Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại chi nhánh dầu khí Hà Nội

Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại chi nhánh dầu khí Hà Nội

Mục lục

Trang

Lời nói đầu

Chơng 1: Những vấn đề chung về bán hàng và xác định kết quả bán

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định

1.1.2 Yêu cầu quản lý đối với quá trình bán hàng 2

1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 2

hàng trong điều kiện kế toán trên máy vi tính 11

1.3.1 Vai trò, nguyên tắc, yêu cầu tổ chức công tác kế toán trên máy vi

1.3.1.1 Vai trò của tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính 11

1.3.1.2 Nguyên tắc, yêu cầu tổ chức kế toán máy 11

1.3.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả

kết quả bán hàng tại chi nhánh Dầu khí Hà Nội 20

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh Dầu khí Hà

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý ở chi nhánh Dầu khí Hà

2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý 22

2.1.3 Tổ chức công tác kế toán ở chi nhánh Dầu khí Hà Nội 24

2.1.3.3 Chính sách kế toán áp dụng tại chi nhánh 24

2.2 Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại chi nhánh Dầu khí Hà Nội trong điều kiện ứng dụng máy vi

2.2.1 Những đối tợng cần quản lý liên quan đến quá trình bán hàng và

2.2.2 Phơng thức bán hàng áp dụng tại chi nhánh 27

2.2.3 Kế toán doanh thu bán hàng trên máy vi tính tại chi nhánh Dầu khí

định kết quả bán hàng tại chi nhánh Dầu khí Hà Nội 57

Chơng I

Những vấn đề chung về bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở doanh nghiệp

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

1.1.1 Vị trí vai trò của quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Bán hàng là việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu đợc tiền hay đợc quyền thu tiền Đó cũng chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm, hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

Ngoài quá trình bán hàng ra bên ngoài, doanh nghiệp còn có thể phát sinh nghiệp vụ bán hàng trong nội bộ doanh nghiệp theo yêu cầu phân cấp quản lý và tiêu dùng nội bộ.

Theo chuẩn mực kế toán số 14 “ Doanh thu và thu nhập khác” thì bán hàng là bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hóa mua vào.

Quá trình bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình tái sản xuất xã hội và cũng là khâu cuối cùng trong toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp Sau quá trình bán hàng doanh nghiệp sẽ thu đợc tiền bán hàng hay sẽ phải thu đợc tiền bán hàng Số tiền này dùng để bù đắp các chi phí bỏ ra và hình thành nên kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Việc xác định đầy đủ kết quả bán hàng là thớc đo đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp, là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nớc.

Bên cạnh đó, thông qua quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng doanh nghiệp có thể nhìn nhận đợc nhu cầu, thị hiếu tiêu dùng của từng khu vực, đối với từng sản phẩm, hàng hoá để từ đó có thể xây dựng đợc chiến lợc kinh doanh hợp lý cũng nh có những biện pháp tích cực để đẩy mạnh quá trình tiêu thụ sản phẩm, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Nh vậy, quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, giữa chúng có mối quan hệ tơng quan mật thiết với nhau Kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp còn bán hàng là phơng tiện hữu hiệu để thực hiện đợc mục đích đó Nó đòi hỏi các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có cái nhìn sâu sắc về quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng nhằm xác định hớng đi đúng đắn nhất cho doanh nghiệp Có tổ chức tốt quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng, doanh nghiệp mới tiếp tục hoạt

động sản xuất kinh doanh bình thờng, đồng thời có điều kiện để mở rộng sản xuất, chiếm lĩnh những thị trờng mới.

1.1.2 Yêu cầu quản lý đối với quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Tiến trình hội nhập kinh tế thế giới và khu vực đã đặt các doanh nghiệp trớc rất nhiều cơ hội nhng đồng thời khó khăn thử thách cũng không ngừng tăng lên Để thực hiện hoạt động bán hàng đạt hiệu quả cao, đáp ứng đợc nhu cầu của sản xuất, tiêu dùng, đời sống xã hội và không ngừng nâng cao lợi nhuận, doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng theo các yêu cầu sau:

Thứ nhất, quản lý sự vận động và số hiện có của từng loại sản phẩm,

hàng hoá theo chỉ tiêu số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị của chúng.

Thứ hai, quản lý chất lợng, cải tiến mẫu mã và xây dựng thơng hiệu

sản phẩm là mục tiêu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Thứ ba, tìm hiểu khai thác và mở rộng thị trờng, áp dụng các phơng

thức bán hàng phù hợp và các chính sách sau bán hàng nhằm không ngừng tăng doanh thu giảm chi phí của các hoạt động.

Thứ t, tính toán, xác định doanh thu bán hàng, doanh thu thuần tạo cơ

sở để xác định chính xác lợi nhuận của doanh nghiệp.

Thứ năm, quản lý chặt chẽ các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh

nghiệp nhằm tối đa hoá lợi nhuận.

1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý về thành phẩm, hàng hoá, bán hàng, xác định kết quả bán hàng, phân phối kết quả kinh doanh, kế toán phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ sau:

- Phản ánh và ghi chép đầy đủ kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại hàng hoá, thành phẩm theo từng chỉ tiêu số lợng, chất lợng, giá trị, chủng loại.

- Phản ánh và ghi chép đầy đủ kịp thời chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng.

- Phản ánh và tính toán chính xác kết quả bán hàng, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nớc và tình hình phân phối lợi nhuận.

- Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả.

1.2 Những vấn đề cơ bản về bán hàng và xác định kết quả bán hàng

1.2.1 Phơng thức bán hàng

Quá trình bán hàng là quá trình thực hiện quan hệ trao đổi thông qua phơng tiện thanh toán để thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, hàng hoá dịch vụ cho khách hàng, còn khách hàng phải trả cho doanh nghiệp một khoản tơng đơng với giá bán của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đó theo giá đã quy định hoặc theo thoả thuận giữa hai bên.

Nói cách khác, bán hàng chính là việc chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã thực hiện cho khách hàng đồng thời đã thu đợc tiền hoặc đợc quyền thu tiền.

Trong các chính sách về bán hàng thì phơng thức bán hàng có ý nghĩa cực kỳ quan trọng Phơng thức bán hàng có ảnh hởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho thành phẩm, hàng hoá, đồng thời có tính chất quyết định đối với việc xây dựng thời điểm bán hàng, tình hình doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh.

Hiện nay, cac doanh nghiệp thờng áp dụng hai phơng thức bán hàng sau:

1) Phơng thức giao hàng trực tiếp

Theo phơng thức này doanh nghiệp giao hàng trực tiếp tại kho của doanh nghiệp cho khách hàng Khi giao hàng xong, ngời mua ký xác nhận vào chứng từ bán hàng, khi đó đã hội tụ đầy đủ các điều kiện ghi nhận doanh thu, số hàng đó đợc xác định là tiêu thụ không kể ngời mua đã thanh toán hay chỉ chấp nhận thanh toán số hàng đã chuyển giao.

Phơng thức này gồm có các trờng hợp cụ thể sau:

- Bán hàng thu tiền ngay: Sau khi nhận hàng, bên mua phải thanh toán ngay tiền hàng cho doanh nghiệp bán.

- Bán chịu: Trong trờng hợp này, bên bán giao hàng cho bên mua nhng bên mua không trả tiền ngay mà trả tiền sau một thời hạn đã thoả thuận.

Khi nền sản xuất và lu thông hàng hoá ngày càng phát triển thì việc bán chịu có xu hớng ngày càng tăng để tạo ra sự hấp dẫn thu hút khách hàng, tăng doanh thu Tuy nhiên, bán chịu cũng có nhợc điểm là doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn và có khả năng mất vốn.

- Bán trả góp : Là phơng thức bán hàng thu tiền nhiều lần Ngời mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua Số tiền còn lại ngời mua chấp nhận thanh toán dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định Thông thờng số tiền trả ở các kỳ tiếp theo bằng nhau trong đó bao gồm một phần doanh thu và phần lãi trả chậm.

2) Phơng thức gửi hàng đi bán

Theo phơng thức này, định kỳ doanh nghiệp phải gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở thoả thuận trong hợp đồng mua bán giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy định trong hợp đồng Khi xuất kho gửi đi, hàng gửi đi vẫn thuộc quyền quản lý, sở hữu hoặc kiểm soát cua doanh nghiệp, cha đủ điều kiện ghi nhân doanh thu Khi đại lý đã bán đợc hàng hoặc ngời mua đã nhận đợc hàng, thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng thì doanh nghiệp mới đợc quyền xác định đã tiêu thụ và hạch toán doanh thu bán hàng.

Phơng thức này đợc chia thành hai trờng hợp:- Gửi hàng đợc chấp nhận thanh toán ngay:

Trong trờng hợp này doanh nghiệp chuyển hàng cho bên mua thep địa điểm đã ghi trong hợp đồng, số hàng chuyển đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Khi bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng đợc xác định là tiêu thụ Doanh thu đợc ghi nhận.

- Gửi hàng cho các đại lý ký gửi:

Theo phơng thức này doanh nghiệp (bên giao đại lý) xuất hàng cho bên nhận đại lý ký gửi (bên đại lý) để bán Bên đại lý sẽ đợc hởng thù lao đại lý dới hình thức hoa hồng đại lý hay chênh lệch giá Chỉ khi nào đại lý bán đợc hàng, lập báo cáo, lập giấy nộp tiền về doanh nghiệp thì mới đợc ghi nhận doanh thu.

Ngoài các phơng thức bán hàng nh đã trình bày chủ yếu trên đây, trong thực tế tại các doanh nghiệp còn có các phơng thức bán hàng khác cụ thể nh: Phơng thức bán buôn, phơng thc bán lẻ

1.2.2 Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu1.2.2.1 Doanh thu bán hàng

 Khái niệm và nội dung của doanh thu

Doanh thu là tổng lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đợc trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thờng của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.

Doanh thu đợc xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc Đó là: giá trị tài sản có thể trao đổi một cách tự nguyện giữa các bên có đầy đủ hiểu biết trong sự trao đổi ngang giá Theo quy định hiện hành:

- Đối với các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ: doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ là toàn bộ tiền bán hàng, cung cấp dịch

- Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phong pháp trực tiếp: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ và phí thu thêm (nếu có) mà doanh nghiệp đợc hởng (tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT)

Theo chuẩn mực số 14 “ Doanh thu và thu nhập khác” thì doanh thu bán hàng là doanh thu do bán sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hoá mua vào.

 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu

Theo chuẩn mực số 14, doanh thu bán hàng đợc ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời 5 điều kiện sau:

1 Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho ngời mua.

2 Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa nh ngời sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.

3 Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn.

4 Doanh thu đã đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ các giao dịch bán hàng.

5 Xác định đợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

Khi xem xét năm điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng, doanh nghiệp phải lu ý những điểm sau:

Một là, doanh nghiệp phải xác định thời điểm chuyển giao phần lớn rủi

ro và lợi ích gắn lion với quyền sở hữu hàng hóa cho ngời mua trong từng ờng hợp cụ thể Trong hầu hết các trờng hợp, thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro trùng với thời điểm chuyển giao lợi ích gắn lion với quyền sở hữu hợp pháp hoặc quyền kiểm soát hàng hóa cho ngời mua.

tr-Hai là, trờng hợp doanh nghiệp vẫn còn chịu phần lớn rủi ro gắn liền

với quyền sở hữu hàng hóa thì giao dịch không đợc coi là hoạt động bán hàng và doanh thu không đợc ghi nhận.

Ba là, nếu doanh nghiệp chỉ còn phải chịu một phần nhỏ rủi ro gắn liền

với quyền sở hữu hàng hóa thì việc bán hàng đợc xác định và doanh thu đợc ghi nhận.

Bốn là, doanh thu bán hàng đợc ghi nhận chỉ khi đảm bảo là doanh

nghiệp nhận đựoc lợi ích kinh tế từ giao dịch Trờng hợp lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng còn phụ thuộc yếu tố không chắc chắn thì chỉ ghi nhận doanh thu khi yếu tố không chắc chắn này đã xử lý xong Nếu doanh thu đã đựoc ghi nhận trong trờng hợp cha thu đợc tiền thì khi xác định khoản tiền nợ phải thu này là không thu đợc thì phải hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ mà không đợc ghi giảm doanh thu Khi xác định khoản phải

thu là không chắc chắn thu đợc (nợ phải thu khó đòi) thì phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi mà không ghi giảm doanh thu Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự không đòi đợc thì đợc bù đắp bằng nguồn dự phòng phải thu khó đòi.

Năm là, doanh thu và chi phí liên quan tới cùng một giao dịch phải

đ-ợc ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp Các chi phí, bao gồm cả chi phí phát sinh sau ngày giao hàng (nh chi phí bảo hành và chi phí khác), thờng đợc xác định chắc chắn khi các điều kiện ghi nhận doanh thu đợc thỏa mãn Các khoản tiền nhận trớc của khách hàng không đợc ghi nhận là doanh thu mà đợc ghi nhận là một khoản nợ phải trả tại thời điểm nhận tiền trớc của khách hàng Khoản nợ phải trả về số tiền nhận trớc của khách hàng chỉ đợc ghi nhận là doanh thu khi đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện đã nêu ở trên.

1.2.2.2 Các khoản giảm trừ doanh thu

Theo quy định hiện hành, trong chuẩn mực kế toán số 14 các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm

- Chiết khấu thơng mại: là số tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho ngời mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ với khối lợng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thơng mại đã ghi trong hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua bán hàng.

- Trị giá hàng bán bị trả lại: là số tiền doanh nghiệp phải trả lại cho khách hàng trong trờng hợp hàng đã đợc xác định là bán nhng do chất lợng quá kém, khách hàng trả lại số hàng đó.

- Giảm giá hàng bán: là khoản tiền doanh nghiệp giảm trừ cho ngời mua do hàng hoá kém phẩm chất sai quy cách và lạc hậu so với thị hiếu.

- Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu phải nộp đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu.

- Thuế GTGT đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ bán ra của cơ sở nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp.

1.2.3 Phơng pháp xác định trị giá vốn hàng bán

Để xác định đúng đắn kết quả bán hàng, trớc hết cần xác định đúng đắn trị giá vốn hàng bán Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình bán hàng bao gồm trị giá vốn hàng xuất kho để bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán.

1.2.3.1 Trị giá vốn hàng xuất kho để bán

trong từng loại hình doanh nghiệp và việc đăng ký phơng pháp tính trị giá thực tế hàng xuất kho của doanh nghiệp.

*Đối với doanh nghiệp sản xuất: Trị giá vốn của hàng xuất kho để bán

hoặc thành phẩm hoàn thành không nhập kho đa bán ngay chính là giá thành sản xuất thực tế của thành phẩm xuất kho hoặc giá thành sản xuất thực tế của thành phẩm hoàn thành.

Theo chuẩn mực kế toán số 02 “ Hàng tồn kho”, giá vốn thực tế của thành phẩm xuất kho đợc xác định bằng một trong bốn phơng pháp sau:

- Phơng pháp tính theo thực tế đích danh: Theo phơng pháp này, hàng xuất kho thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính trị giá vốn thực tế của lô hàng xuất kho.

Phơng pháp này áp dụng với những doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoá hoặc mặt hàng hoá ổn định và nhận diện đợc đồng thời doanh nghiệp phải theo dõi hàng hoá thành phẩm theo từng lô hàng.

- Phơng pháp bình quân gia quyền:

Theo phơng pháp này, giá trị của từng loại hàng hoá tồn kho đợc tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tơng tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho đợc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình có thể tính theo thời kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về.

- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO)

Phơng pháp này dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua trớc hoặn sản xuất trớc thì đợc xuất trớc, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ.

- Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO)

Phơng pháp này dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đợc xuất trớc, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trớc đó Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.

* Đối với doanh nghiệp thơng mại.

Trị giá vốn hàng xuất kho để bán

Trị giá mua thực tế của hàng xuất

kho để bán

Chi phí mua phân bổ cho hàng đã

bán

- Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán đợc tính theo một trong bốn phơng pháp đã nêu ở trên.

- Chi phí mua phân bổ cho số hàng đã bán:

Do chi phí mua hàng liên quan đến nhiều chủng loại hàng hoá, liên quan đến cả khối lợng hàng hoá trong kỳ và hàng hoá đầu kỳ cho nên cần phải phân bổ chi phí mua cho hàng đã bán trong kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ.

Tiêu chuẩn phân bổ chi phí mua hàng đợc lựa chọn là:Số lợng, Trọng ợng, Trị giá mua thực tế của hàng hoá.

l-Công thức tính toán đối với trờng hợp tiêu chuẩn phân bổ là trị giá mua thực tế của hàng hoá nh sau

Chi phí mua phân

bổ cho hàng xuất kho để bán

hàng xuất bán trong kỳ

1.2.3.2 Trị giá vốn hàng bán

Sau khi xác định đợc trị giá vốn của hàng xuất kho để bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán tổng hợp lại để tính trị giá vốn hàng bán.

Trị giá vốn hàng

= Trị giá vốn hàng xuất kho để bán

+ Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán

Đối với các doanh nghiệp sản xuất có chu kỳ ngắn, doanh nghiệp thơng mại dự trữ hàng hoá giữa các kỳ không có sự biến động lớn thì chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ đợc phân bổ cho toàn bộ số hàng đã bán.

Đối với doanh nghiệp sản xuất có chu kỳ dài, doanh nghiệp thơng mại dự trữ hàng hóa lớn, doanh thu không ổn định, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cần phải đợc tính toán phân bổ hợp lý cho số hàng đã bán và số hàng còn tồn trong kho.

Thờng các doanh nghiệp tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng đã bán theo tiêu chuẩn : trị giá vốn hàng xuất bán

CFBH( CPQLDN) phân bổ cho số hàng đã

CPBH (CPQLDN) của hàng tồn đầu kỳ +

CPBH (CPQLDN) phát sinh trong kỳTrị giá vốn hàng

tồn kho đầu kỳ + Trị giá vốn hàng nhập kho trong kỳ

Trị giá vốn hàng

đã bán trong kỳ

1.2.4 Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 1.2.4.1 Chi phí bán hàng

Trong quá trình bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, doanh nghiệp phải bỏ ra các khoản chi phí nh chi phí bao gói sản phẩm, bảo quản hàng hoá, chi phí vận chuyển, tiếp thị, quảng cáo gọi chung là chi phí bán hàng Có thể nói chi phí bán hàng là chi phí lu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ Chi phí bán hàng có nhiều khoản chi cụ thể với nội dung và công dụng khác nhau, tuỳ theo yêu cầu quản lý, có thể phân biệt chi phí bán hàng theo tiêu thức thích hợp.

Theo quy định hiện hành, chi phí bán hàng của doanh nghiệp đợc phân thành các loại sau:

- Chi phi nhân viên- Chi phí vật liệu bao bì- Chi phí dụng cụ, đồ dùng- Chi phí khấu hao TSCĐ

- Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa- Chi phí dịch vụ mua ngoài

- Chi phí bằng tiền khác

Ngoài cách phân loại nh trên, để phục vụ cho yêu cầu quản lý khác, đặc biệt đối với quản trị doanh nghiệp, còn có thể sử dụng cách phân loại theo mối quan hệ giữa chi phí bán hàng với doanh thu bán hàng (phân loại thành chi phí khả biến và chi phí bất biến) hoặc phân loại theo mối quan hệ giữa chi phí bán hàng với đối tợng tập hợp chi phí bán hàng (phân loại thành chi phía trực tiếp và chi phí gián tiếp).

1.2.4.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí dùng cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động chung của cả doanh nghiệp.

Theo quy định hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp đợc phân thành các loại sau:

- Chi phí nhân viên quản lý- Chi phí vật liệu quản lý- Chi phí khấu hao TS CĐ- Thuế, phí và lệ phí- Chi phí dự phòng

- Chi phí dịch vụ mua ngoài- Chi phí bằng tiền khác

Cũng giống nh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp còn có thể phân loại theo mối quan hệ với khối lợng hoạt động, có thể chia ra chi phí bất biến, chi phí khả biến; phân loại theo mối quan hệ với đối tợng tập hợp chi phí, có thể chia ra thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.

Cũng cần phải lu ý một điểm là chi phí quản lý doanh nghiệp là loại chi phí gián tiếp sản xuất kinh doanh, cần phải đợc lập dự toán và quản lý chi tiêu tiết kiệm.

1.2.5 Xác định kết quả bán hàng

Kết quả bán hàng là kết quả tiêu thụ sản phẩm, kinh doanh mua bán vật t, hàng hoá, cung cấp thực hiện lao vụ dịch vụ Đây là một chỉ tiêu kinh tế quan trọng đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ, đánh giá khả năng, trình độ quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp và là cơ sở để xác định nghĩa vụ phải thực hiện với Nhà nớc.

Để phù hợp và thuận tiện cho việc tổng hợp số liệu lập các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh thì kết quả bán hàng đợc xác định theo trình tự sau

Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng- Các khoản giảm trừ doanh thu

Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:+ Chiết khấu thơng mại

+ Giảm giá hàng bán+ Hàng bán bị trả lại

+ Thuế TTĐB, thuế xuất nhập khẩu, thuế GTGT với cơ sở nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp.

 Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bánLợi nhuận thuần từ

* Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cần tính toán, phân bổ, kết chuyển

Trong trờng hợp việc bán hàng đều đặn, chu kỳ sản xuất kinh doanh không dài, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tập hợp đợc trong kỳ, cuối kỳ sẽ đợc kết chuyển toàn bộ sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.

Trờng hợp doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất dài, sản phẩm tiêu thụ có biến động lớn giữa các kỳ, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cần đợc tính toán, phân bổ cho sản phẩm hàng hoá còn lại cha tiêu thụ cuối kỳ.

1.3 Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện kế toán trên máy vi tính.

1.3.1 Vai trò, nguyên tắc, yêu cầu tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính1.3.1.1 Vai trò của tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính

Kế toán trên máy vi tính là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu của các đối tợng sử dụng thông tin Mô hình hệ thống thông tin kế toán trên máy gồm đầy đủ các yếu tố cần có của một hệ thống thông tin hiện đại.

Công nghệ thông tin phát triển, các phần mềm kế toán ra đời đã trợ giúp rất nhiều cho công tác kế toán ở các doanh nghiệp đặc biệt là đối với công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng, bộ phận kế toán trong doanh nghiệp không còn phải thực hiện một cách thủ công một số khâu công việc nh: ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán mà chỉ phải thực hiện công việc phân loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy, kiểm tra, phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế toán để có thể đa ra các quyết định phù hợp.

1.3.1.2 Nguyên tắc, yêu cầu tổ chức kế toán máy

Để kế toán thực hiện tốt đợc vai trò của mình trong công tác quản lý, đòi hỏi tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc và yêu cầu sau:

- Phải đảm bảo tính khoa học và hợp lý trên cơ sở chấp hành luật kế toán, phù hợp với chuẩn mực kế toán và các chính sách chế độ KT-TC hiện hành.

- Phải phù hợp với đặc điểm, điều kiện, hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp.

- Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hoá cao.

- Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất nhng vẫn phải đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.

1.3.2 Nội dung kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trên máy vi tính

Trong điều kiện doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán, các chứng từ phải đợc phân loại và mã hoá theo từng nội dung công tác kế toán Việc mã hoá chứng từ phải đảm bảo yêu cầu đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, dễ tổng hợp và đảm bảo bí mật về dữ liệu.

Đối với phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, kế toán th-ờng sử dụng các chứng từ sau:

- Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ- Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý

- Bảng thanh toán hàng gửi đại lý

- Phiếu thu, Giấy báo có của Ngân hàng

Việc mã hoá các chứng từ nhập liệu phản ánh quá trình bán hàng tuỳ thuộc vào phần mềm kế toán mà doanh nghiệp áp dụng và ngời sử dụng không đợc quyền sửa chứng từ.

Một số phần mềm thờng thiết kế các chứng từ điện tử để làm căn cứ xử lý số liệu.Tuy nhiên có một số phần mềm không tiến hành mã hóa các chứng từ gốc mà căn cứ trực tiếp vào các chứng từ gốc đó để nhập liệu nh phần mềm AC Soft.

1.3.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê các tài khoản kế toán dùng cho đơn vị kế toán.

Trong quá trình tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trên máy vi tính nói riêng kế toán sử dụng các tài khoản:

TK này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong suốt một kỳ hạch toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và nghiệp vụ sau:

+ Bán hàng: bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất và bán hàng hoá mua vào.

+ Cung cấp dịch vụ: thực hiện công việc thỏa thuận theo hợp đồng trong một kỳ hoặc trong nhiều kỳ hạch toán nh cung cấp dịch vụ vận tải, du lịch thuê TSCĐ theo phơng thức hoạt động.

TK511 có 4 TK cấp 2: TK5111: Doanh thu bán hàng hoá TK5112: Doanh thu bán thành phẩm TK5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá* TK512: Doanh thu nội bộ

TK này dùng để phản ánh tình hình bán hàng trong nội bộ doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập.

TK512 có 3 TK cấp 2: TK5121: Doanh thu bán hàng hoá TK5122: Doanh thu bán thành phẩm TK5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ* TK521: Chiết khấu thơng mại

Tk này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thơng mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho ngời mua hàng do việc ngời mua hàng đã mua hàng (sản phẩm, hàng hoá), dịch vụ với khối lợng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thơng mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc cam kết mua hàng.

Cuối kỳ, khoản chiết khấu thơng mại đợc kết chuyển sang TK511 để xác định doanh thu thuần của khối lợng hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ thực tế đã thực hiện trong kỳ.

* TK531: Hàng bán bị trả lại

TK này dùng để phản ánh trị giá của số sản phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do kém phẩm chất, lạc hậu so với thị hiếu, không đúng chủng loại quy cách.

* TK532: Giảm giá hàng bán

TK này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng và kết chuyển số tiền giảm giá sang Tk511 hoặc TK512 để giảm doanh thu bán hàng.

* TK632: Giá vốn hàng bán

TK này dùng để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ, giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp (đối với doanh nghiệp xây lắp) tiêu thụ trong kỳ.

* TK641 : Chi phí bán hàng

TK này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ bao gồm chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo quản, đóng gói sản phẩm, chi phí bảo hành sản phẩm.

TK641 có 7 tài khoản cấp 2: TK6411: Chi phí nhân viên TK6412: Chi phí vật liệu bao bì TK6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng TK6414: Chi phí khấu hao TSCĐ TK6415: Chi phí bảo hành

TK6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK6418: Chi phí bằng tiền khác

* TK642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

TK này dùng để phản ánh, tập hợp, kết chuyển các chi phí kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của cả doanh nghiệp.

TK642 có 8 tài khoản cấp 2: TK6421: Chi phí nhân viên quản lý TK6422: Chi phí vật liệu quản lý TK6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK6424: Chi phí khấu haoTSCĐ TK6425: Thuế,phí, lệ phí

TK6426: Chi phí dự phòng

TK6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK6428: Chi phí bằng tiền khác* TK911: Xác định kết quả kinh doanh

TK này đợc dùng để phản ánh xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán.

nghiệp, kế toán có thể xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cấp II, cấp IV, cấp cho từng đối t… ợng cần quản lý chi tiết.

Việc mã hóa các tài khoản đợc tiến hành khi bắt đầu đa chơng trình kế toán vào sử dụng Các tài khoản cấp I, cấp II đợc mã hóa theo đúng số hiệu tài khoản đã quy định trong hệ thống tài khoản do Nhà nớc ban hành, còn các tài khoản kế toán chi tiết cấp III, cấp IV, cấp V đ… ợc mã hóa theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

1.3.2.3 Quy trình nhập liệu

- Đối với phần hành kế toán bán hàng

ở hầu hết các phần mềm, bút toán giá vốn và bút toán phản ánh thuế GTGT đều đợc cài đặt và lập trình sẵn, thực hiện một cách tự động.

Căn cứ vào hoá đơn, chứng từ kế toán nhập dữ liệu vào máy với các thông tin về: ngày, số chứng từ, quyển số, số vụ việc, nội dung xuất hàng… lựa chọn mã cấp và tiêu thức quản lý, đơn giá vốn, đơn giá bán.

Kết thúc các bớc nhập liệu, số liệu sẽ đợc tự động xử lý và cập nhật số liệu vào các tệp sổ kế toán có liên quan nh sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết doanh thu, sổ cái tài khoản 511, 632, 3331.

- Đối với phần hành kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:

Đối với phần nhập các nghiệp vụ giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thơng mại thì cần phải chọn chứng từ nhập liệu phù hợp Quá trình nhập liệu cũng tơng tự nh trên.

- Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Việc khai báo và nhập dữ liệu thờng liên quan đến nhiều danh mục đối tợng chi phí, danh mục kho, danh sách bộ phận

Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì liên quan đến rất nhiều màn hình nhập liệu với các nội dung tơng ứng, do các yếu tố chi phí này thờng liên quan đến nhiều phần hành.

Mỗi màn hình nhập liệu phản ánh những nghiệp vụ kinh tế khác nhau liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, do vậy ngời dùng cần phải lựa chọn thông tin cần nhập cho phù hợp.

- Kế toán tổng hợp kết quả bán hàng

Về nguyên tắc, để xác định kết quả của kỳ kế toán, kế toán phải thực hiện các bút toán kết chuyển Các bút toán này chỉ thực hiện vào cuối kỳ phù hợp với kỳ lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Các bút toán kết chuyển thực hiện là:

+ Kết chuyển các TK làm giảm trừ doanh thu (TK 521,532,531) để xác định doanh thu thuần.

+ Kết chuyển TK511,513 sang TK911+ Kết chuyển TK632 sang TK911

+ Kết chuyển TK641,642 hoặc 142(2) sang TK911

Sau khi xác định đợc kết quả, kết chuyển lãi lỗ sang TK421.

Các bớc kết chuyển nh trên có thực hiện tự động trên các phần mềm và thờng đợc thiết kế dới chức năng “ Bút toán kết chuyển tự động”.

* Trình tự kế toán nh sau:

Sơ đồ 1: Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đối với doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Chú giải:

(1) Xuất kho thành phẩm, hàng hóa để bán(2) Xuất kho thành phẩm, hàng hóa gửi bán(3) Thành phẩm, hàng hóa gửi bán đã bán đợc

(4) Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho BH, QLDN(5) Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận BH, QLDN(6) Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác(7) Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

(8a),(8b) Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu(9) Kết chuyển doanh thu thuần

(10) Kết chuyển giá vốn hàng bán(11) Kết chuyển CPBH, CPQLDN

(12a) Kết chuyển lãi hoạt động kinh doanh(12b) Kết chuyển lỗ hoạt động kinh doanh

Chú giải:

(1a) Kết chuyển thành phẩm tồn kho, gửi bán đầu kỳ(1b) Kết chuyển thành phẩm tồn kho, gửi bán cuối kỳ(2a) Kết chuyển hàng hoá tồn kho, gửi bán đầu kỳ(2b) Kết chuyển hàng hoá tồn kho, gửi bán cuối kỳ(3) Giá vốn hàng bán

(4) Chi phí nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý(6) Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho BH, QLDN(7) Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền(8) Doanh thu bán hàng

(9a),(9b) Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu(10) Kết chuyển doanh thu thuần

Sơ đồ 2: Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đối với doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

1.3.2.4 Hệ thống sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Cuối tháng, theo phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh, chơng trình sẽ tự động chạy và cho phép kết xuất in ra các sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết phục vụ cho yêu cầu cung cấp và quản lý thông tin của doanh nghiệp.

- Sổ kế toán tổng hợp: Tuỳ theo hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng, khi có lệnh, chơng trình kế toán máy sẽ in ra các sổ kế toán tổng hợp phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng đáp ứng yêu cầu của các đối tợng sử dụng thông tin.

+ Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung thì chơng trình sẽ in ra sổ Nhật ký chung, các sổ cái TK511,632,641,642,911…

+ Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ thì chơng trình sẽ cho phép in ra các bảng kê( bảng kê số 8và bảng kê số 11) và Nhật ký chứng từ số 8.

+ Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ thì chơng trình sẽ cho phép in ra các sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cài TK và chứng từ ghi sổ.

- Sổ kế toán chi tiết: tùy theo yêu cầu quản lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, tùy theo mục đích sử dụng thông tin của các nhà quản trị doanh nghiệp, chơng trình sẽ cho phép in ra các sổ kế toán chi tiết các TK511,632,131…

*Thông thờng quá trình xử lý, hệ thống hóa thông tin, ghi sổ kế toán trong hệ thống kế toán máy đợc thực hiện theo quy trình sau:

Trên đây là những vấn đề chung về bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp Tuy nhiên từ lý luận đến thực tế là cả một quá trình đòi hỏi các nhà quản trị doanh nghiệp và các nhân viên kế toán phải tổ chức cho thật hợp lý.

Sau đây em xin trình bày thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh Dầu khí Hà Nội.

Chứng từ gốc

Nhập chứng từ vào máy

Chứng từ trên máy

Xử lý của phần mềm kế

toán trên MVT

Sổ kế toán chi tiếtSổ kế toán

tổng hợp

Các báo cáo kế toánMã

hoá

Chơng II

Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh Dầu khí Hà Nội2.1 Giới thiệu chung về chi nhánh

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển chi nhánh Dầu Khí Hà nội

Tháng 10 năm 1996 Công ty TNHH Dầu khí Hà Nội (Hanoi Petro) ợc thành lập với liên doanh giữa Tổng công ty Hồ Tây ( Ban Tài Chính - Quản Trị TW) và Công ty Dầu khí Thành phố Hồ Chí Minh ( Ban Tài Chính - Quản Trị TP Hồ Chí Minh)

Đến 1/7/1999 chấp hành chủ trơng của Ban TC – QT TW, Công ty Dầu khí Thành phố Hồ Chí Minh chuyển nhợng 50% cổ phần liên doanh cho Tổng công ty Hồ Tây, Công ty Dầu khí Hà Nội chính thức đợc thành lập là một công ty thành viên của Tổng Công ty Hồ Tây

Tên giao dịch Quốc tế của Công ty: Hanoi Oil & Gas Company.

Trụ sở chính của Công ty đặt tại số 21 Chùa Bộc, Đống Đa, Hà Nội Ngày 10/06/2001 chuyển về số 4, Ngõ 1, Đờng Âu Cơ, Tây Hồ, Hà Nội.

Vốn đầu t ban đầu do ngân sách nhà nớc cấp là: 22.000.000.000 VNĐ.Đây là loại hình doanh nghiệp đoàn thể hoạt động theo luật doanh nghiệp có t cách pháp nhân riêng, hạch toán độc lập, có tài khoản, con dấu riêng chịu sự quản lý của Nhà nớc về hoạt động sản xuất - kinh doanh.

Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của Công ty.Ngành nghề kinh doanh chủ yếu:

Buôn bán hàng t liệu sản xuất, hàng t liệu tiêu dùng, dịch vụ vận chuyển xăng dầu, khí đốt hoá lỏng LPG (khí gas).

Các dịch vụ kỹ thuật, lắp đặt các công trình cung ứng dầu khí phục vụ sản xuất, kinh doanh và tiêu dùng.

Công ty Dầu khí Hà Nội đợc độc quyền kinh doanh gas mang thơng hiệu HP trên thị trờng miền Bắc, một thơng hiệu mà uy tín, chất lợng đã khẳng định vị trí vững chắc trên thị trờng

Với nhiệm vụ kinh doanh mặt hàng gas dân dụng cho các đối tợng chính bao gồm: Nhà trờng, Nhà trẻ, Nhà hàng, khách sạn, các hộ gia đình và thị trờng gas công nghiệp bao gồm Nhà máy, Xí nghiệp, khu vực lò Gốm Bát Tràng Hàng năm Công ty đã đóng góp một phần rất lớn vào ngân sách Nhà nớc và nguồn ngân sách Đảng

Đến ngày 01/04/2004, Tổng công ty Hồ Tây chuyển đổi thành Công ty TNHH Hồ Tây một thành viên, các công ty trực thuộc trở thành các chi

nhánh Trong đó Công ty Dầu khí Hà Nội trở thành Chi nhánh Dầu khí Hà Nội

Một số chỉ tiêu tổng hợp của chi nhánh năm 2004

1 Sản lợng(tấn)- Gas công nghiệp- Gas dân dụng

4525102535002 Tổng doanh thu(triệu)

- Kinh doanh gas

- Doanh thu hđtc, doanh thu khác

36030355045263 Tổng chi phí

- Giá vốn

- Khấu hao cơ bản

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý ở chi nhánh Dầu khí Hà Nội2.12.1 Đặc điểm quy trình công nghệ

LPG là khí đốt hoá lỏng, thành phần bao gồm hỗn hợp pha trộn giữa Propan và Butan với tỷ lệ 50/50 Khi đốt cho nhiệt lợng cao (gần 12.000.000 kcl) Nhiệt độ ngọn lửa đạt từ 1.9000C đến 1.9350C, đặc biệt không gây ô nhiễm môi trờng, không gây độc hại cho ngời sử dụng và có hiệu quả kinh tế cao (1kg Gas tơng đơng 2 lít dầu, 3 ữ 4 kg than, 9 ữ 10 kg củi, 14 kw điện) Đây là mặt hàng dễ cháy nổ do đó đòi hỏi phải tuân thủ một quy trình kỹ thuật và chịu sự quản lý hết sức ngặt nghèo và nghiêm túc Chức năng chủ yếu của Công ty là chiết nạp LPG vào bình 12 kg và bình 45 kg trên dây chuyền tự động Caroshell

2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức quản lý

* Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Thử kín, Cân kiểm tra sản phẩmNiêm phong sản

phẩmNhập Gas từ

Nạp Gas vào các bình 12 kg

Nạp Gas vào bình 45 kg

* Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban- Giám đốc:

Điều hành chung công việc của chi nhánh theo đúng kế hoạch và kết hợp với tổ chức lao động tiền luơng, công đoàn để tổ chức đời sống cho cán bộ công nhân viên.

- Phó giám đốc

Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về công việc đợc giao đồng thời lãnh đạo các bộ phận khác để giải quyết những công việc hoặc những thông tin cần thiết, điều chỉnh việc thực hiện nhiệm vụ toàn diện và có quyền hạn nhất định trong phạm vi cho phép.

- Văn phòng (tổ chức, hành chính, kế hoạch và tiền lơng)

Văn phòng có chức năng tham mu, giúp việc cho giám đốc trong việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ hành chính, quản trị nhân sự, lao động tiền lơng theo đúng chế độ, chính sách, quy định của Nhà nớc, tổng hợp kế hoạch tháng, quý trình giám đốc.

- Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh có chức năng tham mu giúp việc cho giám đốc trong việc tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh theo đúng định hớng phát triển và quy định pháp luật Việt Nam.

- Phòng Tài chính- Kế toán

Có chức năng tham mu giúp việc cho giám đốc trong việc lập các kế hoạch tài chính, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ tài chính, kế toán, thống kê trong chi nhánh.

- Xởng Gas Yên Viên

Là đơn vị sản xuất trực tiếp, có chức năng giao nhận, tồn trữ, bảo quản, chiết nạp khí đốt hóa lỏng vào bình gas theo đúng quy định, đảm bảo an toàn, nhanh chóng và hiệu quả.

chồng chéo Hiệu quả kinh doanh ngày càng tốt, đóng góp một phần rất lớn vào ngân sách Nhà nớc và đặc biệt đóng góp vào ngân sách Đảng và thơng hiệu HP ngày càng đợc khẳng định trên thơng trờng, uy tín ngày càng cao.

2.1.3 Tổ chức công tác kế toán ở chi nhánh Dầu khí Hà Nội2.1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán của chi nhánh theo hình thức tập trung, tại phòng kế toán có kế toán trởng, 3 kế toán viên và một thủ quỹ.

2.1.3.2 Nhiệm vụ cụ thể của kế toán

- Kế toán trởng: có nhiệm vụ giám sát công tác kế toán của chi nhánh, giúp ban giám đốc cân đối tài chính, sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả, chịu trách nhiệm trớc pháp luật về chế độ kế toán trong chi nhánh.

- Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán: thực hiện tổng hợp số liệu kế toán của chi nhánh và gửi lên công ty, theo dõi tình hình nhập xuất, lập các báo cáo kế toán, tính toán và phân bổ tiền lơng, thực hiện nhập liệu vào máy.

- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi công nợ với khách hàng, theo dõi các khoản thanh toán nh thanh toán tạm ứng thông qua các khoản thu chi bằng tiền mặt, tiền gửi, tiền vay ngân hàng phát sinh hàng ngày của chi nhánh, theo dõi các khoản nhận ký quỹ, ký cợc.

- Kế toán dụng cụ- tài sản: theo dõi tình hình tăng, giảm và trích nộp khấu hao TSCĐ hàng tháng, tình hình tăng giảm của các loại công cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh.

- Thủ qũy: là ngời nắm giữ két tiền của chi nhánh, thực hiện thu chi theo các chứng từ thu chi tiền mặt Cuối tháng có nhiệm vụ báo cáo quỹ tiền mặt cho kế toán thanh toán để lập báo cáo tài chính.

2.1.3.3 Các chính sách kế toán áp dụng tại chi nhánh

Chi nhánh áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai ờng xuyên.

th-Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán thanh toán

Kế toán dụng

Xác định trị giá vốn hàng tồn kho cuối kỳ theo phơng pháp bình quân gia quyền liên hoàn.

Tổ chức hệ thống TKKT áp dụng theo hệ thống TKKT Việt Nam theo quyết định1141TT-QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ Tài chính có sửa đổi bổ sung theo thông t số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002.

Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam đồng, đơn vị tính là đồng.

Hiện nay, chi nhánh đang sử dụng phần mềm kế toán AC Soft do phòng thơng mại và công nghiệp Việt Nam cung cấp.

2.2 Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại chi nhánh Dầu khí Hà Nội trong điều kiện ứng dụng máy vi tính.

2.2.1 Các đối tợng cần quản lý liên quan đến quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

Để quản lý tình hình bán hàng và xác định kết quả bán hàng đối với các hàng hóa, và đối với từng khách hàng, khi bắt đầu đa phần mềm AC Soft vào sử dụng, cần phải tiến hành khai báo các danh mục sau:

- Danh mục vật t, sản phẩm, hàng hóa.- Danh mục khách hàng

- Danh mục tài khoản- Danh mục kho

Khi tiến hành khai báo, kế toán phải tổ chức mã hóa cho từng danh mục Mã hóa là cách thức để thực hiện phân loại, xếp lớp các đối tợng cần quản lý Việc mã hoá các đối tợng cần quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn các đối tợng trong quá trình xử lý thông tin tự động, đồng thời tăng tốc độ xử lý, độ chính xác, tránh nhầm lẫn

- Danh mục vật t, sản phẩm, hàng hóa: là một trong những danh mục hết sức quan trọng Nó đợc dùng để quản lý chung các loại vật t, sản phẩm, hàng hóa, theo dõi quá trình nhập, xuất kho vật t, sản phẩm, hàng hóa của chi nhánh

Do số lợng danh điểm hàng hóa của chi nhánh Dầu khí Hà Nội không nhiều nên việc xây dựng danh mục này đợc áp dụng theo phơng pháp mã hóa kiểu số Mỗi danh điểm đợc khai báo một mã cấp, trong mỗi cấp lại mã hóa cấp chi tiết hơn.

Thực tế, các mặt hàng kinh doanh của chi nhánh đợc mã hóa nh sau: Cấp I Tên cấp I Cấp II Tên cấp II

001 Gas công nghiệp 01 Gas dân dụng 12Kg 002 Gas dân dụng 02 Gas dân dụng 45Kg 002 Gas dân dụng 03 Gas dân dụng 48 Kg 002 Gas dân dụng 04 Gas dân dụng 12PVGC 003 Phụ kiện van V01

004 Phụ kiện van V02 005 Phụ kiện van V03 006 Phụ kiện D01

Việc khai báo danh mục vật t, sản phẩm, hàng hóa đợc thực hiện ngay khi đa chơng trình vào sử dụng tại chi nhánh Tuy nhiên trong quá trình sử dụng, nếu có phát sinh thêm vật t, sản phẩm, hàng hóa mới, phần mềm này cũng cho phép kế toán có thể khai báo thêm bàng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+N trong màn hình “Danh mục vật t, sản phẩm, hàng hóa”

Để sửa ấn tổ hợp phím Ctrl+S.

- Danh mục khách hàng: đợc dùng để quản lý chung các khách hàng có quan hệ mua bán với công ty Mỗi khách hàng đợc nhận diện bằng một mã hiệu riêng gọi là mã khách hàng Bên cạnh mã hiệu, mỗi khách hàng còn đợc mô tả chi tiết thông qua các thuộc tính khác nh tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế.

Việc khai báo danh mục khách hàng cũng đợc thực hiện ngay từ khi đa phần mềm vào sử dụng Và trong quá trình sử dụng, kế toán viên có thể khai báo thêm cho các khách hàng mới bằng cách ấn tổ hợp phím Ctrl+N.

Để tránh việc nhập dữ liệu trùng, trong phần mềm kế toán này, hạch toán doanh thu bán hàng, chi nhánh sử dụng tài khoản 131 Vì vậy, khi mã hóa, các khách hàng đợc chia thành : khách hàng trả ngay và khách hàng trả chậm để thuận tiện cho việc theo dõi công nợ.

Các khách hàng trả ngay đợc mã hóa với số hiệu là 01, còn các khách hàng trả chậm đợc mã hóa với số hiệu là 02.

Các khách hàng cụ thể trong khách hàng trả chậm đợc đánh số theo thứ tự tăng dần từ 001…

Ví dụ, trong hệ thống khách hàng trả chậm, các khách hàng đợc mã hóa nh sau:

02 001: Công ty Thạch Bàn02 002: Công ty Thủy tinh02 003: Công ty Hòa Phát

02 021 Công ty Quang Vinh (Bát Tràng).

- Danh mục tài khoản: việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán của chi nhánh Dầu khí Hà Nội đợc tuân theo hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định, các tài khoản cấp I, cấp II đợc mã hóa theo đúng số hiệu tài khoản Khi khai báo hệ thống tài khoản, kế toán tiến hành nhập các thông tin về số hiệu tài khoản, tên tài khoản, loại tiền, tài khoản cấp I…

- Danh mục kho: đợc dùng để quản lý các kho của chi nhánh.

Tại chi nhánh, khi nhập xuất hàng hóa, tiến hành nhập xuất từ hai kho là kho Yên Viên và kho Văn phòng.

Khi bạn nhập số hiệu của tài khoản cần khai báo, phần mềm sẽ đề nghị bạn nhập tiêu thức quản lý: số lợng cấp, tiêu thức quản lý, đơn vị tính, giá bán dự kiến, giá vốn kế hoạch, mã số thuế cho từng tài khoản.Khi muốn khai báo một mã cấp hoặc bổ sung thêm mã cấp của một tài khoản nào đó, đa con trỏ đến phần “ Chi tiết tài khoản”, sau đó nhập số hiệu tài khoản và tiêu thức quản lý khác Khi khai báo lần đầu hoặc khai báo bổ sung thêm mã cấp nào đó thì nhấn tổ hợp phím Ctrl+N máy sẽ hiện ra cửa sổ nhập các mã cấp.

Ngoài việc khai báo các danh mục trên, khi bắt đầu chi nhánh đa phần mềm vào sử dụng, các kế toán còn tiến hành khai báo một số vấn đề khác nh: khai báo phơng pháp tính thuế và thuế suất thuế GTGT và khai báo phơng pháp tính trị giá vốn thực tế Tại chi nhánh, giá bán nhập vào máy là giá bán cha có thuế.

2.2.2 Phơng thức bán hàng áp dụng tại chi nhánh

Là một doanh nghiệp kinh doanh thơng mại nên việc xác định cho mình một phơng thức bán hàng hợp lý là rất quan trọng, từ đó quyết định đến lợi nhuận, kết quả kinh doanh của chi nhánh Các phơng thức bán hàng truyền thống đợc chi nhánh sử dụng rất linh hoạt và khai thác triệt để, bên

Hiện nay, chi nhánh Dầu khí Hà Nội có cửa hàng trên địa bàn Hà Nội, các cửa hàng này thực hiện hai chức năng: vừa bán buôn vừa bán lẻ Bên cạnh đó còn có các tổng đại lý lớn nh tổng đại lý Quang Vinh, tổng đại lý Thành Tâm và các đại lý t… nhân không chính thức khác ở nhiều tỉnh thành khu vực phía Bắc.

Chi nhánh đang áp dụng 3 phơng thức bán hàng chính * Phơng thức bán hàng trực tiếp

Theo hình thức này, khi khách hàng có nhu cầu, chinh nhánh tiến hành giao hàng cho khách hàng tại kho của chi nhánh, khách hàng ký xác nhận vào chứng từ bán hàng Khi đó phòng kinh doanh sẽ tiến hành xuất hóa đơn GTGT, doanh thu đợc ghi nhận.

* Phơng thức bán buôn:

Đối tợng bán buôn của chi nhánh là các tổng đại lý và các đại lý t nhân trên 21 tỉnh thành phía Bắc Đây là các đại lý mua đứt bán đoạn, các đại lý đợc hởng giá bán buôn và phân phối đến các đại lý nhỏ hoặc ngời tiêu dùng theo giá mà họ quy định nhng vẫn phải nằm trong khung giá mà chi nhánh quy định.

* Phơng thức bán lẻ

Việc bán lẻ đợc thực hiện tại các cửa hàng của chi nhánh.Chi nhánh tiến hành gửi hàng cho các cửa hàng trên địa bàn Hà Nội, hàng gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của chi nhánh Khi phòng kinh doanh viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thủ kho căn cứ vào đó tiến hành xuất hàng cho các cửa hàng Khi các cửa hàng bán hàng cho khách hàng sẽ tiến hành lập luôn Hóa đơn GTGT, sau đó theo định kỳ 3 ngày sẽ tiến hành nộp tiền, Hóa đơn về phòng kế toán của chi nhánh.

Đối với các cửa hàng bán lẻ, họ bán hàng thờng 2 hình thức chủ yếu là: bán lẻ tại cửa hàng và bán lẻ không qua cửa hàng mà nổi bật là bán hàng cá nhân.

- Đối với hình thức bán lẻ tại cửa hàng: đây là hình thức bán lẻ thụ động và thờng áp dụng đối với các khách hàng mua lần đầu, còn các lần tiếp theo họ chỉ cần gọi điện thoại đến cửa hàng để đổi binh Gas.

- Đối với hình thức bán hàng cá nhân: Đó là việc bán hàng bằng cách tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nhằm thuyết phục họ mua hàng của chi nhánh trong khoảng thời gian ngắn nhất.

Ngoài việc lựa chọn các phơng thức bán hàng phù hợp, chi nhánh cũng quan tâm đến việc đa dạng hóa các hình thức thanh toán sao cho thuận tiện nhất đối với khách hàng Khách hàng có thể thanh toán theo nhiều hình thức khác nhau nh tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, có thể trả tiền ngay hoặc trả chậm.

2.2.3 Kế toán doanh thu bán hàng trên máy vi tính tại chi nhánh Dầu khí Hà Nội.

2.2.3.1 Nội dung doanh thu bán hàng

Doanh thu bán hàng của chi nhánh là tổng lợi ích kinh tế mà chi nhánh thu đợc từ việc bán hàng hóa Nó bao gồm doanh thu bán Gas công nghiệp và doanh thu bán Gas dân dụng.

Chi nhánh Dầu khí Hà Nội là một đơn vị kinh doanh thơng mại nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ Vì vậy, doanh thu bán hàng của chi nhánh là toàn bộ số tiền thu đợc từ việc bán hàng hóa không bao gồm thuế GTGT.

2.2.3.2 Chứng từ kế toán sử dụng

Để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng, kế toán sử dụng các chứng từ gốc sau:

- Hóa đơn GTGT- Phiếu thu

- Giấy báo có của Ngân hàng

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Hóa đơn GTGT đợc sử dụng khi chi nhánh xuất bán hàng trực tiếp cho khách hàng, hoặc giao hàng cho các đại lý mua đứt bán đoạn.

* Quy trình luân chuyển chứng từ

Khi xuất kho hàng hóa bán trực tiếp cho khách hàng, phòng kinh doanh sẽ tiến hành viết hóa đơn GTGT, lập làm 3 liên, một liên màu nâu đen dùng để lu, một liên màu xanh giao cho kế toán ghi sổ, một liên màu đỏ giao cho lái xe của chi nhánh để lái xe khi vận chuyển hàng cho khách hàng sẽ giao lại cho khách hàng

Phần mềm kế toán AC Soft mà chi nhánh đang sử dụng không thiết kế các chứng từ điện tử mà kế toán căn cứ trực tiếp vào các chứng từ gốc để nhập liệu.

Mẫu hóa đơn nh sau( Biểu số 1)

Hóa đơn GTGT Mẫu số:01 GTKT-3LL

Liên 3: giao nội bộ LS/2004BNgày 31 tháng 12 năm 2004

Đơn vị bán hàng: …Địa chỉ:………… Số tài khoản…………Điện thoại………MS

Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Văn Hùng

Địa chỉ: Xóm 17, Nh Quỳnh, Mỹ Văn, Hng YênHình thức thanh toán: Trả ngay

STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn

giá Thành tiềnGas dân dụng bình 45 kg Bình 36Kg 9200 331200

Cộng tiền hàng 331200Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 33120 Tổng cộng tiền thanh toán 364320Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm sáu t nghìn ba trăm hai mơi đồng chẵn Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị

2.2.3.3 Tài khoản kế toán sử dụng

Chi nhánh Dầu khí Hà Nội sử dụng tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của công ty trong một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh.

Tài khoản 511 gồm 2 tài khoản cấp II:

TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa CN Công ty TNHH Hồ Tây 1 thành viên

Dầu khí Hà Nội- HANOI PETRO-HP

Nhà 1-Khu biệt thự Tây Đặng Thai Mai- Tây HN

Hồ-MST:01101516344-004

TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụTK5111 có thể có những chi tiết sau:

+ Cấp 1 gồm có: 001 = Doanh thu bán gas công nghiệp

002 = Doanh thu bán gas dân dụng … Trong cấp 1 “ Doanh thu gas dân dụng” có các cấp 2 sau: 01 = Doanh thu bán gas dân dụng 12 Kg

02 = Doanh thu bán gas ân dụng 45 Kg

Để tránh trùng lắp trong việc ghi nhận doanh thu bán hàng, theo dõi thanh toán thực tế tại chi nhánh, khi tổ chức bán hàng, phần mềm kế toán AC Soft đã quy định việc theo dõi thanh toán với ngời mua, ghi nhận doanh thu bán hàng đều đợc theo dõi qua TK 131 cho dù bán hàng thu tiền ngay.

Do vậy, ngoài TK 511, kế toán còn sử dụng TK 131- Phải thu của khách hàng và TK 33311- Thuế GTGT đầu ra phải nộp để phản ánh các nghiệp vụ bán hàng phát sinh.

2.2.3.4 Quy trình nhập liệu

Tại chi nhánh, khi xuất bán trực tiếp cho khách hàng đều xuất luôn Hóa đơn GTGT, khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, doanh thu đợc ghi nhận ngay Đối với những Hóa đơn đủ điều kiện, kế toán tiến hành nhập liệu vào máy.

Đối với trờng hợp xuất hàng cho các đại lý, chi nhánh không tiến hành theo dõi qua TK 157, phòng kinh doanh lập Hóa đơn giao cho lái xe, khi lái xe giao HĐ do phòng kinh doanh lập cho các đại lý, các đại lý thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán tiền thì doanh thu đợc ghi nhận.

Ví dụ, căn cứ vào nội dung ghi trong Hóa đơn GTGT (Biểu 01), kế toán thực hiện nhập liệu vào máy.

Vào giao diện của AC Soft, chọn “ Kế toán chi tiết”

Trong “ Kế toán chi tiết” tiếp tục chọn “ Hàng hóa, nguyên vật liệu”, sau đó chọn “ Hàng hóa”, chọn “ Xuất bán”, khi đó sẽ hiện lên giao diện “ Xuất kho bán hàng” để kế toán nhập dữ liệu Để nhập dữ liệu, bấm chuột vào phím “ Xuất” trên thanh công cụ.

Trong màn hình giao diện “ Xuất kho bán hàng”, kế toán tiến hành nhập các thông tin sau:

- Ngày: máy hiện lên ngày làm việc hiện thời, sửa lại ngày theo ngày của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên hóa đơn.

- Số chứng từ: Nhập số chứng từ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.- Ký hiệu HĐ: Nhập ký hiệu Hóa đơn làm căn cứ nhập liệu.

- Họ tên: Nhập tên của khách hàng Nếu là khách hàng thờng xuyên thì mã khách đã đợc khai báo trong danh mục khách hàng Do vậy, kế toán chỉ cần lựa chọn mã khách trong danh mục khách hàng.

- Nội dung: Nhập nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh: xuất kho bán hàng

- TK có: Nhập tài khoản có của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong HĐ GTGT Tài khoản này lấy từ danh mục tài khoản đã khai báo Tài khoản này là tài khoản hàng hóa: TK 1561

Khi đó máy sẽ hỏi mặt hàng nào, thuộc kho nào Ta chọn mặt hàng là gas dân dụng, ở kho Yên Viên.(Biểu số 02)

- Số lợng:

Ngay sau khi chọn xong mặt hàng xuất kho, phần đơn vị tính sẽ đợc máy tự đề xuất theo khai báo của chi nhánh Phần số lợng hàng xuất đợc máy đề xuất bằng chính số lợng của mặt hàng đó hiện còn tồn trong kho Kế toán tiến hành nhập số lợng hàng xuất bán ghi trong Hóa đơn, số lợng hàng xuất không đợc lớn hơn số tồn.

- TK nợ: nhập tài khoản nợ đối ứng: TK 632: giá vốn hàng bán Máy sẽ hiện lên bảng mã cấp của kho, chọn kho tơng ứng, sau đó cũng chọn mặt hàng tơng ứng.

- Giá vốn: Máy sẽ tự ngầm định

-TK nợ: nhập tài khoản nợ là TK 131, Sẽ hiện lên bảng mã cấp của khách hàng đã khai báo trong phần khai báo hệ thống, chọn khách hàng tơng ứng.

- Giá bán: nhập giá bán cha có VAT

- TK có: nhập tài khoản nợ là TK 5111- doanh thu bán hàng hóa Tài khoản này cũng đợc khai báo trong danh mục tài khoản.

Khi nhập mã số tài khoản, sẽ hiện ra một bảng mã cấp là doanh thu của mặt hàng nào Ta sẽ chọn mặt hàng tơng ứng.

- TK nợ : Nhập mã Tk 131, chọn tên khách hàng trong danh mục đơn vị khách hàng tơng tự nh trên

- Tổng vốn và tổng bán đợc máy tự tính theo công thứcTổng vốn = Giá vốn x Số lợng

Tổng bán = Giá bán x Số lợng

- TK có: nhập mã TK 3331: Thuế GTGT đầu raChọn thuế suất 10% Máy sẽ tự tính số tiền thuế : Thuế VAT = Thuế suất(10%) x Giá bán( cha có VAT)

- Tổng hóa đơn : Máy tự tính theo công thứcTổng HĐ = Tổng bán + VAT

Nếu thực hiện chiết khấu giảm giá cho khách hàng thì bấm vào phím “Chiết khấu” trên thanh công cụ, máy sẽ đề nghị nhập tỷ lệ chiết khấu trên doanh thu bán hàng và sẽ hạch toán nh sau:

Nợ TK 5211 Có TK 131

Sau khi đã nhập đủ các dữ liệu cần thiết, phím “Lu” trên thanh công cụ sẽ sáng lện Nếu dữ liệu đúng, bấm phím “Enter”, nếu sai bấm phím “Hủy”

Sau khi xuất song một mặt hàng, có thể nhập tiếp một mặt hàng khác ở cùng số hóa đơn đó bằng cách ấn phím “Bổ sung” hoặc nhập tiếp phiếu xuất khác bằng cách bấm phím “Xuất”.

Nh vậy, máy sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào các sổ kế toán có liên quan theo các định khoản sau( Biểu số 03):

Nợ TK 131 331200 Có TK 5111 331200Nợ TK 131 33120 Có TK 33311 33120Nợ TK 632 308088 Có TK 1561 308088

Với ví dụ này, đối tợng khách hàng là “khách trả ngay” nên sau khi nhập xong dữ liệu cho Hóa đơn GTGT thì kế toán căn cứ vào Phiếu thu tiền của khách hàng tiến hành nhập liệu cho phiếu thu này (phần nhập liệu cho Phiếu thu này tơng tự nh phần nhập liệu cho Phiếu thu số 1006 ngày 31/12/2004 trong phần kế toán tình hình thanh toán với khách hàng) (Biểu số 04) theo định khoản sau:

Nợ TK 1111 364320 Có TK 131 364320

Cuối tháng, để phục vụ cho yêu cầu quản lý, sử dụng thông tin và lu trữ số liệu, khi có lệnh, chơng trình sẽ cho phép in ra các sổ kế toán sau:

Biểu số 05: Báo cáo tổng hợp doanh thu

Nội dung: Phản ánh doanh số bán hàng đối với từng khách hàng theo các chỉ tiêu: doanh thu, thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.