phẩm.
Nguyên tắc chung để mã hóa các đối tợng quản lý là: Từ mã tài khoản tổng hợp ta bổ sung thêm các nhóm ký tự là chữ hoặc số để thành mã của tài khoản chi tiết.
Sau khi xây dựng xong bộ mã, phải lập một tệp từ điển tơng tự nh khi mã hóa tài khoản.
Song song với các đòi hỏi trong chơng trình kế toán phải đạt đợc, DN phải thông báo sử dụng thống nhất bộ mã đến tất cả các cá nhân, bộ phận có liên quan tới bộ mã trong DN, quy định ngày áp dụng cụ thể. Nghiêm cấm mọi hành vi tự ý sửa
chữa, thay đổi các từ mã trong bộ mã. Trong trờng hợp cần thiết phải có sự thay đổi trong bộ mã, phải thông báo tới từng cá nhân, bộ phận có liên quan về sự thay đổi đó.
Vấn đề mã hóa các đối tợng quản lý là bắt buộc phải thực hiện khi áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán, đặc biệt kế toán CPSX, giá thành sản phẩm. Việc mã hóa trực tiếp cho các đối tợng quản lý quyết định trực tiếp tới khả năng cung cấp thông tin kế toán quản trị ở DN trong điều kiện áp dụng kế toán máy.
Các đối tợng quản lý liên quan đến CPSX, giá thành sản phẩm bao gồm: nguyên vật liệu, TSCĐ, cán bộ công nhân viên, phân xởng, thành phẩm…
Đối với hệ thống đối tợng có số lợng đối tợng cần theo dõi ít thì có thể sử dụng hệ thống tài khoản rồi hệ thập phân để chi tiết hoặc kết hợp với chữ cái gợi nhớ tên đối tợng (+) hệ thập phân. (Ví dụ: Trích mã hóa tài khoản chi tiết của công ty Cổ Phần TRAPHACO- phụ lục 3).
Đối với danh mục công nhân viên, vật t, tài sản cố định phải yêu cầu lập báo… cáo theo nhóm đối tợng thì sử dụng mã phân cấp, mức độ phân cấp và độ dài các cấp tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và số lợng đối tợng trong nhóm.