Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

Phần I: lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại

1.1 sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

1.1.1 Quá trình bán hàng và kết quả bán hàng

Hàng hoá ở các doanh nghiệp thơng mại là hàng hoá mua vào để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất tiêu dùng và xuất khẩu Vì vậy bán hàng là việc chuyển sở hữu về hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng và doanh nghiệp thu đợc tiền hoặc có quyền thu tiền Bán hàng chính là quá trình các doanh nghiệp thực hiện chuyển hoá vốn sản xuất kinh doanh của mình từ hình thái vốn thành phẩm hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả Thông qua quá trình bán hàng nhu cầu của ngời tiêu dùng về một giá trị sử dụng nào đó đợc thoả mãn và giá trị hàng hoá đợc thực hiện.

Quá trình bán hàng đợc gọi là hoàn thành khi có đủ hai điều kiện:+ Gửi hàng cho ngời mua

+ Ngời mua trả tiền hay chấp nhận trả tiền

Tức là nghiệp vụ bán hàng chỉ xảy ra khi giao hàng xong, nhận đợc tiền hoặc giấy chấp nhận thanh toán của ngời mua Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp đợc ghi nhận khi hàng hoá đợc chuyển cho ngời mua và thu tiền bán hàng ngay hoặc ngời mua chấp nhận tả tiền tuỳ theo phơng thức thanh toán.

Xác định kết quả bán hàng là việc so sánh giữa chi phí bỏ ra ( GVHB, CPBH, CPQLDN) với doanh thu bán hàng thuần Nếu doanh thu lớn hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lãi và ngợc lại, nếu doanh thu nhỏ hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lỗ.

1.1.2 Yêu cầu quản lý cơ bản về bán hàng, xác định kết quả bán hàng

Quản lý bán hàng là quản lý kế hoạch và thực hiện kế hoạch đối với từng thời kỳ, từng kế hoạch, từng hợp đồng kinh tế, quản lý về số lợng, chất lợng mặt hàng, thời

gian tiêu thụ , cơ cấu mặt hàng tiêu thụ trị giá vốn của mặt hàng tiêu thụ, tình hình thanh toán tiền hàng của khách hàng , và tình hình thanh toán những khoản phải trích nộp vào ngân sách nhà nớc Thông qua bán hàng , vốn của doanh nghiệp mới chuyển hoá từ hình thái hiệnvật sang hình thái giá trị, giúp doanh nghiệp thu hồi đợc vốn tiếp tục quá trình kinh doanh với quy mô lớn hơn và với hiệu quả cao hơn Chính vì vậy bán hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng nên phải quản lý chặt trẽ Tr-ớc hết phải quản lý về kế hoạch và mức hoàn thành kế hoạch tiêu thụ về hàng hoá, số lợng, chủng loại mặt hàng, chi phí bán hàng , chi phí quản lý doanh nghiệp, gía bán và tổng doanh thu bán hàng , phơng thức thanh toán Do vậy, yêu cầu quản lý kế toán bán hàng là phải nắm bắt theo dõi chặt chặt trẽ từng phơng thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng, đôn đốc thanh toán thu hồi đầy đủ kịp thời tiền vốn đúng xác định kết quả bán hàng của từng loại hàng hoá lao vụ dịch vụ từ đó tìm ra các nguyên nhân chủ quan hay khách quan ảnh hởng tới chất lợng bán hàng để từ đó đa ra những biện pháp tốt để khắc phục tồn tại cũng nh phát huy những thế mạnh.

1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Nhiệm vụ của kế toán bán hàng là ghi chép phản ánh đủ kịp thời khối lợng hàng hoá bán ra và tiêu thụ nội bộ, tập hợp và ghi chép đầy đủ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng bán ra để xác định kết quả kinh doanh cung cấp kịp thơì về tình hình bán hàng phục vụ cho các nhà quản trị doanh nghiệp điều hành doanh nghiệp điều hành hoạt động kinh doanh thơng mại ngoài ra nhiệm vụ của kế toán bán là phải kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận bán, kỷ luật thanh toán và quản lý chặt chẽ tiền bán hàng cho nên kỷ luật thu nộp ngân sách , thuế giá trị gia tăng , thuế tiêu thụ đặc biệt Định kỳ tiến hành phân tích kinh tế đối với hoạt động quản lý và tiêu thụ hàng hoá.

1.2 Lý luận chung về doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng

1.2.1 Các phơng thức bán hàng và các trờng hợp hàng hoá gửi bán đợc xác định là tiêu thụ

Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp ơng mại, đó là quá trình doanh nghiệp xuất giao hàng hoá cho khách hàng và thu đợc tiền về hoặc khách hàng đã chấp nhận thanh toán Hoạt động bán hàng trong kinh doanh thơng mại gồm hai phơng thức chủ yếu: bán buôn và bán lẻ.

th-1.2.1.1 Bán buôn hàng hoá: Là quá trình bán hàng cho các đơn vị sản xuất để

tiếp tục chuyển bán hoặc đa vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm để bán Đối ợng của bán buôn rất đa dạng Đặc trng của phơng thức bán buôn và kết thúc nghiệp vụ bán hàng vẫn nằm ttrong lĩnh vực lu thông cha đi vào lĩnh vực tiêu dùng.

t-1.2.1.1.1 Bán buôn qua kho: Là phơng thức bán hàng mà hàng bán đợc xuất ra

trực tiếp từ kho của đơn vị bán buôn Trong phơng thức này đợc thực theo hai hình thức bán:

- Thứ nhất là hình thức bán buôn trực tiếp qua kho Theo phơng thức này bên mua căn cứ vào hợp đồng đã ký, uỷ nhiệm cho ngời của đơn vị mình trực tiếp đến nhận hàng tại kho của đơn vị bán buôn, khi giao hàng xong thì số hàng này đợc xác định là tiêu thụ, doanh nghiệp bán buôn đợc quyền hạch toán doanh thu.

Chứng từ kế toán bán hàng là hoá đơn kiêm phiếu xuất kho đợc lập 3 liên : một liên giao cho ngời nhập hàng, một liên chuyển cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán tiền hàng, một liên thủ kho giữ để lên thẻ kho

- - Thứ hai là bán hàng theo phơng thức vận chuyển hàng Theo phơng thức này, đơn vị bán buôn căn cứ vào hợp đồng đã ký với bên mua tiến hành chuyển hàng cho bên mua bằng phơng tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài Hàng gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và chỉ đợc coi là tiêu thụ khi ngời mua thông báo đã nhận đợc hàng

hoặcchấp nhận thanh toán Đây là thời điểm doanh nghiệp bán ghi phản ánh doanh thu của số hàng này.

Chứng từ bán hànglà hoá đơn kiêm phiếu xuất kho nhng đợc lập là 4 liên: một liên giao cho ngời mua , một liên tthủ kho giữ, 2 liên còn lờngửi cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán tiền hàng.

1.2.1.1.2 bán buôn vận chuyển thẳng : Là hình thức bấn hàng mà bán cho khách

hàng không qua kho của doanh nghiệp bán buôn với đặc trng cùng một lúc doanh nghiệp thực hiện cả hai nghiệp vụ mua và bán.

Bán buôn vận chuyển thẳng có hai hình thức:

- Một là: hình thức bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp: Doanh nghiẹp bán buôn uỷ nhiệm cho bên mua trực tiếp đến nhận hàng ở bên cung cấp Khi giao hàng xong có chữ ký xác nhận của bên mua Trên chứng từ bán hàng thì số hàng này đ-ợc coi là tiêu thụ Việc thanh toán tiền hàng phụ thuộc vào hợp đồng ký.

Chứng từ bán hàng sử dụng trong trờng hợp này là hoá đơn bán hàng giao thẳng do doanh nghiệp lập 3 liên: một liên gửi cho bên mua , hai liên gửi cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán.

- Hai là: hình thức bán vận chuyển thẳng theo phơng thức gửi hàng: Doanh nghiệp mua hàng của bên cung cấp xong sẽ chuyển thẳng cho bên mua bằng phơng tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài để giao hàng cho bên mua tại địa điểm quy định trong hợp đồng Chi phí vận chuyển do ai chịu tuỳ thuộc vào hợp đồng kinh tế đã ký Số hàng chuyển đi cha phải là tiêu thụ Thời điểm hàng dợc coi là tiêu thụ là thời điểm bên mua thông báo đã nhận đợc hàng hoặc chấp nhận thanh toán.

Chứng từ bán hàng là hoấ đơn bán hàng giao thẳng do đơn vị bán buôn laaapj 3 liên: một liên gửi theo hàng cùng vận đơn cho bên mua hai liên gửi về phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán tiền hàng.

1.2.1.2 Bán lẻ

Đặc trng của phơng thức này là kết thúc nghiệp vụ bán hàng thì hàng hoá rời khỏi lĩnh vực lu thông, đi vào lĩnh vực tiêu dùng Hàng bán lẻ thờng là khối lợng nhỏ, thanh toán ngay nên không cần lập chứng từ cho từng lần bán Bán lẻ đợc phân biệt thành hai hình thức:

1.2.1.2.1 Bán lẻ thu tiền tập trung

ở mỗi cửa hàng bố trí một nhân viên trực tiếp thu tiền của khách Sau đó, viết hoá đơn cho khách đến nhận hàng tại cửa hàng Nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn giao hàng cho khách và lập báo cáo bán hàng Báo cáo này là chứng từ ban đầu làm căn cứ để hạch toán doanh thu

1.2.1.2.2 Bán lẻ thu tiền trực tiếp

Nhân viên bán hàng trực tiếp giao hàng cho khách và thu tiền tính theo giá bán lẻ Căn cứ vào số tiền bán hàng thu dợc và kiểm kê hàng tồn để xác địng lợng hàng đã bán ra trong ngày, sau đó lập báo cáo bán hàng Tiền bán hàng hàng ngày đợc nhân viên kê giấy nộp tiền , nộp cho thủ quỹ hay nộp vào ngân hàng.

1.2.1.3 Bán qua các đại lý

1.2.1.3.1 Đối với bên giao đại lý

Hàng gửi bán đại jý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và cha xác nhận là hàng đã bán Doanh nghiệp chỉ đợc hạch toán vào doanh thu khi nhận đợc tiền của bên nhận đại lý hoặc đã đợc chấp nhận thanh toán.

Doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp thuế tiêu thụ trong tổng giá trị hàng gửi bán tiêu thụ mà không đợc trừ đi phần hoa hồng đã trả cho bên nhận đại lý Khoán hoa hồng doanh nghiệp đã trả coi nh là một phần chi phí bán và đợc hạch toán vào chi phí ( TK 641 ) Căn cứ để bên giao đại lý phản ánh doanh thu, thuế tiêu thụ, hoa hồng đại lý là hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng và bảng thanh toán hàng đại lý.

1.2.1.3.2 Đối với bên nhận đại lý

Số hàng nhận đại lý không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm bảo quản, gìn giữ và bán hộ (hởng hoa hồng theo hợp đồng đã ký) Số hoa hồng đó chính là doanh thu thu bán hộ hàng Doanh nghiệp không phải nộp thuế giá trị gia tăng trên số hoa hồng đợc hởng trong trờng hợp bán đúng giá bên chủ hàng quy định.

1.2.1.4 Bán hàng trả góp

Ngwời mua sẽ trả tiền thành nhiều lần và giá bán bao giừ cũng cao hơn giá bán theo phơng thức thông thờng Phần chênh lệch này là tiền lãi phát sinh do khách hàng trả chậm, trả nhiều lần nên sẽ đợc hạch toán vào tài khoản thu nhập khác Doanh thu bán hàng trả góp là doanh thu tính theo giá bán một lần tại thời điểm giao hàng Đây cũng là giá tính thuế giá trị giá tăng theo phơng pháp khấu trừ thuế.

1.2.2 Doanh thu bán hàng

Doanh thu bán hàng là số tiền về số sản phẩm, vật t bán hàng, lao vụ dịch vụ đã tiêu thụ hoặc thực hiện cho khách hàng theo giá thoả thuận.

Căn cứ vào luật thuế giá trị gia tăng doanh thu bán hàng đợc ghi nhận nh sau:

+ Đối với cơ sở kinh doanh thuôc ồđối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là toàn bộ tiền hàng, tiền cung cấp dịch vụ (cha có thuế giá trị gia tăng)

Bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán( nếu có ) mà cơ sở kinh doanh đợc hởng

+ Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp và đối với hàng hoá dịch vụ không thuộc đối tợng chịu thuế thuế giá trị gia tăng thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài gía bán(nếu có) mà cơ sở kinh doanh đợc hởng

Doanh thu thuần là số chênh lệch giữa tổng doanh thu với các khoản bớt gía , giảm gía , doanh thu của số hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu.

* Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng

Bán hàng là quá trình doanh nghiệp xuất giao thành phẩm cho khách hàng và thu đợc tiền về hoặc khách hàng đã chấp nhận thanh toán nh vậy thời điểm tiêu thụ không phải tính từ lúc xuất giao hàng cho khách mà phải căn cứ vào thời điểm thanh toán của họ tức là lúc doanh nghiệp thu đợc tiền, nhận giấy báo của ngân hàng hoặc thông báo chấp nhận thanh toán của khách hàng Do đó, những sản phẩm lao vụ của doanh nghiệp gửi đi về mặt pháp lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp chỉ khi nào khách hàng trả tiền hay chấp nhận thanh toán thì số hàng đó mới thuộc quyền sở hữu của khách hàng hàng hoá của doanh nghiệp khi đó mới đợc coi là tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng.

1.2.3 Gía vốn hàng bán

Để xác định đúng đắn xác định kết qủa kinh doanh trớc hết cần xác định đúng đắn trị giá vốn hàng bán trị giá vốn hàng bán đợc sử dụng để xác định xác định kết quả kinh doanh là toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình bán hàng bao gồm trị giá vốn hàng xuất kho, chi phí bán hàng thuế giá trị gia tăng chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán.

1.2.3.1 Trị giá vốn hàng xuất kho để bán

Đối với doanh nghiệp thơng mại trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí mua của số hàng đã xuất kho Trị giá vốn hàng xuất kho để bán đợc tính bằng một trong các phơng pháp sau:

hoá xuất kho xuất kho

thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ

- Đơn giá bình quân gia quyền liên hoàn: theo đơn giá này sau mỗi lần nhập kho hàng hoá phải tính lại giá thực tế bình quân làm căn cứ tính giá trị hàng hoá xuất lần sau.

Đơn giá bình quân hàng luân chuyển trong kỳ :Đơn giá

bình quân

Trị giá mua thực tế của hàng còn đầu kỳ +

Trị giá mua thực tế của hàng nhập trong kỳSố lợng hàng còn đầu

Số lợng hàng nhập trong kỳ

 Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (nhập sau-xuất sau)

Theo phơng pháp này trớc hết ta phải xác định đợc đơn gía thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thuyết hàng nào nhập kho trớc thì xuất trớc sau đó căn cứ vào số lợng hàng hoá xuất kho để tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc tính theo đơn giá thực tế nhập trớc đối với số lợng xuất kho thuộc lần nhập trớc, số còn lại( tổng số xuất kho – số đã xuất thuộc lần nhập trớc ) đợc tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp sau Nh vậy gía thực tế của hàng hoá tồn cuối kỳ chính là gía thực tế của hàng hoá nhập kho thuộc các lần sau cùng nếu phơng pháp nhập sau xuất tr-ớc ( nhập trớc- suất sau) về bản chất, phơng pháp này giống phơng vừa nêu nhng làm ngợc lại số hàng hoá nhập sau thì xuất trớc với đơn giá của lần nhập tơng ứng.

 Phơng pháp tính giá thực tế đích danh

Theo phơng pháp đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi hàng hoá theo từng lô, khi xuất kho hàng hoá thực lô nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế xuất kho

 Phơng pháp tính theo đơn giá mua lần cuối cùng

theo phơng pháp này trớc hết tính trị giá mua thực tế của hàng còn lại

Trị gía hàng hoá xuất kho

trong tháng

= Trị giá hàng

mua trong kỳ x

Đơn giá mua lần cuối

Trị giá hàng hoá xuất kho

trong tháng=

Trị gía hàng hoá mua trong kỳ

+ Giá trị hàng

tồn đầu kỳ

-Giá trị hàng tồn cuối kỳ

Đối với doanh nghiệp thơng mại kinh doanh mua bán vật t hàng hoá thì trị giá vốn đợc xác định bằng trị giá vốn hàng xuất kho cộng với chi phí mua phân bổ theo số hàng đã bán

1.2.3.2 Tính trị giá vốn của hàng của hàng đã bán

Sau khi tính đợc trị giá vốn hàng xuất kho để bán và chi phí bán hàng , chi phí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán kế toán tổng hợp lại để tính trị giá vốn hàng đã bán.

Trị giá vốn hàng đã bán =

Trị giá vốn hàng xuất kho để bán +

Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc coi là chi phí thời kỳ, trong kỳ tập hợp đợc bao nhiêu sẽ kết chuyển hết cho hàng đã bán Tuy nhiên để xác định chính xác kết quả bán hàng

1.2.4 Kết quả bán hàng

Kết quả hoạt động bán hàng là chỉ tiêu biểu hiện hiệu qủa hoạt động lu chuyển hàng hoá Nó chính là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần với tổng chi phí kinh doanh bao gồm : chi phí về giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định

kết quả hoạt động bán hàng trong kỳ đợc phản ánh bằng một số chỉ tiêu sauDoanh

thu thuần

Tổng doanh thu

-Giảm giá hàng bán

-Doanh thu hàng bán bị trả lại

-Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp

Lợi nhuận gộp = doanh thu thuần – giá vốn hàng bán Lợi nhuận thuần từ hoạt

động kinh doanh =

Lợi nhuận

1.3 Tổ chức kế toán bán bàng và xác định xác định kết quả bán hàng 1.3.1 Nguyên tắc kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Việc hạch toán doanh thu bán hàng , kế toán bán hàng phải tôn trọng nguyên tắc giá phí, nguyên tắc bán hàng ( hay nguyên tắc doanh thu thực hiện ) nguyên tắc phù hợp và các nguyên tắc khác.

* Nguyên tắc bán hàng: khi xác định doanh thu phải xác định thời điểm ghi nhận doanh thu

- Doanh thu đợc ghi nhận trớc thời điểm giao hàng- Doanh thu đợc ghi nhận trong thời điểm giao hàng- Doanh thu đợc ghi nhận sau thời điểm giao hàng

Theo phơng thức bán hàng thu tiền ngay thì việc chuyển quyền sở hữu hàng hoá sản phẩm dịch vụ cho khách hàng và việc thu tiền đợc thực hiện đồng thời vào doanh thu đợc ghi nhận khi chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm cho khách hàng Theo phơng thức bán chịu, việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm dịch vụ đã đợc thực hiện, khách hàng mới chỉ chấp nhận trả tiền, cha trả ngay tiền hàng nên đơn vị bán đợc quyền thu tiền Đơn vị bán vẫn ghi nhận doanh thu nói cách khác doanh thu vẫn đợc ghi nhận trớc kỳ thu tiền.

* Nguyên tắc giá phí : nguyên tắc này đòi hỏi tất cả các loại tài sản, vật t, hàng hoá, công nợ, vốn , doanh thu chi phí phải đợc phản ánh theo gía phí ( theo trị gía vốn của chúng tức là theo số tiền mà đơn vị đã bỏ ra để có những tài sản đó

* Nguyên tắc phù hợp: nguyên tắc này đòi hỏi chi phí phải phù hợp với doanh thu ở kỳ mà doanh thu đợc ghi nhận

1.3.2 Kế toán tổng hợp bán hàng

1.3.2.1 Chứng từ kế toán

Các chứng từ quy định trong chế độ ghi chép ban đầu trong việc hạch toán bán hàng là : phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn giá trị gia tăng , hóa đơn kiêm phiếu xuất kho( gía trị gia tăng), giấy báo có của ngân hàng, phiếu thu chi tiền mặt và chứng từ thanh toán khác.

1.3.2.2 Tài khoản sử dụng

- TK 156 - Hàng hoá : tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm hàng hoá trong các doanh nghiệp thơng mại dịch vụ và những cơ sở sản xuất có tổ chức hoạt động kinh doanh hàng hoá

- TK 157 – Hàng gửi bán: tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình biến động của trị giá vốn hay giá thành của hàng hoá, thành phẩm gửi bán Sô hàng này cha đợc xác định là bán

- TK 632 – Giá vốn hàng bán: tài khoản này phản ánh trị giá vốn hàng hoá, thành phẩm , dịch vụ đã bán( đợc chấp nhận thanh toán hoặc đã thanh toán ) và kết chuyển trị giá vốn hàng bán sang TK 911 - xác địmh kết quả kinh doanh để tính kết quả kinh doanh.

- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ : phản ánh tổng số doanh thu bán hàng cùng với các khoản ghi giảm doanh thu

- Tài khoản 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ : phản ánh doanh thu tiêu thụ giữa các đơn vị thành viên trong tổng công ty , liên hợp hoặc giữa các đơn vị cấp dới - TK 521 – Chiết khấu thơng mại : tài khoản này phản ánh số tiền chiết khấu th-ơng mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho ngời mua hàng đã

mua hàng (sản phẩm hàng hoá ), dịch vụ với khối lợng lớn hoặc theo thoả thuận về chiết khấu thơng mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế và các cam kết mua bán hàng.- TK 531 – Hàng bán bị trả lại: tài khoản này phản ánh trị giá hàng bán bị trả lại và kết chuyển trị giá hàng bán bị trả lại sang TK 511, 512 để giảm doanh thu bán hàng

- Tk 532 - Giảm gía bán hàng : tài khoản này phản ánh số tiền giảm giá cho khách hàng và kết chuyển số tiền giảm giá sang tài khoản 511 để giảm doanh thu bán hàng

- Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng : tài khoản này để phản ánh tập hợp và kết chuyển những chi phí thực tế phát sinh trong quy trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá dịch vụ , bao gồm các chi phí cho nhân viên bán hàng BHYT, BHXH , KPCĐ.- TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp : tài khoản này để phản ánh tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh , quản lý hành chính và các chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của doanh nghiệp

- TK 3331 - Thuế giá trị gia tăng phải nộp : dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra , số thuế GTGT phải nộp , số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào NSNN Và các TK có liên quan khác.

1.3.2.3 Trình tự kế toán bán hàng

* Trờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng

xuyên.

1.3.2.3.1 Kế toán bán buôn hàng hoá

TK156 TK632 TK911 TK511,512 TK111,112,131

1b TK133 TK3331

3a

(1a): Phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho

(1b): Doanh thu của hàng hoá chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và thuế GTGT

(1c): Doanh thu bán hàng của hàng hoá chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT

(2a): Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã bán để xác định kết quả kinh doanh

(2b): Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã bán để xác định kết quả kin doanh

(3a): Cuối kỳ, tính và xác định số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ nộp trong kỳ (đơn vị nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế)

(3b); Cuối kỳ , tính và xác định số thuế GTGT phải nộp (đơn vị nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp ttên GTGT )

4; Nộp thuế GTGT cho ngân sách.

+ Bán buôn hàng hoá theo hình thức chuyển hàng (gửi hàng đi bán)

TK 156 TK 157 TK 632 TK911 TK511, 512 TK 111,112,131

TK133 TK3331 2a 4a

TK 111,112

4c TK 642 4b

(1a): Xuất kho hàng hoá gửi đi bán theo giá vốn thực té

(2a): Doanh thu bán hàng của hàng hoá chịu thuế GTGT theo phơnnng pháp khấu trừ và thuế GTGT

(2b): Doanh thu bán hàng của hàng hoá chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế theo ơng pháp trực tiếp

ph-(2c): Kết chuyển từ giá vốn hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ

(3a); Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn của hàng hoá gửi đi tơng ứng với doanh thu của hàng hoá đã tiêu thụ.

(4a): Cuối kỳ, tính và xác định số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ nộp trong kỳ ( cở sở sản xuất kinh doanh nộp thuế GTGT theo phơnnng pháp khấu trừ )

(4b) : Cuối kỳ, tính và xác định số thuế GTGT phải nộp ( cơ sở nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ )

(4c): Nộp thuế GTGT cho ngân sách

+ Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp.

TK 131 TK 632 TK 911 TK 511,512 TK 111,112,131

TK 133 TK 3331

TK 642 TK 111,112

(1): Giá vốn thực tế của hàng hoá mua bán thẳng

(2a): Doanh thu của hàng hoá thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và thuế GTGT

(2b): Doanh thu của hàng hoá thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT

(3a): Kết chuyển giá vốn của hàng hoá xuất bán thẳng

(3b): Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần của hàng hoá đã bán

(4a):Cuối kỳ, kế toán phản ánh số thuế GTGT đợc khấu trừ và phải nộp trong kỳ (cơ sở nộp Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

(4b): Cuối kỳ kế toán phản ánh số Thuế GTGT phải nộp trong kỳ (cơ sở nộp Thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp)

(4c): Nộp Thuế GTGT cho ngân sách

+ Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng

TK331 TK157 TK632 TK911 TK511,512 TK111,112,131

TK133 TK3331 2a 4a

(1): Giá vốn thực tế của hàng hoá mua gửi bán thẳng

(2a): Doanh thu của hàng hóa chịu thuế GTGT theo phơnng pháp khấu trừ và thuế GTGT

(2b): Doanh thu của hàng hoá chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT

(2c): kết chuyển giá vốn của hàng hoá gửi bán

(3a): Cuối kỳ, kết chuyển trị giá vốn hàng hoá gửi bán

(3b): cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần của hàng hoá đẫ bán

(4a); Cuối kỳ , tính phản ánh số thuế GTGT dầu vào đợc khấu trừ và số thuế GTGT phải nộp trong kỳ (đơn vị nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)(4b): Cuối kỳ, phản ánh số thuế GTGT phải nộp trong kỳ (đơn vị nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp)

(4c): Nộp thuế GTGT cho ngân sách

1.3.2.3.2 Kế toán bán lẻ hàng hoá

TK133 TK3331 1a

(2) Cuối kỳ, phản ánh giá vốn của hàng hoá bán lẻ

(3a) Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần của hàng hoá bán lẻ

(4a) Cuối kỳ, tính phản ánh số Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ và số Thuế GTGT phải nộp trong kỳ ( đơn vị nộp Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ )

(4b) Cuối kỳ, phản ánh số Thuế GTGT phải nộp trong kỳ ( đơn vị nộp Thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp )

(4c) Nộp Thuế GTGT cho ngân sách

1.3.2.3.3 Kế toán hàng hoá theo phơng pháp đại lý, ký gửi

TK156 TK157 TK632 TK911 TK511 TK111,112,131 TK641 1 2d 3a 3b 2b 2c

6 TK133 TK3331

TK111,112 4b4c

(1) Giá vốn thực tế của hàng hoá gửi đại lý bán

(2a) Doanh thu của hàng hóa gửi bán thuộc đối tợng chịu Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

(2b) Doanh thu của hàng hóa gửi bán thuộc đối tợng chịu Thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không chịu Thuế GTGT

(2c) Hoa hồng trả đại lý

(2d) Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng hoá gửi đại lý tơng ứng với doanh thu hàng hoá gửi đại lý xác định đã tiêu thụ

(3) Các nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ

(4) Các nghiệp vụ phản ánh và nộp Thuế GTGT

(5) Hàng hóa gửi đại lý bị trả lại có thể sửa chữa đợc hoặc bán đi

(6) Hàng hoá gửi đại lý bị trả lại h hỏng không thể sửa chữa hoặc bán đợc

(1) Giá vốn hàng hoá xuất kho bán theo phơng thức trả góp

(2) Xác định doanh thu bán hàng là bán trả 1 lần cha có Thuế GTGT và Thuế GTGT

(3a) Kết chuyển trị giá vốn hàng bán lèm theo phơng thức trả góp (3b) Kết chuyển doanh thu thuần của hàng bán theo phơng thức trả góp(3c) Kết chuyển khoản lãi trả chậm tính trên khoản trả góp , trả chậm

1.3.2.3.5 Kế toán bán hàng có phát sinh giảm giá

* Đối với chịu Thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp

TK156,157 TK632 TK911 TK511 TK111,112,131

TK3331 TK532

(1) Giá vốn hàng hoá bán

(2) Doanh thu bán hàng hoá đã trừ giảm giá và Thuế GTGT

(3a,3b) Cuối kỳ kết chuyển trị giá vốn hàng hoá xuất bán và doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh

* Đối với thành phẩm không thuộc diện chịu Thuế GTGT hoặc chịu Thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp

TK156,157 TK632 TK911 TK511 TK111,112,131 TK532

4(1) Trị giá vốn hàng hóa xuất bán

(2) Doanh thu bán hàng hoá(3) Giảm giá hàng bán phát sinh

(4) Cuối kỳ kết chuyển điều chỉnh giảm doanh thu

(5)(6) Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng hoá xuất bán và doanh thu thuần để xác định kết quả

1.3.2.3.6 Kế toán nghiệp vụ hàng bán bị trả lại

+ Trờng hợp hàng bán bị trả lại trong kỳ kế toán giá vốn hàng bán cha kết chuyển vào TK911

- Đối với hàng hoá bị trả lại thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

(4) Phản ánh trị giá bán của hàng hoá bán bị trả lại nhập kho

- Đối với hàng hoá bị trả lại không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp :

TK632 TK156 TK511 TK111,112,131 TK531 1 2

4TK111,112 TK641

(1) Nhập kho số hàng hoá bị trả lại

(2) Thanh toán với ngời mua hàng về số tiền hàng hoá bị trả lại (Giá bán đã có thuế )

(3) Các chi phí liên quan đến hàng hoá bị trả lại

(4) Cuối kỳ , kết chuyển toàn bộ giá trị của hàng hoá bị trả lại điều chỉnh giảm doanh thu

+ Trờng hợp hàng bán bị trả lại vào kỳ kế toán sau hoặc vào niên độ kế toán sau- Đối với trờng hợp hàng hoá bị trả lại thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

TK911 TK632 TK155 TK111,112 TK531

TK33312

(1) Doanh thu của số hàng hoá bị trả lại (giá bán cha có thuế GTGT)

(2) Số tiền trả lại cho ngời mua về thuế GTGT của hàng hoá bán bị trả lại(3) Trị giá vốn của hàng hoá bị trả lại nhập kho

(4) Kết hcuyển lại giá vốn của hàng hoá bán bị trả lại

- Đối với trờng hợp hàng hoá bán bị trả lại không thuộc đối tợng nộp thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:

TK911 TK632 TK156 4 1

TK111,112 TK531 TK511 2 3

(1) Nhận lại hànghoá đã tiêu thụ bị trả lại nhập kho theo giá vốn

(2) Thanh toán với ngời mua về số tiền của hàng hoá bị trả lại (giá bán có cả thuế )

(3) Cuối kỳ hạch toán , kết chuyển doanh thu của hàng hoá bán bị trả lại điều chỉnh giảm doanh thu

(4) Kết chuyển lại giá vốn hàng hoá bán bị trả lại.

* Trờng hơp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:

TK156,157 TK632 TK911 TK511,512 TK111,112,131

TK133 TK3331 2a 4a

TK111,112 TK642

(1) Đầu kỳ kết chuyển trị giá vốn thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ và hàng gửi bán cha xác định là tiêu thụ đầu kỳ

(2a) Doanh thu bán hàng hoá thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và thuế GTGT

(2b) Doanh thu bán thuộc đối tợng không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp

(2) Cuối kỳ , kết chuyển trị giá vốn thực tế hàng tồn kho và hàng gửi bán cha ợc chấp nhận thanh toán căn cứ và kết quả kiểm kê

đ-(4a) Cuối kỳ , kế toán phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ và phải nộp (đối với đơn vị nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ )

(4b) Cuối kỳ , kế toán phản ánh số thuế GTGT phải nộp (đối với đơn vị nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp )

(4c) Nộp thuế GTGT cho ngân sách

(5a)(5b) Cuối kỳ kết chuyển giá vốn và doanh thu thuần của hàng hoá xuất bán để xác định kết quả kinh doanh

Giá vốn thực tế của hàng đã xác

định tiêu thụ cuối kỳ

Trị giá vốn thực tế của hàng hoá tồn kho và gửi bán cha xác định

là tiêu thụ đầu tháng

Trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất trong tháng (không phân biệt nhập kho, bán trực tiếp hay

gửi bán )

Trị giá vốn thực tế của hàng tồn

kho và gửi bán cha xác định là tiêu thụ cuối

1.3.3.2 Trình tự kế toán:

TK632 TK911 TK511,512 1 5

4 7

(1) Cuối kỳ kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ (2) Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp(3) Cuối kỳ, kết chuyển chi phí khác

(4) Cuối kỳ, kết chuyển CPBH và CP QLDN còn lại của kỳ trớc (đang chờ kết chuyển)

(5) Cuối kỳ hạch toán , kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ(6) Cuối kỳ, kết chuyển số lãi kinh doanh trong kỳ

(7) Tính và kết chuyển số lãi kinh doanh trong kỳ(8) Kết chuyển số lỗ kinh doanh trong kỳ

1.3.4 Hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán

Theo thông số 28 ngày 31/3/1995 của BTC , những nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động bán hàng trong hình thức Nhật ký chung đợc phản ánh trong những sổ kế toán sau:

- Sổ Nhật ký chung

- Sổ nhật ký đặc biệt bao gồm: + Nhật ký thu tiền + Nhật ký chi tiền

+ NhËt ký b¸n hµng

- Sæ c¸i c¸c TK632,511,642,641,911,111 vµ c¸c TK kh¸c- Sæ thÎ kÕ to¸n chi tiÕt

C¸c b¸o c¸o sö dông: B¶ng b¸o c¸o tæng hîp doanh thu B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh

Phần II : tình hình thực tế và tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty xăng dầu hàng không Việt

là một doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc tổng công ty hàng không Việt nam ngoài chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu công ty còn có nhiệm vụ quan trọng mà tổng công ty hàng không giao cho là thực hiện cung ứng dịch vụ nhiên liệu bay JA1 nhiên liệu đặc chủng hàng không cho các hãng hàng không trong nớc và quốc tế Công ty có trụ sở chính ở sân bay Gia Lâm và có tên giao dịch quốc tế là VINAPCO Khi mới thành lập toàn công ty có 597 lao động và số vốn 36 tỷ đồng do nhà nớc cấp( trong đó có 19 tỷ đồng vốn cố định và 17 tỷ đồng vốn lu động) và chỉ gồm 3 xí nghiệp có nhiệm vụ chính là hoạt động dịch vụ cung ứng xăng dầu cho các hãng hàng không năm 1994, công ty đã mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động, thành lập xí nghiệp dịch vụ vận tải xăng dâu hàng không chuyên thực hiện nhiệm vụ vận chuyển xăng dâu từ các kho cảng về các sân bay.Đâu năm 1996 thành lập chi nhánh kinh doanh bán lẻ xăng dầu hàng không miền bắc chuyên làm nhiệm vụ kinh doanh bán buôn bán lẻ xăng dầu ở khu vực miền bắc.

Cuối năm 1996 thành lập chi nhánh kinh doanh bán lẻ xăng dầu hàng không miền bắc chuyên làm nhiệm vụ kinh doanh bán buôn bán lẻ xăng dầu ở khu vực miền nam.

Từ năm 1998, xí nghiệp xăng dầu hàng không miền trung mở rộng hoạt động bán buôn bán lẻ xăng dầu ở khu vực miền trung.

Bên cạnh đó công ty còn có các văn phòng đại diện ở Singapore, thành phố HCM, cần thơ, vũng tàu.

Hiện nay công ty đã đăng ký chất lợng sản phẩm và quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9000

Dới đây là một số chỉ tiêu chủ yếu về quy mô và sự phát triển của công ty đã đạt ợc hai năm liên tục.

2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty

Căn cứ theo giấy phép kinh doanh số 109525 ngày 16/6/1994 của trọng kinh tế Hà nội thì ngành nghề kinh doanh của công ty xăng dầu hàng không Việt nam là xuất nhập khẩu kinh doanh và vận tải xăng dầu, mỡ dung dịch đặc chủng hàng không, các loại xăng dầu khác, thiết bị phơng tiện và phụ tùng phát triển nghành xăng dầu, các dịch vụ có liên quan đến chuyên nghành xăng dầu Nh vậy chức năng và nhiệm vụ của công ty xăng dầu hàng không là cung ứng dịch vụ vận tải xăng dầu máy và

vật kỹ thuật xăng dầu cho các xí nghiệp, đơn vị trong công ty xăng dầu hàng không và cho thị trờng kinh doanh xăng dầu, mỡ mặt đất, các loại vật t kỹ thuật, xăng dầu đặc chủng khác

Về cơ sở vật chất kỹ thuật,để xây dựng công ty xăng dầu hàng không vững mạnh, năng động thích ứng với sự phát triển trên của thị trờng VINAPCO đã thực hiện chơng trình hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật mà trọồng tâm là hiện đại hoá của hàng, cầu cảng, kho bể, đờng ống dẫn nhiên liệu, thiết bị đo lờng công ty có hệ thống vi tính hiện đại đợc nối mạng từ trung tâm đến các xí nghiệp thành viên có giàn xuất xăng dầu bằng hệ thống điện tử , có cột bơm xăng dầu hiện đại và các phơng tiện tra nạp di động nhiên liệu cho máy bay hiện đại và khoa học

Để có thị trờng và đủ vốn kinh doanh , theo số liệu mới nhất vốn điều lệ hiện có của công ty là 90.805.000.000 đồng , ngoài nguồn vốn do Ngân sách nhà nớc cấp thì công ty còn phải huy động những nguồn vốn khác , trong đó có cả nguồn vốn của cán bộ công nhân viên trên 5 tỷ đồng

2.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty

Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty đợc thể hiện qua mô hình sau :

Phó giám

Phòng KD XNK

Phòng TC KT

Phòng KT CN

Phòng TK TH

Văn phòngPhòng

KH ĐT

Phòng Đảng Đoàn An ninh

Xí nghiệp xăng dầu HKMB

Xí nghiệp xăng dầu HKMT

Xí nghiệp xăng dầu HKMN

Chi nhánh bán lẻ xăng dầu HKMB

Chi nhánh bán lẻ xăng dầu HKMN

Xí nghiệp vận tải DV XDHKMB

Các văn phòng đại diện của công tyGiám đốc

Phó giám đốc

Ban giám đốc : 1 giám đốc và 2 phó giám đốc

Giám đốc là ngời đại diện pháp nhân của công ty , là ngời chịu trách nhiệm trớc pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty , là ngời ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định một cách có hiệu quả

Hai phó giám đốc có trách nhiệm tham mu hoặc đợc giám đốc uỷ quyền để quản lý một lĩnh vực nào đó về kinh doanh Bên cạnh đó , hai phó giám đốc còn giúp giám đốc chỉ đạo việc sản xuất kinh doanh , phối hợp các phòng ban , xí nghiệp duy trì quá trình sản xuất của công ty

Các phòng ban trực thuộc công ty :

- Phòng Tài chính-Kế toán : có nhiệm vụ về mặt tài chính cho công ty hoạt động và hạch toán kinh doanh, tham mu quản trị cho lãnh đạo tổ chức công tác tài chính, giá cả và hạch toán nhằm góp phần bảo toàn và phát triển vốn sản xuất kinh doanh, kịp thời và chính xác mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty chấp hành nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê kế toán và kỷ luật tài chính của nhà nớc.

- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ tìm hiểu và cung cấp những thông tin về thị trờng mua và bán, ký kết thực hiện các hợp đồng kinh tế Phối hợp với phòng tài chính kế toán tổng hợp báo cáo kết qủa sản xuất kinh doanh hàng quý, hàng năm của công ty, tham mu cho giám đốc lắm đợc kết qủa của từng mặt hàng để giám đốc điều chỉnh mặt hàng kinh doanh có hiệu quả hơn.

- Phòng kỹ thuật công nghệ chịu trách nhiệm về chất lợng của nhiên liệu tra lạp máy bay, các quy trình tra lạp nhiên liệu bay cho máy bay đảm bảo khoa học và an toàn tiếp thu khoa học công nghệ mới, quản lý sửa chữa máy móc thiết bị phục vụ cho công tác kinh doanh hớng dẫn sử dụng máy móc thiết bị mới.

- Phòng tổ chức cán bộ: có nhiệm vụ đào tạo tuyển nhận sắp xếp điều chuyển công nhân viên hợp lý ngoài ra còn quản lý tiền lơng, tính trả lơng cho cán bộ công nhân

viên trong toàn công ty.Phòng kế hoạch và đầu t:

+ Lập kế hoạch kinh doanh hàng năm

+ Lập kế hoạch đầu t chiều sâu của công ty kế hoạch đầu t thiết bị nâng cao năng lực kinh doanh

+ Điều tra thị trơng kinh doanh trong và ngoài nghành hoặc trong và ngoài nớc, tham mu cho giám đốc công ty.

- Phòng thống kê tin học: chịu trách nhiệm lập tổng internet nối mạng tin học giữa các phòng ban và các xí nghiệp thành viên trong công ty Tổng hợp thông tin giúp cho giám đốc công ty nắm đợc khả năng kinh doanh tiêu thụ sản phẩm của các đơn vị trực thuộc công ty ở trong nớc cũng nh văn phòng đại diện ở nớc ngoài

- Phòng an ninh an toàn: nhiệm vụ của phòng là chỉ đạo công tác đảm bảo an ninh an toàn, phòng cháy nổ trong toàn công ty Giám sát việc chấp hành nội quy, quy tắc do công ty đặt ra.

- Phòng đảng đoàn: có chức năng làm tham mu cho đảng uỷ và giám đốc về công tác đảng công tác chính trị, tổ chức các phong trào thi đua văn hoá văn nghệ trong toàn công ty, mở các lớp bồi dỡng giáo dục về t tởng Công ty có các đơn vị trực thuộc sau:

+ Xí nghiệp xăng dầu hàng khôngmiền trung tại sân bay đà nẵng + Xí nghiệp xăng dầu hàng không miền nam tại sân bay tân sơn nhất+ Xí nghiệp xăng dầu hàng không miền bắc tại sân bay nội bài

+ Xí nghiệp dịch vụ vận tải kỹ thuật xăng dầu hàng không tại sân bay gia lâm- hà nội.

+ Chi nhánh kinh doanh bán lẻ xăng dầu hàng không miền bắc tại hà nội.

+ Chi nhánh kinh doanh bán lẻ xăng dầu hàng không miền nam tại thành phố HCM, và các văn phòng đại diện của công ty ở thành phố HCM, Cần Thơ,

Singapore Ngoài ra công ty còn có nhiều cửa hàng bán lẻ trực thuộc các chi nhánh xí nghiệp ở cả ba miền Bắc ,Trung , Nam

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở công ty.

2.1.4.1 Bộ máy kế toán.

Phòng tài chính kế toán hiện nay có 15 cán bộ công nhân viên, trong đó có một kế toán trởng và một phó kế toán trởng Các nhân viên hầu hết đợc đào tạo tại các tr-ờng đại học chính quy có nghiệp vụ chuyên môn về tài chính kế toán, dới sự quản lý điều hành của kế toán trởng là phó kế toán trởng và các ban bao gồm: Ban tài chính, ban đầu t và phát triển vốn, ban kế toán, ban tài chính- kế toán cơ quan.* Nhiệm vụ các ban:

+ Ban tài chính: tham mu và giúp kế toán trởng quản lý điều hành vốn, tài sản và các quỹ của công ty, hớng dẫn và thực hiện các chế độ quản lý trong công ty.

+ Ban đầu t và phát triển vốn: có nhiệm vụ tham mu và giúp việc cho kế toán trởng quản lý tài chính trong lĩnh vực đầu t phát triển

+ Ban kế toán: tham mu và giúp việc cho kế toán trởng trong lĩnh vực hạch toán kế toán.

+ Ban tài chính kế toán cơ quan văn phòng công ty là bộ phận bảo đảm chỉ tiêu ờng xuyên cho khối cơ quan công ty và hạch toán kế toán nghiệp vụ phát sinh trong khối cơ quan

th-Tại các đơn vị có phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ đảm bảo chỉ tiêu thờng xuyên cho các đơn vị, hạch toán kế toán và hạch toán nghiệp vụ phát sinh tại các đơn vị.

Kế toán trưởng

Phó kế toán trưởng

Ban tài

chính Ban đầu tư - phát triểnBan kế toánBan TC- KT CQVPCTY

Phòng TC- KT XN XD MN

Phòng TC- KT XN XD MT

Phòng TC- KT XN XD MN

Phòng TC- KT DV VTHK

Phòng TC- KT CN kinh doanh bán lẻ XD MB

Phòng TC- KT CN kinh doanh bán lẻ XD MN Tổ chức bộ máy kế toán:

Công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141 ngày 01/11/1995 của bộ tài chính Nhng vì tính chất đặc thù của nghành xăng dầu nên trong hệ thống tài khoản kế toán, công ty áp dụng hầu hết các tài khoản cấp I, cấp II trong việc mở sử dụng cũng nh nội dung và phơng pháp ghi chép ngoài ra công ty còn mở thêm một số tài khoản, tiểu khoản theo các mã quản lý đơn vị trực thuộc, mã quản lý hàng hoá, mã quản lý kho hàng

Chế độ kế toán áp dụng với các công ty.

Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 đơn vị tiền tệ để ghi chép là đồng Việt nam Nguyên tắc và phơng pháp để chuyển đổi các đồng tiền khác đợc quy định sử dụng tỷ giá hạch toán và cuối mỗi tháng kế toán đánh gía lại số d ngoại tệ của các tài khoản theo tỷ gía giao dịch bình quân ngày cuối tháng của thị trơng liên ngân hàng để ghi sổ kế toán Nguyên tắc kế toán nhập xuất tồn kho hàng hoá đợc phản ánh theo giá thực tế Mỗi lần nhập hàng thì giá đợc tính là giá thực tế nhập kho bao gồm giá CIF và giá C&F cộng với các chi phí mua thực tế nh chi phí thuê kho, chi phí vận chuyển bảo quản còn khi xuất kho hàng hoá thì giá thực tế xuất kho theo phơng pháp gía thực tế bình quân hàng lu chuyển trong kỳ

Kế toán tổng hợp hàng hoá tại công ty áp dụng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Về kế toán tài sản cố định, phơng pháp đánh giá là theo nguyên giá và theo giá trị còn lại.

* Tổ chức vận dụng hình thức sổ kế toán

Căn cứ vào quy mô đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình cũng nh trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị phơng tiện kỹ thuật kế toán, công ty đã đợc lựa trọn hình thức kế toán nhật ký chung và hệ thống sổ kế toán bao gồm: sổ kế toán tổng hợp-nhật ký chung, sổ cái và các sổ chi tiết Với hình thức kế toán nhật ký chung toàn bộ chơng trình hạch toán đ-

phần hành của mình, cung cấp các số liệu trên cơ sở các số liệu đó máy tính sẽ phân loại lập nên các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, các bảng biểu báo cáo.

1.Hàng ngày căn cứ vào những chứng từ gốc hợp lệ nhân viên kế toán hạch toán vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian, sau đó từ sổ nhật ký chung lập vào sổ cái.

2 Trờng hợp cần mở thêm các sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ từ chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt rồi cuối tháng ghi vào sổ cái

3 Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời đợc ghi vào sổ kế toán chi tiết.

4 Lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết5 Căn cứ sổ cái lập bảng cân đối các tài khoản.

Báo cáo kế toán

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi cuối thángGhi hàng ngàyĐối chiếu kiểm tra

2.2 Thực trạng kế toán bán hàng hoá xác định kết quả kinh doanh của công ty xăng dầu hàng không Việt nam.

2.2.1 Các phơng thức bán hàng mà công ty áp dụng:

Ra đời hoạt động hoạt động trong nền kinh tế thị trờng, để đạt đợc mục đích tìm kiếm và tối đa hoá lợi nhuận công ty đã tìm ra các biện pháp đẩy mạnh bán hàng đó là đa phơng thức bán Công ty áp dụng 2 phơng thức cụ thể sau:

2.2.1.1Bán buôn trực tiếp cho khách hàng

Đối với các đối tợng khách hàng ngoài hàng không có nhu cầu mua khối lợng lớn thì trực tiếp ký hợp đồng với công ty và công ty trực tiếp thực hiện hợp đồng Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ lập hoá đơn giá trị gia tăng(mẫu 03)hoá đơn đợc lập và chuyển: một liên lu tại phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, một liên cho phòng tài chính kế toán, một liên cho khách hàng và một liên cho phòng thống kê tin học Gía trên hóa đơn là giá bán buôn thực tế, giá này do công ty quyết định trong từng thời ký và cho từng khách hàng , đợc xác lập căn cứ vào khung giá chuẩn do nhà nớc quy định Hàng sẽ đợc xuất từ các kho cảng và vận chuyển đến địa điểm khách yêu cầu.

2.2.1.2 Bán hàng thông qua các chi nhánh, xí nghiệp của công ty

2.2.1.2.1Bán cho các hãng hàng không Việt nam bay tuyến nội địa

Khách hàng do công ty trực tiếp ký hợp đồng, công ty thu tiền, xí nghiệp xuất bán Hàng bán ra là hàng tiêu thụ trong nớc và thuộc đối tợng chịu thuế gía trị gia tăng Khi tra nạp nguyên liệu cho khách xí nghiệp lập phiếu xuất kho Cuối tháng căn cứ vào phiếu xuất kho lập bảng kê xí nghiệp phát hành hoá đơn giá trị gia tăng(mẫu 01) Hoá đơn giá trị giá tăng đợc lập 3 liên và gửi cho: khách hàng công ty và lu tại xí nghiệp Nhng vì đây là khách hàng do công ty thu tiền nên liên giao cho khách hàng đơn vị gửi về phòng tài chính kế toán để tập hợp và gửi cho khách hàng Cơ cấu giá trên hoá đơn là giá bán ra ngoài theo thông báo của công ty

2.2.1.2.2 Bán cho khách hàng là các hãng hàng không Việt nam bay tuyến

ớc ngoài hoặc từ nớc ngoài đến Việt nam để đi tiếp đến nớc khác thì thuộc đối tợng không chịu thuế GTGT.

Khi bán hàng, kế toán xí nghiệp thực hiện quy trình sau:

- Hàng ngày các xí nghiệp xăng dầu tại các sân bay quốc tế căn cứ vào nhu câu cung cấp nhiên liệu bay cho máy bay bay tuyến quốc tế mở tờ khai bán nhiên liệu theo kế hoạch mua xăng dầu tại sân bay do mình quản lý Mỗi ngày mở một tờ khai xuất khẩu bán nhiên liệu cho các máy bay nớc ngoài hạ cách tại Việt nam, một tờ khai xuất khẩu bán nhiên liệu cho các tuyến bay quốc tế của VIETNAM AIRLINE, PACIFIC AIRLINE

- Trớc khi tra nạp nhiên liệu xí nghiệp yêu cầu cơ trởng hoặc đại diện của hãng hàng không mua ký vào đơn đặt hàng theo mẫu quy định của công ty.- Căn cứ vào lợng thực xuất, xí nghiệp lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho cho từng đợt bán hàng, từng máy bay Đối với các chuyến bay quốc tế mua nhiên liệu trả bằng tiền mặt không có quan hệ hợp đồng với công ty thì cũng sử dụng hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Xí nghiệp lập 3 liên gửi cho khách hàng, công ty và lu tại xí nghiệp Đối với các hãng hàng không do công ty ký hợp đồng và công ty thu tiền thì liên gửi cho khách hàng các đơn vị gửi về phòng tài chính kế toán công ty để tập hợp và gửi cho khách hàng để thanh toán Cơ cấu giá trên hoá đơn là giá bán ra ngoài công ty.- Cuối mỗi ngày xí nghiệp lập cho hải quan cửa khẩu sân bay bộ chứng từ của mỗi lần bán nhiên liệu cho từng chuyến bay bao gồm : hóa đơn kiêm phiếu xuất kho và đơn đặt hàng.

2.2.1.2.3 Bán cho khách hàng là ngoài hàng không do các xí nghiệp chi nhánh kinh doanh xăng dầu ngoài hàng không thực hiện

- Đối với lợng hàng hoá đơn vị bán buôn trực tiếp cho khách hàng sử dụng Hoá đơn này đợc lập và gửi cho khách hàng, công ty và lu tại đơn vị

- Đối với lợng hàng hoá tại cửa hàng chứng từ đợc lập và sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng và bảng kê bán lẻ (theo mẫu số 06) Đối với hàng hoá có giá trị

2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng , các khoản giảm trừ doanh thu

* Nội dung và phơng pháp xác định :

Doanh thu ở công ty đợc chia thành hai bộ phận :

+ Doanh thu bán hàng nội bộ (doanh thu luân chuyển nội bộ)+ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Doanh thu luân chuyển nội bộ đợc phản ánh tổng hợp trên tài khoản 512 Tài khoản này phản ánh giá trị hàng hoá mà công ty đã điều chuyển cho các xí nghiệp , chi nhánh trực thuộc ,doanh thu luân chuyển nội bộ đợc xác định : Doanh thu luân

chuyển nội bộ =

Số lợng thực bán ở xí nghiệp chi nhánh x

Đơn giá điều chuyển nội bộ

Số liệu phản ánh doanh thu luân chuyển nội bộ đợc dùng làm căn cứ xác định thuế giá trị gia tăng đầu ra của công ty và thuế giá trị gia tăng đâõu vào của xí nghiệp doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phản ánh tổng hợp Tài khoản này phản ánh giá trị của hàng hóa mà công ty bán trực tiếp cho khách hàng và các đơn vị thành viên bán cho khách Số liệu trên tài khoản này đợc dùng để xác định doanh thu thuần kết chuyển sang tài khoản 911 để tính lãi , lỗ về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ =

Sản lợng thực bán ở xí nghiệp , chi nhánh văn phòng công ty x

Đơn giá bán ra ngoài

Để kế toán doanh thu bán hàng, công ty sử dụng các sổ kế toán và các báo cáo sau : sổ chi tiết TK 511 , 512 ,336 , Sổ cái TK 511,512, bảng thống kê tổng hợp TK 511, 512, 336, bảng tổng hợp doanh thu bán hàng.

2.2.2.1 Kế toán doanh thu luân chuyển nội bộ

Hàng tháng căn cứ vào số lợng hàng thực bán dới các xí nghiệp, chi nhánh, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập các hoá đơn GTGT hoá đơn (mẫu 03) Các hóa đơn này làm cơ sở tính thuế GTGT đầu ra cho công ty và thuế GTGT đầu vào cho các xí nghiệp chi nhánh Hoá đơn đợc lập và chuyển cho phòng tài

- Một hóa đơn GTGT phản ánh lợng hàng xuất cho hàng không Việt nam bay nội địa Một hoá đơn GTGT phản ánh lợng thực bán của các chi nhánh xí nghiệp kinh doanh xăng dầu ngoài hàng không.

- Một hoá đơn phản ánh lợng hàng xuất cho hàng không Việt nam bay quốc tế - - Một hoá đơn phản ánh lợng hàng xuất cho hàng không quốc tế Công ty áp dụng kế toán máy nên quy trình ghi sổ rất đơn giản Kế toán bán hàng căn cứ vào số liệu trên bảng kê sẽ mở cửa sổ để nhập dữ liệu vào máy Máy sẽ phân loại, xử lý thông tin và vào sổ kế toán theo yêu cầu của ngời sử dụng thông tin Mẫu cửa sổ nhập dữ liệu (hay còn gọi là sổ chi tiết nhật ký chung)

Ngày chứng từ(2)

Nội dung chứng từ(3)

Đơn vị tính(4)

Tài khoản nợ(5)

Mã quản lý(6)

Tài khoản có(7)

Mã quản lý(8)

Tỷ gía(10)

Số tiền(11)

Nếu nghiệp vụ có liên quan đến thuế giá trị gia tăng, cửa sổ nhập dữ liệu trên máy sẽ đa ra thêm một bảng biểu sau:

Ngày hoá đơn

Số hoá đơn(13)

Doanh số(14)

Mặt hàng(15)

Số seri(16)

Mã số(17)

Kế toán bán hàng sẽ căn cứ vào các hoá đơn lập bảng tổng hợp doanh thu luân chuyển nội bộ căn cứ vào số liệu tính toán trên bảng tổng hợp ghi vào sổ kế toán tài khoản 512 và các tài khoản kế toán liên quan khác theo định khoản.Đối với hàng chịu thuế thuế giá trị gia tăng:

Nợ TK 13628

Có TK 51211Có TK 3331

Đối với hàng không thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng :

Vì vậy sau hai bút toán ghi nhận là bút toán kết chuyển doanh thu luân chuyển nội bộ.

Nợ TK 51211

Có TK 13628

Sau khi nhận dữ liệu thông tin kế toán sẽ đợc đa vào sổ kế toán nh là nhật ký chung, sổ chi tiết TK 51211, sổ cái TK 51211, bảng tổng hợp tài khoản kế toán Mẫu sổ kế toán tài khoản 512- doanh thu luân chuyển nội bộ (xem phụ lục)1,2,3,4 trang bên)

2.22.2 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

*Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại công ty bao gồm : - Doanh thu bán hàng do công ty trực tiếp bán.

- Doanh thu bán hàng do các xí nghiệp chi nhánh bán xí nghiệp bán cuối tháng kết chuyển doanh thu nên công ty để xác định xác định kết quả kinh doanh toàn công ty

ờng hợp 1 : doanh thu bán hàng do công ty trực tiếp bán

Kế toán bán hàng căn cứ vào hoá đơn thuế giá trị gia tăng thông báo chấp nhận thanh toán, giấy báo của nhà nớc, phía thu nhập số liệu, vào sổ chi tiết nhật ký chung theo đúng phần hành của mình, số liệu sẽ đợc đa vào sổ nhật ký chung và các sổ kế toán liên quan theo định khoản:

Nợ TK 111,112,131Có TK511