Đang tải... (xem toàn văn)
Tài liệu tham khao chuyen de quan ly ho so, lop quan ly nha nuoc chuong trinh chuyen vien nam 2017. Tài liệu tham khao chuyen de quan ly ho so, lop quan ly nha nuoc chuong trinh chuyen vien nam 2017.
Chuyên đề Quản lý hồ sơ Đối với quan, tổ chức việc quản lý hồ sơ giữ vai trò quan trọng, việc quản lý hồ sơ cách khoa học giúp việc tra cứu thơng tin diễn nhanh chóng, kịp thời hiệu quả, nâng cao hiệu suất chất lượng công tác.Lập hồ sơ hành trách nhiệm, công việc thường xuyên liên tục cán bộ, công chức, viên chức văn thư quan, đơn vị Lập hồ sơ hành tốt góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác cán bộ, công chức, viên chức văn thư quan Qua đó, giúp quan, đơn vị quản lý tài liệu chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng cách hiệu Khái niệm hồ sơ: Hồ sơ tập gồm toàn (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung thể loại tác giả hình thành tài liệu q trình giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị cá nhân (Tại Khoản 10 Điều Luật Lưu trữ năm 2011) Khái niệm lập hồ sơ: “Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định” (Theo khoản 11 Điều Luật Lưu trữ năm 2011) Tầm quan trọng hồ sơ đời sống xã hội hoạt động quản lý nhà nước: 3.1 Trong đời sống xã hội - Hồ sơ tài liệu chứng thực diễn Hồ sơ phản ánh trung thực nguồn quan trọng xác cho nhà nghiên cứu lịch sử; - Hồ sơ xác để pháp lý giải yêu cầu công dân tổ chức xã hội 3.2 Đối với hoạt động quản lý nhà nước - Hồ sơ phản ánh kết hoạt động quản lý quan nhà nước; - Hồ sơ giúp nhà quản lý theo dõi công việc; - Hồ sơ giúp nhà quản lý theo dõi quản lý công việc cán công chức; - Hồ sơ giúp nhà quản lý điều hành công việc có hiệu ban hành định hành xác Trách nhiệm đơn vị cá nhân công tác lập hồ sơ, trách nhiệm nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hành quan: 4.1 Trách nhiệm đơn vị cá nhân công tác lập hồ sơ 4.1.1 Trách nhiệm thủ trưởng quan - Trách nhiệm chung: Thủ trưởng quan (người đứng đầu quan, tổ chức ) chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư phạm vi quan đạo nghiệp vụ quan cấp đơn vị trực thuộc thực lập hồ sơ công việc Để thực nhiệm vụ này, thủ trưởng quan giao cho chánh văn phòng trưởng phòng hành (ở nơi khơng lập văn phòng) tổ chức cơng tác lập hồ sơ phạm vi - Những nhiệm vụ cụ thể + Ký ban hành danh mục hồ sơ hàng năm; + Tùy điều kiện cụ thể, thủ trưởng quan trực tiếp làm số việc: giải văn đến quan; soạn thảo văn đi; tham gia hội nghị,… Kết thúc công việc phải lập hồ sơ 4.1.2 Trách nhiệm Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) - Xây dựng danh mục hồ sơ, tham gia soạn thảo danh mục hồ sơ theo yêu cầu thủ trưởng quan; - Trực tiếp quản lý theo dõi công tác lập hồ sơ quan; - Lập hồ sơ cơng việc 4.1.3 Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị quan - Hàng năm lập danh mục hồ sơ đơn vị mình; - Trực tiếp đạo, đơn đốc kiểm tra đơn vị thực tốt nhiệm vụ lập hồ sơ công việc quản lý hồ sơ lập; - Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng quan công tác lập hồ sơ đơn vị 4.1.4 Trách nhiệm cán bộ, cơng chức, viên chức quan Tất cán bộ, cơng chức, viên chức quan nói chung phải thực công tác lập hồ sơ công việc Các cơng việc cụ thể là: - Lập hồ sơ cơng việc giải quyết; - Lập hồ sơ theo dõi công việc 4.1.5 Trách nhiệm cán văn thư chuyên trách - Sắp xếp quản lý văn lưu; - Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) làm danh mục hồ sơ hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ quan; - Giúp lãnh đạo văn phòng (phòng hành chính) kiểm tra, đơn đốc việc lập hồ sơ; - Lập hồ sơ văn lưu 4.2 Trách nhiệm nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hành quan: 4.2.1 Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành: Tại Điều 11 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ quan sau: - Trong thời hạn 01 năm kể từ năm công việc kết thúc; - Tài liệu xây dựng bản: thời hạn tháng kể từ ngày cơng trình xây dựng toán 4.2.2 Thủ tục giao nộp: Quy định Điều 12 Luật Lưu trữ 2011 quy định thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan - Trách nhiệm đơn vị, cá nhân Mỗi cán bộ, cơng chức có trách nhiệm hồn thiện hồ sơ đến thời hạn làm thủ tục giao nộp cho cán lưu trữ quan Khi giao nộp tài liệu kèm theo mục lục hồ sơ cần nộp vào lưu trữ - Trách nhiệm lưu trữ quan + Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức việc lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu; +Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; + Chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; + Bảo quản hồ sơ, tài liệu; + Phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu; + Lựa chọn hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định; + Làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị - Hồ sơ bàn giao: Hồ sơ bàn giao tài liệu vào lưu trữ quan gồm có: + Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu + Biên bàn giao Hồ sơ bàn giao làm thành Mỗi bên giữ * Liên hệ thực tiễn quan, đơn vị: - Thuận lợi: Giúp cho lãnh đạo quan, cán quan nắm chắt nội dung, khối lượng văn quan làm văn nơi khác chuyển đến Giúp quản lý tài liệu chặt chẽ, tránh thất lạc mát Lưu trữ tốt làm bc dễ tìm kiếm tổng hợp Việc lập hồ sơ giúp cho cán bộ, công chức quan xếp văn khoa học, đầy đủ có hệ thống, giúp cho việc giải cơng việc hàng ngày có suất, chất lượng hiệu Phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan qua việc hình thành hồ sơ Quản lý chặt chẽ, tránh việc thất lạc văn giấy tờ, bỏ sót văn bản, trùng lập văn hay lưu giữ văn không cần thiết Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ quan Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan - Khó khăn: Quy trình nhiều khâu bước Kho lưu trữ chưa đảm bảo Một số cán cho việc lập hồ sơ nộp hồ sơ trách nhiệm cán văn thư, lưu trữ Chưa có quy chế cụ thể cho việc lập hồ sơ nộp hồ sơ quan Các phòng nghiệp vụ lập hồ sơ để tiện công tác xử lý công việc, không giao nộp hồ sơ theo thời gian quy định Việc lưu trữ quan hạn chế chưa quy định lưu trữ hồ sơ - Giải pháp: Để làm tốt công tác lập hồ sơ hành, cần phải có giải pháp như: + Tăng cường quan tâm Lãnh đạo quan, nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức, tiết kiệm chi phí cho việc chỉnh lý tài liệu tích đống lựa chọn giữ lại hồ sơ, tài liệu có giá trị để phục vụ nghiên cứu trước mắt lâu dài quan, tổ chức + Ý thức trách nhiệm kiên trì cán chuyên trách văn thư, lưu trữ việc hướng dẫn, kiểm tra đơn vị cá nhân quan + Ý thức trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức phải tự giác chấp hành pháp luật lập hồ sơ hành Tập huấn cho cán lưu trữ hồ sơ quan + Chế độ sách cho người làm công tác văn thư lưu trữ + Xây dựng quy chế cho việc lập hồ sơ nộp hồ sơ năm + Có quy định cụ thể thời gian giao nộp quan Đồng thời, khen thưởng phòng nộp hồ sơ xác, thời gian quy định * Liên hệ thực tế thân (tự lo – giả định vai trò đang) - Bản thân Cán bộ, công chức phụ trách công tác chuyên môn phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức theo thời hạn quy định Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho Lưu trữ quan, tổ chức biết phải đồng ý Lãnh đạo quan, tổ chức thời hạn giữ lại không 02 năm; - Khi chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho quan, tổ cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức làm tài liệu riêng mang sang quan, tổ chức khác * Kết luận: Như vậy, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan có vị trí quan trọng công tác văn thư công tác lưu trữ, kết thúc công tác văn thư tiền đề công tác lưu trữ Chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vào lưu trữ quan giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh, nội dung hoạt động quản lý nhà nước Hồ sơ lập khoa học mặt góp phần nâng cao hiệu chất lượng công tác quan, tổ chức tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, xác; từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan, tổ chức./ ... danh mục hồ sơ hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ quan; - Giúp lãnh đạo văn phòng (phòng hành chính) kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ; - Lập hồ sơ văn lưu 4.2 Trách nhiệm nộp hồ sơ tài liệu... hồ sơ nộp hồ sơ trách nhiệm cán văn thư, lưu trữ Chưa có quy chế cụ thể cho việc lập hồ sơ nộp hồ sơ quan Các phòng nghiệp vụ lập hồ sơ để tiện công tác xử lý công việc, không giao nộp hồ sơ. .. viên chức việc lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu; +Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; + Chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; + Bảo quản hồ sơ, tài liệu; + Phục