2.1.5.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Hình thức tổ chức công tác kế toán là hình thức nửa tập trung nửa phân tán. Các bộ phận trực thuộc công ty đều là phòng kế toán riêng theo dõi những thành phần côgn việc kế toán chủ chốt ở các bộ phận trực thuộc. Cuối kỳ lập báo cáo tổng hợp gửi về phòng kế toán công ty.
Sơ đồ 4: Tổ chức bộ máy kế toán.
- Kế toán trởng: Có nhiệm vụ điều hành bộ máy kế toán, hớng dẫn chỉ đạo
kiểm tra hoạt động của các nhân viên kế toán ở dới bộ phận trực thuộc cũng ở công ty.
- Kế toán tổng hợp: Thực hiện công tác kế toán tổng hợp ( ghi sổ cái) theo dõi mảng kế toán tài chính, lập báo cáo kế toán.
- Kế toán TSCĐ, NVL, CCDC: Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố
định, tình hình lập xuất tồn kho NVL, CCDC.
- Kế toán thanh toán: Theo dõi chi tiết thanh toán với ngời bán, với công nhân viên ở công ty, kế toán thanh toán chỉ có ở công ty.
- Kế toán thành phẩm: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm.
- Kế toán tiêu thụ xác định kết quả: Theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, giám sát tiến bộ thực hiện kế toán bán hàng, cung cấp những thông tin về tình hình bán hàng.
- Kế toán tập hợp chi phí và giá thành: Có nhiệm vụ xây định đối tợng
tập hợp chi phí, đối tợng tính giá thành, lập báo cáo chi phí sản xuất và tính giá thành. Kế toán trởng Các phòng kế toán ở các bộ phận trực thuộc Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ NVL CCDC Kế toán tập hợp CP và tính giá thành Kế toán tiêu thụ và XĐ KQKD Kế toán thanh toán Kế toán thành phẩm
vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất ở phân xởng. Định lỳ lập báo cáo và chuyển chứng từ về phòng kế toán công ty để xử lý và tiến hành hoàn chỉnh công tác kế toán ở xĩ nghiệp.
2.1.5.2 Hình thức tổ chức kế toán.
Hiện nay ở công ty đáp ứng đợc hình thức kế toán nhật ký chứng từ, đây là hình thức sổ kế toán đợc áp dụng phổ biến và phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. Trong quá trình thực hiện kế toán ở công ty không sử dụng toàn bộ các nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ và các sổ tại công ty nhng vẫn đảm bảo các yêu cầu, về kế toán.
Trình tự ghi sổ theo nhật ký chứng từ ( sơ đồ 5)
2.1.5.3 Phơng pháp hạch toán hàng kế toán.
Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hoạch toán hàng tồn kho, Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép, Phản ánh thờng xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho NVL trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp.
2.1.5.4. Niên độ kế toán và kỳ kết toán.
- Niên độ kế toán: áp dụng theo năm, ở công ty năm kế toán trùng với năm dơng lịch bắt đầu từ ngày 01/ 01/ N đến 31/ 12 N
- Kỳ kế toán: Kỳ kế toán của công ty là 6 tháng ( từ ngày 01 / 01 N đến 30 / 06 N. Cứ 6 tháng kế toán ở xí nghiệp lại lập báo cáo một lần rồi chuyển về phòng kế toán ở công ty.
Sơ đồ 5:
2.2. Thực trạng và tình hình tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty da giầy Hà Nội. công ty da giầy Hà Nội.
2.2.1 Đặc điểm của nguyên vật liệu ở công ty giầy da Hà Nội.
Do đặc điểm của sản phẩm giầy da là mặt hàng tiêu dùng phải đảm bảo bền đẹp, chắc chắn và tiện lợi trong sinh hoạt, bên cạnh đó còn đòi hỏi về chất lợng, kiểu dáng, mẫu mã phù hợp với nhu cầu thị trờng. Vì thế sản phẩm giầy da của xí
Chứng từ gốc
Bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ
Bảng cân đối số pháp sinh
Báo cáo tài chính Sổ cái Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Ghi chú:
làm ra sản phẩm giầy cũng rất đa dạng và phong phú mới đáp ứng đợc nhu cầu khách hàng. NVL chính là da và giả da để may mũ giầy có rất nhiều loại với nhiều mầu khác nhau.
Da phải đảm bảo tính mềm, dẻo dai, bền Các loại keo để dán giầy phải… phù hợp với từng loại da ke phải đảm bảo bền không bong, cao su phải đảm bảo độ đàn hồi, các loại để phải đợc dập khuôn theo các kích cỡ của từng loại giầy…
Mặt khác do sản xuất theo đơn đặt hàng mà chủ yếu là đơn đặt hàng của n- ớc ngoài nh Hàn Quốc, Đài loan .Là những khách hàng khó tính nên đòi hỏi… không những sản phẩm có chất lợng mà còn phải tính đến kiểu dáng, mẫu mã, kích cỡ phong phú theo dõi yêu cầu của từng đơn hàng. Do đó NLV xuất dùng cho mõi đơn hàng khác nhau có nghĩa là NVL sẽ thay đổi về số lợng chất lợng, mầu sắc, .Trong mỗi đơn hàng.…
Công ty Da Giầy Hà Nội tuy mới thành lập nhng máy móc thiết bị dây chuyền sản xuất đợc trang thiết bị tơng đối hiện đại, mỗi phân xởng đợc trang thiết bị máy móc theo chức năng hoạt động riêng có có của mình với sự chuyên môn hoá cao. Chính vì vậy đối tợng sử dụng NVL ít thay đổi nh: Các loại da, lót da bạt chỉ đợc xuất cho phân xởng chặt với nhiệm vụ chặt da lót da thành từng miếng theo mẫu kích cỡ khác nhau roòi chuyển qua cho phân xởng may để may ra bán thành phẩm là mũ giầy, phân xởng gò có nhiệm vụ lắp giáp và hoàn thiện sản phẩm.
Với đặc điểm trên công tác quản lý NVL là hết sức quan trọng, để tạo điều kiện cho việc bảo quản và sử dụng tiết kiệm, hiệu quả, đặc biệt là NVL chính công ty đã tổ chức đợc hệ thống kho tàng bến bãi để dự chữ bảo quản NVL hợp lý gần các phân xởng sản xuất, để tạo điều kiện thuận lợi cho vận chuyển và cung ứng cho sản xuất một cách nhanh nhất. Hiện nay công ty tổ chức quy hoạch tất cả thành một kho dùng để chứa tất cả các loại vật t trừ hoá chất do xí nghiệp cao su đảm nhận.
Kho của công ty đợc xây dựng khang trang, thoáng mát và đợc trang bị đầy đủ các phơng tịên phục vụ cho việc bảo quản NVL nh cân đo, đông đếm, bố chí nhân lực giúp cho việc tiến hành chính xác các nghiệp vụ nhập xuất tồn kho NVL
cũng nh đảm bảo NVL cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không xảy ra tình trạng thiếu NVL hay ứ đọng vốn vì thừa NVL.
2.2.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở công ty Da Giầy Hà Nội.2.2.2.1 Phân loại nguyên vật liệu. 2.2.2.1 Phân loại nguyên vật liệu.
Công ty Da Giầy Hà Nội tiến hành phân loại NVL căn cứ vào công dụng của NVL.
- NVL chính: Là đối tợng lao động chủ yếu ở công ty tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành lên thực thể sản phẩm. NVl chính bao gồm: Da Na ppa, Giả da mặt, vải, chỉ may Trong mỗi loại lại chia… thành nhiều thứ khác nhau nh Da Nappa đen, đỏ be…
- NVL phụ: Bao gồm nhiều loại khác nhau tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song NVL phụ có một tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất nh dây giầy, dây chun .…
- Nhiên liệu: Xăng dầu đảm bảo cho máy móc hoạt động liên tục.
- Phụ tùng thay thế: Nh kim, chân vịt, chao máy cho máy may, dao chặt.… - Phụ liệu thu hồi: Các loại da vụn, méch, giầy hỏng đ… ợc thu gom để bán. Việc phân loại này giúp cho công ty trong việc quản lý theo dõi vạt t đợc dễ dàng hơn trên cơ sở đó theo dõi số lợng, chất lợng của NVL chính, phụ từ đó đề… ra các biện pháp tổ chức quản lý, bảo quản sử dụng NVL tốt hơn. Hiện nay công ty không sử dụng sổ danh điểm vật t để mã hoá NVL nói rằng và vật t nói chung, điều này ảnh hởng trực tiếp đến công tác quản lý, hạch toán giữa kế toán và thủ kho gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và kiểm tra NVL.
2.2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu.
2.2.2.2.1 Đối với nguyên vật liệu nhập trong kỳ.
NVL của công ty đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau nhng chủ yếu là mua ngoài do phong kế hoạch đảm nhận, và nhận gia công theo đơn đặt hàng NVL do chính nớc đặt hàng cung cấp khi kết thúc đơn đặt hàng sẽ tiến hành thanh toán bù trừ vào tiền hàng do hai bên thoả thuận ký kết. Khi nhập kho NVL công ty sử dụng trị giá thực tế, giá này đợc xác định theo từng nguồn nhập.
+ Đối với NVL đợc cung cấp ngay tại kho (thờng là NVL phụ) thì giá trị nhập kho là giá ghi trên hoá đơn cha có thuế GTGT (không có chi phí vận chuyển).
+ Đối với NVL mua ở xa thì phải chi ra những khoản chi phí liên quan pháp sinh trong quá trình mua NVL thì giá thực tế của NVL nhập kho là giá mua cha có thuế GTGT cộng với chi phí thực tế liên quan.
- Đối với NVL nhập khẩu: Giá nhập kho là trị giá thực tế tính theo tiền việt nam ( theo tỷ giá ngoại tệ do ngân hàng nhà nớc công bố tại ngày nhập hàng) cộng với thuế nhập khẩu và chi phí liên quan pháp sinh trong quá trình mua.
- Đối với NVL luân chuyển trong nội bộ trong công ty: Giá nhập kho là thành thực tế xuất kho của NVL chuyển sang cuối kỳ sẽ tiến hành thanh toán bù trừ lẫn nhau.
- Đối với NVL nhận gia công theo đơn đặt hàng của nớc ngoài: NVL do chính khách hàng hoá cung cấp lên giá nhập kho là giá thực tế NVL do bên gia công giao theo giá thoả thuận.
- Đối với phế liệu thu hồi: Giá thực tế nhập kho là giá ớc tính có thể sử dụng đợc.
2.2.2.2.2. Đối với nguyên vật liệu xuất trong kỳ.
NVL của công ty xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất, việc xuất dùng cho gia công ít (thờng khi vào mùa vụ công ty không làm kịp mới đem đi gia công). Hiện nay do tình hình nhập xuất NVL ít nên công ty áp dụng phơng pháp tính giá NVL xuất kho là phơng pháp giá thực tế đích danh. Theo phơng pháp này căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho của từng lô hàng xuất kho để tính.
Ưu điểm của phơng pháp này là: Giúp cho công ty hạch toán chính xác trị giá của từng loại NVL xuất kho, từ đó tính chính xác chi phí NVL trong giá thành.
Nhợc điểm của phơng pháp này là: Khối lợng công việc nhiều, dễ nhầm lẫn đơn giá giữa các NVL với nhau. Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp pháp sinh ít các nghiệp vụ nhập xuất NVL.
Chứng từ
Số Ngày Diễn giải Số lợng Đơn giá Thành tiền
Tồn đầu kỳ 100 31360 3.136.000
102 25/03 Nhập trong kỳ 500 31310 15.655.000
50 27/03
Xuất kho trong kỳ - Cửa lô hàng tồn đầu kỳ - Cửa lô hàng nhập ngày 25/03
100 300 31360 31310 12.529.000 2.2.3. Thủ tục nhập xuất kho.
Để thực hiện tốt công tác quản lý nhập, xuất NVL tại công ty đồng thời nhằm đảm bảo thông tin kịp thời cho hạch toán kế toán phục vụ cho công tác quản lý chung tại công ty giám đốc công ty quy định.
1. Khi mua NVL về cán bộ vật t phải xuất trình từ mua NVL.
+ Trờng hợp NVl mua về kèm theo chứng từ: Thủ kho căn cứ vào số lợng NVL trên chứng từ đề nghị phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho. Trớc khi nhập kho NVL phải qua phòng QC để kiểm tra chất lợng.
+ Trờng hợp NVL mua về không kèm theo chứng từ: Thủ kho yêu cầu cán bộ vật t lập phiếu đề nghị nhập kho ghi rõ tên và đơn vị mua, số lợng, đơn giá, thành tiền Đồng thời cán bộ vật t… phải viết cam kết hoàn trả chứng từ phù hợp với số lợng nhập kho vào thời gian nào. Nếu cán bộ vật t không lập phiếu đề nghị nhập kho trong trờng hợp hàng về cha có chứng từ thủ kho không cho phép NVL đó vào kho.
2. NVL mua về có giá trị trên 100.000 đồng phải có hoá đơn GTGT 3. Phiếu nhập kho đợc viết theo số thứ tự và bao gồm ba liên:
- Liên thứ nhất: Thủ kho giữ.
- Liên thứ nhất: Cán bộ mua vật t giữ.
- Liên thứ ba: Dùng để thanh toán với ngời bán.
4. Thủ kho phải tiến hành lập thẻ kho, lập bảng cân đối nhập xuất tồn NVL để cuối tháng tiến hành đối chiếu về kế toán.
5. Trong tng phân xởng của công ty khi có nhu cầu sử dụng NVL thì phải lập phiếu đề nghị cấp pháp NVL ghi rõ số lợng rồi chuyển cho phòng kế hoạch để
- Liên 1: Thủ kho giữ.
- Liên 2: Phân xởng nhận NVL gĩ. - Liên 3: Chuyển lên công ty.
Việc quy định của giám đốc thực hiện đối với toàn bộ công ty hỗ trợ phần lớn cho việc quản lý, sử dụng NVL cũng nh tiêu dùng NVL một cách hợp lý đem lại hiệu quả kinh tế cao.
Ví dụ: Khi mua NVL của cơ sở thuộc da Hng Thái ta có những hoá đơn mua bán hàng nh sau:
Biểu số 01:
Hoá đơn GTGT Mẫu số 01
Liên 3 (Giao cho khách hàng để thanh toán) Ngày 25 tháng 03 năm 2003
Đơn vị bán hàng: Cơ sở thuộc da Hng Thái. Địa chỉ: Số tài khoản:
Điện thoại: Mã số:
Họ và tên ngời mua hàng: Phạm Văn Trung . Đơn vị: Công ty Da Giầy Hà Nội.
Địa chỉ: Số 409 Nguyễn Tam Trinh Hà Nội. Số tài khoản Hình thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt Mã số:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Giả da mặt M 500 31310 15.655.000
Cộng 15.655.000
Thuế suất GTGT 10% 1.565.500 Tổng cộng tiền thanh toán 17.220.500
Số tiền bằng chữ : Mời bẩy triệu hai trăm hai mơi nghìn năm trăm đồng. Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
NVL sau khi đợc kiểm tra ở phòng QC mới đợc nhập kho. Mẫu biên bản kiểm nghiệm NVL nh sau:
Biểu số 2:
Công ty Da Giầy Hà Nội Biên bản kiểm nghiệm vật t Ngày 25/03/2003 Số:24
Căn cứ vào hoá đơn ( GTGT) Ngày 25/03/2003 của cơ sở thuộc da Hng Thái, Bản kiểm nghiệp chúng tôi gồm:
Ông: Nguyễn Văn Tuấn – Phòng kỹ thuật. Ông: Phạm Văn Hng – Phòng kỹ thuật Bà: nguyễn Thị Hà - Phòng QC
Đã kiểm nghiệm NVL sau đây.
STT Tên, nhãn hiệu, quy các NVL
ĐVT Số lợng Kết quả kiểm nghiêm NVL Số lợng NVL
đúng quy cách
Số lợng không đúng quy cách
1 Giả da mặt m 500 500 0
ý kiến của ban kiểm nghiệm NVL: Số lợng NVL trên đủ điều kiện nhập kho.
Căn cứ vào hoá đơn ( GTGT) và biên bản kiểm nghiệm NVL phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho nh sau:
Biểu số 03:
Phiếu nhập kho QĐ số 1141 CT/ CĐKT Ngày 25/03/2003 Số 102
Họ tên ngời giao hàng:
Nhập tại kho: công ty Da Giầy Hà Nội
STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất NVL Mã số ĐVT Số Lợng Theo C. Từ Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
1 Giả da mặt M 500 500 31310 15.655.000
Cộng 15.655.000
Tổng số tiền bằng chữ: Mời năm triệu sáu trăm mới năm nghìn đồng. Thủ trởng đơn vị Ngời giao hàng Thủ kho
Tiếp đó trên cơ sở nhu cầu tiêu dùng NVL cho sản xuất của các phân xởng phòng kế hoạch lập phiếu nhập kho.
Biểu số 04:
Phiếu xuất kho Mẫusố 02- VT
Ngày 27/03/2003 Số 50
Họ tên ngời nhận hàng: Phân xởng chặt Lý do xuất dùng: Xuất dùng cho sản xuất