Kế toán NVL trong doanh nghiệp sx

Kế toán NVL trong doanh nghiệp sx

1.1 Sự cần thiết của tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

1.1.1 Vị trí, đặc điểm của nguyên vật liệu

a- Khái niệm:

Bất kỳ một xã hội nào muốn tồn tại và phát triển đợc đều phải tiến hành sản xuất Mà quá trình sản xuất muốn tiến hành đợc cần có đủ ba yếu tố cơ bản là t liệu lao động, đối tợng lao động và sức lao động Trong đó, NVL là đối tợng lao động một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, NVL đợc tiêu dùng toàn bộ và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, giá trị NVL đợc chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới.

Theo C.Mác “tất cả mọi vật thiên nhiên xung quanh chúng ta mà lao động có ích tác độc vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tợng lao động Nếu đối tợng lao động đợc con ngời tác động vào thì đối tợng lao động đó trở thành NVL” Và Mác cũng chỉ ra rằng một NVL nào cũng là đối tợng lao động nhng không phải bất kỳ đối tợng nào cũng là NVL mà chỉ những đối tợng nào đã

Ví dụ: Những quặng than nằm trong mỏ không phải là NVL nhng quặng

than đợc khai thác cung cấp cho công nghệ chế biến là NVL - Quặng than đã chịu sự tác động của lao động có ích của con ngời.

b- Đặc biệt, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Do đó việc cung cấp NVL có đầy đủ kịp thời hay không sẽ ảnh hởng trực tiếp đến quá trình sản xuất của doanh nghiệp và cũng không thể tiến hành sản xuất nếu không có NVL, nhng khi đa NVL vàp sản xuất các sản phẩm tạo ra có đủ sức cạnh tranh hay không phần lớn phục thuộc vào chất lợng của NVL.

Ví dụ: Một đôi giầy không thể bền nếu chất lợng da kém

Vì vậy ngoài việc thực hiện đúng theo quy trình công nghệ, chất lợng NVL là một yếu tố hết sức quan trọng Đây cũng là vấn đề mà mỗi doanh nghiệp sản xuất đều phải quan tâm, trên tất cả các phơng diện khác nhau NVL giữ một vị trí hết sức quan trọng trong quá trình sản xuất.

- Về mặt giá trị: Dới tác động của sức lao động cùng t liệu lao động ở một chu kỳ sản xuất NVL sẽ chuyển dịch một lần toàn bộ vào chi phí sản xuất dới dạng chi phí tiêu hao đẻ hình thành giá trị sản phẩm mới mang đầy đủ chức năng vốn có của sản phẩm đó là: Chất lợng, giá trị sử dụng

- Về mặt kinh tế: Chi phí NVL thờng chiếm một tỷ trọng tất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Việc kiểm tra chi phí NVL có ý nghĩa quan trọng đối với việc tính giá thành và chất lợng sản phẩm Vì thế giảm đợc chi phí NVL mới có thể giảm đợc chi phí sản xuất, từ đó hạ thấp đợc giá thành sản phẩm, đó là một trong các yếu tố quyết định đến thành công của quản lý kinh doanh Đối với ngành công nghiệp nếu hạ 0,5% giá thành của sản phẩm thì mức tiêu hao NVL giảm có giá trị tơng đơng hàng trăm tỷ đồng Cần phải tập trug quản lý chặt chẽ chi phí NVL ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, bảo quản đến sản xuất để giảm mức tiêu hao NVL tối đa, tối thiểu và ở một chừng mực nhất định giảm mức tiêu hao NVL còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội, tuy nhiên chất lợng sản phẩm phải không thay đổi.

- Về mặt vốn: NVL là một thành phần quan trọng của vốn lu động trong doanh nghiệp nhất là vốn dự trữ Do đó cần phải tổ chức quản lý sử dụng tốt NVL mới góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động tránh tình trạng ứ đọng vốn và sử dụng lãng phí.

Có thể nói NVL có vai trò hết sức quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất, NVL phải đợc tổ chức quản lý trên tất cả các phơng diện về mặt số lợng, chất l-ợng, chủng loại, giá trị, thời hạn cung cấp Vì thế tổ chức công tác NVL là tất yếu nhằm thúc đẩy việc cung cấp thờng xuyên kịp thời, đồng bộ những NVL cần thiết cho sản xuất.

1.1.2 Vai trò kế toán nguyên vật liệu trong tổ chức quản lý sử dụng nguyên vật liệu

Để đạt đợc hiệu quả cao nhất trong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán với t cách là công cụ quản lý tài chính đắc lực đang ngày càng đợc củng cố và hoàn thiện sẽ giúp doanh nghiệp đạt đợc mục tiêu đề ra Kế toán là công cụ không thể thiếu đợc trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế và kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản, các hoạt động tài chính trong các đơn vị nhằm kiểm tra giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị Kế toán NVL cũng là việc ghi chép phản ánh chi tiết, tổng hợp số liệu về tình hình nhập xuất tồn kho NVL của đơn vị.

Để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc thờng xuyên liên tục đạt hiệu quả cao NVL phải đợc cung cấp đầy đủ và đúng chủng loại, mẫu mã, chất l-ợng, quy cách kế toán NVL giúp doanh nghiệp nắm bắt đợc thông tin về tất cả các mặt của NVL Từ đó đề ra đợc các biện pháp quản lý, sử dụng NVL thích hợp đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc liên tục nhịp nhàng.

1.1.3 Yêu cầu quản lý NVL

Quản lý NVL là công tác không thể thiếu đợc trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào và nó là một yêu cầu tất yếu khách quan của mọi doanh nghiệp sản xuất Tổ chức quản lý chặt chẽ NVL sẽ hạn chế đợc những mất mát, giảm bớt những rủi ro, thiệt hại xẩy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh

quan của thông tin trình bầy trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp Muốn đợc nh thế thì công tác quản lý NVL phải đảm bảo cáo yêu cầu ở tất cả các khâu.

- NVL là tài sản dự trữ sản xuất, thờng xuyên biến động Các doanh nghiệp phải tiến hành mua NVL để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và phục vụ cho nhu cầu quản lý khác của doanh nghiệp Do vậy, ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng nh kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Việc tổ chức kho tàng bến bãi, trang bị đầy đủ phơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại NVL tránh h hỏng mất mát hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với NVL.

- Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán chi phí, điều đó có ý nghĩa to lớn trong việc hạ tấp chi phí, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp Do vậy trong khâu này cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình sản xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất.

- ở khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra bình thờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung cấp không kịp thời hoặc dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.

Việc quản lý chặt chẽ NVL từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản của doanh nghiệp

1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán NVL

Để thực hiện chức năng giám đốc từ vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, Nhà nớc đã quy định nhiệm vụ của kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất nh sau:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản, tình hình nhập xuất tồn kho NVL Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của vật t, hàng hoá nhập xuất kho, kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu

kế hoạch về mua vật t, hàng hoá, kế hoạch sử dụng vật t cho sản xuất nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp.

Thực hiện việc phân loại đánh giá vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của vật liệu cũng nh yêu cầu quản lý vật liệu của doanh nghiệp và tình hình thành toán với ngời bán, ngời cung cấp.

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.

- Tham gia vào việc phân tích, kiểm tra việc chấp hành bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu Phát hiện, ngăn ngừa và xử lý NVL thừa, thiếu, ứ đọng kém phẩm chất Đồng thời tham gia kiểm kê và đánh giá vật liệu theo chế độ Nhà nớc quy định.

Thông qua công tác hạch toán, doanh nghiệp có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tăng nhanh vòng quay vốn lu động, hạch toán NVL cung cấp những thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh

1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu

Trong các doanh nghiệp sản xuất, muốn sản xuất ra các sản phẩm phải sử dụng các NVL khác nhau, mỗi loại NVL có vai trò công dụng tính chất lý hoá khác nhau để phục vụ cho việc hạch toán NVL doanh nghiệp phải tiến hành phân loại NVL Phân loại NVL là việc phân chia NVL của doanh nghiệp ra thành các loại, các nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định.

Việc phân loại NVL nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh Tuỳ theo từng loại hình doanh nghiệp mà NVL đợc phân loại khác nhau Chẳng hạn trong doanh nghiệp sản xuất NVL có thể phân loại theo nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh, theo cách phân loại này NVL chia

- Nguyên vật liệu chính: (Bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) Đối với

các doanh nghiệp sản xuất, NVL là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm đợc sản xuất ra nh sắt, thép trong doanh nghiệp chế tạo máy xi măng, gạch trong xây dựng cơ bản bông, sợi trong doanh nghiệp dệt Đối với nửa thành phẩm mùa ngoài với mục đích tiếp tục sản xuất (nh sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng đợc coi là NVL chính).

- Vật liệu phụ: Là loại NVL có vai trò phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo

sản phẩm nh làm tăng chất lợng của NVL chính hay hoàn chỉnh sản phẩm hơn nữa, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho việc bao gói sản phẩm nh các loại thuốc tẩy, thuộc nhuộm trong doanh nghiệp dệt, giẻ lau trong doanh nghiệp cơ khí sửa chữa

- Nhiên liệu: Là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm,

cho hoạt động của máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải nh xăng, dầu, than, củi, khí đột

- Phụ tùng thay thế: Là các phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế sửa chữa các máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải của doanh nghiệp

- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị cần lắp, không cần

lắp, các vật kết cấu, các vật t xây dựng dùng cho công tác xây dựng cơ bản trong doanh nghiệp

- Vật liệu khác: Là loại vật liệu không đợc xếp vào loại kể trên gồm phế

liệu do quá trình sản xuất loại ra nh sắt, thép, gỗ, vải vụn hay phế liệu thu hồi từ việc thay lý tài sản cố định của doanh nghiệp.

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại doanh nghiệp mà mỗi loại NVL đợc chi thành các nhóm, các thứ một cách chi tiết

Căn cứ vào mục đích sử dụng NVL trong doanh nghiệp chia thành:- NVL trực tiếp dùng cho sản xuất chế tạo sản phẩm

- NVL dùng cho quản lý sản xuất- NVL dùng cho quản lý doanh nghiệp

Căn cứ vào nguồn gốc của NVL có thể chia thành:- NVL mua ngoài

- NVL thuê ngoài gia công chế biến- NVL tự gia công chế biến

1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá NVL là việc sử dụng thớc đo tiền tệ biểu hiện giá trị NVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực thống nhất Đánh giá NVL trong các doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong công tác hạch toán và quản lý NVL Thông qua việc đánh giá NVL kế toán mới tiến hành ghi chép đầy đủ có hệ thống các chi phí cấu thành nên giá trị NVL mua vào, giá trị NVL tiêu hao trong quá trình sản xuất, từ đó xác định chính xác giá trị sản phẩm sản xuất trong kỳ, cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin cho ngời quản lý góp phần quản lý có hiệu quả các hoạt động liên quan đến thu mua NVL và quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp

Nguyên tắc để đánh giá NVL:

Khi đánh giá vật t phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

+ Nguyên tắt giá gốc: (Theo chuẩn mực số 2): Hàng tồn kho vật t, hàng hoá phải đợc đánh giá theo giá gốc Giá gốc hay đợc gọi là trị giá thực tế của vật t, là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có đợc vật t đó ở đại điểm và trạng thái hiện tại.

+ Nguyên tắc nhất quán:

Các phơng pháp áp dụng trong đánh giá vật t phải đảm bảo tính nhất quán Tức là kế toán đã chọn phơng pháp nào thì phải áp dụng phơng pháp đó, nhất quán trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay đổi phơng pháp đã chọn, nh-ng phải đảm bảo phơng pháp thay thế cho phép trình bầy thông tin kế toán một

1.2.2.1 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế

a- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho.

Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL đợc nhập từ các nguồn khác nhau, vì thế trị giá thực tế của mỗi loại trong các trờng hợp đớc xác định nh sau:

- Đối với NVL mua ngoài:

+ Trờng hợp cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phơng pháo khấu trù thuế GTGT thì trị giá vốn thực tế nhập kho của NVL mua ngoài là giá mua ghi trên hoá đơn GTGT (bao gồm cả thuế nhập khẩu và thuế khác nếu có) cộng với chi phí mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản, chi phí bảo hiểm, chi phí lu kho, tiền phạt ) trừ đi các khoản triết khấu, giảm giá (nếu có) không thể có thuế GTGT tăng đầu vào.

+ Trờng hợp cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT thì trị giá vốn thực tế nhập kho của NVL mua ngoài là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT trừ đi các khoản triết khấu, giảm giá (nếu có).

- Đối với NVL tự gia công chế biến: trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho là giá thực tế của NVL xuất gia công chế bón cộng với chi phí gia công chế biến.

- Đối với VL thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho là giá thực tế của NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến công chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê gia công chế viến và từ đó về doanh nghiệp cộng với chi phí phải trả cho ngời nhận gia công chế biến.

- Đối với NVL nhập góp vốn liên doanh: Trị giá vốn thực tế của NVL nhập góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá.

- Đối với phế liệu thu hồi: Đợc đánh giá theo giá ớc tính (giá thực tế có thể sử dụng đợc hoặc đem bán)

b- Trị giá thực tế của VL xuất kho

NVL trong kho của doanh nghiệp đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau do vậy giá thực tế của từng lần nhập kho không hoàn toàn giống nhau Cho nên kế toán xác định trị giá thực tế của GTGT xuất kho cho các đối tợng sử dụng khác nhau Có năm phơng pháp tính trị giá thực tế của NVL xuất kho, doanh nghiệp có

thể lựa chọn phơng pháp tính phù hợp với doanh nghiệp mình Nếu sử dụng phơng pháp nào phải thống nhất trong các niên độ kế toán tránh sự thay đổi tuỳ tiện

* Các phơng pháp theo chuẩn mực kế toán:

1 Tính theo đơn giá bình quân của nguyên vật liệu luân chuyển trong kỳ

Theo phơng pháp này trị giá thực tế NVL xuất kho đợc căn cứ vào số lợng NVL xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân.

Đơn giá thực tế bình quân =

Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳSố lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳPhơng pháp này có u điểm: Giá ổn định, tính toán đơn giản

Nhợc điểm: Khi giá thực tế tăng thì giá bình quân nhỏ hơn giá nhập cuối kỳ và ngợc lại khi giá thực tế giảm thì giá bình quân lớn hơn giá nhập cuối kỳ Việc tính không chính xác phải chờ đến cuối kỳ kế toán mới tiến hành hạch toán đợc công việc bị dồn nén nên báo cáo bị lập chậm Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có tình hình nhập xuất NVL ít.

2- Tính theo giá thực tế đích danh

Theo phơng pháp này đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý NVL chặt chẽ, theo dõi chi tiết NVL theo từng lô hàng Khi xuất kho NVL thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho (đơn giá mua) thực tế của lô hàng đó để tính giá trị thực tế xuất kho Song chỉ áp dụng với những NVL đặc chủng có giá trị lớn hoặc đơn vị xây dựng đợc hệ thống bảo quản NVL sau mỗi lần nhập kho riêng.

3- Tính theo giá thực tế nhập trớc - xuất trớc (FIFO).

Theo phơng pháp này trớc hết ta phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của từng lô hàng nhập kho và giả thiết rằng hàng nào nhập trớc thì xuất trớc Sau đó căn cứ vào số lợng xuất kho để tính giá trị thực tế NVL xuất kho theo nguyên tắc.

tính theo đơn giá thực tế của lần nhập tiếp theo Nh vậy giá thực tế của NVL tồn cuối kỳ chính là giá thực tế NVL thuộc lần nhập kho sau cùng Phơng pháp này áp dụng với những NVL có quy định thời hạn bảo quản Nếu giá mua có xu hớng tăng lên thì giá trị hàng tồn kho cao mà giá trị NVL xuất kho lại giàm làm giá thành trong kỳ giảm, lợi nhuận cao Ngợc lại giá có xu hớng giảm thì chi phí trong kỳ tăng dẫn đến lợi nhuận giảm và hàng tồn cuối kỳ thấp.

4- Tính theo giá thực tế nhập sau - xuất trớc (LIFO)

Theo phơng pháp này cũng phải xác định đợc đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả thiết rằng hàng nào nhập kho sau thì xuất trớc Sau đó căn cứ vào số lợng xuất kho tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc.

Tính theo đơn giá của lần nhập sau cùng đối với số lợng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại tính theo đơn giá cảu các lần nhập kho trớc đó Nh vậy, giá thực tấ của vật liệu kho cuối kỳ là giá thực tế NVL của lần nhập đầu kỳ Chi phí sẽ lớn, lợi nhuận trong kỳ giảm nếu giá NVL có xu hớng tăng và ngợc lại giá NVL giảm dần, chi phí sẽ giảm và lợi nhuận tăng.

* Các phơng pháp khác (ngoài chuẩn mực kế toán)

- Phơng pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ: Phơng pháp này tính trị giá

thực tế vật t xuất kho đợc tính trên cơ sở lợng vật từ xuất kho và đơn giá vật t tồn đầu kỳ.

Giá hạch toán là một loại giá ổn định đợc sử dụng trong một thời gian dài Hàng ngày kế toán sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết trị giá NVL nhập xuất kho Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và lập báo cáo kế toán Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế đợc tiến hành nh sau:

Trớc hết xác định hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL luân chuyển trong kỳ (ký hiệu là H)

H =

Trị giá thực tế của NVL

Trị giá thực tế của NVL nhập trong kỳTrị giá hạch toán của NVL

1.3 Nội dung công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

1.3.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

1.3.1.1 Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu

- Nhập kho NVL: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà tiến hành ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp để mua NVL Trên cơ sở các hợp đồng đã ký kết doanh nghiệp làm thủ tục mua NVL, khi v đã về đến kho trớc khi nhập kho NVL phải qua kiểm nghiệm ở phòng QC và ở phòng kế hoạch tiến hành lập phiếu nhập kho, thủ kho giữ lại một liên đển ghi thẻ trớc khi chuyển lên phòng kế toán để ghi hoá đơn và sổ kế toán liên quan

- Xuất kho NVL: Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh hoặc phòng cung ứng lập thành ba liên Sau khi lập xong bộ phận cung ứng ký (ghi rõ họ tên) và giao cho ngời cầm phiếu xuống kho lĩnh Sau khi xuất kho thủ kho ghi số lợng thực xuất của từng NVL và ghi đơn giá tính thành tiền, ghi sổ kế toán, một liên lu ở bộ phận phiếu liên còn do ngời nhận vậtt giữ đẻ ghi sổ bộ phận sử dụng.

1.3.1.2 Chứng từ kế toán sử dụng.

Trong các doanh nghiệp hoạt động nhập khẩu xuất diễn ra thờng xuyên liên tục, muốn tiến hành quản lý chặt chẽ tình hình biến động và hiện có của NVL, kế toán phải tiến hành lập các chứng từ cần thiết kịp thời, đầy đủ theo đúng chế độ hiện hành về kế toán NVL đợc Nhà nớc ban hành Những chứng từ hợp lệ hợp pháp này là cơ sở để tién hành ghi chép trên thẻ kho, trên sổ kế toán Để kiểm tra giám sát tình hình biến động và số hiện có của từng loại NVL nhằm phục vụ có hiệu quả công tác quản lý NVL đáp ứng nhu cầu cho hoạt động sản xuất tại doanh

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính các chứng từ vè kế toán NVL bao gồm:

- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT)- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 - VT)- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá (Mẫu 08 - VT)

Bên cạnh các chứng từ kế toán ban hành theo quyết định 1141 ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính kể từ ngày 01/01/1999 có bổ xung thêm mẫu chứng từ kế toán sau theo quyết định 885 - BTC ngày 16/05/1998.

- Hoá đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01/GTGT)

- Hoá đơn bán hàng giá trị gia tăng (Mẫu số 02/GTGT).

Ngoài cức chứng từ kế toán bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nớc các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh:

- Phiếu xuất vật t theo định mức (Mẫu số 04 - VT)- Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu số 05 - VT)-

Và các chứng từ kế toán tuỳ thuộc đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau Đối với những chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý hợp pháp của chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành.

1.3.1.3 Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Sổ kế toán là sổ theo mẫy quy định dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phơng pháp của kế toán trên cơ sở chứng từ hợp pháp Sổ ké toán chi tiết vật liệu phục vụ cho việc hạch toán chi tiết Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng sổ (thẻ) kế toán nh sau:

- Sổ (thẻ) kho

- Sổ kế toán chi tiết vật liệu

- Sổ đối chiếu luân chuyển- Sổ số d

-

Thẻ kho (Mẫu số 06 - VT) đợc sử dụng theo số lợng nhập - xuất - tồn kho từng thứ vật liệu theo từng kho không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp nào

Nội dung và cách ghi sổ nh sau:

- Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi chi tiết, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn trong ngày về mặt số lợng.

Cuối tháng, sau khi ghi hết phiếu xuất nhập, phiếu xuất kho phải cộng tổng số lợng nhập, tổng số lợng xuất trong tháng và tính ra số lợng tồn kho cuối tháng.

- Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán phải xuống kho đối chiếu, kiểm tra tổng số lợng xuất, nhập, tồn kho và xác nhận vào thẻ kho.

Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuẩn, sổ số d NVL đợc sử dụng hạch toán tình hình nhập xuất tồn kho NVL về mặt giá trị hoặc về mặt số lợng tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.

Ngoài sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể mở thê các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng luỹ kế, tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản nhanh chóng, kịp thời.

1.3.1.4 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu

Trong các doanh nghiệp sản xuất việc quản lý NVL do nhiều bộ phân tham gia, song việc quản lý tình hình nhập xuất tồn kho NVL chủ yếu do bộ phận kho và phòng kế toán thực hiện, trên cơ sở các chứng từ nhập xuất vật liệu hàng ngày theo từng loại NVL Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, việch hạch toán chi tiết NVL giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo các phơng pháp sau.

1.3.1.4.1 Phơng pháp ghi thẻ song song.

* Nội dung:

- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho (Mộu số 06 0 VT) để ghi chép hàng

Sau khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất NVL thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi mới tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào thẻ có liên quan Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trên theo kho, cuối ngày thủ kho tính ra số hàng tồn kho và ghi đợc một dòng trên thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số hàng tồn kho và ghi vào cột “tồn’ của kho, khi đã sử dụng xong các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho phải sắp xếp một cách cần thận theo quy định rồi bàn giao lại cho kế toán.

- ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) chi tiết vật liệu cho từng danh

điểm NVL tơng ứng với thẻ kho ở từng kho đẻ phản ánh cả về số lợng và giá cả của vật liệu Kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ rồi mới căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ (thẻ) chi tiết vật liệu, sổ (thẻ) chi tiết đ-ợc mở cho từng danh điểm NVL tơng tự thẻ kho đẻ ghi chép từng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lợng và thành tiền.

Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên các sổ (thẻ) chi tiết vật liệu và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, sau đó căn cứ vào số liệu dòng cộng ở sổ (thẻ) chi tiết để ghi vào bảng nhập xuất tồn kho theo tứ tự, nhóm NVL Ưu điểm của phơng pháp ghi thẻ song song.

- Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin

cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho.

- Nhợc điểm: Khối lợng ghi chép lớn (đặc biệt là các doanh nghiệp có

nhiều chủng loại vật t, hàng hoá) ghi chép trùng lặtp chỉ tiêu số lợng giữ kế toán và thủ kho.

- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật t,

hàng hoá, khối lợng các nghiệp vụ nhập xuất ít, phát sinh không thờng xuyên.

Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp ghi thẻ song song

Thẻ kho

Ghi chú: Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

1.3.1.4.2 Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển

* Nội dung:

- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho (mẫu số 06 - VT) để ghi chép phản ánh

tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu giống phơng pháp ghi thẻ song song.

- ở phòng kế toán: Định kỳ, sau khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho

từ thủ kho, kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ Rồi thực hiện tập hợp các chứng từ nhập, xuất theo từng loại vật t, hàng hoá cho việc theo sõi và ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển cuối tháng Sổ đối chiếu luân chuyển đợc lế toán mở cho cả năm và đợc ghi vào cuối mỗi tháng, sổ đợc dùng để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại NVL ở từng kho Sổ theo dõi cả chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu thành tiền trong cả tháng của NVL nhập xuất tồn kho Mỗi thức NVL đợc ghi trên một dòng của sổ, khi hoàn thành việc ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với số liệu trên thẻ kho và số liệu trên sổ kế toán có liên quan.

Ưu điểm, nhợc điểm của phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.

- Ưu điểm: Với phơng pháp này khối lợng ghi chép có giảm bớt so với

ph-ơng pháp ghi thẻ song song.

Số (thẻ) kế toán chi tiết NVL

Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn

chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng, do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán Nếu không lặp bảng kê nhập xuất NVL thì việc sắp xếp chứng từ nhập xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn sai sót, nếu lập bảng kê thì khối lợng ghi chép vẫn lớn.

- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp

vụ nhập xuất không nhiều, không bố trí riêng đợc nhân viên kế toán chi tiết NVL.

Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển

Ghi chú: Ghi hàng ngàyGhi đối chiếuĐối chiếu, kiểm tra

1.3.1.4.3 Phơng pháp mức số d (ghi sổ số d)

* Nội dung:

- ở kho: Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tơng tự phơng pháp ghi

thẻ song song, thủ kho còn sử dụng sổ số d để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng loại NVL theo chỉ tiêu số lợng Sổ số d do kế toán lập ở từng kho và tiến hành mở sổ theo năm Cuối mỗi tháng sổ số d đợc chuyển cho thủ kho để ghi số lợng hàng tồn kho trên cơ sở số liệu từ các thẻ kho.

- ở phòng kế toán: Định kỳ kế toán xuống kho đẻ kiểm tra việc ghi chép

trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho Khi nhận các chứng từ về phòng kế toán thì kế toán thực hiện việc kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ sau đó kế toán tiến hành tổng hợp số liệu theo chỉ tiêu giá trị của v nhập xuất theo từng nhóm NVL để ghi vào bảng kê nhập xuất tiếp đó ghi vào bảng kê luỹ kế nhập cuất

Các bảng này mở theo từng kho hoặc nhiều kho (nếu các kho đợc chuyên Thẻ kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Sổ tổng hợp

của từng loại NVL tồn kho và ghi vào cột tồn kho cuối tháng của bảng kê này Đồng thời vào cuối tháng sau khi nhận đợc sổ số d từ thủ kho chuyển lên, kế toán tính giá hạch toán của hàng tồn kho để ghi vào sổ số d cột thành tiên, rồi tiến hành cộng nhóm, loại NVL trên sổ số d, số liệu này phải khớp với số liệu ở cột tồn kho cuối tháng của nhóm, loại NVL tơng ứng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho cuối kỳ.

- Ưu điểm: Giảm bớt đợc khối lợng ghi chép do kế toán ghi chỉ tiêu giá trị

của NVL theo từng nhóm NVL, thực hiện đợc việc kiểm tra thờng xuyên của kế toán với việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho và kiểm tra đợc việc bảo quản hàng trong kho của thủ kho.

- Nhợc điểm:

+ Do phòng kế tián chỉ ghi chỉ tiêu giá trị của nhóm, loại NVL nên khi cung cấp thông tin về tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại NVL nào đó phải dựa vào số liệu trên thẻ kho

+ Khi cần lập báo cáo tuần, kỳ về NVL cùng phải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho

+ Kiểm tra đối chiếu số liệu nbếu phát hiện sự khong khớp đúng giữa số liệu trên sổ số d với số liệu tơng ứng trên bảng kê nhập xuất tồn thì việc kiểm tra sẽ gặp khó khăn và phức tạp.

- Điều kiện áp dụng: Nên áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều

chủng loại NVL hay kinh doanh nhiều mặt hàng, tình hình nhập xuất NVL xẩy ra thờng xuyên

Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp mức d (ghi sổ số d)

Ghi chú: Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

1.3.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp Việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán Và việc xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng xuất kho hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc kế toán hàng tông kho áp dụng theo phơng pháp nào.

1.3.2.1 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép phản ánh thờng xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho các loại NVL trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập xuất NVL Nh vậy, việc xác định trị giá NVL xuất dùng căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp, phân loại theo các đối tợng sử dụng để ghi vào sổ tài khoản và sổ kế toán liên quan.

Thẻ kho

Sổ số d

Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồnChứng từ nhập

1.3.2.1.1 Tài khoản kế toán sử dụng

Để tiến hành hạch toán NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên kế toán sử dụng các tài khoản sau.

Tài khoản 152 “nguyên vật liệu”: Tài khoản này phản ánh số hiệu có tình hình tăng giảm NVL theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế) Tài khoản 152 có thể mở thành tài khoản cấp hai, cấp ba để kế toán tiến hành hạch toán chi tiết theo từng loại NVL tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đờng”: Tài khoản này phản ánh trị giá NVL của doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán những cha nhập kho và hàng đang đi đờng tháng trớc tháng này nhập kho.

Tài khoản 331 “phải trả cho ngời bán”: tài khoản này phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời bán về các loại NVL lao vụ dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết, tài khoản này đợc mở chi tiết cho từng ngời bán.

Tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”: Tài khoản này đợc dùng để phản ánh bộ phận giá trị dự tính bị giảm so với giá gốc của hàng tồn kho, nhằm ghi nhận những khoản lỗ hay những phí tổn phát sinh nhng cha chắc chắn và phản ánh giá trị thực tế thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính.

Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản nh TK111, TK112, TK141

1.3.2.1.2 Phơng pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháo kê khai thờng xuyên biểu diễn khái quát bằng sơ đồ

TK331, 111, 112, 142TK 152 TK 621(1) t¨ng do mua ngoµi10) XuÊt dïng trùc tiÕp cho SX

theo ph¬ngph¸p VAT trùc tiÕp

Nghiệp vụ tăng NVL do mua ngoài có thể xẩy ra các trờng hợp:

- Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn: Nếu trong tháng NVL đã về nhập kho nhng cuối tháng vẫn cha nhận đợc hoá đơn, kế toán sẽ ghi trị giá NVL nhập kho theo giá tạm tính

Nợ TK 152Nợ Tk 133

Có TK111, 112, 331, 141

Khi vật liệu về nhập kho hoặc chuyển cho các bộ phận sản xuất, khách hàng (nếu là doanh nghiệp thơng mại) kế toán ghi.

Nợ TL 621, 627, 641, 642Nợ TK 632

Nợ TK 152Nợ TK 133

Có TK 151

Đối với tài sản của doanh nghiệp trong đó có NVL sẽ tiến hành đánh giá lại trong một số trờng hợp cần thiết nh:

- Khi có quyết định của Nhà nớc về đánh giá lại tài sản

- Khi đem NVL đi góp vốn liên doanh, góp cổ phần thì số chênh lệch do đánh giá lại NVL đợc hạch toán theo trình tự sau.

Sơ đồ hạch toán chênh lệch đánh giá lại NVL

Số chênh lệch giảm về Số chênh lệch tăng về đánh giá lại NVL đánh giá lại NVL

TK 128, 222Số chênh lệch giảm về đánh giá lại Số chênh lệch tăng về đánh giá lại NVL khi góp vốn LDoanh NVL khi góp vốn LDoanh

Trong quá trình kinh doanh do có sự biến động vè giá trên thị trờng nên một số NVL có thể bị giảm giá, điều đó có thể xẩy ra hoặc không xẩy ra Nếu xẩy ra giảm giá thực tế có nghĩa là khoản tiền chênh lệch đó sẽ là một khoản thiện hại cho doanh nghiệp Để giúp cho doanh nghiệp có thể đứng vững trên thị trờng khi có sự biến động về giá kế toán phải ớc tính đợc pohần giá trị bị thiệt hại để lập quỹ dự phòng.

Sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá BVL

Lập dự phòng cho niên độ Hoàn nhập dự phòng cho niên độsau vào ngày 31/12/N - 1Trớc ngày 31/12/N

Lập dự phòng cho niên độSau vào ngày 31/12/N + 1

- Trờng hợp NVL tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê, nếu có quyết định xử lý kế toán ghi.

Nợ TK 152

Có TK 338 (3381)

Nếu NVL không phải của doanh nghiệp kế toán phản ánh giá trị NVL thừa vào tài khoản 002 “Vật t hàng hoá nhận giữ hộ”

- Trờng hợp NVL giảm do:

+ Nếu do ghi chép nhầm hoặc cân đo đong đếm sai kế toán phải tiến hành điều chỉnh đúng với số thực tế theo phơng pháp chữa sổ đã quy định.

Nợ TK liên quanCó TK 152

th-1.3.2.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng

Để tiến hành hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ kế toán sử dụng các tài khoản sau:

Tài khoản 611 “mua hàng”: Tài khoản này phản ánh giá thực tế của hàng hoá luân chuyển trong kỳ Tài khoản này không có số d.

Ngoài ra kế toán có thể sử dụng các tài khoản khác có liên quan đến nh TK 151, 152, 153, 111, 112, 331

1.3.2.2.2 Phơng pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ không căn cứ vào phiếu nhập kho để xác định trị giá thực tế của NVL xuất dùng mà căn cứ vào trị giá thực tế tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ.

Trị giá thực tế NVL xuất dùng trong kỳ

Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu lỳ

Trị giá thực tế NVL nhập kho

trong kỳ

-Trị giá thực tế NVL tồ kho

Nhập kho vật t hàng hoá Vật t hàng hoá bán ra (cuối kỳ)Cuối kỳ kết chuyển hàng tồn kho

1.4 Phân tích tình hình cung cấp và sử dụng nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất

Phân tích tình hình cung cấp và sử dụng NVL thực chất là nghiên cứu một trong các yếu tố chủ yếu của quản lý kinh doanh Thông qua việc nghiên cứu giúp cho doanh nghiệp thấy rõ đợc u nhợc điểm trong công tác quản lý cung cấp và sử dụng NVL, từ đó có biện pháp thích hợp nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời NVL cho sản xuất tránh tình trạng thiếu thừa NVL ảnh hởng đến sản xuất.

14.1 Phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu

1.4.1.1 Phân tích tình hình cung cấp tổng hợp nguyên vật liệu

Trong điều kiện kinh tế thị trờng NVL của doanh nghiệp đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau nh: Tự nhập khẩu, liên doanh, đối lu vật t mà mỗi nguồn thu nhập lại có giá khác nhau Vì vậy để đánh giá tình hình cung cấp về tổng khối l-ợng NVL không thể dựa vào giá thực tế của chúng mà phải dựa vào khối lợng NVL thực tế theo giá kế hoạch Khi phân tích dựa vào tỉ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về tổng khối lợng NVL.

Công thức tính nh sau:

Tvt =

n

∑V1i x gkii=1

∑Vki x gkii=1

1.4.1.2 Phân tích tình hình cung cấp về nguyên vật liệu chủ yếu.

Trong thực tế sản xuất doanh nghiệp có thể sử dụng NVL khác để thay thế cho NVL sản xuất ở doanh nghiệp, song điều đó không có nghĩa là đối với mọi NVL đều có thể thay thế đợc Các NVL không thể thay thế đợc gọi là NVL chủ yếu tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm.

Phân tích tình hình cung cấp về NVL chủ yếu nhằm thấy rõ đợc ảnh hởng của việc cung cấp về NVL đối với việc đảm bảo tính liên tục cho sản xuất ở doanh nghiệp Khi phân tích không thể lấy NVL cung cấp vợt kế hoạch để bù cho NVL không đạt kế hoạch Điều đó có nghĩa chỉ cần một loại NVL chủ yếu không hoàn thành kế hoạch về cung cấp, là đủ để kết luận doanh nghiệp có hoàn thành kế hoạch cung cấp về NVL chủ yếu hay không Để phân tích kế toán có thể dựa vào tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về các loại NVL chủ yếu.

Tvc =

n

∑Vk1i x gkii=1

n

∑Vki x gkii=1

x 100%

Trong đó: TVC: Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch về cung cấp NVL chủ yếu

Vlik: Số lợng thực tế cung cấp trong giới hạn kế hoạch về NVL chủ yếuVki: Số lợng kế hoạch cung cấp về NVL chủ yếu

Nếu TVC = 100% Doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch cung cấp NVL chủ yếu

TVC <100% Doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch cung cấp về các loại NVL chủ yếu Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là do: Doanh nghiệp không tổ chức tốt công tác cung ứng NVL, do đơn vị vi phạm hợp đồng, do đơn vị vận tải vi phạm hợp đồng

Chơng II

Tình hình tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Da giầy Hà Nội

2.1 Đặc điểm chung về công ty Da giầy Hà Nội

2.1.1 Quá trình hình thành và pháp triển của công ty

Công ty Da giầy Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nớc hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ về kinh tế và chụi sự quản lý của công ty Da Giầy Việt nam thuộc Bộ Công Nghiệp Quá trình pháp triển của công ty đợc chia thành nhiều giai đoạn khác nhau gắn liền với sự pháp triển và chuyển đổi cơ chế của đất nớc.

- Giai đoạn 1912 – 1954: Vào năm 1912 công ty vốn là xởng thuộc da do một nhà t bản ngời pháp đớng ra thành lập và đặt dới sự bảo hộ của thực dân pháp lấy tên là “ Công ty thuộc Da Đông Dơng’’ Mục đích hoạt động chủ yếu là phục vụ cho cuộc chiến tranh xâm lợc của Pháp.

- Giai đoạn 1954 – 1960: Công ty thuộc Da Đông Dơng đợc chuyển giao cho Việt nam Đến năm 1960 nhà máy da tụy khê đợc thành lập trên cơ sở chuyển giao của một công ty hợp doanh và trở thành xí nghiệp quốc doanh.

- Giai đoạn 1960 – 1922: Trải qua quá trình hình thành và pháp triển liên tục, từ xí nghiệp nhỏ sản xuất thủ công là chủ yếu, nhà máy đã cố gắng cải tạo và mở rộng không ngừng do vậy sản lợng trung bình hàng năm đặt.

- Giai đoạn từ 1992 đến nay: Theo quyết định số 388/ CNN – TCLĐ ngày 29/02/1993 của Bộ Trởng Bộ Công Nghiệp ra quyết định thành lập công ty

Tên công ty: Công ty Da Giầy Hà Nội.Tên giao dịch quốc tế: HALEXIM.

Trụ sở giao dịch chính: 152 Nguyễn Tam Trinh – Hà Nội

Tuy là một doanh nghiệp nhà nớc nhng từ khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trờng thì nguồn vốn ngân sách nhà nớc cấp giảm dần, trang thiết bị máy móc đều là của những năm 60 tới nay đã khấu hao hết nhng vẫn dung Bên cạnh đó công ty còn chụi sự cạnh tranh gay gắt của nhiều công ty khác trên thị trờng Năm 1994 để đáp ứng nhu cầu về chất lợng và số lợng sản phẩm của thị trờng, công ty đã mạnh dạn đầu t một dây chuyền thuộc da tơng đối hoàn chỉnh và một số máy móc thiết bị của Ita Lia Hiện nay sản lợng của công ty la.

+ Da cứng 30 - 40 tấn/ năm.+ Da mềm 500.000 Bia / năm.+ keo da công nghiệp 30 tấn / năm.

+ Giầy da, giầy vải hơn 2.500.000 đôi năm.Kết quả kinh doanh của

1 Doanh thu tiêu thụ 11.965.700.000 13.375.650.000 24.283.226.7142 Giá trị sản lợng 15.300.000.000 18.360.000.000 17.000.000.0003 Số phải nộp ngân sách 1.169.780.000 1.458.230.000 1.593.806.5324 Số đã nộp 878.586.000 1.078.400.000 779.701.464

Hiện nay công ty vừa thực hiện chức năng sản xuất vừa thực hiện chức năng thơng mại cả trong và ngoài nớc Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính của công ty là.

+ Sản xuất các loại da và các thiết bị ngành da phục vụ cho tiêu dùng trong nớc và xuất khẩu Công ty sản xuất hai loại da là Da cứng để chế biến thành các thiết bị, dụng cụ ngành da, phục vụ cho công nghiệp dệt Da mềm dùng để chế biến quân trong quân dụng và các mặt hàng tiêu dùng.

+ Sản xuất da công nghiệp phục vụ cho công nghiệp trong nớc.

+ Sản xuất và gia công các loại giấy da, giầy vải phục vụ cho nhu cầu trong nớc và xất khẩu.

+ Kinh doanh các loại vật t, thiết bị, hoá chất thuộc ngành da.

2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Công ty Da giầy Hà Nội bao gồm có ba xí nghiệp sản xuất chính và một phân xởng sản xuất phụ.

- Xí nghiệp Giầy Da: Nhiệm vụ của xí nghiệp là chuyên sản xuất và nhận

gia công các sản phẩm giầy da phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trên thị trờng, xí nghiệp giầy da bao gồm ba phân xởng đó là phân xởng chặt, phân xởng may, phân xởng gò.

- Xí nghiệp Giầy Vải: Nhiệm vụ của xí nghiệp là chuyên gia công và sản

xuất các loại giầy vải phục vụ cho xuất khẩu là chủ yếu, xí nghiệp giầy vải bao gồm bốn phân xởng đó là phân xởng chặt, phân xởng may, phân xởng gò, phân x-ởng hoàn tất.

- Xí nghiệp cao su: Có nhiệm vụ sản xuất cao su, các loại để cung cấp cho

hai xí nghiệp sản xuất giầy của công ty

- Phân xởng cơ khí: Có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ lao vụ cho các - xí nghiệp, bao gồm ba bộ phận đó là bộ phận cơ khí, bộ phận mộc tề, và bộ phận nồi hơi.

2.1.3.Đặc điểm tổ chức bộ máy của công ty.

Là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập và có đầy đủ t cách pháp nhân, công ty Da Giầy Hà Nội tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng để tránh tình trạng tập trung quá mức, chồng chéo hoặc bỏ sót nên các chức năng quản lý đợc ban lãnh đạo tiến hành phân cấp phù hợp cho xí nghiệp

Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Da giầy ( sơ đồ 1).

- Ban giam đốc: Bam gồm một giám đốc điều hành chung cả công ty, chủ yếu là về kinh tế Hai phó giám đốc phụ trách kĩ thuật, một phó giám đốc phụ trách kinh tế.

+ Phòng tổ chức: Có nhiệm vụ tham mu cho ban lãnh đạo về tỏ chức bộ máy, quản lý lao động, ban hành một quy chế về công tác tiền lơng ở công ty.

+ Phong kế hoạch: Có hai chức năng thứ nhất là xây dựng kế hoạch hàng quý, năm điều hành sản xuất kinh doanh trên cơ sở nhu cầu tiêu thụ của thị trờng, thứ hai là căn cứ vào nhu cầu thị trờng đa ra kế hoạch giá thành, kế hoạch sản lợng nhằm mục đích thu đợc lợi nhuận cao nhất.

+ Phòng tài chính kế toán: Giúp lãnh đạo trong công tác hạch toán chi phí,

báo cáo tình hình tài chính với các cơ quan chức năng, xây dựng kế hoạch tài chính của công ty, xác định nhu cầu về vốn, xem xét tình hình hiện có và sự biến động của các loại tài sản hiện có ở công ty.

+ Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Giúp lãnh đạo trong việc tìm kiếm thị trờng ngoài nớc để tiêu thụ sản phẩm Có nhiệm vụ xuất những sản phẩm của công ty ra thị trờng nớc ngoài hoặc uỷ thác khi có khách hàngnớc

Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy công ty da giầy Hà Nội

Sơ đồ số 2: Quy trình công nghệ thuộc da

Sơ đồ số 3: Quy trình công nghệ dầy vải

32Hồi tơiTốy lòng, cắt dán

XẻNgâm vôi

Tẩy vôi làm mềm

ép nớc, bào, thuộc lậi

Thuộc Crôm

Kiểm nghiệmHồi ẩm, vò xén,

đánh bóng

Nhập kho

NấuCô đặcNghiền đôngGe latine CN

Ăn dầu

Da thuộc

trung hoà Thuộc ta min

Chát mảnh

Chát mảnh

Chuẩn bị gòCao su

Cách luyện

Chát mảnh

Gò ráp

Cắt diềm, dán keo, sỏ dây

hoàn tất sản phẩmHấp

Ngoài, nhập vật t, hoá chất, máy móc thiết bị phục vụ cho nhu cầu sản xuất ở công ty.

+ Phòng ISO: Điều hành việc tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn quốc tê, đặt hiệu quả cao.

+ Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tìm kiếm thị trờng tiêu thụ sản phẩm cũng nh mở rộng đại lý tiêu thụ sản phẩm của công ty, kinh doanh các loại sản phẩm để tạo ra lợi nhuận đảm bảo đúng quy chế của công ty và pháp luật của nhà nớc.

+ Trung tâm kỹ thuật lấy mẫu: Có nhiệm vụ nghiên cứu và đa ra đợc các loại mẫu mã mới phù hợp với nhu cầu thị trờng, tiến hành sản xuất thử sản phẩm.

2.1.4 Đặc điểm quy trình công nghệ

Quy trình công nghệ thuộc da là một quy trình sản xuất phức tạp, chế biến liên tục không phân bớc rõ ràng, sản phẩm là kết quả chế biến của nhiều công đoạn.

Hình vẽ quy trình công nghệ thuộc da ( sơ đồ 2 )Hình vẽ quy trình công nghệ giầy vải( sơ đồ 3)

2.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.2.1.5.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

Hình thức tổ chức công tác kế toán là hình thức nửa tập trung nửa phân tán Các bộ phận trực thuộc công ty đều là phòng kế toán riêng theo dõi những thành phần côgn việc kế toán chủ chốt ở các bộ phận trực thuộc Cuối kỳ lập báo cáo tổng hợp gửi về phòng kế toán công ty.

Sơ đồ 4: Tổ chức bộ máy kế toán.

- Kế toán trởng: Có nhiệm vụ điều hành bộ máy kế toán, hớng dẫn chỉ đạo

kiểm tra hoạt động của các nhân viên kế toán ở dới bộ phận trực thuộc cũng ở công ty.

- Kế toán tổng hợp: Thực hiện công tác kế toán tổng hợp ( ghi sổ cái) theo

dõi mảng kế toán tài chính, lập báo cáo kế toán.

- Kế toán TSCĐ, NVL, CCDC: Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố

định, tình hình lập xuất tồn kho NVL, CCDC.

- Kế toán thanh toán: Theo dõi chi tiết thanh toán với ngời bán, với công

nhân viên ở công ty, kế toán thanh toán chỉ có ở công ty.

- Kế toán thành phẩm: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm.- Kế toán tiêu thụ xác định kết quả: Theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm

hàng hoá, giám sát tiến bộ thực hiện kế toán bán hàng, cung cấp những thông tin về tình hình bán hàng.

- Kế toán tập hợp chi phí và giá thành: Có nhiệm vụ xây định đối tợng

tập hợp chi phí, đối tợng tính giá thành, lập báo cáo chi phí sản xuất và tính giá thành.

Kế toán trởng

Các phòng kế toán ở các bộ

phận trực thuộc Kế toán

tổng hợp Kế toán TSCĐNVLCCDC

Kế toán tập hợp CP

và tính giá thành

Kế toán tiêu thụ và XĐKQKDKế toán

thanh toán

Kế toán thànhphẩm

vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất ở phân xởng Định lỳ lập báo cáo và chuyển chứng từ về phòng kế toán công ty để xử lý và tiến hành hoàn chỉnh công tác kế toán ở xĩ nghiệp.

2.1.5.2 Hình thức tổ chức kế toán.

Hiện nay ở công ty đáp ứng đợc hình thức kế toán nhật ký chứng từ, đây là hình thức sổ kế toán đợc áp dụng phổ biến và phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn Trong quá trình thực hiện kế toán ở công ty không sử dụng toàn bộ các nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ và các sổ tại công ty nhng vẫn đảm bảo các yêu cầu, về kế toán.

Trình tự ghi sổ theo nhật ký chứng từ ( sơ đồ 5)

2.1.5.3 Phơng pháp hạch toán hàng kế toán.

Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hoạch toán hàng tồn kho, Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép, Phản ánh thờng xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho NVL trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp.

2.1.5.4 Niên độ kế toán và kỳ kết toán.

- Niên độ kế toán: áp dụng theo năm, ở công ty năm kế toán trùng với năm dơng lịch bắt đầu từ ngày 01/ 01/ N đến 31/ 12 N

- Kỳ kế toán: Kỳ kế toán của công ty là 6 tháng ( từ ngày 01 / 01 N đến 30 / 06 N Cứ 6 tháng kế toán ở xí nghiệp lại lập báo cáo một lần rồi chuyển về phòng kế toán ở công ty.

Sơ đồ 5:

2.2 Thực trạng và tình hình tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty da giầy Hà Nội.

2.2.1 Đặc điểm của nguyên vật liệu ở công ty giầy da Hà Nội.

Do đặc điểm của sản phẩm giầy da là mặt hàng tiêu dùng phải đảm bảo bền đẹp, chắc chắn và tiện lợi trong sinh hoạt, bên cạnh đó còn đòi hỏi về chất lợng,

Chứng từ gốc

Bảng phân bổ

Nhật ký chứng từ

Bảng cân đối số pháp sinh

Báo cáo tài chínhSổ cáiSổ (thẻ) kế toán

chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng kê

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra Ghi chú:

làm ra sản phẩm giầy cũng rất đa dạng và phong phú mới đáp ứng đợc nhu cầu khách hàng NVL chính là da và giả da để may mũ giầy có rất nhiều loại với nhiều mầu khác nhau.

Da phải đảm bảo tính mềm, dẻo dai, bền Các loại keo để dán giầy phải…phù hợp với từng loại da ke phải đảm bảo bền không bong, cao su phải đảm bảo độ đàn hồi, các loại để phải đợc dập khuôn theo các kích cỡ của từng loại giầy…

Mặt khác do sản xuất theo đơn đặt hàng mà chủ yếu là đơn đặt hàng của ớc ngoài nh Hàn Quốc, Đài loan Là những khách hàng khó tính nên đòi hỏi…không những sản phẩm có chất lợng mà còn phải tính đến kiểu dáng, mẫu mã, kích cỡ phong phú theo dõi yêu cầu của từng đơn hàng Do đó NLV xuất dùng cho mõi đơn hàng khác nhau có nghĩa là NVL sẽ thay đổi về số lợng chất lợng, mầu sắc, Trong mỗi đơn hàng.…

n-Công ty Da Giầy Hà Nội tuy mới thành lập nhng máy móc thiết bị dây chuyền sản xuất đợc trang thiết bị tơng đối hiện đại, mỗi phân xởng đợc trang thiết bị máy móc theo chức năng hoạt động riêng có có của mình với sự chuyên môn hoá cao Chính vì vậy đối tợng sử dụng NVL ít thay đổi nh: Các loại da, lót da bạt chỉ đợc xuất cho phân xởng chặt với nhiệm vụ chặt da lót da thành từng miếng theo mẫu kích cỡ khác nhau roòi chuyển qua cho phân xởng may để may ra bán thành phẩm là mũ giầy, phân xởng gò có nhiệm vụ lắp giáp và hoàn thiện sản phẩm.

Với đặc điểm trên công tác quản lý NVL là hết sức quan trọng, để tạo điều kiện cho việc bảo quản và sử dụng tiết kiệm, hiệu quả, đặc biệt là NVL chính công ty đã tổ chức đợc hệ thống kho tàng bến bãi để dự chữ bảo quản NVL hợp lý gần các phân xởng sản xuất, để tạo điều kiện thuận lợi cho vận chuyển và cung ứng cho sản xuất một cách nhanh nhất Hiện nay công ty tổ chức quy hoạch tất cả thành một kho dùng để chứa tất cả các loại vật t trừ hoá chất do xí nghiệp cao su đảm nhận.

Kho của công ty đợc xây dựng khang trang, thoáng mát và đợc trang bị đầy đủ các phơng tịên phục vụ cho việc bảo quản NVL nh cân đo, đông đếm, bố chí nhân lực giúp cho việc tiến hành chính xác các nghiệp vụ nhập xuất tồn kho NVL

cũng nh đảm bảo NVL cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không xảy ra tình trạng thiếu NVL hay ứ đọng vốn vì thừa NVL.

2.2.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở công ty Da Giầy Hà Nội.2.2.2.1 Phân loại nguyên vật liệu.

Công ty Da Giầy Hà Nội tiến hành phân loại NVL căn cứ vào công dụng của NVL.

- NVL chính: Là đối tợng lao động chủ yếu ở công ty tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành lên thực thể sản phẩm NVl chính bao gồm: Da Na ppa, Giả da mặt, vải, chỉ may Trong mỗi loại lại chia…thành nhiều thứ khác nhau nh Da Nappa đen, đỏ be…

- NVL phụ: Bao gồm nhiều loại khác nhau tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song NVL phụ có một tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất nh dây giầy, dây chun …

- Nhiên liệu: Xăng dầu đảm bảo cho máy móc hoạt động liên tục.

- Phụ tùng thay thế: Nh kim, chân vịt, chao máy cho máy may, dao chặt.…- Phụ liệu thu hồi: Các loại da vụn, méch, giầy hỏng đ… ợc thu gom để bán.Việc phân loại này giúp cho công ty trong việc quản lý theo dõi vạt t đợc dễ dàng hơn trên cơ sở đó theo dõi số lợng, chất lợng của NVL chính, phụ từ đó đề…ra các biện pháp tổ chức quản lý, bảo quản sử dụng NVL tốt hơn Hiện nay công ty không sử dụng sổ danh điểm vật t để mã hoá NVL nói rằng và vật t nói chung, điều này ảnh hởng trực tiếp đến công tác quản lý, hạch toán giữa kế toán và thủ kho gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và kiểm tra NVL.

2.2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu.

2.2.2.2.1 Đối với nguyên vật liệu nhập trong kỳ.

NVL của công ty đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau nhng chủ yếu là mua ngoài do phong kế hoạch đảm nhận, và nhận gia công theo đơn đặt hàng NVL do chính nớc đặt hàng cung cấp khi kết thúc đơn đặt hàng sẽ tiến hành thanh toán bù trừ vào tiền hàng do hai bên thoả thuận ký kết Khi nhập kho NVL công ty sử dụng trị giá thực tế, giá này đợc xác định theo từng nguồn nhập.

+ Đối với NVL đợc cung cấp ngay tại kho (thờng là NVL phụ) thì giá trị nhập kho là giá ghi trên hoá đơn cha có thuế GTGT (không có chi phí vận chuyển).

+ Đối với NVL mua ở xa thì phải chi ra những khoản chi phí liên quan pháp sinh trong quá trình mua NVL thì giá thực tế của NVL nhập kho là giá mua cha có thuế GTGT cộng với chi phí thực tế liên quan.

- Đối với NVL nhập khẩu: Giá nhập kho là trị giá thực tế tính theo tiền việt nam ( theo tỷ giá ngoại tệ do ngân hàng nhà nớc công bố tại ngày nhập hàng) cộng với thuế nhập khẩu và chi phí liên quan pháp sinh trong quá trình mua.

- Đối với NVL luân chuyển trong nội bộ trong công ty: Giá nhập kho là thành thực tế xuất kho của NVL chuyển sang cuối kỳ sẽ tiến hành thanh toán bù trừ lẫn nhau.

- Đối với NVL nhận gia công theo đơn đặt hàng của nớc ngoài: NVL do chính khách hàng hoá cung cấp lên giá nhập kho là giá thực tế NVL do bên gia công giao theo giá thoả thuận.

- Đối với phế liệu thu hồi: Giá thực tế nhập kho là giá ớc tính có thể sử dụng đợc.

2.2.2.2.2 Đối với nguyên vật liệu xuất trong kỳ.

NVL của công ty xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất, việc xuất dùng cho gia công ít (thờng khi vào mùa vụ công ty không làm kịp mới đem đi gia công) Hiện nay do tình hình nhập xuất NVL ít nên công ty áp dụng phơng pháp tính giá NVL xuất kho là phơng pháp giá thực tế đích danh Theo phơng pháp này căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho của từng lô hàng xuất kho để tính.

Ưu điểm của phơng pháp này là: Giúp cho công ty hạch toán chính xác trị giá của từng loại NVL xuất kho, từ đó tính chính xác chi phí NVL trong giá thành.

Nhợc điểm của phơng pháp này là: Khối lợng công việc nhiều, dễ nhầm lẫn đơn giá giữa các NVL với nhau Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp pháp sinh ít các nghiệp vụ nhập xuất NVL.

Ví dụ: Đối với NVL chính giả da mặt