ở hầu hết các DNSXDP, khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hàng tháng đã đợc tổng hợp theo từng đối tợng, sản phẩm. Còn với khoản mục chi phí nhân công trực tiếp thì có một số DN tập hợp trực tiếp theo từng đối tợng, sản phẩm còn ở một số DN thì khoản mục này lại đợc tập hợp chung sau đó mới phân bổ cho từng đối tợng, sản phẩm nh khoản mục CPSX chung. Các CPSX chung đợc tổng hợp theo các yếu tố CPSX (theo các tài khoản cấp 2). Vì vậy, đến cuối tháng, kế toán cần phải thực hiện các công việc phân bổ chi phí gián tiếp (CPSX chung, chi phí nhân công trực tiếp (nếu trong tháng chi phí nhân công trực tiếp đợc tập hợp chung cho các đối tợng, sản phẩm)) theo những tiêu thức thích hợp. Trong chơng trình phân bổ của các phần mềm có thể cho phép DN lựa chọn rất nhiều tiêu thức phân bổ khác nhau. Tuy nhiên, các DN lại không sử dụng hết các tính năng, tác dụng của phầm mềm nên chi phí nhân công trực tiếp (nếu phải phân bổ) và toàn bộ CPSX chung đợc phân bổ vào các sản phẩm theo cùng một tiêu thức (thậm chí là phân bổ “ bốc
thuốc” không theo một tiêu chuẩn nào cả - mà tùy thuộc vào tình hình và yêu cầu thực tế của DN mà lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ tại thời điểm đó sao cho đáp ứng đ- ợc yêu cầu của DN. Nh vậy, sẽ không đảm bảo nguyên tắc nhất quán) . Theo tôi, các DN cần phải tổ chức phân bổ chi phí chung một cách hợp lý theo từng yếu tố CPSX trên cơ sở tài khoản cấp 2 của CPSX chung đã tập hợp. Khi đó, chơng trình kết chuyển chi phí, tính giá thành sản phẩm không cần phải kết chuyển tài khoản cấp 2 sang tài khoản trung gian (VD: chơng trình kết chuyển TK 6271,6272,6273 sang… TK6277 trung gian ở công ty TRAPHACO- Phụ lục 13 ) mà chỉ cần thực hiện kết chuyển 2 lần:
- Kết chuyển lần một các Tk 6271,6272, ,622 (nếu trong tháng chi phí nhân công… trực tiếp đợc tập hợp chung cho các sản phẩm) và kết chuyển lần một cho các TK 621 chi tiết, 622 chi tiết (nếu trong tháng chi phí nhân công trực tiếp đợc tập hợp riêng theo từng tối tợng, sản phẩm) sang TK 154 chi tiết.
- Kết chuyển lần hai:
+ Kết chuyển lần hai “đích danh” các TK621,622 chi tiết để tập hợp trực tiếp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp cho từng sản phẩm sản xuất hoàn thành.
+ Kết chuyển và phân bổ lần hai nhóm TK “không đích danh” 6271,6272, ,6278,622 (nếu có) để thực hiện phân bổ chi phí nhân công trực tiếp và CPSX …
chung theo từng yếu tố chi phí (mỗi lần phân bổ các TK chi tiết có thể dùng các tiêu thức khác nhau) cho sản phẩm sản xuất hoàn thành.
Sau khi thực hiện các thao tác phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, chơng trình có thể cho phép xem, in những sổ, thẻ giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ theo yêu cầu quản trị DN. Các thông tin đó là cơ sở để các đối tợng sử dụng thông tin phân tích, đánh giá và ra quyết định. DN có thể đề xuất các hãng sản xuất phần mềm cài đặt các mẫu biểu báo cáo theo yêu cầu của DN qua từng giai đoạn, từng thời kỳ.
3.1.10 Đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán.
Cùng với việc trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc áp dụng kế toán máy, DN cần hợp tác với các lập trình viên để đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán của
DN am hiểu về chơng trình sử dụng. DN tổ chức các lớp đào tạo tin học cơ bản giúp cho các cán bộ kế toán có điều kiện học hỏi, phát triển tài năng.
Đội ngũ cán bộ kế toán là đối tợng chính để điều khiển hệ thống chơng trình. Do vậy, đội ngũ này phải giỏi thì mới có khả năng khai thác hết tính năng, tác dụng của phần mềm kế toán và có ý kiến đề xuất với các nhà lập trình có những thay đổi theo yêu cầu của DN.
Khi tiến hành áp dụng khoa học công nghệ mới nói chung và kế toán máy nói riêng, DN có thể tuyển thêm các chuyên gia máy tính riêng để điều khiển hệ thống khi có sự cố xảy ra và kiên quyết chuyển công tác những nhân viên có năng lực kém, tiếp thu chậm. Để DN thực sự vững mạnh, yếu tố đầu tiên DN cần phải xem xét đó là yếu tố con ngời. Đây là nguồn tài nguyên vô giá của DN và là “ công cụ” giúp cho DN có lợi thế cạnh tranh trên thị trờng.