Tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty in lao động- xã hội

Tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty in lao động- xã hội

Lời nói đầu

Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay ở nớc ta, sự cạnh tranh diễnra vô cùng khốc liệt Các doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm biện pháp để có thểđứng vững và phát triển Giá cả và chất lợng sản phẩm là hai công cụ cạnh tranh hữuhiệu của phần lớn các doanh nghiệp Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn tìmcách giảm chi phí sản xuất tới mức thấp nhất mà vẫn đảm bảo chất lợng sản phẩm

Yếu tố đầu vào là nhân tố quyết định đến việc giảm chi phí hạ giá thành vànâng cao chất lợng sản phẩm Trong đó nguyên vật liệu là một yếu tố đầu vào có ýnghĩa không nhỏ ảnh hởng đến giá thành và chất lợng sản phẩm Là một yếu tố cơbản nh vậy tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trongtoàn bộ chi phí sản xuất, ảnh hởng lớn đến chất lợng hoạt động sản xuất kinh doanh.Vì vậy mà việc hạch toán, quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ đảm bảo cho việc sử dụngtiết kiệm, từ đó giảm chi phí sản xuất hạ giá thành, tạo điều kiện cho doanh nghiệpcạnh tranh trong cơ chế thị trờng đồng thời không ngừng tăng trởng và phát triểnmột cách mạnh mẽ.

Nhận thức đợc tầm quan trọng của vật liệu tham gia vào quá trình hoạt độngsản xuất kinh doanh, sau một thời gian thực tập tại Công ty in LĐ - XH, đợc sự giúpđỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng ban, nhất là phòng kế toán tài vụ và sự chỉ đạo

của các thầy cô giáo em đã đi vào nghiên cứu đề tài: Tổ chức công tác kế toán” Tổ chức công tác kế toán

nguyên vật liệu tại công ty in Lao động – Xã hội” Xã hội” Tổ chức công tác kế toán

Chuyên đề của em gồm những nội dung sau:

- Lời nói đầu

- Chơng 1: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệpsản xuất.

Chơng 2: Tình hình thực về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty inLĐ - XH.

- Chơng 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệutại Công ty.

- Kết luận

Vì thời gian và khả năng có hạn nên chuyên đề của em không tránh khỏi nhữngkhiếm khuyết Em rất mong nhận đợc sự giúp đỡ, góp ý của các thầy cô và các cán bộCông ty in LĐ - XH để đề tài của em đợc hoàn chỉnh.

Chơng 1:

Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trongdoanh nghiệp sản xuất

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

1.1.1 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất

Trong nền kinh tế quốc dân các doanh nghiệp sản xuất, bất kỳ doanh nghiệpnào khi tiến hành sản xuất đều phải có đầy đủ ba yếu tố cơ bản là:

- T liệu lao động- Đối tợng lao động- Sức lao động

Trong các yếu tố đó thì vật liệu là đối tợng lao động – Xã hội” một yếu tố cơ bảnkhông thể thiếu đợc trong quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thểcủa của sản phẩm.

Nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, do đó nếu thiếunguyên vật liệu công việc sản xuất sẽ bị ngừng trệ Việc cung cấp nguyên vật liệuđảm bảo chất lợng, số lợng, chủng loại ảnh hởng đến tiến độ sản xuất, tình hình thựchiện kế hoạch sản xuất, đồng thời cũng ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm.Trong các doanh gnhiệp sản xuất, chi phí vật liệu thờng chiếm tỉ trọng lớn trong toànbộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Xuất phát từ tầm quan trọng lớn của vậtliệu trong quá trình sản xuất nên việc giảm chi phí vật liệu một cách hợp lý, đảm bảonguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả có ý nghĩa rất quan trọng Việc sử dụng tiết kiệm, hợplý nguyên vật liệu là một biện pháp trọng yếu đảm bảo cho giá thành sản phẩm hạ, từđó làm tăng lợi nhuận.

1.1.2 Đặc điểm, yêu cầu quản lý

Trong quá trình sản xuất vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, nó bịtiêu dùng toàn bộ và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, toàn bộ giá trịnguyên vật liệu chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra.

Xuất phát từ đặc điểm, vị trí, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinhdoanh chúng ta thấy rằng việc tăng cờng công tác quản lý, công tác kế toán nguyênvật liệu là rất cần thiết Vấn đề này luôn đợc các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâmthờng xuyên.

Muốn tiết kiệm nguyên vật liệu đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu quản lý vật liệu ởmọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng.

- ở khâu thu mua: Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thờng xuyên biếnđộng, các doanh nghiệp phải thờng xuyên tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịpthời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong doanhnghiệp ở khâu này đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về khối lợng, chất lợng, quycách, chủng loại và giá mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- ở khâu bảo quản : Cần phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủcác phơng tiện, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu để tránhh hỏng, hao hụt, mất mát trong quá trình vận chuyển, bảo quản, đảm bảo an toànlà một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu.

- ở khâu dự trữ : Phải tính toán lợng vật liệu dự trữ, xác định rõ định mứcdự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho sản xuất đợc bình th-ờng, không bị gián đoạn do việc cung ứng, thu mua vật liệu không kịp thời hoặcgây ra tình trạng ứ đọng do vốn dự trữ quá nhiều.

- ở khâu sử dụng: Khâu này đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng hợp lý,tiết kiệm theo định mức, dự toán chi phí đã đợc xây dựng nhằm hạ thấp mức tiêu

hao vật liệu trong giá thành sản phẩm Do đó trong khâu này cần tổ chức tốt việcghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu để tính đợc giá trị vậtliệu trong thành phẩm

Nh vậy ta thấy công tác quản lý vật liệu từ khâu thu mua tới khâu bảo quản dựtrữ, sử dụng là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ởdoanh nghiệp.

1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu

Hạch toán kế toán vật liệu là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thu mua,dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu Qua các tài liệu về kế toán nguyên vật liệu biết đợcchất lợng chủng loại vật liệu có đảm bảo hay không, số lợng thiếu hay thừa, từ đó cócác biện pháp thiết thực để giải quyết Ngoài ra tổ chức hạch toán vật liệu chặt chẽ vàkhoa học là công cụ quan trọng để quản lý tình hình thu mua, bảo quản, sử dụng vậtliệu, thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, đồng bộ các vật liệu cần thiết cho sản xuất vàkiểm tra giám sát việc chấp hành các quy định về định mức dự trữ, ngăn ngừa cáchiện tợng h hao, mất mát, lãng phí vật liệu qua các khâu của quá trình sản xuất.

Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu,vị trí, vai trò của côngtác kế toán vật liệu, Nhà nớc đã xác định nhiệm vụ của kế toán vật liệu nh sau:

- Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vậnchuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất vật liệu Tính giá thành thực tế vật liệu đãthu mua và nhập kho, kiểm tra định kỳ thu mua vật liệu về chất lợng, chủng loại,giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo đầy đủ, kịp thời vật liệu cho quá trình sản xuất kinhdoanh.

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng phápkế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp.

- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu,phát hiện, ngăn chặn và đề xuất những biện pháp xử lý vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng,hoặc kém phẩm chất.

- Tính toán xác định chính xác số lợng vật liệu thực tế đa vào sử dụng,phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí.

- Kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo chế độ quy định, phân tích tìnhhình thu mua, tình hình thanh toán với ngời bán.

1.2.Tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất

1.2.1 Các đối tợng cần quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán NVL

 Danh mục các đối tợng cần quản lý:

- Các loại nguyên vật liệu mà đơn vị sử dụng

- Chứng từ kế toán liên quan tới kế toán nguyên vật liệu: Phiếu nhập kho, Phiếuxuất kho, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật liệu,

- Tài khoản liên quan tới kế toán nguyên vật liệu:+ TK 152: Nguyên liệu vật liệu

+ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu + TK 627: Chi phí sản xuất chung

+ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp+ Tk liên quan: TK 111, TK 112, TK 331…

- Sổ kế toán sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu: Sổ cái tài khoản, sổ chitiết tài khoản, bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ, các sổ liên quan khác.

- Báo cáo kế toán liên quan tới kế toán nguyên vật liệu: Báo cáo nhập,xuất, tồn kho vật liệu.

 Yêu cầu quản lý đặt ra cho từng đối t ợng

+ Đối với nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu phải đợc quản lý một cách chặt chẽ , theo dõi sát tình hìnhnhập, xuất, tồn Để tiện cho việc quản lý và sử dụng thì đơn vị phải tiến hành phânloại nguyên vật liệu theo yêu cầu quản lý của mình.Công ty phải xây dựng Sổ danhđiểm các loại nguyên vật liệu để tiện cho việc cài đặt mã hoá chúng trong ch ơng trìnhphần mềm kế toán

+ Đối với chứng từ kế toán:

Chứng từ kế toán sử dụng trong công tác kế toán nguyên vật liệu thờng gồmcác chứng từ sau: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyểnnội bộ, Phiếu lĩnh vật t theo định mức…

Trớc khi ghi sổ kế toán thì phòng kế toán phải kiểm tra một cách chặt chẽ cácchứng từ kế toán Điều đó chẳng những hạn chế đợc những hành vi thiếu trung thựccủa những ngời trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quantới nguyên vật liệu mà còn đảm bảo đợc tính chính xác của số liệu kế toán.

Phòng kế toán phải quy định rõ trách nhiệm của kế toán vật liệu trong việckiểm tra chứng từ kế toán trớc khi ghi sổ kế toán Để quản lý tốt chứng từ kế toán thìđòi hỏi cán bộ kế toán phải nắm chắc các chế độ thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính,các kỷ luật về thanh toán, tín dụng, các định mức kinh tế, kỹ thuật có liên quan, nắmgiá cả thị trờng và thực tế phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứngtừ.

Đơn vị cần xây dựng chơng trình luân chuyển chứng từ kế toán thích hợp để đểtiện cho việc kiểm tra, kiểm soát của các bộ phận liên quan.

+ Đối với tài khoản sử dụng

Tài khoản sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu gồm: - TK 152: Nguyên liệu vật liệu

- TK 621, TK 627, TK 642

- TK liên quan: TK 111, Tk 112, TK 331, …

Phải xây dựng danh mục các tài khoản liên quan tới kế toán chi tiết và kế toántổng hợp nguyên vật liệu sau đó tiến hành khai báo, đăng ký với chơng trình phầnmềm kế toán để khi nhập liệu xong thì số liệu sẽ đợc tự động kết chuyển tới các sổliên quan.

+ Đối với sổ kế toán:

Sổ kế toán là phơng tiện để hệ thống hoá thông tin kế toán nhằm cung cấp cácthông tin phục vụ quản lý kinh tế, tài chính.Sổ kế toán phải đợc quản lý theo trình tựthời gian và theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để khi cần thiết thì có thểdễ dàng tra cứu và kiểm tra đối chiếu Các sổ kế toán sau khi đợc in ra để trình cấptrên hoặc để cung cấp thông tin cho đối tợng nào đó thì phải đợc lu giữ một cách cẩnthận tránh để thất lạc, mất hay h hỏng.

Đơn vị sử dụng kế toán máy nên việc lu trữ hệ thống sổ sách cũng gọn nhẹ hơnvà tiện lợi hơn mỗi khi tìm kiếm.

Chơng trình đã có sẵn một hệ thống các sổ sách liên quan tới hình thức kế toánmà đơn vị đang áp dụng

+ Đối với báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán liên quan tổ chức công tác kế toánnguyên vật liệu chủ yếu là Báo cáo tổng hợp nhập – Xã hội” xuất – Xã hội” tồn nguyên vật liệu.

Báo cáo này phản ánh toàn bộ tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệutrong tháng Nó đợc lập vào cuối tháng nhng do sử dụng kế toán máy nên cuối thángkhi nhập liệu hết chứng từ nhập, xuất kho vào máy thì chơng trình sẽ tự động kếtchuyển

1.2.2 Phân loại đánh giá nguyên vật liệu

1.2.2.1Phân loại nguyên vật liệu

Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại vật t cónội dung kinh tế, công dụng khác nhau Do đó cần phải phân loại vật liệu thì mới tổchức tốt việc quản lý và hạch toán chi tiết với từng thứ, từng loại vật liệu phục vụ cho

nhu cầu quản lý của doanh nghiệp Phân loại vật liệu là sắp xếp các thứ vật liệu cùngloại với nhau theo một đặc trng nhất định nào đó thành từng nhóm.

 Thông thờng trong công tác quản lý hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp tiêuthức dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là căn cứ vào nội dungkinh tế, công dụng của vật liệu trong sản xuất Theo tiêu thức này nguyên vậtliệu đợc chia thành các loại nh sau:

- Nguyên liệu,vật liệu chính: Trong những doanh nghiệp khác nhau thìnguyên vật liệu chính cũng gồm các loại khác nhau, đó là những đối tợng lao độngcấu thành nên thực thể sản phẩm Bán thành phẩm mua ngoài cũng đợc coi lànguyên vật liệu chính.

- Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng trong quá trình sản xuất, đợcsử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lợng sản phẩm, hoàn chỉnh sảnphẩm hoặc là phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm nh băngdính, chỉ khâu

- Nhiên liệu: Là những thứ đợc sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuấtsản phẩm, cho phơng tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sảnxuất kinh doanh nh xăng, dầu

- Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thaythế, sửa chữa những máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải

- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị cần lắp và thiết bịkhông cần lắp, công cụ dùng cho công tác xây lắp, xây dựng cơ bản.

- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu do quá trình sản xuất loại ra, phế liệuthu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định.

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết ở từng doanh nghiệp màtừng loại vật liệu nêu trên đợc chia thành từng nhóm, từng thứ cụ thể.

 Căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanhnghiệp đợc chia thành : nguyên vật liệu mua ngoài và nguyên vật liệu tự chếbiến, gia công.

 Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệucủa doanh nghiệp đợc chia thành : nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuấtkinh doanh và nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh quản lý phân x-ởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm

 Tổ chức mã hoá, khai báo, cài đặt :

Sau khi tiến hành phân loại nguyên vật liệu kế toán tiến hành xây dựng danhđiểm các loại vật liệu sau đó tiến hành nhập vào máy và mã hoá trên máy

1.2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu:

Đánh giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theotừng nguyên tắc nhất định Đánh giá vật liệu là vấn đề quan trọng không thể thiếu đợctrong việc tổ chức công tác kế toán vật liệu Nhờ đánh giá vật liệu mà kế toán vật liệucung cấp các thông tin tổng hợp về tình hình luân chuyển vật liệu trong sản xuất kinhdoanh,vì các chủng loại vật liệu với các đơn vị tính khác nhau đợc quy đổi thống nhấtvề đơn vị tiền tệ Mặt khác đánh giá vật liệu để xác định chính xác giá trị của vật liệuluân chuyển trong sản xuất kinh doanh để ghi sổ kế toán, tính đúng, tính đủ chi phívật liệu vào giá thành sản phẩm và tính các chỉ tiêu có liên quan.

Theo quy định hiện hành kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu phải phản ánhtheo giá trị thực tế Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp để đơn giản và giảm bớt khối lợngghi chép tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hìnhnhập, xuất kho.

1.2.2.2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế :

 Giá thực tế nhập kho: Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu đợc nhập từnhiều nguồn khác nhau Tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập mà giá thực tế của vậtliệu nhập kho đợc xác định khác nhau nh sau :

- Đối với vật liệu mua ngoài :

Trong đó: Giá mua thực tế là giá ghi trên hoá đơn, do đó:

Nếu doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng phápkhấu trừ thì giá mua là giá cha có thuế giá trị gia tăng.

Nếu doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháptrực tiếp hoặc không thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng thì giá mua là tổng giáthanh toán( bao gồm cả thuế GTGT )

Chi phí mua thực tế bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phíthuê kho, bãi…

- Đối với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến :

- Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến thì :

Đối với vật liệu do đơn vị khác góp vốn liên doanh là giá thực tế do hội đồngliên doanh đánh giá.

- Phế liệu thu hồi thì giá thực tế vật liệu nhập kho là giá ớc tính.- Trị giá thực tế vật liệu xuất kho:

Vật liệu đợc thu mua nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau có giá mua khácnhau, nên khi xuất kho kế toán phải tính trị giá mua thực tế xuất kho theo phơng pháptính đã đăng kí áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán.

Để tính giá trị thực tế của vật liệu xuất kho, doanh nghiệp có thể lựa chọn mộttrong các phơng pháp sau:

- Tính theo đơn giá thực tế mua tồn đầu kỳ:

Theo phơng pháp này trị giá mua thực tế của vật liệu xuất kho đợc tính bằng công thức:

Trị giá thực tế

Trong đó:

- Tính theo đơn giá bình quân gia quyền, ta có :

Trị giá thực tế của Số lợng vật liệu Đơn giá bình quânvật liệu xuất kho = xuất kho x gia quyền

Các khoản giảmgiá mua hàngTrị giá thực tế vật liệu

mua ngoài nhập kho

Giá mua

thực tế mua thực tếChi phí

-Số tiền phảitrả chong ời nhậngia công chế

biếnTrị giá thực tế

vật liệu nhập khodo thuê ngoàigia công chế biến

Giá thực tếvật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến

Chi phí vận chuyểnbốc dỡ đến nơi chế biến và từ nơi đó về

doanh nghiệp

Trị giá thực tế vật liệunhập kho do thuê ngoài

gia công, chế biến

Trị giá thực tế vật liệu xuất gia

công chế biến

Chi phígia côngChế biến

vật liệu xuất kho = Số l ợng vật liệuxuất kho x Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ

Đơn giá bình quân gia

Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ

Số l ợng vật liệu tồn kho đầu kỳ

Trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ

+ Số l ợng vật liệu nhập trong kỳ=

- Tính theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO):

Theo phơng pháp này trớc hết phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho củatừng lần nhập và giả thiết vật liệu nào nhập kho trớc thì xuất trớc Sau đó căn cứ vàosố lợng xuất kho để tính giá thành thực tế xuất kho vật liệu theo nguyên tắc : tính theođơn giá thực tế nhập trớc đối với lợng xuất kho thuộc lần nhập trớc, số còn lại (tổngsố xuất kho – Xã hội” số xuất thuộc lần nhập trớc) đợc tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếpsau Giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu thuộc các lầnnhập sau cùng.

- Tính theo phơng pháp nhập sau, xuất trớc(LIFO):

Theo phơng pháp này cũng phải tính đợc đơn giá thực tế của từng lần nhập khovà cũng giả thiết vật liệu nào nhập kho sau thì xuất trớc Sau đó căn cứ vào số lợngxuất kho tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế của lầnnhập sau cùng đối với số lợng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại đợc tínhtheo đơn giá thực tế của các lần nhập trớc đó, giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ lại làgiá thực tế của vật liệu thuộc các lần nhập đầu kỳ.

- Tính theo giá thực tế đích danh.

Theo phơng pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi vật liệu theotừng lô hàng Khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất khovà đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho.

- Tính theo phơng pháp cân đối :

Theo phơng pháp này, trớc hết phải tính trị giá mua thực tế của hàng còn lạicuối kỳ bằng cách lấy số lợng hàng còn lại cuối kỳ nhân với đơn giá mua lần cuốicùng trong tháng Sau đó, dùng công thức cân đối tính trị giá mua thực tế của hàngxuất kho.

Trị giá mua Trị giá mua Trị giá mua Trị giá mua thực tế hàng = thực tế hàng + thực tế hàng - thực tế hàngxuất kho đầu kỳ nhập trong kỳ còn cuối kỳ

Để tính đợc trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho, cần phải phân bổ chi phí muacho số hàng đã xuất kho theo công thức:

Trên cơ sở trị giá mua thực tế của hàng xuất kho và chi phí mua của hàng xuấtkho là tính đợc, kế toán tổng hợp lại để xác định trị giá vốn thực tế cua hàng xuất khotheo công thức:

Trị giá vốn thực tế Trị giá mua thực tế Chi phí mua phân bổcủa hàng xuất kho = của hàng + cho hàng xuất kho

1.2.2.2.2 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán:

Đối với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, giá cả biến động, tìnhhình nhập xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên, thông tin về giá cả không kịp thời thì

Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất

Chi phí mua phân bổ cho hàng đầu kỳ

Trị giá mua thực tế của hàng còn

đầu kỳ

Chi phí mua hàng PS trong

+ tế của hàng nhập Trị giá mua thực trong kỳ=

Trị giá mua thực

tế của hàng xuất

kho

việc hạch toán theo giá thực tế rất phức tạp và khó khăn, nhiều khi không thực hiện ợc Do vậy có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất hàng ngày.

đ-Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tự quy định thống nhất trongphạm vi toàn doanh nghiệp, đợc sử dụng ổn định trong một thời gian dài, giá nàykhông có tác dụng giao dịch với bên ngoài Hàng ngày khi có nghiệp vụ xuất kho vậtliệu thì kế toán ghi theo giá hạch toán Cuối kỳ phải điều chỉnh theo giá thực tế để ghisổ kế toán tổng hợp Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế đợc tính nh sau:

- Trớc hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán theo công thứcsau:

1.2.3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho

1.2.3.1Chứng từ kế toán sử dụng để kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Mọi nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập, xuất vật liệu đều phải đợc phảnánh ghi chép vào các chứng từ kế toán theo đúng nội dung quy định của nhà nớcnhằm đảm bảo cơ sở pháp lý để ghi chép trên thẻ kho và sổ kế toán Đây cũng là cơsở để kiểm tra tình hình biến động về số lợng của từng thứ vật liệu hiện có nhằm quảnlý vật liệu một cách có hiệu quả.

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành ltheo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKTngày 1/1/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính và luật thuế GTGT thì các chứng từ kế toánvật liệu gồm: Phiếu nhập kho(Mẫu 01-VT), phiếu xuất kho(Mẫu 02-VT), phiếu xuấtkho kiêm vận chuyển nội bộ(Mẫu 03-VT), biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hànghoá(Mẫu 08-VT), hoá đơn kiêm phiếu xuất kho(Mẫu 02-BH), phiếu mua hàng(Mẫu13-BH).

Ngoài ra có thể sử dụng các chứng từ hớng dẫn nh: Biên bản kiểm nghiệm(Mẫu 05-Vt), phiếu báo vật liệu còn lại cuốikỳ (Mẫu 07-VT), phiếu xuất vật t theohạn mức (Mẫu 04- VT), chứng từ hoá đơn thuế GTGT, và các chứng từ khác tuỳ thuộcvào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp.

1.2.3.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu

Để kế toán chi tiết vật lỉệu, tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết trongdoanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:

Trị giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ

Trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ

+ Trị giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ=

- Sổ số d

- Ngoài ra ngời ta còn có thể sử dụng các bảng kê nhập, xuất, các bảng luỹkế tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu.

1.2.3.3 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu

Tuỳ theo điều kiện sản xuất kinh doanh, yêu cầu và trình độ quản lý mà việcghi chép, phản ánh của thủ kho và kế toán cũng nh việc kiểm tra đối chiếu số liệugiữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và phòng kế toán đợc tiến hành theo một trong cácphơng pháp sau:

 Theo phơng pháp ghi thẻ song song

Theo phơng pháp này thủ kho tiến hành ghi chép tình hình nhập, xuất tồn trên thẻ khovề mặt số lợng, phòng kế toán ghi chép cả về mặt số lợng và giá trị của từng thứ vậtliệu trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết Trình tự ghi chép nh sau:

- ở kho: hàng ngày khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phảikiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số thực nhập, xuất vàochứng từ và thẻ kho Cuối ngày tính ra số tồn ghi vào thẻ kho Định kỳ thủ khochuyển các chứng từ nhập, xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòngkế toán.

- ở phòng kế toán: Mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu cho từng thứ tơngứng với thẻ kh ở từng kho để phản ánh cả số lợng và giá trị vật liệu Trên cơ sở cácchứng từ nhập kho do thủ kho gửi lên, sau khi kiểm tra hoàn chỉnh đầy đủ kế toántiến hành ghi vào sổ (thẻ) chi tiết vật liệu liên quan Cuối tháng kế toán cộng sổchi tiết và tiến hành đối chiếu với thẻ kho tơng ứng, nhằm đảm bảo tính chính xáccủa số liệu trớc khi lập báo cáo nhanh vật liệu Cũng vào cuối tháng, kế toán cộngsố liệu các sổ (thẻ) chi tiết, sau đó căn cứ vào số liệu dòng cột ở sổ (thẻ) chi tiết đểghi vào bảng kê nhập, xuất, tồn kho theo thứ, nhóm vật liệu.

 Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển

- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nh phơng pháp ghi thẻ songsong.

- ở phòng kế toán: Định kỳ, sau khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho từ thủkho, kế toán thực hiện kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ Sau đó thực hiện tập hợp cácchứng từ nhập, xuất theo từng thứ vật liệu, kế toán có thể lập bảng kê nhập, bảng kêxuất vật liệu để thuận tiện cho việc theo dõi và ghi sổ đối chiếu luân chuyển cuốitháng Sổ đối chiếu luân chuyển đợc kế toán mở cho cả năm và đợc ghi vào cuốitháng Sổ đợc dùng để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu củatừng kho và theo dõi cả chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu thành tiền trong cả tháng Mỗi thứvật liệu đợc ghi một dòng trên sổ Sau khi hoàn thành việc ghi sổ đối chiếu luânchuyển, kế toán đối chiếu số liệu trên sổ này với số liệu trên thẻ kho và số liệu trên sổliên quan.

- ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d theo dõi từng kho dùng cho cả nămđể ghi số tồn kho của từng nhóm, thứ, loại vật liệu vào cuối tháng theo chỉ tiêu giátrị Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ khocủa thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho Sau khi kiểm tra kế toán kýxác nhận vào thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ Kế toán kiểm tra lại vàhoàn chỉnh chứng từ, sau đó tổng hợp giá trị của vật liệu theo từng nhóm, loạinhập, xuất để ghi vào cột “thành tiền” Tổ chức công tác kế toán của phiếu giao nhận chứng từ Số liệu này đ-

ợc ghi vào bảng kê luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất để ghi vào các phần nhập, xuấttrên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho rồi tính ra số tồn kho cuối tháng cuatừng nhóm, loại vật liệu tồn kho và ghi vào cột “tồn kho cuối tháng” Tổ chức công tác kế toán của bảng kênày Cuối tháng khi nhận sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán tính giá trị hạch toáncủa số tồn kho để ghi vào sổ số d cột “thành tiền” Tổ chức công tác kế toán Căn cứ vào cột số tiền tồn khocuối tháng trên sổ số d để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợpvà số liệu của kế toán tổng hợp.

1.2.4Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện kế toán trên máy vi tính.

1.2.4.1Chứng từ kế toán sử dụng:

Các hoạt động nhập, xuất kho vật liệu luôn xảy ra trong các doanh nghiệp sảnxuất Để quản lý chặt chẽ theo dõi tình hình biến động và hiện có của vật liệu, kế toánphải lập các chứng từ cần thiết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng chế độghi chép ban đầu về vật liệu đã đợc nhà nớc ban hành Những chứng từ hợp lệ, hợppháp này là cơ sở tiến hành ghi chép trên thẻ kho, trên sổ kế toán để kiểm tra giám sáttình hình biến động và số hiện có của từng thứ vật liệu nhằm thực hiện có hiệu quảviệc quản lý vật liệu phục vụ đầy đủ kịp thời nhu cầu cho hoạt động sản xuất kinhdoanh Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính các chứng từ về kế toán vậtliệu bao gồm:

- Phiếu nhập kho(Mẫu 01 - VT)- Phiếu xuất kho(Mẫu 02 – Xã hội” VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(Mẫu 03 – Xã hội” VT)- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá(Mẫu 08 – Xã hội” VT)- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho(Mẫu 02 – Xã hội” BH)

Bên cạnh sổ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp đợc thực hiện theo chế độkế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141 ngày 01/11/1995 của Bộ tr-ởng Bộ Tài Chính kể từ ngày 01/01/1999 bổ sung thêm mẫu sổ sau theo quyết định885 – Xã hội” BTC ngày 16/05/1998

- Hoá đơn giá trị gia tăng(Mẫu số 01/GTGT)- Hoá đơn bán hàng(GTGT mẫu số 02/GTGT)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nớccác doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh sau:

- Phiếu xuất vật t theo định mức (Mẫu số 04 – Xã hội” VT)- Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu số 05 – Xã hội” VT)- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07 – Xã hội” VT)

Và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào các đặc điểm, tình hình cụ thể của từngdoanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau.

Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theođúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Ngời lập chứng từ phải chịutrách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế – Xã hội” Tàichính phát sinh.

Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theo đúng trìnhtự và thời gian do kế toán trởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổnghợp kịp thời các bộ phận, các nhân tố có liên quan.

 Mã hoá, khai báo, cài đặt

Để tiện sử dụng chứng từ trong điều kiện sử dụng máy vi tính thì ta phải tiến hànhphân loại chứng từ sau đó mã hoá cài đặt trên máy.

Khi mua phần mềm kế toán về thì đơn vị cần tiến hành khai báo, đăng ký các nhómchứng từ cần sử dụng của đơn vị mình Công việc đăng ký chứng từ với chơng trình đ-ợc thực hiện nh sau: Vào Menu Dữ liệu/ Đăng ký chứng từ

Sau đó màn hình sẽ hiện lên giao diện cho phép ta nhập các chứng từ vào máy theonhóm, loại chứng từ tuỳ theo yêu cầu quản lý của đơn vị.

Mỗi nhóm (loại) chứng từ đợc nhập vào một dòng Trong mỗi nhóm loại chứng từ lạicho phép ta nhập từng chứng từ vào, mỗi chứng từ lại đợc nhập trong một dòng.

Sau khi nhập xong thì ấn nút kết thúc.

1.2.4.2Tài khoản kế toán sử dụng.

Vật liệu là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp Việctheo dõi tình hình nhập – Xã hội” xuất – Xã hội” tồn kho phụ thuộc vào doanh nghiệp áp dụng ph-ơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc kiểm kêđịnh kỳ.

1.2.4.2.1Kế toán tổng hợp vật liệu theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho đợc áp dụng trong phần lớn cácdoanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thơng mại kinh doanh những mặt hàng cógiá trị lớn nh máy móc, thiết bị, ô tô…

Theo phơng pháp này kế toán tổng hợp vật liệu sử dụng các tài khoản: TK 151,TK 152, TK 331, TK 159, TK 621, TK 133…

Tài khoản 151 – Xã hội” “ Hàng mua đang đi đờng” Tổ chức công tác kế toán, dùng để phản ánh trị giá các loạihàng hoá vật t mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, nhng cha về nhậpkho của doanh nghiệp, còn đang trên đờng vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đãvề đến doanh nghiệp nhng đang chờ kiểm nhận, nhập kho.

Tài khoản 152 – Xã hội” “ Nguyên liệu, vật liệu” Tổ chức công tác kế toán dùng để phản ánh trị giá hiện có vàtình hình biến động của các loại nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp.

Tài khoản 331 – Xã hội” “ Phải trả cho ngời bán” Tổ chức công tác kế toán dùng để phản ánh tình hình thanhtoán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho ngời bán vật t, hàng hoá, ngờicung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.

Tài khoản 621 – Xã hội” “ Chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp” Tổ chức công tác kế toán dùng để phản ánhcác chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm.

Tài khoản 133 – Xã hội” “ Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ” Tổ chức công tác kế toánBên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

Bên Có: - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ

- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ- Số thuế GTGT đầu vào đã hoàn lại

Số d bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ, số thuế GTGT đầu vàođợc hoàn lại nhng ngân sách nhà nớc cha hoàn lại.

Tài khoản 133 có hai tài khoản cấp 2: TK 1331 – Xã hội” “ Thuế giá trị gia tăng đợckhấu trừ của hàng hoá, dịch vụ” Tổ chức công tác kế toán, TK 1332 – Xã hội” “ Thuế giá trị gia tăng đ ợc khấu trừ củatài sản cố định” Tổ chức công tác kế toán

Ngoài các tài khoản trên kế toán tổng hợp còn sử dụng các tài khoản có liênquan khác nh:

Sơ đồ kế toán vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

TK152

TK 154 TK152 Nhập kho vật liệu do tự chế Xuất vật liệu dùng trực

tiếp cho chế tạo sản thuê ngoài gia công phẩm

TK627,641,642,241 TK 411

Nhận vốn góp liên doanh Xuất kho vật liệu phục vụ cấp phát, quyên tặng sản xuất, bán hàng, QLDN, XDCB

TK 128,228 TK 632(157) Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất kho vật liệu để

bán theo trị giá thực tế xuất kho

TK 338(3381) TK 154 Phát hiện thừa khi kiểm kê Xuất kho vật liệu tự chế

TK 421 hoặc thuê ngoài gia công Chênh lệch tăng do chế biến

TK 138(1381) đánh giá lại Phát hiện thừa khi kiểm kê

TK111,112,331 TK151 Giá TK 128,228 Cuối tháng hàng vẫn Nhập kho mua Xuất kho vật liệu góp vốn cha về nhập kho hàng đang liên doanh theo trị giáTTXK

đi đờng TK 412 kỳ trớc Chênh lệch giảm do đánh Giá mua

giá lại ( Giá mua+

thuếNK ) TK133 Nhập kho hàng mua VAT

hàng nhập khẩu (tổng giá thanh toán)

thuế GTGT đợc khấu trừ

+ Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháptrực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT

- Khi mua vật t dùng vào hoạt động sản xuất thì giá vật t mua vào là tổng giáthanh toán( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào), ghi:

Nợ TK 152 Tổng giá thanh toán

Có TK 111,112,331 (Bao gồm cả thuế GTGT đầu vào) * Đối với hàng hoá nhập khẩu thì thuế GTGT đợc tính vào trị giá hàng hoá muavào, ghi:

Nợ TK 152 Tổng giá thanh toán Có TK 111,112,331

1.2.4.2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo ph ơng pháp kiểm kê định kỳ

Phơng pháp này không theo dõi thờng xuyên liên tục tình hình nhập, xuất, tồnkho nguyên vật liệu trên các tài khoản hàng tồn kho tơng ứng Phơng pháp này quyđịnh áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loạihoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thơng mại kinh doanh các mặt hàng có giá trịthấp, mặt hàng nhiều

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ sử dụngcác tài khoản:

Tài khoản 611 “Mua hàng” Tổ chức công tác kế toán dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu muavào trong kỳ Tài khoản 611 không có số d và đợc mở thành hai tài khoản cấp 2:+TK 6111“Mua nguyên vật liệu” Tổ chức công tác kế toán

+TK 6112” Tổ chức công tác kế toánMua hàng hoá” Tổ chức công tác kế toán

Theo phơng pháp này không sử dụng TK 151, TK 152 để theo dõi tình hìnhnhập xuất trong kỳ mà chỉ dùng kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng mua đangđi đờng lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611 “Mua hàng” Tổ chức công tác kế toán.

Ngoài ra kế toán cũng sử dụng tài khoản liên quan khac nh phơng pháp kê khaithờng xuyên.

 Trình tự kế toán:

Kế toán theo phơng pháp kiểm kê định kỳ đợc tiến hành theo sơ đồ sau:

Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

TK611” Tổ chức công tác kế toánMua hàng” Tổ chức công tác kế toán

TK151,152 TK151,152 Kết chuyển trị giá thực

Kết chuyển trị giá thực tế vật tế vật liệu tồn đầu kỳ liệu tồn cuối kỳ

TK 411 TK111,112,138

Nhận vốn góp cổ phần bằng Chiết khấu hàng mua đợc vật t hởng, giảm giá, hàng mua trả lại

TK 421 TK621,627,641,642 Chênh lệch đánh giá tăng Trị giá thực tế của vật liệu xuất

dùng cho SX,quản lý,bán hàng TK632 Trị giá thực tế vật liệu xuất bán

TK111,138,334 Trị giá vật liệu thiếu hụt

TK111,112,331,141,311

TK 412 Chênh lệch đánh giá giảm Giá mua

(Giá mua+ Nhập kho hàng thuế NK)

mua,hàng NK TK 133 (Tổng giá thanh

toán) Thuế GTGT đợc khấu trừ

 Mã hoá, khai báo, cài đặt:

Cũng nh các chứng từ kế toán, khi đa chơng trình phần mềm kế toán vào sử dụng thìđơn vị cần tiến hành đăng ký các tài khoản sử dụng từ chi tiết tới tổng hợp

Vào Menu Hệ thống/ Đăng ký Tài khoản

Sau đó nhập mỗi tài khoản vào một dòng trên màn hình nhập Muốn đăng ký chi tiếtcho tài khoản nào thì ta nhấn vào tài khoản đó sau đó đăng ký chi tiết cấp 1 và cấp 2(nếu có) cho tài khoản chủ.

Để kết thúc việc đăng ký thì ta nhấn kết thúc hoặc ESC

1.2.4.3 Hệ thống sổ kế toán vật liệu

Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng mà sử dụng nhữngmẫu sổ kế toán thuộc hình thức đó để cung cấp những thông tin kế toán kịp thời, đầyđủ, chính xác.

Hiện nay các doanh nghiệp thờng sử dụng các hình thức kế toán sau: Hình thức kếtoán chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán nhật ký chung, hình thức kế toán nhật kýchứng từ.

 Hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ” Tổ chức công tác kế toán

Các sổ kế toán tổng hợp sử dụng trong hình thức kế toán này gồm có: Sổ đăngký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản Còn các sổ, thẻ kế toán chi tiết đợc mở theoyêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

 Hình thức kế toán “nhật ký chung” Tổ chức công tác kế toán

Các sổ kế toán sử dụng trong hình thức này gồm có: Sổ nhật ký chuyên dùng,sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản và các sổ kế toán chi tiết liên quan.

 Hình thức nhật ký chứng từ

Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức này gồm có: Các nhật ký chứng từ, cácbảng kê, bảng phân bổ.

 Báo cáo kế toán:

Kế toán nguyên vật liệu sử dụng Báo cáo nhập xuất tồn vật liệu để theo dõi tìnhhình nhập, xuất và tồn kho vật liệu trong tháng Báo cáo này đợc lập vào cuối tháng.

Trong điều kiện sử dụng máy vi tính thì tất cả các loại sổ sách (cả tổng hợp vàchi tiết) tài khoản và chứng từ kế toán hầu hết đợc cài đặt sẵn trong chơng trình ngaytừ khi cài đặt và đa vào sử dụng Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứngtừ gốc ta tiến hành nhập liệu vào chơng trình, chơng trình sẽ tự động kết chuyển vàocác sổ kế toán chi tiết và tổng hợp

+ Mã hoá, khai báo, cài đặt

Đơn vị cần xây dựng danh mục các loại sổ sách cần sử dụng sau đó tiến hành đăng kývới chơng trình để khi nhập liệu xong thì sẽ đợc tự động kết chuyển tới các sổ sách kếtoán.

Việc đăng ký sổ sách, báo cáo kế toán với chơng trình cũng đợc tiến hành tơng tự nhđối với tài khoản kế toán và chứng từ kế toán.

Đăng ký sổ sách, báo cáo kế toán đợc tiến hành nh sau:

Vào Menu Sổ sách, báo cáo/Đăng ký sổ sách, báo cáo.

Sau đó tiến hành tơng tự nh đã khai báo, đăng ký chứng từ và tài khoản kế toán.

Trình tự ghi sổ kế toán trong kế toán máy có thể khái quát theo sơ đồ sau:

Quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động

Nhập dữ liệu

Tự động chuyển sổ

Tổng hợp dữ liệu cuối tháng

 Kiểm tra, xem, sửa và in sổ, báo cáo:

Sau khi tiến hành nhập liệu xong thì trớc khi in sổ, báo cáo ta có thể xem vàsửa nếu có sai sót Để xem báo cáo hay loại sổ nào thì nhấn con trỏ vào báo cáo haysổ đó và nhấn nút xem hoặc in Các nút nhỏ ở bên cạnh báo cáo tài chính cho phépthêm, sửa các mục tài khoản tạo nên các chỉ tiêu của báo cáo Nút nhỏ ở bên phải d ớicùng cho phép xem các chỉ tiêu đặc trng tài chính của đơn vị.

1.3 Tổ chức phân tích tình hình cung cấp và sử dụng nguyên vật liệu

1.3.1 Sự cần thiết phải phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệutrong doanh nghiệp.

Chứng từ ban đầu

Nhập dữ liệu vào máy tính

Xử lý tự động theo ch ơng

Để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, cùng với việc đảm bảo các yếu tố lao độngphải thực hiện tốt việc cung cấp vật liệu cho sản xuất Vì vậy phân tích tình hình quảnlý, sử dụng nguyên vật liệu cũng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.

Phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu thực chất là nghiên cứumột trong các yếu tố chủ yếu của sản xuất Thông qua việc phân tích này giúp doanhnghiệp nắm bắt đợc việc cung cấp, bảo quản nguyên vật liệu,sử dụng nguyên vật liệu,so sánh với nhiệm vụ kế hoạch đã đề ra Qua đó đánh giá chính xác cụ thể các kết quảđã đạt đợc, tìm ra các nguyên nhân, nhân tố ảnh hởng tích cực cũng nh tiêu cực đếnkế quả đó Từ đó đề ra các biện pháp quản lý, sử dụng nguyên vật liệu đảm bảo choquá trình sản xuất đợc liên tục, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu để giảm chi phí, hạgiá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Đồng thời xuất phát từ vị trí vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuấtđòi hỏi phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụngvà để theo dõi sự biến động về vật liệu thì cần quản lý tốt về khối lợng, chất lợng, quycách, chủng loại, giá cả và chi phí mua cũng nh kế hoạch mua theo đúng tiến độ thờigian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Để quản lý tốt vật liệu thì phải nắm bắt đợc tình hình nhập, xuất, tồn kho vậtliệu về số lợng, giá cả, giá trị một cách chi tiết từng thứ, từng loại, từng nhóm vật liệu.Trong khâu thu mua phải xem xét quy cách, phẩm chất, chất lợng, mẫu mã, giá mua,chi phí mua Trong khâu dự trữ bảo quản cần phải theo dõi tổ chức tốt kho tàng, bếnbãi, dự trữ hợp lý tránh tình trạng thất thoát, mất mát nên trang bị các phơng tiện cân,đong, đo, đếm Dự trữ hợp lý nghĩa là dự trữ không thừa nhng cũng không thiếu đảmbảo cho quá trình sản xuất đợc liên tục, đúng tiến độ, tránh trờng hợp khi công nhâncần vật liệu để sản xuất lại không có và ngợc lai Trong khâu sử dụng cần phải sửdụng tiết kiệm , theo định mức Tiết kiệm ở đây không phải là trong quá trình sử dụngbớt xén hoặc cũng không phải thay đổi các loại vật liệu không theo thiết kế hoặckhông phải sử dụng vật liệu rẻ tiền mà chất lợng lại không đảm bảo Trong trờng hợpcó thể sử dụng đợc vật liệu thay thế rẻ hơn nhng phải đảm bảo đợc chất lợng sảnphẩm.

Sử dụng nguyên vật liệu theo định mức là sử dụng nguyên vật liệu trên nguyêntắc tôn trọng định mức về khối lợng vật liệu theo thiết kế.

1.3.2 Nội dung và phơng pháp phân tích:

Phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu bao gồm các nội dungchính sau:

 Thứ nhất : Phân tích tình hình đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất nghĩa là

phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu về tổng khố lợng nguyên vật liệucũng nh đảm bảo nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ cho quá trình sản xuất.Bên cạnh đó phải phân tích tình hình khai thác các nguồn cung cấp nguyên vậtliệu.

- Phân tích tình hình cung cấp về khối lợng nguyên vật liệu:

Trong nền kinh tế thị trờng với sự có mặt của rất nhiều nhà cung cấp thì vậtliệu đợc nhập về doanh nghiệp cũng từ nhiều nguồn khác nhau nh: nhập khẩu, liêndoanh, liên kết, mua ngoài…Mỗi nguồn nhập lại có một giá khác nhau Vì vậy đểđánh giá tình hình cung cấp về tổng khối lợng nguyên vật liệu không thể dựa vào giáthực tế của chúng mà phải biểu hiện khối lợng nguyên vật liệu thực tế cung cấp theogiá kế hoạch Phân tích vấn đề này cần phải dựa vào tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cungcấp về tổng khối lợng nguyên vật liệu (Tvt) Công thức tính nh sau:

Trong đó:

i Vki.gkin

i Vli.gki

Τ

Tvt :Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về tổng khối lợng nguyên vật liệuVli, Vki : Số lợng thực tế, số lợng kế hoạch cung cấp về từng loại nguyên vậtliệu.

gki : Đ ơn giá kế hoạch từng loại nguyên vật liệu.Cách đánh giá:

+ Nếu Tvt > 100% chứng tỏ doanh nghiệp hoàn thành vợt mức kế hoạch cungcấp về tổng khối lợng nguyên vật liệu.

+ Nếu Tvt = 100% Chứng tỏ doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch cung cấp tổngkhối lợng nguyên vật liệu.

+ Nếu Tvt < 100% chứng tỏ doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch cung cấpvề tổng khối lợng nguyên vật liệu.

Phân tích tình hình cung cấp về khối lợng vật liệu chỉ mới biết đợc những nétchung nhất về vấn đề này Mọi nhân tố cá biệt đã đợc bù trừ lẫn nhau ngay cả trongtrờng hợp doanh nghiệp hoàn thành vợt mức kế hoạch cung cấp về tổng khối lợngnguyên vật liệu, nhng tình trạng ngừng sản xuất vẫn xảy ra nếu không hoàn thành kếhoạch cung cấp về các loại nguyên vật liệu chủ yếu.

- Phân tích tình hình cung cấp về các loại nguyên vật liệu chủ yếu:

Các loại nguyên vật liệu chủ yếu là các loại nguyên vật liệu không thể thay thếđợc Nó tham gia cấu thành nên thực thể sản phẩm Vì vậy để đảm bảo sản xuấtkhông bị gián đoạn, trớc hết doanh nghiệp phải đảm bảo cung cấp đầy đủ các loạinguyên vật liệu chủ yếu.

Phân tích tình hình cung cấp các loại nguyên vật liệu chủ yếu nhằm mục đíchthấy rõ ảnh hởng của việc cung cấp nguyên vật liệu đối với việc đảm bảo tính liên tụccủa sản xuất của doanh nghiệp Khi phân tích chỉ cần một loại nguyên vật liệu chủyếu, khối lợng cung cấp thực tế thấp hơn kế hoạch là đủ để kết luận doanh nghiệpkhông hoàn thành kế hoạch cung cấp về các loại nguyên vật liệu chủ yếu Tuy vậy đểthấy rõ hơn mức độ thực hiện kế hoạch, có thể dựa vào tỉ lệ hoàn thành kế hoạch cungcấp về các loại vật liệu chủ yếu (Tvc).

Công thức tính nh sau:

Trong đó:

Tvc: Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về các loại nguyên vật liệu chủ yếu.Vli: Số thực tế cung cấp trong giới hạn kế hoạch về các loại nguyên vật liệu chủyếu.

Vki:Số kế hoạch cung cấp về các loại nguyên vật liệu chủ yếu.gki : Đơn giá kế hoạch của từng loại nguyên vật liệu chủ yếu.Cách đánh giá:

+ Nếu Tvc = 100% kết luận doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch cung cấp về cácloại nguyên vật liệu chủ yếu.

+ Nếu Tvc <100% kết luận doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch cung cấpvề các loại nguyên vật liệu chủ yếu.

Khi nhịp điệu sản xuất khẩn trơng, việc nắm bắt kịp thời tiến độ cung cấp cácloại nguyên vật liệu chủ yếu là cần thiết đối với mọi doanh nghiệp sản xuất bởi vì nóliên quan trực tiếp tới tiến độ sản xuất Tuỳ thuộc trọng điểm nguyên vật liệu cầnquản lý một cách sát sao, mà xác định loại nào cần thờng xuyên phân tích và ra thôngbáo kịp thời để chấn chỉnh ở khâu cung cấp.

i Vki.gkin

i .gkikliV



Khi thờng xuyên phân tích tình hình cung cấp về các loại nguyên vật liệu chủyếu thờng sử dụng chỉ tiêu số ngày đảm bảo sản xuất Dựa vào chỉ tiêu này có thể biếtđợc đến một ngày nào đó, số lợng nguyên vật liệu còn đủ đảm bảo sanả xuất trongbao nhiêu ngày.

Công hức xác định số ngày đảm bảo sản xuất của từng loại nguyên vật liệu nhsau:

Trong đó:

Nd: Số ngày đảm bảo sản xuất.

Vc: Số lợng hiện còn của từng loại nguyên vật liệu

m: Mức tiêu hao bình quân một ngày về từng loại nguyên vật liệu.

 Thứ ha i: Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất

sản phẩm nghĩa là phân tích mức tiêu hao bình quân của từng loại nguyên vậtliệu, phân tích đơn giá nguyên vật liệu xuất dùng, phân tích giá trị phế liệu thuhồi và giá trị vật liệu thay thế Trong đó, việc phân tích mức tiêu hao nguyênvật liệu có ý nghĩa quan trọng nhất trong công tác phân tích tình hình quản lý,sử dụng nguyên vật liệu.

 Ph ơng pháp phân tích:

Để thực hiện đợc các mục đích đã đề ra phân tích có thể sử dụng một hệ thốngcác phơng pháp khác nhau, trong đó có cả phơng pháp nghiên cứu của một số mônkhoa học khác và có những phơng pháp nghiên cứu riêng của phân tích.

- Phơng pháp phân chia các hiện tợng và kết quả kinh tế Để nhận thức đợcchúng ta cần phải phân chia các hiện tợng và kết quả kinh tế theo những tiêu thứckhác nhau nh theo yếu tố cấu thành, theo địa điểm phát sinh và theo thời gian.

- Phơng pháp so sánh: Qua so sánh ngời ta sẽ biết đợc kết quả thực hiệnvới mục tiêu đề ra, qua so sánh có thể biết đợc tốc độ , nhịp độ phát triển của cáchiện tợng và kết quả kinh tế hoặc qua so sánh giúp ngời ta biết đợc mức độ tiêntiến hay lạc hậu của từng đơn vị.

- Phơng pháp thay thế liên hoàn: Phơng pháp này đợc sử dụng để xác địnhmức độ ảnh hởng của từng nhân tố đến kết quả kinh tế khi các nhân tố ảnh hởngnày có liên quan hệ tích số, thơng số hoặc kết hợp cả tích và thơng số với kết quảkinh tế.

- Phơng pháp cân đối: Đợc sử dụng để tính mức độ ảnh hởng của từngnhân tố khi chúng có quan hệ tổng với chỉ tiêu phân tích.

- Phơng pháp tơng quan: Đợc sử dụng để đánh giá các quy luật biến động,chu kỳ thay đổi của các kết quả kinh tế thông qua các hàm số xác định đợc thiếtlập trên cơ sở mối quan hệ giữa các hiện tợng, quá trình và kết quả kinh tế.

Khi phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu ở doanh nghiệp ờng sử dụng phơng pháp so sánh và phơng pháp thay thế liên hoàn.

th-mVc

Chơng 2:

Tình hình thực về tổ chức công tác kế toán nguyênvật liệu tại công ty in Bộ lao động thơng binh và xã hội.2.1 Đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh và quản lý sản xuất kinh doanh tạicông ty.

2.1.1 Lịch sử hình thành, quá trình phát triển của công ty.

Công ty in Bộ lao động thơng binh và xã hội là một doanh nghiệp nhà nớc trựcthuộc Bộ lao động thơng binh và xã hội, hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tếđộc lập, có t cách pháp nhân, có con dấu riêng và đợc mở tài khoản tại ngân hàng nhànớc Công ty đợc thành lập từ ngày 8 – Xã hội” 11 – Xã hội” 1983 với quy mô ban đầu là xởng innhằm phục vụ cho công tác in trong ngành (quyết định thành lập số 287 QĐ/TB – Xã hội”XH ngày 8 – Xã hội” 11 – Xã hội” 1983 của bộ trởng Bộ TB và XH).

Doanh nghiệp đợc phép đặt trụ sở chính tại ngõ Hoà Bình 4, phờng Minh Khai,quận Hai Bà Trng thành phố Hà Nội.

Sau một thời gian hoạt động xởng in TB đã phát triển với quy mô lớn hơn vànhiệm vụ đợc giao cũng nặng nề hơn Bộ TB và XH đã quyết định chuyển xởng in TBthành xí nghiệp in Bộ TB và XH (quyết định thành lập số 163/QĐTB-XH ngày 4 – Xã hội” 9– Xã hội” 1986).

Sau khi hai bộ là Bộ LĐ và Bộ TB – Xã hội” XH đợc xát nhập thành Bộ LĐ-TB và XHthì xí nghiệp in đợc sát nhập với xí nghiệp sản xuất dịch vụ đời sống.

Năm 1990, do chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinhtế thị trờng để phù hợp với tình hình mới, Bộ LĐ-TB và XH lại quyết định thành lậpxí nghiệp in và sản xuất dụng cụ ngời tàn tật (quyết định số 18/LĐTB – Xã hội” QĐ ngày 16– Xã hội” 1 – Xã hội” 1991).

Nhng sau một năm hoạt động Bộ LĐ - TB và XH lại ra quyết định thành lậpnhà in Bộ LĐ - TB và XH ( theo quyết định số 152/LĐTB – Xã hội” XH – Xã hội” QĐ ngày 20 – Xã hội” 3– Xã hội” 1992) trên cơ sở tách từ xí nghiệp in và sản xuất dụng cụ ngời tàn tật.

Cho tới năm 2001, theo quyết định số 171/LĐTB – Xã hội” XH – Xã hội” QĐ ngày 7 – Xã hội” 4 – Xã hội”2001 nhà in Bộ LĐ - TB và XH lại đổi tên thành Công ty in Bộ LĐ - TB và XH.

Là một công ty thuộc hệ thống kinh tế quốc doanh, Công ty in Bộ LĐ - TB vàXH Phải thực hiện các nhiệm vụ do nhà nớc giao cho vừa phải tự vận động tìm nguồnhàng để đứng vững trong nền kinh tế thị trờng Nhiều năm qua nhờ việc tăng cờngtrong lĩnh vực quản lý, đổi mới trang thiết bị, máy móc, công suất chất lợng của Côngty đã tăng lên nhiều lần so với trớc, sản phẩm của công ty đã và luôn luôn khẳng địnhđợc chỗ đứng của mình trên thị trờng cả nớc Do đó doanh thu của công ty năm sauluôn luôn cao hơn năm trớc, đời sống của cán bộ công nhân viên đợc cải thiện Hàngnăm Công ty thực hiện nghĩa vụ đầy đủ với Nhà nớc.

Sau đây là một số chỉ tiêu của công ty in Bộ LĐ - TB và XH:

Qua số liệu trên ta thấy Công ty in Bộ LĐ - TB và XH không ngừng mở rộng,phát triển các hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các chỉ tiêu về tổng nguồnvốn, doanh thu, thu nhập bình quân của công nhân tăng nhanh.

Đến nay Công ty đã là một trong những doanh nghiệp có tên tuổi và có uy tíntrên thị trờng in ấn toàn quốc Các sản phẩm của Công ty không ngừng đợc hoàn thiệnvà tạo đợc lòng tin vững chắc với khách hàng Các khách hàng quen thuộc của côngty đều là những doanh nghiệp đang phát triển mạnh nh:…

Tất cả những điều đó khẳng định Công ty in Bộ LĐ - TB và XH đang ngàycàng phát triển và có một chỗ đứng vững chắc, uy tín trong lĩnh vực in ấn, chế bản.

2.1.2 Tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty in Bộ LĐ - TB và XH.

Công ty in Bộ LĐ - TB và XH la loại doanh nghiệp sản xuất cỡ vừa, sản xuấtlàm ra phụ thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng yêu cầu thông qua hợp đồng kinhtế nên chủng loại sản phẩm rất phong phú: in các ấn phẩm, tài liệu, biểu mẫu, tạp chí,báo và sổ sách, nhãn mác khác nhau….Các máy móc thiết bị sản xuất của Công tyhiện nay đều là các máy móc hiện đại, phù hợp với quy trình in Đội ngũ công nhânviên làm việc lâu năm và có trình độ chuyên môn cao Tất cả mọi phần việc trong quytrình sản xuất đều đợc chuyên môn hoá theo lao động và theo máy móc Đặc biệt làhiện nay chỉ còn rất ít các chi tiết sản phẩm đợc làm thủ công, cả dây truyền sản xuấtđã đợc hiện đại hoá Sau mỗi loạt sách đợc sản xuất ra, sản phẩm đợc đóng gói vàgiao ngay cho khách hàng từ phân xởng hoàn thiện sách.

- Thiết kế kỹ thuật: Khi nhận đợc tài liệu gốc, bộ phận thiết kế kỹ thuậttrên cơ sở nội dung in thiết kế nên các yêu cầu in.

- Vi tính: Nhiệm vị của bộ phận này là đa bản thiết kế vào vi tính, tiếnhành điều chỉnh bố trí các trang in: Tranh ảnh, dòng, cột, kiểu chữ….Nếu kháchhàng có yêu cầu chụp ảnh thì sẽ tiến hành chụp ảnh Thông thờng thì khách hàngvẫn thờng có ảnh kèm theo.

Công tác phim tiến hành sửâ và sắp xếp phim để khi in hợp với khổ giấy in.- Bình bản: Trên cơ sở các tài liệu, phim ảnh, bình bản làm nhiệm vụ bố trítất cả các loại ( chữ, hình ảnh…) có cùng một màu vào các tấm mi ca theo từngtrang in.

- Phơi bản: Trên cơ sở các tấm mi ca do bộ phận bình bản chuyển sang, bộphận phơi bản có nhiệm vụ chế bản vào khuôn nhôm hoặc kẽm.

- In: Khi nhận đợc các chế bản khuôn in nhôm hoặc kẽm (đã đợc phơi) lúcnày bộ phận in offset 4 trang, offset 8 trang, offset 10 trang, offset 16 trang sẽ tiếnhành ion hàng loạt theo các chế bản khuôn in đó.

- Thành phẩm: Khi nhận đợc các bản in, bộ phận thành phẩm sẽ tiến hànhđóng quyển (xén, pha, xén thành phẩm) kiêm thu thành phẩm, đóng gói nhập khovà chuyển cho khách hàng.

Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuấtở Công ty in Bộ LĐ - TB và XH

Tơng ứng với mỗi giai đoạn công nghệ ở nhà in có một bộ phận công nhân đểđảm nhiệm, đợc sắp xếp, tổ chức thành các phân xởng sản xuất, tổ sản xuất.

- Phân xởng chế bản: Đây là phân xởng đợc đầu t máy móc thiết bị hiệnđại nhất nh: máy vi tính, máy tráng ly tâm, máy phơi Tại đây, các bản thảo mẫumã của khách hàng do bộ phận kế hoạch sản xuất chuyển xuống đợc đa vào bộphận sắp chữ điện tử để tạo ra các bản ion màu và nếu có yêu cầu thì các bức ảnhsẽ đợc phân màu Sau đó, các bản in mầu đợc sắp xếp theo một trình tự nhất địnhrồi đợc chuyển tới bộ phận sửa, chụp phim, bình bản để tạo nên các tờ in theo từngtiêu chuẩn kỹ thuật và chuyển tới bộ phận phơi bản để hiện hình trên bản nhôm.

- Phân xởng in: Đây là phân xởng có vai trò trọng yếu trong toàn bộ quytrình sản xuất do các tổ offset đảm nhận: offset 4 trang, offset 8 trang, offset 10trang, offset 16 trang.

Khi nhận đợc chế bản khuôn in do phân xởng chế bản chuyển sang, phân xởngin sử dụng kết hợp: bản in + giấy + mực để tạo ra các trang in theo yêu cầu ( có thể làin offset, in lới, in cuốn,…)

Nguyên tắc của quy trình in là sử dụng 4 màu: Xanh, đỏ, vàng, đen Tuỳ thuộcvào yêu cầu của màu sắc của từng đơn đặt hàng mà bộ phận pha màu tiến hành pha rađể đợc yêu cầu đó.

Thiết kế kỹ thuật

Chụp ảnh

Bình bảnPhơi bản

Hoàn thiện, nhập kho, xuất hàng

- Phân xởng hoàn thiện: Là phân xởng cuối cùng của quy trình công nghệsản xuất Do tổ sách và tổ kiểm hoá đảm nhiệm Sau khi bộ phận in in thành các tờrời, bộ phận hoàn thiện có nhiệm vụ hoàn chỉnh thành một sản phẩm theo đúngyêu cầu của khách hàng.

Tổ kiểm hoá tiến hành kiểm tra lại các yêu cầu, tiêu chuẩn kỹ thuật.

Tổ sách đảm nhiệm các công đoạn: cắt, gấp, soạn, khâu, vào bìa, đóng gói sauđó nhập kho thành phẩm và chuyển đến khách hàng.

2.1.3 Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh ở Công ty in Bộ LĐ - TB và XH

Để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt quá trình sản xuất, Công ty inBộ LĐ - TB và XH tổ chức theo mô hình trực tuyến Bộ máy quản lý gọn nhẹ - Giámđốc là ngời chỉ huy cao nhất chịu mọi trách nhiệm trớc Công ty, trớc khách hàng vàtrớc tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty Giám đốc là ngời đại diện cho nhànớc, là ngời quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty, đồng thờilà ngời trực tiếp chỉ đạo các phòng hành chính và các phân xởng sản xuất.

- Phó giám đốc: là ngời thay mặt giải quyết các công việc của giám đốckhi giám đốc đi vắng, trực tiếp phụ trách lĩnh vực kỹ thuật, thiết bị và điều độ sảnxuất Ngoài ra, phó giám đốc còn phụ trách lĩnh vực về hành chính, quản trị trongđơn vị

Giúp việc cho ban giám đốc là các phòng ban chức năng nghiệp vụ:

- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ chỉ đạo kiêm kiểm tra các mặtcông tác hành chính, tổ chức, sử dụng và quản lý lao động.

- Phòng kinh doanh tiếp thị: Phòng này có nhiệm vụ thờng xuyên tiếp cậnvới khách hàng, nhằm gây uy tín và thu hút đợc khách hàng trên cơ sở các hợpđồng kinh tế đôi bên cùng có lợi.

- Phòng kế hoạch sản xuất: Có nhiệm vụ lập định mức tiêu hao nguyên vậtliệu cho từng loại sản phẩm sản xuất, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và nhữngphát minh sáng kiến để cải tạo sản phẩm làm cho sản phẩm ngày càng có chất l-ợng cao, mẫu mã đẹp, có thể thay thế các nguyên vật liệu đắt tiền bằng các nguyênvật liệu rẻ tiền nhng vẫn đảm bảo chất lợng sản phẩm Ngoài ra bộ phận này cònđợc theo dõi việc sử dụng máy móc thiết bị, sửa chữa bảo quản máy

- Phòng kế toán tài vụ: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh tình hình hoạtđộng sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng chính sách chế độ mà nhà nớcquy định làm tham mu cho giám đốc về mặt quản lý tài chính của Công ty, thựchiện kinh doanh tiết kiệm và có lãi.

- Phòng bảo vệ: Có nhiệm vụ đảm bảo an ninh cho Công ty cả ngày vàđêm, không để xảy ra mất mát, gây rối…ảnh hởng tới hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty.

- Phòng y tế: Có nhiệm vụ chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viêntrong Công ty.

- Nhà ăn: Trong nền kinh tế thị trờng nhịp độ làm việc rất khẩn trơng, thờigian nghỉ tra của công nhân viên không đáng kể vì vậy nhà ăn là một bộ phậnkhông nên thiếu trong bất cứ một nhà máy, xí nghiệp, đơn vị sản xuất nào Nó đảmbảo dinh dỡng, sức khoẻ và đảm bảo an toàn hơn Công nhân viên trong bữa tra.

Có thể tóm tắt cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty qua sơ đồ sau:

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

 Hình thức công tác kế toán, bộ máy kế toán:

Việc vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toánthích hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp là một nội dung quan trọng củatổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, nó chi phối nhiều đến việc sử dụng cánbộ, nhân viên kế toán.

Do đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý gọn nhẹ nên Công ty đã sử dụng hìnhthức tổ chức kế toán tập trung Theo hình thức này thì toàn bộ công việc kế toán đợcthực hiện tập trung tại phòng kế toán của Công ty.

Công ty có quy mô vừa, địa bàn lại tập trung nên sử dụng hình thức kế toán nàylà rất phù hợp Tại các phân xởng, cuối tháng tổ trởng mang bảng chấm công cùngcác phiếu sản phẩm của cá nhân lên phòng kế toán Hình thức tổ chức công tác kếtoán tập trung tạo điều kiện kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tậptrung thống nhất của kế toán trởng cũng nh sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo doanhnghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán của doanhnghiệp

Phân x ởng hoàn

thiện Phân x ởng in Phân x ởng chế bản Phân x ởng cơ khíGiám đốc

Phó giám đốc

Phòngtổ chức

Phòngkinh doanhtiếp thị

Phòng kế hoạch

sản xuất

Phòng kế toán

tài vụ

P bảovệ

P y tế

Nhà ăn

Kiểm hoá

Vi tính

Bình bản

Phơi bản

Mọi vấn đề liên quan đến tài chính kế toán của Công ty đều đợc tập trung giảiquyết tại phòng kế toán.

Tại phòng kế toán của Công ty, đứng đầu là kế toán trởng, ngời có nhiệm vụphối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán, phối hợp hoạt động giữa các nội dungcủa công tác kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và quy trình kế toán.Ngoài ra còn có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra công tác của các nhân viên kế toán Bêncạnh đó thì kế toán trởng cũng trực tiếp theo dõi các phần hành sau:

- Dựa vào số liệu, sổ sách của kế toán viên xác định doanh thu lỗ, lãi củaCông ty.

- Lập các báo cáo tài chính của Công ty theo quy định.

- Phổ biến, hớng dẫn và cụ thể hoá kịp thời các chính sách, chế độ thể lệtài chính kế toán của nhà nớc.

- Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế.- Chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty.- Kế toán thành phẩm và tiêu thụ

- Tính giá bán cho mỗi đơn đặt hàng (Kiểm tra so sánh với phòng kếhoạch)

+ Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp.Ngoài ra kế toán tổng hợp còn kiêm kế toán tài sản cố định và kế toán vật liệu, côngcụ dụng cụ.

+ kế toán thanh toán: Có các nhiệm vụ sau:

- Theo dõi tiền vay, tiền gửi ngân hàng, viết phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệmthu, uỷ nhiệm chi.

- Theo dõi thanh toán với ngời bán, Ngân sách, phải thu của khách hàng.+ Kế toán tiền lơng: Có nhiệm vụ theo dõi ngày công của từng cán bộ côngnhân viên thông qua bảng chấm công do các phân xởng gửi lên và do bản thân theodõi.Căn cứ bảng chấm công tính chính xác tiền lơng và các khoản trích theo lơng chocán bộ công nhân viên trong Công ty Đồng thời kế toán tiền lơng cũng phải lập bảngphân bổ số 1 để chuyển cho kế toán tổng hợp.

+ Thủ quỹ: là ngời quản lý tiền mặt tại Công ty, chịu trách nhiệm thu tiền bánhàng, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

+ Thủ kho: quản lý vật t, vật liệu, thành phẩm, làm nhiệm vụ nhập xuất kho khicó chứng từ hợp lệ.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty in Bộ LĐ - TB và XH

Kế toán trởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán thanh

Kế toán tiền lơng

Thủ quỹ

Thủ kho

 Hình thức kế toán, hệ thống kế toán:

Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ đợc thựchiện trên máy vi tính theo chơng trình phần mềm Kế Toán Việt Nam Đây là hìnhthức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty.

Theo hình thức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi theo thứ tự thờigian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản) giữa việc ghi sổ kế toántổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

- Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng:+ Sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái tài khoản

Một số sổ cái mà doanh nghiệp sử dụng là: Sổ cái TK 111, TK 112, TK 131,TK 331, TK 152, TK 311, TK 334, TK 621, TK 622, TK 627, TK 642…

Do doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng nên sản phẩm của doanh nghịêptạo ra đợc tiêu thụ luôn vì thế không có sản phẩm tồn kho và doanh nghiệp không sửdụng TK 155 đồng thời cũng không có hàng bán bị trả lại, không có giảm giá hàngbán và chiết khấu thơng mại nên không sử dụng TK 531, TK 532, TK 521.

+ Sổ kế toán chi tiết: Trên thực tế doanh nghiệp đã sử dụng một số loại sổ kếtoán chi tiết là: sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, ngời bán.

- Trình tự ghi sổ:

+ Định kỳ căn cứ chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ củachứng từ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ.

+ Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đợc ghi vào sổ kế toán chi tiết.

+ Các chứng từ thu, chi tiền mặt đợc thủ quỹ ghi vào sổ quỹ rồi chuyển chophòng kế toán.

+ Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ cái tài khoản.

+ Cuối tháng, căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chitiết, căn cứ vào sổ cái các tài khoản lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản.

+ Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết, giữabảng cân đối số phát sinh các tài khoản với chứng từ ghi sổ.

+ Tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán.

Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ đợc thực hiện trên phần mềm Kếtoán Việt Nam có thể khái quát theo sơ đồ sau:

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ trên phần mềm KTVN

Ghi sổnhật kýchứng từĐăng ký và cập nhật hệ thống sổ sách tổng hợp, chi tiết

Nhập các

chứng từ gốc chứng từ gốcLập bảng kê Lập chứng từ ghi sổ

Ghi sổ nhật ký chứng từ

Ghi sổ kế toán chi

Lập các báo cáo phục vụ quản lý kế toán và báo cáo quyết toán

Tham khảo tra cứu tức thời các số liệu, sổ sách, báo cáo ở trên tại mọi thời điểm và khoảng thời gian Xem trên màn hình hoặc in ra giấy