Xuất phát từ đặc điểm của các DNSXDP là có rất nhiều loại sản phẩm, chu kỳ sản xuất ngắn, vật liệu đa toàn bộ vào sản xuất ngay từ đầu quy trình công nghệ để sản
xuất theo lô, mẻ trong từng phân xởng nên thông thờng TK621 đợc chi tiết rất nhiều mã (có hàng trăm mã) (Ví dụ: Công ty CP TRAPHACO), tuy nhiên, có nhiều DN lại không tổ chức mã hóa TK621 chi tiết (Ví dụ: Công ty CP Dợc Phẩm Hà Nội, Xí nghiệp Dợc Phẩm TW I) (xem Phụ lục 3). Nhìn chung, phơng pháp mã hóa tài khoản giữa các DN thờng không giống nhau.
Chi phí NVL phát sinh chủ yếu phục vụ cho nhiệm vụ sản xuất sản phẩm. Do đặc thù của ngành dợc cần có sự chính xác cao và đồng thời để tránh đợc sự lãng phí trong quá trình sản xuất sản phẩm, các DNSXDP bao giờ cũng lập định mức chi phí về NVL cho các sản phẩm cụ thể. Và định mức đó sẽ là cơ sở để xác định số lợng nguyên vật liệu xuất cho từng lô hàng cụ thể. Các phiếu xuất vật t cho sản xuất mặt hàng nào, thuộc mẻ nào, lô sản xuất số mấy, thuộc phân xởng nào đều đợc thể hiện trên chứng từ cho phép kế toán nhập dữ liệu vào máy theo đúng đối tợng chi phí.
Ví dụ: Phiếu xuất kho ngày 01 tháng 12 năm 2004 dùng để sản xuất nớc súc miệng T-B (Phụ lục 5 ) của Công ty Cổ Phần TRAPHACO sẽ là cơ sở để kế toán vật t và kế toán CPSX nhập vào máy( Xem màn hình nhập liệu chứng từ này ở phụ lục 6 ). Đơn giá xuất kho tùy thuộc vào chơng trình có thể cho phép áp dụng bất kỳ phơng pháp nào mà DN áp dụng. (ở Công ty Cổ Phần TRAPHACO áp dụng phơng pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho theo đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ nên khi xuất kho trên phiếu xuất cha có đơn giá, cuối tháng mới tính đợc đơn giá xuất kho và mới có cơ sở để hạch toán vào chi phí NVL trực tiếp (Xem sổ cái TK152 (biểu số 1), sổ cái TK 621 (biểu số 2)- Công ty Cổ Phần TRAPHACO). Cuối kỳ bằng các thao tác kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vào tài khoản chi tiết 154 tơng ứng với mã của TK 621. (Ví dụ: tài liệu của công ty TRAPHACO tháng 12 năm 2004 với n- ớc súc miệng T-B: Nợ TK 154N03/Có TK 621N03: 84.435.837). ( Xem Sổ cái các TK 621 (biểu số 2), sổ cái TK154 (biểu số 3)- Công ty Cổ Phần TRAPHACO).
Đặc biệt có những DN không sử dụng TK 621 để hạch toán, kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp mà tài khoản 621 chỉ là trung gian để theo dõi vật t cho từng lô, mẻ, tức là không định khoản khoản chi nguyên vật liệu dùng cho sản xuất trực tiếp theo định khoản: Nợ TK 621/ Có TK 152, rồi cuối tháng kết chuyển sang TK 154 theo định khoản: Nợ TK 154/ Có TK 621 nh theo chế độ hiện hành mà lại
định khoản nh sau: Nợ TK 154/ Có TK 152. ( Ví dụ: ở Xí nghiệp Dợc Phẩm TWI, Công ty CP Dợc Phẩm Hà Tây).(Xem Bảng phân bổ Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tháng 01/ 2005 của Công ty CP Dợc Phẩm Hà Tây (Biểu số 4).
Đa số các phần mềm mà các DNSXDP hiện nay đang áp dụng đều có phần hành kế toán vật t hoàn toàn tự động và phần mềm có thể tự động in ra tất cả các biểu mẫu kế toán liên quan đến phần hành này theo quy định hiện hành.