Kế toán NVl tại xí nghiệp In lào Cai

Kế toán NVl tại xí nghiệp In lào Cai

Lời nói đầu

-Sau khi chuyển đổi nền kinh tế kế hoạch tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc, nớc ta đã đạt đợc những thành tựu to lớn trong sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội Xong bên cạnh đó cũng còn có nhiều khó khăn thử thách đòi hỏi sự nỗ lực không ngừng của toàn dân tộc Nh đã biết, kinh tế thị trờng vừa là cơ hội cho sự phát triển kinh tế - xã hội đồng thời cũng là thử thách đối với các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, đặc biệt là trong môi trờng cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trờng Để có sự tồn tại và phát triển đợc các doanh nghiệp cần xác định các yếu tố đầu vào hợp lý sao cho kết quả đầu ra là cao nhất đáp ứng đợc yêu cầu về chất lợng sản phẩm, giá cả phù hợp có sức thu hút đối với ngời tiêu dùng và đợc thị trờng chấp nhận.

Góp phần vào sự phát triển chung của đất nớc, mỗi doanh nghiệp sản xuất vật chất là một tế bào của nền kinh tế quốc dân có nhiệm vụ sản xuất ra những sản phẩm đảm bảo nhu cầu của thị trờng Nhận thức đợc điều đó cùng với các ngành khác, ngành in cũng là một trong những ngành quan trọng trong việc cung cấp thoong tin kịp thời cho xã hội nói chung và các đơn vị, doanh nghiệp nói riêng, nhằm đảm bảo cho việc nắm bắt thông tin toàn diện để từ đó có xu hớng, giải pháp sản xuất hữu hiệu mang lại lợi ích tối đa Với vị trí quan trọng nh vậy của ngành in nói chung, Xí nghiệp in Lào Cai nói riêng cũng đã đảm bảo yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời qua các ấn phẩm của mình nh: Báo Lào Cai, sách, báo và tạp chí khác Ngoài ra Xí nghiệp luôn giữ đợc uy tín với khách hàng về mặt chất lợng sản phẩm cũng nh số l-ợng, luôn giao hàng đúng hẹn, đúng hợp đồng ký kết Xí nghiệp không ngừng tăng quy mô sản xuất, hiện đại hoá giây truyền công nghệ sản xuất, tuyển mộ công nhân lành nghề với tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.

Trong điều kiện nền kinh tế mà ở đó mỗi hoạt động sản xuất kinh doanh của một đơn vị, doanh nghiệp không chỉ có mối quan hệ chặt chẽ với các hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác trong nền kinh tế quốc dân Do vậy không chỉ muốn tồn tại và phát triển mà còn kinh doanh phải có lãi, đòi hỏi Xí nghiệp phải tìm ra những biện pháp giảm chi phí một cách hợp lý nhất để từ đó hạch toán chi phí chính xác trong tất cả các khâu thu mua cho đến khâu sử dụng, nhằm tiết kiệm đợc chi phí, hạ giá thành, tăng lợi nhuận Để thực hiện đợc điều đó, hạch toán kế toán là phơng pháp hữu hiệu nhất trong công tác quản lý kinh doanh của các doanh nghiệp Trong thời gian

thực tập, đợc sự hớng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Nguyễn Hữu Đồng và sự

giúp đỡ của Phòng Kế toán - Xí nghiệp In Lào Cai Em đã nghiên cứu đề tài

Kế toán nguyên liệu, vật liệu

* Đề tài gồm những nội dung chính nh sau:

Phần I: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

Phần II: Thực trạng công tác kế toán tại Xí nghiệp In Lào Cai.Phần III: Một số kiến nghị với công tác kế toán tại xí nghiệp.

Do trình độ của bản thân và thời gian có hạn nên trong đề tài nghiên cứu không tránh khỏi những sai sót, em mong đợc sự góp ý của các thầy, các cô và Xí nghiệp In Lào Cai để em hiểu rõ hơn đề tài này nói riêng và công tác kế toán nói chung

Em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Hữu Đồng và Phòng Kế toán

- Xí nghiệp In Lào Cai đã giúp đỡ, tạo điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề với đề tài nghiên cứu trên.

1.1.1 Vị trí và vai trò của nguyên vật liệu:

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần thiết phải có các yếu tố cơ bản, đó là t liệu lao động, đối tợng lao động và sức lao động Trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu là đối tợng lao động, tài sản cố định và các công cụ, dụng cụ khác không đủ tiêu chuẩn tài sản cố định chính là t liệu lao động, còn lao động của con ngời là yếu tố sức lao động Nh vậy có thể thấy nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm.

Nguyên vật liệu có đặc điểm là bị tiêu hao toàn bộ khi tham gia vào quá trình sản xuất và giá trị đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mà nó tham gia sáng tạo ra Do đó để cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc tiến hành thờng xuyên, các doanh nghiệp thờng phải có kế hoạch mua sắm, dự trữ để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, xét về mặt hiện vật, nguyên vật liệu thờng xuyên chuyển hoá từ hình thái vốn ban đầu suy ra các hình thái hiện vật khác nh t liệu sản xuất, thành phẩm rồi chuyển hoá ngợc lại

Thông thờng trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu ờng chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Vì vậy để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, việc tăng cờng trong công tác quản lý, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu là một vấn đề luôn đựơc các nhà quản lý quan tâm và đề ra

th-1.1.2 Yêu cầu quản lý:

Việ quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ ở tất cả các khâu ngay từ khâu thu mua, bảo quản, sản xuất cụ thể:

Đối với khâu thu mua: Cần tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, phơng tiện để đảm bảo thu mua theo đúng kế hoạch, phải tiết kiệm chi phí thu mua.

Đối với khâu bảo quản dự trữ: Phải đảm bảo an toàn vật liệu trong kho, đảm bảo mức tối đa, tối thiểu cho phù hợp.

Đối với khâu sử dụng: Chi phí nguyên vật liệu cơ bản có định mức, do vậy phải thực hiện quản lý theo định mức.

1.1.3 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất:

Tổ chức ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển cả về mặt giá trị và hiện vật.

Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

Tiến hành kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất.

Tổ chức kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh.

1.1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu:

1.2.1 Phân loại:

Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại khác nhau với nội dung kinh tế, tính năng lý - hoá học khác nhau Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và hạch toán chi tiết đối với từng loại cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu Có nhiều cách phân loại:

Căn cứ vào nội dung, yêu cầu quản lý doanh nghiệp, nguyên vật liệu ợc chia thành các loại nh sau:

đ Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm.

Trong chi phí về nguyên vật liệu nói chung thì chi phí nguyên vật liệu chính thờng chiếm tỷ trọng lớn.

- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất l-ợng của sản phẩm, hàng hoá, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm đ-ợc thực hiện bình thờng hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật; phục vụ cho quá trình lao động.

- Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thờng Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn, thể khí.

- Phụ tùng thay thế: Là những vật t, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất.

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị đợc sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản.

- Vật liệu khác: Phế liệu, các loại vật t đặc chủng.

Ngoài cách phân loại nh trên còn có cách phân loại khác.Nếu căn cứ vào nguồn gốc bao gồm:

+ Nguyên vật liệu mua ngoài.

+ Nguyên vật liệu tự gia công chế biến.

+ Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.+ Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh.+ Nguyên vật liệu do đợc ấp, biếu, tặng Nếu căn cứ vào tình hình sử dụng bao gồm:+ Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất.

+ Nguyên vật liệu dùng cho quản lý doanh nghiệp.+ Nguyên vật liệu dùng chó bộ phận bán hàng.

1.2.2 Đánh giá:

a) Tính giá vật liệu nhập kho:

Đánh giá vật liệu là việc biểu hiện giá trị của các vật liệu ra bằng tiền theo những nguyên tắc nhất định và việc đánh giá đó là một sự cần thiết để phục vụ cho việc hạch toán, tổ chức kế toán Kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế Nội dung trị giá thực tế của nguyên vật liệu đợc xác định theo từng nguồn nhập.

* Trị giá của nguyên vật liệu mua ngoài bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn gồm cả thuế nhập khẩu (nếu có) cộng (+) chi phí thu mua thực tế trừ (-) các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có).

Trong đó: Trờng hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh các mặt hàng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá trị của nguyên vật liệu mua vào đợc phản ánh theo giá mua cha có thuế GTGT.

Trờng hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh các mặt hàng chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt đông sự nghiệp, phúc lợi thì giá trị của nguyên vật liệu mua vào đợc phản ánh theo tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ (nếu có).

* Trị giá thực tế của nguyên vật liệu do tự gia công, chế biến bao gồm:

chi phí vận chuyển vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị cộng (+) tiền thuê ngoài gia công chế biến.

* Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần bao gồm: Giá thực tế đợc các bên tham gia góp vốn liên doanh trách nhiệm cộng (+) chi phí vận chuyển (nếu có).

* Trị giá thực tế của nguyên vật liệu do đợc cấp, biếu, tặng là giá trị của vật liệu ghi trong biên bản cấp hoặc giao nhận.

Trờng hợp không xác định đợc giá trị vật liệu trong biên bản giao nhận thì có thể xác định theo giá thị trờng của chúng.

* Đối với phế liệu nhập kho: Giá trị thực tế thờng đợc đánh giá theo giá ớc tính.

b) Tính giá vật liệu xuất kho:

Để đánh giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể áp dụng một trong các phơng pháp.

- Tính theo giá thực tế bình gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc cuối kỳ.

- Tính theo giá thực tế nhập trớc, xuất trớc.- Tính theo giá thực tế nhập sau, xuất trớc.- Tính theo giá thực tế đích danh.

Đơn vị lựa chọn phơng pháp tính giá nào phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ báo cáo.

Cụ thể các phơng pháp trên nh sau:

* Theo phơng pháp tính theo giá thực tế bình quân gia quyền.

Trị giá thực tế NVL = Số lợng NVL x Đơn giá bình quân xuất kho xuất kho

Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập trong kỳ Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ

Đơn giá bình quân có thể tính = Đơn giá bình quân cố định hay đơn giá bình quân di động, điều này còn tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý hạch toán của đơn vị.

* Phơng pháp tính theo đơn giá tồn kho đầu kỳ:

Trị giá thực tế của = Số lợng NVL xuất kho x Đơn giá tồn kho đầu kỳ NVL xuất kho

Đơn giá tồn kho đầu kỳ = Trị giá tồn kho đầu kỳ Số lợng tồn kho đầu kỳ

* Phơng pháp tính theo giá trị thực tế nhập trớc, xuất trớc:

Theo phơng pháp này phải xác định theo đơn giá thực tế của từng lần nhập và giả định là hàng nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc và lấy đơn giá mua thực tế của lần nhập đó để tính trị giá hàng xuất kho.

* Phơng pháp tính theo giá thực tế nhập sau, xuất trớc:

Phơng pháp này đợc dựa theo giả định hàng nào nhập sau thì đợc xuất trớc và giá trị hàng xuất kho đợc tính bằng cách căn cứ vào số lợng hàng xuất kho, đơn giá của những lô hàng nhập mới nhất trong kho.

* Phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh:

Phơng pháp này đợc áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật t đặc chủng Trị giá vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lợng xuất kho từng lần.

Trong trờng hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán trong kế toán nguyên vật liệu thì đến cuối kỳ kế toán phải tính giá thực tế của số vật liệu đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của nguyên vật liệu theo công thức:

Trị giá thực tế của = Giá hạch toán của NVL x Hệ số chênh lệch giữa NVL trong kỳ xuất kho trong kỳ giá thực tế & giá hạch toán

Trong đó:

Giá thực tế của NVL x Giá thực tế của NVL Hệ số chênh lệch tồn trong đầu kỳ nhập trong kỳ giữa giá thực tế =

và giá hạch toán Giá hạch toán của + Giá hạch toán của NVL tồn đầu kỳNVL nhập trong kỳ

Giá hạch toán: Là loại giá ổn định do doanh nghiệp tự quy định để dùng hạch toán nhập - xuất vật liệu hàng ngày, giá này có thể là giá kế hoạch hoặc một giá ổn định trong kỳ kế toán Giá hạch toán đợc sử dụng để hạch toán chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu hàng ngày Giá hạch toná thờng đợc áp dụng với doanh nghiệp có quy mô lớn, chủng loại vật t nhiều thì sử dụng để làm giảm bớt khối lợng ghi chép, tính toán hàng ngày Mỗi phơng pháp xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho có nội dung khác nhau, có điều kiện áp dụng khác nhau, có u - nhợc điểm khác nhau, do vậy doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng trình độ nghiệp vụ của cán bộ, yêu cầu quản lý, điều kiện trang bị kỹ thuật xử lý thông tin mà nghiên cứu áp dụng phơng pháp thích hợp Song áp dụng phơng pháp nào cũng đảm bảo nguyên tắc thống nhất, ổn định trong một niên độ kế toán và đợc ghi vào báo cáo tài chính.

Là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và Phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho cho từng loại vật t kể cả chỉ tiêu số lợng lẫn chỉ tiêu giá trị.

Tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà kế toán có thể áp dụng một trong những phơng pháp sau:

ở Phòng kế toán: Định kỳ khi nhận các chứng từ do thủ kho bàn giao kế toán thực hiện và kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và phân loại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi vào các sổ t-ơng ứng đối với phơng pháp theo chỉ tiêu số lợng và giá trị: Ghi voà sổ chi tiết vật t (theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển); bảng kê lũy kế nhập hoặc bảng kê luỹ kế xuất (theo phơng pháp sổ số d) Cuối tháng kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu với các thẻ kho (hoặc sổ số d) của thủ kho và số liệu trên sổ kế toán tài chính liên quan (nếu cần).

Mỗi phơng pháp đều có u - nhợc điểm và điều kiện áp dụng riêng Tuy nhiên đối với phơng pháp ghi thẻ song song và phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển mặc dù đơn giản, dễ thực hiện song vẫn còn có sự trùng lặp về chỉ tiêu số lợng giữa kho và kế toán, hơn nữa việc kiểm tra, đối chiếu số liệu chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán, với u - nhợc điểm nh vậy điều kiện áp dụng thích hợp là các doanh nghiệp có chủng loại vật t không nhiều, khối lợng các nghiệp vụ nhập - xuất phát sinh ít, riêng phơng pháp ghi thẻ song song nếu đối với doanh nghiệp có phần mềm kế toán quản lý vật t, hàng hoá thì phơng pháp này áp dụng cho doanh nghiệp lớn và vừa.

Với phơng pháp sổ số d: Phơng pháp này đã hạn chế đến mức thấp nhất khối lợng hạch toán của kế toán và thờng xuyên kiểm tra đợc việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho cũng nh tình hình quả lý vật t, đặc biệt là công việc kế toán không bị dồn vào cuối tháng nên đã đáp ứng vào yêu cầu kịp thời

Song bên cạnh đó do chỉ theo dõi các chỉ tiêu giá trị đến từng nhóm vật t nên tại thời điểm bất kỳ nếu muốn biết tình hình nhập - xuất - tồn của một thứ vật t nào đó thì không thể xem trên sổ kế toán mà buộc phải căn cứ vào thẻ kho, hơn nữa nếu cuối tháng phát hiện sai sót thì khó phát hiện đợc sai sót ở đâu, khâu nào

Với đặc điểm trên, phơng pháp này áp dụng phù hợp cho doanh nghiệp có chủng loại vật t nhiều, các nghiệp vụ nhập - xuất phát sinh lớn, xây dựng đợc hệ thống giá hạch toán ổn định đối với từng thứ vật t.

1.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai ờng xuyên:

th-Theo phơng pháp này giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tổng hợp thờng xuyên từ các chứng từ nhập - xuất kho vật liệu.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi, phản ánh ờng xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn kho cho các loại hàng tồn kho trên các tài khoản kế toán và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ xuất - nhập kho.

th-1.5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh trị giá tồn kho cuối kỳ vật t, hàng hoá trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hoá vật t đã xuất trong kỳ theo công thức:

Trị giá hàng = Trị giá hàng + Tổng trị giá hàng - Trị giá hàng tồnxuất kho trong kỳ tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ kho cuối kỳ

Theo phơng pháp này tình hình tăng giảm của vật t, hàng hoá không theo dõi phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho mà đợc theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng là TK 611 “Mua hàng” Nh vậy khi áp dụng phơng pháp này các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số d đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ) Việc kiểm kê vật t, hàng hoá đợc tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định trị giá tồn thực tế, trị giá xuất kho trong kỳ làm căn cứ ghi sổ kế toán TK 611.

* Sơ đồ 1:

TK 111, 112, 331 TK 152 TK 111, 331 Nhập kho NVL mua ngoài Trả lại cho ngời bán

Xuất dùng không hết Xuất kho phục vụ quản lý nhập lại kho SX, bán hàng, QLDN, XDCB

* Sơ đồ 2:

Kết chuyển trị giá NVL tồn kho cuối kỳ

TK 611

TK 133

Kết chuyển trị giá NVLcòn lại đầu kỳ

Trị giá NVL trả lại cho ngời bán

TK 111, 112, 331 TK 133 TK 138, 642, 821 TK 133

Trị giá NVL mất mát Nhập kho vật t hàng thiếu hụt (nếu có)

Nhập kho do nhận lại vốnXuất kho VNL dùng cho SX góp liên doanh = VNL; sản phẩm; để bán do nhận vốn góp liên doanh

Việc tính toán xác định trị giá vật t xuất dùng theo phơng pháp hệ số giá đợc thực hiện trên bảng kê số 3 “Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ, dụng cụ” (TK 152, 153) riêng đối với hàng hoá thì đợc thực hiện trên bảng kê số 9 “Tính giá thành thực tế thành phẩm hàng hoá”.

Căn cứ lập bảng kê số 3 là:

+ NKCT số 5 phần ghi có: TK 331; Nợ: Các TK 152, 153.+ NKCT số 6 phần ghi có: TK151; Nợ: Các TK 152, 153.+ NKCT số 2 phần ghi có: TK112; Nợ: Các TK 152, 153.+ NKCT số 1 phần ghi có: TK111; Nợ: Các TK 152, 153.

Bảng kê số 3 gồm phần tổng hợp giá trị nguyên vật liệu nhập kho và phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán.

Giá thực tế VL + Giá thực tế vật liệu

- Việc tính toán phân bổ giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng và chi phí của các đối tợng sử dụng đợc thực hiện trên bảng phân bổ số 2 “Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ” Cơ sở để lập là căn cứ vào chứng từ xuất kho vật liệu và hệ số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế của từng vật liệu lấy từ bảng kê số 3.

Ngoài ra tuỳ theo hình thức kế toán doanh nghiệp đang áp dụng, kế toán vật t, hàng hoá việc thực hiện trên nhiều sổ kế toán khác nhau

Nếu doanh nghiệp áp dụng kế toán theo hình thức NKC sổ kế toán sử dụng bao gồm: Sổ NKC, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Nếu áp dụng kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ, sổ kế toán sử dụng bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ thể kế toán chi tiết.

Nếu doanh nghiệp áp dụng kế toán theo hình thức NKCT sổ kế toán sử dụng bao gồm: NKCT số 5, 6, 1; 2 bảng kê (Bảng kê số 4; bảng kê số 8), sổ cái.

Theo hình thức này thì toàn bộ công tác kế toán từ khâu ghi chép ban đầu, mọi chứng từ phát sinh hàng ngày đều đợc tập hợp hạch toán tại Phòng kế toán của Xí nghiệp.

Do quy mô của Xí nghiệp nhỏ nên bộ máy kế toán đợc sắp xếp một cách gọn nhẹ, đảm bảo mang lại hiệu quả công việc cao nhất.

+ Phòng kế toán của Xí nghiệp gồm có:

- 1 kế toán trởng: Có nhiệm vụ phụ trách chung toàn bộ công tác kế toán.

- 1 kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền lơng trong Xí nghiệp.- 1 kế toán tổng hợp vật t, tài sản và giá thành.

- 1 thủ quỹ của Xí nghiệp.

Phòng kế toán đợc đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Xí nghiệp, các nhân viên kế toán đặt dới sự điều hành của kế toán trởng.

* Bộ máy kế toán đợc tổ chức theo sơ đồ sau:

Kế toán trởng

Kế toán tổng hợpKế toán

Hình thức kế toán đợc áp dụng tại Xí nghiệp là hình thức “Chứng từ ghi sổ” Đặc điểm cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ ghi sổ trên cơ sở các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội dung kinh tế.

Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ kế toán tổng hợp.Hệ thống sổ kế toán của Xí nghiệp:

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.- Sổ cái tài khoản.

- Sổ chi tiết vật liệu.- Sổ tài sản cố định.- Sổ quỹ tiền mặt.

- Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng.- Các sổ chi tiết khác.

- Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào sổ cái, thẻ kế toán chi tiết.

- Cuối tháng căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối sổ phát sinh các tài khoản Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết, giữa bảng cân đối phát sinh các tài khoản với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì đợc dùng để lập báo cáo tài chính.

* Trình tự trên đợc thể hiện cụ thể ở sơ đồ sau:

* Ghi chú: Ghi hàng ngày.

Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra.

2.2 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu xí nghiệp:

Do nguyên vật liệu chủ yếu là mua ngoài và do Phòng vật t chịu trách nhiệm tiến hành mua về, thủ kho sẽ kiểm tra số lợng, chất lợng, mẫu mã Nếu đảm bảo đáp ứng yêu cầu thì cho nhập kho.

Bộ phận vật t lập và ký 3 liên phiếu nhập kho.- Một liên do thủ kho giữ.

Chứng từ gốc

Chứng từ ghi sổ

- Một liên do Phòng kế hoạch vật t giữ.- Một liên chuyển cho Phòng kế toán.

Khi nhập, thủ kho ký vào phiếu nhập kho Sau khi đã kiểm tra, căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu để ghi vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho chuyển phiếu nhập kho của nguyên vật liệu đã nhập trong tháng lên Phòng kế toán để kế toán đối chiếu ghi sổ.

Đối với xuất nguyên vật liệu, hàng ngày khi làm thủ tục xuất nguyên vật liệu cho sản xuất và cho nhu cầu khác, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất, nhu cầu sản xuất thực tế các phân xởng viết giấy xin lĩnh vật t và ghi danh mục vật t cần lĩnh cụ thể về số lợng, quy cách, phẩm chất Sau đó quản đốc phân xởng trình lên giám đốc, khi đợc giám đốc đồng ý và ký vào phiếu xin lĩnh vật t và lệnh xuất vật t Căn cứ vào đó cán bộ Phòng kế hoạch viết phiếu xuất kho ở kho, thủ kho sau khi nhận đợc phiếu xuất kho do quản đốc phân xởng mang xuống xin lĩnh vật t, thủ kho sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ phiếu xuất kho, sau đó mới tiến hành xuất theo đúng số lợng yêu cầu ghi trên phiếu xuất kho, sau khi xuất số lợng vật t, thủ kho ghi số thực xuất vào cột số “Thực xuất” trong phiếu xuất kho và cùng ngời nhận vật t ký vào phiếu xuất kho Riêng đối với những loại nguyên vật liệu có nhu cầu sử dụng ít, không thờng xuyên, khi phát sinh nhu cầu sử dụng các phân xởng chỉ cần thông qua Phòng kế hoạch mà không cần giám đốc duyệt Khi xuất nguyên vật liệu khối lợng sản xuất sản phẩm đợc giao mà các phân xởng viết phiếu xinh lĩnh vật t, Phòng kế hoạch sẽ căn cứ vào tính chất, mức độ, tiến độ sản xuất mà có thể tiến hành xuất 1 tháng một lần hay nhiều lần.

* Ví dụ: Xuất vật t thực tế cho phân xởng in nh sau:

PhiÕu xin lÜnh vËt tPh©n xëng in

Tªn tµi liÖu: - In B¸o Lµo Cai.

- In T¹p chÝ phô n÷.§Ò nghÞ xuÊt vËt t cho s¶n xuÊt.

Sè

Sè lîng

Ghi chó1. GiÊy B·i B»ng 56 gm kg 2.500

phiếu xuất vật t

Ngày 20 tháng 10 năm 2003 Số: 15

Nợ TK 621Có TK 152

Đơn vị: Xí nghiệp In Lào Cai.

Tên phân xởng: Phân xởng In Lý do lĩnh: Phục vụ in Báo và Tạp chí.

Số TT

Tên vật tĐVT XinSố lợnglĩnh

Thực

Thành tiền

+ Phụ tùng thay thế.+ Phế liệu.

- Nguyên vật liệu chính của Xí nghiệp In bao gồm giấy các loại, giấy Bãi Bằng, giấy cuộn Trung Quốc các loại, giấy bìa các loại của Nhà máy giấy Việt Trì, Công ty giấy Thăng Long

Mực gồm: Mực xanh, mực đỏ, mực vàng, mực đen của Trung Quốc, Nhật Bản, Đức.

- Vật liệu phụ bao gồm: Xà phòng, giẻ lau, dây đay, bột hồ, mỡ, kẽm, sơn

- Nhiên liệu gồm: Xăng, dầu nhờn, dầu Diezen

- Phụ tùng thay tế gồm: Vòng bi các loại, bu lông, cu doa, má phanh.Ngoài việc phân loại vật liệu trên, Xí nghiệp In còn lập mục lục vật t với chủng loại phong phú Xí nghiệp cũng xây dựng một bộ mã vật t thống nhất để tiện cho việc theo dõi với từng loại, từng thứ nguyên vật liệu và tạo sự phối hợp giữa kho, bộ phận sản xuất kỹ thuật, bộ phận vật t và bộ phận kế toán.

Mục lục vật tSố

Số thẻ kho

Tên & quy cách vật t

Số TT

Số thẻ kho

Tên &quy cách vật t

Kho 1523 - NL

b) Đánh giá nguyên vật liệu ở xí nghiệp:

Nguyên vật liệu trong xí nghiệp chủ yếu là nhập kho từ các nguồn sau:- Nguồn nguyên vật liệu xí nghiệp khai thác trên thị trờng theo giá thoả thuận, xí nghiệp mua nhiều chủng loại vật t ở các công ty, các cơ quan khác nhau.

Ví dụ: Nh giấy trong Công ty giấy Bãi Bằng; mực gồm nhiều loại nh: Mực đỏ, mực xanh của Trung Quốc và Nhật Bản.

- Tuy xí nghiệp phải nhập nguyên vật liệu từ nguồn ngoài với nhiều chủng loại nhng khi xuất có những đơn đặt hàng chỉ dùng một số loại, do đó xí nghiệp có thể nhập nguyên vật liệu một lần nhng sử dụng trong một thời gian dài.

Trong công tác kế toán nguyên vật liệu, Xí nghiệp In đợc đánh giá theo giá thực tế, việc đánh giá nh vậy giúp cho việc hạch toán đợc chính xác, giảm đợc số lợng ghi sổ sách.

Song bên cạnh đó cũng có han chế là việc tính toán chậm, cha phát huy đợc hết vai trò của kế toán trong quản lý.

* Trị giá vốn thực tế nhập kho:

Tại xí nghiệp do không có đội vật t vận tải riêng nên nếu mua vật t với số lợng lớn thì chi phí vận chuyển bên bán vật t phải chịu và chi phí này đợc cộng vào giá bán vật t Ngợc lại nếu mua vật t với số lợng nhỏ thì Phòng vật t sẽ cử ngời mua mang về mà không tính vào chi phí vận chuyển.

Xí nghiệp mua vật t về sản xuất mặt hàng thuộc đối tợng chịu thuế GTGT tính theo phơng pháp trực tiếp, do đó trị giá vốn nhập kho của nguyên vật liệu là tổng giá thanh toán ghi trong hoá đơn.

Ví dụ: Xí nghiệp mua giấy Bãi Bằng 56gm của Công ty giấy Bãi Bằng và nguyên vật liệu mực xanh Nhật Bản của Công ty Ka Long, hoá đơn nhập đợc từ bên bán nh sau:

Biểu số 1 Hoá đơn GTGT

Ngày 10 tháng 10 năm 2003 N0 083864

Đơn vị bán: Công ty giấy Bãi Bằng.

Địa chỉ: Số tài khoản:

Họ & tên ngời mua: Trịnh Huy HoàngĐơn vị: Xí nghiệp In Lào Cai

Địa chỉ: Phờng Kim Tân, TX Lào Cai; Số Tài khoản:

Mã số: 5400105198; Hình thức thanh toán: Chuyển khoản.

Số

TTTên hàng hoá, dịch vụ

Đơn giá

Thành tiền

1 Giấy Bãi Bằng 56 gm kg 5.000 15.000 75.000

Cộng tiền hàng: 75.000Thuế GTGT: 7.500.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 82.500.000

Số tiền viết bằng chữ: Tám mơi hai triệu năm trăm ngàn đồng chẵn.

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Biểu số 2: Hoá đơn GTGT

Ngày 11 tháng 10 năm 2003 N0 048473

Đơn vị bán: Công ty giấy Ka Long.

Địa chỉ: Số tài khoản:

Họ & tên ngời mua: Trịnh Huy HoàngĐơn vị: Xí nghiệp In Lào Cai

Địa chỉ: Phờng Kim Tân, TX Lào Cai; Số Tài khoản:

Mã số: 5400105198; Hình thức thanh toán: Chuyển khoản.

Số

TTTên hàng hoá, dịch vụ

Đơn giáThành tiền

1 Mực xanh Nhật Bản kg 50 120.000 6.000.000

Cộng tiền hàng: 6.000.000Thuế GTGT: 600.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 6.600.000

Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn.

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Căn cứ vào hoá đơn, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho.

Ngày 12 tháng 10 năm 2003 Số 20

Nợ TK 152Có TK 311

Đơn vị: Xí nghiệp In Lào Cai.

Nguồn nhập: Công ty giấy Bãi Bằng.Nhận của: Ông Trịnh Huy Hoàng

Theo hoá đơn số: 083864 ngày 10/10/2003.

Theo hoá đơn số: 048473 ngày 11/11/2003.

Theo

c.từ Thực nhậpđơn vịGiá Thànhtiềnđơn vịGiá Thành tiền1. Mực xanh Nhật Bản

(có thuế GTGT) 50 50 132.000 6.600.000 132.000 6.600.000

Cộng thành tiền: Sáu triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn.

Ngời lập thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

* Trị giá vốn thực tế xuất kho:

Khi xuất kho vật liệu để phục vụ cho sản xuất, kế toán tính giá vật liệu xuất kho theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ hay còn gọi là phơng pháp tính bình quân gia quyền.

Theo phơng pháp này trớc khi xuất, kế toán tính tổng số tiền nguyên vật liệu tồn đầu kỳ (nếu có) và những lần nhập trớc lần xuất đó rồi lấy tổng đó chia cho (:) tổng số lợng của d đầu kỳ (nếu có) và số lợng của những lần nhập trớc lần xuất đó thì còn lại đợc coi nh số tồn để thực hiện tính đơn giá xuất cho lần sau, những lần xuất sau tính tơng tự nh lần xuất trớc Do vậy mà khi xuất vật liệu để sản xuất là tính đợc giá trị thực tế đợc giá xuất kho ngay.

Việc tính toán giá thực tế vật liệu kho đợc thực hiện trên sổ chi tiết nguyên vật liệu đối với từng thứ, từng loại vật liệu Công thức tính nh sau:

Trị giá vốn thực tế + Trị giá vốn thực tế Đơn giá = tồn đầu kỳ nhập trong kỳbình quân Số lợng tồn kho đầu kỳ + Số lợng nhập kho trong kỳ

Trị giá vốn thực tế Số lợng Đơn giá

* Ví dụ: Trong quý 4/2003 có tài liệu sau:Số d đầu quý của giấy Bãi Bằng.

Số lợng: 10.000 kg; giá thực tế 14.500đ/kg.

Ngày 02/10/2003 nhập 3.000 kg; đơn giá: 14.500đ.Ngày 10/10/2003; xuất 1.500 kg.

Ngày 15/11/2003; nhập 5.000 kg; đơn giá 15.000đ.Ngày 25/12/2003; xuất 6.000 kg.

Trị giá thực tế vật liệu xuất kho đợc tính nh sau:- Trị giá thực tế vật liệu xuất kho ngày 10/10:

Đơn giá bình quân (10.000 x 14.500) + (3.000 x 14.500) 14.500 10.000 + 3.000

Trị giá thực tế vật liệu xuất kho ngày 10/10:= 1.500 x 14.500 = 21.750.000Trị giá vật liệu xuất kho ngày 25/12

- Trị giá vật liệu từ lần xuất kho ngày 10/10 cha xuất hết:(10.000 + 3.000 - 1.500) x 14.500 = 166.750.000Trị giá thực tế vật liệu xuất kho ngày 25/12/2003:

6.600 x 14.500 = 87.900.000

2.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại xí nghiệp:

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và Phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho từng loại, thứ vật liệu cả về số lợng chủng loại, giá trị Trên thực tế vật liệu ở Xí nghiệp In Lào Cai rất đa dạng, do vậy công tác kế toán chi tiết vật liệu là rất quan trọng và không thể thiếu.

Hiện nay việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại xí nghiệp đợc áp dụng theo phơng pháp ghi thẻ song song Phơng pháp này giúp kế toán dễ dàng phát hiện những sai sót, nhầm lẫn trong quá trình ghi chép đồng thời giám sát chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu cả về số lợng và giá trị theo phơng pháp ghi thẻ song song Kế toán thực hiện kế toán chi tiết vật liệu trên cơ sở phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sổ (thẻ) kế toán chi tiết Nội dung cụ thể nh sau:

* ở kho: Thủ kho và các nhân viên làm vịêc trong kho có trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu đảm bảo cả về số lợng và chất lợng, phải nắm bắt đ-ợc tình hình thực tế của nguyên vật liệu trong kho, đồng thời cung cấp kịp thời cho các phân xởng đảm bảo cho việc sản xuất đợc tiến hành bình thờng, tránh trờng hợp xí nghiệp phải tạm ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu.

Thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫu quy định để thực hiện việc ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho của nguyên vật liệu hàng ngày theo chỉ tiêu số lợng Thẻ kho đợc mở cho từng thứ, từng loại vật liệu và đợc sắp xếp theo loại, nhóm vật liệu để thuận tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và xử lý.

Khi nhận đợc các chứng từ nhập - xuất kho vật liệu (phiếu nhập kho, xuất kho) thủ kho kiểm tra, đối chiếu với số vật liệu thực tế nhập vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng Mỗi chứng từ đợc ghi vào một dòng trên thẻ, khi dùng thẻ xong thủ kho sẽ chuyển toàn bộ chứng từ nhập - xuất cho Phòng kế toán.

+ Ví dụ: Từ phiếu nhập kho ngày 12/10 và xuất kho ngày 20/10, cùng các chứng từ nhập - xuất kho; thủ kho lập thẻ kho đối với loại vật t giấy Bãi Bằng 56 gm nh sau:

Ngày 12 tháng 10 năm 2003 Số 20

Nợ TK 152

Có TK 311

Đơn vị: Xí nghiệp In Lào Cai.

Nguồn nhập: Công ty giấy Bãi Bằng.Nhận của: Ông Trịnh Huy Hoàng

Theo hoá đơn số: 083864 ngày 10/10/2003.

Đơn vị tính: KgKho: Chị Nguyệt

ký xác nhận vào thẻ kho Căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp sử dụng sổ chi tiết vật t để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho theo chỉ tiêu số lợng và giá trị.

Sổ chi tiết đợc mở cho từng nhóm nguyên vật liệu; nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu mỗi nhóm lại đợc mở cho từng thứ riêng biệt.

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tợng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp cha đợc phản ánh.

Mỗi vật liệu đợc theo dõi trên một trang sổ riêng và ghi rõ tên, quy cách, đơn vị tính của từng thứ.

- Căn cứ sổ chi tiết là các chứng từ gốc (PNK, PXK) đã đợc thực hiện.Số liệu trên các sổ (thẻ) kế toán chi tiết đợc dùng làm căn cứ lập bảng tổng hợp chi tiết, làm căn cứ đối chiếu với sổ cái.

* Cách ghi sổ chi tiết vật t:

- D đầu tháng là số tồn cuối tháng trớc ghi trên sổ chi tiết vật t (tồn đầu tháng 10/2003 là tồn cuối tháng 9/2003).

- Cột nhập, xuất căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán ghi số lợng, số tiền vào từng cột tơng ứng.

- Cột tồn cuối kỳ đợc tính = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ

Cuối tháng kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho và sổ chi tiết Số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết phải khớp nhau Nếu có sự chênh lệch thì chứng tỏ xảy ra sai sót hoặc nhầm lẫn, từ đó tìm ra nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời, phù hợp.

Ngoài ra căn cứ vào số liệu dòng, cột ở sổ chi tiết vật t, kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp còn lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn để kiểm tra, đối chiếu.

* Trình tự kế toán chi tiết vật t của xí nghiệp đợc thể hiện ở sơ đồ sau:

* Ghi chú: ghi hàng ngày hoặc định kỳ (ghi cuối tháng) đối chiếu.

Quan hệ đối chiếu.

Chứng từ nhập

Chứng từ xuất

Số (thẻ) kế toán chi tiết vật t

Bảng tổng hợpXuất - nhập - tồn

vật t

Thẻ kho