Sáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểu

Sáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểuSáng kiến kinh nghiệm, SKKN - Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểu

Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Công việc xếp thời khóa biểu (TKB) Cán quản lý trường học cơng việc địi hỏi phải tốn nhiều cơng sức, thời gian Quy trình xếp TKB số liệu giáo viên, học sinh khối lớp lập bảng phân công chuyên mơn thơng qua tình hình hoạt động nhà trường, giáo viên, học sinh để thiết lập ràng buột tiến hành xếp thời khóa biểu, đến thực xong TKB phải thiết kế mẫu in TKB cho giáo viên, học sinh cho tiện lợi, dễ nhìn, dễ hiểu Tất công đoạn gây nhiều áp lực cho cán quản lý Ngày công nghệ thông tin thâm nhập vào lĩnh vực xã hội, hoạt động cải cách hành chính, tin học hóa quản lý, hệ thống cơng cụ quản lý thơng tin giáo dục địi hỏi đảm bảo q trình quản lý thông tin xuyên suốt từ cấp sở Bộ Giáo Dục Đào Tạo, để thực yêu cầu “Ngày 13 tháng năm 2012, Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo Quyết định số 558/QĐ-BGDĐT việc sử dụng thống phần mềm VEMIS trường phổ thông nhằm xây dựng Cơ sở liệu điện tử dùng chung giáo dục.” (1) Trong phân hệ phần mềm Vemis, có phân hệ Quản lý giảng dạy phân hệ có tính xếp TKB tốt nhất, nhanh Phân hệ giải vấn đề xếp TKB cách nhẹ nhàng nhanh chóng tiết kiệm nhiều thời gian, công sức giúp cán quản lý nhà trường hoàn tốt nhiệm vụ giao Tuy nhiên vấn đề xuất liệu TKB phân hệ Quản lý giảng dạy chưa phù hợp với cách nhìn truyền thống giáo viên, học sinh, phần in TKB giấy tốn thực xong đề tài sáng kiến “Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểu” góp phần giải vấn đề chuyển liệu xuất TKB từ phần mềm Quản lý giảng dạy sang tập tin Excel, giai đoạn mà trường có sử dụng xếp TKB phần mềm phân hệ quản lý giảng dạy hệ thống Vemis xếp TKB phần mềm Fet quan tâm Mục đích đề tài: Trong phân hệ Quản lý giảng dạy mẫu TKB xuất nhiều kiểu theo dạng html File xem Web, in ấn khơng hợp lý mẫu in TKB thiết kế khổ giấy thông thường mẫu tên TKB-sang-20-1-2013_activities_days_horizontal.html (hình 1), mẫu khó nhìn có môn dạy hai tiết liền mẫu tên TKB-sang-20-12013_groups_ time_vertical.html (hình 2), số mẫu thiết kế ngắn gọn lại phân tờ giấy A4 in tốn giấy muốn in với số lượng lớn mẫu tên TKB-sang-20-1-2013_subgroups_days_horizontal.html (hình 3) (1) Tài liệu hướng dẫn sử dụng Vemis, Phân hệ Quản lý giảng dạy, trang Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Hình Mẫu tên TKB-sang-20-1-2013_activities_days_horizontal.html Hình mẫu tên TKB 20-1-2013-sang_groups_time_vertical.html Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Hình TKB-sang-20-1-2013_subgroups_days_horizontal.html Mục đích đề tài nghiên cứa chuyển đổi liệu xuất phân hệ Quản lý giảng dạy từ File html sang File Excel để tạo mẫu thông báo TKB ngắn gọn, dễ nhìn tiết kiệm giấy Nhiệm vụ đề tài: Tạo mẫu in phần mềm Excel từ liệu xuất phân hệ Quản lý giảng dạy mẫu TKB tổng thể (hình 4) mẫu TKB lớp, giáo viên (hình 5a, 5b) Hình mẫu thời khóa biểu tồn trường 31 lớp in trang giấy A4 Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Hình 5a mẫu thời khóa biểu lớp in trang giấy A4 Hình 5b mẫu thời khóa biểu cho 60 giáo viên in trang giấy A4 Phương pháp nghiên cứu đề tài: Sử dụng số công thức (Hàm) phần mềm Microsoft Excel như: Hàm dị tìm HLOOKUP, Hàm Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm điều kiện IF, Hàm đếm có điều kiện COUNTIF… để đưa liệu Copy từ mẫu TKB phân hệ quản lý giảng dạy vào mẫu thiết kế tờ bảng tính gọi (Sheet) Excel Phạm vi nghiên cứu đề tài: Nghiên cứu so sánh mẫu liệu xuất từ phân hệ Quản lý giảng dạy dạng *.html công thức (Hàm) phần mềm Microsoft Excel, chọn mẫu xuất TKB từ phân hệ Quản lý giảng dạy chuyển đổi liệu sang mẫu in tập tin Excel Đối tượng nghiên cứu: Chuyển đổi liệu từ file xuất TKB dạng *.html sang mẫu in TKB truyền thống, ngắn gọn phục vụ cho giáo viên, học sinh, đồng thời tiết kiệm giấy mực Khẳng định tính đề tài: Tính đề tài kịp thời nắm bắt ứng dụng công nghệ thông tin cách linh hoạt chuyển đổi liệu theo khuôn mẫu thiết kế chưa phù hợp phân hệ Quản lý giảng dạy phần mềm Vemis sang loại liệu quen thuộc truyền thống hơn, dễ dàng sửa đổi phần mềm thông dụng Microsoft Excel từ tạo mẫu xuất TKB gọn, đẹp, dễ nhìn tiết kiệm giấy NỘI DUNG A CƠ SỞ KHOA HỌC LÝ LUẬN: Trên thị trường, mạng Internet có nhiều phần mềm xếp TKB, từ loại lập trình phức tạp đến File đơn giản Excel Mỗi phần mềm có ưu điểm khuyến điểm khác nhau, phân hệ Quản lý giảng dạy Vemis “Do sở hạ tầng CNTT nước ta nghèo nên việc thực chức in ấn chưa thuận lợi (phần mềm xuất TKB dạng html) Sẽ ưu điểm chương trình trường có website riêng dễ dàng đưa lên web để GV học sinh (HS) theo dõi chưa phải tối ưu việc in ấn theo dạng TKB truyền thống mà trường thực hiện”.(2) Vì việc nghiên cứu để đưa liệu xuất TKB dạng html sang dạng TKB truyền thống công việc cần thiết phải làm B THỰC TRẠNG: Được đào tạo tin học từ năm 1996 qua trình đúc kết kinh nghiệm phần mềm ứng dung tin học đến nay, tơi có vững cách xử lý số liệu bảng tính hàm phần mềm Microsoft Excel (2) Tài liệu hướng dẫn sử dụng Vemis, Phân hệ Quản lý giảng dạy, trang Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Được quan tâm Ban Giám Hiệu nhà trường liên tục bồi dưỡng kiến thức tin học, tham gia đợt tập huấn phân hệ phần mềm Vemis nên tương đối nắm vững cách làm cấu trúc phân hệ phần mềm Trường đạt Chuẩn Quốc Gia nên Sở Giáo Dục ban ngành trang bị số lượng máy vi tính, máy in đầy đủ, với hệ thống mạng Internet với đường truyền băng thơng rộng kết nối tồn máy trường giúp cho việc cập nhật liệu, thông báo thông tin thuận lợi C NỘI DUNG: Các thành phần chứa liệu tạo mẫu in Thời Khóa Biểu: 1.1 Giao diện phần mềm Microsoft office Excel: - Microsoft office Excel phần mềm ứng dụng hãng Microsoft nằm Microsoft office gọi ứng dụng văn phòng - Microsoft office Excel phần mềm chun dùng để tính tốn ( bảng tính điện tử ) hoạt động Windows - Đây phần mềm ứng dụng mà hầu hết giáo viên học qua chương trình tin học nên dễ dàng sử dụng (hình 6) HÌNH - PHẦN MỀM ỨNG DỤNG MICROSOFT OFFICE EXCEL Thanh công cụ (Standard) Thanh Menu Hộp kiểm sốt Cột Thanh Formatting Thanh Edit Formula Trỏ Ơ Hàng Thanh Drawing Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm 1.2 Cấu trúc Sheet Excel tham gia tạo mẫu in TKB: Để thuận lợi việc áp dụng cho nhiều dạng thời khóa biểu trường tơi tạo mẫu in thời khóa biểu chung thực tiết buổi học ngày tuần - Sheet tên Phân cơng chun mơn (hình 7) Sheet chứa liệu như: tên lớp học, tên tắt giáo viên, họ tên đầy đủ giáo viên, liệu dung liên kết công thức đến mẫu in TKB Các cột chức vụ, môn, tiết dạy để kiểm tra trình xuất mẫu in TKB HÌNH SHEET PHÂN CƠNG CHUN MƠN (PC.CMON) - Sheet tên DL_NGUON_TKB_GV DL_NGUON_TKB_HS (hình 8) Sheet dùng để chứa liệu Copy từ File mang tên Tên_TKB _activities_days_horizontal.html phân hệ Quản lý giảng dạy Đây Sheet dùng để xử lý thô liệu liệu Copy sang Excel có nhiều dòng thừa Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm HÌNH SHEET DL_NGUON_TKB_GV VÀ DL_NGUON_TKB_HS - Sheet tên DL_XEP_TKB_GV_SANG DL_XEP_TKB_GV_CHIEU: Sheet dùng để chứa liệu liên kết công thức (hàm) đến mẫu in riêng lẻ giáo viên buổi sáng buổi chiều với tên Sheel IN_TKB_GV (hình 9, 10) HÌNH SHEET DL_XEP_TKB_GV_SANG Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm HÌNH 10 SHEET DL_XEP_TKB_GV_CHIEU - Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG DL_XEP_TKB_HS_CHIEU: Sheet dùng để chứa liệu liên kết cơng thức (hàm) đến mẫu in tồn trường buổi sang Sheet tên IN_TKB_SANG, buổi chiều Sheet tên IN_TKB_CHIEU Mẫu in riêng lẻ lớp buổi sáng buổi chiều (hình 11, 12) Hình 11 Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm HÌNH 12 SHEET DL_XEP_TKB_HS_CHIEU - Sheet tên IN_TKB_SANG IN_TKB_CHIEU: Sheet dùng để chứa liệu mẫu in TKB toàn trường theo kiểu truyền thống địa Ô Sheet nạp cơng thức (hàm) dị tìm lấy liệu từ Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG DL_XEP_TKB_HS_CHIEU (hình 13, 14) tiết khơng học đánh dấu “X” trống HÌNH 13 SHEET IN_TKB_SANG Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 10 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm HÌNH 14 SHEET IN_TKB_CHIEU - Sheet tên IN_TKB_LOP (hình 15): Sheet dùng để chứa liệu mẫu in TKB riêng lẻ lớp buổi sáng buổi chiều (mẫu dành cho lớp học buổi) Mỗi địa Ô Sheet nạp cơng thức (hàm) dị tìm lấy liệu từ Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG DL_XEP_TKB_HS_CHIEU HÌNH 15 SHEET IN_TKB_LOP Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 11 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm - Sheet tên IN_TKB_GV (hình 16): Sheet dùng để chứa liệu mẫu in TKB riêng lẻ giáo viên buổi sáng buổi chiều Mỗi địa Ô Sheet nạp cơng thức (hàm) dị tìm lấy liệu từ Sheet tên DL_XEP_TKB_GV_SANG DL_XEP_TKB_GV_CHIEU HÌNH 16 SHEET IN_TKB_GV Cách thực công thức (Hàm) Sheet File mẫu in TKB: 2.1 Nhập công thức (Hàm) cho Sheet tên IN_TKB_SANG Sheet tên IN_TKB_CHIEU: - Nhập cơng thức (Hàm) Ơ tiết ngày thứ hai buổi sáng: =IF(COUNTIF(DL_XEP_TKB_HS_SANG!$B$3:$AF$5,C$2)=0,"X", HLOOKUP(C$2,DL_XEP_TKB_HS_SANG!$B$3:$AF$5,2,0)&"_"&HLOO KUP(C$2,DL_XEP_TKB_HS_SANG!$B$3:$AF$5,3,0)) - Diễn giải: Đây hàm dị tìm theo bảng dị ngang HLOOKUP với địa dị Ơ lớp (C$2) Sheet tên IN_TKB_SANG bảng dò địa vùng (DL_XEP_TKB_HS_SANG!$B$3:$AF$5) Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG Trong hàm có phối hợp hàm IF, hàm COUNTIF để khử tiết trống (đánh dấu “X” rỗng “” vào tiết khơng học) tốn tử & dùng nối hai hàm HLOOKUP cho kết mơn học dịng số tên giáo viên dòng số Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 12 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm - Ghi chú: Do cấu trúc liệu Copy từ File xuất phân hệ Quản lý giảng dạy chứa đến dòng tiết dạy phân theo ngày (hình 17), nên cần thay đổi địa vùng dị tìm nhập cơng thức (hàm) cho ngày khác Hình 17 Vị trí địa vùng liệu tiết học ngày Copy từ phân hệ quản lý giảng dạy dòng tiết Địa vùng Tiết ngày Thứ Hai: DL_XEP_TKB_HS_SANG!$B$3:$AF$5 - Nhập công thức (Hàm) tương tự Sheet tên IN_TKB_CHIEU =IF(COUNTIF(DL_XEP_TKB_HS_CHIEU!$B$3:$AF$5,C$2)=0,"X" ,HLOOKUP(C$2,DL_XEP_TKB_HS_CHIEU!$B$3:$AF$5,2,0)&"_"&HLO OKUP(C$2,DL_XEP_TKB_HS_CHIEU!$B$3:$AF$5,3,0)) - Nhập cơng thức (Hàm) cho Ơ tên giáo viên chủ nhiệm lớp mẫu in TKB toàn trường buổi sáng, buổi chiều = VLOOKUP(C$2,PC.CMON!$B$6:$D$290,2,0) - Diễn giải: Đây hàm dị tìm theo bảng dị dọc VLOOKUP với địa dị Ơ lớp (C$2) Sheet tên IN_TKB_SANG bảng dò địa vùng (PC.CMON!$B$6:$D$290) Sheet tên PC.CMON 2.2 Nhập công thức (Hàm) cho mẫu in TKB nhỏ gọn lớp: - Nhập công thức (Hàm) Ô tiết ngày thứ hai buổi sáng cho Lớp 6A1: Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 13 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm =IF(COUNTIF(DL_XEP_TKB_HS_SANG!$B$3:$AF$5,C2)=0,"X",H LOOKUP(C2,DL_XEP_TKB_HS_SANG!$B$3:$AF$5,2,0)) - Diễn giải: Đây hàm dị tìm theo bảng dị ngang HLOOKUP với địa dị Ơ lớp C2 Sheet tên IN_TKB_LOP bảng dò địa vùng DL_XEP_TKB_HS_SANG!$B$3:$AF$5 Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG Trong hàm có phối hợp hàm IF, hàm COUNTIF để khử tiết trống (đánh dấu “X” rỗng “” vào tiết không học), tìm thấy cho kết mơn học dịng số tên mơn học (hình 18) Hình 18 Mẫu in thời khóa biểu lớp Sheet tên IN_TKB_LOP - Nhập cơng thức (Hàm) Ơ tiết ngày thứ hai buổi chiều cho Lớp 6A1: =IF(COUNTIF(DL_XEP_TKB_HS_CHIEU!$B$3:$AF$5,C2)=0,"X", HLOOKUP(C2,DL_XEP_TKB_HS_CHIEU!$B$3:$AF$5,2,0)) - Diễn giải: Đây hàm dị tìm theo bảng dò ngang HLOOKUP với địa dò Ô lớp (C2) Sheet tên IN_TKB_LOP bảng dò địa vùng (DL_XEP_TKB_HS_CHIEU!$B$3:$AF$5) Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_CHIEU Trong hàm có phối hợp hàm IF, hàm COUNTIF để khử tiết trống (đánh dấu “X” rỗng “” vào tiết khơng học), tìm thấy cho kết mơn học dịng số tên môn học Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 14 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm 2.3 Nhập cơng thức (Hàm) cho mẫu in TKB nhỏ gọn giáo viên: - Nhập cơng thức (Hàm) Ơ tiết ngày thứ hai buổi sáng cho giáo viên thứ nhất: =IF(COUNTIF(DL_XEP_TKB_GV_SANG!$B$3:$AF$5,C2)=0,"",H LOOKUP(C2,DL_XEP_TKB_GV_SANG!$B$3:$AF$5,2,0)) - Diễn giải: Đây hàm dị tìm theo bảng dò ngang HLOOKUP với địa dò Ô lớp (C2) Sheet tên IN_TKB_GV bảng dò địa vùng (DL_XEP_TKB_GV_SANG!$B$3:$AF$5) Sheet tên DL_XEP_TKB_GV_SANG Trong hàm có phối hợp hàm IF, hàm COUNTIF để khử tiết trống (đánh dấu “X ” rỗng “” vào tiết khơng dạy), tìm thấy cho kết tên lớp dòng số tên lớp tiết mà giáo viên dạy buổi sáng (hình 19) Hình 19 Mẫu in thời khóa biểu lớp Sheet tên IN_TKB_GV - Nhập công thức (Hàm) Ô tiết ngày thứ hai buổi chiều cho giáo viên thứ nhất: =IF(COUNTIF(DL_XEP_TKB_GV_CHIEU!$B$3:$AF$5,C2)=0,"",H LOOKUP(C2,DL_XEP_TKB_GV_CHIEU!$B$3:$AF$5,2,0)) - Diễn giải: Đây hàm dị tìm theo bảng dị ngang HLOOKUP với địa dị Ơ lớp (C2) Sheet tên IN_TKB_GV bảng dò địa vùng (DL_XEP_TKB_GV_CHIEU!$B$3:$AF$5) Sheet tên DL_XEP_TKB_GV_CHIEU Trong hàm có phối hợp hàm IF, hàm COUNTIF để khử tiết trống (đánh dấ u “X” rỗng “”vào Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 15 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm tiết khơng dạy), tìm thấy cho kết tên lớp dòng số tên lớp tiết mà giáo viên dạy buổi chiều - Nhập công thức (Hàm) thống kê số tiết dạy cho giáo viên: ="("&(COUNTIF(M18:R27,"*A*"))&" tiết) " - Diễn giải: Đây hàm đếm có điều kiện với địa vùng số lớp mà giáo viên dạy tuần theo buổi, kết cho tổng số tiết giáo viên dạy tuần - Nhập cơng thức (Hàm) hiển thị tên giáo viên: =VLOOKUP(C2,PC.CMON!C$6:$D$290,2,0) - Diễn giải: Đây hàm dị tìm theo cột VLOOKUP với trị dị C2, chức tên tắt xếp TKB giáo viên (đã ẩn đi) bảng dị địa vùng PC.CMON!C$6:$D$290, kết tìm thấy cột họ tên giáo viên Các bước chuyển đổi liệu từ file xuất TKB phân hệ quản lý giảng dạy Vemis sang file mẫu in TKB Excel: - Xử lí liệu cho mẫu in TKB toàn tường TKB lớp: - Sau xếp TKB phân hệ Quản lý giáo dục phần mềm Vemis (hoặc phần mềm Fet.exe) thành công ta nhận kết xuất thời khóa biểu với dạng File có tên kiểu xuất liệu TKB.html Ta tiến hành thực bước chuyển đổi liệu lần lược cho file mẫu in TKB sau: (có phim hướng dẫn minh họa đĩa CD kèm theo) Bước 1: Chạy file thời khóa biểu xếp xong phân hệ quản lý giảng dạy phần mềm Vemis Tạo TKB có dạng fet phân hệ quản lý giảng dạy phần mềm Vemis , chương trình fet-5.18.2 - Mở chương trình  Chọn menu File  Mở file ( TKB.fet) - Mở menu Thời khóa biểu – TKB  Tạo TKB  Bắt đầu  xuất hộp thoại sau: (hình 20) Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 16 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Hình 20 Thực chạy TKB phần mềm Quản lý giảng dạy  Chọn Đồng ý để hồn thành q trình chạy TKB Bước 2: Sao chép liệu sang File Excel để thực tiện ích: - Khi chạy chương trình TKB mẫu suất TKB thường đường dẫn mặc định sau: - Đối với chương trình fet-5.18.2, Mở từ ổ đĩa - thư mục C:\Users\Admin\fet-results\timetables\ TKB sang 30-12-2013-single - Đối với chương trình Quản lý giảng dạy, Mở từ ổ đĩa - thư mục C:\ IoIT VEMIS\ VEMIS\ Timetable\ fet-results\ timetables\ TKB sang 30-122013-single (hình 21) Hình 21 Các mẫu thời khóa biểu dạng TKB.html xuất từ phần mềm phân hệ Quản lý giáo dục Vemis (hoặc phần mềm Fet.exe) Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 17 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Bước 3: Mở File chứa liệu TKB buổi sáng với tên TKB-sang-30-122013_activities_days_horizontal.html Chọn tồn liệu TKB (bơi đen Ctrl+A), chép (Copy) dán (Paste) sang hai Sheet tên DL_NGUON_TKB_HS Sheet tên DL_NGUON_TKB_GV File Excel tên MAU_IN_TKB.xls Kết liệu chép (hình 22a, 22b) Hình 22a liệu TKB buổi sáng với tên TKB-sang-30-122013_activities_days_horizontal.html Hình 22b Dữ liệu TKB chép vào Sheet tên DL_NGUON_TKB_HS Sheet tên DL_NGUON_TKB_GV Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 18 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Bước 4: xử lí liệu sheet DL_NGUON_TKB_HS Sheet tên DL_NGUON_TKB_GV: Do liệu xuất từ phân hệ Quản lý giảng dạy chép sang File Excel có dịng thừa (dịng liệu rỗng) nên xóa dịng cách Click chuột phải vào hàng rỗng cần xóa, chọn Delete (hình 23) Hình 23 Thao tác xóa dịng rỗng Sheet tên DL_NGUON_TKB_HS Bước : Kiểm tra so sánh địa vùng hai Sheet Kiểm tra so sánh vùng liệu ngày từ thứ hai đến thứ bảy sheet DL_NGUON_TKB_HS với Sheet DL_XEP_TKB_HS_SANG, để chỉnh thêm xóa cột cho địa vùng ngày từ thứ đến thứ bảy Sheet DL_XEP_TKB_HS_SANG, phải khớp với địa vùng ngày từ thứ đến thứ bảy Sheet DL_NGUON_TKB_HS (hình 24) Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 19 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Hình 24 Kiểm tra, so sánh địa vùng hai Sheet Sheet DL_NGUON_TKB_HS Sheet DL_XEP_TKB_HS_SANG - Ta thấy địa vùng Sheet DL_XEP_TKB_HS_SANG ngày thứ hai thiếu cột so với địa vùng Sheet DL_NGUON_TKB_HS từ cột AD đến cột AF - Cách xứ lí ta chọn cột liên tục địa vùng ngày thứ hai Sheet DL_XEP_TKB_HS_SANG nhấn chuột phải chọn Insert (hình 25) Hình 25 Thao tác chèn thêm cột sheet DL_XEP_TKB_HS_SANG Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 20 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm - Trường hợp ngược lại so sánh địa vùng Sheet DL_XEP_TKB_HS_SANG với Sheet DL_NGUON_TKB_HS mà thấy thừa cột thi ta xóa cột địa vùng ngày cách chọn số cột thừa nhấn chuột phải chon Delete Bước 6: Sao chép tồn liệu xử lí vào sheet DL_XEP_TKB_HS_SANG: Chọn toàn vùng liệu gồm lớp, tên tiết học, tên giáo viên có tiết từ ngày thứ hai đến ngày thứ bảy chép (Copy), dán sang Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG lệnh dán lấy giá trị liệu (Click chuột phải vào địa Ô cần dán chọn Paste Special Xuất hộp thoại, Click chuột chọn lệnh Value, chọn OK (hình 26) Hình 26 Dữ liệu TKB dán lấy giá trị vào Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG - Xử lí liệu cho mẫu in TKB giáo viên: Sao liệu TKB từ File tên TKB sang 30-12-2013_activities_ days_horizontal.html dán vào Sheet tên DL_NGUON_TKB_GV xử lí liệu Sheet tên DL_NGUON_TKB_GV theo bước sau: Bước 1: Xóa dịng thừa (dịng liệu rỗng) Bước 2: Bỏ định dạng nối Ô tiết học cách chọn vùng tiết học, Click vào biểu tượng Merge and Center Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 21 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Bước 3: Di chuyển dòng chứa liệu tên giáo viên lên dòng tên lớp học cách Click chuột phải vào dòng tên giáo viên chọn lệnh Cut, Click phải chuột vào dòng tên lớp học chọn lệnh Insert Cut Cells (hình 27) Thực thao tác tương tự cho vùng tiết học lại Hình 27 Cách di chuyển dịng tên giáo viên lên dòng tên lớp học Bước 4: Kiểm tra so sánh địa vùng hai Sheet Kiểm tra so sánh vùng liệu ngày từ thứ hai đến thứ bảy sheet DL_NGUON_TKB_GV với Sheet DL_XEP_TKB_GV_SANG, để chỉnh thêm xóa cột cho địa vùng ngày từ thứ đến thứ bảy Sheet DL_XEP_TKB_GV_SANG, phải khớp với địa vùng ngày từ thứ đến thứ bảy Sheet DL_NGUON_TKB_GV Bước 5: Chọn toàn vùng liệu gồm tên giáo viên, tên lớp học, tên tiết học có tiết từ ngày thứ hai đến ngày thứ bảy chép (Copy), dán sang Sheet tên DL_XEP_TKB_GV_SANG lệnh dán lấy giá trị liệu (Click chuột phải vào địa Ô cần dán chọn Paste Special Xuất hộp thoại, Click chuột chọn lệnh Value, chọn OK (hình 28) Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 22 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Hình 28 Dữ liệu TKB dán lấy giá trị vào Sheet tên DL_XEP_TKB_GV_SANG * Q trình xử lí liệu thực tương tự bước với liệu liệu nguồn File xuất từ phân hệ Quản lý giảng dạy mang tên TKB_chieu 30-12-2013_activities_days_horizontal.html cho mẫu in TKB buổi chiều Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_CHIEU Sheet tên DL_XEP_TKB_GV_CHIEU D HIỆU QUẢ: Đề tài “Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi liệu từ phân hệ quản lý giảng dạy phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểu” giải vấn đề in thời khóa biểu theo kiểu truyền thống mà trường thường sử dụng trước Ngồi đề tài cịn xuất dạng TKB nhỏ gọn dành cho lớp giáo viên mang đầy đủ thông tin cần thiết, lại tiết kiệm nhiều giấy so với mẫu in xuất từ phân hệ Quản lý giảng dạy phần mềm Vemis KẾT LUẬN Kết đạt được: Các mẫu in thời khóa biểu ứng dụng từ đề tài sáng kiến kinh nghiệm đưa vào sử dụng từ đầu học kì năm học 2012-2013 đến Kết Ban giám hiệu nhà trường công nhận tất giáo viên, học sinh trường đồng tình tính hiệu , tiện lợi mẫu in TKB.(3) (3) Phụ lục thời khóa biểu HK2 áp dụng ngày 30/12/2013 trang 25 Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 23 Trường THCS Bình An Sáng Kiến Kinh Nghiệm Ý nghĩa đề tài: Đề tài sáng kiến kinh nghiệm phần giúp đỡ cho Cán quản lý nhà trường giải vấn đề in ấn thông qua mẫu in phần mềm ứng dụng quen thuộc Excel, từ tự tin, mạnh dạn việc sử dụng phân hệ Quản lý giảng dạy để xếp TKB Nhận định chung áp dụng khả vận dụng đề tài: Nhìn chung đề tài “Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi liệu từ phân hệ quản lý giảng dạy phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểu” áp dụng cho trường, buổi tập huấn phân hệ Quản lý giảng dạy phần mềm Vemis tất cán quản lý trường chọn cách chuyển đổi liệu mẫu TKB xuất phân hệ Quản lý giảng dạy sang File Excel Nhưng để chỉnh sửa liệu tiết dạy đưa vào mẫu in TKB truyền thống thời gian dễ nhầm lẫn File Excel “Mẫu in thời khóa biểu” đề tài sáng kiến kinh nghiệm giải vấn đề trên, với số thao tác đơn giản kiến thức tin học ứng dụng phần mềm Excel làm Hướng phát triển đề tài: Đề tài “Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi liệu từ phân hệ quản lý giảng dạy phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểu” Phòng Giáo Dục Đào Tạo Thị Xã Dĩ An đánh giá cao làm đề tài báo cáo buổi tập huấn phân hệ quản lý giảng dạy hệ thống phần mềm quản lý trường học Vemis cho trường Tiểu học Trung học sở địa bàn Thị Xã Dĩ An Ý kiến đề xuất để thực hiện, áp dụng: Rất mong đóng góp ý kiến Đề tài “Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi liệu từ phân hệ quản lý giảng dạy phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểu” để đề tài hồn thiện Trong q trình trường muốn áp dụng thực đề tài để tao mẫu in TKB cho phù hợp với thực trạng trường mình, xin liên hệ với địa Mail leminhhieu1971@gmail.com số điện thoại 01683065030 Bình An, ngày 17 tháng 01 năm 2014 Người viết sáng kiến kinh nghiệm Lê Minh Hiếu Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 24 ... tin học ứng dụng phần mềm Excel làm Hướng phát triển đề tài: Đề tài ? ?Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi liệu từ phân hệ quản lý giảng dạy phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa. .. HIỆU QUẢ: Đề tài ? ?Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi liệu từ phân hệ quản lý giảng dạy phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểu? ?? giải vấn đề in thời khóa biểu theo kiểu truyền... kiến đề xuất để thực hiện, áp dụng: Rất mong đóng góp ý kiến Đề tài ? ?Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi liệu từ phân hệ quản lý giảng dạy phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa