Nghiên cứu quy trình tuyển dụng nhân lực tại công ty TNHH phần mềm phương chi

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ———— KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: NGHIÊN CỨU QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CƠNG TY TNHH PHẦN MỀM PHƯƠNG CHI CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ NHÂN LỰC DOANH NGHIỆP Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực Lớp Mã sinh viên : ThS Vũ Thị Minh Xuân : Phạm Thị Bảo Ngọc : K52U5 : 16D210297 HÀ NỘI – 2020 1 TÓM LƯỢC ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU Tên đề tài: “Nghiên cứu quy trình tuyển dụng nhân lực công ty TNHH phần mềm Phương Chi” Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Bảo Ngọc Lớp: K52U5 Mã sinh viên: 16D210297 Giảng viên hướng dẫn: Th.S Vũ Thị Minh Xuân Thời gian thực hiện: Từ 02/03/2020 đến 24/04/2020 Mục tiêu nghiên cứu: Mục tiêu nghiên cứu đề tài đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình tuyển dụng nhân lực Công ty TNHH phần mềm Phương Chi Nội dung chính: Chương 1: Khái quát lý luận quy trình tuyển dụng nhân lực doanh nghiệp Chương 2: Phương pháp nghiên cứu Chương 3: Phân tích thực trạng quy trình tuyển dụng nhân lực Công ty TNHH phần mềm Phương Chi Chương 4: Đề xuất giải pháp hồn thiện quy trình tuyển dụng nhân lực Công ty phần mềm Phương Chi Kết thu được: Số STT Tên sản phẩm u cầu khoa học lượng Khóa luận hồn chỉnh Đảm bảo tính logic, khách quan Tổng kết kết phiếu điều tra Đảm bảo tính xác, khách quan Đề cương chi tiết Đảm bảo khoa học, logic LỜI CẢM ƠN Trong trình học tập khoa Quản trị nhân lực trường Đại học Thương mại với khoảng thời gian thực tập Công ty TNHH phần mềm Phương Chi, giúp đỡ nhà trường, thầy cô giáo tồn thể nhân viên cơng ty, em hồn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Nghiên cứu quy trình tuyển dụng nhân lực cơng ty TNHH phần mềm Phương Chi” Lời em xin cảm ơn nhà trường cung cấp cho em kiến thức, lý thuyết chuyên ngành quản trị nguồn nhân lực, tạo điều kiện cho em có thời gian tiếp cận thực tế doanh nghiệp Đặc biệt lời cảm ơn chân thành tới Th.S Vũ Thị Minh Xuân Trong thời gian viết khóa luận em nhận hướng dẫn tận tình cơ, giúp đỡ em nhiều việc bổ sung hoàn thiện kiến thức lí thuyết cịn thiếu, xây dựng cho em hướng đề tài, để khóa luận em hồn chỉnh cách tốt Qua em xin gửi lời cảm ơn tới quý Công ty TNHH phần mềm Phương Chi đặc biệt anh chị phòng Nhân giúp em tiếp cận với thực tế, thu thập tài liệu, khảo sát nhân viên cơng ty, để tìm hiểu thực tế quy trình tuyển dụng cơng ty, em cung cấp tài liệu hữu ích giúp cho việc hồn thành khóa luận Tuy nhiên thời gian, điều kiện có hạn cách tiếp cận nhiều hạn chế kiến thức kinh nghiệm nên khóa luận khơng thể tránh khỏi khiếm khuyết, sai sót Em mong nhận đóng góp, ý kiến thầy giáo để khóa luận em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 24 tháng 04 năm 2020 Sinh viên Phạm Thị Bảo Ngọc MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU MỞ ĐẦU Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài Con người với nguồn tiềm trí tuệ vơ tận, nguồn lực định, mục tiêu động lực phát triển Trong thời đại nào, người lực lượng sản xuất bản, hàng đầu tồn xã hội, giữ vị trí trung tâm phát triển kinh tế - xã hội Con người ngày thể rõ vai trò “chủ thể” sáng tạo, nguồn cải vật chất văn hóa, văn minh quốc gia Bởi công tác quản trị nhân lực có tầm quan trọng hàng đầu doanh nghiệp Hoạt động doanh nghiệp có hiệu hay khơng, cạnh tranh thị trường hay khơng phụ thuộc vào nhiều yếu tố nguồn vốn, trang thiết bị, sở hạ tầng, nguồn nhân lực, … yếu tố định chất lượng nguồn nhân lực Cùng với hoạt động khác quản trị nhân lực tuyển dụng nhân lực xem hoạt động then chốt doanh nghiệp việc có đội ngũ nhân viên thoả mãn yêu cầu công việc Để đạt hiệu tuyển dụng cao, doanh nghiệp cần xây dựng cho quy trình tuyển dụng khoa học hợp lý nhằm xác định cách xác công việc cần làm công tác tuyển dụng, tránh sai sót chi phí khơng đáng có Cơng ty TNHH phần mềm Phương Chi cơng ty có lĩnh vực kinh doanh thương mại điện tử, ngành có tính đặc thù cao địi hỏi đội ngũ nhân lực có lực Để xây dựng tảng vững công ty cần có đội ngũ nhân lực có chất lượng đáp ứng yêu cầu Công ty đặt vấn đề người lên hàng đầu, với đầu tư cho công tác khác quản trị nhân lực, trọng cơng khác tuyển dụng nhân lực, cơng tác giúp cho cơng ty có nguồn nhân lực đầu vào chất lượng cao Cơng ty xây dựng quy trình tuyển dụng bao gồm bước, nhiên quy trình chưa thực hồn chỉnh, thơng báo tuyển dụng chưa thực thu hút hay mang tính lan tỏa, đơi lúc gây nhầm lẫn cho ứng viên Do đó, nghiên cứu thực trạng đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân lực cơng ty việc làm quan trọng, có tính cấp thiết Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu cơng trình năm trước Tuyển dụng nhân lực vấn đề khơng cịn q mới, nghiên cứu nhiều thời gian trở lại đây, đặc biệt trình đổi kinh tế, chuyển đổi từ kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang kinh tế thị trường Đi sâu nghiên cứu kỹ lưỡng quy trình tuyển dụng nhân lực doanh nghiệp Điểm qua luận văn, chuyên đề nghiên cứu, có khơng cơng trình đề cập tới nội dung Điển hình kể đến số cơng trình sau: Đầu Thị Tuyến - Khoa Quản trị nhân lực, Đại học Thương Mại (2019), đề tài: “Hoàn thiện quy trình tuyển dụng chi nhánh cơng ty TNHH MM Mega Market (Việt Nam) thành phố Hà Nội” Đề tài hệ thống hóa lý luận tuyển dụng nhân lực, quy trình tuyển dụng nhân lực Cùng với lý luận đó, tác giả cịn đưa thực trạng quy trình tuyển dụng nhân lực chi nhánh cơng ty TNHH MM Mega Market (Việt Nam) thành phố Hà Nội, tồn số hạn chế thực trạng xác định nhu cầu tuyển dụng cơng ty cịn chưa chi tiết, mang tính khái qt Chu Thị Phương Hoa – Khoa Quản trị nhân lực, Đại học Thương Mại (2019), “Hồn thiện quy trình tuyển dụng nhân lực văn phòng đại diện khu vực Bắc Bộ công ty cổ phần ô tô Trường Hải” Đề tài đưa vấn đề lý luận tuyển dụng nhân lực, quy trình tuyển dụng nhân lực Thực trạng quy trình tuyển dụng văn phòng đại diện khu vực Bắc Bộ công ty cổ phần ô tô Trường Hải tác giả làm rõ, song hạn chế ngun nhân đưa cịn mang tính khái qt, chưa sát với thực tế Hoàng Thị Thu Thảo - Khoa Quản trị nhân lực, Đại học Thương Mại (2019), “Hồn thiện quy trình tuyển dụng cơng ty TNHH Davis” Tác giả đề tài làm rõ vấn đề lý luận công tác tuyển dụng nhân lực, quy trình tuyển dụng nhân lực Bên cạnh đó, đề tài nhìn nhận đánh giá quy trình tuyển dụng nhân lực cơng ty TNHH Davis thông qua việc thu thập xử lý liệu chi tiết, cụ thể Tuy nhiên đề tài tồn điểm hạn chế thực trạng sơ tuyển thi tuyển công ty Davis đánh giá khái quát, chưa xác định hình thức thi tuyển mà cơng ty áp dụng Nguyễn Thị Trang - Khoa Quản trị nhân lực, Đại học Thương Mại (2019), “Hồn thiện quy trình tuyển dụng nhân lực công ty cổ phần kinh doanh thương mại dịch vụ Vinpro” Về mặt lý luận, đề tài khái quát vấn đề lý luận tuyển dụng nhân lực truyền thơng, tuyển mộ, tuyển chọn, quy trình tuyển chọn, Về phần thực trạng, đề tài xác định bước quy trình tuyển chọn nhân lực công ty, đặc biệt đánh giá hiệu q trình tuyển dụng nhân lực cơng ty Tuy nhiên việc phân tích quy trình tuyển dụng cơng ty cịn mang tính lý thuyết nhiều hơn, số liệu cịn hạn chế Qua tìm hiểu em thấy chưa có đề tài nghiên cứu quy trình tuyển dụng nhân lực Công ty TNHH phần mềm Phương Chi năm gần Vì vậy, với nội dung nghiên cứu “Nghiên cứu quy trình tuyển dụng công ty TNHH phần mềm Phương Chi” nội dung hồn tồn khơng trùng lặp với cơng trình nghiên cứu trước Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài nghiên cứu quy trình tuyển dụng Công ty TNHH phần mềm Phương Chi, sở đưa số đề xuất kiến nghị nhằm hồn thiện quy trình tuyển dụng cho đội ngũ cán nhân viên phận nhân Để đạt mục tiêu nghiên cứu trên, đề tài có nhiệm vụ nghiên cứu sau: Một là, hệ thống hóa sở lý luận quy trình tuyển dụng doanh nghiệp Hai là, đánh giá thực trạng quy trình tuyển dụng Cơng ty TNHH phần mềm Phương Chi thời gian vừa qua, từ nguyên nhân, hạn chế mà Phương Chi mắc phải quy trình tuyển dụng Ba là, định hướng đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình tuyển dụng Cơng ty TNHH phần mềm Phương Chi Đối tượng phạm vi nghiên cứu Về không gian: Nghiên cứu Công ty TNHH phần mềm Phương Chi, sở làm việc số Nguyễn Hồng (tịa nhà Mỹ Đình Plaza), Nam Từ Liêm, Hà Nội Về thời gian: Thời gian thu thập liệu từ năm 2017 đến 03/2020 đề xuất giải pháp đến năm 2021 Về nội dung: Tập trung nghiên cứu bước quy trình tuyển dụng nhân lực bao gồm việc xác định nhu cầu, tuyển mộ, tuyển chọn, hội nhập nhân lực đánh giá kết tuyển dụng Công ty TNHH phần mềm Phương Chi Về đối tượng nghiên cứu: Là vấn đề thực tiễn quy trình tuyển dụng cụ thể cho phịng nhân Cơng ty TNHH phần mềm Phương Chi Kết cấu khóa luận tốt nghiệp Khóa luận ngồi phần mở đầu, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục kết cấu thành chương sau: Chương 1: Khái quát lý luận quy trình tuyển dụng nhân lực doanh nghiệp Chương 2: Phương pháp nghiên cứu Chương 3: Phân tích thực trạng quy trình tuyển dụng nhân lực Công ty TNHH phần mềm Phương Chi Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân lực Cơng ty phần mềm Phương Chi CHƯƠNG I KHÁI QUÁT LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Quản trị nhân lực Theo tác giả Mai Thanh Lan, Nguyễn Thị Minh Nhàn (2016), Giáo trình Quản trị nhân lực bản, NXB Thống kê, “Quản trị nhân lực (QTNL) hiểu tổng hợp hoạt động quản trị liên quan đến việc hoạch định nhân lực, tổ chức quản trị nhân lực, tạo động lực cho người lao động kiểm soát hoạt động quản trị nhân lực tổ chức/doanh nghiệp nhằm thực mục tiêu chiến lược xác định” Từ khái niệm thấy: Một là, quản trị nhân lực hoạt động quản trị đặc thù, bao gồm đầy đủ bốn chức hoạt động quản trị hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát Hai là, mục tiêu quản trị nhân lực hướng tới thực mục tiêu chiến lược xác định tổ chức/doanh nghiệp thông qua việc tạo ra, trì, phát triển sử dụng có hiệu yếu tố người tổ chức/doanh nghiệp Ba là, quản trị nhân lực thực thông qua hoạt động chủ yếu tuyển dụng nhân lực, bố trí sử dụng nhân lực, đào tạo phát triển nhân lực, đánh giá thực công việc, đãi ngộ nhân lực, tổ chức định mức lao động , Bốn là, trách nhiệm quản trị nhân lực trách nhiệm nhà quản trị tổ chức/doanh nghiệp theo phạm vi chức trách quyền hạn giao Trách nhiệm quản trị nhân lực cấp quản trị khác khác Giám đốc, tổng giám đốc người ký định tuyển dụng, bố trí nhân lực, cử người học, duyệt chương trình đào tạo,… Trưởng phịng kế tốn phải tham gia vào hội đồng tuyển dụng, bố trí xếp cơng việc phịng,… Một tổ trưởng tổ sản xuất người chấm công, phân công công việc tố, kèm cặp hướng dẫn nhân viên,… Năm là, đối tượng quản trị nhân lực người trình làm việc tổ chức/doanh nghiệp Bên cạnh tính khoa học, quản trị nhân lực địi hỏi tính nghệ thuật cao đối tượng quản trị nhân lực người vốn đa dạng phức tạp tính cách, lực, quan điểm… thời điểm hoàn cảnh khác 1.1.2 Tuyển dụng nhân lực Theo tác giả Hoàng Văn Hải Vũ Thùy Dương (2010),” Tuyển dụng nhân lực trình tìm kiếm, thu hút lựa chọn nhân lực để thỏa mãn nhu cầu sử dụng bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm thực mục tiêu doanh nghiệp” Qua khái niệm ta thấy: Tuyển dụng nhân lực trình bao gồm hai hoạt động tìm kiếm, thu hút lựa chọn nhân lực, gọi tuyển mộ tuyển chọn nhân lực Để thực hoạt động cần thiết phải xác định mục tiêu tuyển dụng, biện pháp thực mục tiêu (xây dựng kế hoạch tuyển dụng) đánh giá kết tuyển dụng nhân lực 1.1.3 Quy trình tuyển dụng nhân lực Thuật ngữ “Quy trình” phương pháp cụ thể để thực trình hay cơng việc Theo từ điển Tiếng Việt: Quy trình trình tự thực hoạt động quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng mục tiêu cụ thể hoạt động quản trị Quy trình thường thể văn Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ khác dẫn đến cách làm việc khác Quy trình giúp cho người thực công việc biết nghiệp vụ họ phải tiến hành bước cơng việc nào, làm phải cần đạt kết nào? Tương tự hoạt động tuyển dụng nhân lực: Quy trình tuyển dụng hiểu tồn bước tiến hành nhằm tìm kiếm, thu hút lựa chọn nhân lực cho doanh nghiệp Quy trình tuyển dụng đóng vai trị quan trọng việc giúp doanh nghiệp “tóm gọn” nhân tài tuyệt vời thị trường lao động muốn Nếu xây dựng quy trình tuyển dụng tốt, doanh nghiệp tiết kiệm lượng lớn chi phí tuyển dụng, tiết kiệm thời gian, cơng sức có tay nhân viên tương lai chất lượng 1.1.4 Tuyển mộ nhân lực Tuyển mộ nhân lực hai nhiệm vụ tuyển dụng nhân lực Theo tác giả Mai Thanh Lan (2014)” Tuyển mộ nhân lực trình tìm kiếm thu hút ứng viên nhằm có lực lượng ứng viên phù hợp với nhu cầu tuyển dụng nộp đơn ứng tuyển để doanh nghiệp lựa chọn” Qua khái niệm thấy: Tuyển mộ nhân lực trình bao gồm hoạt động: Tìm kiếm ứng viên thu hút ứng viên Mục tiêu cơng tác tuyển mộ nhân lực giúp doanh nghiệp có đủ số lượng chất lượng ứng viên phù hợp vào thời điểm cần có để tạo thuận lợi cho cơng tác lựa chọn Tuy nhiên bên cạnh đó, cơng tác tuyển mộ nhân lực bao hàm mục tiêu khác quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, giúp ứng viên hình dung hình ảnh doanh nghiệp nội dung công việc mà họ tiến hành 1.1.5 Tuyển chọn nhân lực Theo tác giả Mai Thanh Lan (2014), “Tuyển chọn nhân lực hiểu trình đánh giá lực ứng viên nhằm lựa chọn ứng viên phù hợp với nhu cầu cần tuyển doanh nghiệp” Từ khái niệm thấy: Tuyển chọn nhân lực trình đánh giá lực ứng viên Các hoạt động thực giai đoạn bao gồm: Thu nhận xử lý hồ sơ, sơ tuyển, trắc nghiệm kiến thức chuyên môn, trắc nghiệm IQ, vấn, thi thực hành, … Tuyển chọn nhân lực gắn liền với việc lựa chọn ứng viên phù hợp với nhu cầu tuyển dụng doanh nghiệp Ứng viên phù hợp hiểu ứng viên đáp ứng tối ưu nhu cầu tuyển dụng xác định 10 4.3.3 Hồn thiện cơng tác tuyển chọn nhân lực cơng ty Cơng ty tiếp tục trì hình thức thi tuyển để sàng lọc ứng viên Tuy nhiên, ngồi nội dung chun mơn, kỹ cần thiết, công ty cần bổ sung thêm câu hỏi trắc nghiệm kiểm tra số IQ giảm bớt độ khó test PHIẾU PHỎNG VẤN Họhiện tên ứngTrắc viên:nghiệm IQ nhằm kiểm tra trí thông minh ứng viên, trắc nghiệm Chức thi tuyển: chỉdanh số tình cảm, cá tính, … Điều giúp cán tuyển dụng đoán trước khả Cán vấn: việc A:hồn Đánhthành giá củacơng cán vấntương lai khám phá tài đặc biệt ứng Đánh giá viên Khi vấn hội đồng vấn tiến hành đánh giá ứng viênTrọng theosốphiếu ST Chỉ tiêu Nhận xét Tphỏng vấn thiết kế sẵn (Biểu mẫu 4.4), điều giúp hội đồng vấn chủ động việc ghi chép đánh giá Bên cạnh đó, hội đồng vấn cần ý Ngoại hình 2đến sai Sự tin dàng gặp phải trình đánh giá ứng viên để né tránh Đặc lầmtựdễ Động làm viêc biệt sai lầm ánh hào quang mà ứng viên chủ động tạo Tính trung thực Hộp 4.4 Đề xuất phiếu vấn Kinh nghiệm làm việc Tính trách nhiệm Kiến thức/Kỹ chuyên môn ………………………………… ………………………………… Kiến thức/Kỹ khác Ngoại ngữ Tin học văn phịng Giải vấn đề Thích ứng , linh hoạt Mức độ phù hợp với công việc Tổng điểm=Điểm*trọng số B: Các điều kiện ứng viên Mức lương mong muốn 532 Sẵn sàng công tác:☐ Có thể( thời gian…………) Những điều kiện đề nghị ứng viên C: Nhận xét cán vấn Kết luận: ☐Đồng ý tiếp nhận ☐ Không ☐ Cần xem xét ☐ Không đồng ý 4.3.4 Đẩy mạnh công tác hội nhập nhân lực Trong công tác hội nhập nhân viên mới, công ty làm tương đối tốt nội dung hội nhập công việc cho nhân viên Tuy nhiên công việc đánh giá nhân viên sau - tháng làm việc cần có tham gia trưởng phịng phận cán chịu trách nhiệm đợt tuyển dụng để tránh tình trạng đánh giá dựa vào cảm tính chủ quan trưởng phịng Đối với hội nhập môi trường làm việc: cán tiếp nhận nhân lực phịng nhân người đảm nhận hoạt động hội nhập môi trường làm việc cho nhân viên Trước nhân viên bắt đầu nhận việc, cần có trao đổi đại diện phòng nhân với nhân viên nội dung sau: khái quát công ty, quy định, quy chế làm việc công ty, quyền lợi trách nhiệm nhân viên Tổ chức buổi học, giới thiệu lịch sử hình thành phát triển cơng ty, văn hóa, hình ảnh cơng ty hướng đến để nhân viên có hiểu biết định cơng ty có hội chia sẻ giao lưu với đồng nghiệp công ty Chương trình hội nhập nhân lực tác giả đề xuất cho công ty – Xem phụ lục 05) 4.3.5 Tăng cường đánh giá tuyển dụng nhân lực công ty Công ty cần đánh giá kết tuyển dụng theo tiêu định lượng định tính để khắc phục nhược điểm *Chỉ số định lượng: - Tổng số hồ sơ ứng viên nộp đợt tuyển dụng (đối với vị trí) - Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu = số ứng viên đạt yêu câu / tổng số ứng viên - Chỉ số chi phí tuyển dụng trung bình cho vị trí tuyển dụng - Số lượng nhân viên lại cơng ty sau năm *Chỉ tiêu định tính: - Sự gắn kết nhân viên với doanh nghiệp (Biểu mẫu 4.5) - Mức độ hài lòng ứng viên tuyển dụng Hộp 4.5 Ví dụ câu hỏi vấn gắn kết nhân viên với doanh nghiệp Công ty TNHH phần mềm Phương Chi CÂU HỎI PHỎNG VẤN VỀ SỰ GẮN KẾT CÔNG TY DÀNH CHO NHÂN VIÊN MỚI - Anh (chị) hiểu rõ u cầu cơng việc mình? - Anh (chị) hài lịng cơng việc mình? - Anh (chị) tự hào nói cơng việc với người khác? - Khối lượng công việc anh (chị) chấp nhận được? - Cơng việc anh (chị) có nhiều thử thách thú vị (Nguồn: Tổng hợp nghiên cứu) 54 4.3.6 Nâng cao lực đội ngũ cán tuyển dụng công ty Công ty nên tiến hành tạo điều kiện cho nhân viên nói chung cán quản lý tiếp cận với khóa học quản trị nhân lực Cơng ty nên trọng đào tạo trình độ ngoại ngữ cho cán tuyển dụng để họ cập nhật kiến thức, hoạt động tuyên dụng cơng ty nước ngồi để học hỏi áp dụng cách khoa học, hợp lý vào quy trình tuyển dụng công ty, đào tạo nâng cao lực đánh giá ứng viên thông qua câu hỏi trắc nghiệm IQ , EQ Bên cạnh đó, cá nhân đảm trách công tác tuyển dụng cần tích cực học hỏi, bồi dưỡng, tích lũy thêm kiến thức kinh nghiệm để thực tốt nhiệm vụ trách nhiệm giao Bên cạnh đó, cơng ty cần tổ chức khóa học đào tạo khóa hướng dẫn liên quan đến tuyển dụng, kỹ vấn, sai lầm cần tránh đánh giá ứng viên cho thành viên tham gia hội đồng tuyển dụng Các thành viên hội đồng tuyển dụng trang bị kiến thức cần có tuyển dụng, họ né tránh khắc phục sai lầm gặp phải, từ nâng cao hiệu cơng tác tuyển dụng 55 KẾT LUẬN Quán triệt mục tiêu nghiên cứu, sở vận dụng tổng hợp phương pháp nghiên cứu khoa học, từ lý thuyết đến thực tiễn, đề tài “Nghiên cứu quy trình tuyển dụng cơng ty TNHH phần mềm Phương Chi” tập trung giải số nội dung quan trọng sau: Một là, làm rõ khái niệm tuyển dụng nhân lực khái niệm quy trình tuyển dụng nhân lực Hai là, đánh giá thực trạng quy trình tuyển dụng Công ty TNHH phần mềm Phương Chi thời gian vừa qua, từ nguyên nhân, hạn chế mà Phương Chi mắc phải quy trình tuyển dụng Ba là, định hướng đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình tuyển dụng Công ty TNHH phần mềm Phương Chi Tuy nhiên, trình độ thời gian có hạn nên em khơng thể tránh khỏi thiếu sót Mơi trường kinh doanh ln biến động khơng ngừng nên quy trình tuyển dụng nhân lực cần phải điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện tình hình mới, nên em mong nhận góp ý thầy để đề tài có tính thuyết phục 56 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hoàng Văn Hải, Vũ Thùy Dương (2008), Quản trị nhân lực, NXB Thống Kê Mai Thanh Lan (2014), Giáo trình Tuyển dụng nhân lực, NXB Thống Kê Mai Thanh Lan, Nguyễn Thị Minh Nhàn (2016), Giáo trình Quản trị nhân lực bản, NXB Thống Kê Nguyễn Hữu Thân (2006), Quản trị nhân sự, NXB Thống Kê Các tài liệu cơng ty: tình hình nhân lực, báo cáo tài chính, kế hoạch tuyển dụng nhân sự, thơng báo tuyển dụng, … Website: http://pcsc.vn/ http://www.hrlink.vn/ http://luanvan.co/ 57 PHỤ LỤC 01 PHIẾU ĐIỀU TRA Họ tên sinh viên: Phạm Thị Bảo Ngọc Chuyên ngành học: Khoa Quản trị nhân lực Đơn vị thực tập: Công ty TNHH Phần mềm Phương Chi Kính gửi anh (chị): Kính gửi anh chị cán bộ, cơng nhân viên công ty TNHH Phần mềm Phương Chi Với mong muốn góp phần nâng cao chất lượng tuyển dụng nhân lực cơng ty để thực tốt khóa luận tốt nghiệp em Em xin gửi anh chị phiếu điều tra tình hình tuyển dụng nhân lực quý công ty Rất mong hợp tác giúp đõ anh chị Anh chị vui lịng tích vào trịn để trả lời câu hỏi trách nhiệm sau theo tình hình thực tế cơng ty Câu : Anh chị tiếp cận thông tin tuyển dụng công ty qua kênh ? ☐ Người quen giới thiệu ☐ Trên trang mạng xã hội ☐ Kênh thông tin tuyển dụng ☐ Qua website công ty Câu 2: Anh chị thấy nguồn thông tin tuyển dụng cơng ty tiếp cận khơng? ☐ Rất dễ tiếp cận ☐ Dễ tiếp cận ☐ Bình thường ☐Khó tiếp cận Câu 3: Đánh giá anh chị nội dung tuyển dụng thông báo tuyển dụng công ty? ☐ Rất tốt, đầy đủ, hấp dẫn ☐ Tốt, đầy đủ, dễ hiểu ☐ Bình thường, khó hiểu ☐ Khơng tốt, dễ gây nhầm lẫn Câu 4: Anh (chị) đánh cách thức thu hồ sơ công ty? ☐ Rất thuận tiện ☐ Thuận tiện ☐ Bình thường ☐ Phức tạp Câu 5: Anh chị đánh công tác lọc CV công ty? ☐ Rất dễ ☐ Dễ ☐ Bình thường ☐ Khó Câu 6: Anh (chị) đánh nội dung thi tuyển? 58 ☐ Rất dễ ☐ Dễ ☐ Bình thường ☐ Khó Câu 7: Mức độ hài lịng anh (chị) cơng ty tiếp đón ứng viên? ☐ Rất hài lịng ☐ Hài lịng ☐ Bình thường ☐ Khơng hài lịng Câu 8: Mức độ hài lịng anh (chị) với quy trình vấn cơng ty ☐Rất hài lịng ☐Hài lịng ☐Bình thường ☐Khơng hài lịng Câu 9: Thời điểm anh (chị) thơng báo kết hồ sơ? ☐ 2-3 ngày ☐ tuần ☐ tuần ☐ >2 tuần Câu 10: Thời điểm anh (chị) thông báo kết tuyển dụng công ty? ☐ 2-3 ngày ☐ tuần ☐ tuần ☐ >2 tuần Câu 11: Anh (chị) có tham gia vào hoạt động hội nhập nhân lực không? Đánh giá anh (chị) hoạt động đó? (A: chưa tham gia, B: tham gia; 1: – 5: tốt) ST Hội nhập A B Mức độ đánh giá T Môi trường làm việc Công việc Câu 12: Một số đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác tuyển dụng nhân lực công ty? Xin chân thành cảm ơn ! 59 PHỤ LỤC 02 KẾT QUẢ XỬ LÝ PHIẾU ĐIỀU TRA Số phiếu phát ra: 50 Số phiếu thu về: 50 Câu : Anh (chị) tiếp cận thông tin tuyển dụng công ty qua kênh nào? Phương án Số lượng Tỷ lệ Người quen giới thiệu 6% Trên trang mạng xã hội 25 50% Kênh thông tin tuyển dụng 15 30% Qua website công ty 14% Câu 2: Anh (chị) thấy nguồn thông tin tuyển dụng cơng ty tiếp cận khơng? Phương án Số lượng Tỷ lệ Rất dễ tiếp cận 39 78% Dễ tiếp cận 18% Bình thường 4% Khó tiếp cận 0 Câu 3: Đánh giá anh (chị) nội dung tuyển dụng thông báo tuyển dụng công ty? Phương án Số lượng Tỷ lệ Rất tốt, đầy đủ, hấp dẫn 0 Tốt, đầy đủ 34 68% Bình thường, sơ sài 12 24% Khơng tốt, sơ sài 8% Câu 4: Anh (chị) đánh cách thức thu hồ sơ công ty? Phương án Số lượng Tỷ lệ Rất thuận tiện 23 46% Thuận tiện 14 28% Bình thường 12 24% Phức tạp 2% Câu 5: Anh (chị) đánh kết lọc CV công ty? Phương án Số lượng Tỷ lệ Rất dễ 35 70% Dễ 12 24% Bình thường 6% Khó 0 Câu 6: Anh (chị) đánh nội dung thi tuyển? Phương án Số lượng Tỷ lệ Rất dễ 0 Dễ 6% Bình thường 13 26% 60 Khó 34 68% Câu 7: Mức độ hài lòng anh (chị) cơng ty tiếp đón ứng viên? Phương án Số lượng Tỷ lệ Rất hài lòng 12 24% Hài lòng 23 46% Bình thường 10 20% Khơng hài lịng 10% Câu 8: Mức độ hài lòng anh (chị) với quy trình vấn cơng ty Phương án Số lượng Tỷ lệ Rất hài lòng 16% Hài lòng 10 20% Bình thường 25 50% Khơng hài lịng 14% Câu 9: Thời điểm anh (chị) thông báo kết hồ sơ? Phương án Số lượng Tỷ lệ 2-3 ngày 47 94% tuần 6% tuần 0 >2 tuần 0 Câu 10: Thời điểm anh (chị) thông báo kết tuyển dụng công ty? Phương án Số lượng Tỷ lệ 2-3 ngày 41 82% tuần 18% tuần 0 >2 tuần 0 Câu 11: Anh (chị) có tham gia vào hoạt động hội nhập nhân lực không? Đánh giá anh (chị) hoạt động đó? (A: chưa tham gia, B: tham gia; 1: – 5: tốt) Phương án SL TL S TL SL TL SL TL SL TL L Hội nhập môi trường làm 8% 12 12 24% 20 40 16% việc % % Hội nhập công việc 12 17 34% 15 30% 14 10% % % 61 PHỤ LỤC 03 BỘ CÂU HỎI PHỎNG VẤN CHUYÊN SÂU Địa điểm vấn tuyển dụng: Phịng nhân cơng ty TNHH Phần mềm Phương Chi Thành phần tham gia vấn : Nhân viên tuyển dụng giám sát nhân (supervisor), trợ lý giám sát (righthand) Câu 1: Anh (chị) cho biết thông tin tuyển dụng công ty thường bao gồm thông tin gì? Câu 2: Anh (chị) cho biết quy trình tuyển dụng công ty gồm bước nào? Câu 3: Anh (chị) cho biết công ty xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực nào? Câu 4: Anh (chị) cho biết công ty có sách dành riêng cho tuyển dụng chưa? Nếu có sách tuyển dụng gì? Câu 5: Cơng ty sử dụng hình thức thu thập hồ sơ nào? Có gặp khó khăn hay khơng? Câu 6: Cơng ty sử dụng hình thức lưu trữ hồ sơ ứng viên nào? Câu 7: Cơng ty làm để giúp nhân viên hộp nhập nhanh với môi trường làm việc mới? Câu 8: Công ty đánh giá chất lượng tuyển dụng thơng qua tiêu chí nào? Câu 9: Anh (chị) cho khó khăn cơng tác tuyển dụng công ty thời điểm Công ty làm để khắc phục khó khăn này? 62 PHỤ LỤC 04 KẾT QUẢ PHỎNG VẤN CHUYÊN SÂU Câu 1: Anh (chị) cho biết thông tin tuyển dụng cơng ty thường bao gồm thơng tin gì? Chị Nguyễn Trang Ly (nhân viên tuyển dụng): Thông báo tuyển dụng cơng ty bao gồm phần chính: - Thông tin Công ty Phương Chi - Vị trí ứng tuyển, số lượng cần tuyển - Mơ tả công việc - Quyền lợi ứng viên - Yêu cầu - Địa điểm, thời gian làm việc - Cách thức liên hệ, nộp hồ sơ Câu 2: Anh (chị) cho biết quy trình tuyển dụng cơng ty gồm bước nào? Chị Nguyễn Trang Ly (nhân viên tuyển dụng) Tùy vào điều kiện môi trường kinh doanh cụ thể, quy trình tuyển dụng thay đổi linh hoạt Tuy nhiên, quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn công ty gồm bước: Xác định nhu cầu nhân lực Thu hút ứng viên nộp hồ sơ Phỏng vấn, định tuyển chọn Hội nhập nhân lực Đánh giá kết tuyển dụng Câu 3: Anh (chị) cho biết công ty xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực nào? Chị Nguyễn Huyền Ngọc (Giám sát nhân sự): Với tính chất cơng việc nhập liệu đơn giản nhàm chán nên nhân viên thường khơng gắn bó Do đó, nhân lực cơng ty ln có biến động Để đảm bảo đủ nguồn nhân lực số lượng chất lượng cơng ty tiến hành cơng tác tuyển dụng ngày Công ty tiến hành hoạch định nhân lực tháng lần để xác định nhu cầu cần tuyển dụng cho tháng tới Phòng nhân liên lạc với trưởng phòng ban để khảo sát thiếu hụt nhóm dựa vào biến động nhân lực tháng, dựa vào thực trạng đội ngũ tuyển dụng tại, từ xác định nhu cầu cho tháng tới Câu 4: Anh (chị) cho biết công ty có sách dành riêng cho tuyển dụng chưa? Nếu có sách tuyển dụng gì? Hiện tại, cơng ty có sách dành riêng cho tuyển dụng Để hỗ trợ đội ngũ nhân lực thu hút ứng viên, công ty chích ngân sách nhằm chi trả cho dịch 63 vụ head hunt bên ngoài, Top CV Ngoài ra, cơng ty cịn chạy quảng cáo facebook để truyền thông tuyển dụng mạnh mẽ Câu 5: Công ty sử dụng hình thức thu thập hồ sơ nào? Có gặp khó khăn hay khơng? Cách thức nộp hồ sơ công ty đơn giản Ứng viên cần nộp CV cá nhân qua email tuyển dụng Với bạn chưa có CV cần gửi thông tin liên hệ (tên, sđt, gmail) để công ty xếp lịch hen vấn Tuy nhiên, cơng ty cịn số vần đề gặp phải Thứ ứng viên chưa chất lượng, gửi thơng tin liên lạc lại khơng đến Có trường hợp không đến nhiều lần làm tổn hao sức lực đội ngũ cán Ngồi ra, chạy quảng cáo fb cách thức ứng tuyển dễ dàng khiến lượng thông tin ảo nhiều, điều gây khó khan cho phịng nhân Câu 6: Cơng ty sử dụng hình thức lưu trữ hồ sơ ứng viên nào? Công ty lưu trữ thông tin ứng viên google drive google sheet chia sẻ quyền truy cập cho tất thành viên phịng nhân Câu 7: Cơng ty làm để giúp nhân viên hộp nhập nhanh với môi trường làm việc mới? Công ty tiến hành hội nhập nhân lực vào buổi làm nhân viên Một tuần công ty tổ chức hai buổi nhận việc Nhân viên điền danh sách nhân viên, điền giấy tờ bắt buộc (giấy đăng ký thẻ ngân hàng, tờ khai đăng ký thuế, cam kết), phát thẻ nhân viên, lấy dấu vân tay dẫn người nhóm Câu 8: Cơng ty đánh giá chất lượng tuyển dụng thơng qua tiêu chí nào? Phòng nhân dựa vào nhu cầu nhân lực tháng tới chia target cho người Ứng viên vượt qua vịng phịng vấn tính pass Nếu nhân viên tuyển dụng hồn thành 80% target tính đạt chất lượng Nếu nhân viên hồn thành 100% khen thưởng, 80% bị khiển trách phạt theo quy định Câu 9: Anh (chị) cho khó khăn cơng tác tuyển dụng công ty thời điểm Công ty làm để khắc phục khó khăn này? Công ty gặp phải lượng hồ sơ ảo, CV không chất lượng nhiều 64 Phụ lục 05 ĐỀ XUẤT CHƯƠNG TRÌNH HỘI NHẬP NHÂN LỰC MỚI I Mục đích Giúp nhân lực hiểu rõ tổ chức, doanh nghiệp (các quy định, quy chế hoạt Hưởng, phúc lợi, ), từ nhận thức xác trách nhiệm bổn phận cá nhân thành công tổ chức doanh nghiệp Cung cấp thông tin liên quan đến công việc (mô tả công việc, tiêu chuẩn thực công việc cho nhân lực mới) Giảm nỗi lo lắng cho nhân lực mới: Tạo ấn tượng thuận lợi mặt tình cảm, tiếp đón tử tế, tạo hình ảnh đẹp cơng ty Giảm bớt sai sót xảy ra, nhanh chóng làm quen với quy trình làm việc Thích nghi với phương pháp làm việc, thiết lập mối quan hệ với đồng nghiệp, văn hóa tổ chức II Bộ phận chịu trách nhiệm Giám đốc người Giới thiệu định hướng mơ hình hoạt động cơng ty ủy quyền Văn hóa doanh nghiệp , giá trị cốt lõi Hướng dẫn nội quy, quy định chi tiết giao tiếp, bảo mật… Phòng HCNS Thiết bị, công cụ làm việc, hướng dẫn sử dụng Các sách, chế độ cơng ty Các vấn đề đánh giá , khen thưởng , kỷ luật Giới thiệu nhân lực phịng ban Mơ tả cơng việc, hướng dẫn cơng việc Trưởng phịng quản lý Các quy định liên quan nghiệp vụ trực tiếp Chính sách hỗ trợ , phối hợp , tương tác thành viên phòng ban Đồng nghiệp Theo phân cơng cụ thể trưởng phịng phịng ban III Nội dung chương trình hội nhập nhân lực 3.1 Lập kế hoạch cho nhân lực * Danh sách cơng việc cần hồn thành trước nhân lực làm việc ngày - Lựa chọn vị trí, khơng gian làm việc hợp lý cho nhân viên - Sắp xếp công cụ làm việc cần thiết (điện thoại, máy tính, email, tài khoản đăng nhập hệ thống, ) - Lập bảng mô tả công việc cụ thể, hướng dẫn công việc, tiêu tiêu chuẩn đánh giá hiệu công việc - Lên kế hoạch đào tạo, giao số công việc hợp lý cho nhân viên ngày Đây phần quan trọng tồn quy trình 65 * Xác định đồng nghiệp hướng dẫn - Trao đổi nội dung hướng dẫn với người phụ trách - Đảm bảo người hướng dẫn xếp thời gian cho việc đào tạo nhân viên phần công việc họ 3.2 Hội nhập môi trường làm việc Hội nhập môi trường làm việc thược trước nhân lực bắt đầu làm việc Tùy thuộc vào số lượng nhân lực mới, cơng ty lựa chọn hình thức hội nhập khác Số lượng nhân viên không lớn, hội nhập vào cơng ty thực thơng qua trao đổi, chia sẻ nhân lực đại diện công ty Nếu số lượng nhân viên cao, cơng ty tổ chức buổi chia sẻ, giao lưu, diễn đàn hình thành phát triển công ty, để nhân viên có nhìn khái qt công ty Nội dung hoạt động hội nhập môi trường làm việc bao gồm: *Cung cấp thông tin tổng qt cơng ty - Lịch sử hình thành phát triển - Truyền thống, phong tục, chuẩn mực tiêu chuẩn công ty - Cơ cấu tổ chức công ty - Chức vụ tên quản lý cấp cao - Các phòng ban chức vụ nhân viên *Thông tin lương thưởng, phúc lợi, trợ cấp - Cẩm nang nhân viên, mức lương, thang lương ngày trả lương - Các ngày nghỉ phép, nghi lễ, khả đào tạo phát triển - Bảo hiểm, dịch vụ tổ chức cung cấp cho nhân viên - Các chương trình giúp đỡ nhân viên - Thơng tin an tồno la động, kỷ luật lao động 3.3 Hội nhập vào phận làm việc Trưởng phòng ban chịu trách nhiệm lập danh sách theo dõi công việc cần làm trình hướng dẫn nhân viên Các hoạt động bao gồm: Giới thiệu nhân viên phận Tour vòng quanh khu làm việc: khu làm việc, phòng họp, khu vực hạn chế, máy photo, máy fax, Trao đổi mục đích làm việc nhóm, phương châm sách hướng tới mục tiêu, kế hoạch - Bàn giao thiết bị chìa khóa (nếu có) - Lưu ý an toàn nơi làm việc (điện, nước, an ninh) - Hướng dẫn sử dụng thiết bị có 3.4 Hội nhập cơng việc Hội nhập cơng việc thực nhân viên bắt đầu đảm nhận cơng việc kéo dài trình làm việc Là giai đoạn mà cấp quản lý trực tiếp nhân viên đảm nhận Tùy thuộc kỹ kinh nghiệm nhân viên 66 mới, có chương trình đào tạo phối hợp với chương trình chun mơn Nội dung hội nhập công việc bao gồm: *Nhiệm vụ trách nhiệm công việc: - Dựa vào mô tả cơng việc giải thích chi tiết kết mong đợi - Nếu tầm quan trọng công việc, liên quan đến phịng/ban tồn cơng ty - Thảo luận khó khăn, làm cách để vượt qua - Các tiêu chuẩn hồn thành cơng việc, sở đánh giá hồn thành *Đào tạo nhân viên công việc: - Đào tạo chuyên môn, kỹ liên quan, kỹ sử dụng phần mềm phục vụ công việc - Giao việc cụ thể, ưu tiên việc vừa sức trước, thông báo thời điểm đánh giá - Đánh giá lại kiến thức cần đào tạo lịch cụ thể Thông báo lại với người có liên quan để sếp thời gian - Đi thực tiễn, giới thiệu với đối tác cần Theo sát nhân viên để thường xuyên kiểm tra tiến độ tạo hội trao đổi mở Lập văn theo dõi trình đào tạo 3.5 Đánh giá hội nhập nhân lực Trong suốt trình hội nhập, cần lên lịch thường xuyên cho buổi đánh giá hiệu cơng việc thức khơng thức Tham khảo ý kiến đánh giá đồng nghiệp phận khác công ty Công tác đánh giá hội nhập nhân lực dựa các tiêu sau: - Mức độ hoàn thành công việc giao chất lượng thời gian - Mức độ tiếp thu trình bày ý tưởng thực công việc - Khả học hỏi công việc , tiếp nhận kiến thức , kỹ làm việc từ đồng nghiệp - Ý thức tôn trọng kỷ luật lao động , thực nội quy , quy chế công ty 67 ... đề tài nghiên cứu quy trình tuyển dụng nhân lực Công ty TNHH phần mềm Phương Chi năm gần Vì vậy, với nội dung nghiên cứu ? ?Nghiên cứu quy trình tuyển dụng cơng ty TNHH phần mềm Phương Chi? ?? nội... định nhu cầu tuyển dụng nhân lực Tuyển mộ nhân lực Tuyển chọn nhân lực Hội nhập nhân lực Đánh giá tuyển dụng nhân lực Sơ đồ 3.2 Quy trình tuyển dụng nhân lực cơng ty (Nguồn: Phịng Nhân sự) Theo... công ty 4.3 Một số giải pháp đề xuất hồn thiện quy trình tuyển dụng cơng ty Để hồn thiện quy trình tuyển dụng Công ty TNHH phần mềm Phương Chi, tác giả xin đề xuất quy trình tuyển dụng nhân lực