Khảo sát công tác văn phòng tại phòng Hành chính – Tổ chức của Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 2 1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng 2 1.1.Khái quát quá trình hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan 2 1.1.1.Thông tin chung về cơ quan 2 1.1.2.Chức năng 2 1.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn 3 1.1.4.Cơ cấu tổ chức của Trung tâm 4 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổ chức 7 1.2.1.Chức năng 7 1.2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn 8 1.2.3.Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổ chức 12 2.Soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.1.Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 14 2.2.Thẩm quyền ban hành văn bản 14 2.2.1.Thẩm quyền ban hành văn bản 14 2.2.2.Ký văn bản 14 2.3.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 15 2.4.Quy trình soạn thảo văn bản 17 2.5.Nhận xét, đánh giá 19 3.Quản lý văn bản đi 19 3.1.Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 19 3.2.Đăng ký văn bản 21 3.3.Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 21 3.4.Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 22 3.4.1.Làm thủ tục chuyển phát văn bản 22 3.4.2.Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 23 3.5.Lưu văn bản đi 23 3.6.Nhận xét, đánh giá 23 4.Quản lý và giải quyết văn bản đến 24 4.1.Tiếp nhận văn bản đến 24 4.1.1.Hình thức tiếp nhận văn bản đến 24 4.1.2.Trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến 24 4.2.Đăng ký văn bản đến 24 4.3.Trình, chuyển giao văn bản đến 25 4.4.Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 25 4.5.Nhận xét, đánh giá 26 5.Quản lý và sử dụng con dấu 26 5.1.Các loại dấu cơ quan 26 5.2.Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 27 5.3.Bảo quản con dấu 28 5.4.Nhận xét, đánh giá 28 6.Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ cơ quan 28 7.Tìm hiểu nghi thức Nhà nước, kỹ năng giao tiếp 28 8.Tìm hiểu các thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 29 8.1.Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan 29 8.2.Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 29 8.3.Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 30 NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT 31 KẾT LUẬN 34

THÔNG TIN CÁ NHÂN Họ tên: Nguyễn Thị Thanh Xuân Ngày sinh: 10/05/1984 Lớp: CĐLT QTVP 15A Mã sinh viên: 1512QTVA030 MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG .2 1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan Văn phòng 1.1.Khái quát trình hình thành, chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan .2 1.1.1.Thông tin chung quan .2 1.1.2.Chức 1.1.3.Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.4.Cơ cấu tổ chức Trung tâm 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Hành – Tổ chức 1.2.1.Chức 1.2.2.Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.3.Cơ cấu tổ chức phòng Hành – Tổ chức 12 2.Soạn thảo ban hành văn .14 2.1.Các loại văn quan tổ chức ban hành 14 2.2.Thẩm quyền ban hành văn 14 2.2.1.Thẩm quyền ban hành văn 14 2.2.2.Ký văn .14 2.3.Thể thức kỹ thuật trình bày văn .15 2.4.Quy trình soạn thảo văn .17 2.5.Nhận xét, đánh giá 19 3.Quản lý văn 19 3.1.Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn 19 3.2.Đăng ký văn .21 3.3.Nhân bản, đóng dấu quan dấu mật, dấu khẩn 21 3.4.Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 22 3.4.1.Làm thủ tục chuyển phát văn 22 3.4.2.Theo dõi việc chuyển phát văn 23 3.5.Lưu văn 23 3.6.Nhận xét, đánh giá 23 4.Quản lý giải văn đến 24 4.1.Tiếp nhận văn đến 24 4.1.1.Hình thức tiếp nhận văn đến 24 4.1.2.Trách nhiệm tiếp nhận văn đến .24 4.2.Đăng ký văn đến 24 4.3.Trình, chuyển giao văn đến 25 4.4.Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến 25 4.5.Nhận xét, đánh giá 26 5.Quản lý sử dụng dấu 26 5.1.Các loại dấu quan 26 5.2.Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu 27 5.3.Bảo quản dấu 28 5.4.Nhận xét, đánh giá 28 6.Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan 28 7.Tìm hiểu nghi thức Nhà nước, kỹ giao tiếp 28 8.Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 29 8.1.Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động quan 29 8.2.Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng .29 8.3.Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 30 NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT 31 KẾT LUẬN 34 LỜI CẢM ƠN Trong trình khảo sát thu thập thơng tin để hồn thành báo cáo kiến tập này, nhận giúp đỡ từ Ban giám hiệu nhà trường, thầy giáo khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Ban giám hiệu nhà trường, thầy cô giáo Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo, anh chị phòng Hành – Tổ chức Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN tạo điều kiện, tận tình hướng dẫn cung cấp cho tơi thơng tin cần thiết suốt q trình kiến tập để tơi hồn thành báo cáo Tuy nhiên, thời gian có hạn nên báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Vì vậy, tơi mong nhận bảo, ý kiến nhận xét thầy cô anh chị Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN Những ý kiến góp ý người giúp tơi nhận hạn chế qua tơi có thêm nguồn tư liệu kinh nghiệm đường học tập làm việc sau Tôi xin chân thành cảm ơn! MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong xã hội nay, hành văn phòng hoạt động khơng thể thiếu quan, tổ chức Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung tồn quan, tổ chức Mỗi quan quản lý hành nhà nước thực chức khuôn khổ nhiệm vụ, quyền hạn thông qua định hệ thống hành mối quan hệ bên ngồi Do đó, máy trợ giúp quan quản lý hành nhà nước yếu tố quan tâm việc nâng cao hiệu hoạt động quan nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý quan, doanh nghiệp, cơng tác hành văn phòng trở thành nghiệp vụ cần thiết Trong thời gian kiến tập Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN sinh viên khoa Quản trị văn phòng, tơi có điều kiện để tiếp xúc, nghiên cứu, học tập, tìm tòi tài liệu để giúp thân hiểu biết có thêm kinh nghiệm thực tế chuyên ngành theo học Do thời gian kiến tập có hạn nên xin phép sâu nghiên cứu đề tài “Khảo sát cơng tác văn phòng phòng Hành – Tổ chức Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN” NỘI DUNG 1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan Văn phòng 1.1.Khái qt q trình hình thành, chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan 1.1.1.Thông tin chung quan Tên tiếng Việt: Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội Tên tiếng Anh: Library and Information Center Vietnam National University, Hanoi Tên giao dịch viết tắt: LIC Trung tâm Thông tin - Thư viện thành lập theo định số 66/TCCB ngày 14 tháng năm 1997 Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) sở hợp thư viện trường đại học thuộc ĐHQGHN; Quyết định số: 4016/QĐ-ĐHQGHN ngày 19/10/2015 Quy định tổ chức hoạt động trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN 1.1.2.Chức - Lưu giữ, quản lý thông tin, tư liệu thư viện phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng quản lý ĐHQGHN; nghiên cứu, thu thập, xử lý, thông báo, phổ biến cung cấp tin, tài liệu khoa học, dịch vụ thông tin phục vụ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động, học sinh, sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh ĐHQGHN - Triển khai hoạt động nghiên cứu khoa học thuộc lĩnh vực thông tin – thư viện; ứng dụng kết nghiên cứu khoa học nhằm đại hóa hoạt động thư viện, phát triển thư viện số phục vụ đại học nghiên cứu - Tư vấn, cung cấp dịch vụ thơng tin – thư viện; tổ chức khóa bồi dưỡng nhằm nâng cao nghiệp vụ, kiến thức thông tin – thư viện cho đội ngũ nhân làm công tác thông tin, tư liệu, thư viện người dung tin ĐHQGHN 1.1.3.Nhiệm vụ quyền hạn + Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lí, thơng báo cung cấp tin, tư liệu khoa học, giáo dục, ngoại ngữ công nghệ phục vụ cán sinh viên ĐHQGHN cụ thể là: + Tham mưu cho định lãnh đạo phương hướng tổ chức hoạt động thông tin, tư liệu, thư viện nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy học tập ĐHQGHN + Xây dựng kế hoạch ngắn hạn chiến lược phát triển; tổ chức điều phối toàn hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện ĐHQGHN + Thu thập, bổ sung - trao đổi, phân tích - xử lí tài liệu tin Tổ chức xếp, lưu trữ, bảo quản kho tư liệu ĐHQGHN bao gồm tất loại hình ấn phẩm vật mang tin + Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập tìm kiếm thơng tin tự động hố; tổ chức cho toàn thể bạn đọc ĐHQGHN khai thác, sử dụng thuận lợi có hiệu kho tin tài liệu Trung tâm nguồn tin bên + Thu nhận lưu chiểu xuất phẩm ĐHQGHN xuất bản, luận án tiến sĩ, thạc sĩ bảo vệ ĐHQGHN người viết cán bộ, sinh viên ĐHQGHN; Những báo cáo tổng kết đề tài nghiên cứu cấp ĐHQGHN cấp Nhà nước nghiệm thu đánh giá đơn vị thuộc ĐHQGHN chủ trì cán ĐHQGHN thực Xây dựng sở liệu đặc thù ĐHQGHN, xuất ấn phẩm thông tin tóm tắt, thơng tin chun đề phục vụ cơng tác quản lí, nghiên cứu khoa học đào tạo + Nghiên cứu khoa học thông tin, tư liệu, thư viện, góp phần xây dựng lý luận khoa học chuyên ngành ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào xử lí phục vụ thơng tin, thư viện + Tổ chức đào tạo bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ tổ chức, xử lí, cung cấp tin tài liệu đội ngũ cán thông tin, tư liệu, thư viện Trang bị kiến thức dụng thư viện cho cán sinh viên ĐHQGHN + Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác trực tiếp với trung tâm thông tin, thư viện, tổ chức khoa học, trường đại học nước Tham gia tổ chức điều hành Liên hiệp thư viện trường đại học Hiệp hội thông tin - thư viện Việt nam Tham gia hiệp hội thư viện quốc tế Làm đầu mối nối mạng hệ thống thông tin - thư viện ĐHQGHN ngành đại học vào mạng quốc gia, khu vực giới + Tổ chức quản lí đội ngũ cán bộ, kho tài liệu, sở hạ tầng tài sản khác Trung tâm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ giao theo quy định ĐHQGHN 1.1.4.Cơ cấu tổ chức Trung tâm - Ban Giám đốc Trung tâm + Ban Giám đốc Trung tâm gồm: Giám đốc Trung tâm Phó Giám đốc Trung tâm + Giám đốc Trung tâm đại diện theo pháp luật Trung tâm quan hệ với ĐHQGHN tổ chức, cá nhân nước; chịu trách nhiệm trước pháp luật trước Giám đốc ĐHQGHN hoạt động Trung tâm + Phó Giám đốc Trung tâm giúp việc cho Giám đốc Trung tâm, thay mặt Giám đốc Trung tâm đạo, điều hành lĩnh vực hoạt động thuộc phạm vi phân công chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm lĩnh vực cơng tác - Hội đồng thư viện + Hội đồng thư viện Trung tâm quan tư vấn cho Giám đốc Trung tâm công tác thông tin thư viện công tác khác thuộc chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Giám đốc Trung tâm định thành lập Hội đồng Thư viện Trung tâm Nhiệm kỳ Hội đồng Thư viện theo nhiệm kỳ Giám đốc Trung tâm + Hội đồng Thư viện gồm: Ban Giám đốc, số trưởng, phó trưởng phòng chức năng, nghiệp vụ, dịch vụ thông tin trực thuộc Trung tâm nhà khoa học có uy tín, kinh nghiệm lĩnh vực thơng tin – thư viện ngồi ĐHQGHN Giám đốc Trung tâm định bổ nhiệm Chủ tịch, Thư ký thành viên Hội đồng Thư viện Trung tâm + Hội đồng thư viện họp định kỳ sáu tháng lần họp bất thường chủ tịch Hội đồng triệu tập; họp coi hợp lệ có 2/3 số thành viên Hội đồng tham dự; kết luận họp có hiệu lực có 50% tổng số thành viên tham dự biểu tán thành; biên họp phải trình lên Giám đốc Trung tâm chậm sau 10 ngày kể từ ngày họp Hội đồng + Các đơn vị trực thuộc Các đơn vị trực thuộc trung tâm gồm phòng chức năng, nghiệp vụ dịch vụ thơng tin có nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc Trung tâm việc quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực công việc theo chức năng, nhiệm vụ Giám đốc Trung tâm giao + Các phòng chức  Phòng Hành – Tổ chức  Phòng Kế hoạch – Tài + Các phòng nghiệp vụ  Phòng Bổ sung – Trao đổi  Phòng Phân loại – Biên mục  Phòng Quản trị cơng nghệ thơng tin  Phòng Phát triển tài ngun số  Phòng Thơng tin trực tuyến + Các phòng phục vụ người dùng tin  Phòng Dịch vụ thơng tin tổng hợp  Phòng Dịch vụ thơng tin Khoa học tự nhiên – Xã hội nhân văn  Phòng Dịch vụ thơng tin Mễ Trì  Phòng Dịch vụ thông tin Ngoại ngữ + Nhân Trung tâm + Nhân Trung tâm bao gồm đội ngũ CCVC người lao động theo tiêu nhân lực ĐHQGHN giao + Căn chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức nguồn tài Trung tâm, sở xác định vị trí việc làm mô tả công việc, Giám đốc Trung tâm xây dựng Đề án vị trí việc làm kế hoạch tuyển dụng hàng năm, trình Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt + Căn nhu cầu hoạt động nguồn thu bổ sung từ hoạt động bồi dưỡng, nghiên cứu triển khai cung cấp sản phẩm, dịch vụ Trung tâm, Giám đốc Trung tâm ký hợp đồng th, khốn cơng việc khơng bố trí biên chế thường xuyên; ký hợp đồng lao động cá nhân khác theo quy định pháp luật ĐHQGHN + Việc tuyển dụng, quản lý sử dụng CCVC, người lao động Trung tâm thực theo quy định hành Nhà nước ĐHQGHN - Do sếp họp mang 4.1.2.Trách nhiệm tiếp nhận văn đến - Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận - Khi có văn đến, cá nhân có trách nhiệm phải trình Trưởng Phòng Hành – Tổ chức xem xét, bút phê chuyển cho văn thư đóng dấu vào sổ đăng ký văn đến - Văn đến hành chính, ngày lễ, ngày tết, ngày nghỉ, nhân viên bảo vệ quan, đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận, cất giữ an toàn bàn giao đầy đủ cho văn thư vào đầu sáng ngày làm việc tiếp theo; văn khẩn phát thiếu bì, tình trạng bì khơng nguyên vẹn, văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì phải báo cáo với người có trách nhiệm để xử lý - Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn vàphần mềm quản lý văn VNU-EOFFICE 4.2.Đăng ký văn đến Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN Việc đăng ký văn đến thực theo hình thức: đăng ký sổ viết tayvà đăng ký phần mềmVNU-EOFFICE - Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn đến - Văn đến đăng ký phần mềm VNU-EOFFICE 4.3.Trình, chuyển giao văn đến - Sau tiếp nhận, phân loại, đóng dấu vào sổ văn đến, văn chuyển cho Trưởng Phòng Hành – Tổ chức để báo cáo xin ý kiến đạo xử lý - Sau có ý kiến đạocủa lãnh đạo, văn thư thực bước sau: 23 + Căn ý kiến lãnh đạo, văn thư có trách nhiệm in văn chuyển đến cho đơn vị cá nhân giải theo yêu cầu công việc + Đối với văn đến qua phần mềm VNU- EOFFICE văn thư vào sổ chuyển đến người xử lý - Việc chuyển giao văn đến phải bảo đảm xác đối tượng Người nhận văn phải ký nhận vào sổ Đối với văn đến có đóng dấu “Thượng khẩn” “Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), cần ghi rõ thời gian chuyển - Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn bản, ghi rõ thời gian giao nhận Người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao, ghi rõ họ tên (khi cần thiết) để quy trách nhiệm tra cứu kịp thời 4.4.Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến - Giám đốc Trung tâm có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật.Cấp phó giao đạo giải văn đến theo uỷ nhiệm cấp trưởng văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Sau có ý kiến đạo, văn thư chuyển văn đến cho đơn vị chủ trì xử lý đơn vị phối hợp có (khơng q 02 làm việc kể từ nhận lại văn bản) - Trường hợp văn đến khơng có u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo quy định hành pháp luật có liên quan quy định ĐHQGHNvà Trung tâm - Căn nội dung văn đến, lãnh đạo xem xét, ký cho ý kiến giải trực tiếp vào văn Bộ phận thư ký cập nhật ý kiến đạo lãnh đạo vào sổ theo dõi để phục vụ cho công tác theo dõi, đôn đốc tiến độ thực đạo lãnh đạo Phòng Hành – Tổ chức chịu trách nhiệm chuyển giao kịp thời văn cho đơn vị, cá nhân giải lưu văn gốc phận Văn thư 24 - Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến, văn đến giải quyết, đến hạn chưa giải để báo cáo Trưởng Phòng Hành – Tổ chức Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định - Trưởng Phòng Hành – Tổ chức có trách nhiệm đơn đốc, báo cáo lãnh đạoTrung tâm, lãnh đạo đơn vị tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị liên quan 4.5.Nhận xét, đánh giá Việc quản lý giải văn đến Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN thực nghiêm chỉnh, xác nhanh chóng Quy trình giải xử lý văn cán chuyên môn (cán văn thư)trong phòng Hành –Tổ chức tn thủ theo quy định Nhà nước 5.Quản lý sử dụng dấu 5.1.Các loại dấu quan - Dấu quan Dấu chức danh Dấu họ tên người có thẩm quyền ký Dấu đến Dấu mức độ mật Dấu mức độ khẩn 5.2.Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN vàoQuy định công tác vănthư, lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội: - Trưởng phòng Hành – Tổ chức chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm việc quản lý, sử dụng dấucủa Trung tâm - Dấu Trung tâm giao cho đồng chí văn thư quản lý sử dụng Văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý sử dụng dấu, có trách nhiệm thực quy định sau: 25 + Con dấu phải bảo quản phòng Hành Trung tâm Trường hợp cần đưa dấu khỏi Trung tâm phải đồng ý Giám đốc, văn thư phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn làm việc; + Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; + Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền - Việc bàn giao dấu thể sổ bàn giao dấu, phải thể rõ thời gian theo ngày số công văn vào sổ đóng dấu mà cán thực trước thời điểm bàn giao - Khi nét dấu bị mòn biến dạng, văn thư phải báo cáo Giám đốc làm thủ tục đổi dấu - Các đơn vị khắc, đổi dấu phải theo quy định Mẫu dấu giấy chứng nhận đăng ký sử dụng dấu đơn vị phải lưu Phòng Hành – Tổ chức, Văn phòng ĐHQGHN - Sử dụng dấu + Văn thư đóng dấu vào văn bản, giấy tờ Trung tâm + Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền + Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền 5.3.Bảo quản dấu Trong Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN, dấu bảo quản tủtại phòng làm việc cán văn thư Cán văn thưchịu trách nhiệm việc bảo quản sử dụng dấu Con dấu bảo quản an toàn làm việc Trong trường hợp thật cần thiết để giải công văn xa quan, đơn vị, Thủ trưởng Trung tâm mang dấu theo phải bảo quản cẩn thận, phải có trách nhiệm trước pháp luật việc giữ đóng dấu (trong thời gian mang theo) 26 5.4.Nhận xét, đánh giá Việc quản lý sử dụng dấu Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN thực nghiêm túc quy định Nhà nước 6.Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN chưa lậpdanh mục hồ sơ lưu trữ, chưa có phận lưu trữ riêng nên tài liệu sản sinh trình hoạt động Trung tâm lưu giữ lại văn thư quan Hầu hết tài liệu cán văn thư xếp thành tệp theo năm, năm đựng hộp cứng có ghi rõ gáy hộp xếp tủ, bảo quản cẩn thận tránh mát hư hỏng Cán văn thư có trách nhiệm phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu chỗ theo dõi việc mượn qua sổ mượn tài liệu 7.Tìm hiểu nghi thức Nhà nước, kỹ giao tiếp Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN thực tốt Nghi thức Nhà nước Nhà nước ĐHQGHN quy định Hàng năm, ĐHQGHN mở lớp tập huấn công tác giao tiếp cho cán văn thư Đại học Quốc gia Hà Nội Cán bộ, viên chức Trung tâm cư xử mực, ứng xử với khách lịch sự, ân cần, tế nhị Mọi người văn phòng ln có thái độ niềm nở, nhã nhặn, tơn trọng khách giao tiếp, nhiệt tình hướng dẫn, giải yêu cầu khách đến với Trung tâm 8.Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 8.1.Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động quan Hầu hết phòng làm việc Trung tâm đầu tư đầy đủ thiết bị văn phòng như: Bàn, ghế, tủ tài liệu, điều hòa nhiệt độ, quạt trần hệ thống đèn chiếu sáng…cho cán bộ, viên chức Riêng phòng Hành - Tổ chức trang bị 01máy photocopy,02 máy scan, 02 điện thoại bàn, 01 ti vi; cán bộ, viên chức01máy tính để bàn, máy in, máy tính bỏ túi số thiết bị nghe nhìn khác…Các máy tính phòng kết nối Internet tốc độ cao 27 tạo điều kiện thuận lợi việc liên lạc phòng Hành với phòng khác Trung tâm, giúp lãnh đạo phòng dễ dàng truy cập thơng tin xử lý công việc mạng qua hệ thống phần mềm quản lý VNU-EOFFICE 8.2.Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng Các trang thiết bị văn phòng nhân viên văn phòng sử dụng hiệu quả, chức loại.Để tránh lãng phí ngân quỹ Trung tâm, văn phòng sử dụng triệt để khai thác tối đa trang thiết bị văn phòng, thận trọng khâu sử dụng, tái sử dụng văn phòng phẩm khả sử dụng, tiết kiệm khâu in ấn, photo tài liệu, cải tiến quy trình làm việc… Các trang thiết bị văn phòng quản lý phòng thiết bị Trung tâm kiểm tra, bào trì, vệ sinh thường xuyên để phục vụ tốt cho công việc 8.3.Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng Tại Trung tâm Thơng tin - Thư viện ĐHQGHN có sử dụng phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng như: - Phần mềm quản lý tài sản - Phần mềm quản lý VNU-EOFFICE - Quản lý công tác nhân Hiện phòng Hành – Tổ chức Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN nhân viên thực công việc phần mềm quản lý VNU-EOFFICE chuyên nghiệp theo quy định 28 NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT Trong trình thực tập Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN, giúp đỡ nhiệt tình cùa cán phòng Hành – Tổ chức Em nghiên cứu khảo sát số tình hình thực tế thực hành số công việc, học hỏi nhiều kinh nghiệm phục vụ cho cơng việc sau Đồng thời hiểu rõ thêm tầm quan trọng công tác Văn thư, Lưu trữ, Hành văn phòng Cơng tác đòi hỏi phải có nhiều thời gian để xem xét nghiên cứu Với thời gian kiến tập có hạn, em nghiên cứu số vấn đề công tác Văn thư, Lưu trữ, Hành văn phòng Trung tâm nhận thấy có nhiều ưu điểm: - Phòng Hành – Tổ chức Trung tâm phát huy làm tốt chức như: + Giúp việc điều hành + Tham mưu tổng hợp + Hậu cần quản trị 29 - Đối với công tác giúp việc cho Ban Giám đốc Trung tâm, phòng Hành – Tổ chức làm tốt nhiệm vụ là: + Xây dựng chương trình cơng tác Trung tâm đơn đốc việc thực chương trình + Bố trị xếp chương trình làm việc tuần, tháng, quý, năm quan + Tổng hợp báo cáo kịp thời tình hình hoạt động đơn vị Trung tâm đề xuất kiến nghị biện pháp thực phục vụ đạo điều hành Ban Giám đốc + Thực tốt công tác Văn thư, Lưu trữ, giải cơng tác theo quy chế quan + Thực tốt việc tư vấn cho Ban Giám đốc Chịu trách nhiệm tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành + Lập kế hoạch tài mua sắm trang thiết bị xây dựng bản, sửa chữa, quản lý sở vật chất, phương tiện tài sản Trung tâm + Đảm bảo yêu cầu hậu cần cho hoạt động công tác quan + Tổ chức thực Bảo hiểm y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự an toàn quan + Tổ chức phục vụ họp, lễ nghi khánh tiết văn minh khoa học + Thường xuyên kiện toàn máy, bước đại hóa cơng tác phòng Tóm lại, cơng tác Hành văn phòng Trung tâm Thơng tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức tốt phù hợp, góp phần khơng nhỏ phát triển ngày lớn mạnh Trung tâm Mục tiêu chiến lược đặt Trung tâm phải xây dựng Trung tâm trở thành Trung tâm Thông tin – Thư viện tiên tiến, đại đứng đầu toàn hệ thống thư viện Đại học Việt Nam, ngang tầm với thư viện Đại học lớn khu vực 30 giới, nhằm cung cấp sản phẩm diịch ụ thông tin – thư viện chất lượng cao thỏa mãn nhu cầu tối đa thông tin, tư liệu cho bạn đọc Với đặc thù quan Thông tin – Thư viện, Trung tâm vừa phải cung cấp tài liệu, thông tin cho bạn đọc đặc biệt cán quản lý, cán nghiên cứu Đại học Quốc gia Hà Nội nên yêu cầu với cán bộ, nhân viên Trung tâm cao Đòi hỏi phải có tri thức khoa học, có chun mơn vững để đáp ứng nhu cầu Chính mà hàng năm cán nhân viên Trung tâm ln nâng cao kiến thức qua khóa học nghiệp vụ, chức, cao học,… - Trung tâm tuân thủ chặt chẽ định hướng công tác hợp tác quốc tế Đại học Quốc gia Hà Nội Chủ động tăng cường trao đổi hợp tác với quan tổ chức nước Trên ưu điểm mà Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội đạt được.Bên cạnh ưu điểm đó, Trung tâm số hạn chế Với ý nghĩ thân, em xin mạn phép nêu số ý kiến: - Với phát triển Trung tâm ngày lớn mạnh, số lượng văn ngày nhiều Trong thời gian tới, Trung tâm nên có cán chuyên trách lưu trữ tài liệu - Cán Văn thư Trung tâm nên có phòng làm việc riêng biệt tách biệt khỏi phòng Hành – Tổ chức Em mong trình độ chun mơn nghiệp vụ cán phòng Hành – Tổ chức trợ giúp phương tiện kỹ thuật, phòng Hành – Tổ chức làm tốt cơng việc mình, góp phần thúc đẩy phát triển Trung tâm 31 KẾT LUẬN Công tác Văn thư, Lưu trữ, Hành văn phòng giữ vai trò quan trọng việc quản lý nhà nước đơn vị hành nghiệp, doanh nghiệp, doanh nghiệp, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang Hàng ngày, trình hoạt động quan sản sinh loại văn bản, giấy tờ mà công tác Văn thư, Lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin, lưu trữ thông tin văn để phục vụ công tác quản lý quan Chính vậy, muốn nâng cao chất lượng quản lý đơn vị quan cần phải làm tốt công tác này.Trong năm gần đây, để đáp ứng nhu cầu quản lý quan, doanh nghiệp, công tác hành văn phòng trở thành nghiệp vụ cần thiết.Có thể nói, máy trợ giúp quan quản lý hành nhà nước yếu tố quan tâm việc nâng cao hiệu hoạt động quan Bởi thế, trước yêu cầu đổi mới, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội không ngừng củng cố, nâng cao phát triển mặt để thiện mặt Qua thời gian kiến tập Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, em tìm hiểu, tiếp xúc với tình hình hoạt động cơng tác văn phòng biết thêm cấu tổ chức Trung tâm Từ giúp 32 em trau dồi thêm nhiều kinh nghiệm, rèn luyện tác phong làm việc cán văn phòng nhanh nhẹn, tự tin khéo léo Những kinh nghiệm bổ sung vào nguồn lý thuyết em học, đồng thời để vận dụng kiến thức quý báu vào thực tế Đặc biệt, thời gian kiến tập em học hỏi thêm nhiều kỹ giao tiếp, phong cách ứng xử cơng sở, điều giúp em trở nên tự tin, mạnh dạn giao tiếp với người Trong trình kiến tập, nhờ quan tâm dìu dắt thầy cô Ban giám hiệu, khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp đỡ, bảo nhiệt tình chú, anh chị phòng Hành – Tổ chức Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội tạo điều kiện thuận lợi để em hồn thành tốt đợt kiến tập báo cáo kiến tập Tuy nhiên, thời gian có hạn, kinh nghiệm hạn chế sinh viên kiến tập nên báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót, hạn chế định Vì vậy, em mong nhận bảo, ý kiến đóng góp thầy cô chú, anh chị Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội để báo cáo em hoàn thiện 33 34 PHỤ LỤC Sổ công văn đến Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội PHỤ LỤC2 Sổ công văn Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội Đảng uỷ Giám đốc Cơng đồn Chi đoàn TN PGĐ phụ trách sở PGĐ phụ trách công tác phục PGĐ phụ trách kỹ thuật vật chất vụ HỘI ĐỒNG THƯ VIỆN Phòng Phòng Phòng Phòng BS HC-TC KH-TC thiết bị trao đổi Phòng Phòng PL biên QTCN mục TT Phòng Phòng PT TT TNS thơng tin Phòng DC Phòng DV TT KHTN- Phòng DV TT Phòng DV TT TTTH XHNV ngoại ngữ Mễ Trì Đọc tổng hợp Mượn tham khảo Đọc báo, tạp chí Mượn giáo trình Đọc chuyên đề Multimedia Tra cứu CSDL hối cố ... Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay việc, ví dụ như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị - Thông. .. Phòng Thơng tin trực tuyến + Các phòng phục vụ người dùng tin  Phòng Dịch vụ thơng tin tổng hợp  Phòng Dịch vụ thơng tin Khoa học tự nhiên – Xã hội nhân văn  Phòng Dịch vụ thơng tin Mễ Trì... khóa bồi dưỡng nhằm nâng cao nghiệp vụ, kiến thức thông tin – thư viện cho đội ngũ nhân làm công tác thông tin, tư liệu, thư viện người dung tin ĐHQGHN 1.1.3.Nhiệm vụ quyền hạn + Trung tâm có