HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN THUỘC NXB LAO ĐỘNG - XÃ HỘI

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN THUỘC NXB LAO ĐỘNG - XÃ HỘI 2.1. Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội 2.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp Tự đổi mới và tự hoàn thiện luôn là một đòi hỏi cấp thiết và không ngừng trong hoạt động của mỗi một tổ chức, đơn vị bởi không một hình thức tổ chức nào, một cơ cấu hoạt động nào có thể phù hợp với mọi điều kiện, mọi hoàn cảnh. Trong khi đó, môi trường khách quan luôn thay đổi buộc mỗi một thực thể tồn tại trong nó phải tự đổi mới và hoàn thiện thì mới có thể tiếp tục tồn tại và phát triển. Vì vậy, các DN trong nền kinh tế thị trường hiện nay luôn tìm cách đổi mới bộ máy quản lý, trong đó có bộ máy kế toán. Đối với mỗi DN, bộ máy kế toán là “bộ vi xử lý” và là kho lưu trữ toàn bộ các thông tin tài chính của DN. Có thể nói, đây chính là cơ quan đầu não” trong bộ máy quản lý. Chính vì vậy, yêu cầu nâng cao chất lượng, độ chính xác, tốc độ, hiệu quả cung cấp thông tin tài chính là ưu tiên hàng đầu đối với một bộ máy kế toán. Hoàn thiện hoạt động kế toán trong Xí nghiệp cũng chính là thực hiện hoàn thiện trên từng phần hành kế toán cụ thể. Tại Xí nghiệp In thì yêu cầu hoàn thiện kế toán NVL luôn là ưu tiên hàng đầu bởi NVL là đầu vào quan trọng nhất đối với một DN sản xuất như Xí nghiệp In. Xí nghiệp là một DN SXKD ngành in, NVL là đầu vào chính cho quá trình sản xuất, đồng thời chi phí NVL chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng giá thành. Vì vậy, việc đưa ra các giải pháp nhằm quản lý hiệu quả yếu tố đầu vào để nhằm bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Xí nghiệp là hết sức cần thiết. Nhiệm vụ này đặt ra cho phòng kế toán rất nhiều trọng trách trong việc thu thập xử lý, kiểm tra, phân tích, và cung cấp thông tin về NVL cho Ban giám đốc Xí nghiệp. Quá trình hạch toán NVL càng chặt chẽ, chính xác, minh bạch, rõ ràng thì nhà quản lý càng có khả năng theo dõi, sát sao tình hình biến động của NVL, xây dựng được kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng hợp lý NVL. Đồng thời hạn chế xảy ra các sai phạm nghiêm trọng gây thất thoát, lãng phí nguồn lực này. Tổ chức quản lý, hạch toán NVL tại Xí nghiệp mang tính chiến lược cho các hoạt động SXKD sau này. Mọi hoạt động SXKD sau này của Xí nghiệp đều phải dựa 1 1 trên công tác quản lý NVL đầu vào, công tác quản lý có tốt sẽ giúp cho Ban giám đốc nhìn thấy trước và rõ rệt những điểm mạnh và điểm yếu của khâu sản xuất để từ đó có những quyết định đúng đắn và phù hợp, quá trình SXKD mới diễn ra suôn sẻ và thuận lợi được. Hạch toán NVL tốt sẽ giúp cho kế toán theo dõi chính xác cả số lượng và chất lượng vật tư, hàng hoá đang có trong kho của Xí nghiệp, từ đó có kế hoạch cung ứng hợp lý để đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục, đồng thời không để lượng hàng tồn kho quá nhiều vì NVL dễ bị hư hỏng và giảm chất lượng nên sẽ mất thêm chi phí bảo quản và gây ứ đọng vốn của Xí nghiệp. Trong thực tế, kế toán NVL tại Xí nghiệp In vẫn còn nhiều bất cập do đó việc hoàn thiện kế toán NVL đang là một yêu cầu được đặt ra với cả công tác quản lý và công tác hạch toán kế toán tại Xí nghiệp. Việc xem xét đánh giá và định hướng hoàn thiện kế toán NVL là tất yếu, là nhiệm vụ đặt ra cho Xí nghiệp nhằm nâng cao trình độ, hiệu quả của công tác quản lý và hạch toán NVL. 2.1.2. Nguyên tắc hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp Các giải pháp đặt ra nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp cần dựa trên các nguyên tắc sau:  Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán NVL phải phù hợp với các quy định trong chính sách, chế độ tài chính, kế toán hiện hành do Bộ Tài chính quy định. Khi vận dụng các chính sách về quản lý tài chính, cần phải tính đến những xu hướng thay đổi trong tương lai của cơ chế quản lý kinh tế, tài chính.  Do mỗi DN có ngành nghề kinh doanh khác nhau và có những đặc điểm riêng về hoạt động sản xuất, tổ chức quản lý chi phí cũng khác nhau. Chính vì thế, hoàn thiện công tác hạch toán kế toán NVL phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý, mang tính khả thi cao, phải phù hợp với những đặc điểm SXKD riêng biệt và trình độ cán bộ kế toán của Xí nghiệp.  Hoàn thiện công tác kế toán NVL nhằm mục đích tổ chức công tác kế toán hiệu quả hơn. Để thực hiện điều đó, việc hoàn thiện phải đặt trong mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lới ích đạt được, vì mục đích của hoàn thiện hạch toán NVL không những là cung cấp thông tin chính xác mà còn là nâng cao hiệu quả của việc quản lý NVL, hạn chế tối đa hao hụt, lãng phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. 2.2. Đánh giá kế toán NVL tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội 2 2 Trong những năm qua, với sự lãnh đạo sáng suốt của Ban giám đốc NXB Lao động - Xã hội và Ban giám đốc Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội cùng với sự nỗ lực tận tình của tập thể cán bộ công nhân viên, Xí nghiệp In đã đạt được nhiều thành tích: lợi nhuận hàng năm của Xí nghiệp luôn có xu hướng tăng lên, đời sống của cán bộ công nhân viên được nâng cao cả về mặt vật chất lẫn tinh thần, Xí nghiệp không ngừng mở rộng quy mô sản xuất, thị trường tiêu thụ, chú trọng đổi mới công nghệ, đầu tư trang thiết bị hiện đại vào sản xuất nhằm nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường ngành in. Để đạt được những kết quả đáng khích lệ trên có phần đóng góp không nhỏ của việc tổ chức tốt công tác kế toán tại Xí nghiệp, trong đó phải kể đến công tác kế toán NVL. Kế toán NVL là một phần hành kế toán hết sức quan trọng, khi quy mô của Xí nghiệp ngày càng được mở rộng thì việc tổ chức quản lý, hạch toán NVL càng đòi hỏi phải chặt chẽ, chính xác, kịp thời, tránh được thất thoát, hao hụt cho Xí nghiệp và đảm bảo cung cấp thông tin chính xác phục vụ cho việc ra quyết định quản lý của Ban giám đốc. Sau một thời gian thực tập chuyên đề tại Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội, em xin đưa ra một số đánh giá sau: 2.2.1. Những ưu điểm  Khâu thu mua NVL của Xí nghiệp In có nhiều thuận lợi vì Xí nghiệp là một đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực in ấn có uy tín lâu năm nên được nhiều nhà cung cấp tín nhiệm. Thông thường, Xí nghiệp chỉ cần gọi điện mua hàng là có thể nhận hàng được ngay, và việc thanh toán đối với những nhà cung cấp này không bị ràng buộc nhiều về thời gian. Chính vì vậy, với khối lượng NVL đa dạng về chủng loại, mẫu mã nhưng Xí nghiệp vẫn cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu sản xuất.  Xí nghiệp đã xây dựng được một hệ thống kho tàng với trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản NVL tốt, bố trí, sắp xếp NVL trong kho một cách khoa học, hợp lý. Do NVL sử dụng trong ngành in rất sẵn trên thị trường hiện nay, công tác thu mua của Xí nghiệp tốt nên Xí nghiệp không dự trữ nhiều NVL trong kho.  Thủ kho và kế toán NVL của Xí nghiệp là những người có kinh nghiệm lâu năm, có trình độ quản lý, hạch toán chính xác, kịp thời những biến động về NVL nên được ban lãnh đạo Xí nghiệp rất tín nhiệm. Việc đối chiếu số liệu giữa kế toán NVL 3 3 với thủ kho được tiến hành đều đặn và nghiêm túc vào cuối mỗi tháng. Việc kiểm kê kho cũng được tiến hành định kỳ, góp phần đảm bảo độ tin cậy cho các thông tin kế toán.  Với những NVL là giấy và bản in, Xí nghiệp đã theo dõi được theo từng đơn đặt hàng thông qua Lệnh sản xuất. Còn các NVL khác, khi có nhu cầu sử dụng bộ phận sử dụng làm Giấy xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch, sau khi xem xét tình hình hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng NVL, phòng kế hoạch ký xét duyệt. Bằng cách đó tuy chưa xây dựng định mức tiêu hao cho NVL (ngoài giấy và bản in) nhưng phần nào vẫn có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời NVL cho sản xuất mà còn hạn chế được tình trạng hao hụt, mất mát, lãng phí NVL.  Về hệ thống TK, chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán áp dụng tại Xí nghiệp đảm bảo đầy đủ, hợp lý, hợp lệ phù hợp với chế độ kế toán được qui định theo Quyết định số 1141/TC/QĐ-CĐKT ban hành ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Ngoài ra, Xí nghiệp còn mở thêm một số TK cấp hai để theo dõi sự biến động của NVL; các chứng từ nhìn chung đảm bảo được luân chuyển một cách khoa học, hợp lý hạn chế việc ghi chép trùng lắp; nhiều mẫu sổ sách, bảng biểu tự thiết kế phù hợp với đặc thù hoạt động SXKD của đơn vị, cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định quản lý của Xí nghiệp.  Hình thức sổ sách kế toán mà Xí nghiệp đang áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ, hình thức sổ này phù hợp với đặc điểm và quy mô của Xí nghiệp. Đây là hình thức có nhiều ưu điểm: ghi chép đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, thống nhất cách thiết kế sổ Nhật ký và Sổ Cái, số liệu kế toán dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, sổ nhật ký tờ rời cho phép thực hiện được chuyên môn hoá phân công lao động kế toán trên cơ sở phân công lao động, do kết cấu sổ đơn giản nên hình thức này rất phù hợp với điều kiện lao động kế toán bằng máy.  Về việc hạch toán tổng hợp NVL, Xí nghiệp thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Với phương pháp này, NVL của Xí nghiệp được quản lý một cách chặt chẽ và Xí nghiệp cũng nắm bắt được tình hình nhập - xuất - tồn NVL một cách thường xuyên và kịp thời.  Xí nghiệp đã đưa phần mềm kế toán vào sử dụng là rất phù hợp với xu thế chung của thời đại, góp phần giảm nhẹ khối lượng ghi chép cho kế toán (vì khối lượng danh mục NVL tại Xí nghiệp là rất nhiều trên 200 NVL), đảm bảo độ chính xác cao, đáp ứng kịp thời việc cung cấp thông tin về NVL bất cứ lúc nào khi có nhu 4 4 cầu vì vậy làm tăng khả năng phân tích đánh giá kịp thời tình hình biến động tài sản của Xí nghiệp. Nhìn chung, công tác quản lý và hạch toán kế toán NVL của Xí nghiệp In là khá tiện lợi và phù hợp với yêu cầu tổ chức quản lý, hạch toán tại đơn vị, đảm bảo cung cấp các thông tin tài chính đầy đủ, chính xác, kịp thời để phục vụ tốt cho quá trình ra quyết định quản lý của Ban giám đốc Xí nghiệp. 2.2.2. Những tồn tại Bên cạnh những ưu điểm đạt được kể trên, công tác tổ chức quản lý và hạch toán kế toán NVL tại Xí nghiệp In còn tồn tại một số hạn chế sau:  Xí nghiệp In mới chỉ lập hệ thống báo cáo kế toán tài chính bắt buộc để gửi cho các cơ quan chức năng và phân tích tình hình tài chính một cách tổng quát, mà chưa lập và sử dụng hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Nhưng đây lại là một hệ thống báo cáo hết sức quan trọng, qua các báo cáo quản trị Ban giám đốc sẽ biết được: từng thành phần chi phí, tính toán và tổng hợp chi phí sản xuất, giá thành cho từng loại sản phẩm, . từ đó xây dựng được các khoản dự toán ngân sách cho các mục tiêu hoạt động, kiểm soát thực hiện và giải trình được các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí theo dự toán và thực tế. Xí nghiệp không thực hiện lập dự toán ngân sách hoạt động kinh doanh nói chung và dự toán ngân sách chi phí NVL trực tiếp nói riêng. Điều này dẫn đến tính bị động trong việc quyết định lượng vật tư cần thu mua và nguồn tài chính cần đảm bảo cho quá trình thu mua trong kỳ, từ đó ảnh hưởng tới chất lượng của hoạt động cung ứng vật tư và hoạt động tài chính trong Xí nghiệp. Chính vì vậy, báo cáo quản trị chính là phương tiện để Ban giám đốc kiểm soát một cách có hiệu quả các hoạt động SXKD của Xí nghiệp; đồng thời nó cũng cung cấp thông tin tài chính kịp thời phục vụ cho quá trình ra quyết định.  Ngoài giấy và bản in, các NVL khác trong Xí nghiệp vẫn chưa xây dựng được định mức tiêu hao cho sản xuất. Các NVL này đều được xuất kho theo nhu cầu của các phân xưởng, hơn nữa vẫn chưa có sự kiểm soát tình hình sử dụng NVL thực dùng cho sản xuất dẫn đến tình trạng NVL sử dụng không đúng mục đích, gây lãng phí trong sản xuất, làm tăng chi phí và giá thành của sản phẩm.  Thời gian cập nhật chứng từ tại Xí nghiệp là chưa hợp lý, thời gian xuất kho của NVL diễn ra trước khi kế toán tiến hành nhập Phiếu nhập kho vào trong máy. Hàng đã được lập Phiếu xuất kho cập nhật vào máy mà Phiếu nhập kho vẫn chưa được cập nhật vào máy gây nên tình trạng xuất một lượng vật tư mang giá trị âm. Về 5 5 mặt giá trị thì cuối kỳ vẫn ra một số chính xác nhưng về mặt lôgíc thì rất vô lý và không đảm bảo được nguyên tắc kịp thời trong hạch toán.  Quy trình hạch toán từ việc lập chứng từ, người lập, cách lập và công tác bảo quản, lưu trữ đều tuân thủ theo đúng quy định kế toán hiện hành. Tuy nhiên, điều đáng lưu ý là đôi khi công tác tổ chức chứng từ còn mang tính đối phó, hình thức. Có khi nghiệp vụ kinh tế xảy ra rồi khi cần đầy đủ chứng từ để hợp lý hoá phục vụ công tác kiểm tra thì lúc đó mới lập chứng từ.  Về phương pháp hạch toán chi tiết NVL áp dụng tại Xí nghiệp là phương pháp thẻ song song có nhiều ưu điểm tuy nhiên nó cũng có những nhược điểm là giữa kế toán NVL và thủ kho ghi chép trùng lắp về chỉ tiêu số lượng NVL và công việc thường bị dồn vào cuối tháng và nó chỉ thích hợp với những DN có ít loại NVL. Trên thực tế hoạt động SXKD của Xí nghiệp lại sử dụng rất nhiều loại NVL khác nhau (hơn 200 loại) với số lượng nhập - xuất trong kỳ rất lớn.  Hiện nay, Xí nghiệp In đang sử dụng phương pháp tính giá NVL xuất kho là phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, vào cuối tháng mới tính được giá NVL xuất kho. Mặc dù vậy trong quá trình xuất kho NVL trên các chứng từ, sổ sách thì cột đơn giá và thành tiền đều bị bỏ trống do đó mà không cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời và chính xác. Chỉ đến cuối tháng mới định khoản được nghiệp vụ xuất vật liệu sau khi đã tiến hành phân bổ NVL ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng loại NVL.  Xí nghiệp tiến hành hạch toán chi phí cho toàn bộ quá trình sản xuất, không chi tiết cho từng hợp đồng. Vì vậy, Xí nghiệp không thể biết được chi phí cho từng hợp đồng cũng như lợi nhuận trên mỗi hợp đồng. Chính vì thế mà bảng phân bổ NVL của Xí nghiệp được lập một cách tổng hợp, chỉ theo dõi được chi phí NVL theo các khoản mục chi phí mà không theo dõi được theo từng đơn đặt hàng.  Quy mô sản xuất của Xí nghiệp hiện nay ngày càng được mở rộng, nhưng Xí nghiệp chưa có kế hoạch một cách khoa học để xây dựng mức dự trữ NVL phục vụ cho quá trình sản xuất, nếu thực hiện những đơn đặt hàng lớn mà không thu mua được NVL kịp thời thì có thể dẫn đến tình trạng ngừng trệ trong sản xuất.  Để duy trì cho hoạt động sản xuất được liên tục, Xí nghiệp luôn dự trữ một lượng NVL cần thiết trong kho. Những NVL này bao gồm: giấy, mực in, bản in, axít, cồn . đó là những NVL dễ hư hỏng, mục nát, giảm chất lượng, . nhưng Xí nghiệp 6 6 chưa lập dự phòng giảm giá để chủ động bù đắp tổn thất do việc giảm giá NVL tồn kho gây ra. Qua trên cho thấy, kế toán NVL tại Xí nghiệp còn tồn tại rất nhiều hạn chế cần được khắc phục và hoàn thiện hơn nữa. 2.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội Sau một thời gian thực tập được tiếp cận và tìm hiểu thực tế công tác kế toán NVL tại Xí nghiệp In, kết hợp với những kiến thức được học ở trường, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa kế toán NVL tại Xí nghiệp In.  Ngoài giấy và bản in được quy định số lượng xuất theo đơn đặt hàng thông qua Lệnh sản xuất do phòng kế hoạch lập, các NVL khác xuất sử dụng theo nhu cầu của các phân xưởng. Chính vì vậy, người lao động thường sử dụng lãng phí, làm tăng chi phí và do đó giá thành của các đơn đặt hàng không được phản ánh chính xác. Để có thể quản lý NVL tốt hơn, Xí nghiệp cần xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao NVL như sau: + Định mức tiêu hao cho các NVL khác ngoài giấy và bản in: trước khi tiến hành xây dựng hệ thống định mức cho NVL, Xí nghiệp cần tiến hành phân loại đơn đặt hàng theo từng loại ấn phẩm và mỗi ấn phẩm lại phân thành những cấp khác nhau căn cứ vào số lượng ấn phẩm khách hàng đã đặt hàng. Ví dụ như: đối với giáo trình hay sách giáo khoa thì với số lượng nhỏ là dưới 500 - 1000 cuốn, từ trên 1000 - 2000 cuốn là cỡ vừa, từ trên 2000 cuốn là cỡ lớn. Căn cứ vào cỡ của đơn đặt hàng ta định mức được mức tiêu hao NVL. Những đơn đặt hàng với số lượng nhỏ là bao nhiêu lít dung dịch ẩm, dung dịch hiện bản, axít, cồn, dầu hoả, …bao nhiêu kg xà phòng, giẻ lau, bột khô… cho một đơn đặt hàng. Tiếp đến các đơn đặt hàng cỡ cao hơn cũng vậy. Cùng với việc định mức NVL cho sản xuất phòng kế hoạch cử người theo dõi tình hình thực tế NVL thực dùng cho sản xuất ở mỗi phân phân xưởng, những người được phân công có thể chính là quản đốc phân xưởng. Sau mỗi ngày sản xuất quản đốc ghi lại tình hình sử dụng NVL lượng sản xuất, lượng tồn trong ngày để đến cuối tháng tổng hợp lượng NVL xuất. Ban đầu có thể việc tính định mức tiêu hao là chưa chính xác nhưng cùng với việc lập bảng Tổng hợp xuất NVL cho từng tháng sẽ giúp phòng kế hoạch và nhân viên kế toán thống kê lại được những kết quả của các tháng, trên cơ sở đó đối chiếu so sánh kết quả với thực tế tiêu hao và điều chỉnh tiếp cho đến 7 7 khi nào sát với thực tế thì khi đó chính là mức tiêu hao chính thức của NVL đối với loại đơn đặt hàng đó. Nó sẽ là mức chuẩn cho các đơn đặt hàng sau này. + Định mức bao nhiêu mực trên từng trang giấy in và trang in căn cứ theo từng khổ giấy in. Với những khổ giấy khác nhau thì lượng mực trên từng trang in cũng khác nhau. Từ đó, căn cứ vào đơn đặt hàng, đơn đặt hàng với số lượng bao nhiêu ấn phẩm và mỗi ấn phẩm có bao nhiêu tờ để từ đó ta nhân lên lượng mực cần có cho đơn đặt hàng đó. + Ngoài ra, Xí nghiệp cũng nên khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm NVL trong sản xuất trên cơ sở các định mức đã đề ra bằng các biện pháp như: tuyên dương, khen thưởng đối với những người sử dụng tiết kiệm NVL và phạt bồi thường đối với những người sử dụng lãng phí.  Báo cáo quản trị chính là phương tiện để Ban giám đốc kiểm soát một cách có hiệu quả các hoạt động SXKD của Xí nghiệp, đồng thời nó cũng cung cấp thông tin tài chính kịp thời phục vụ cho quá trình ra quyết định. Với tầm quan trọng của báo cáo quản trị cho quá trình ra quyết định của Ban giám đốc, Xí nghiệp In nên tiến hành lập các báo cáo quản trị nhằm phân tích tình hình cung ứng, dự trữ, sử dụng NVL cho sản xuất thông qua việc lập dự toán ngân sách chi phí sản xuất nói chung và chi phí NVL trực tiếp nói riêng. Điều này sẽ giúp cho Xí nghiệp chủ động được trong việc quyết định lượng NVL cần dự trữ, cần thu mua và nguồn tài chính cần đảm bảo cho quá trình thu mua trong kỳ. Qua đó, Xí nghiệp có thể kiểm soát thực hiện và giải trình được các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí theo dự toán với thực tế để có những quyết định kịp thời và xác đáng.  Giá NVL xuất kho tại Xí nghiệp hiện nay đang tính theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Nhưng để hạch toán NVL một cách chính xác và cung cấp thông tin một cách kịp thời thì với các nghiệp vụ xuất kho NVL, Xí nghiệp In nên áp dụng tính giá theo phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập. Trong điều kiện kế toán thủ công thì phương pháp này có nhiều nhược điểm, tính toán phức tạp và dễ gây nhầm lẫn. Tuy nhiên trong điều kiện kế toán máy hiện nay, với sự hỗ trợ của máy tính thì đây không còn là vấn đề khó khăn đối với Xí nghiệp. Việc tính giá bình quân hoàn toàn do máy tính tự động tính. Áp dụng phương pháp này sẽ tận dụng được ưu điểm là giá NVL xuất kho được tính cập nhật với những thay đổi mới nhất của giá NVL nhập kho. Đây là ưu điểm lớn của phương pháp này so với các phương pháp tính giá NVL xuất kho khác. Ngoài ưu điểm nêu trên, phương pháp này còn cung cấp 8 8 cho các nhà quản lý biết được giá trị NVL tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng. Theo phương pháp này, cứ sau mỗi lần nhập kho NVL, giá bình quân của NVL sẽ được tính lại ngay theo công thức sau: Giá NVL bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế NVL tồn trước khi nhập + Giá thực tế NVL nhập kho Số lượng NVL tồn trước khi nhập + Số lượng NVL nhập kho Giá thực tế của NVL xuất kho = Giá bình quân của một đơn vị NVL x Lượng NVL xuất kho  Bên cạnh đó, Xí nghiệp In cũng cần có kế hoạch dữ trữ NVL một cách khoa học sao cho vừa phải đảm bảo được một lượng NVL cần thiết phục vụ cho quá trình sản xuất được liên tục, nhưng cũng vừa phải đảm bảo sao cho lượng NVL này không quá nhiều, gây ra ứ đọng, lâu ngày sẽ dẫn đến hư hỏng, mục nát, giảm chất lượng, . và đồng thời cũng làm giảm chi phí bảo quản của Xí nghiệp, góp phần làm hạ giá thành của sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Xí nghiệp. Xí nghiệp có thể tham khảo công thức sau để tính ra lượng dự trữ NVL giấy cần thiết: V dt = V p x P x T Trong đó: V dt : Vật tư cần dự trữ V p : Vật tư tiêu hao trung bình 1 trang in tiêu chuẩn (13 x 19) P : Số trang in tiêu chuẩn trung bình trong 1 tháng. T : Số tháng cần dự trữ vật tưS  Ngoài ra, do đặc điểm của ngành in nên NVL của Xí nghiệp chủ yếu là giấy và mực in, đây là những NVL phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện môi trường nên rất 9 9 dễ hư hỏng, mục nát, mất mát, giảm chất lượng trong quá trình bảo quản. Chính vì vậy, Xí nghiệp cũng nên tiến hành lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho. Khoản dự phòng này được trích trước vào chi phí hoạt động kinh doanh năm báo cáo của Xí nghiệp, giúp cho Xí nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho Xí nghiệp phản ánh giá trị NVL không cao hơn giá cả trên thị trường tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Việc lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tiến hành như sau: Thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là thời điểm cuối kỳ kế toán năm. Xí nghiệp phải lập Hội đồng để thẩm định mức trích lập khoản dự phòng và xử lý tổn thất thực tế của NVL tồn kho. Thành phần Hội đồng gồm: Giám đốc, Kế toán trưởng, các trưởng phòng vật tư, kế hoạch, kỹ thuật và một số chuyên gia nếu cần. Trong trường hợp NVL có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn so với giá trị gốc nhưng giá bán sản phẩm được sản xuất từ NVL này không bị giảm giá thì không được trích lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho đó. + Phương pháp lập dự phòng: Mức trích lập dự phòng tính theo công thức sau: Mức dự phòng giảm giá NVL = Lượng NVL thực tế tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính x Giá gốc NVL tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL tồn kho Giá gốc NVL tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL tồn kho (giá trị dự kiến thu hồi) là giá bán (ước tính) của NVL tồn kho trừ chi phí để hoàn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ (ước tính). 10 10 [...]... phòng kế toán - tài vụ của Xí nghiệp In Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 15 16 1 Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - PGS TS Đặng Thị Loan (NXB Thống kê - Hà Nội 2004 - Khoa kế toán - Trường đại học Kinh tế quốc dân) 2 Hướng dẫn lập chứng từ kế toán - Hướng dẫn ghi sổ kế toán (NXB Tài chính - Hà Nội 2004 - Bộ Tài chính) 3 Giáo trình Phân tích hoạt động kinh doanh -. .. Gái (NXB Thống kê - Hà Nội 2004 - Khoa kế toán - Trường đại học Kinh tế quốc dân) 4 Hướng dẫn thực hành ghi chép chứng từ và sổ kế toán trong các loại hình doanh nghiệp - Nguyễn Văn Nhiệm (NXB Thống kê 1999) 5 Luận văn tốt nghiệp - sinh viên Phí Thị Mai (42 –159) - Kế toán 42C - Trường đại học Kinh tế quốc dân 6 Thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2006 7 Một số tài liệu tại Xí nghiệp In NXB. .. cũng đã và đang đòi hỏi được hoàn thiện để thích nghi với từng đơn vị, từng loại hình sản xuất Tại Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội, công tác hạch toán NVL ngày càng được hoàn thiện với sự đóng góp của đội ngũ quản lý, đội ngũ kế toán viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình và giàu kinh nghiệm Cùng với sự phát triển của khoa học, kỹ thuật, công nghệ thông tin ngày càng một hiện đại, vi... kỳ, kế toán NVL tiến hành tính tiền trên Sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng loại NVL trên Sổ số dư với tồn kho trên Bảng luỹ kế nhập xuất - tồn Từ Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất tồn NVL để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về NVL, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh cho phù hợp 12 13 Mẫu sổ và sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương... hạch toán chi tiết NVL tại Xí nghiệp là phương pháp thẻ song song, mặc dù nó có nhiều ưu điểm song với số lượng NVL nhiều và nghiệp vụ nhập xuất trong kỳ lớn như Xí nghiệp In bây giờ thì phương pháp này tỏ ra không còn phù hợp nữa Theo em, Xí nghiệp nên chuyển sang sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL Với phương pháp này, sẽ tránh được việc ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và kế toán NVL, ... năm Kế toán dựa vào số lượng nhập - xuất của từng loại NVL được tổng hợp từ các chứng từ nhập - xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 5 hoặc 10 ngày một lần (kèm theo Phiếu giao nhận chứng từ) và giá bình quân sau mỗi lần nhập để tính trị giá thành tiền NVL nhập - xuất theo từng loại NVL, từ đó ghi vào Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn (bảng này được mở cho từng kho) Cuối kỳ, kế toán. .. 42C - Trường đại học Kinh tế quốc dân 6 Thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2006 7 Một số tài liệu tại Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội:  Các báo cáo, hệ thống chứng từ, sổ sách liên quan đến kế toán NVL của Xí nghiệp In  Các tài liệu khác tại Xí nghiệp In. sss 16 ... DN sử dụng nhiều loại NVL với số lượng nghiệp vụ nhập - xuất trong kỳ nhiều Hơn nữa, khối lượng công việc sẽ được dàn đều trong tháng, áp lực công việc đối với kế toán giảm, là nhân tố làm tăng tính chính xác cho các số liệu kế toán Mặt khác, thủ kho và kế toán NVL của Xí nghiệp là những người có kinh nghiệm lâu năm, được đào tạo bài bản, có trình độ quản lý, nắm vững chuyên môn nghiệp vụ Chính vì những... đỡ từ phía phòng kế toán tài vụ của Xí nghiệp và thầy giáo hướng dẫn cũng như các bạn đồng nghiệp KẾT LUẬN 14 15 Kế toán NVL là một công cụ giữ vị trí và vai trò quan trọng trong công tác quản lý của mỗi DN Trong quá trình SXKD, NVL đóng vai trò then chốt, là đối tượng lao động, là yếu tố cấu thành lên cơ sở vật chất của sản phẩm Và đối với những DN khác nhau thì nguyên tắc hạch toán NVL cũng đã và đang... 2.1: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho NVL Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ kế toán tổng hợp về NVL Ghi chú: ghi trong tháng; ghi cuối tháng; đối chiếu Trên đây, em đã trình bày một cách cụ thể và có hệ thống các ưu điểm và nhược điểm và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế . HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN THUỘC NXB LAO ĐỘNG - XÃ HỘI 2.1. Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao. giá kế toán NVL tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội 2 2 Trong những năm qua, với sự lãnh đạo sáng suốt của Ban giám đốc NXB Lao động - Xã hội