CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM PHƯƠNG CHI
Hộp 3.3. Tiêu chuẩn tuyển dụng một số vị trí công ty
TIÊU CHUẨN TUYỂN DỤNG MỘT SỐ VỊ TRÍ CỦA CÔNG TY 1. Nhân viên xử lý dữ liệu hình ảnh
* Trình độ: Không yêu cầu bằng cấp
* Kinh nghiệm: Không yêu cầu -*Yêu cầu:
- Tiếng anh đọc hiểu mức độ sơ cấp
- Thành thạo các thao tác liên quan đến định dạng Excel cơ bản.
- Chấp nhận sinh viên năm cuối sắp tốt nghiệp (có thể đáp ứng được thời gian làm việc Full time).
- Đáp ứng thời gian làm việc: 7h00 - 16h00 hoặc ca tối 11h-20h (một tháng nghỉ hai ngày thứ 7 và tất cả các ngày chủ nhật)
- Độ tuổi: 18 - 30
2. Nhân viên xử lý dữ liệu Tiếng Anh
* Trình độ: Không yêu cầu bằng cấp
* Kinh nghiệm: Không yêu cầu -*Yêu cầu:
- Tiếng Anh đọc hiểu cơ bản, 450 Toeic
- Sử dụng Excel cơ bản (sử dụng được các hàm if, vlookup)
- Chấp nhận sinh viên năm cuối sắp tốt nghiệp (có thể đáp ứng được thời gian làm việc Full time).
- Đáp ứng thời gian làm việc: 7h00 - 16h00 hoặc ca tối 11h-20h (một tháng nghỉ hai ngày thứ 7 và tất cả các ngày chủ nhật)
- Độ tuổi: 18 - 30
3. Nhân viên tham gia khóa học thiết kế 3D
* Trình độ: Không yêu cầu bằng cấp
* Kinh nghiệm: Không yêu cầu
*Yêu cầu:
- Độ tuổi: 18 tuổi trở lên
- Khả năng tư duy nhạy bén, nhanh nhẹn. Có đam mê lĩnh vực thiết kế 3D.
- Thời gian làm việc: 7h00 đến 16h00, một tháng nghỉ hai ngày thứ 7 và bốn ngày chủ nhật.
- Ứng viên đã tốt nghiệp, đáp ứng thời gian làm việc Full time.
(Nguồn: Phòng nhân sự)
Đối với yêu cầu cụ thể, Chị Nguyễn Huyền Ngọc giám sát nhân sự cho biết:
“Hiện tại, công ty đang mở rộng kinh doanh tại các thị trường Mỹ và Châu Âu vì vậy đối với một số vị trí công việc thường thích hợp với các ban trẻ và có khả năng ngoại ngữ”.
Như vậy, việc xác định nhu cầu nhân lực của công ty xuất phát từ cả hai phía ban giám đốc do phòng nhân sự đảm nhận và từ phía các phòng ban chức năng, điều này tăng tính linh hoạt trong việc xác định nhu cầu nhân lực, các phòng ban không bị gò bó về nhân lực khi khối lượng công việc quá tải. Bộ phận tuyển dụng có thể nhìn thấy được chính xác tính chất công việc để đưa ra tiêu chuẩn phù hợp nhất.
Tuy nhiên, các tiêu chuẩn tuyển dụng về chuyên môn, kỹ năng, thái độ, . . . chưa được cụ thể hóa dựa trên cách đưa ra các định nghĩa, giải thích cụ thể cho từng tiêu chuẩn ứng với mỗi thang điểm. Ngoài ra, công tác xác định nhu cầu tuyển dụng vân chưa đưa ra được những dự đoán về biến động của nguồn nhân lực trong tương lai mà chỉ xác định được nhu cầu cho thực tiễn kinh doanh ở thời điểm hiện tại hay kỳ kế hoạch.
3.3.2. Thực trạng tuyển mộ nhân lực tại công ty
*Nguồn tuyển mộ: căn cứ vào vị trí tuyển dụng, cán bộ tuyển dụng tiến hành xác định nguồn tuyển mộ trước khi đăng thông báo tuyển dụng nhân lực. Có 2 nguồn tuyển mộ chính mà công ty áp dụng là nguồn tuyển mộ bên trong và nguồn tuyển mộ bên ngoài. Trong đó:
Nguồn tuyển mộ bên trong: là những người đang làm việc tại công ty. Công ty TNHH phần mềm Phương Chi sử dụng nguồn tuyển này rất ít và chủ yếu để sử dụng tuyển những vị trí quan trọng trong công ty như Leader, Right hand hay Supervisor.
Tháng 3/2020, công ty tiến hành bổ nhiệm 1 nhân viên kì cựu của công ty thành Leader cho nhóm WF – DÉCOR.
Nguồn tuyển mộ bên ngoài là nguồn tuyển mộ chủ yếu của công ty. Trong đó, những ứng viên từ sự giới thiệu của nhân viên trong công ty và những ứng viên tự nộp CV là nguồn tuyển mộ chủ yếu trong mỗi đợt tuyển dụng. Ngoài tự tuyển dụng bằng cách sử dụng các kênh đăng tin miễn phí như facebook, website miễn phí thì công ty còn sử dụng một số các dịch vụ thuê ngoài như các gói tuyển dụng của Top CV. Công ty TNHH phần mềm Phương Chi còn tiếp cận ứng viên qua các chương trình tuyển thực tập sinh. Tuy nhiên, có vẻ nguồn từ các hội chợ việc làm hay nguồn từ các trường đại học công ty Phương Chi vẫn chưa hướng tới và áp dụng.
Nguồn tuyển mộ của công ty tương đối đa dạng và phong phú. Công ty đã chú trọng đến nguồn tuyển mộ bên trong để tạo cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp cho đội ngũ nhân lực hiện tại của mình. Hình thức này không chỉ giúp công ty thu hút được nhiều sự chú ý quan tâm của các ứng viên, chi phí thấp mà còn tạo động lực và tăng sự gắn bó của nhân viên với công ty, ngoài ra nếu ứng viên dự tuyển được trúng tuyển thì khả năng thích nghi với đồng nghiệp và công việc sẽ dễ dàng hơn.
* Thông báo tuyển dụng
Thiết kế thông báo tuyển dụng được coi là bước quan trọng để đảm bảo thu hút sự quan tâm của ứng viên. Thông báo tuyển dụng của Công ty TNHH phần mềm Phương Chi thường bao gồm những nội dung chính sau:
- Thông tin về công ty, vị trí tuyển dụng, số lượng - Mô tả công việc
- Quyền lợi ứng viên.
- Yêu cầu
- Địa chỉ và thời gian làm việc
- Địa chỉ nộp hồ sơ và số điện thoại liên lạc
Hình 3.1. Thông báo tuyển dụng của công ty trên kênh Facebook
Có thể thấy, thông báo tuyển dụng của công ty đã hoàn thành tiêu chuẩn một thông báo tuyển dụng chuyên nghiệp, cung cấp đầy đủ thông tin cho các ứng viên.
Điều kiện làm việc, địa điểm làm việc, thời gian đều được được đề cập. Hầu hết các nhân viên công ty được điều tra đều đánh giá mức độ cung cấp thông tin của thông báo ở mức tốt và đầy đủ (68%). Tuy nhiên, để thực sự tạo ấn tượng hoặc làm thỏa mãn sự hài lòng của ứng viên là một vấn đề khác. Nguồn tiếp cận chủ yếu của công ty là facebook, với một trang mạng xã hội thì đăng thông báo tuyển dụng như thế này được đánh giá là nhàm chán, không tạo ấn tượng, chưa đánh vào tâm lý ứng viên.
Hình 3.2. Đánh giá về nội dung trên thông báo tuyển dụng
(Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra)
*Hình thức đăng thông báo tuyển dụng
Qua phiếu điều tra, nguồn ứng viên được tuyển dụng chủ yếu từ các trang mạng xã hội (chiếm 50 %) và qua các kênh thông tin tuyển dụng (chiếm 30 %), trong khi đó, nguồn tuyển ứng viên được tuyển dụng từ người quen giới thiệu chỉ chiếm 11 % và tuyển dụng qua website của công ty chỉ chiếm 15 %. Như vậy, ứng viên tiếp cận với thông tin tuyển dụng chủ yếu từ các phương tiện dễ tìm kiếm, cập nhật quen thuộc
Hình 3.3. Nguồn thông tin tuyển dụng của công ty được ứng viên tiếp cận (Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra) Công ty sử dụng nhiều nguồn đa dạng, do đó thu hút được nhiều ứng viên từ các nguồn khác nhau. Không những thế, chi phí bình quân cho tuyển mộ một vị trí công việc trong một năm tương đối vừa phải do các đợt tuyển dụng công ty đăng thông báo tuyển dụng chủ yếu trên phương tiện miễn phí như faceboook, tự thiết kế thông báo tuyển dụng, tự chạy quảng cáo facebook, … Dựa vào bảng thống kê bên dưới, có thể thấy năm 2017 chi phí tuyển mộ là 0.023 triệu đồng, năm 2018 lên đến 0.05 triệu đồng, tăng gấp đôi. Riêng đối với năm 2019, chi phí tuyển mộ giảm xuống rất thấp là do công ty đã linh hoạt biết kết hợp nhiều nguồn miễn phí và có thêm kinh nghiệm trong công tác tuyển dụng.
Bảng 3.4. Chi phí tuyển mộ của công ty qua các năm
Chỉ tiêu 2017 2018 2019
Tổng số ứng viên nộp hồ sơ 2488 3918 4584
Tổng số ứng viên trúng tuyển 510 800 1096
Chi phí tuyển mộ (triệu đồng) 12 40 48
Chi phí tuyển mộ bình quân (triệu đồng) 0.023 0.05 0.01 (Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra)
3.3.3. Thực trạng tuyển chọn nhân lực tại công ty
*Thu nhận và xử lý hồ sơ:
Hiện tại công ty thu nhận hồ sơ dưới 2 hình thức: nộp hồ sơ giấy khi đến phỏng vấn tại bàn nhân sự hoặc nộp online bằng cách gửi CV hoặc gửi thông tin cá nhân vào email. Chỉ cần để lại họ tên, số điện thoại và email, phòng nhân sự sẽ liên lạc cho ứng viên để hẹn lịch phỏng vấn. Công ty sử dụng bộ nhớ đám mây Google Drive có tính năng sao lưu trực tuyến và tự động để lưu trữ thông tin ứng viên, các thành viên trong Phòng nhân sự đều có thể truy cập, cật nhật và chỉnh sửa bất kể lúc nào. Với những ứng viên có gửi CV đến, phòng nhân sự sẽ lọc hồ sơ theo tiêu chuẩn xét duyệt:
- Độ tuổi
- Định hướng nghề nghiệp
- Khả năng gắn bó với doanh nghiệp - Quốc tịch: Việt Nam
Ta thấy công tác thu nhận hồ sơ tại công ty khá đa dạng. Ngoài cách thức truyền thống là nộp hồ sơ giấy, công ty có hình thức nộp trực tuyến (qua Email). Bên cạnh đó, công ty đã ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại nhằm thuận tiện cho quá trình xử lý, cập nhật thông tin ứng viên nhanh chóng và dễ dàng hơn.
*Xử lý hồ sơ ứng viên:
Việc sơ tuyển hồ sơ thường được tiến hành trong thời hạn tối đa là 2-3 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ. Cán bộ tuyển dụng dựa trên các tiêu chuẩn xét duyệt mà lọc hồ sơ. Sau quá trình xử lý hồ sơ, cán bộ tuyển dụng sẽ loại bỏ được các hồ sơ không thích hợp, đồng thời lập báo cáo tổng hợp ghi lại những thông tin chủ yếu và lưu ý về những hồ sơ đạt yêu cầu. Cán bộ tuyển dụng lập danh sách các ứng viên tham gia thi tuyển, thời gian, địa điểm và hội đồng phỏng vấn trình lên Giám sát nhân sự ký duyệt. Sau đó thông báo cho các thành viên hội đồng tuyển dụng và các ứng viên về thời gian và địa điểm thi tuyển.
Theo kết quả điều tra được, 100% ứng viên đều nhận được kết quả thông báo hồ sơ sau 2 – 3 ngày kể từ khi nộp CV. Đây là khoảng thời gian tương đối ngắn. Có thể thấy, công tác thu nhận và xử lý hồ sơ của công ty được thực hiện khá nhanh chóng.
Hình 3.4. Thư mời thông báo kết quả phỏng vấn
*Thi tuyển:
Với vị trí nhân viên xử lý dữ liệu, hiện tại công ty áp dụng 2 hình thức thi tuyển chính là thi trên giấy và thi trên máy tính. Địa điểm tổ chức thi tuyển tại cơ sở làm việc của công ty. Trước khi phỏng vấn trực tiếp với hội đồng phỏng vấn, ứng viên sẽ làm 3 bài test của công ty: test tiếng Anh hoặc tiếng Đức, test kỹ năng tin học văn phòng (excel) và test tốc độ đánh máy. Thời gian cho mỗi bài thi khoảng 30 phút, riêng bài
test tốc độ đánh máy kéo dài 2 phút. Nội dung của các bài được chia thành các thang từ thấp đến cao.
- Test tiếng anh: ứng viên hoàn thiện trong 35 phút, bao gồm 3 phần + Bài đọc hiểu: 4 câu trắc nghiệm, độ khó cơ bản
+ Bài dịch: dịch 4 câu đơn lẻ từ tiếng Anh sang tiếng Việt, độ khó tăng dần
+ Bài viết: chọn 1 trong 2 chủ đề viết một đoạn văn ngắn bằng tiếng anh, mức độ nâng cao
- Test excel: ứng viên hoàn thiện trong 30p + Thao tác định dạng cơ bản: 3 câu
+ Dùng hàm, có hàm hợp: 3 câu + Một số yêu cầu dùng phím tắt
- Test tốc độ đánh máy: Ứng viên đánh máy đoạn văn bằng tiếng anh trong 2 phút, cần đánh chính xác định dạng của văn bản
Với vị trí “nhân viên xử lý dữ liệu”, công ty sẽ không yêu cầu khả năng nghe – nói - viết tiếng Anh, chỉ yêu cầu khả năng đọc hiểu vì vậy các bài test chủ yếu xoay quanh vấn đề này. Tuy nhiên ở bài test tiếng Anh vẫn có bài viết đoạn văn, yêu cầu này của đề nhằm phân loại ứng viên, loại bỏ thêm những ứng viên không đạt tiêu chuẩn hoặc yếu kộm rừ rệt hơn những ứng viờn khỏc mà khi nghiờn cứu hồ sơ chưa phỏt hiện ra. Tuy nhiên, cán bộ tuyển dụng là người đánh giá bài thi theo đáp án có sẵn với thời gian đánh giá ngắn, sẽ dẫn đến trường hợp loại những ứng viên có tiềm năng vượt trội trong các lĩnh vực khác, ứng viên có chuyên môn sâu nhưng có kiến thức về xã hội, về công ty bị hạn chế. Nội dung của bài thi mới chỉ tập trung vào kiểm tra kiến thức chuyên môn, kiến thức cơ bản cần thiết cho vị trí công việc tuyển dụng và sự hiểu biết của ứng viên về công ty. Chưa đề cập đến các câu hỏi kiểm tra các chỉ số IQ, EQ, . . .
Hình 3.5. Đánh giá của ứng viên về bài thi tuyển dụng (Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra)
Dựa vào thông tin của phiếu điều tra, có 68% các ứng viên đánh giá đề thi của các bài thi tuyển mà công ty đưa ra là khó, 26% đánh giá bình thường và 6% đánh giá dễ, không có ứng viên nào đánh giá đề thi rất dễ. Ta thấy, để vượt qua được vòng thi tuyển ứng viên sẽ phải làm nhiều bài test với mức độ tương đối khó, trong khi để vượt qua được vòng loại hồ sơ thì khá dễ dàng, điều này sẽ gây choáng ngợp cho ứng viên.
Nhiều khi ứng viên không chuẩn bị tâm lý làm bài test và có một số trường hợp bỏ về khi đang trong thời gian thi tuyển.
*Phỏng vấn:
Hội đồng phỏng vấn dựa vào yêu cầu của công việc cần tuyển, dựa vào bài thi tuyển, các ghi chép về hồ sơ ứng viên để đặt câu hỏi cho từng ứng viên. Hội đồng tiến hành phỏng vấn ở cấp độ chuyên sâu, các câu hỏi phỏng vấn đưa ra để tìm hiểu ứng
viên về các phương diện như mức độ chuyên môn, kiến thức, tính cách, kỹ năng giao tiếp, . . . Lượng ứng viên đến phỏng vấn 1 ngày ở công ty là rất đông, các thành viên phòng nhân sự sẽ thay phiên nhau phỏng vấn ứng viên. Thông thường hội đồng phỏng vấn sẽ gồm 2 người, trong trường hợp ứng viên quá đông, một nhân viên tuyển dụng có thể phỏng vấn đôi. Với vị trí “nhân viên xử lý tiếng Đức”, hội đồng phỏng vấn ngoài nhân viên tuyển dụng ra sẽ có thêm một nhân viên thuộc nhóm tiếng Đức phỏng vấn cùng. Ngoài ra, với một số vị trí khác như IT hay trợ lý thì các cán bộ tuyển dụng của công ty sẽ yêu cầu hỗ trợ từ giám đốc công ty, vì đây là những vị trí làm việc trực tiếp với giám đốc, do đó, sự tham gia trực tiếp của giám đốc trong hội đồng phỏng vấn là việc rất quan trọng. Bên cạnh đó, hội đồng phỏng vấn cũng có thể phỏng vấn sơ bộ trước rồi báo cáo kết quả và quyết định những ứng viên cho vòng phỏng vấn sau. Công ty đã đưa ra quy định về phỏng vấn tuyển dụng cho từng vị trí, chức danh, quy định số vòng phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn bao gồm những ai. Quy định về phỏng vấn của công ty được thể hiện ở bảng dưới đây:
Bảng 3.5. Quy định về phỏng vấn tuyển dụng tại công ty ST
T
Vị trí tuyển dụng Số vòng phỏng vấn
Thành phần hội đồng
1 IT 1 Giám đốc, giám sát nhân
sự
2 Nhân viên xử lý dữ liệu 1 Nhân viên tuyển dụng
3 Nhân viên xử lý dữ liệu tiếng Đức 1 Nhân viên tuyển dụng, nhân viên phòng tiếng Đức 4 Nhân viên hành chính nhân sự 1 Giám sát nhân sự hoặc trợ
lý giám sát
5 Trưởng phòng, thư ký, trợ lý 1 Giám đốc, giám sát nhân sự
(Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra)
*Ra quyết định tuyển dụng:
Hội đồng tuyển dụng dựa vào những nhận xét trong phần đánh giá và các thông tin khác cùng với kinh nghiệm và sự hiểu biết của bản thân về vị trí tuyển dụng để lựa chọn ứng viên trúng tuyển. Khi kết thúc phỏng vấn, công ty tiến hành đánh giá kết quả phỏng vấn, theo đó, các thành viên của hội đồng phỏng vấn sẽ đánh giá ứng viên theo các tiêu chí từ kiến thức, kỹ năng, phẩm chất cho đến kinh nghiệm cũng như các đặc điểm nổi bật khác, sau đó cho điểm trong số các yếu tố đó, cuối cùng là tổng hợp lại ý kiến của các thành viên hội đồng phỏng vấn để đưa ra quyết định cuối cùng (Bảng kết quả đánh giá phỏng vấn).
Hộp 3.4. Bảng đánh giá kết quả phỏng vấn