Phần lớn các DN áp dụng hình thức lơng sản phẩm với đơn giá đã đợc DN quy định cho từng tháng. Cuối tháng, khi có “Phiếu xác nhận khối lợng sản phẩm hoàn thành” của từng phân xởng báo lên, bộ phận tiền lơng sẽ tính tiền lơng thực tế phải trả cho từng phân xởng trong tháng. (Xem biểu số 5- Tổng hợp chi lơng và chi phí sản phẩm phân xởng viên của Công ty Cổ Phần Dợc Phẩm Hà Nội tháng 01/2005). Sau khi đã tính toán đợc tổng quỹ lơng phải trả cho từng phân xởng trong tháng (Ví dụ: Xem biểu số 6- Bảng tổng hợp phân bổ tiền lơng của XN Dợc Phẩm TW I), nhân viên hạch toán sẽ căn cứ vào bảng chấm công để tính lơng của từng công nhân sản xuất trong phân xởng. Tại phân xởng, công nhân có những cấp bậc, tay nghề khác nhau, thợ bậc cao phụ trách những công việc quan trọng, đòi hỏi kỹ thuật cao sẽ đợc trả mức lơng tơng xứng với năng lực của họ. Cụ thể:
Lơng 1 Công nhân = Lơng bình quân ngày x Ngày công thực tế trong tháng theo cấp bậc trong tháng.
Bên cạnh đó, có những DN áp dụng hình thức trả lơng kết hợp cả lơng thời gian và lơng theo sản phẩm, cụ thể nh sau: Lơng bao gồm: Lơng chính (lơng cơ bản đợc tính dựa trên cấp bậc thợ và trình độ tay nghề của công nhân - tính theo thời gian) và lơng phụ (bao gồm phụ cấp và phần mềm, trong đó phần mềm đợc tính dựa trên hiệu quả công việc).(Ví dụ: ở Xí nghiệp Dợc Phẩm TW I). Theo cách thứ hai này thì phần lơng chính đợc tính căn cứ vào bảng chấm công còn lơng phụ đợc tính dựa trên các khoản phụ cấp và “Phiếu xác nhận khối lợng sản phẩm hoàn thành”.
(1)- Tiền lơng thực tế phải trả theo sản phẩm hoặc thời gian, các khoản phụ cấp và các khoản trích theo lơng đợc hạch toán theo quy định hiện hành dựa trên tiền l- ơng cơ bản và lơng thực tế trả cho ngời lao động.
Theo cách này thì bộ phận tiền lơng sẽ căn cứ vào bảng chấm công và bảng kê khối lợng sản phẩm hoàn thành do các phân xởng gửi lên để tính lơng và các khoản trích theo lơng cho các phân xởng, bộ phận rồi lập “Bảng tổng hợp lơng”, “Bảng thanh toán lơng”, “Bảng phân bổ lơng và các khoản trích theo lơng”. Số tiền lơng và các khoản trích theo lơng của công nhân trực tiếp sẽ là cơ sở để kế toán tiền lơng hạch toán chi phí nhân công trực tiếp và trả lơng cho ngời lao động.
Ví dụ: Tại Xí nghiệp Dợc Phẩm TW I.
Tại công ty không có bộ phận lao động tiền lơng riêng mà phòng tổ chức lao động và kế toán tiền lơng sẽ làm nhiệm vụ tính lơng và các khoản trích theo lơng.
Hàng tháng, các phân xởng sẽ gửi bảng chấm công và bảng kê khối lợng sản phẩm hoàn thành lên phòng tổ chức lao động, sau khi kiểm tra, phòng tổ chức lao động sẽ ký duyệt và tính phần trợ cấp độc hại và phần mềm của từng công nhân ở các phân xởng rồi chuyển cho kế toán tiền lơng bảng chấm công và bảng tính lơng phụ của từng công nhân ở các phân xởng. Kế toán tiền lơng sẽ căn cứ vào bảng chấm công để tính lơng chính của mỗi công nhân, rồi căn cứ vào đó và bảng tính l- ơng phụ do phòng tổ chức lao động chuyển xuống để lập “Bảng tổng hợp lơng” cho từng phân xởng (Biểu số 6). Sau đó, kế toán tiền lơng sẽ thực hiện việc tính các khoản trích theo lơng cho từng phân xởng đúng theo nh quy định của DN (nh đã nói ở trên) và lập “Bảng thanh toán lơng”, “Bảng phân bổ lơng và các khoản trích theo lơng”, trên cơ sở đó để hạch toán chi phí nhân công và trả lơng cho ngời lao động. Tiếp theo, kế toán sẽ phân bổ khoản chi phí nhân công trực tiếp của mỗi phân xởng cho các sản phẩm hoàn thành trong kỳ theo số giờ máy chạy thực tế để sản xuất ra sản phẩm đó, và số tiền thực tế trả cho ngời lao động trực tiếp đó sẽ là cơ sở để kế toán CPSX hạch toán chi phí nhân công trực tiếp cho từng sản phẩm trong kỳ.
(2)- Tiền lơng thực tế phải trả theo sản phẩm, các khoản phụ cấp theo lơng chỉ là căn cứ trả lơng cho công nhân sản xuất, còn chi phí nhân công trực tiếp đợc tính trên cơ sở tỷ lệ phần trăm doanh thu thực hiện trong kỳ của sản phẩm, sau đó phân bổ
gián tiếp cho các sản phẩm sản xuất nhập kho. Chênh lệch thờng là số d có trên tài khoản 334, cuối năm sẽ điều chỉnh. Các khoản trích theo lơng thờng thực hiện theo quý dựa trên mức lơng cơ bản và mức lơng mà kế toán hạch toán vào chi phí nhân công chứ không dựa trên tiền lơng thực tế trả cho ngời lao động.
Ví dụ: Tại công ty Cổ Phần TRAPHACO.
Công ty có bộ phận lao động tiền lơng riêng, làm nhiệm vụ tính toán tiền lơng thực tế phải trả cho ngời lao động.
Hàng tháng, bộ phận sử dụng lao động (các phòng ban và các phân xởng) sẽ gửi bảng chấm công và biên bản xác nhận khối lợng sản phẩm hoàn thành lên phòng lao động tiền lơng. Phòng lao động tiền lơng sẽ thực hiện việc tính lơng và lập “Bảng tổng hợp lơng”, “Bảng thanh toán lơng” làm cơ sở để trả lơng cho ngời lao động.
Còn việc hạch toán chi phí nhân công của kế toán thì lại không căn cứ vào “Bảng tổng hợp lơng” và “Bảng thanh toán lơng” của phòng kế hoạch tiền lơng mà căn cứ vào tỷ lệ phần trăm trên doanh thu thực hiện trong kỳ do Hội đồng quản trị quyết định. Sau đó kế toán sẽ thực hiện việc phân bổ khoản chi phí nhân công trực tiếp cho các sản phẩm hoàn thành không theo một tiêu thức nhất định mà chủ yếu theo kiểu “bốc thuốc” rất tùy tiện và không nhất quán giữa các kỳ.
Tổ chức xử lý chứng từ và nhập dữ liệu cũng có nhiều cách:
a- Tính lơng sản phẩm phải trả cho các trờng hợp (1) hoặc (2) kể trên là do bộ phận tiền lơng ( có thể là phòng lao động tiền lơng hoặc kế toán tiền lơng) hoặc thống kê phân xởng tính riêng theo chơng trình máy tính “tiền lơng” riêng. Đa số các DN không có nối mạng nội bộ giữa bộ phận tiền lơng hoặc thống kê phân xởng với phòng kế toán. Bộ phận tiền lơng hoặc thống kê phân xởng tính lơng độc lập rồi cuối tháng chuyển các “Bảng thanh toán lơng”, “Bảng tổng hợp lơng” cho phòng kế toán nhập dữ liệu chi phí nhân công theo định khoản: Nợ TK 622/ Có TK 334 (với trờng hợp (1)) , hoặc chỉ sử dụng “Bảng thanh toán lơng” để hạch toán tình hình chi trả lơng theo định khoản: Nợ TK 334/ Có TK 111(Ví dụ: Công ty Cổ Phần TRAPHACO). Thậm chí nhiều DN tính lơng phải trả một cách thủ công mà không có phần mềm hỗ trợ tiền lơng.
b- Đối với các DN áp dụng trờng hợp thứ (2), không tính lơng thực tế vào chi phí thì lý giải rằng đó là áp dụng phơng pháp trích trớc; hàng tháng trên cơ sở tổng doanh thu thực hiện của các mặt hàng để kế toán tính theo tỷ lệ quy định của DN và nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 622/ Có TK 334: Tổng số tiền tính theo tỷ lệ quy định của DN.
Cuối tháng, trên cơ sở CPNCTT kể cả trờng hợp (a) và (b) chỉ là dữ liệu tổng hợp kế toán thực hiện thao tác phân bổ, kết chuyển sang tài khoản154. Có DN thực hiện phân bổ theo một tiêu thức nhất quán (Ví dụ: Xí nghiệp Dợc Phẩm TW I phân bổ chi phí nhân công trực tiếp cho các sản phẩm theo tiêu thức số giờ máy chạy. ). Tuy nhiên, đa số các DN không có một tiêu thức phân bổ cố định mà thực hiện phân bổ kiểu “bốc thuốc”. Hầu hết các DN không tổ chức mã hóa TK 622 chi tiết cho từng loại sản phẩm sản xuất ra.
Ví dụ: Chi phí nhân công phân bổ cho các sản phẩm sản xuất của công ty TRAPHACO tháng 12/ 2004 (phụ lục 7 ) .
Có DN không sử dụng tài khoản 622 dùng để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp và kết chuyển sang TK 154 mà chỉ để theo dõi tiền lơng của công nhân sản xuất trực tiếp, tức là không hạch toán chi phí nhân công trực tiếp theo định khoản: Nợ TK 622/ Có TK 334 rồi cuối tháng kết chuyển sang TK 154 theo định khoản: Nợ TK 154/ Có TK 622 mà hạch toán thẳng từ TK 334 sang TK 154 theo định khoản: Nợ TK 154/ Có TK 334 (Ví dụ: Xí nghiệp Dợc Phẩm TWI, Công ty CP Dợc Phẩm Hà Tây ).
Đa số các DN hạch toán chi phí nhân công trực tiếp theo nh quy định, tức là hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp phần tiền lơng và các khoản trích theo lơng của công nhân trực tiếp nhng có một vài DN lại hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp chỉ phần tiền lơng của công nhân trực tiếp, còn các khoản trích theo lơng của bộ phận này lại đợc hạch toán vào chi phí sản xuất chung. (Ví dụ: Công ty CP Dợc Phẩm Hà Tây).
Hiện nay có nhiều phần mềm kế toán mà các DNSXDP đang áp dụng cha xây dựng đợc việc tính lơng tự động trên máy (Ví dụ: Chơng trình kế toán máy viết trên nền phần mềm Microsoft Forpro do Cty CNTT cung cấp cho Công ty CP Dợc liệu
TW I cha xây dựng đợc việc tính lơng tự động trên máy). Cũng có nhiều phần mềm kế toán đã xây dựng đợc việc tính lơng tự động trên máy nhng hầu nh các DNSXDP không sử dụng phần hành kế toán tiền lơng tự động của chơng trình phần mềm kế toán (Ví dụ: Xí nghiệp Dợc Phẩm TW I sử dụng phần mềm Effect có phần hành kế toán tiền lơng riêng nhng Xí nghiệp lại không sử dụng) mà chủ yếu vẫn làm theo kiểu bán thủ công hoặc có chơng trình tính lơng riêng, độc lập với chơng trình kế toán máy thực hiện việc tính lơng và kế toán sử dụng số liệu đã tính toán đợc đó để nhập vào máy. Cá biệt có DN vẫn sử dụng cách tính lơng hoàn toàn thủ công.