh vực tư vấn xây dựng và thi công

- Các phòng kinh tế, khoa học, có chức năng riêng trong từng lĩnh vực nhằm thực hiện đúng và hoàn chỉnh hơn trong quy trình tạo ra một sản phẩm thiết kế

1.2 Bộ phận lao động gián tiếp:

Cũng theo mô hình tổ chức của hầu hết các doanh nhiệp khác, bộ phận quản lý – Bộ phận lao động trực tiếp cũng được chia thành:

+ Ban Giám đốc: Bao gồm giám đốc và các phó giám đốc, trong đó có 01 phó giám đốc phụ trách kinh doanh và 01 phó giám đốc phụ trách kỹ thuật – là kiến trúc sư, giám đốc phụ trách chung các hoạt động của Công ty

+ Phòng kế toán: Quản lý công ty trong lĩnh vực tài chính, kế toán nhằm phục vụ và phản ánh đúng, trung thực nhất năng lực của Công ty về tài chính, nhằm đánh giá, tham mưu trong lĩnh vực quản lý cho Ban giám đốc

+ Phòng kinh doanh: Khai thác khách hàng, tìm việc và ký kết các hợp đồng kinh tế, phụ trách việc hoàn thiện các thủ tục thanh toán công nợ cũng như các tài liệu công nợ, nghiệm thu, bàn giao tài liệu, đồng thời phối hợp với phòng kế toán trong việc xác định chính xác công nợ của khách hàng, có kế hoạch thu nợ và khai thác khách hàng,

+ Phòng tổ chức hành chính – Nhân sự: Quản lý công ty trong lĩnh vực hành chính, nhân sự nhằm đáp ứng kịp thời và đúng nhất cho hoạt động của Công ty, đánh giá đúng nhất năng lực cán bộ cả veef hình thức và chất lượng lao động để tham mưu cho Ban giám đốc từ đó có sự phân công lao động phù hợp năng lực nhất

SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY Sơ đồ số: 02

(trang sau)

Giám đốc

PGĐ phụ trách kinh doanh, tiếp thị

PGĐ phụ trách kỹ thuật sản xuất

Các xưởng sản xuất

Phòng tài chính kế

toán

Phòng KD tiếp thị

Phòng hành chính

Phòng tổ chức lao

tế giao thông

thuỷ lợi

Phòng khoa

học công nghệ

môi trường

lợi

Đội

khảo

sát

Tổ

hoàn

thiện

Văn phòng

đại diện phía Nam

2 Đặc điểm của quy trình công nghệ sản xuất:

- Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng, phòng kinh doanh giao Hợp đồng cho các phòng ban như phòng kế toán, hành chính, ban giám đốc, từ đó căn cứ vào năng lực và chức năng của các đơn vị sản xuất để ký kết hợp đồng giao khoán nội bộ cho cá nhân làm chủ nhiệm đồ án, có sự quản lý của xưởng trưởng

- Thực hiện sản xuất: Do đặc thù của từng dự án trong từng hợp đồng kinh tế mà chủ nhiệm đồ án thực hiện công việc của mình Nhìn chung, quy trình như sau:

+ Khảo sát: Chủ nhiệm đồ án phối hợp cùng đội khảo sát đi tiến hành

khảo sát hiện trạng, sơ bộ hiện trường thực hiện dự án để có đánh giá ban đầu về dự án có khả thi hay không Đội khảo sát tiến hành đánh giá cùng các chỉ tiêu khảo sát để có kết luận của mình về địa hình, địa chất công trình

+ Lập dự án tiền khả thi, khả thi: Sau khi có quyết định cho phép lập

dự án của đơn vị chủ quản, chủ nhiệm đồ án có thể tự hặc phối hợp để lập một dự án tiền khả thi ban đầu cho dự án Khi dự án có tính chất khả thi và thực hiện được thì tiến hành viết dự án khả thi chính thức Tuy nhiên không phải dự án nào cũng cần phải có tiền khả thi, có hay không phụ thuộc vào từng đặc thù của dự án về vốn cũng như yêu cầu của Bên A(phía chủ đầu tư)

+ Thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công: Nếu bước tiếp theo của Hợp đồng

trên có phần thiết kế, chủ nhiệm đồ án phối hợp cùng các đơn vị thiết kế, theo cá nhân tiến hành khảo sát lần nữa bước thiết kế sơ bộ, hay chính thức về thi công hay kỹ thuật, tuỳ theo đặc thù của dự án thực hiện

+ Nghiệm thu, bàn giao tài liệu: Khâu này cần sự phối hợp đồng bộ của

các bộ phận, cá nhân tham gia dự án với tổ hoàn thiện và phòng kinh doanh, bên A, thực hiện nghiệm thu đã làm trên để xác định công nợ ban đầu cho khách hàng, giao bộ hồ sơ, tài liệu (đã ký) cho bên A khi công nợ được xác nhận và có thể đã thu được tiền

+ Phòng kinh doanh: Đóng vai trò quan trọng trong việc đi duyệt

những kết quả mà các đơn vị đã làm được với các bộ chủ quản, kho bạc,

+ Phòng kế toán: Có chức năng thu nợ, theo dõi và hạch toán chi phí

Sản phẩm thiết kế Các đơn vị, cá nhân

tham gia Chủ nhiệm đồ án HĐ

giao việc Thông tin

Phối hợp Kết

hợp tạo ra SP thiết

kế

Kế toán

Kết hợp xác định khối lượng

thiết kế v công nợ Xác định

v đối chiếu công nợ, thanh

toán

Chi phí thực hiện Dự án

• Trưởng phòng:

Phụ trách chung chịu trách nhiệm trước Giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng như các hoạt động khác của Công ty có liên quan tới tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của Công ty

Tổ chức công tác Kế toán thống kê trong Công ty phù hợp với chế độ tài chính của Nhà nước

Thực hiện các chính sách chế độ công tác tài chính Kế toán

Kiểm tra tính pháp lý của các loại hợp động Kế toán tổng hợp vốn kinh doanh, các quỹ Xí nghiệp trực tiếp chỉ đạo kiểm tra giám sát phần nghiệp vụ đối với các cán bộ thống kê Kế toán các đơn vị trong Công ty

• Phó phòng kiêm Kế toán tổng hợp

Ngoài công việc của người Kế toán phân xưởng sóng ra còn phải giúp vịêc cho Kế toán trưởng, thay mặt Kế toán trưởng giải quyết các công việc khi trưởng phòng các phần việc được phân công

• Kế toán tiền mặt và thanh toán

Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu, chi cùng thủ quỹ kiểm tra đối chiếu sử dụng tồn quỹ sổ sách và thực tế theo dõi chi tiết các khoản ký quỹ

• Kế toán tiền lương

Thanh toán lương thưởng phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của Giám đốc; thanh toán BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định ; theo dõi

31việc trích lập và sử dụng quỹ lương của Công ty ; thanh toán các khoản thu, chi của công đoàn

v tiền

gửi Ngân

h ng

Kế

toán công

Kế

toán

tiền

Thủ quỹ

Công

Đối chiếu Tổng hợp

3.2 Hình thức hạch toán kế toán:

Để phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, Công ty

dùng hình thức Chứng từ ghi sổ, theo sơ đồ sau:

SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ Sơ

đồ số: 05

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chi tiết

Các báo cáo Bảng cân đối

số phát sinh Sổ cái Chứng từ

ghi sổ Bảng tổng hợp

chứng từ gốc

Sổ quỹ tiền mặt Sổ, thẻ kế toán

chi tiết