Bài khóa luận có cấu trúc gồm các chương như sau: Chương 1: Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội và việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thư viện. Chương 2: Thực trạng ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại Trung tâm thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội Chương 3: Nhận xét và kiến nghị.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI KHOA THƯ VIỆN THÔNG TIN
-O0O -
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Đề tài: Tìm hiểu việc ứng dụng phần mềm thư viện tích hợp Libol 6.0
trong công tác Thông tin - thư viện tại Trung tâm Thông tin thư viện trường Đại học Luật Hà Nội
Giảng viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện Niên học
: Th.s Chu Vân Khánh : Ninh Thị Giang : 2007 – 2011
Trang 2em trong suốt quá trình em thực hiện đề tài này
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới Thạc sĩ Lê Thị Hạnh – Phó Giám đốc phụ trách Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Luật Hà Nội đã có những ý kiến đóng góp quý báu cho Khóa luận này
Em xin gửi lời tri ân tới các thầy cô trong khoa Thư viện – Thông tin trường Đại học Văn hóa Hà Nội đã dìu dắt và giúp đỡ em trong suốt bốn năm học
Và cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè và các cán bộ đang công tác tại trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Luật Hà Nội
đã luôn động viên, ủng hộ và tạo điều kiện giúp đỡ để em hoàn thành Khóa luận này
Hà Nội, tháng 5 năm 2011
Sinh viên
Ninh Thị Giang
Trang 3BẢNG TRA KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT
ISBD: International Standard Bibliographic Description
AACR2: Anglo – American Cataloguing Rules
OPAC : Online Public Access Catalog
CBTV: Cán bộ thư viện
NDT: Người dùng tin
Trang 4CÁC HÌNH VẼ VÀ SƠ ĐỒ
Hình 1 – Sơ đồ tổ chức tại TT TT-TV trường ĐH Luật
Hình 2: Giao diện chức năng “Người dùng hiện thời” của phân hệ Quản
lý
Hình 3: Giao diện chức năng “Thiết lập chế độ ghi nhật ký”
Hình 4: Giao diện chức năng “Thống kê Log theo ngày”
Hình 5 : Sơ đồ quy trình đặt tài liệu
Hình 6: Giao diện chức năng “Đơn đặt”
Hình 7: Giao diện chức năng “Lập yêu cầu bổ sung cho ấn phẩm đơn bản”
Hình 8: Giao diện cổng Z39.50 Gateway
Hình 9: Giao diện cổng Z39.50 Gateway
Hình 10: Kết quả tìm kiếm qua cổng Z39.50 Gateway
Hình 11: Liệt kê các đơn đặt đang chờ gửi đi
Hình 12: Giao diện “Đặt mua ấn phẩm đơn bản”
Hình 13: Quy trình xử lý sơ lược tài liệu bổ sung
Hình 14: Giao diện chức năng “Bổ sung”
Hình 15: Giao diện mẫu biên mục sơ lược
Hình 16: Dữ liệu xếp giá của tài liệu
Hình 17: Cấu trúc nhãn sách tại thư viện
Hình 18: Giao diện “In nhãn ĐKCB cho tài liệu”
Hình 19: Kết quả in nhãn ĐKCB
Hình 20: Mã vạch tài liệu
Hình 21: Giao diện “In mã vạch cho tài liệu”
Hình 22: Trang kết quả in mã vạch cho tài liệu
Hình 23: Giao diện chức năng “Đóng kho”
Hình 24: Nhập dữ liệu kiểm kê
Hình 25a: Thống kê dưới dạng biểu đồ hình cột
Hình 25b: Thống kê theo tỷ lệ phần trăm
Hình 26: Giao diện chính phân hệ Biên mục
Trang 5Hình 27: Quy trình biên mục chi tiết cho ấn phẩm
Hình 28: Giao diện chức năng “Đặt giá trị ngầm định”
Hình 29: Giao diện “Hàng đợi chờ biên mục chi tiết”
Hình 30: Màn hình biên mục chi tiết cho ấn phẩm
Hình 31: Mẫu biên mục chi tiết cho Ấn phẩm định kỳ
Hình 32: Giao diện cổng Libol Z39.50
Hình 33: Kết quả tìm kiếm qua cổng Z39.50
Hình 34: Nhập khẩu biểu ghi qua cổng Z39.50
Hình 35: Giao diện chính phân hệ Bạn đọc
Hình 36: Mẫu thẻ sinh viên của bạn đọc
Hình 37: Giao diện chức năng”Hồ sơ” của phân hệ Bạn đọc
Hình 38: Giao diện thanh lý dữ liệu bạn đọc
Hình 39: Giao diện chức năng “Gửi và trả đồ”
Hình 40: Giao diện chức năng Thống kê theo nhóm bạn đọc
Hình 41: Giao diện chính phân hệ Tra cứu
Hình 42: Giao diện trang tìm kiếm đơn giản
Hình 43: Giao diện kết quả tìm kiếm
Hình 44: Giao diện trang tìm kiếm nâng cao
Hình 45: Thông tin chi tiết của tài liệu
Hình 46: Kết quả tìm kiếm tạp chí Luật học
Hình 47: Giao diện trang tìm kiếm qua cổng Z39.50
Hình 48: Giao diện chức năng “Góp ý”
Hình 49: Giao diện chức năng “Trang riêng”
Hình 50: Giao diện “Bạn đọc vào thư viện”
Hình 51: Sơ đồ Quy trình mượn tài liệu tại kho phòng mượn
Hình 52: Giao diện chức năng “Ghi mượn”
Hình 53: Sơ đồ Quy trình mượn tài liệu tại kho phòng đọc
Hình 54: Giao diện chức năng Mượn đọc tại chỗ
Hình 55: Sơ đồ Quy trình trả tài liệu tại kho mượn
Hình 56: Giao diện chức năng “Ghi trả”
Hình 57: Sơ đồ Quy trình trả tài liệu tại kho đọc
Trang 6MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 8
Chương 1 12
TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI VÀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN 12
1.1 Vài nét về Trung tâm thông tin thư viện trường trường Đại học Luật Hà Nội 12
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội 12
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức 15
1.1.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 18
1.1.4 Vốn tài liệu 20
1.2 Khái quát về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thư viện tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội 22
1.2.1 Vai trò, ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thư viện 22
1.2.2 Quá trình tin học hóa tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội 23
Chương 2 26
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM THƯ VIỆN TÍCH HỢP LIBOL 6.0 TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI 26
2.1Ứng dụng phần mềm Libol 6.0 trong công tác quản lý và cấp phát quyền sử dụng 27 2.2 Ứng dụng phần mềm Libol 6.0 trong công tác bổ sung, biên mục tài liệu 32
Trang 72.2.1 Công tác bổ sung tài liệu 32
2.2.2 Ứng dụng phần mềm Libol trong công tác biên mục tài liệu 50
2.3 Ứng dụng phần mềm Libol 6.0 trong công tác phục vụ bạn đọc 57
2.3.1 Công tác quản lý bạn đọc 57
2.3.2Tra cứu tài liệu 63
2.3.3Lưu thông tài liệu 72
2.4Ứng dụng phần mềm Libol 6.0 trong quản lý tài liệu điện tử 83
Chương 3 85
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 85
3.1 Đánh giá hiệu quả việc ứng dụng phần mềm Libol 6.0 trong công tác thông tin thư viện tại Trung tâm Thông tin - thư viện trường Đại học Luật Hà Nội 85
3.1.1 Điểm mạnh 85
3.1.2 Điểm yếu 89
3.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội 92
KẾT LUẬN 97
Trang 8LỜI MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Những thành tựu của cuộc Cách mạng KHCN hiện đại cùng với sự bùng nổ thông tin, xu hướng toàn cầu hóa , sự ra đời nền kinh tế tri thức, sự xuất hiện của máy tính cá nhân và Internet đã và đang làm thay đổi mọi lĩnh vực hoạt động của con người.Việc ứng dụng những thành tựu của nó trong các lĩnh vực hoạt động của xã hội là một xu thế tất yếu của thời đại trong đó
có hoạt động thông tin thư viện.Trong hơn nửa thế kỷ qua, các thư viện trên thế giới đã biến đổi sâu sắc và toàn diện dựa trên những thành tựu của CNTT
và truyền thông hiện đại: máy tính điện tử, các mạng viễn thông, các kỹ thuật ghi và lưu trữ thông tin đa phương tiện… Tuy nhiên sự thay đổi đó đã và đang đặt ra cho thư viện nhiều thời cơ và thách thức: Lượng thông tin ngày càng gia tăng, xuất hiện thêm nhiều loại hình tài liệu mới, tốc độ xử lý thông tin ngày càng nhanh, khả năng truy nhập tới các nguồn thông tin ngày càng
mở rộng, nhu cầu tiếp thu tri thức của nhân loại ngày càng gia tăng do các ứng dụng của Internet…Tất cả các yếu tố trên đòi hỏi hoạt động thông tin thư viện ngày nay phải ứng dụng mạnh mẽ CNTT và truyền thông trong việc xây dựng các hệ thống thông tin tự động hóa, các thư viện điện tử, thư viện số… nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người đọc Và tin học hóa hoạt động thông tin thư viện đã trở thành xu thế phát triển tất yếu của các cơ quan thông tin thư viện hiện nay và đang diễn ra với tốc độ ngày càng nhanh chóng
Ở nước ta, từ cuối những năm 80 của thế kỷ trước, các cơ quan thông tin thư viện đã bắt đầu ứng dụng CNTT vào một số khâu trong dây chuyền thông tin tư liệu: Từ bổ sung, biên mục, xử lý kỹ thuật tài liệu, in phích, in phiếu, in mã vạch đến xây dựng các CSDL để quản lý, truy nhập,khai thác thông tin…Từ đó hiệu quả phục vụ bạn đọc của thư viện đạt được ngày càng cao hơn
Trang 9Trong bối cảnh đó, TT TT-TV trường ĐH Luật HN (Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Luật Hà Nội) cũng hòa mình vào xu thế chung của thời đại từng bước hoàn thiện mục tiêu xây dựng thư viện hiện đại bằng cách ứng dụng CNTT vào tất cả các khâu trong hoạt động của mình Hiện nay, TT TT-TV trường ĐH Luật đã trở thành một trong những thư viện trường ĐH lớn nhất trong cả nước Để đạt được những thành tựu như vậy thì cho thấy rằng vai trò của việc ứng dụng CNTT vào trong hoạt động thư viện
là không nhỏ đặc biệt là việc ứng dụng các phần mềm tích hợp thư viện trong hoạt động thông tin thư viện Các phần mềm này giúp cho cán bộ thư viện tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện cho nhu cầu bạn đọc được đáp ứng tốt hơn Xuất phát từ sự nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng tin học hóa trong thư viện, cũng như việc ứng dụng các phần mềm tích hợp thư viện cùng với những kết quả mà thư viện trường ĐH Luật đã đạt được như ngày hôm nay, em đã mạnh dạn chọn đề tài: “Tìm hiểu việc ứng dụng phần mềm thư viện tích hợp Libol 6.0 tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường
ĐH Luật Hà Nội” làm đề tài cho bài khóa luận tốt nghiệp của mình
2 Mục đích nghiên cứu của đề tài:
Mục đích nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu việc ứng dụng phần mềm Libol 6.0 của Công ty Công nghệ tin học Tinh Vân tại TT TT-TV trường ĐH Luật HN Qua đây, em cũng mạnh dạn đưa ra một số những ý kiến đóng góp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác ứng dụng tin học trong hoạt động của thư viện Cũng qua quá trình thực tập, nghiên cứu tại thư viện để viết bài khóa luận này đã giúp em có thêm những kiến thức về mặt thực tiễn về việc ứng
Trang 103 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Việc ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại
TT TT-TV trường ĐH Luật HN
- Phạm vi nghiên cứu: TT TT-TV trường ĐH Luật HN
4 Nhiệm vụ của đề tài
Nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm Libol 6.0 trong hoạt động của thư viện đồng thời đưa ra một số nhận xét, đánh giá và đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của TT TT-TV trường ĐH Luật HN
5 Phương pháp nghiên cứu:
Trong quá trình thực hiện đề tài, em đã sử dụng các phương pháp sau :
Phân tích tổng hợp tài liệu qua các nguồn tin trên mạng, các tài liệu
Bài khóa luận có cấu trúc gồm các chương như sau:
Chương 1: Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội và việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thư viện
Trang 11Chương 2: Thực trạng ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại Trung tâm thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội
Chương 3: Nhận xét và kiến nghị
Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo trường
ĐH Văn hóa Hà Nội, các cán bộ thư viện tại TT TT-TV trường ĐH Luật HN
đã giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận này.Và đặc biệt, em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo Thạc sĩ Chu Vân Khánh – người đã hướng dẫn, giúp đỡ em tận tình trong quá trình nghiên cứu và làm bài khóa luận này
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới Thạc sĩ Lê Thị Hạnh – Phó Giám đốc phụ trách Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Luật Hà Nội đã có những ý kiến đóng góp quý báu cho Khóa luận này
Mặc dù em đã cố gắng để thu thập, nghiên cứu tài liệu và cũng có một thời gian thực tập tại thư viện nhưng do vốn hiểu biết còn hạn hẹp lại thiếu kinh nghiệm thực tiễn nên chắc chắn bài khóa luận của em còn nhiều thiếu sót nhất định Em kính mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo và các bạn
để em có thể làm tốt hơn trong những lần nghiên cứu sau
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 12Chương 1 TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT
HÀ NỘI VÀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN 1.1 Vài nét về Trung tâm thông tin thư viện trường trường Đại học Luật Hà Nội
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội
Trường ĐH Luật Hà Nội trước đây có tên là trường ĐH Pháp lý Hà Nội Trường được thành lập theo quy định 405/CP ngày 10/11/1979 của hội đồng Chính phủ trên cơ sở hợp nhất khoa Luật của trường Đại học Tổng hợp
Hà Nội với trường Cao đẳng pháp lý Tháng 10/1982 trường được hợp nhất với trường Cán bộ Tòa án theo Quyết định số 182/QĐ – TC ngày 11/10/1982 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Bắt đầu từ năm 1992, trường bắt đầu đào tạo Thạc sỹ Luật học và từ năm 1994 trường đòa tạo Tiến sỹ Luật học
TT TT-TV trường ĐH Luật HN được hình thành và phát triển gắn liền với lịch sử phát triển của trường, trở thành đơn vị độc lập trực thuộc Ban giám hiệu theo quyết định số 49 ngày 21/01/1988 của Hiệu trưởng trường và hoạt động theo quy định về tổ chức và hoạt động của Thư viện trường Đại học (Quyết định số 688/ĐH ngày 14/07/1986 của Bộ ĐH – TCCN)
Hơn 20 năm xây dựng và phát triển, Trung tâm đã đóng góp tích cực vào công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của trường góp phần thúc đẩy sự phát triển công tác thư viện trong các trường Đại học
Sự phát triển của Trung tâm có thể được chia thành 4 giai đoạn như sau:
- Giai đoạn 1: Từ năm 1976 đến năm 1988:
Trang 13Năm 1976, trường Cao đẳng Pháp lý được thành lập Thư viện trường lúc đó chỉ là một tổ trực thuộc phòng Thông tin khoa học Khi đó trong kho tài liệu chỉ có vài nghìn cuốn sách gồm sách giáo khoa, sách giáo trình và một
số tài liệu tham khảo cùng với một số lượng nhỏ tạp chí tiếng Việt và tạp chí bằng tiếng Nga Đội ngũ cán bộ thì chỉ có 5 người trong đó có 2 người có trình độ nghiệp vụ thư viện Hai hình thức phục vụ bạn đọc chính là muợn về nhà và đọc tại chỗ
Tháng 10/1982, cùng với việc sáp nhập thêm trường Đào tạo cán bộ Tòa án, cơ sở vật chất và đội ngũ cán bộ của trung tâm đã được tăng cường Nhưng về mặt tổ chức, Thư viện vẫn chỉ là một tổ trực thuộc phòng Thông tin khoa học, các hoạt động của thư viện thì chưa thực sự sôi nổi
Ngày 14/07/1986 với Quyết định 688/QĐ của Bộ trưởng Bộ Đại học và TCCN (Nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo) về “Quy chế Tổ chức và hoạt động của Thư viện trường Đại học” thông qua đề án “Công tác Thư viện tại truờng
ĐH Pháp lý Hà Nội” của Tổ trưởng Thư viện, Hiệu trưởng trường ĐH Pháp
lý đã ra quyết định thành lập Thư viện trường vào ngày 19/04/1988
- Giai đoạn 2: Từ năm 1988 đến năm 1993:
Năm 1988, Thư viện trường bắt đầu hoạt động theo quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo (Bộ GD & ĐT) Mặc dù cơ sở vật chất của Thư viện còn nhiều thiếu thốn và bị phân tán ở hai nơi khác nhau là ở Quán Gánh (Thường Tín – Hà Tây cũ) và Láng Trung (Đống Đa – Hà Nội) nhưng cán bộ Thư viện
Trang 14viện có sự thay đổi về cơ sở vật chất – trang thiết bị, đặc biệt là vốn tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho công tác phục vụ bạn đọc của Thư viện
- Giai đoạn 3: Từ năm 1996 đến năm 1998:
Năm 1996, thư viện bắt đầu tiến hành xây dựng cơ sở vật chất trang thiết bị hiện đại, từng bước xây dựng và hoàn thiện thư viện theo hướng chính quy, hiện đại
Năm 1998, theo chủ trương của Ban giám hiệu trường, thư viện đã ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động của mình với sự hỗ trợ nghiệp vụ của Trung tâm thông tin Tư liệu Khoa học & Công nghệ Quốc gia (nay là Trung tâm Thông tin KHCN Quốc gia) thông qua dự án “Ứng dụng CNTT vào trong Thư viện trường ĐH Luật Hà Nội” Quá trình thực hiện ứng dụng này, Thư viện đã sử dụng phần mềm CDS/ISSIS for Windows Đây là phần mềm được xây dựng với giao diện tìm kiếm ngôn ngữ siêu văn bản World Wide Web Cuối năm 1998, Thư viện bắt đầu xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) có tính hữu ích cao trong công tác lưu trữ, bảo quản, tìm kiếm thông tin tự động hóa Đó mới chỉ là bước đầu của công tác hiện đại hóa thư viện nên số lượng bản ghi còn rất khiêm tốn (hơn 1000 bản) và chất lượng các CSDL chưa cao
- Giai đoạn 4: Từ năm 2000 đến nay:
Tháng 10/2001,Thư viện bắt đầu chuyển giao từ phần mềm CDS/ISSIS for Windows sang phần mềm tích hợp Thư viện điện tử Libol 5.0 của Công ty Tinh Vân Đến tháng 12/2007 chuyển sang sử dụng Libol 6.0
Ngày 24/12/2008, Thư viện trường ĐH Luật Hà Nội chính thức đổi tên thành Trung tâm Thông tin – Thư viện trường ĐH Luật Hà Nội, hoạt động là
Trang 15một đơn vị độc lập trong cơ cấu tổ chức của nhà trường đóng góp không nhỏ vào quá trình phát triển sự nghiệp giáo dục của nhà trường nói chung và công tác thư viện nói riêng
Bên cạnh việc tổ chức phục vụ bạn đọc, Thư viện còn mở rộng quan hệ hợp tác giao lưu trong nước và quốc tế Trung tâm đã hợp tác với Thư viện
Bộ Tư pháp, Trung tâm thông tin Văn phòng Quốc hội, thư viện Viện Nhà nước & Pháp luật, Nhà Pháp luật Việt – Pháp… và thư viện của những cơ sở đào tạo Luật trong nước, hệ thống thư viện các trường ĐH trong nước, Thư viện Quốc gia Việt Nam, Viện Thông tin Khoa học xã hội, Trung tâm Thông tin KHCN Quốc gia …
Ngoài ra, trung tâm còn mở rộng giao lưu hợp tác quốc tế với thư viện các trường ĐH nước ngoài và các tổ chức quốc tế như: trường ĐH Havard của
Mỹ, trường ĐH Paris, Quỹ phát triển Châu Á, trường ĐH Lunch, Tổ chức Sida của Thụy Điển…
Nhờ mối quan hệ hợp tác giao lưu rộng lớn mà thư viện đã nhận được nhiều sự giúp đỡ, tài trợ về cơ sở vật chất, thiết bị, vốn tài liệu quý báu từ nhiều cơ quan tổ chức nhằm góp phần thực hiện tốt hơn nữa chức năng, nhiệm vụ của mình
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
Chức năng, nhiệm vụ
Trang 16chức năng thu thập, tổ chức, lưu trữ, khai thác, phổ biến cung cấp thông tin nói chung và các tài liệu về chuyên ngành luật nói riêng thông qua các sản phẩm và dịch vụ thông tin của thư viện Bằng những hoạt động trên, ngay từ khi thành lập, Trung tâm đã thực hiện tốt chức năng của một thư viện trường ĐH: phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và quản lý của các cán
bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh và sinh viên trong trường Cụ thể:
Góp ý giúp Hiệu trưởng xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động thư viện Đề xuất kế hoạch và biện pháp về xây dựng, củng cố và phát triển thông tin – thư viện phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học
Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong và ngoài nước đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của trường Thu nhận tài liệu nội sinh: giáo trình nhà trường xuất bản; công trình nghiên cứu khoa học các cấp đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khoá luận, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, chương trình đào tạo Quản lý và sử dụng các trang thiết bị, giáo trình, sách báo và các tài liệu khác
Xây dựng và thực hiện kế hoạch mua giáo trình, sách báo và các tài liệu khác Tiếp nhận những ấn phẩm do các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước trao tặng
Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ, kỹ thuật theo quy định của nhà nước về công tác thông tin thư viện
Giới thiệu sách, báo, tài liệu và các hoạt động thông tin
Quản lý phòng đọc phục vụ cán bộ viên chức và sinh viên, hướng dẫn cho cán bộ, viên chức làm thủ tục mượn giáo trình và các tài liệu khác
Xây dựng nội quy thư viện; kiểm tra, giám sát việc thực hiện và
xử lý các vi phạm nội quy thư viện
Trang 17 Thực hiện các hoạt động hợp tác, trao đổi thông tin, thư viện với các đơn vị trong và ngoài trường
Cơ cấu tổ chức: Hiện nay Thư viện có 23 cán bộ được cơ cấu như sau:
Ban giám đốc: gồm có 2 Phó Giám đốc
Trang 18Hình 1 – Sơ đồ tổ chức tại TT TT-TV trường ĐH Luật
1.1.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị
Diện tích của TT TT-TV trường ĐH Luật HN hiện nay có khoảng 900m2, liên tục được trang bị theo hướng đồng bộ, hiện đại gồm hệ thống các phòng phục vụ và làm việc của cán bộ: phòng đọc cho sinh viên và giảng viên với khoảng 400 chỗ ngồi; phòng tra cứu Internet và đào tạo người dùng tin; phòng nghiệp vụ; phòng mượn giáo trình, phòng mượn sách tham khảo… Hệ thống thiết bị thư viện gồm giá sách, bàn ghế, ánh sáng, điều hoà, các thiết bị sao chụp, lưu giữ, truyền tải thông tin Thư viện còn lắp đặt hệ thống mạng Internet và đường truyền băng thông rộng Thư viện ứng dụng CNTT từ năm
1998, sử dụng mạng LAN, tổ chức hệ thống thông tin theo mô hình tập trung với 4 máy chủ và gần 100 máy trạm kết nối.Ngoài ra, thư viện còn có 8 máy
in và 4 máy photocopy (sử dụng phần mềm Printcounter), được sử dụng mạng Internet miễn phí Từ năm 2009, Thư viện đã có hệ thống mang Wifi phục vụ sinh viên nghiên cứu và học tập Đặc biệt, Thư viện còn được trang bị máy
Phòng đọc
Phòng mượn
Phòng máy tính
và phòng đào tạo NDT
Trang 19nạp, khử từ tính, máy đọc đầu mã vạch, máy in phiếu, cổng an ninh Thư viện,
hệ thống máy điều hòa được lắp đặt ở tất cả các phòng, ban
Tháng 12/ 2010, được sự tài trợ của Quỹ Sida của Thụy Điển, TV trường ĐH Luật đã khánh thành TT TT-TV trường ĐH Luật với cơ sở vật chất được thay mới toàn bộ: Hệ thống giá kệ, bàn ghế, máy tính, máy photocopy…
Năm 1998, Thư viện bắt đầu ứng dụng CNTT vào hoạt động với việc
sử dụng phần mềm CDS/ISSIS for Windows để xây dựng CSDL và phục vụ công tác tra cứu Từ tháng 10/2001, thư viện bắt đầu chuyển sang sử dụng phần mềm Libol của Công ty Tinh Vân áp dụng cho các bước: mượn trả, biên mục, tra cứu trực tuyến OPAC, bạn đọc…
Libol (Library Online) là phần mềm giải pháp thư viện điện tử và quản
lý nghiệp vụ tích hợp, có nhiều tính năng nổi bật, được thiết kế theo hai nguyên tắc chủ đạo là chuẩn hóa và dễ dàng tuỳ biến Về mặt công nghệ, nó tích hợp các phân hệ nghiệp vụ trong một giao diện thống nhất và khai thác CSDL chung nhưng dễ dàng liên kết với những phần mềm khác hoặc bổ sung thêm tính năng, giao diện, cấu trúc dữ liệu mới Libol áp dụng các chuẩn như: UNIMARC, MARC21, ISO 2709, AACR 2, ISBD Libol 6.0 là phiên bản mới nhất và hoàn thiện nhất Phần mềm Libol có 9 phân hệ: phân hệ quản lý, phân hệ bổ sung, phân hệ biên mục, phân hệ mượn trả, phân hệ bạn đọc, phân
hệ tra cứu trực tuyến OPAC, phân hệ ấn phẩm định kỳ, phân hệ sưu tập số,
Trang 20Tổng số ấn phẩm đơn bản theo số liệu thống kê tính đến tháng 5/2011
là 11978tài liệu; Tổng số xếp giá là 190430 tài liệu: trong đó 80% tài liệu là sách chuyên ngành Luật, còn lại 20% là tài liệu về chính trị, xã hội, kinh tế, văn học, nghệ thuật, lịch sử…Có nhiều tài liệu có giá trị như: các tài liệu kỷ yếu hội nghị, hội thảo khoa học; luận án, luận văn của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường Cụ thể số lượng vốn tài liệu được thống kê như sau: Sách tham khảo: 106756 tài liệu
Sách giáo trình: 95714 tài liệu
Luận văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp: 4615 tài liệu
Tài liệu hội thảo: 165 tài liệu
Đề tài nghiên cứu khoa học: 157 tài liệu
Khoảng 100 tên báo tạp chí cả Tiếng Việt và tiếng nước ngoài
Số lượng tài liệu trên được tổ chức thành các kho:
Kho phòng đọc: 34664 cuốn
Trang 21Kho phòng mượn: 1215 đầu ấn phẩm với 147121 bản Mỗi đầu giáo trình đủ cung cấp cho sinh viên mượn mỗi người 1 bản do chính sách cung cấp miễn phí giáo trình và tài liệu tham khảo cho sinh viên Có đầu sách có từ
1000 – 1500 bản sách
Kho mượn giáo viên có 18043 tài liệu nhưng nay đã sáp nhập với kho phòng đọc
Về ngôn ngữ:
Tiếng Việt: 187184 tài liệu
Tiếng Anh: 4800 tài liệu
Tiếng Nga: 1693 tài liệu
Tiếng Pháp: 494 tài liệu
Ngoài ra TT TT-TV còn lưu trữ và phổ biến nhiều dạng tài liệu điện tử: CSDL pháp luật trực tuyến; CSDL tiếng Anh trực tuyến; tạp chí Luật học, các CSDL thư mục do thư viện xây dựng với tổng số lên tới trên 22200 biểu ghi gồm có:CSDL sách; CSDL báo, tạp chí; CSDL sách tham khảo; CSDL luận
án, luận văn
Thư viện đang hướng tới ưu tiên bổ sung các dạng tài liệu điện tử, số hóa tài liệu đối với các dạng tài liệu: kết quả các đề tài nghiên cứu khoa học,
Trang 22trường đòi hỏi thư viện phải từng bước hiện đại, đáp ứng nhu cầu tin vô cùng phong phú của bạn đọc
1.2 Khái quát về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thư viện tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội 1.2.1 Vai trò, ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thư viện
Trong thời đại của thông tin điện tử và công nghệ số, đặc biệt là sự bùng nổ thông tin, hoạt động của các cơ quan thông tin – thư viện ngày càng
có sự biến đổi sâu sắc Vấn đề ứng dụng CNTT không còn là mới mẻ nữa Nó
đã đem lại những thay đổi mang tính cách mạng trong toàn bộ hoạt động của các cơ quan TT – TV Những thành tựu đạt được qua việc ứng dụng CNTT đã chứng minh được tầm quan trọng của nó trong hoạt động TT – TV Tin học hóa đã trở thành xu thế phát triển tất yếu của cơ quan TT – TV hiện nay Ứng dụng CNTT trong hoạt động TT – TV là quá trình cải biến quy trình công nghệ xử lý tài liệu trên cơ sở sử dụng các phương tiện, công cụ tin học và các phương tiện CNTT mới Nói một cách khác, tin học hóa thư viện
là sử dụng máy tính và công nghệ mạng máy tính trong tất cả các hoạt động thư viện nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và mở rộng khả năng cung cấp dịch vụ cho người sử dụng, đồng thời chia sẻ tài nguyên thông tin và phục vụ thông tin điện tử Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động TV đã tạo nên một bước phát triển đột biến Các hoạt động của thư viện hiện nay đều dựa trên máy tính điện tử: từ các khâu xử lý tài liệu đến việc phục vụ NDT Do đó, vai trò của việc tin học hóa trong các cơ quan TT – TV là rất lớn
Ngày nay, xã hội loài người đang sống trong xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức, xã hội mà thông tin là động lực phát triển của nền kinh tế, và trong nền kinh tế đó, hàm lượng tri thức chiếm tỉ trọng lớn trong mỗi sản
Trang 23phẩm Chính vì thế, mục tiêu hướng tới của các thư viện ngày nay là định hướng người dùng tin (NDT), thỏa mãn mọi nhu cầu thông tin của họ, tạo mọi điều kiện cho họ có thể vươn tới tất cả các nguồn thông tin với sự hỗ trợ của CNTT và truyền thông Mục tiêu trên khó có thể đạt được nếu thiếu hệ thống thông tin tự động hóa Chính vì vậy, việc ứng dụng CNTT, xây dựng hệ thống
TT – TV tự động hóa là một yêu cầu mang tính khách quan, tất yếu đối với tất
cả các cơ quan TT – TV hiện nay
1.2.2 Quá trình tin học hóa tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội
Nhận thức được tầm quan trọng của viện ứng dụng CNTT trong công tác hiện đại hóa thư viện, được sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường, TV trường ĐH Luật HN đã bắt đầu ứng dụng CNTT từ năm 1998 Bên cạnh đó, nhờ có quan hệ giao lưu và hợp tác rộng rãi, TV cũng đã nhận được nhiều sự giúp đỡ khác từ phía các cơ quan trong và ngoài nước về mặt công nghệ, nghiệp vụ và nhân lực Đặc biệt là sự hỗ trợ, hợp tác của Trung tâm Thông tin KHCN Quốc gia trong việc triển khai dự án “Ứng dụng CNTT trong Thư viện
ĐH Luật HN”
Trước những điều kiện thuận lợi như vậy, TT TT-TV trường ĐH Luật
đã không ngừng học hỏi để hòa mình vào xu thế chung của thời đại Cho đến nay, hầu hết các hoạt động của TV đã được chuyển sang tự động hóa TV đang từng bước xây dựng TV điện tử Mục tiêu cuối cùng của công tác hiện đại hóa TV là phấn đấu xây dựng TV Luật trở thành TV Luật hiện đại bậc nhất Việt Nam
Trang 24Năm 1998, được sự quan tâm, giúp đỡ của Trung tâm Thông tin KHCN Quốc gia, TV đã đưa vào sử dụng phần mềm tư liệu CDS/ISIS (Computer Documentation System – Intergrated Set of Information System) của Tổ chức UNESCO xây dựng và phát triển từ năm 1985 CDS/ISIS là phần mềm tư liệu được sử dụng rộng rãi trên thế giới, đặc biệt là các nước đang phát triển Giai đoạn này, TV cũng đã bắt tay vào việc triển khai xây dựng các mạng nội bộ LAN, mạng trao đổi thông tin VISTA và kết nối với mạng INTERNET
Kết quả của việc triển khai ứng dụng phần mềm tư liệu CDS/ISIS là đã tạo lập được các CSDL thư mục và cho phép tự động hóa công tác tra cứu thông tin Các CSDL đã xây dựng bao gồm: CSDL Mục lục sách thư viện (LIBCAT), CSDL luận văn luận án (LAWDOC) và CSDL bài trích tạp chí với tổng số khoảng 5560 biểu ghi Việc xử lý thông tin bằng phần mềm CDS/ISIS cho phép in ra nhiều sản phẩm thông tin thư mục khác nhau như: phiếu mục lục, thư mục thông báo sách mới và một số ấn phẩm thư mục khác Tuy nhiên CDS/ISIS chỉ là phần mềm quản lý tư liệu, không có khả năng tích hợp và tự động hóa các chức năng khác của TV như: bổ sung, lưu thông tài liệu, quản lý bạn đọc, ấn phẩm định kỳ…
Giai đoạn 2 (từ tháng 10/2001 đến nay): Đây là giai đoạn tăng cường
và ứng dụng CNTT trong hoạt động TT-TV tại trường ĐH Luật HN Dự án
“Xây dựng hệ thống tin học hóa nghiệp vụ thư viện và thư viện điện tử” là một hạng mục và là hạt nhân ban đầu để xây dựng hệ thống thông tin của trường ĐH Luật HN
Từ tháng 10/2001, thư viện chuyển sang sử dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol của Công ty Công nghệ tin học Tinh Vân xây dựng và phát triển Libol là một phần mềm tích hợp cho phép quản lý tự động hóa hầu hết các hoạt động của thư viện như: Tra cứu, bổ sung, biên mục, lưu thông tài liệu, quản lý bạn đọc…Đồng thời, phần mềm Libol còn cho phép tiến hành
Trang 25các hoạt động chia sẻ thông tin như: mượn liên thư viện, tra cứu mục lục trực tuyến (OPAC)
Tháng 5/2002, phần mềm chính thức được đi vào hoạt động Đến năm
2007, thư viện đã chuyển đổi từ sử dụng phần mềm Libol 5.5 sang sử dụng Libol 6.0 – phiên bản mới nhất của phần mềm Libol Trong 9 phân hệ hiện có của phần mềm thì thư viện đã chính thức đưa vào hoạt động được 6 phân hệ, còn lại 3 phân hệ chưa được ứng dụng là phân hệ Sưu tập số, phân hệ Ấn phẩm định kỳ và phân hệ Mượn liên thư viện
Cùng với việc sử dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện, cơ sở hạ tầng thông tin của thư viện cũng không ngừng được tăng cường Hệ thống mạng nội bộ của thư viện (mạng LAN) cũng được nâng cấp để đảm bảo phần mềm Libol có thể chạy trên môi trường Web Thư viện được trang bị thêm máy chủ, máy tính và các thiết bị ngoại vi khác như máy in Lazer, máy in mã vạch (barcode), máy đọc mã vạch, máy quét (scaner), các thiết bị truyền dẫn thông tin như máy fax, modem, cùng nhiều trang thiết bị hiện đại khác
Những kết quả của dự án tin học hóa thư viện là đã xử lý mới và xử lý hồi cố hơn 17000 biểu ghi thư mục, chuyển đổi hơn 5000 biểu ghi từ phần mềm CDS/ISIS sang phần mềm Libol nâng tổng số biểu ghi có trong CSDL lên tới 22256 biểu ghi; cập nhật và quản lý toàn bộ thông tin bạn đọc trên máy tính; ứng dụng công nghệ mã vạch để tự động hóa quá trình lưu thông tài liệu,
bổ sung, biên mục và kiểm kê, thanh lý tài liệu Thư viện đã được nối mạng Internet và mạng Wifi, kết nối tới nhiều CSDL pháp luật trong và ngoài nước, từng bước xây dựng thư viện thành thư viện điện tử, hiện đại
Trang 26Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM THƯ VIỆN TÍCH HỢP LIBOL 6.0 TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG
ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI
Hiện nay, Trung tâm Thông tin – Thư viện trường ĐH Luật Hà Nội đang sử dụng phần mềm Libol 6.0 của Công ty Công nghệ tin học Tinh Vân Đây là phiên bản mới nhất của phần mềm Libol Libol (Library Online) là bộ phần mềm giải pháp thư viện điện tử - thư viện số được Công ty Công nghệ tin học Tinh Vân xây dựng và phát triển từ năm 1997 Sự có mặt của phần mềm Libol trong những năm qua đã góp phần tạo ra những thay đổi tích cực trong hệ thống thư viện Việt Nam nói chung và đối với TT TT-TV trường ĐH Luật nói riêng
Phần mềm Libol có nhiều tính năng nổi trội như: Quản lý CSDL lớn (hơn 1 triệu biểu ghi) với tốc độ tra cứu nhanh; áp dụng các chuẩn nghiệp vụ như: MARC 21, UNIMARC, AACR2, ISBD; Nhập/ xuất dữ liệu theo tiêu chuẩn ISO 2709; hỗ trợ tiếng Việt và nhiều ngôn ngữ khác nhau; tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ, cổng từ; Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số; bảo mật và phân quyền chặt chẽ…Phần mềm này gồm có 9 phân hệ:
Trang 27Phân hệ ILL (Mượn liên thư viện)
Phân hệ OPAC (Tra cứu mục lục trực tuyến)
Tuy nhiên, trên thực tế, tại Trung tâm TT –TV trường ĐH Luật Hà Nội mới chỉ áp dụng 6 phân hệ của phần mềm này vào công tác thông tin thư viện
Đó là các phân hệ: phân hệ Quản lý, phân hệ Bổ sung, phân hệ Bạn đọc, phân
hệ Biên mục, phân hệ Mượn trả, phân hệ OPAC Còn 3 phân hệ còn lại là phân hệ Ấn phẩm định kỳ, phân hệ Sưu tập số, phân hệ ILL thì vẫn chưa được thư viện ứng dụng
2.1 Ứng dụng phần mềm Libol 6.0 trong công tác quản lý và cấp phát quyền sử dụng
Tham gia sử dụng phần mềm Libol mỗi ngày có nhiều đối tượng Đó là các cán bộ trong trung tâm và bạn đọc Nhằm đảm bảo tính an toàn dữ liệu cũng như quản lý việc truy cập, sử dụng phần mềm, tại phòng nghiệp vụ, người quản trị hệ thống sẽ căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của từng đối tượng sử dụng và cấp phát quyền truy cập cho họ thông qua phân hệ Quản lý Cụ thể, khi phân quyền thì tùy theo chức năng và nhiệm vụ của mỗi người trong từng công việc cụ thể, người quản trị hệ thống sẽ cấp cho người đó những quyền hạn nhất định Chỉ có những người được cấp tài khoản và mật khẩu này mới
có quyền đăng nhập để sử dụng hệ thống
Trang 28Hình 2: Giao diện chức năng “Người dùng hiện thời” của phân hệ Quản lý
Việc cấp phát quyền sử dụng đã phân chia những người sử dụng các phân hệ làm 3 cấp độ tùy thuộc vào nhiệm vụ của từng phòng:
Số 0: Không có quyền truy cập
Số 1: Quyền truy cập mức cao (Có quyền truy cập vào các phân hệ và
có quyền tác động đến dữ liệu như sửa, xóa, thêm bớt…)
Số 2: Quyền truy cập mức thấp (Chỉ có quyền được truy cập vào một phân hệ và không có quyền tác động đến dữ liệu)
Tại thư viện trường ĐH Luật, cán bộ phòng nghiệp vụ có quyền truy cập vào tất cả các phân hệ, tuy nhiên với từng phân hệ thì có các mức độ truy cập khác nhau Trong đó, quyền truy cập mức độ cao ở 3 phân hệ: phân hệ Biên mục, phân hệ Bổ sung, phân hệ Bạn đọc Còn tại các phân hệ khác họ chỉ có quyền truy cập ở mức độ thấp
Tại phòng mượn và phòng đọc, các CBTV sẽ chỉ được cấp quyền truy cập, sử dụng phân hệ Mượn trả
Trang 29CBTV quầy lễ tân sẽ được cấp quyền sử dụng chức năng “Gửi và trả đồ” củ phân hệ Bạn đọc và chức năng “Bạn đọc vào Thư viện” của phân hệ Mượn trả
Phân hệ OPAC là phân hệ duy nhất được sử dụng mà không cần phải được cấp tài khoản và mật khẩu sử dụng Tất cả các đối tượng bạn đọc và CBTV đều có quyền truy cập và sử dụng các chức năng của phân hệ này
Từ khả năng phân quyền truy cập cho người sử dụng, người quản trị có thể sử dụng chức năng “Nhật ký hệ thống” để thống kê các hoạt động sử dụng Thuật ngữ chuyên môn được sử dụng ở đây là “Log” “Log” được hiểu
là quyền truy cập và sử dụng hệ thống Trong bảo mật máy tính, một thông tin đăng nhập hoặc đăng nhập là quá trình mà cá nhân truy cập vào một hệ thống máy tính được quản lý bằng cách nhận dạng người dùng thông qua các thông tin được cung cấp bởi người sử dụng Người dùng có thể đăng nhập (Log on) vào hệ thống để có được truy cập và sau đó có thể thoát ra hay thực hiện việc đăng xuất khi truy cập không còn cần thiết Thoát ra (Log off) là để đóng tắt truy cập của người dùng với một hệ thống máy tính sau khi đã đăng nhập trước đó
Với chức năng này, người quản trị có thể:
- Đặt chế độ ghi Log: để cho phép hệ thống bật/tắt chế độ ghi nhật ký làm việc của các nhóm sự kiện tương ứng với các phân hệ được ứng dụng trong thư viện: Biên mục, bổ sung, mượn trả,
Trang 30Hình 3: Giao diện chức năng “Thiết lập chế độ ghi nhật ký”
Khi người dùng đăng nhập vào các phân hệ của chương trình, thời gian
và tên các công việc mà họ thực hiện trong các phân hệ đều được lưu lại trong chương trình, người quản trị hệ thống có thể sử dụng chức năng này để theo dõi, thống kê và lập báo cáo tình trạng hoạt động của thư viện
- Tra cứu Log: Để kiểm tra tình trạng hoạt động của thư viện thông qua tình trạng sử dụng các phân hệ của phần mềm trong một khoảng thời gian
- Xóa Log: Để xóa bớt những sự kiện đã được lưu giữ trong chương trình
- Thống kê Log: Người quản trị có thể tiến hành thống kê các sự kiện được người dùng thực hiện trong các phân hệ được cấp quyền theo 2 hình thức: Thống kê Log theo tuần và Thống kê Log theo tháng
Trang 31Hình 4: Giao diện chức năng “Thống kê Log theo ngày”
Với khả năng phân quyền truy cập tới từng người sử dụng, chi tiết tới từng phân hệ với các mức độ khác nhau, phân hệ Quản lý của phần mềm Libol 6.0 đã giúp cho các dữ liệu trong máy tính được bảo vệ an toàn và mạng máy tính được điều hành ổn định, nhịp nhàng Có thể nói đây là một hình thức bảo vệ dữ liệu trên mạng và bảo vệ quyền lợi của người dùng rất hữu ích của phần mềm này Tuy nhiên, vẫn còn một số chức năng của phân hệ vẫn chưa được ứng dụng như chức năng “Tham số hệ thống”, chức năng “Quản lý ngôn ngữ” và chức năng “Kết nối cơ sở dữ liệu” Đây cũng là vấn đề người quản trị hệ thống của Trung tâm cần quan tâm, nghiên cứu và ứng dụng trong thời gian tới nhằm tận dụng tối đa khả năng của phần mềm trong công tác quản lý
Trang 322.2 Ứng dụng phần mềm Libol 6.0 trong công tác bổ sung, biên mục tài liệu
2.2.1 Công tác bổ sung tài liệu
Công tác bổ sung đóng một vai trò rất quan trọng trong hoạt động
TT-TV, có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng đầu vào, chất lượng của nguồn lực thông tin cũng như hiệu quả hoạt động của cơ quan TT-TV Hiện nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ và hiện tượng bùng nổ thông tin đã dẫn đến tình trạng thông tin nhanh chóng trở nên lạc hậu Do đó, công tác bổ sung phải được tiến hành kịp thời để bổ sung vào kho tài liệu của thư viện những tin tức, tài liệu mới nhất, những thành tựu khoa học kỹ thuật của các nước phát triển trên thế giới, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của NDT
Tại TT TT-TV trường ĐH Luật HN, công tác bổ sung tài liệu cũng đặc biệt được Ban giám hiệu nhà trường và lãnh đạo thư viện quan tâm với phương châm: “Bổ sung thường xuyên và quan trọng hơn là phải bổ sung kịp thời” Do đó, hàng năm, Trung tâm đã dành một khoản kinh phí khá lớn cho công tác bổ sung tài liệu
Diện bổ sung: Các tài liệu thuộc diện bổ sung của TT TT-TV trường ĐH Luật HN là tài liệu giáo trình; tài liệu tham khảo luật học và các lĩnh vực khoa học xã hội có liên quan đến khoa học luật như: lịch sử, kinh tế, chính trị, văn hóa – xã hội; các tài liệu tra cứu phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường
Nguồn bổ sung: TV bổ sung tài liệu từ 3 nguồn chủ yếu là: nguồn mua, nguồn lưu chiểu và nguồn tặng biếu, tài trợ
Nguồn mua: đây là nguồn bổ sung chủ yếu, chiếm toàn bộ kinh phí bổ sung của TV Tài liệu tiếng Việt chủ yếu được mua từ các nhà xuất bản, nhà sách trong nước Các nhà xuất bản thường xuyên cung cấp tài liệu cho thư
Trang 33viện như: nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, nhà xuất bản Pháp lý, nhà xuất bản Giáo dục…Đây là những nhà xuất bản có uy tín và có nguồn tài liệu phù hợp với diện bổ sung của thư viện Việc đặt mua báo tạp chí do phòng Hành chính tổng hợp đảm nhiệm Danh mục báo, tạp chí đặt mua do thư viện lập và đăng
ký hàng năm Việc bổ sung tài liệu tiếng nước ngoài còn rất hạn chế Thư viện chỉ mua một số ít tài liệu loại này còn lại là do tặng biếu của các tổ chức,
cá nhân
Nguồn lưu chiểu: Bên cạnh nguồn bổ sung trả tiền, thư viện còn được nhận nguồn tài liệu lưu chiểu là những ấn phẩm do nhà trường xuất bản, các luận văn, luận án của cán bộ, giảng viên trong trường Mỗi năm, TV nhận được khoảng 60 luận văn Thạc sỹ và luận án Tiến sỹ, khoảng hơn 300 khóa luận tốt nghiệp của sinh viên chính quy và sinh viên hệ văn bằng 2
Nguồn tặng biếu, tài trợ: Hầu hết các tài liệu nước ngoài có trong thư viện được nhận từ nguồn này Các nguồn tài trợ chính là: Nguồn từ Chính phủ Thụy Điển, Quỹ Châu Á, các tài liệu của các cơ quan, tổ chức, các trường ĐH nước ngoài có quan hệ hợp tác với trường ĐH Luật HN biếu tặng
Định mức bổ sung cho thư viện hàng năm khoảng 500 triệu đồng Kinh phí bổ sung dùng để mua giáo trình thường rất lớn, chiếm tới 70% kinh phí bổ sung của thư viện Do đặc thù của các môn học ngành luật phải đảm bảo tính thời sự, phải bám sát sự thay đổi của tình hình kinh tế và sự điều chỉnh của pháp luật Vì thế, giáo trình luật thường được bổ sung, chỉnh lý liên tục Mặt khác, với chủ trương đảm bảo cung cấp cho mỗi sinh viên một bộ giáo trình
Trang 34Trong điều kiện ứng dụng CNTT, sự hỗ trợ của các công cụ phần mềm thư viện và giao dịch trong thương mại điện tử đã rút ngắn thời gian, công sức
và chi phí trong quá trình bổ sung Tin học hóa công tác bổ sung đã tạo thuận lợi cho cán bộ bổ sung trong việc tìm kiếm sách trùng bản, thống kê kho tài liệu…Ngoài ra khi công tác bổ sung được tin học hóa thì sẽ tạo điều kiện cho việc phối hợp với công tác Phân loại – Biên mục nhằm tăng tính thống nhất của dữ liệu, đảm bảo đáp ứng được các chuẩn nghiệp vụ khi nhập dữ liệu Phân hệ Bổ sung của phần mềm Libol 6.0 đã giúp cho CBTV có thể quản lý được toàn bộ các khâu trong quá trình bổ sung tài liệu theo một quy trình thống nhất Quy trình Bổ sung tài liệu tại TT TT – TV trường ĐH Luật được chia làm 2 công đoạn:
Công đoạn 1: Đặt tài liệu
Hình 5 : Sơ đồ quy trình đặt tài liệu
Trước khi các ấn phẩm được bổ sung vào thư viện, CBTV phòng nghiệp vụ thường tiến hành tiến hành những công việc như: lên danh sách những ấn phẩm đặt mua, lập những đơn đặt hàng, lựa chọn nhà cung cấp và duyệt những yêu cầu bổ sung Chức năng “Đơn đặt” của phân hệ Bổ sung sẽ giúp cho CBTV nghiệp vụ thực hiện công việc đó một cách dễ dàng, nhanh chóng
Nhà cung cấp
Nhu cầu tin về
tài liệu tại TV
Tạo đơn đặt ấn phẩm
Chờ duyệt Đặt mua
Trang 35Hình 6: Giao diện chức năng “Đơn đặt”
Trong chức năng “Đơn đặt” của phân hệ Bổ sung, nhóm chức năng
“Trước đơn đặt” được CBTV thường xuyên sử dụng để tạo yêu cầu bổ sung
ấn phẩm, duyệt yêu cầu và in danh sách cũng như báo cáo các yêu cầu bổ sung ấn phẩm cho lãnh đạo thư viện và Ban giám hiệu nhà trường Đây là nhóm chức năng rất quan trọng bởi lượng tài liệu được Trung tâm bổ sung là rất lớn và được bổ sung liên tục
Qua chức năng “Tạo yêu cầu” CBTV có thể lập yêu cầu bổ sung cho ấn phẩm bằng 2 cách:
- Nhập trực tiếp những thông tin về ấn phẩm cần bổ sung vào cửa
sổ tạo yêu cầu
- Tải những thông tin của ấn phẩm thông qua cổng Z39.50
Trang 36này là như nhau Sau khi được thiết lập, các yêu cầu này sẽ được duyệt và in thành danh sách các yêu cầu bổ sung qua các chức năng “Duyệt yêu cầu” và
“Báo cáo duyệt mua” của nhóm chức năng “Trước đơn đặt”
Hình 7: Giao diện chức năng “Lập yêu cầu bổ sung cho ấn phẩm đơn bản”
CBTV có thể nhập thông tin về tài liệu như: “Nhan đề”, “Tác giả”,
“Lần xuất bản”, “Nhà xuất bản”, “Năm xuất bản” và lựa chọn “Ngôn ngữ”,
“Nước xuất bản”, “Dạng tài liệu”, “Vật mang tin”, “Đơn giá”, “Mức độ quan trọng” của tài liệu cần đặt thông qua các thông tin có sẵn trong hộp lựa chọn cho phù hợp với ấn phẩm cần bổ sung Nhấn vào ô: “Lập yêu cầu” để đưa những thông tin vừa nhập vào đơn đặt hoặc lựa chọn “Đặt lại” để sửa
Trong quá trình lập yêu cầu bổ sung, CBTV còn có thể kiểm tra trùng trong CSDL để tránh bổ sung trùng lặp với những ấn phẩm đã có trước khi đặt yêu cầu
Ngoài ra, có thể lấy thông tin về ấn phẩm cần bổ sung qua một CSDL của một thư viện khác có hỗ trợ Z39.50 Khi cần lấy thông tin, chỉ cần nhấp chuột vào: “Tải về qua Z39.50” trên giao diện “Lập yêu cầu bổ sung ấn
Kiểm tra trùng lặp ấn phẩm
Trang 37phẩm” chương trình sẽ hiển thị giao diện cổng Z39.50, giúp cho CBTV có thể tìm kiếm những thông tin về ấn phẩm cần bổ sung
Hình 8: Giao diện cổng Z39.50 Gateway
Để tiến hành tìm kiếm, CBTV cần nhập địa chỉ tên máy chủ Z39.50 vào ô “Tên máy chủ Z39.50” hoặc chọn tên máy chủ từ đường link “Danh sách”, sau đó chọn tên máy chủ Lần lượt nhập các điều kiện tìm kiếm bên dưới và chọn kiểu hiển thị để tìm được các ấn phẩm phù hợp yêu cầu
Ví dụ: Để tìm kiếm thông tin về tài liệu: “Teaching for quality learning
at university: what the student does” của tác giả John Biggs và Catherine Tang Trước tiên, CBTV sẽ vào mục lục trực tuyến của TV để tra xem tài liệu
đó có trên CSDL của thư viện nào thông qua cổng Z39.50 Sau đó, CBTV sẽ chọn tên máy chủ là Thư viện Oxford, lấy số ISBN là 9780335235063 đã tìm
Danh sách đường link tới cổng Z39.50
Trang 38Hình 9: Giao diện cổng Z39.50 Gateway
Thông tin về tài liệu sẽ được hiển thị ngay sau đó:
Hình 10: Kết quả tìm kiếm qua cổng Z39.50 Gateway
Sau khi lập yêu cầu, ấn phẩm bổ sung sẽ được liệt kê theo từng hợp đồng đơn đặt trong giao diện “Liệt kê các đơn đặt đang chờ và gửi đi” Dưới đây là ví dụ một mẫu danh sách các đơn đặt đang chờ và gửi lãnh đạo TV và Ban giám hiệu nhà trường duyệt:
Trang 39Hình 11: Liệt kê các đơn đặt đang chờ gửi đi
Khi chọn một hợp đồng đơn đặt trong danh sách trên, các ấn phẩm được đặt mua trong hợp đồng đó sẽ hiển thị trên giao diện:
Trang 40Công đoạn 2: Xử lý sơ lược tài liệu bổ sung
Bổ sung thông tin
Nhập tin từ đầu
Hình 13: Quy trình xử lý sơ lược tài liệu bổ sung
Sách khi được nhập về, trước khi đưa vào kho của thư viện phục vụ cần phải nhập một số thông tin cơ bản liên quan đến ấn phẩm đó trong chức năng
Bổ sung của phân hệ Bổ sung Còn các thông tin chi tiết về ấn phẩm sẽ được nhập trong phân hệ Biên mục của phần mềm
Hình 14: Giao diện chức năng “Bổ sung”
Ấn phẩm bổ sung được chia làm hai loại là ấn phẩm được bổ sung về theo đơn đặt và ấn phẩm được bổ sung không theo đơn đặt
In, dán nhãn,
mã vạch
Xếp giá tài liệu