NVL của công ty xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất, việc xuất dùng cho gia công ít (thờng khi vào mùa vụ công ty không làm kịp mới đem đi gia công). Hiện nay do tình hình nhập xuất NVL ít nên công ty áp dụng phơng pháp tính giá NVL xuất kho là phơng pháp giá thực tế đích danh. Theo phơng pháp này căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho của từng lô hàng xuất kho để tính.
Ưu điểm của phơng pháp này là: Giúp cho công ty hạch toán chính xác trị giá của từng loại NVL xuất kho, từ đó tính chính xác chi phí NVL trong giá thành.
Nhợc điểm của phơng pháp này là: Khối lợng công việc nhiều, dễ nhầm lẫn đơn giá giữa các NVL với nhau. Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp pháp sinh ít các nghiệp vụ nhập xuất NVL.
Chứng từ
Số Ngày Diễn giải Số lợng Đơn giá Thành tiền
Tồn đầu kỳ 100 31360 3.136.000
102 25/03 Nhập trong kỳ 500 31310 15.655.000
50 27/03
Xuất kho trong kỳ - Cửa lô hàng tồn đầu kỳ - Cửa lô hàng nhập ngày 25/03
100 300 31360 31310 12.529.000 2.2.3. Thủ tục nhập xuất kho.
Để thực hiện tốt công tác quản lý nhập, xuất NVL tại công ty đồng thời nhằm đảm bảo thông tin kịp thời cho hạch toán kế toán phục vụ cho công tác quản lý chung tại công ty giám đốc công ty quy định.
1. Khi mua NVL về cán bộ vật t phải xuất trình từ mua NVL.
+ Trờng hợp NVl mua về kèm theo chứng từ: Thủ kho căn cứ vào số lợng NVL trên chứng từ đề nghị phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho. Trớc khi nhập kho NVL phải qua phòng QC để kiểm tra chất lợng.
+ Trờng hợp NVL mua về không kèm theo chứng từ: Thủ kho yêu cầu cán bộ vật t lập phiếu đề nghị nhập kho ghi rõ tên và đơn vị mua, số lợng, đơn giá, thành tiền Đồng thời cán bộ vật t… phải viết cam kết hoàn trả chứng từ phù hợp với số lợng nhập kho vào thời gian nào. Nếu cán bộ vật t không lập phiếu đề nghị nhập kho trong trờng hợp hàng về cha có chứng từ thủ kho không cho phép NVL đó vào kho.
2. NVL mua về có giá trị trên 100.000 đồng phải có hoá đơn GTGT 3. Phiếu nhập kho đợc viết theo số thứ tự và bao gồm ba liên:
- Liên thứ nhất: Thủ kho giữ.
- Liên thứ nhất: Cán bộ mua vật t giữ.
- Liên thứ ba: Dùng để thanh toán với ngời bán.
4. Thủ kho phải tiến hành lập thẻ kho, lập bảng cân đối nhập xuất tồn NVL để cuối tháng tiến hành đối chiếu về kế toán.
5. Trong tng phân xởng của công ty khi có nhu cầu sử dụng NVL thì phải lập phiếu đề nghị cấp pháp NVL ghi rõ số lợng rồi chuyển cho phòng kế hoạch để
- Liên 1: Thủ kho giữ.
- Liên 2: Phân xởng nhận NVL gĩ. - Liên 3: Chuyển lên công ty.
Việc quy định của giám đốc thực hiện đối với toàn bộ công ty hỗ trợ phần lớn cho việc quản lý, sử dụng NVL cũng nh tiêu dùng NVL một cách hợp lý đem lại hiệu quả kinh tế cao.
Ví dụ: Khi mua NVL của cơ sở thuộc da Hng Thái ta có những hoá đơn mua bán hàng nh sau:
Biểu số 01:
Hoá đơn GTGT Mẫu số 01
Liên 3 (Giao cho khách hàng để thanh toán) Ngày 25 tháng 03 năm 2003
Đơn vị bán hàng: Cơ sở thuộc da Hng Thái. Địa chỉ: Số tài khoản:
Điện thoại: Mã số:
Họ và tên ngời mua hàng: Phạm Văn Trung . Đơn vị: Công ty Da Giầy Hà Nội.
Địa chỉ: Số 409 Nguyễn Tam Trinh Hà Nội. Số tài khoản Hình thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt Mã số:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Giả da mặt M 500 31310 15.655.000
Cộng 15.655.000
Thuế suất GTGT 10% 1.565.500 Tổng cộng tiền thanh toán 17.220.500
Số tiền bằng chữ : Mời bẩy triệu hai trăm hai mơi nghìn năm trăm đồng. Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
NVL sau khi đợc kiểm tra ở phòng QC mới đợc nhập kho. Mẫu biên bản kiểm nghiệm NVL nh sau:
Biểu số 2:
Công ty Da Giầy Hà Nội Biên bản kiểm nghiệm vật t Ngày 25/03/2003 Số:24
Căn cứ vào hoá đơn ( GTGT) Ngày 25/03/2003 của cơ sở thuộc da Hng Thái, Bản kiểm nghiệp chúng tôi gồm:
Ông: Nguyễn Văn Tuấn – Phòng kỹ thuật. Ông: Phạm Văn Hng – Phòng kỹ thuật Bà: nguyễn Thị Hà - Phòng QC
Đã kiểm nghiệm NVL sau đây.
STT Tên, nhãn hiệu, quy các NVL
ĐVT Số lợng Kết quả kiểm nghiêm NVL Số lợng NVL
đúng quy cách
Số lợng không đúng quy cách
1 Giả da mặt m 500 500 0
ý kiến của ban kiểm nghiệm NVL: Số lợng NVL trên đủ điều kiện nhập kho.
Căn cứ vào hoá đơn ( GTGT) và biên bản kiểm nghiệm NVL phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho nh sau:
Biểu số 03:
Phiếu nhập kho QĐ số 1141 CT/ CĐKT Ngày 25/03/2003 Số 102
Họ tên ngời giao hàng:
Nhập tại kho: công ty Da Giầy Hà Nội
STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất NVL Mã số ĐVT Số Lợng Theo C. Từ Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
1 Giả da mặt M 500 500 31310 15.655.000
Cộng 15.655.000
Tổng số tiền bằng chữ: Mời năm triệu sáu trăm mới năm nghìn đồng. Thủ trởng đơn vị Ngời giao hàng Thủ kho
Tiếp đó trên cơ sở nhu cầu tiêu dùng NVL cho sản xuất của các phân xởng phòng kế hoạch lập phiếu nhập kho.
Biểu số 04:
Phiếu xuất kho Mẫusố 02- VT
Ngày 27/03/2003 Số 50
Họ tên ngời nhận hàng: Phân xởng chặt Lý do xuất dùng: Xuất dùng cho sản xuất Xuất tại kho: Công ty Da Giầy Hà Nội
STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất NVL Mã số ĐVT Số lợng Yêu cầu
Thực xuất Đơn giá Thành tiền
1 Giả da mặt m 100 300 100 300 31360 31310 12.529.000 Cộng 12.529.000
Tổng số tiền viết bằng chữ: Mời hai triệu năm trăm hai mơi chính đồng. Thủ trởng đơn vị: Phụ trách bộ phận sử dụng. Ngời nhận hàng Thủ Kho
2.2.4 Tổ chức công tác kế toán chi phí nguyên vật liệu.
Để quan lý tình hình biến động của NVL, các doanh nghiệp vụ nhập xuất tồn NVL kế toán chi phí NVL ở công ty Da Giầy Hà Nội sử dụng phơng pháp ghi thẻ song song. Để tiến hành ghi sổ thủ kho kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập xuất do phòng kế hoạch lập.
+ ở kho: Thủ kho và các nhân viên của kho phải đảm bảo các yêu cầu bảo quản NVl tốt cả về mặt số lợng cũng nh về mặt chất lợng của NVL. Để phục vụ sản xuất sản phẩm kế toán chi tiết NVL đợc tiến hành trên thẻ kho, hàng ngày sau khi đã đối chiếu khớp đúng giữa phiếu kho nhập kho, phiếu xuất kho, với số lợng thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho và chỉ ghi chỉ tiêu số lợng. Đến cuối tháng thủ kho cộng và tính ra số tồn của từng thứ NVl trên thẻ kho và chuyển lên cho kế toán NVL. Mỗi loại NVL đợc ghi trên một thẻ kho để tiện cho việc theo dõi kiểm tra đối chiếu, đầu tháng thủ kho ghi số tồn căn cứ vào số tồn cuối tháng
trớc, số lợng nhập xuất đợc ghi một dòng trên thẻ kho theo chứng từ. Cuối tháng thủ kho sẽ tính ra tổng nhập theo công thức sau:
Số tồn cuối tháng = số tồn đầu tháng + Số nhập trong kỳ – Số xuất trong kỳ Ví dụ: Dựa vào các phiếu nhập số 102, phiếu xuất số 50, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho nh sau:
Biểu số 05:
Thẻ kho Mẫu số 06 – VT
Doanh nghiệp: Công ty Da Giầy Hà Nội Ngày lập thẻ: 01/03/2003 Tên kho: Xí nghiệp Giầy Da Tờ số 15
Tên nhãn hiệu, quy cách vật t hàng hoá: Giả da mặt
Đơn vị tính: m Mã số: Ngày nhập xuất Chứng từ Số hiệu Nhập Xuất Ngày tháng Diễn giải Số lợng Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận của kế toán Tồn đầu kỳ 100 25/03 102 25/03 Nhập trong kỳ 500 27/03 50 27/03 Xuất trong kỳ 400 Tồn cuối kỳ 200
+ Tại phòng kế toán: Kế toán theo dõi chi tiết NVL theo cả hai chỉ tiêu số l- ợng và thành tiền. Sau khi xem xét, xác nhận vào thẻ kho kế toán dựa vào các phiếu nhập, phiếu xuất kho mà thủ kho gửi lên ghi vào sổ chi tiết tài khoản 1521, 1522 cùng với bảng chi tiết T K 1521, 1522. Đến cuối tháng, quý trên cơ sở các bảng chi tiết, số chi tiết, thẻ kho nhập xuất tồn.
Cơ sở số liệu: Từ các phiếu nhập xuất kho, thẻ kho, sổ chi tiết TK 1521, 1522 tháng trớc để ghi vào cột tồn đầu kỳ.
Mỗi trang sổ đợc ghi cho một loại NVL, ghi theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị, đồng thời khẳng định luôn TK đối ứng có thể cuối mỗi ngày tính luôn lợng giá trị tồn kho hoặc để cuối tháng quyết toán ghi vào cột tồn.
Ví dụ: Từ các phiếu nhập kho số 120,50, thẻ kho tờ số 15 hàng ngày kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết nh sau:
Biểu số 06: Sổ chi tiết vật liệuTK 1521
Tháng 03/ 2003
Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm NVL: Giả da mặt STT Chứng từ N X Diễn giải TK d Đơn giá Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT 1 Tồn 31360 500 15655000 100 313600 2 102 Nhập 331 31310 3 50 Xuất 621 31360 31310 100 300 1252900 4 Tồn 31310 200 6262000
Từ số liệu trên cổ chi tiết TK 1521, 1522 Kế toán vào bảng chi tiết TK 1521, 1522 Thông qua việc định khoản các nghiệp vụ kinh tế
* Bảng kê chi tiết TK 1521, 1522 theo dõi tình hình nhập, xuất chi tiết từng loại NVL thông qua việc định khoản các nghiệp vụ.
TT DG D đk 154Nợ TK 1512 có TK khác331 Cộng 621Có TK 1512 nợ TK khác136.8 Cộng D cuối kỳ 1 Giả da mặt 313100 15655000 15655000 12524000 12524000 6262000 2 Giả da lót 17844000 26670000 26670000 25149000 25149000 19665000 3 Vải 34170 1000100 9770941 9770941 8180791 8180791 2650250 4 Đế 5027 145145000 8615300 1504743 8615300 231298000 231298000 0 5 Vải 3419 Nauy 0 2315000 1504743 1250621 1250621 254122 6 Bạt 7 trắng 0 1561600 2315000 2057000 2057000 258000 7 Vải 3419 xanh 0 275200 1561600 1250560 1250360 311040 8 Vải 3419 trắng 0 2120000 275200 166400 166400 108800 9 Bạt 7 trắng mộc 0 2300000 2120000 1760000 1760000 360000 10 Bạt 7 chàm 0 180000 2300000 1760000 1760000 540000 11 Bạt 7 xanh 0 180000 180000 149000 149000 31000 … … … … Cộng 167120100 8615300 623524840 709677480 310836900 101000000 411836900 464960680
Biểu số 07 Bảng kê chi tiết TK 1521
* Báo nhập xuất tồn vật t: Phản ánh tình hình tổng hợp số lợng NVL thông qua các chỉ tiêu trên báo cáo là số lợng và thành tiền ở các cột tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ của từng NVL.
Cơ sở số liệu: Báo cáo nhập tồn của tháng trớc, cột tồn cuối kỳ của tháng tr- ớc chuyển sang ghi vào cột tồn đầu kỳ của tháng này, các dòng tổng cộng trên mỗi trang của từng loại NVL trong sổ chi tiết vật liệu, bảng đợc mở theo tháng và vào cuối mỗi tháng.
TT DG ĐVT D đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
Số lợng Thành tiền Số lợng Thành tiền Số lợng Thành tiền Số lợng Thành tiền
1 Giả da đen m 17 173310 12524000 17 173310 2 Giả da mặt m 100 3131000 500 15655000 400 25149000 200 6262000 3 Giả da lót m 594,8 17844000 889 26670000 838,3 8180791 643 19365000 4 Vải 34170 m 100 1000100 921,7 977941 771,7 231298000 250 2650250 5 Đế 5027 m 7700 145145000 1592 8615300 9292 1250621 6 Vải 3419 Nauy m 368,9 1504743 306,6 2057000 62,5 254122 7 Bạt 7 trắng m 231,5 2315000 205,7 2057000 25,8 258000 8 Vải 3419 xanh m 244 1561600 195,4 1250360 48,6 311040 9 Vải 3419 trắng m 43 275200 26 166400 17 108800 10 Bạt 7 trắng mộc m 212 2120000 176 1760000 36 360000 11 Bạt 7 chàm m 213 2300000 176 1760000 54 540000 12 Bạt 7 xanh m 180 180000 149 149000 31 31000 … … .... … … … … Cộng 167293410 709677480 411836900 465133990 Biểu số 08 Tháng 03 năm 2003
Với phơng pháp ghi lẻ song song mà công ty áp dụng có:
Ưu điểm: là ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra số liệu, quản lý chặt các số liệu về NVL trên cả hai mặt giá trị và số lợng nhập xuất tồn.
Nhợc điểm: Còn nhiều những bất cập không phù hợp với tình hình thực tế hiện nay do Công ty có rất nhiều chủng loại NVL, việc ghi chép trùng lắp giữa kế toán và thủ kho là không cần thiết tốn nhiều thời gian công sức.
Sơ đồ 9: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Ghi chú: Ghi hàng ngày Kiểm tra đối chiếu
2. 2. 5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.
2.2.5.1 phơng pháp hạch toán và tài khoản sử dụng trong kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. hợp nguyên vật liệu.
Công ty Da Giầy Hà Nội sử dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Hình thức kế toán áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ theo Công ty. Nh đã trình bày mọi nghiệp vụ liên quan đến NLVđều tiến hành hạch toán độc lập nhng việc thanh toán với ngời bán và các chi phí liên quan đều do công ty thanh toán.(kể cả thuế GTGT).
Kế toán tổng hợp N VL sử dụng các tài khoản sau: TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 621, 627, 632…
TK 136: Phải thu nội bộ TK 335: Phải trả nội bộ
Chứng từ nhập kho Chứng từ xuất
Thẻ kho sổ chi tiết NVL
2.2.5.2. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu.
Công ty không hạch toán thuế GTGT kế toán phản ánh gía trị NVL nhập kho theo giá thực tế bao gồm giá mua cha có thuế GTGT đầu vào công với các chi phí khác liên quan đên NVL mua về (nếu có) theo từng trờng hợp mà kế toán có sự ghi chép xử lý số liệu, luân chuyển chứng từ, sắp xếp sổ sách kế toán phù hợp thống nhất liên quan nhịp nhàng.
Cụ thể kế toán xử lý các trờng hợp xảy ra ở xí nghiệp nh sau:
+ Đối với trờng hợp mua ngoài (nguồn trong nớc) cha thanh toán: kế toán căn cứ vào các biên bản kiểm nhận chất lợng NVL, phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT định khoản nghiệp vụ rồi ghi vào sổ chi tiết TK 331 sau đó tổng cộng số liệu ghi vào nhật ký chứng từ số 5.
Cách lập và ghi sổ chi tiết TK 331 nh sau:
- Sổ chi tiết Tk 331 "thanh toán với ngời bán hàng" theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với ngời bán. Tất cả mở chung một quyển mỗi trang sổ theo dõi cụ thể từng đối tợng một ghi giá trị của từng NVL nhập và tình hình thanh toán công nợ của Công ty.
- Căn cứ số liệu: Sổ chi tiết TK 331 tháng trớc để ghi cột d đầu tháng, căn cứ phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán cùng với chi phí của Công ty để ghi bên phát sinh tăng trong kỳ. Sổ lập cho từng tháng, cuối tháng ké toán tính và ghi ra phần d cuối kỳ.
Cũng theo vị dụ trên kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 331 của trang sổ thuộc đối tợng cơ sở thuộc da Hng Thái, xem biểu số 09.
Tổng hợp các số liệu trên sổ chi tiết TK 331 của từng trang sổ rồi ghi vào nhật ký chứng từ số 5 "ghi có TK 331" theo dõi tình hình nhập NVL, tình hình thanh toán công nợ với ngời bán. Nhật ký chứng từ số 5 tổng hợp tình hình nhập, tình hình thanh toán công nợ trong một tháng.
Căn cứ số liệu để ghi: NKCT số 5 của tháng trớc để ghi cột d đầu tháng, cột tổng cộng trên sổ ghi chi tiết TK 331 để ghi phần phát sinh. NKCT số 5 đợc lập