chứng từ.
Hệ thống chứng từ bắt buộc của Nhà nớc ban hành chỉ phù hợp với tổ chức công tác kế toán thủ công, khi xử lý bằng máy tính ta thấy có nhiều bất cập (chủng loại chứng từ kế toán khá nhiều gây khó khăn cho khâu nhập chứng từ và khâu xử lý chứng từ, các yếu tố của chứng từ rất thiếu thông tin khi cung cấp các thông tin quản trị, đặc biệt là rất khó phân loại để tập hợp theo đối tợng quản lý vì ít dùng mã đối tợng, gây ra sự lộn xộn khi nhận dạng đối tợng). Khi áp dụng kế toán máy cần tìm cách giảm bớt các nhợc điểm đó. Cụ thể:
- Những chứng từ có mẫu tơng tự nhau có thể ghép thành một nhóm và bổ sung thêm thông tin nhận dạng từng loại chứng từ ngay trong yếu tố “số chứng từ”.
- Trên mỗi chứng từ kế toán sau khi xử lý nghiệp vụ phải có thông tin cơ bản sau: Số chứng từ, ngày lập chứng từ, nội dung chứng từ, định khoản nợ- có, số tiền.
Ngoài ra, để mở các sổ chi tiết tập hợp CPSX, tính giá thành sản phẩm cần bổ sung thêm các thông tin sau (nếu còn thiếu): mã nợ (có): ghi mã đối tợng theo chi tiết gắn với tài khoản nợ (có); vụ việc, sản phẩm.
Riêng với các đối tợng kế toán là nguyên vật liệu, sản phẩm hàng hóa thì cần phải có thêm các thông tin: mã vật t (hàng hóa), đơn vị tính, khối lợng, đơn giá, %VAT, tài khoản thuế, mã kho nhập/xuất.
Khi lập các chứng từ phải ghi đầy đủ các yếu tố trên chứng từ, trong đó các yếu tố dùng mã bắt buộc phải ghi đúng theo hệ thống mã đã đợc xây dựng và đã ban hành trong DN (gồm mã tài khoản, mã đối tợng).
Dù làm kế toán thủ công hay kế toán máy thì quy trình luân chuyển chứng từ vẫn dựa trên nền là quy trình luân chuyển chứng từ khi thực hiện kế toán theo kiểu thủ công. Để dung hòa 2 cách làm kế toán bằng thủ công và bằng máy, có thể thiết kế một quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tập hợp CPSX, tính giá thành sản phẩm cho một DN sản xuất độc lập theo quy trình ở Phụ lục 10.
Nên tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán theo mô hình: Các chứng từ kế toán đ- ợc lập, dùng hai liên cho bộ phận kế toán. Một liên của tất cả các chứng từ đợc đa về một bộ phận kế toán gọi là bộ phận nhập dữ liệu- để nhập toàn bộ các chứng từ này vào máy chủ trong mạng, còn một liên kia dùng để kiểm tra quá trình nhập có sai sót không. Tổ chức kiểm tra có thể do kế toán ở các bộ phận tự kiểm tra các chứng từ kế toán của mình thực hiện hoặc thành lập một bộ phận riêng để thực hiện việc này.
Việc luân chuyển chứng từ kế toán nh hiện nay gây ra sự trùng lắp thông tin, do đó phải tổ chức khử thông tin trùng lắp. Có nhiều cách để làm việc này song chủ yếu là hai cách sau:
Cách 1: Khử trùng thủ công- Để tránh trùng lắp phải khử trùng trớc khi nhập dữ liệu vào máy, tức là chọn ra các chứng nào đợc nhập vào máy, chứng từ nào không nhập để tránh trùng lắp.
Theo cách này, thờng ngời ta quy định chỉ nhập vào máy các chứng từ nào liên quan đến số phát sinh phải ghi có của tài khoản liên quan trong định khoản kế toán.
Sau khi nhập xong chứng từ, phải tổ chức kiểm tra việc nhập có sai sót không, nếu có phải tiến hành sửa chữa ngay rồi mới tiến hành xử lý và lu trữ.
Cách 2: Khử trùng bằng máy tính nhờ chơng trình - Theo cách này, ở mỗi bộ phận kế toán đều nhập mọi chứng từ thuộc phần hành của mình vào máy giống nh làm thủ công. Tất cả các chứng từ đợc nhập vào máy đều đợc lu trữ tập trung tại máy chủ. Sau đó dùng kỹ thuật lập trình để loại các chứng từ trùng lắp. Việc nhận dạng các chứng từ trùng nhau dựa vào số chứng từ nên khi nhập số chứng từ phải đặc biệt chú ý để tránh sai sót.
Quy trình xử lý chứng từ thể hiện trong phụ lục 11.