hình thức kế toán
Hầu hết các DN đã thấy rõ u việt của việc áp dụng kế toán máy cho nên hầu hết các DN đều lựa chọn mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung. Có nhiều DN mặc dù địa bàn hoạt động rộng (các DNSXDP thờng có thị trờng tiêu thụ rộng khắp trong cả nớc) nhng vẫn lựa chọn mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung.( Ví dụ: Tại Công ty Cổ Phần TRAPHACO, trụ sở chính của công ty đặt tại Hà Nội, công ty có một chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh và có các đại lý phân phối thuốc trên cả nớc nhng công ty vẫn lựa chọn mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung).
Công việc xử lý dữ liệu trên máy đợc tiến hành nh sau:
Kế toán trởng và các kế toán viên có thể trực tiếp sử dụng các máy vi tính tại phòng kế toán để nhập dữ liệu và in ra các báo cáo kế toán khi cần thiết đúng thời hạn quy định. ở phòng kế toán trung tâm (tại số 75 Yên Ninh- Ba Đình- Hà Nội) thực hiện toàn bộ các khâu của công tác kế toán, từ thu nhận, xử lý, luân chuyển chứng từ, ghi sổ, lập báo cáo … ở chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh và các đại lý phân phối trực thuộc công ty chỉ có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu rồi định kỳ gửi chứng từ gốc về phòng kế toán trung tâm để xử lý. Còn tại Hà Nội thì các chứng từ gốc đợc chuyển thẳng lên phòng kế toán trung tâm. Sau khi nhận đợc chứng từ kế toán, các bộ phận kế toán tập trung tại phòng kế toán của công ty sẽ tiến hành phân loại và luân chuyển chứng từ tới bộ phận kế toán liên quan. Việc nhập số liệu cũng đợc tiến hành ngay tại phòng kế toán trung tâm, việc đối chiếu, kiểm tra sổ sách đợc tiến hành kịp thời. Khi phát hiện sai sót ở bộ phận kế toán nào thì bộ phận kế toán đó có trách nhiệm tìm và sửa chữa sai sót ngay. Chính vì vậy, việc kiểm tra, giám sát của kế toán trởng và giám đốc công ty đối với công tác kế toán đ-
ợc liên tục, kịp thời. (Xem Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở công ty TRAPHACO- Phụ lục 4).
Có khá nhiều các DN áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ . (Ví dụ: Xí nghiệp Dợc Phẩm TW I, Công ty CP Dợc Hà Nội) để giảm bớt khối lợng ghi chép trên sổ kế toán tổng hợp, điều đó là cha phù hợp với việc áp dụng kế toán máy bởi vì việc lập các báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị trên phần mềm kế toán bao giờ cũng đợc xử lý trực tiếp trên các chứng từ gốc, không có việc ghi sổ kế toán chi tiết và ghi sổ kế toán tổng hợp riêng biệt.
Có một số DN sử dụng hình thức Nhật ký chung (Ví dụ: Công ty Cổ phần TRAPHACO). ở các DN đã áp dụng kế toán máy, trong hệ thống sổ kế toán thờng không sử dụng các nhật ký chuyên dùng để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế chính theo thời gian phát sinh nghiệp vụ kinh tế mà tất cả các nghiệp vụ kinh tế đợc ghi qua Nhật ký Chung rồi ghi vào Sổ Cái. Đây là việc làm sáng tạo để làm giảm bớt khối lợng công việc khử trùng do một nghiệp vụ đợc ghi đồng thời ở nhiều sổ nhật ký chuyên dùng khác nhau mà với máy tính vẫn đáp ứng đợc yêu cầu quản trị CPSX, giá thành sản phẩm của DN.