Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN HỮU DANH Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ HUYỀN Mã số sinh viên : 1405QTVB019 Khóa : 2014-2018 Lớp : ĐH QTVP 14B HÀ NỘI - 2018 LỜI CẢM ƠN Được đồng ý Khoa Quản trị Văn phòng hướng dẫn tận tình thầy giáo ThS Nguyễn Hữu Danh tơi hồn thành đề tài nghiên cứu “Hiện đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” Khơng có thành cơng mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập Trường đến nay, nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ q Thầy Cơ, gia đình bạn bè Với lịng biết ơn sâu sắc, xin gửi đến quý Thầy Cơ Khoa Quản trị Văn phịng với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho suốt thời gian học tập Trường Đặc biệt hơn, xin dành lịng kính trọng tình cảm chân thành tới Người Thầy tâm huyết giúp đỡ suốt thời gian thực nhiệm vụ đề tài Tôi xin cảm ơn tới Ban Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam cơ, chị Phịng Lưu trữ nhiệt tình giúp đỡ ủng hộ tơi q trình điều tra, khảo sát thu thập tài liệu phục vụ cho đề tài Mặc dù có nhiều cố gắng song khó tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Kính mong nhận góp ý, bảo Thầy, Cô Khoa, bạn bè người quan tâm để đề tài hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn Ngày 22 tháng 03 năm 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập riêng Các tài liệu, số liệu sử dụng có nguồn gốc rõ ràng, cơng bố theo quy định Nội dung phân tích cách trung thực, khách quan phù hợp với thực tiễn Các kết chưa công bố nghiên cứu khác Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm trước Nhà trường cam đoan Hà Nội, Ngày 22 tháng 03 năm 2018 Tác giả Nguyễn Thị Huyền DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ CBCC Cán cơng chức CVP Chánh văn phịng HĐH Hiện đại hóa NXB ĐHKTQD Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân KHXH Khoa học xã hội VHL Viện Hàn lâm VT Văn thư MỤC LỤC 1 5 6 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lịch sử vấn đề nghiên cứu Mục tiêu đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa đề tài Bố cục đề tài Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG TẠI VIỆT NAM 1.1 Lý luận chung văn phịng cơng tác văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ văn phòng 10 1.1.3 Khái niệm công tác văn phòng 17 1.2 Khái niệm đại hóa văn phòng 18 1.2.1 Khái niệm đại hóa 18 1.2.2 Khái niệm đại hóa cơng tác văn phịng 19 1.2.3 Sự cần thiết đại hóa cơng tác Văn phịng 20 1.2.4 Nội dung công tác đại hóa văn phịng 21 *Tiểu kết 22 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA 23 VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 23 2.1 Khái quát chung Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 23 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 23 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Viện Hàn lâm 25 2.2 Khái quát chung Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 28 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Viện Hàn lâm 28 2.2.2 Cơ cấu tổ chức 30 2.3 Thực tế công tác đại hóa văn phịng Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 30 2.3.1 Tình hình nhân Văn phịng 30 2.3.2 Thực tiễn thực nghiệp vụ hành 35 2.3.3 Các sở, trang thiết bị văn phòng 47 2.3.4 Kỹ ứng dụng Cơng nghệ thơng tin vào q trình hoạt động Văn phòng 48 2.3.5 Thực tiễn trí phịng làm việc Văn phòng 49 2.4 Đánh giá chung 50 2.4.1 Ưu điểm 50 2.4.2 Hạn chế 52 2.4.3 Nguyên nhân 54 *Tiểu kết 55 Chương 3: GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CƠNG TÁC HIỆN ĐẠI HĨA TRONG VĂN PHÕNG 56 3.1 Giải pháp nâng cao cơng tác đại hóa văn phòng 56 3.1.1.Nâng cao nhận thức trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng 56 3.1.2 Nâng cao công tác tham mưu Văn phòng Ban Lãnh đạo Viện 57 3.1.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân Văn phòng 59 3.1.4 Nâng cao trách nhiệm tác phong làm việc đội ngũ nhân .60 3.1.5 Đầu tư mua sắm, bổ sung, thay trang thiết bị văn phịng .61 3.1.6 Nâng cao cơng tác tổ chức, thực quy trình nghiệp vụ hành 61 3.1.7 Nâng cao kỹ ứng dụng công nghệ thông tin 62 3.1.8 Cải tiến môi trường làm việc 62 3.1.9 Sắp xếp phòng làm việc Văn phòng theo hướng Văn phòng mở 63 *Tiểu kết 64 KẾT LUẬN 65 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 66 PHỤ LỤC 67 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Hình 1: Bảng Thống kê số lượng cán bộ, nhân viên thuộc Văn phịng 31 Hình 2: Biểu đồ thể trình độ chun mơn cơng chức, nhân viên 32 Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam năm 2017 32 Hình 3: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân Văn phòng 33 Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam 33 Hình 4: Bảng thống kê số lượng văn đến - từ năm (2013-2016) 36 Hình 5: Mẫu sổ đăng ký sử dụng tài liệu Phòng Lưu trữ 44 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời đại công nghiệp hóa, đại hóa mạnh m nay, cơng tác đại hóa văn phịng khâu quan trọng, giúp thúc đ y hội nhập, phát triển chung kinh tế Để việc cải cách hành chính, cải cách phương thức làm việc đạt hiệu quả, đại hóa cơng tác văn phịng, đại hóa người, đại hóa văn hóa cơng sở phải trước bước, phải xem xương sống hành quốc gia Ngồi ra, đại hóa văn phịng nội dung cải cách hành mà Đảng Nhà nước quan tâm sâu sắc Tại Nghị Đại hội XI Đảng, tháng 11-2011, Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011 - 2020 Chương trình gồm nội dung là: cải cách thể chế; cải cách thủ tục hành chính; cải cách tổ chức máy hành nhà nước; xây dựng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; cải cách tài cơng; đại hóa hành Đây chương trình có tính chiến lược, định hướng đạo tồn diện cho cơng tác cải cách hành nhà nước thời gian 10 năm chia làm giai đoạn - giai đoạn I (2011 - 2015) giai đoạn II (2016 - 2020) Hiểu r tầm quan trọng việc đại hóa văn phịng, thời gian thực tập Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, thân có tìm hiểu, nghiên cứu thực nghiệm việc đại hóa văn phịng Dưới góc độ sinh viên thực tập, thân dành quan tâm, chọn lựa vấn đề nhiều nhà nghiên cứu, học giả tìm hiểu, phân tích, đánh giá - mức độ cải cách hành nước ta mà cơng tác đại hóa văn phịng yếu tố quan trọng nh m giảm thiểu tối đa thời gian làm việc, tiết kiệm chi phí cơng sức lao động để hồn thành nhiệm vụ Trong thời gian kiến tập thực tập Viện Hàn lâm, thân nhận thấy vấn đề đại hóa cơng tác văn phịng có chuyển biến tích cực, cịn nhiều nội dung thực chưa tốt vấn đề người, máy móc trang thiết bị cách trí văn phịng, cần tập trung quan tâm Qua tìm hiểu, nghiên cứu, thân mạnh dạn đưa số giải pháp, góp phần nâng cao hoạt động Văn phòng Viện Hàn lâm theo hướng tinh gọn, hiệu lực, hiệu Mặt khác, thực đề tài này, s giúp cá nhân có thêm kiến thức hiểu biết lý luận văn phịng, cơng tác văn phịng vấn đề đại hóa văn phòng Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Với lí trên, tơi định lựa chọn đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp 2 Lịch sử vấn đề nghiên cứu Lĩnh vực hành văn phòng đề tài nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu nh m đáp ứng nhu cầu xã hội lĩnh vực Ở khía cạnh khác nhau, có nhiều cơng trình nghiên cứu lĩnh vực hành văn phịng đại hóa văn phịng bao gồm báo, tạp chí, sách, khóa luận, báo cáo, … Tạp chí Cộng sản, (11/10/2016), chủ đề “Cơng nghiệp hóa, đại hóa gắn với phát triển kinh tế tri thức theo tinh thần Nghị Đại hội XII Đảng” đưa ý hiểu cơng nghiệp hóa, đại hóa, cho r ng “Hiện đại hóa trình tận dụng khả để đạt trình độ cơng nghệ ngày tiên tiến, đại” Ngồi ra, Tạp chí cịn nhấn mạnh đến vai trị công nghệ thông tin, công nghệ sinh học, công nghệ phần mềm cơng tác đại hóa đất nước Trong viết này, tạp chí tập trung nói đến cơng nghiệp hóa đại hóa hành nước, chưa gắn với quan cụ thể Nguyễn Mạnh Cường, Tạp chí Tổ chức Nhà nước số 01/2013 có viết "Chương trình Văn phịng xanh" - Xu hướng văn phòng đại Việt Nam Tác giả đem đến hiểu biết chung mơ hình văn phịng đại, tiết kiệm lượng hiệu công việc qua việc giới thiệu trình bày khái qt lợi ích Chương trình Văn phịng xanh mang lại, kinh nghiệm nội dung triển khai thực “Chương trình Văn phòng xanh” số quan, tổ chức Ngơ Thị Diên, đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng Bộ Lao động thương binh Xã hội” tác giả nghiên cứu khảo sát thực trạng đại hóa cơng tác văn phòng Bộ Lao động thương binh xã hội, đề tài đưa lý luận văn phòng đại hóa văn phịng, đánh giá thực trạng cơng tác đại hóa văn phịng Bộ Nguyễn Thành Độ, (2005) Giáo trình “Quản trị Văn phịng”, NXB Lao động Xã hội; Tác giả đề cập đến nghiệp vụ văn phịng như: Cơng tác tổ chức văn phịng, tổ chức lao động văn phịng, thơng tin nghiệp vụ văn phòng, số nghiệp vụ văn phòng, tổ chức giải quản lý văn bản, soạn thảo văn quản lý, công tác lưu trữ Tác giả tập trung nghiên cứu nghiệp vụ hoạt động văn phòng mà chưa đề cập đến vấn đề phát sinh, khó khăn Hình 2: Biểu đồ thể trình độ chun mơn cơng chức, nhân viên Văn phịng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam năm 2017 n c nhân nh 4% 24% 40% 32% c Hình 3: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Chánh Văn phòng Xây dựng kế hoạch tuyển dụng Chủ tịch Viện Thành lập HĐ tuyển dụng Hội đồng tuyển dụng Tổ chức tuyển dụng Chủ tịch Viện Quyết định tuyển dụng Chánh Văn phòng Hợp đồng thử việc Chủ tịch Viện Bổ nhiệm vào ngạch viên chức Phòng HC - TC Lưu hồ sơ tuyển dụng Hình 4: Bảng thống kê số lượng văn đến - từ năm (2013-2016) STT Năm Số văn đến Số văn 2013 5088 7500 2014 6542 5464 2015 6588 5130 2016 6589 6713 24807 24804 Cộng Hình 5: Mẫu sổ đăng ký sử dụng tài liệu Phòng Lưu trữ STT Ngày, Họ tên, Hộpsố tháng, Đơn vị công hồ sơ số năm tác Số lượng Số lượng Số trang Nội dung Ký văn bản sao in tài liệu nhận Phụ lục II: Một số hình ảnh Viện Hàn lâm Hình 2.1 Cổng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Hình 2.2 Phịng Văn thư – Hành Hình 2.3 Những văn khơng bóc bì Hình 2.4 Các dấu quan 10 Hình 2.5 Góc làm việc Văn thư tủ đựng tài liệu phòng ban 11 Hinh 2.6 Phần mềm quản lý văn đến Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 12 Hình 2.7 Cơng văn khơng có trích yếu 13 Hình 2.8 Máy hút ẩm Kho Lưu trữ Hình 2.9 Tủ đựng tài liệu mật, ghi âm, ghi hình, 14 Hình 2.10 Tủ, giá đựng tài liệu 15 Hình 2.11 Phịng Truyền thống 16 Hình 2.12 Máy photo bố trí Phịng Lưu trữ Hình 2.13 Bàn làm việc Trưởng phòng Lưu trữ 17 Phụ lục III: Một số văn ban hành Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam (2012-2017) Mục lục văn bản: 3.1 Số 99/2017/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2017 việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam 3.2 Số 2303/QĐ-KHXH ngày 30 tháng 12 năm 2016 việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 3.3 Công văn số 1136/VP-THTTBT ngày 14 tháng năm 2016 việc ban hành số mẫu văn Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 3.4 Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 18 Phụ lục IV: Một số văn Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ban hành giai đoạn 2012-2017 19 ... đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam phần chương 22 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 2.1 Khái quát chung Viện. .. cơng tác văn phịng, đại hóa văn phịng từ làm để đánh giá thực trạng cơng tác đại hóa Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Chương 2:Thực trạng cơng tác đại hóa văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội. .. Bách khoa (sơ đồ cấu tổ chức xem phụ lục I phần 1.1) 27 2.2 Khái quát chung Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam đơn vị thuộc Viện Hàn lâm