Tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin
Bộ giáo dục v đo tạo Bộ ti Học viện ti * thái Bá công tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp sản xuất dợc phẩm điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Chuyên ngành : Kế toán, tài vụ phân tích hoạt động kinh tế Mà số : 5.02.11 Tóm tắt LuËn ¸n tiÕn sü kinh tÕ Hμ néi - 2007 Công trình đợc hoàn thành Học viện ti Ngời hớng dẫn khoa học: GS.TS Vơng Đình Huệ TS Phạm Tiến Bình Phản biện 1: PGS,TS Đặng Thị Loan Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Phản biện 2: PGS,TS Nguyễn Đình Hựu Hội Kế toán Kiểm toán Việt Nam Phản biện 3: PGS,TS Đặng Thái Hùng Bộ Tài Luận án đợc bảo vệ trớc Hội đồng chấm luận án cấp Nhà nớc họp Phòng bảo vệ luận án Học viện Tài Vào hồi ngày tháng năm 2007 Có thể tìm hiểu luận án tại: - Th viện Quốc gia - Th viện Học viện Tài Danh mục công trình khoa học tác giả đà công bố có liên quan đến luận án 01 Thái Bá Công (2005), Kế toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm doanh nghiệp sản xuất Dợc phẩm điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán, Tạp chí Kế toán (52), tr 23-26 02 Thái Bá Công (2005), Xử lý nghiệp vụ trùng kế toán máy, Tạp chí Kế toán (57), tr 36-38 03 Thái Bá Công (2006), Tổ chức hạch toán ban đầu việc vận dụng phơng pháp chứng từ kế toán doanh nghiệp sản xuất Dợc phẩm điều kiện kế toán máy, Tạp chí Kiểm toán 8(69), tr 25-28 Mở đầu Tính cấp thiết đề tài nghiên cứu Công nghệ thông tin ngày phát triển ứng dụng vào lĩnh vực kinh tế, văn hoá đời sống xà hội Kinh tế Việt Nam giai đoạn chuyển đổi phát triển theo kinh tế thị trờng có quản lý Nhà nớc Kế toán công cụ quan trọng hệ công cụ quản lý kinh tế, tài Nền kinh tế thị trờng đà bớc đa công nghệ thông tin vào lÜnh vùc kÕ to¸n Do sù kh¸c vỊ điều kiện trang bị phơng tiện kỹ thuật, trình độ tin học ứng dụng mà thực tế DN ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán khác Mặt khác, Luật Kế toán chế độ kế toán ban hành đà bớc đầu tạo hành lang pháp lý cho DN việc tổ chức công tác kế toán máy vi tính Nhng thực tÕ viƯc øng dơng c«ng nghƯ th«ng tin th«ng qua phần mềm kế toán nhiều bất cập Từ đòi hỏi vấn đề phải đợc nghiên cứu cách có hệ thống để có đợc phơng hớng cải tiến, sửa đổi tổ chức công tác kế toán cho phù hợp với nguyên lý hoạt động chơng trình máy vi tính Dợc phẩm loại sản phẩm hàng hoá đợc Nhà nớc quy định nhóm sản phẩm hàng hoá đặc biệt, chiếm vị trí quan trọng chiến lợc chăm sóc bảo vệ sức khoẻ cho nhân dân Đảng Nhà nớc ta Trong năm gần đây, DNSXDP đà có nhiều thay đổi công nghệ sản xuất nh quản lý sản xuất Việc ứng dụng công nghệ thông tin, mà trớc hết phần mềm kế toán vào công tác kế toán bớc đầu đà mang lại hiệu quản lý sản xuất kinh doanh Mặc dù việc ứng dụng phần mềm kế toán bớc đầu đà có kết quả, song mặt thực tiễn tổ chức công tác kế toán doanh nghiƯp s¶n xt nãi chung, doanh nghiƯp s¶n xt Dợc phẩm nói riêng mang tính tự phát Về mặt lý luận nh chế độ kế toán ứng dụng công nghệ thông tin giai đoạn nghiên cứu hoàn thiện Với lý nêu trên, tác giả đà chọn đề tài Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp sản xuất Dợc phẩm điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin để làm đề tài nghiên cứu Mục đích nghiên cứu đề tài Đề tài nghiên cứu tập trung vào mục đích sau: - Trình bày khái quát vấn đề tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp, mô hình tổ chức công tác kế toán thủ công chuyển sang kế toán máy vi tính - Phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán ứng dụng công nghệ thông tin phần mềm kế toán doanh nghiệp sản xuất Dợc phẩm Việt Nam thời gian qua - Đề xuất giải pháp chủ yếu để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp sản xuất Dợc phẩm Việt Nam trình ứng dụng công nghệ thông tin Đối tợng phạm vi nghiên cứu Đối tợng nghiên cứu luận án tổ chức công tác kế toán điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin DNSXDP Việt Nam Do giới hạn thời gian nghiên cứu nh dung lợng luận án tính đa dạng doanh nghiệp Dợc phẩm, luận án tập trung làm rõ luận chứng khoa học thực tiễn trình tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin phần mềm kế toán vào công tác kế toán DNSXDP Việt Nam sở khảo sát doanh nghiệp địa bàn Thành phố Hà Nội, không nghiên cứu DNSXDP có vốn đầu t nớc hay doanh nghiệp liên doanh Từ đề xuất giải pháp chủ yếu mang tính định hớng cho việc thiết lập hoàn thiện tổ chức công tác kế toán DNSXDP Việt Nam điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Về khoa học: Đề tài nhằm củng cố, làm rõ bổ sung phần lớn lý luận tổ chức công tác kế toán điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, sở góp phần nhận thức đầy đủ h¬n vỊ néi dung cịng nh− lý ln cđa tỉ chức công tác kế toán điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán, vấn đề lý luận mà từ trớc đến cha đợc nghiên cứu cách cã hƯ thèng, toµn diƯn mµ th−êng tËp trung vµo việc giới thiệu nội dung, cách thức thực hành phần mềm kế toán công ty cung cấp phần mềm Về thực tiễn: - Khái quát, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán ứng dụng công nghệ thông tin phần mềm kế toán DNSXDP Việt Nam thời gian qua; đợc bất cập, hạn chế nguyên nhân tồn - Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán DNSXDP Việt Nam điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin theo hớng vừa đáp ứng đợc yêu cầu hội nhập cđa kÕ to¸n ViƯt Nam víi kÕ to¸n qc tÕ, vừa phù hợp với đặc điểm DNSXDP Việt Nam kinh tế thị trờng theo định hớng x· héi chñ nghÜa KÕt cÊu luËn án Luận án gồm chơng, đợc trình bày 180 trang, không kể lời mở đầu kết luận Chơng vấn đề tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 1.1 Khái niệm, nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp Trong phần này, luận án đà trình bày quan điểm khái niệm, nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp Có nhiều quan điểm khác định nghĩa tổ chức công tác kế toán nội dung tổ chức công tác kế toán, nh quan điểm nhà khoa học trờng Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh; nhà khoa học Trờng Đại học Quốc gia Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh; nhà khoa học Học viện Tài Từ luận án đến kết luận: Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp hoạt động chủ quan cđa doanh nghiƯp viƯc tỉ chøc vËn dơng phơng pháp, nguyên tắc, chuẩn mực chế độ kế toán để thu nhận, xử lý cung cấp toàn thông tin tài sản, nguồn hình thành vận động tài sản, hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp, nhằm kiểm tra, giám sát toàn hoạt động kinh tế, tài chÝnh cđa doanh nghiƯp 1.1.2 NhiƯm vơ tỉ chøc c«ng tác kế toán doanh nghiệp Luận án đà trình bày nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp là: - Nhiệm vụ 1: Tổ chức khoa học hợp lý công tác kế toán đơn vị, tổ chức máy kế toán phù hợp với điều kiện tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý phân cấp quản ký tµi chÝnh ë doanh nghiƯp - NhiƯm vơ 2: Tỉ chức áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật, khoa học quản lý tiên tiến; tổ chức trang bị ứng dụng kỹ thuật tính toán thông tin đại vào công tác kế toán; tổ chức đào tạo, bồi dỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ, nghiệp vụ quản lý, trình độ khoa học kỹ thuật cho cán bộ, nhân viên kế toán - Nhiệm vụ 3: Hớng dẫn kiểm tra cán công nhân viên đơn vị chấp hành pháp luật, chuẩn mực kế toán, chế độ tài chính, tổ chức kiểm tra kế toán đơn vị 1.2 Công nghệ thông tin ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán 1.2.1 Công nghệ thông tin Luận án đà trình bày khái quát Công nghệ thông tin, tập hợp phơng pháp khoa học, công nghệ công cụ kỹ thuật sản xuất, truyền đa, thu thập, xử lý, lu trữ trao đổi thông tin Thông tin gắn liền với trình điều khiển Quá trình điều khiển hệ thống thờng liên tục, hệ thống kinh tế - xà hội Để có đựơc định đắn, thông tin thu thập phải đợc xử lý cách xác Quá trình xử lý thông tin bao gồm bốn bớc bản: thu thập thông tin; xử lý thông tin; lu trữ thông tin; truyền tin 1.2.2 Máy vi tính khả máy vi tính xử lý thông tin Máy tính điện tử, nhìn từ góc độ vật chất, máy tính đợc định nghĩa thiết bị điện tử có khả nhận liệu lệnh, thực lệnh để xử lý liệu biểu diễn kết xử lý Nếu nhìn từ khía cạnh xử lý thông tin, máy tính đợc hiểu nh công cụ lập trình để xử lý liệu đà đợc mà hóa Trong phần này, luận án đà làm rõ đặc trng bản, u điểm máy tính công tác quản lý theo nguyên tắc hoạt động tự động theo chơng trình 1.2.3 Nguyên tắc lu trữ liệu máy vi tính Luận án trình bày tổng quát phơng pháp thông dụng đợc sử dụng để lu trữ liệu lu trữ dới dạng hệ thống tệp tin truyền thống lu trữ dới dạng sở liệu (CSDL) Trong đó, mô hình lu trữ liệu dới dạng hệ thống tệp tin truyền thống liệu thờng bị d thừa, việc tìm kiếm thông tin không thuận tiện, khả tổng hợp thông tin thấp Còn mô hình sở liệu hệ thống tích hợp tệp tin, đợc thiết kế nhằm giảm thiểu việc lặp lại liệu Các tệp tin CSDL thành phần chơng trình nhằm tạo lập, quản lý truy xuất tệp tin CSDL Mô hình đợc sử dụng phổ biến công tác quản lý kế toán 1.2.4 Phần mềm kế toán, tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng tính u việt so với kế toán thủ công Trong phần này, sau trình bày khái niệm phần mềm, phần mềm kế toán; luận án đà nêu lên tiêu chuẩn, điều kiện ¸p dơng vµ tÝnh −u viƯt so víi kÕ to¸n thủ công Phần mềm kế toán công cụ tự động hoá công tác xử lý thông tin kế toán đơn vị Và luận án đà đến kết luận: Khi ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán không làm thay đổi chất khoa học kế toán mà thay đổi mặt tổ chức công tác kế toán 1.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Trong phần này, luận án đà nêu lên nguyên tắc tổ chức công tác kế toán điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, trớc hết ứng dụng phần mềm kế toán máy vi tính - Tổ chức công tác kế toán máy vi tính phải đảm bảo tính khoa học hợp lý, sở chấp hành Luật Kế toán, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô Nhà nớc, phù hợp chuẩn mực kế toán sách chế độ tài kế toán Nhà nớc - Tổ chức công tác kế toán máy vi tính DN phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, điều kiện, hoàn cảnh cụ thể DN - Tổ chức công tác kế toán máy vi tính phải đảm bảo thu nhận, kiểm tra, xử lý cung cấp thông tin kinh tế, tài DN phải đáp ứng đợc yêu cầu quản lý DN Nhà nớc - Tổ chức công tác kế toán máy vi tính phải phù hợp với biên chế trình độ đội ngũ cán kế toán có - Tổ chức công tác kế toán máy vi tính DN cần phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm hiệu 1.4 Những nhân tố tác động đến tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp 1.4.1 Nhân tố tổ chức sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Mỗi ngành, DN có đặc điểm hoạt động kinh doanh khác nhau, quy trình công nghệ sản xuất khác nhau, đặc điểm sản phẩm chúng có điểm khác Do chi phèi tíi viƯc tỉ chøc qu¶n lý kinh doanh, có tổ chức tổ chức công tác kế toán Những đặc điểm ảnh hởng nhiều đến việc tổ chức hạch toán, xác định hệ thống tài khoản kế toán, lựa chọn công tác tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành, tổ chức công tác kế toán 1.4.2 Nhân tố tổ chức máy quản lý kinh doanh doanh nghiệp Tổ chức máy quản lý kinh doanh doanh nghiệp, quy mô, trình độ, yêu cầu quản lý tình hình phân cấp quản lý tài DN nhân tố quan trọng ảnh hởng đến tổ chức công tác kế toán DN 1.4.3 Nhân tố trình độ khoa học kỹ thuật ứng dụng công tác quản lý doanh nghiệp Trong trình tổ chức công tác kế toán DN trình ®é øng dơng khoa häc kü tht cã t¸c ®éng chi phối đến việc thu nhận, xử lý cung cấp thông tin; chi phối tới việc xác định cấu phòng kế toán, việc phân công nhân viên hạch toán, tổ chức mà hoá tài khoản kế toán, xác định hình thức kế toán áp dụng cho doanh nghiệp 1.4.4 Nhân tố môi trờng pháp lý Trên phơng diện tổ chức công tác kế toán, doanh nghiệp cần có môi trờng pháp lý đảm bảo cho đơn vị tổ chức công tác kế toán cách có hiệu Đó hệ thèng lt ph¸p nh− Lt KÕ to¸n, Lt KiĨm to¸n; Luật Doanh nghiệp; Luật Công nghệ thông tin; chế độ kế toán tài đà chi phối đến nội dung tổ chức công tác kế toán tõng doanh nghiƯp 1.5 HƯ thèng th«ng tin kÕ toán nội dung công việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán 1.5.1 Hệ thống thông tin kế toán Trong phần này, sau trình bày khái quát lý thuyết hệ thống, luận án đà làm rõ khái niệm hệ thống kế toán hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán hệ thống cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ tài thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch bao gồm hệ thống thông tin kế toán tài hệ thống thông tin kế toán quản trị Hệ thống thông tin kế toán xử lý cung cấp thủ công máy tính thông qua phần mềm kế toán Nội dung hệ thống thông tin kế toán phân hệ tùy thuộc vào quốc gia áp dụng mô hình kế toán Hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam đợc thiết kế theo mô hình kế toán Động 1.5.2 Hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin hệ thống thông tin đại, dới quyền chủ động tổ chức ngời áp dụng nghiệp vụ chuyên môn kế toán, sử dụng hệ thống máy vi tính phần mềm kế toán thực chức thu nhận, xử lý, lu trữ kết xuất, truyền đạt thông tin kinh tế tài tạo thành hệ thống thông tin kế toán Một hệ thống thông tin kế toán điều kiện kế toán máy bao gồm trình liệu đầu vào, trình xử lý liệu thông tin đầu 1.6 Nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp ®iỊu kiƯn øng dơng c«ng nghƯ th«ng tin 1.6.1 Tỉ chøc bé m¸y kÕ to¸n HiƯn c¸c DN cã thể tổ chức công tác kế toán điều kiện øng dơng c«ng nghƯ th«ng tin theo mét ba hình thức: Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung, hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán, hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán Sau trình bày nội dung hình thức tổ chức công tác kế toán, luận án trình bày điểm khác biệt hình thức tổ chức công tác kế toán máy vi tính với hình thức tổ chức công tác kế toán thủ công làm së cho tỉ chøc c¸c néi dung tiÕp theo cđa tổ chức công tác kế toán 1.6.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Trong điều kiện doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán, chứng từ phải đợc phân loại mà hoá theo nội dung công tác kế toán có liên quan Tuỳ thuộc vào máy kế toán, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, khối lợng công việc, trình độ chuyên môn mà lÃnh đạo phòng kế toán phân công phân nhiệm, qui định ngời lập kiểm tra chứng từ, trình tự lập, nhập liệu, luân chuyển, xử lý khử trùng lu trữ chứng từ 1.6.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Trong kế toán máy vi tính, việc xây dựng hệ thống danh mục tài khoản phải đáp ứng đợc yêu cầu kết xuất đợc hệ thống thông tin kế toán tài hệ thống thông tin kế toán quản trị Hệ thống tài khoản kế toán phải đợc tổ chức mà hoá bao gồm tài khoản kế toán tài tài khoản kế toán quản trị Đây công việc quan trọng nội dung mà hoá đối tợng quản lý - điều kiện thiếu tổ 11 - Phần lớn DN sử dụng phần mềm kế toán tiến hành tổ chức kế toán máy tính đơn lẻ, nối mạng cục mà cha cha nối mạng nội Hạn chế phần hạn hẹp kinh phí đầu t cho mạng máy tính Mặt khác, bớc đầu mặt tâm lý đơn vị cha thực đổi nhận thức - Một số DN tổ chức phân công nội công việc phòng kế toán theo cách có phận máy tính riêng, chuyên nhập liệu, phận khác làm nhiệm vụ tiền xử lý, không đợc nhập thông tin, liệu Việc tổ chức nh có nhiều hạn chế, không gắn liền trách nhiệm việc nhập thông tin, liệu - Thùc tÕ nhiỊu DN ch−a chó träng ®Õn vÊn đề đào tạo kiến thức tảng tin học, lý thuyết kế toán máy, chủ yếu đào tạo, hớng dẫn cán bộ, nhân viên kế toán sử dụng thao tác máy tính theo phần mềm kế toán đà đợc cài đặt Hai: Về công tác kiểm tra, kiểm soát quản trị ngời dùng Nhìn chung DN có kiểm tra, kiĨm so¸t ë c¸c bé phËn kÕ to¸n qu¸ trình lập hoá đơn, chứng từ kiểm tra kiểm soát kế toán trởng Nhng đơn vị cha thiết kế chơng trình kiểm tra kế toán điều kiện DN đà tổ chức kế toán máy vi tính Một số đơn vị quản lý hệ thống mật không chặt chẽ, nên tính bảo mật không cao, có tình trạng sửa chữa số liệu sổ sách kế toán cha đợc phép, làm ảnh hởng ®Õn tÝnh trung thùc cđa sè liƯu, tµi liƯu kÕ toán Ba: Tổ chức mà hoá đối tợng quản lý, mà hoá tài khoản kế toán Các DN đà tổ chức mà hoá đối tợng tài khoản, phơng pháp cách thức mà hoá khác Hạn chế vấn đề doanh nghiệp ngành, lĩnh vực lại tổ chức mà hoá đối tợng lại khác Điều gây khó khăn góc độ quản lý vĩ mô ngành, lĩnh vực, nh− viƯc tỉ chøc tỉng hỵp sè liƯu thèng kê ngành, lĩnh vực Bốn: Về tổ chức hệ thống chứng từ hạch toán ban đầu Mỗi đơn vị thiết kế chứng từ máy theo cách, thiết kế yếu tố cố định mẫu chứng từ cho loại không đảm bảo tính linh hoạt, khó khăn cần bổ sung, thêm bớt yếu tố cho nhiêm vụ cụ thể, có yếu tố không cần thiết cho nghiệp vụ, nhng phải thao tác làm giảm hiệu suất chơng trình Việc sửa chữa số liệu, chứng từ có trùng lặp, sửa trực tiếp chứng từ sổ kế toán không lập chứng từ sửa sai 12 Năm: Về tổ chức hình thức kế toán, hệ thống sổ kế toán Hạn chế lớn vấn đề tổ chức xem, in lu sổ kế toán, nhiều đơn vị cha hiểu rõ nguyên tắc tổ chức quản lý hệ thống sổ kế toán điều kiện sử dụng máy vi tính Chính vậy, số đơn vị trục trặc kĩ thuật máy tính mà số liệu kế toán lu trữ máy bị ảnh hởng, chí bị Nhiều đơn vị lệ thuộc vào hình thức kế toán áp dụng kế toán thủ công, nên chuyển sang kế toán máy giữ nguyên hình thức kế toán cũ (nh hình thức NKCT, Nhật kí - Sổ cái) chúng không phù hợp Sáu: Về tổ chức hƯ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n HƯ thèng b¸o c¸o tài đợc hầu hết doanh nghiệp tổ chức lập theo chế độ qui định Tuy nhiên số đơn vị lập báo cáo Kết hoạt động kinh doanh; báo cáo Lu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài kết hợp máy tính thủ công Điều nàyphụ thuộc vào chơng trình phần mềm kế toán cha đáp ứng đợc yêu cầu, đơn vị cha trọng đến hệ thống báo cáo tình thông tin để định theo kế toán quản trị Bảy: VỊ øng dơng c«ng nghƯ th«ng tin tỉ chøc công tác kế toán quản trị chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm Nhìn chung DNSXDP cha thực trọng vào công tác kế toán quản trị hệ thống nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning), phần mềm kế toán bớc đầu ®Ị cËp ®Õn mét sè néi dung cđa tỉ chøc công tác kế toán quản trị chi phí giá thành sản phẩm Tuy nhiên, phần lớn doanh nghiệp thực chơng trình tính giá thành theo kiểu bán tự động kết hợp với thủ công, bốc thuốc Thứ ba, nguyên nhân tồn tại: - Một: Các quan quản lý, Bộ, ngành chức cha có văn bản, chế độ, quy định tài liệu hớng dẫn tổ chức công tác kế toán cho đơn vị trình chuyển đổi từ kế toán thủ công sang kế toán máy - Hai: Sự hiểu biết tin học phần mềm kế toán cán quản lý, cán kế toán đơn vị hạn chế, đặc biệt kiến thức tảng tổ chức kế toán m¸y vi tÝnh cđa c¸c c¸n bé kÕ to¸n ch−a đợc trang bị đầy đủ có hệ thống Trong trình độ hiểu biết chuyên môn kế toán ngời lập trình phần mềm kế toán lại nhiều hạn chế, nên phần mềm kế toán đợc thiết kế không đáp ứng hết yêu cầu ngời quản lý, cán kế toán - Ba: Sự quan tâm đến việc cải tiến tổ chức quản lý kinh doanh, cải tiến công tác kế toán công tác đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ, chuyên môn kế 13 toán tin học đơn vị cha mức, cha có đầu t thoả đáng cho công tác 2.4 Kinh nghiệm nớc giới tổ chức công tác kế toán điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 2.4.1 Công nghệ thông tin công tác kế toán quản trị doanh nghiệp giới Nhìn chung tất nớc có kinh tế thị trờng phát triển, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị doanh nghiệp cung cấp thông tin cho quan quản lý chức Nhà nớc thông qua phần mềm Hệ thống hoạch định nguồn lùc doanh nghiƯp” (ERP Enterprise Resource Planning) Vµ nh− vËy, hệ thống thông tin kế toán phận hệ thống tổng thể thông tin hữu toàn doanh nghiệp Đặc trng phần mềm ERP có cấu trúc phân hệ Module, có tính kết nối chia sẻ thông tin tạo thành hệ thống thông tin tích hợp 2.4.2 Thực trạng áp dụng hệ thống phần mỊm ERP n−íc ngoµi vµ bµi häc kinh nghiƯm cho doanh nghiệp sản xuất Dợc phẩm Việt Nam Từ trớc năm 2000, nhu cầu quản trị thông tin doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp có vốn đầu t nớc nên đà có nhiều phần mềm kế toán chuyên nghiệp nớc đợc đa vào thơng mại Việt Nam nh Solomon, SunSystem, Exact Software, Peachtree Accounting Sau mét thêi gian cã mỈt thị trờng Việt Nam, phần mềm bán đợc hạn chế Nguyên nhân cản trở việc áp dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp nớc vào Việt Nam là: Giá bán cao; giao diện hình tài liệu hớng dẫn sử dụng không thông dụng; hệ thống kế toán phần mềm kế toán nớc cha phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam; công tác bảo hành, bảo trì hỗ trợ kỹ thuật gặp nhiều khó khăn Từ thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán nớc phát triển giới việc thâm nhập phần mềm kế toán nớc vào Việt Nam thời gian qua, chóng ta cã thĨ rót mét sè bµi häc kinh nghiƯm cho c¸c DNSXDP ViƯt Nam nh− sau: 1- Phần lớn DNSXDP Việt Nam có qui mô vừa nhỏ địa bàn sản xuất kinh doanh lÃnh thổ quốc gia Các sản phẩm thuốc tân dợc cha đủ tầm cạnh tranh với nớc giới Việc tổ chức Module quản trị bán hàng xuyên quốc gia đạt tiêu chuẩn ERP giai đoạn cha cần thiết không hiệu kinh tế 2- Mặc dù phần mềm nớc vợt trội so với phần mềm nội địa chất lợng, tính chuyên nghiệp đặc biệt tính quản trị sản xuất, quản trị bán hàng Nhng xét mặt tồn phần mềm 14 ngoại đà nói DNSXDP Việt Nam nhập ngoại nguyên bản quyền phần mềm nớc đợc 3- Hiện công ty sản xuất phần mềm nớc đà bớc đầu tiếp cận đợc với công nghệ sản xuất phần mềm kế toán đại, đặc biệt đà xuất số công ty phần mềm đà thiết kế, xây dựng phần mềm kế toán quản trị với số chức lấn át sang chức hệ thống ERP Vì vậy, doanh nghiệp lựa chọn cách riêng phù hợp cho đờng tiến tới tin học hoá tổng thể công tác quản lý nh sau: - Thứ nhất: Đối với DNSXDP có quy mô nhỏ, mặt quản lý thấp, trình độ công nghệ thông tin nhân viên quản lý hạn chế, kinh phí hạn hẹp lựa chọn mua phần mềm kế toán công ty sản xuất phần mềm nội địa có nhiều tính quản trị, phần mềm cần phải tơng thích với hệ thống ERP để đủ điều kiện ứng dụng phần mềm không cần thiết phải thay đổi toàn hệ thống, không lÃng phí chi phí khứ - Thứ hai: Đối với DNSXDP có quy mô nhỏ, mặt quản lý thấp, trình độ công nghệ thông tin nhân viên quản lý hạn chế, kinh phí hạn hẹp ứng dụng phần mềm kế toán giản đơn, tính Module nên thay đổi sang phần mềm nội địa có tính chuyên nghiệp hơn, có tính quản trị để làm bớc đệm cho công tác ứng dụng triển khai hệ thống phần mềm ERP sau - Thứ ba: Đối với DNSXDP có quy mô vừa lớn, mặt quản lý cao, trình độ công nghệ thông tin nhân viên quản lý tơng đối tiên tiến, kinh phí không eo hẹp, ứng dụng phần mềm kế toán giản đơn, tính Module cha ứng dụng phần mềm kế toán nên lựa chọn phần mềm hệ thống ERP nội địa, lựa chọn phần mềm nớc cần phải ý đến yêu cầu với nhà cung cấp phần mềm nh đà nói Chơng Nội dung v giải pháp hon thiện tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp sản xuất Dợc phẩm việt nam điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 3.1 Sự cần thiết nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp sản xuất Dợc phẩm Việt Nam 3.1.1 Sự cần thiết hoàn thiện tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp sản xuất Dợc phẩm Việt Nam điều kiện ứng dụng công nghƯ th«ng tin 15 HƯ thèng th«ng tin doanh nghiƯp lµ hƯ thèng thu thËp, xư lý vµ cung cấp thông tin cho việc định kiểm soát Để kế toán đáp ứng đợc yêu cầu quản lý míi cđa nỊn kinh tÕ thÞ tr−êng cã sù điều tiết Nhà nớc theo định hớng xà hội chủ nghĩa, phải thiết lập đa vào vận hành kinh tế hệ thống thông tin kế toán với trợ giúp có hiệu công cụ, phơng tiện kỹ thuật đại Mặt khác, tổ chức thu thập, xử lý cung cấp hệ thống thông tin kế toán tài chính, hệ thống thông tin kế toán quản trị cách thờng xuyên, liên tục, nhanh chóng, kịp thời mà trợ giúp chơng trình kế toán đợc lập trình 3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp sản xuất Dợc phẩm Việt Nam điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp sản xuất Dợc phẩm Việt Nam viƯc øng dơng c¸c kü tht tin häc đại công tác kế toán phải tuân thủ nguyên tắc: - Một: Phải tuân thủ Luật Kế toán, nguyên tắc, Chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, đồng thời phải phù hợp với chế, sách yêu cầu quản lý điều kiện nỊn kinh tÕ thÞ tr−êng ë n−íc ta - Hai: Không tuân thủ Luật Kế toán, nguyên tắc, Chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán mà phải tạo sở cho việc kiểm tra, kiểm soát, tổng hợp số liệu thông tin kế toán hệ thống ngành nh Tổng công ty Dợc, Cục quản lý Dợc Bộ Y tế - Ba: Phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, quy mô phạm vi hoạt động đơn vị - Bốn: Phải phù hợp với trình độ cán quản lý đặc biệt cán kế toán - Năm: Phải trang bị vật chất đồng bộ, tự động hóa cao nhng an toàn, bảo mật đảm bảo tính hiệu khả thi 3.2 Nội dung giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp sản xuất Dợc phẩm Việt Nam điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 3.2.1 Hoàn thiện tổ chức hạch toán ban đầu Căn vào hệ thống chứng từ kế toán Bộ Tài ban hành, doanh nghiệp sản xuất Dợc phẩm cần lựa chọn chứng từ kế toán 16 cần thiết, phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Luận án đà đề cập hoàn thiện tổ chức hạch toán ban đầu nội dung: Thứ nhất, xây dựng danh mục chứng từ kế toán Trong điều kiện doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán, chứng từ phải đợc phân loại mà hoá theo nội dung công tác kế toán có liên quan Theo luận án, với đặc điểm sản xuất kinh doanh doanh nghiệp sản xuất Dợc phẩm sử dụng tối đa loại chứng từ theo Quyết định 15 Bộ Tài ban hành Thứ hai, tổ chức luân chuyển, xử lý, sửa chữa, lu trữ bảo quản chứng từ Các chứng từ kế toán từ nguồn khác đợc chuyển đến phòng kế toán DN đợc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp chứng từ, phân loại chứng từ tổ chức nhập liệu vào máy tính Thông thờng đợc tổ chức theo cách sau: Cách thứ nhất: Các phận kế toán đảm nhận tất công việc từ khâu xử lý chứng từ, khai báo hệ thống, nhập liệu (chứng từ ) vào máy tính, khai thác liệu kết xuất báo cáo liên quan phần hành kế toán đợc phân công Cách thứ hai: Các phận kế toán đợc tổ chức theo phần hành kế toán nh cách thứ nhất, nhng khác điểm là: Trong máy kế toán có bé phËn xư lý chøng tõ vµ nhËp chøng tõ vào máy riêng Theo luận án, doanh nghiệp sản xuất Dợc phẩm tùy thuộc vào điều kiện cụ thể (quy mô, mặt quản lý, trình độ nhân viên kế toán, kinh phí đầu t ) mà áp dụng cách xử lý nhập liệu phù hợp để khai thác u điểm phơng án - Một: Đối với DNSXDP có quy mô nhỏ, mặt quản lý thấp, trình độ công nghệ thông tin nhân viên quản lý hạn chế, kinh phí hạn hẹp cho việc đầu t công nghệ thông tin doanh nghiệp có quy mô loại vừa, thời kỳ đầu ứng dụng phần mềm kế toán nên tổ chức áp dụng cách nhập liệu thứ hai - Hai: Đối với DNSXDP có quy mô vừa lớn, mặt quản lý cao, trình độ công nghệ thông tin nhân viên quản lý tơng đối tiên tiến, kinh phí không eo hẹp cho việc đầu t trang bị hệ thống mạng máy tính nội bộ, hay cục nên áp dụng cách thứ để tổ chức nhập liệu, xử lý liệu theo phần hành kế to¸n Khi ph¸t hiƯn cã sai sãt viƯc nhËp liệu cần phải sửa chữa, kế toán viên th−êng läc chøng tõ quay vỊ chøng tõ gèc ®· bị nhập sai máy 17 thực Sửa/xóa chứng từ Với cách sửa nh vi phạm Luật Kế toán, mà số liệu ghi sai phải sửa chữa theo hai phơng pháp: Ghi âm ghi bổ sung Luận án đà đề cập đến phơng pháp sửa chữa sai sót điều kiện sử dụng phần mềm kế toán máy vi tính: - Đối với trờng hợp sai sót thiếu thừa nhng mối quan hệ tài khoản: Trờng hợp sai sót thiếu: Các doanh nghiệp cần thực quy định Luật kế toán cách lập Chứng từ ghi sổ bổ sung ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ Trờng hợp sai sót thừa, thực theo quy định Luật Kế toán kế toán phải nhập liệu lần điều chỉnh xong cho lần chữa sổ Theo tác giả, trờng hợp kế toán cần lập Chứng từ ghi sổ bổ sung chênh lệch âm - Đối với trờng hợp sai sót mối quan hệ tài khoản đối ứng: Các doanh nghiệp cần hạn chế tối đa trờng hợp sai sót c¸ch m· hãa c¸c danh mơc chøng tõ theo mèi quan hệ thờng xuyên phát sinh nghiệp vụ, giao diện hình nhập liệu mặc định chứng từ Nợ/Có mặc định theo vế phát sinh Nợ hay phát sinh Có tài khoản - §èi víi tr−êng hỵp sai sãt nh−ng ch−a in sỉ báo cáo kế toán: Khi kiểm tra nội công tác kế toán phát sai sót mà cha in sổ kế toán, cha lập báo cáo kế toán cho phép sửa sai trực tiếp chứng từ ban đầu đà nhập liƯu sai b»ng c¸ch läc chøng tõ quay vỊ chøng từ gốc đà bị nhập sai máy thực sửa/xóa chứng từ 3.2.2 Hoàn thiện công tác khử trùng chứng từ Trong nhiều trờng hợp nghiƯp vơ kÕ to¸n ph¸t sinh cã chøng tõ ban đầu, sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán dẫn đến trờng hợp nhập liệu vào máy Nợ/Có lần trùng NÕu xem xÐt kü c¸c ph¸t sinh cã chøng tõ trùng ta phân loại chúng thành nhóm sau: - Nhóm một: Quy định cập nhật chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt tiền gửi ngân hàng Luận án đề phơng án giải quyết: + Phơng án 1: Chỉ sử dụng nhập chứng từ có tính u tiên phiếu chi chứng từ ngoại tệ + Phơng án 2: Nhập chứng từ thông qua tài khoản trung gian TK tiền chuyển - Nhóm hai: Quy định cập nhật chứng từ trùng liên quan đến mua bán vật t, hàng hoá toán tiền mặt tiền gửi ngân hàng 18 + Phơng án 1: Hạch toán tổng hợp chøng tõ chi tiỊn hc thu tiỊn, nh−ng chøng tõ liên quan đến mua bán vật t hàng hoá không hạch toán tổng hợp mà cập nhật thông tin chi tiết + Phơng án 2: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến mua, bán vật t, hàng hoá không cập nhật chứng từ thu chi tiền + Phơng án 3: Hạch toán thông qua tài khoản công nợ phải trả; phải thu - Nhóm ba: Quy định cập nhật chứng từ trùng liên quan đến toán tiền tạm ứng mua vật t, hàng hoá + Phơng án 1: Sử dụng 02 chứng từ để nhập liệu nhng chứng từ liên quan đến vật t, hàng hoá không hạch toán tồng hợp + Phơng án 2: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến nhập vật t, hàng hoá; không cập nhật giấy đề nghị toán tiền tạm ứng - Nhóm bốn: Quy định cập nhật chứng từ trùng liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền + Phơng án 1: Chỉ nhập chứng từ thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng + Phơng án 2: Sử dụng cập nhật loại chứng từ, hạch toán qua tài khoản công nợ phải thu Trong phơng án nhóm trờng hợp chống trùng kể trên, luận án đà tập trung làm rõ nội dung phơng án, u điểm, nhợc điểm rút điều kiện vận dụng cho phơng án cụ thể DN 3.2.3 Tổ chức m hoá đối tợng quản lý sở liệu kế toán Sau trình bày hệ thống đối tợng kế toán cần quản lý, luận án đà tập trung vào trình bày phơng pháp mà hóa đối tợng cần quản lý DNSXDP Trong mà hoá nói chung, ngời ta thờng tiến hành phân loại sơ đối tợng theo tính chất chúng Để mà hoá tính chất đối tợng chia thành mức độ: Mức đơn giản mức phức tạp (kết hợp) Nhóm thứ bao gồm phơng pháp mà hoá bản, nhóm thứ hai phơng pháp đợc xây dựng kết hợp từ phơng pháp nhóm thứ Hai phơng pháp mà hoá song song mà hoá liên tiếp thu đợc kết phân loại sơ tập hợp tính chất đối tợng 3.2.4 Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Sau trình bày yêu cầu việc xây dựng hệ thống tài khoản, mà hóa tài khoản DNSXDP để phục vụ cho công tác quản trị nội doanh nghiệp, cho công tác quản lý Bộ y tế, Cục quản lý Dợc, Tổng 19 công ty Dợc Việt Nam, luận án đà xây dựng phơng án mà hóa tài khoản cho DN + Phơng án 1: Mà hoá loại sản phẩm, hàng hoá kết hợp ký hiệu tài khoản đăng ký liên thứ bậc hình + Phơng án 2: Mà hóa tài khoản kết hợp ký hiệu tài khoản chữ đầu danh mục vật t, sản phẩm, hàng hóa với số đăng ký thứ tự liên tiếp Danh mục hệ thống tài khoản đợc xây dựng mà hoá từ chơng trình phần mềm bắt đầu ứng dụng đảm bảo tính thống việc sử dụng phận liên quan khác Với phơng án có u điểm phơng án việc bổ sung tài khoản chi tiết có mặt hàng đa vào sản xuất bảo đảm tính đồng nhất, nhng có nhợc điểm việc xâu lọc để tìm theo tên sản phẩm gặp khó khăn Tuy nhiên, điều kiện trình độ công nghệ thông tin nhân viên kế toán ngày phát triển, để bảo đảm tính logic, tính khoa học tính mở cho phát triển sản phẩm DNSXDP nên áp dụng phơng án thứ việc tổ chức mà hóa tài khoản 3.2.5 Xây dựng mô hình máy kế toán phù hợp với hình thức tổ chức công tác kế toán Có thể tổ chức máy kế toán theo ba hình thøc sau: - Thø nhÊt, tỉ chøc bé m¸y kÕ toán theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung Theo hình thức toàn đơn vị tổng thể tổ chức phòng kế toán trung tâm đơn vị chính, đơn vị trực thuộc không tổ chức công tác kế toán riêng Đối với doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán tập trung, việc trang bị máy tính theo mạng nội cho phòng kế toán trung tâm gồm máy tính trang bị cho kế toán viên chịu trách nhiệm phần hành kế toán máy tính tổng hợp Khi phận kế toán phải thực đầy đủ nhiệm vụ thuộc phần hành từ khâu lập chứng từ, xử lý hạch toán ban đầu, nhập liệu vào máy, khai thác sè liƯu, cung cÊp sè liƯu cÇn thiÕt theo chøc nhiệm vụ, theo phân cấp, phân quyền; đối chiÕu kiĨm tra sè liƯu víi c¸c bé phËn kÕ toán liên quan Bộ phận kế toán tổng hợp tiếp nhận thông tin từ máy tính thuộc phần hành đợc phân cấp, phân quyền khai thác sử dụng thông tin trực tiếp máy tính phận để từ tổng hợp thông tin, lập đợc sổ kế toán, báo cáo kế toán tài báo cáo kế toán quản trị 20 Luận án nêu lên u điểm, nhợc điểm điều kiện vận dụng cho DNSXDP áp dụng hình thức tổ chức công tác kÕ to¸n tËp trung - Thø hai, tỉ chøc bé máy kế toán theo hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán đơn vị đợc thành lập phòng kế toán trung tâm, đơn vị trực thuộc đà đợc phân cấp quản lý kinh tế tài nội nh xí nghiệp sản xuất trực thuộc công ty, chi nhánh bán hàng công ty địa bàn khác có tổ chức công tác kế toán riêng Theo hình thức việc tổ chức trang bị máy tính, xây dựng phần mềm kế toán máy tính phụ thuộc vào nhiều nhân tố Trong đó, quan trọng khả tài doanh nghiệp việc nối mạng nội bộ, thuê đờng truyền riêng hay không trung tâm với phòng kế toán đơn vị trực thuộc Luận án đà nói lên u điểm, nhợc điểm trờng hợp đề xuất cho DNSXDP tùy thuộc vào điều kiện cụ thể để tổ chức nối mạng nội bộ, thuê đờng truyền riêng nhằm mục đích thu thập, tổng hợp thông tin toàn công ty với địa bàn phân t¸n - Thø ba, tỉ chøc bé m¸y kÕ to¸n theo hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán Theo hình thức kết hợp hình thức trên: đơn vị thành lập phòng kế toán trung tâm, đơn vị phụ thuộc lớn, đủ trình độ quản lý đợc phân cấp quản lý kinh tế tài nội mức độ cao tổ chức kế toán riêng; đơn vị trực thuộc nhỏ, khả quản lý độc lập không phân cấp quản lý kinh tế tài nội không cho tổ chức công tác kế toán riêng mà bố trí nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hớng dẫn hạch toán ban đầu Trong điều kiện tổ chức mạng máy tính (WAN) việc cung cấp số liệu báo cáo đợc thực mạng từ máy tính phòng kế toán trực thuộc máy tính kế toán tổng hợp phòng kế toán trung tâm; trờng hợp không nối mạng (WAN)giữa trung tâm với phòng kế toán đơn vị trực thuộc tính kịp thời báo cáo toàn đơn vị phụ thuộc vào việc cung cấp báo cáo, tài liệu đơn vị trực thuộc nh việc nhập liệu, xử lý liệu phòng kế toán trung tâm 3.2.6 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán Trong phần này, sau trình bày rủi ro, sai sót gian lận thờng xảy môi trờng xử lý máy tính, luận án đà đề cập đến nhóm thủ tục kiểm tra chơng trình máy tính sau: 21 - Một, kiểm soát nhập liệu: Kiểm soát nhập liệu đợc thực từ có nguồn liệu hoàn tất nhập liệu vào hệ thống Đây công tác kiểm tra có tầm quan trọng bậc công tác kiểm tra kế toán, bao gồm nội dung: Kiểm soát nguồn liệu; kiểm tra trình nhập liệu; - Hai, kiểm soát trình xử lý liệu: Kiểm soát xử lý kiểm tra xác thông tin kế toán trình xử lý số liệu, loại trừ yếu tố bất thờng trình xử lý đảm bảo cho hệ thống vận hành nh thiết kế ban đầu Hệ thống xử lý yêu cầu mẫu tin tệp tin liệu nằm theo trình tự Kiểm soát trình tự phát mẫu tin không nằm thứ tự Trong trình thiết kế hệ thống, ngời lập trình lập trình thủ tục kiểm soát xử lý kế toán cung cấp để hệ thống tự động kiểm tra hoạt động xử lý - Ba, kiểm soát thông tin đầu ra: Kiểm soát thông tin đầu bao gồm sách bớc thực nhằm đảm bảo chÝnh x¸c cđa viƯc xư lý sè liƯu Ci cïng, luận án đà nêu lên nội dung, sơ đồ trình tự phơng pháp kiểm tra thử nghiệm kiểm soát: kiểm tra liệu; mô song song; phơng tiện kiểm tra tích hợp hệ thống 3.2.7 Hoàn thiện công tác quản trị ngời dùng bảo mật thông tin Hoàn thiện công tác quản trị ngời dùng gồm lĩnh vực: Phân chia trách nhiệm, truy cập sở liệu, xác lập quyền sở hữu liệu Để tuân thủ nguyên tắc phân công phân nhiệm máy kế toán, phần mềm kế toán dù chạy môi trờng đơn lẻ hay mạng phải có chức phân quyền Tuỳ theo quy mô đơn vị kế toán để tổ chức phân quyền nhng có loại cấp bậc nh sau: ã Kế to¸n tr−ëng: Cã qun sư dơng tham sè hƯ thèng (đơn vị hạch toán, quan chủ quản ), duyệt danh mục tài khoản bảng danh mục quan träng kh¸c, më sỉ kÕ to¸n, kho¸ sỉ kÕ to¸n, hợp thức chứng từ kế toán, phân quyền cho nhân viên khác, in báo cáo tài chính, quản trị theo dõi công việc toàn ngời dùng ã Kế toán viên chính: Đợc phân quyền thực bút toán cho toàn sổ nhật ký, đợc quyền in sổ nhật ký ã Kế toán viên bản: Đợc chuyên môn hoá theo loại hình công việc, đợc mở sổ kế toán, sổ nhật ký theo phân công kế toán trởng ã Kiểm tra kế toán: Có chức đảm bảo nguồn liệu, thông tin kế toán cách đầy đủ xác, giám sát quy trình làm việc hệ 22 thống máy tính, kiểm tra, đối chiếu nhập liệu kết xuất, sửa chữa mẫu tin sai sót nhập liệu kiểm so¸t viƯc chun giao c¸c kÕt xt cđa hƯ thèng Mục tiêu công tác an toàn liệu đảm bảo tính xác, độ tin cậy cao phục hồi đợc trờng hợp phát sinh cố kĩ thuật trình tiếp nhận, xử lý truyền tin cấu trúc liệu nội dung liệu Sau trình bày số biện pháp an toàn liệu chung cho việc xây dựng hệ thống sở liệu kế toán, luận án đà trình bày biện pháp công cụ bảo mật thông tin bao gồm: - Một, biện pháp hành chính: Ban hành quy định mặt hành nh quy chế bảo mật; nội quy hoạt động chung cho mạng cục bộ, phòng máy tính máy đơn lẻ; quy định rõ kiểm soát chặt chẽ chức quyền hạn cán đợc phép chuyển thông tin từ hệ thống ngợc lại - Hai, c¸c biƯn ph¸p kÜ tht: - ThiÕt lËp hƯ thống bảo mật nhiều tầng, nhiều mức khác nhau; - Duy trì đồng thời nhiều dạng bảo mật phù hợp với loại thông tin số liệu yêu cầu nghiệp vụ nh: Mà hoá liệu, chữ ký điện tử, khoá công cộng 3.2.8 Hoàn thiện số nội dung tổ chức công tác kế toán quản trị điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Do phạm vi dung lợng đề tài, luận án vào trình bày giải pháp hoàn thiện nội dung tổ chức công tác kế toán quản trị quan trọng điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán DNSXDP Việt Nam - Một, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán quản trị chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm: Các DNSXDP cần phải hoàn thiện nội dung: + Mà hoá tài khoản mà hoá đối tợng quản lý liên quan đến chi phí sản xuất giá thành sản phẩm + Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán CPNCTT theo đối tợng kế toán tập hợp chi phí sản xuất đối tợng tính giá thành + Hoàn thiện công tác đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ + Hoàn thiện công tác phân bổ, kết chuyển chi phí tính giá thành sản phÈm ci kú 23 - Hai, hoµn thiƯn tỉ chức công tác kế toán quản trị doanh thu xác định kết kinh doanh Luận án đà trình bày phơng pháp mà hóa tài khoản doanh thu, tài khoản giảm trừ doanh thu tơng ứng để phản ánh chi tiết loại doanh thu góc độ quản trị thông tin khác Các TK kế toán quản trị doanh thu đợc mà hoá liên thứ bậc hình doanh thu loại sản phẩm, hàng hoá Trong chơng trình nhập liệu ghi nhận doanh thu theo định khoản Nợ tài khoản 111,112,131 /Có tài khoản 511,512, cần xây dựng định khoản mặc định đồng thời để tăng hiệu suất nhập liệu hạn chế rủi ro nhập sai liệu: Nợ tài khoản 111,112,131 /Có tài khoản 33311 mặc định bút toán giá vốn đồng thời: Nợ tài khoản 632/Có tài khoản 155,156,157 (Trong chơng trình giá vốn đợc xử lý tự động) Với nhà quản trị DNSXDP điều quan trọng phải biết đợc kết lÃi (lỗ) hoạt động, loại thuốc, công việc, lao vụ Vì vậy, cần thiết phải đảm bảo tổ chức kế toán quản trị theo nội dung, yếu tố cấu thành để xác định kết sở doanh thu, khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ Từ cần phải có chơng trình tự động viƯc kÕt chun doanh thu, chi phÝ, gi¸ vèn, kết chuyển phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho sản phẩm, hàng hóa Đặc biệt chi phí liên quan đến nhiều đối tợng, cần xác định tiêu chuẩn phân bổ thích hợp phân bổ chi tiết theo yếu tố chi phí thao tác kết chuyển phân bổ cuối kỳ Luận án đà xây dựng sổ chi tiết doanh thu, chi phí, kết cho phù hợp với việc cung cấp hệ thống thông tin kế toán quản trị trờng hợp doanh nghiệp sản xuất nhiều sản phẩm, doanh nghiệp sản xuất sản phẩm 3.3 Điều kiện thực giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp sản xuất Dợc phẩm Việt Nam điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin theo giải pháp trên, DNSXDP cần phải có ®iỊu kiƯn thĨ ®Ĩ thùc hiƯn, ®ã lµ: - Thứ nhất: Phải có môi trờng pháp lý hoàn chỉnh ổn định - Thứ hai: Đổi nhận thức vai trò công nghệ thông tin công tác kế toán quản lý doanh nghiệp 24 - Thứ ba: Đào tạo cập nhật kiến thức tin học bản, tin học ứng dụng cho đội ngũ cán quản lý, đặc biệt cán bé kÕ to¸n doanh nghiƯp - Thø t−: Doanh nghiƯp phải cân đối giải tốt vấn đề vốn đầu t đủ mạnh để trang bị kỹ thuật phần mềm ứng dụng kết luận Đề tài luận án Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp sản xuất Dợc phẩm điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin đợc hoàn thành nhằm hoàn thiện lý luận tổ chức công tác kế toán điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin mà trớc hết ứng dụng phần mềm kế toán, sở đó, tìm giải pháp hoàn thiện tổ chức công t¸c kÕ to¸n cho c¸c DNSXDP ViƯt Nam hiƯn ứng dụng phần mềm kế toán Trong phạm vi nghiên cứu, luận án đÃ: Thứ nhất, nghiên cứu, phân tích vấn đề lý luận nhiệm vụ, nguyên tắc tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp, nhân tố tác động đến tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Thứ hai, nghiên cứu công nghệ thông tin ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán Luận án đà trình bày tổng quan máy vi tính khả máy vi tính xử lý thông tin, nguyên tắc lu trữ liệu máy tính Làm rõ khái niệm phần mềm kế toán, nguyên tắc, tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng tính u việt so với kế toán thủ công Thứ ba, luận án đà làm rõ hệ thống thông tin kế toán hệ thống hóa, bổ sung lý luận nội dung tổ chức công tác kế toán điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán doanh nghiệp làm tiền đề cho việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán DNSXDP điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Thứ t, luận án trình bày phát triển ngành Dợc doanh nghiệp sản xuất Dợc phẩm Việt Nam, khái quát công nghệ thông tin công nghiệp phần mềm Việt Nam thời gian qua Khảo sát đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán ứng dụng phần mềm doanh nghiệp sản xuất Dợc phẩm, làm sở cho kiến nghị giải pháp hoàn thiện Thứ năm, qua kinh nghiệm nớc phát triển giới nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán DNSXDP Việt Nam điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, luận án đà đa nội dung giải pháp 25 hoàn thiện tổ chức công tác kế toán DNSXDP Việt Nam điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, đáp ứng đợc yêu cầu đà đặt Thứ sáu, luận án đà đề xuất điều kiện để thực giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cho DNSXDP điều kiện ứng dơng c«ng nghƯ th«ng tin ... Nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 1.6.1 Tổ chức máy kế toán Hiện DN tổ chức công tác kế toán điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin theo mét ba... chức công tác kế toán doanh nghiệp, nhân tố tác động đến tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Thứ hai, nghiên cứu công nghệ thông tin ứng dụng công nghệ thông. .. thiết kế theo mô hình kế toán Động 7 1.5.2 Hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp điều kiện ứng dụng công nghệ thông