Báo cáo thực tập: Công tác phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất

Công tác phục vụ bạn đọc là khâu cuối cùng trong toàn bộ quy trình đường đi của sách. Đánh giá kết quả hoạt động của bất kỳ một cơ quan Thông tin Thư viện nào chính là tìm hiểu, đánh giá các hình thức tổ chức phục vụ, khả năng đáp ứng nhu cầu tin của độc giả ra sao… Nếu không có công tác này thư viện chỉ là một bảo tàng, nơi thu thập, lưu trữ và bảo quản vốn tài liệu mà thôi. Đề tài chia làm 3 chương: Chương 1: Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất. Chương 2: Thực trạng và phương hướng phát triển công tác phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin Thư viện Mỏ Địa chất. Chương 3: Một số nhận xét đánh giá và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin Thư viện Mỏ Địa chất.

Lời nói đầu

1.Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, giáo dục đại học đang đảm nhận những trọng trách hết sức tolớn đối với sự phát triển của đất nước Đó là: "Xây dựng con người mới xã hộichủ nghĩa", "Vì một nền văn hoá tiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc" Do đó, giáodục đại học phải tự đổi mới và hoàn thiện các hoạt động của mình Trong thực

tế xã hội ngày càng phát triển hơn nên cũng đòi hỏi lực lượng lao động phải cótrình độ chuyên môn cao và có khả năng thích ứng tốt đối với các điều kiện laođộng khác nhau, bởi vậy mỗi con người phải tự làm giàu và hoàn thiện kiếnthức của mình, điều đó được coi như một chìa khoá để đạt được mục tiêu trên

Có thể nói, các cơ quan thông tin Thư viện trong các trường Đại học lànhân tố cực kỳ quan trọng tác động mạnh mẽ tới các quá trình giảng dạy và họctập Trong một số văn bản pháp quy của Bộ giáo dục và đào tạo đã khẳng định:Thư viện trường đại học là trung tâm thông tin văn hoá, khoa học, kỹ thuật củatrường đại học Như vậy các cơ quan thông tin ở các trường đại học có sự gắn

bó hữu cơ với các hoạt động nghiên cứu, giảng dạy Vấn đề đổi mới giáo dụcđại học cũng đồng nghĩa với việc đổi mới các cơ quan thông tin thư viện đạihọc Các cơ quan thông tin thư viện đại học phải đảm nhận được tính nhanhchóng, thuận tiện, hiện đại công tác phục vụ bạn đọc cũng như trong các lĩnhvực hoạt động khác trong cơ cấu tổ chức của mình Nghị quyết Hội nghị lần 2của Ban chấp hành Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam khoá VIII đã chỉ rõ:

"Cùng với giáo dục và đào tạo, khoa học và công nghệ là quốc sách hàng đầu,

là động lực phát triển kinh tế- xã hội, là điều kiện cần thiết để giữ vững độc lậpdân tộc và xây dựng thành công chủ nghĩa xã hội"

Trung tâm thông tin Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất được thànhlập từ năm 1966 ngay sau khi trường được giao nhiệm vụ đào tạo đại học.Cùng với lớn mạnh không ngừng của Trường về mọi mặt, Thư viện Trườngcũng không ngừng được đổi mới và trở thành một Trung tâm Thông tin- Thưviện có tiếng ở trong cả nước Thư viện thể hiện những chức năng của mìnhqua các hoạt động nghiệp vụ nhằm thoả mãn yêu cầu của độc giả, tuyên truyềngiới thiệu sách, báo và những thông tin khoa học để góp phần vào việc pháttriển kinh tế, xã hội và tiến bộ khoa học kỹ thuật của đất nước.

Công tác phục vụ bạn đọc là khâu cuối cùng trong toàn bộ quy trìnhđường đi của sách Đánh giá kết quả hoạt động của bất kỳ một cơ quan Thôngtin- Thư viện nào chính là tìm hiểu, đánh giá các hình thức tổ chức phục vụ,khả năng đáp ứng nhu cầu tin của độc giả ra sao… Nếu không có công tác nàythư viện chỉ là một bảo tàng, nơi thu thập, lưu trữ và bảo quản vốn tài liệu màthôi Việc nâng cao hiệu quả công tác phục vụ bạn đọc tại Trung tâm thông tinThư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất có 1 ý nghĩa quan trọng Từ lý do trên

em đã chọn đề tài:

“Công tác phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất” làm bài báo cáo thực tập của mình.

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

- Tìm hiểu thực tế công tác phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất

tin Đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác phục vụ bạn đọctại Trung tâm

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng: Công tác phục vụ bạn đọc

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Trung tâm Thông tin- Thư viện TrườngĐại học Mỏ Địa chất.

4 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

- Phương pháp điều tra thực tế, quan sát

- Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp phỏng vấn

5 Đóng góp về đề tài

Một là: Giới thiệu khái quát lịch sử hình thành và phát triển của Trung

tâm Thông tin- Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất

Hai là: Nêu lên thực trạng và phương hướng phát triển công tác phục vụ

tại Trung tâm, bao gồm các vấn đề sau:

- Nêu lên tầm quan trọng của công tác phục vụ bạn đọc

- Giới thiệu các phòng phục vụ

- Phương hướng phát triển công tác phục vụ bạn đọc

Ba là: Đưa ra một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác

phục vụ bạn đọc Trung tâm trong thời gian tới

6 Bố cục của đề tài.

Với đề tài “Công tác phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin- Thư viện

Trường Đại học Mỏ Địa chất” ngoài mục lục, lời nói đầu, kết luận, danh mục

tài liệu tham khảo, phụ lục thì phần nội dung của đề tài chia làm 3 chương:

Chương 1: Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin- Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất

Chương 2: Thực trạng và phương hướng phát triển công tác phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin- Thư viện Mỏ Địa chất.

Chương 3: Một số nhận xét đánh giá và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin- Thư viện Mỏ Địa chất.

Chương 1Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin- Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất

1 Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của Trường Đại học

Mỏ Địa chất.

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trường Đại học Mỏ Địa chất.

Ngày 08 tháng 8 năm 1966, theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp (nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo) Thủ tướng Chính phủ ra quyết định thành lập Trường Đại học Mỏ - Địa chất, Nhà trường có nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật phục vụ các ngành điều tra cơ bản, khai thác tài nguyên khoáng sản

Ngày 15 tháng 11 năm 1966 năm học đầu tiên được khai giảng tại xã Nguyệt Đức, huyện Thuận Thành, tỉnh Hà Bắc (hiện nay là tỉnh Bắc Ninh) Kể từ đó đến nay Nhà trường lấy ngày 15/11 làm ngày kỷ niệm thành lập Trường - ngày hội truyền thống của các thế hệ thầy và trò Trường Đại học Mỏ - Địa chất

Sau hơn 45 năm xây dựng và phát triển, Trường Đại học Mỏ - Địa chất thực

sự là trung tâm đào tạo lớn nhất của cả nước về các lĩnh vực Mỏ, Địa chất, Trắc địa – Bản đồ, Dầu khí, với trình độ cao đẳng, đại học và trên đại học Hàng vạn kỹ sư tốt nghiệp ra trường đã đóng góp có hiệu quả vào sự nghiệp phát triển kinh tế – xã hội của đất nước Các thế hệ thầy giáo, cô giáo và sinh viên Trường Đại học Mỏ - Địa chất vô cùng phấn khởi và tự hào về sự trưởng

thành của Nhà trường - đơn vị Anh hùng Lao động thời kỳ đổi mới.

1.2.Chức năng và nhiệm vụ.

Trường Đại học Mỏ - Địa Chất (tên tiếng Anh: Hanoi university of Mining

and Geology – HUMG) là một trường Đại học có trụ sở chính tại Hà Nội, hoạt động chuyên ngành đào tạo bậc đại học trong lĩnh vực thăm dò và khai thác khoáng sản, địa chất, trắc địa, trắc đạc, địa chất công trình, cơ học đất,

kinh tế… Trường có nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ khoa học kỹ thuật phục vụ các ngành điều tra cơ bản, khai thác tài nguyên khoáng sản.

Qua hơn 45 năm phát triển, ngoài cơ sở chính tại Hà Nội, trường còn phát triển chi nhánh tại thành phố Vũng Tàu (đào tạo ngành dầu khí) và tại tỉnh Quảng Ninh (đào tạo ngành mỏ) Tổng số cán bộ công chức là 809 người, trong đó có 527 cán bộ giảng dạy (11 giáo sư, 55 phó giáo sư, 10 tiến sĩ khoa học,122 tiến sĩ, 196 thạc sĩ, 1 nhà giáo nhân dân, 19 nhà giáo ưu tú, 20 giảng viên cao cấp, 177 giảng viên chính) Do những đóng góp quan trọng của

mình, trường đã được nhà nước Việt Nam trao tặng huy hiệu “ Anh hùng lao

động thời kỳ đổi mới và Huân huy chương Hồ Chí Minh”

1.3.Cơ cấu tổ chức.

1.2 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin- Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất.Tên gọi: Trung tâm thông tin

Thư viện Đại học Mỏ Địa Chất

Địa chỉ: Tòa nhà C 5 tầng Trường Đại học Mỏ Địa Chất: Đông Ngạc_Từ Liêm_Hà Nội

Website: http//tttv.humg.edu.vn; http://humg.edu.vn/lib/

Đại học Mỏ Địa Chất là một trong những Trường Đại học luôn tự đổi mới và

phát triển thay đổi rõ rệt cả về chất lượng đều đó được nhận thấy trong thời gian vừa qua, đặc biệt là trong chiến lược phát triển của nhà trường từ năm

2006 đến năm 2012 Để thực hiện thành công chiến lược này một trong nhữngyếu tố quan trọng đó là xây dựng và phát triển TTTT-TV ĐHMĐC, đáp ứng yêu cầu đổi mới của giáo dục, tạo điều kiện thuận lợi cho giáo viên sinh viên trong quá trình nghiên cứu, giảng dạy và học tập với mục đích giúp các bạn đến gần TTTT-TV ĐHMĐC, cũng như hiểu rõ hơn về cách thức tổ chức làm việc của Trung tâm thông tin Thư viện

Trường Đại học Mỏ Địa Chất được thành lập năm 1966, cùng với đó Trung tâm thông tin Thư viện cũng được ra đời và phát triển đồng hành với sự phát triển của Trường Những ngày đầu mới thành lập Thư viện, Thư viện là một

tổ trực thuộc phòng đào tạo với một số trang thiết bị đơn sơ, giáo trình phục

vụ học tập thiếu thốn Tổ Thư viện đã phục vụ giáo viên và sinh viên trong trường bằng số lượng nhỏ các sách và tạp chí Từ đó tới nay, Thư viện đã trải qua bao nhiều năm phát triển gắn với từng giai đoạn lịch sử của trường và thăng trầm của đất nước

1.3 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin Thư viện

Trường Đại học Mỏ Địa chất.

* Chức năng

Đại học Mỏ Địa chất là một Trung tâm đào tạo lớn, cung cấp cho đất nước đội ngũ cán bộ có trình độ đại học, thạc sỹ, tiến sỹ trong lĩnh vực Mỏ, Địa chất,Trắc địa-Bản đồ, Dầu khí… Vì vậy Trường là một trong những cái nôi đào tạo cán bộ có khả năng thích ứng nhanh với nền kinh tế thị trường sôi động hiện nay Chính vì thế, Trung tâm Thông tin- Thư viện Trường Đại học

Mỏ Địa chất có những chức năng sau:

- Góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường trong sự

nghiệp đào tạo con người xã hội chủ nghĩa, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài và phát triển con người toàn diện cho sự nghiệp công nghiệp hoá- hiện đại hoá nước nhà

- Tham gia vào các tổ chức Thư viện trong và ngoài nước

- Phục vụ tài liệu, thông tin cho công tác nghiên cứu khoa học và đào tạo của Trườn Đại học Mỏ Địa chất và trực tiếp cung cấp nguồn tài nguyên trí thức cho cán bộ giảng dạy, nghiên cứu sinh và sinh viên của Nhà trường

Chức năng chủ yếu là tổ chức, quản lý Trung tâm thông tin thư viện, nghiên cứu thu thập, bổ sung, xử lý tài liệu về và các lĩnh vực Mỏ, Địa chất, Trắc địa, Dầu khí… liên quan đến phục vụ giảng dạy học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giáo viên và sinh viên Nhà trường.

quản giáo trình, tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ và sinh viên

- Tổ chức lưu trữ và phục vụ tham khảo những kết quả các công trình nghiên cứu (luận án Tiến sĩ, đề tài cấp Nhà nước, cấp Bộ và các dự án lơn của cán bộ

và sinh viên trong Trường)

- Xây dựng thư mục, sắp xếp khoa học, ngăn nắp Tổ chức phòng mượn phòng đọc thuận lợi cho cán bộ và sinh viên đọc để nghiên cứu và tham khảo tài liệu

- Tăng cường công tác tìm kiếm và khai thác, cập nhật các thông tin khoa học,sách và tài liệu mới Định kỳ ra thông tin thư mục và giới thiệu sách, tài liệu, tạp chí và thông tin khoa học công nghệ mới cho bạn đọc

- Phối hợp với các đơn vị tổ chức bán những sách và tài liệu cho sinh viên và cán bộ có nhu cầu theo giá quy định

- Tổ chức ngoại khoá cho sinh viên năm thứ nhất về việc sử dụng tài liệu TT TT-TV

- Xây dựng quy tắc làm việc của TT TT-TV, nội quy phòng mượn, phòng đọc Lập thẻ TT TT-TV cho cán bộ và sinh viên trong Trường

- Phối hợp với các đơn vị có liên quan xử lý các trường hợp nợ sách, tài liệu của cán bộ và sinh viên

1.4 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trung tâm Thông

tin-Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất.

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin- Thư viện Trường Đại học MỏĐịa chất bao gồm:

Cơ cấu tổ chức hiện nay tại Trung tâm thông tin Thư viện gồm Đội ngũ cán

bộ có 22 người, 100% đều tốt nghiệp đại học trở lên, cụ thể Trong đó 01 PSG.TS, 02 Thạc Sỹ, 19 cử nhân

HỆ THỐNG KHO SÁCH – BÁO - TC

Là người chỉ huy toàn bộ hoạt động của Thư viện, có nhiệm vụ lãnh đạo, tổ

chức, quản lý điều hành mọi hoạt động của Thư viện, xây dựng triển khai dự

án Thư viện do hiệu trưởng Trường Đại học Mỏ Địa Chất bổ nhiệm, tin cậy

*Khối Nghiệp vụ

Tổ chức và quản lý công tác Thư viện Thực hiện mọi khâu nghiệp vụ của sách từ khi mua về đến khi lên giá;

Lên kế hoạch và thực hiện việc bổ sung giáo trình, tài liệu tham khảo, báo, tạpchí phục vụ độc giả;

Lập kế hoạch, tổ chức quản lý và bảo quản sách cho các kho giáo trình, kho

mở và Ngoại văn;

Xây dựng CSDL sách trên phần mềm Libol, sao lưu và phục hồi dữ liệu;Theo dõi tiến độ, tham gia biên tập và làm thủ tục xuất bản cho các giáo trình phục vụ giảng dạy và học tập;

Quảng cáo, tổ chức các buổi giới thiệu tuyên truyền sách đến với độc giả.Cùng các Khoa, Bộ môn xây dựng giáo trình điện tử, quản lý và định hướng đưa vào sử dụng

* Khối phục vụ bạn đọc

Tiếp nhận tài liệu đã được xử lý, tiến hành tổ chức, sắp xếp và quản lý kho tàiliệu một cách khoa học, có hệ thống

Hướng dẫn bạn đọc sử dụng kho sách của Thư viện và tra cứu tài liệu

Đáp ứng và giải đáp những thắc mắc của bạn đọc trong quá trình sử dụng tài nguyên của Thư viện

Thống kê, theo dõi, quản lý bạn đọc và thực hiện quy trình mượn trả tài liệu thông qua phần mềm quản lý của Thư viện

Qua thực tế công việc đóng góp những ý kiến của bản thân cho bộ phận nghiệp vụ để phục vụ tốt hơn nhu cầu của bạn đọc

* Khối phục vụ bạn đọc bao gồm các phòng chức năng sau:

Phòng Giáo trình

Phòng Báo- Tạp chí

Phòng Ngoại văn

2 Vốn tài liệu và Tài nguyên điện tử

Với chức năng và nhiệm vụ của một Trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học,

hoạt động của Trung tâm Thông tin- Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa chấtluôn bám sát với yêu cầu của công tác giáo dục và đào tạo của Nhà trường

Hiện nay Trung tâm thông tin Thư viện có tổng số biểu ghi 8200 của 04 cơ sở

dữ liệu dược cập nhật Cụ thể là:

- CSDL SMDC về sách: 5000 biểu ghi

- CSDL BCHI về báo chí: 200 biểu ghi

- CSDL LUAN về luận văn: 3.000 biểu ghi

- CSDL toàn văn Luận án – Luận văn: 2.500 File

Ngoài ra Thư viện còn có :

- Sách tiếng Việt: 3500 nhan đề/190.000bản

- Sách ngoại văn: 1500 nhan đề/10.000.bản

- Sách tham khảo: 4000 nhan đề/20.000bản

- Sách tra cứu – từ điển 1000 bản

Tổng số báo/tạp chí (nhan đề): 200

- Báo/tạp chí tiếng Việt: 150 nhan đề

- Báo/tạp chí ngoại văn: 50 nhan đề

Tổng số luận án-luận văn:2.700nhan đề/2.700.bản

- Tổng số đề tài khoa học: 50nhan đề/50bản

- Đĩa CD/CD-ROM: 3.000 + Các dạng khác: 0

3 Đặc điểm người dùng tin

Người dùng tin của Trung tâm Thông tin- Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa

chất được chia làm 3 nhóm như sau:

- Nhóm cán bộ nghiên cứu,giảng dạy

- Nhóm cán bộ quản lý,lãnh đạo và công nhân viên

- Nhóm sinh viên

1.6.1 Nhóm cán bộ nghiên cứu,giảng dạy

Đây là nhóm người dùng tin có trình độ chuyên môn cao (chiếm 8%tổng số người dùng tin của Trung tâm), họ đến Trung tâm Thư viện để thuthập thông tin phục vụ cho việc nghiên cứu giảng dạy của mình Trong hoạtđộng thông tin thư viện họ đóng vai trò vô cùng quan trọng Họ vừa là chủthể, vừa là khách thể Với tư cách là chủ thể họ cung cấp những thông tin quabài soạn, giáo trình, bài báo, tạp chí, công trình nghiên cứu khoa học của họ.Với tư cách là khách thể họ thường xuyên là người dùng tin đến Thư viện để

sử dụng các loại tài liệu, liên tục có nhu cầu tiếp nhận thông tin Do cơ cấukiến thức, nội dung chương trình đào tạo thay đổi nên có một số môn họckhông còn tồn tại, Nhà trường đã tạo điều kiện cho giảng viên của các mônhọc này đi học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, kinh nghiệm, chứng chỉ để có thểtiếp tục dạy các môn liên quan đến chuyên ngành của họ Một số đượcTrường cử đi học cao học hoặc nghiên cứu sinh trong nước Còn lại tất cả cáccán bộ trong trường đều được nâng cao nghiệp vụ sư phạm, tin học, ngoạingữ…Việc này dẫn đến nhu cầu cần giáo

trình và tài liệu tham khảo rất là lớn Vì vậy công tác phục vụ của Trung tâmThông tin- Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất là rất cần thiết

1.6.2 Nhóm cán bộ quản lý,lãnh đạo và công nhân viên

Cán bộ quản lý và công nhân viên trong trường là đội ngũ cán bộ quản

lý từ Hiệu trưởng, Ban giám hiệu, các khoa, các phòng ban …Họ vừa là cácnhà quản lý, các nhà khoa học và các cán bộ giảng dạy nghiên cứu Theo điềutra thì nhóm người dùng tin này chiếm 3% Vì vậy nhu cầu tin của những đốitượng này là rất đa dạng xuất phát từ yêu cầu công việc, nhu cầu nâng caotrình độ, giải trí hoặc nhu cầu nghiên cứu khoa học…Vì vậy cán bộ quản lýthường xuất phát từ cán bộ giảng dạy, do đó Trung tâm cần điều tra nắm rõnhu cầu tin của nhóm đối tượng này

1.6.3 Nhóm sinh viên

Đây là nhóm người dùng tin chủ yếu của Thư viện chiếm 89% Do mởrộng quy mô đào tạo nên chỉ tiêu đào tạo của Trường được tăng lên, do đó sốlượng học sinh trúng tuyển ngày càng đông, dẫn đến nhu cầu tin của ngườidùng tin với Thư viện ngày càng lớn

Hiện nay Thư viện quản lý hơn 3000 thẻ thư viện của sinh viên Việcđổi mới giáo dục đào tạo kéo theo hàng loạt thay đổi về nội dung chươngtrình đào tạo, nội dung phương pháp, chế độ thi cử, kiểm tra đánh giá có tácđộng trực tiếp đối với sinh viên Các biện pháp đó vừa khuyến khích, vừa đòihỏi sinh viên vận dụng sáng tạo, tích cực, chủ động trong học tập, tự trang bịkiến thức mới đáp ứng yêu cầu đào tạo ngày nay Nhiều học sinh vào trườngkhông chỉ học 1 nghề mà còn học một lúc nhiều nghề Vì vậy hiện nay sinhviên học chăm hơn, đến Thư viện nhiều hơn dẫn đến nhu cầu về vốn tài liệucũng tăng theo Thư viện là nơi sinh viên đến tự học và tìm tài liệu học thêm,đọc thêm, ngoài ra sinh viên là người ham hiểu biết, thích tìm hiểu những vấn

đề khác nhau Ngoài mục đích học tập, họ còn cần nhu cầu giải trí, tìm nhữngcái mới trong các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội

Tóm lại vốn tài liệu và người dùng tin của Trung tâm Thông tin- Thưviện Trường Đại học Mỏ Địa chất đều bám sát với chương trình học của Nhàtrường Người dùng tin cần những tài liệu có liên quan đến môn học nào thìThư viện cần đáp ứng tài liệu đó Đây là mối quan hệ đã hình thành nên đặcđiểm chủ yếu của người dùng tin và vốn tài liệu của Trung tâm Thông tin-Thư viện Mỏ Địa chất là: liên quan đến lĩnh vực Mỏ, Địa chất, Trắc địa- Bản

đồ, Dầu khí…

Chương 2Thực trạng và phương hướng phát triển công tác phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin- Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất.

1 Tầm quan trọng của công tác phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin- Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất

Thư viện các trường đại học là trung tâm văn hoá, khoa học, là ngườithầy thứ 2 sau phòng làm việc của các nhà nghiên cứu khoa học Công tácphục vụ người dùng tin được tiến hành tại phòng đọc và mượn theo các loạihình tài liệu và theo mục đích, đối tượng phục vụ Phục vụ người dùng tin nóichung và phục vụ bạn đọc trực tiếp nói riêng là nhiệm vụ của Trung tâm và làchức năng cơ bản của tất cả các cơ quan thông tin- thư viện

Phục vụ bạn đọc là khâu cuối cùng của dây truyền thông tin Phục vụbạn đọc quyết định công tác của thư viện, là cơ sở chính để kiểm tra, đánh giálại các khâu trong thư viện Cuối cùng phục vụ bạn đọc là bề nổi có tính chấtquyết định sự tồn tại và phát triển của Thư viện Công tác bạn đọc liên quanchi phối toàn bộ toàn bộ các khâu công tác khác của Thư viện Thông quacông tác phục vụ bạn đọc để tìm hiểu các nhóm bạn đọc, nắm được nhu cầucủa họ, tìm tài liệu phù hợp với yêu cầu đòi hỏi của bạn đọc…Trên cơ sở đóthư viện có thể định hướng đúng đối tượng độc giả góp phần tích cực vàocông tác học tập nghiên cứu, nâng cao hiểu biết cho độc giả

Hiện nay ngoài việc tiếp thu những kiến thức học tập ở trên giảngđường, sinh viên phải tự học, tự trang bị cho mình kiến thức thông qua sách,báo, tài liệu ở thư viện là chính Với phương pháp đào tạo mới, thầy đóng vaitrò là người tổ chức, hướng dẫn Không thể đòi hỏi sinh viên có trình độ hiểu

biết sâu, rộng khi tiếp thu bài giảng của thầy chỉ vẻn vẹn trong bài viết, vàichục tiết học, một học trình hay một học phần mà không có giáo trình, tài liệutham khảo Trong khi giảng bài theo phương pháp mới, thầy chủ yếu nêu vấn

đề, chỉ cho sinh viên những tài liệu tham khảo Vì vậy nếu không tổ chức tốt,làm tốt công tác phục vụ bạn đọc thì không thể nâng cao chất lượng đào tạo

Trung tâm Thông tin- Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất chủ yếuphục vụ bạn đọc theo hình thức: cho mượn về nhà và đọc tại chỗ các ấn phẩmtài liệu có trong Trung tâm và tìm tin theo phiếu yêu cầu bằng phương phápthủ công

Thời gian phục vụ: Sáng từ 8h đến 11h 30’

Chiều từ 13h30’ đến 16h 30’

Trung tâm mở cửa phục vụ từ thứ 2 đến thứ 6, riêng thứ 6 phục vụ đến11h30’, thời gian còn lại để sắp xếp tài liệu và làm công tác vệ sinh cácphòng, các kho trong Trung tâm

Như vậy có thể nói độc giả- đối tượng phục vụ của Thư viện là mộtkhâu quan trọng trong hoạt động của mỗi Thư viện Nếu như Thư viện không

có độc giả thì không thể coi là một Thư viện mà chỉ có thể coi là một kho lưutrữ tài liệu Và Thư viện ít độc giả thì chứng tỏ hoạt động của Thư viện đóchưa hiệu quả

2 Thực trạng công tác phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin- Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất

Vốn tài liệu của Trung tâm Thông tin- Thư viện Trường Đại học MỏĐịa chất được tổ chức thành các kho với những tiêu chuẩn, bảo quản và thanh

lý nghiêm ngặt định kỳ Hệ thống vốn tài liệu được phân chia thành các khotương ứng với các phòng chức năng sau:

2.1 Phòng mượn

Tổ chức hình thức mượn về nhà là một hình thức rất thuận lợi cho bạnđọc, không thể thiếu đối với bất kỳ một thư viện nào Bạn đọc không phải lúcnào cũng có điều kiện đến Thư viện đọc sách, báo Nhiều khi họ chỉ có thờigian rảnh rỗi vào các buổi tối để đọc sách, báo, truyện hoặc tài liệu nghiêncứu Chính vì vậy hình thức mượn về nhà là một điều kiện thuận lợi đối với

họ Với mục đích ấy Trung tâm thông tin Thư viện Trường Đại học Mỏ Địachất đã tổ chức một kho sách dành riêng cho Phòng mượn

Phòng mượn của Trung tâm được bố trí ngay ở tầng 1 nhằm tạo điềukiện thuận lợi cho sinh viên có thể dễ dàng hơn trong việc mượn, trả tài liệu.Hình thức phục vụ này được sinh viên sử dụng khá phổ biến bởi vì nó tiệndụng và giúp cho họ có thời gian để nghiên cứu tài liệu sâu thêm

Thời gian phục vụ của Phòng mượn cũng được tiến hành theo giờ hànhchính 5 ngày/ tuần, 8h /ngày (trừ ngày lễ tết và những ngày làm vệ sinh khosách), ngoài ra không phải phục vụ thêm giờ như các phòng đọc khác

Phòng mượn do 4 cán bộ phụ trách, được trang bị 1 máy tính nối mạnghiện đại với hệ thống tích hợp trả- mượn dựa trên phần mềm ILIB Kho sáchcủa Phòng mượn có 93344 cuốn, được xếp theo 2 ký hiệu: phòng mượn (PM)

là 93344 cuốn Như vậy Phòng mượn ít hơn Phòng đọc là 11616 cuốn

Phòng mượn là bộ phận phục vụ người đọc- người dùng tin bằng hìnhthức cho mượn về nhà các loại tài liệu như sách tham khảo, sách giáo trình.Thủ thư phải tiến hành những công việc chủ yếu sau: sắp xếp phiếu, phục vụbạn đọc, quản lý việc mượn- trả tài liệu, phạt sách quá hạn…Kho mượn củaThư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất tổ chức theo hình thức kho đóngnhưng số lượng bạn đọc đến mượn tài liệu là rất đông Do đó Trung tâm bốtrí Phòng mượn làm việc tất cả các ngày trong tuần (trừ ngày thứ 6 nghỉ phục

vụ từ 11h30’ để làm công tác vệ sinh và thứ 7, chủ nhật nghỉ) Việc đó đã tạođiều kiện thuận lợi cho sinh viên được mượn vào bất cứ ngày nào trong tuầnkhi đến thư viện

Sinh viên đến mượn tài liệu theo hình thức gián tiếp, phải viết phiếuyêu cầu- dựa vào việc tra cứu thông tin của cuốn sách mà mình cần mượn ởmáy tra cứu và hệ thống mục lục đặt trong 2 tủ mục lục (mục lục chữ cái vàmục lục phân loại), sau đó chuyển cho thủ thư Sau khi kiểm tra phiếu yêu cầucủa bạn đọc đã ghi đúng tên sách, ký hiệu xếp giá…thủ thư căn cứ vào kýhiệu xếp giá của cuốn sách để vào trong kho lấy tài liệu Trung bình mỗi ngàyPhòng mượn phục vụ trên 200 bạn đọc (có ngày lên đến 500 lượt phục vụ và

từ chối do sách bận hoặc do bạn đọc ghi sai tên sách và ký hiệu xếp giá khôngtrùng khớp với nhau) Và để kịp thời thu hồi tài liệu nhằm tăng cường vòngquay của sách Phòng mượn cho phép bạn đọc được mượn tối đa 10 ngày, sinhviên được mượn 2 cuốn/ lần, giáo viên và các cán bộ công nhân viên trongtrường là 3 cuốn/ lần Do đó lượng bạn đọc đến phòng này rất đông

Năm học 2002- 2003 phục vụ 27718 lượt bạn đọc thì đến năm học2004-2005 là 54620, tăng gần gấp đôi là 26892 lượt bạn đọc Qua đó cho thấycông tác phục vụ của Phòng mượn có nhiều tiến bộ và thu được kết quả cao,thu hút được một lượng bạn đọc khá đông đến thư viện

Khi bạn đọc trả tài liệu thì thủ thư phải làm các thao tác sau: xem sách

có bị hư hại hay không? Kiểm tra các thông tin trên tài liệu và trên máy (tênsách, ký hiệu xếp giá) có trùng khớp với nhau không? Nếu bình thường vàtrùng khớp thì tích trả "đồng ý" cho bạn đọc Nếu hư hại, mất mát thì tuỳ theomức độ xử phạt đền bù trên nguyên tắc trả bằng sách, nếu nhận tiền thì theomức quy định của thư viện rồi nộp cho thủ thư Những sách rách, nát để riêngrồi tu sửa Còn nếu quá hạn trả thì tuỳ theo mức độ quá hạn (5 - 10 ngày) củatài liệu mà thủ thư phạt cho hợp lý (ví dụ không được mượn sách trong vòng

5 đến 7 ngày tới) Đây cũng là một biện pháp tích cực để nhắc nhở bạn đọcmượn trả sách đúng hạn, để vòng luân chuyển sách được nhiều hơn

2.2 Phòng đọc sinh viên

Phòng đọc sinh viên được bố trí ở tầng 3 của Thư viện với diện tích khárộng Đây là bộ phận phục vụ cho việc học tập của sinh viên bằng cách chomượn đọc tài liệu tại chỗ nên phòng được thiết kế khá thoáng mát, khangtrang đảm bảo tối đa cho bạn đọc nghiên cứu: chỗ ngồi, ánh sáng, quạt máy,không gian yên tĩnh…để đáp ứng nhu cầu bạn đọc trong trường Sinh viênđến Phòng đọc để bổ sung phần bài giảng của giảng viên do không có sáchmượn về nhà, mặt khác để tìm tòi đọc tài liệu, thực hiện những bài chuyên đề,khoá luận hoặc tập làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, tự học đểnâng cao kiến thức cho mình

Phòng đọc tập trung tất cả các loại giáo trình, mỗi loại 20 bản Ngoàiphục vụ giáo trình Phòng này còn phục vụ cả sách tham khảo,từ điển,sáchngoại văn, báo- tạp chí tiếng việt… mỗi loại có từ 3-20 bản Tổng số sáchhiện có trong kho đọc là 104960 cuốn Kho sách của Phòng đọc được tổ chứctheo hình thức kho đóng, được sắp xếp theo thứ tự ký hiệu xếp giá, khôngphân biệt khổ sách mà sắp xếp theo thứ tự thời gian nhập tài liệu vào kho

Phòng đọc hiện nay có số lượng bạn đọc khá đông Phòng có khoảng

150 chỗ ngồi, mở cửa phục vụ sáng từ 8h đến 11h30’ chiều từ 13h30’ đến16h30’,phục vụ từ thứ 2 đến thứ 6 Một ngày phục vụ từ 200- 250 lượt sách

Từ tháng 10 đến tháng12/ 2005 tổng số người mượn lên tới 14232 lượt Nhưvậy là quá tải cho một cán bộ chuyên trách đảm nhận Thỉnh thoảng khi nhucầu mượn tài liệu của bạn đọc quá đông thì Trung tâm phải bổ sung thêm cán

bộ để hỗ trợ Tuy nhiên Phòng đọc vẫn chưa đáp ứng được hết nhu cầu tin củabạn đọc Nhiều sinh viên đến thư viện đọc tài liệu nhưng không đủ chỗ ngồihoặc tài liệu hết Do đó ảnh hưởng đến tâm lý đọc sách của bạn đọc vì nhucầu tin chưa được đáp ứng Chính vì thế Trung tâm luôn quan tâm lưu ý đếnvấn đề này bằng cách luôn bổ sung thêm tài liệu mà có nhu cầu lớn

Để nâng cao chất lượng đào tạo, giúp cán bộ và sinh viên có thêm thờigian sử dụng sách của Thư viện, Phòng đọc mở thêm giờ phục vụ buổi tối Dophục vụ quá tải, lượng sinh viên đông nên việc quản lý kiểm soát rất khó, đãxảy ra nhiều tình trạng mất tài liệu quý hiếm của Trung tâm

Năm học 2003- 2004 phục vụ 54445 lượt bạn đọc thì đến năm học2004-2005 là 72063, tăng 17618 lượt bạn đọc Với số lượng sách phong phú

và kho sách tương đối rộng thủ thư phải hết sức cố gắng mới có thể đáp ứngnhanh, kịp thời các yêu cầu của bạn đọc Nhất là vào mùa thi do số lượng bạnđọc đến Phòng đọc quá đông nên nhiều khi không đủ chỗ ngồi

Theo điều tra thì 65% bạn đọc thường xuyên đến thư viện, điều đókhông chỉ thấy nhu cầu đọc tài liệu của độc giả tăng nhanh chóng mà cònđánh giá được khả năng của thư viện trong việc đáp ứng nhu cầu tin của độc giả

Từ việc tra tìm tài liệu trên tủ mục lục khó khăn nên hầu như sinh viênmượn tài liệu theo sự mách bảo nhau cho nên dễ đưa ra ký hiệu sai Chính vìthế thủ thư hay phải hướng dẫn sinh viên tra cứu lại hoặc đưa ra những cuốn

sách có nội dung tương đương Còn bạn đọc khi nhận sách có trách nhiệmkiểm tra, nếu thấy sách hỏng, rách thì phải thông báo ngay cho thủ thư để có

kế hoạch sửa chữa ngay nếu cần thiết Còn nếu yêu cầu của bạn đọc khôngđược đáp ứng thì thủ thư sẽ thông báo ngay với bạn đọc để họ tìm tài liệukhác

Hơn 45 năm phục vụ Phòng đọc đã làm tốt công tác về mượn - trả- gửi,

bổ sung nhiều nguồn tài liệu phong phú, đã làm giảm thiểu lượng từ chối mộtcách tối đa Do công tác hiệu đính mục lục, kiểm kê kho sách thường xuyênnên các sai sót như sách xếp lạc chỗ, nhầm lẫn do xử lý, sách thấp, sách cónội dung không phù hợp đã được sửa chữa

2.2.1 Phòng đọc báo- tạp chí- luận văn

Một đặc điểm dễ nhận thấy ở báo, tạp chí là mang tính chất cập nhật,thông tin nhanh, thời sự cao và được xuất bản định kỳ theo ngày, tuần, tháng,quý nên lượng bạn đọc đến Phòng đọc báo- tạp chí- luận văn lúc nào cũngđông Còn luận văn được bổ sung theo khoá (năm học) Do vậy việc tổ chứcphục vụ riêng là một việc rất cần thiết để phát huy thế mạnh của báo, tạp chílàm cho nó thực sự trở nên “thời sự” đối với người đọc

Hiện nay Phòng báo- tạp chí- luận văn có 172 loại báo, tạp chí và 3666cuốn luận văn Kho sách không ngừng tăng về số lượng và chất lượng, đápứng nhu cầu ngày càng đa dạng của bạn đọc Tài liệu trong kho được sắp xếptheo số đăng ký cá biệt, ký hiệu của tên báo, tạp chí, luận văn và được tổchức theo hình thức bán mở:

Kho mở cho những loại báo, tạp chí được cập nhật

Kho đóng cho những loại báo, tạp chí không có trong kho mở và luậnvăn tốt nghiệp của sinh viên

 Kho mở

Số lượng báo, tạp chí của Phòng đọc báo- tạp chí- luận văn rất phongphú và đa dạng khoảng 172 loại báo trong nước và quốc tế với các ngôn ngữ:Tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp, …thường được đặt mua theo tuần, tháng,quý Sinh viên đến đọc báo, tạp chí chuyên ngành đồng thời đọc các loại báo,tạp chí nhằm giải trí với số lượng khá lớn

Các loại báo, tạp chí chuyên ngành sinh viên thường sử dụng như: Báotài chính, Thời báo kinh tế, Ngoại thương, Tin thị trường, pháp luật tiếp thị,Pháp luật kinh doanh,…

Các loại tạp chí: Tài chính kế toán, Kiểm toán, Nghiên cứu kinh tế,…Mỗi loại Trung tâm đặt mua 15-20 bản Ngoài ra còn có một số tạp chítham khảo như: Tạp chí đại học và giáo dục chuyên nghiệp, Công báo, Phápluật,… được sinh viên lựa chọn rất nhiều

Như vậy với hình thức tổ chức theo kho mở nên bạn đọc đến đây cóthể lựa chọn tài liệu học tập, nghiên cứu phù hợp với sở thích, cấp học, ngànhhọc của riêng mình Tùy từng đối tượng người dùng tin khác nhau cho nên họtìm tài liệu cũng khác nhau để thoả mãn nhu cầu hứng thú đọc sách của họ.Đây là hình thức phục vụ tiên tiến, đang phổ biến ở các trường đại học tạocho người đọc biết cách lựa chọn tài liệu, tạo đạo đức tính tự giác cao trongviệc chọn giữ gìn, lựa chọn, xếp tài liệu đúng vị trí trên giá

Bạn đọc lựa chọn tài liệu thông qua các ô chỉ dẫn Mỗi loại báo, tạp chí

để riêng từng ô và dán theo số thứ tự :

Vi dụ: Đối với Tạp chí (T 1 đến T 101)

T1: Tạp chí Sống đẹp

T2: Tạp chí Phụ nữ Việt Nam

T101: Kiến thức ngày nay

Đối với Báo (BAO 01 đến BAO 67)

BAO 01: Nhân dân

BAO 02: Hà nội mới

BAO 67:Pháp luật

Sau khi đọc xong tài liệu bạn đọc có trách nhiệm cất tài liệu vào vị trí

mà Phòng đọc báo- tạp chí- luận văn đã quy định

Số còn lại được xếp vào kho theo tên báo, tạp chí cùng số đăng ký cá biệt

Bạn đọc muốn đọc những loại tài liệu này thì phải viết phiếu yêu cầurồi gửi cho thủ thư và thủ thư sẽ đáp ứng nhu cầu của họ

Báo, tạp chí được xếp trong kho theo tên báo, tạp chí và ký hiệu xếpgiá Báo được ký hiệu: BAO 01 đến BAO 67, Tạp chí: T1 đến T101,

Ngoài báo, tạp chí phục vụ ở kho đóng thì Phòng đọc báo- tạp chí- luậnvăn còn phục vụ cho mượn đọc tại chỗ luận văn tốt nghiệp (chủ yếu phục vụcho sinh viên năm thứ 4)

Việc ký hiệu như thế sẽ giúp cho thủ thư dễ dàng trong việc tìmtài liệu phục vụ bạn đọc Đặc biệt vào những thời gian cao điểm như tháng3,4,5 sinh viên chuẩn bị làm báo báo khoa học, chuẩn bị làm luận văn tốtnghiệp nên nguồn tài liệu này được quay vòng rất nhanh

Ngoài nhiệm vụ phục vụ bạn đọc mượn tài liệu trong kho kín và quản

lý theo dõi bạn đọc ở kho mở thủ thư Phòng đọc báo- tạp chí- luận văn còn cónhiệm vụ phục vụ các bạn đăng ký phô tô nếu có nhu cầu Đây cũng là hìnhthức phục vụ bạn đọc linh hoạt nhằm thoả mãn 2 yêu cầu: yêu cầu tài liệu vềphía bạn đọc và phần nào đáp ứng tăng thu nhập của cán bộ Trung tâm.Nhưng mục tiêu đặt ra hàng đầu vẫn là phục vụ nhu cầu học tập và nghiêncứu của cán bộ và sinh viên trong trường

Phòng đọc báo- tạp chí -luận văn mở cửa phục vụ 2 ca từ 8h đến 11h30’ và từ 13h30’ đến 16h 30’ Trung bình mỗi ngày phục vụ hơn 120 lượtbáo, tạp chí, luận văn Và so với những năm trước thì lượng bạn đọc đếnphòng này ngày càng tăng lên, điều đó thể hiện qua bảng số liệu sau:

Bảng 6: Bảng thống kê lượt bạn đọc theo năm học của

Phòng đọc báo- tạp chí- luận văn

Người đọc – người dùng tin đến đây phần lớn là sinh viên và một số ít

là cán bộ, giáo viên trong Trường Họ đến đây đọc tài liệu nhằm bổ sung thêmkiến thức thực tế, bài giảng của giáo viên trên lớp… để mở rộng kiến thức chomình Nhu cầu của họ phong phú đa dạng theo từng giai đoạn khác nhau, họ

quan tâm đến những tài liệu phục vụ cho học tập như kinh tế, thương mại…

và các tài liệu bổ trợ khác nhằm nâng cao kiến thức ngành nghề của mình

2.4 Phòng ngoại văn

Căn cứ vào hình thức, ngôn ngữ của tài liệu và tạo điều kiện cho nhữngbạn đọc có khả năng nghiên cứu và học tập bằng tiếng nước ngoài nên Thưviện đã tổ chức Phòng ngoại văn

Trước đây Phòng ngoại văn có 1 cán bộ quản lý riêng nhưng hiện nay

do số lượng bạn đọc đến phòng này quá ít nên cán bộ Phòng đọc sau đại họckiêm luôn nhiệm vụ quản lý cả phòng ngoại văn

Phòng ngoại văn tổ chức phục vụ theo hình thức kho đóng Tài liệu chủyếu ở kho này là viết bằng tiếng Anh, Đức, Pháp, Nga Trong các tài liệu đóthì tài liệu viết bằng tiếng Anh chiếm đa số Đối tượng phục vụ ở đây là cán

bộ giảng dạy, nghiên cứu sinh, ngoài ra sinh viên năm thứ 3,4 nếu có nhu cầucũng có thể mượn tài liệu để tham khảo

Hiện nay tổng số sách hiện có trong kho là 11412 cuốn Do chi phí sáchngoại văn quá đắt nên nguồn bổ sung những năm gần đây rất hạn chế Chỉtính riêng 1 loại tạp chí Economic trong vòng 1 năm đã lên tới 700 USD,chiếm gần hết chi phí của các loại tài liệu khác

Ngoài nguồn bổ sung là mua thì Trung tâm còn có nguồn biếu tặng.Nhưng đây là nguồn không ổn định, có nguồn từ cá nhân hay các thư việntrường học, tổ chức gửi tặng, nó không thường xuyên và không có tính mới

về thông tin

Tính riêng năm học 2004-2005 thì Phòng ngoại văn phục vụ 283 lượtbạn đọc, như vậy là quá ít so với lượt phục vụ của các phòng đọc khác củaThư viện