Sử dụng phần mềm Libol 5.5 trong phục vụ tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Sư Phạm Hà Nội

Gồm 3 Chương: Chương 1: Phần mềm Libok 5.5 trong phục vụ tại trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội Chương 2: Thực trạng sử dụng phần mềm Libol 5.5 trong phục vụ tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Sư Phạm Hà Nội Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm Libol 5.5 trong công tác phục vụ tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI

VÕ THỊ HẢI VÂN

SỬ DỤNG PHẦN MỀM LIBOL 5.5 TRONG PHỤC VỤ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI

Chuyên ngành: Khoa học Thông tin-Thư viện

Mã số: 60320203

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THÔNG TIN-THƯ VIỆN

Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN THU THẢO

Hà Nội, 2013

LỜI CẢM ƠN

Luận văn được hoàn thành tháng 04 năm 2013 tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội Trước hết, tác giả xin bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc đến cô giáo TS Nguyễn Thu Thảo đã nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ trong quá trình làm luận văn

Xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo và cán bộ phòng Đào tạo Sau đại học Trường Đại học Văn hóa Hà Nội; Ban giám đốc Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội đã nhiệt tình giảng dạy, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong thời gian học tập, nghiên cứu

Xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả đồng nghiệp, những người bạn chí tình đã chia sẻ kinh nghiệm, nhiệt tình giúp đỡ để tôi thực hiện tốt đề tài

Cuối cùng, tôi muốn dành tình cảm yêu thương nhất cho những người thân trong gia đình đã luôn động viên, khuyến khích và bên cạnh tôi trong suốt chặng đường học tập vừa qua

Xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày 30 tháng 04 năm 2013

Võ Thị Hải Vân

XÁC NHẬN CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Người hướng dẫn khoa học

MỞ ĐẦU 10

CHƯƠNG 1: PHẦN MỀM LIBOL 5.5 TRONG PHỤC VỤ 15

TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN 15

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 15

1.1 Công tác phục vụ người dùng tin trong thư viện 15

1.1.1 Khái niệm công tác phục vụ người dùng tin 15

1.1.2 Những yêu cầu trong phục vụ người dùng tin 16

1.1.3 Vai trò của phục vụ người dùng tin 17

1.1.4 Hiệu quả phục vụ người dùng tin 17

1.2 Phần mềm Libol 5.5 trong phục vụ người dùng tin 18

1.2.1 Giới thiệu chung về phần mềm Libol 5.5 18

1.2.2 Các phân hệ chức năng của phần mềm Libol 5.5 trong phục vụ người dùng tin 21

1.3 Hiệu quả sử dụng phần mềm Libol 5.5 trong phục vụ người dùng tin 24

1.4 Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội trong phục vụ người dùng tin 25

1.4.1 Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 25

1.4.2 Trung tâm Thông tin - Thư viện 26

1.5 Vai trò của phần mềm Libol 5.5 trong phục vụ tại Trung tâm TT-TV 35

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM LIBOL 5.5 37

TRONG PHỤC VỤ TẠI TRUNG TÂM 37

THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 37

2.1 Phân hệ OPAC 37

2.1.1 Nhóm chức năng theo CSDL biên mục 38

2.1.2 Nhóm chức năng thư viện điện tử và nhóm chức năng tiện ích 44

2.1.3 Hiệu quả sử dụng của OPAC 45

2.2 Phân hệ bạn đọc 56

2.2.1 Giao diện và các tính năng sử dụng 56

2.3.1 Giao diện và các chức năng sử dụng 66

2.3.2 Một số hạn chế trong quá trình sử dụng phân hệ lưu thông 72

2.3.3 Hiệu quả sử dụng 72

2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng phần mềm Libol 5.5 74

2.4.1 Ứng dụng công nghệ mã vạch trong lưu thông tài liệu 74

2.4.2 Phương thức tổ chức và quản lý công việc 73

2.4.3 Các phân hệ liên quan 76

2.4.4 Cơ sở vật chất thiết bị 79

2.4.5 Trình độ của người dùng tin 82

2.4.6 Các yếu tố khác 83

2.5 Nhận xét chung 85

2.5.1 Đánh giá chung 85

2.5.2 Hạn chế và nguyên nhân 86

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG PHẦN MỀM LIBOL 5.5 TRONG CÔNG TÁC PHỤC VỤ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 88

3.1 Làm chủ phần mềm Libol 5.5 88

3.2 Đào tạo, nâng cao trình độ cán bộ thư viện 90

3.3 Đào tạo người dùng tin 94

3.4 Tiếp tục hoàn thiện và nâng cấp phần mềm Libol 5.5 96

3.5 Nâng cao hiệu quả xử lý tài liệu 97

3.6 Tăng cường hạ tầng công nghệ thông tin, cơ sở vật chất và trang thiết bị 100 3.7 Trao đổi kinh nghiệm với các đơn vị dùng phần mềm Libol 101

KẾT LUẬN 103

TÀI LIỆU THAM KHẢO 105

STT Nội dung Trang Bảng 1.1 Phân công cán bộ làm công tác chuyên môn 28 Bảng 1.2 Tỷ lệ người dùng tin sử dụng thư viện 30 Bảng 1.3 Các CSDL phục vụ trên phần mềm Libol 5.5 33 Bảng 2.1 Tỷ lệ cán bộ thư viện sử dụng OPAC 43 Bảng 2.2 Tỷ lệ cán bộ thư viện sử dụng các chức năng tìm tin 44 Bảng 2.3 Tỷ lệ cán bộ thư viện sử dụng các toán tử trong tìm tin 45

Bảng 2.4 Tỷ lệ người dùng tin sử dụng các chức năng tìm tin trên

Bảng 2.7 Tỷ lệ người dùng tin sử dụng các yếu tố tìm tin trên

Bảng 2.9 Số liệu thống kê của từng khóa học 61

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 1.1 Tỷ lệ người dùng tin sử dụng thư viện 31 Biểu đồ 1.2 Các CSDL phục vụ trên phần mềm Libol 5.5 33

Biểu đồ 2.1 Tỷ lệ cán bộ thư viện sử dụng OPAC 44

Biểu đồ 2.2 Tỷ lệ cán bộ thư viện sử dụng các chức năng tìm tin 45

Biểu đồ 2.3 Tỷ lệ cán bộ thư viện sử dụng các toán tử trong tìm tin 45

Biểu đồ 2.4 Tỷ lệ người dùng tin sử dụng các chức năng tìm tin

Biểu đồ 2.7 Tỷ lệ người dùng tin sử dụng các yếu tố tìm tin trên

Biểu đồ 2.9 Số liệu thống kê của từng khóa học 62

Biểu đồ 2.10 Phân công cán bộ làm chuyên môn 83

DDC Dewey Decimal Classification

ĐHSPHN Đại học Sư phạm Hà Nội

LAN Local Area Network (Mạng cục bộ)

MARC 21 Machine Readable Cataloguing 21

Trong thập kỷ đầu tiên của thế kỷ 21 này, đổi mới giáo dục đại học đang là yêu cầu cấp thiết của nền giáo dục Việt Nam, nhằm đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế Đặc biệt từ năm 2007 đến nay, Quy chế đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy theo hệ thống tín chỉ trên phạm vi toàn quốc được ban hành theo quyết định số 43/2007/QĐ-BGDĐT ngày 15/8/2007 của Bộ Giáo dục và đào tạo quy định

số tín chỉ để được công nhận tốt nghiệp đại học 4 năm là trên 120 tín chỉ Để thực hiện tốt Quy chế này đòi hỏi phải có sự chuyển biến toàn diện và căn bản các nội dung, chương trình đào tạo, mô hình quản lý đào tạo cũng như cơ sở vật chất và hoạt động TT-TV Đi đôi với vinh dự lớn lao và những thay đổi có tính chất bước ngoặt của ngành, của Trường cũng đặt ra trọng trách cho thư viện nhiệm vụ của một đơn vị phục vụ đào tạo Chương trình đào tạo mới này

sẽ tác động trực tiếp đến việc dạy của thầy và học của trò; sinh viên chủ động hơn trong tiếp thu kiến thức, lấy tự học, tự nghiên cứu làm hoạt động quan trọng trong quá trình học; giảng viên thay đổi cách dạy, cách chuẩn bị bài giảng trong quá trình lên lớp

Ngày nay, ngành thư viện đang trong quá trình phát triển và hội nhập quốc tế, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào các hoạt động TT-TV ngày càng trở nên rộng rãi trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng; Nhà nước ta cũng đã có những VBPQ hướng dẫn về việc này: Nghị quyết 49/CP ngày 4/8/1993 của Chính phủ về phát triển CNTT trong những năm 1990, Quyết định số 211/TTg ngày 7/4/1995 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về CNTT, Quyết định số 343/TTg ngày 23/5/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc xây dựng Chiến lược phát triển khoa học và công nghệ Việt Nam đến năm 2020 đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tin học hóa sự nghiệp thư viện, cho việc thực hiện Chương trình ứng dụng CNTT trong các thư viện, đặc biệt trong việc mua sắm trang thiết bị hiện đại, tổ chức

cơ sở dữ liệu (CSDL) và khai thác thông tin

Từ năm 2003, bằng nguồn tài trợ từ Quỹ nâng cao chất lượng mức B (QIGB) của Ngân hàng thế giới, Trường ĐHSPHN đã chú trọng đầu tư phát

triển cho thư viện thông qua Dự án “Xây dựng Trung tâm Thông tin Tư liệu

Trường Đại học Sư phạm Hà Nội” được phê duyệt ngày 29/3/2001 Nhờ có

Dự án này Trung tâm TT-TV Trường ĐHSPHN đã có những bước chuyển mang tính đột phá về cả lượng và chất Trung tâm đã được đầu tư xây dựng nhằm trở thành một thư viên hiện đại làm đầu mối cung cấp thông tin đạt chất lượng cao, đa dạng phục vụ mục tiêu đào tạo và nghiên cứu khoa học (NCKH) Cùng với sự trợ giúp của máy tính, mạng thông tin và phần mềm hiện đại, Trung tâm TT-TV cùng với các phòng Tư liệu khoa là một mạng lưới cung cấp thông tin về các ngành KHCB và KHGD, khoa học ứng dụng thuộc các lĩnh vực khoa học để phục vụ cho hoạt động giảng dạy, học tập và NCKH

Hiện nay Trung tâm có một nguồn tài nguyên lớn về số lượng, phong phú về nội dung và loại hình Trong đó có tài liệu truyền thống; tài liệu điện tử: các cơ sở dữ liệu (CSDL), băng từ, đĩa từ, đĩa quang, tranh, ảnh… Đối tượng NDT của Trung tâm cũng rất phong phú đa dạng vì vậy đòi hỏi công tác phục vụ phải khoa học và chuyên nghiệp

Trung tâm đã được trang bị phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol 5.5 (gọi tắt là phần mềm Libol 5.5) và đưa vào sử dụng từ năm 2005 cho đến nay Trong những năm qua, phần mềm Libol 5.5 đã giúp cho NDT chủ động tìm tài liệu ngày một nhanh và hiệu quả, nhiều công đoạn trong công tác phục vụ được

tự động hóa, đáp ứng tối đa nhu cầu tin, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của Trung tâm

Tuy nhiên, trên thực tế sử dụng phần mềm Libol 5.5 vẫn còn nhiều sai sót

và gặp nhiều vướng mắc làm hạn chế khả năng phục vụ NDT Mặt khác, từ khi phần mềm Libol 5.5 được đưa vào sử dụng ở Trung tâm cho đến nay, vẫn chưa

có công trình nào nghiên cứu, khảo sát, đánh giá mức độ phù hợp của nó đối với NDT và quá trình phục vụ Vì vậy, tiến hành nghiên cứu sử dụng phần mềm Libol 5.5 trong công tác phục vụ là công việc hết sức cần thiết và thiết thực trong chu trình hoạt động nghiệp vụ của Trung tâm

Từ những phân tích trên, vấn đề: Sử dụng phần mềm Libol 5.5 trong

phục vụ tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội được chọn làm đề tài nghiên cứu của luận văn này

2 LỊCH SỬ NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ

Chúng ta đang sống trong kỷ nguyên của CNTT, ứng dụng CNTT trong hoạt động TT-TV là xu hướng phát triển tất yếu Công tác phục vụ NDT trong các thư viện đã hiện nay đã có sự thay đổi lớn cả về hình thức và chất lượng; không đơn thuần chỉ là phục vụ truyền thống thủ công mà các công đoạn phục

vụ NDT đã được thực hiện trên hệ thống phần mềm quản trị thư viện tích hợp với các phân hệ tương ứng Đã có nhiều hội thảo, nhiều bài nghiên cứu và luận văn khoa học thư viện quan tâm nghiên cứu đến vấn đề này

Về các vấn đề chung của phần mềm thư viện có các bài: “Ứng dụng phần mềm quản lý thư viện trong thư viện các trường đại học” (2012), của tác giả Nguyễn Hữu Ty, Đỗ Tiến Vượng có bài “Các tiêu chuẩn trong hệ quản trị thư viện tích hợp” (2010) Tác giả Trương Đại Lượng còn nghiên cứu cụ thể

về một phân hệ của phần mềm thư viện với bài viết “Xu hướng phát triển của OPAC thư viện” (2008)…

Tuy nhiên nghiên cứu cụ thể hơn về phần mềm Libol có các tác giả Nguyễn Thị Ngọc Anh (2008), luận văn Thạc sĩ Khoa học thư viện với đề tài

“Nghiên cứu nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Libol 5.0 tại Thư viện Trường Đại học Xây dựng Hà Nội”; tương tự luận văn của các tác giả Chu Vân Khánh (2007) với đề tài “Khảo sát việc ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 5.5 tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Quốc gia Hà Nội”, Phạm Thị Thanh Mai (2011), “Khảo sát ứng dụng phần mềm Lobol 6.0 tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Kinh tế Quốc dân”; các luận văn đã nghiên cứu, khảo sát, đánh giá việc ứng dụng phần mềm Libol với các phiên bản 5.0, 5.5, 6.0 trong toàn bộ các hoạt động TT-TV của từng đơn vị cụ thể

Trên góc độ ứng dụng phần mềm Libol 5.5 vào một số hoạt động

TT-TV, tại Trung tâm TT-TV Trường ĐHSPHN đã có các luận văn thạc sĩ Khoa học Thư viện: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội” (2011) của tác giả Phạm Thị Hòa; “Nghiên cứu khai thác và phát triển nguồn học liệu

số tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội” (2009) tác giả Vũ Văn Thường Các tác giả này viết về các vấn đề: xử lý tài liệu trên phần mềm Libol 5.5, nguồn học liệu số…

Xét về vấn đề công tác phục vụ NDT tại Trung tâm TT-TV Trường ĐHSPHN đã có luận văn Thạc sĩ Khoa học Thư viện của tác giả Lê Thu Hà với đề tài “Tổ chức phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội” (2010) Luận văn này tác giả đi sâu nghiên cứu các vấn đề về công tác tổ chức để phục vụ theo kiểu thư viện truyền thống

Từ những nghiên cứu trên, “Sử dụng phần mềm Libol 5.5 trong phục

vụ tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội”

là đề tài không trùng với bất kỳ đề tài nào

Luận văn sẽ chú trọng đến việc nghiên cứu, khai thác và sử dụng phần mềm Libol 5.5 vào công tác phục vụ tại Trung tâm TT-TV Trường ĐHSPHN

4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Sử dụng phần mềm Libol 5.5 trong phục vụ tại Trung tâm TT-TV Trường ĐHSPHN

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: tại Trung tâm TT-TV Trường ĐHSPHN

- Về thời gian: từ năm 2005 đến nay

5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

5.1 Phương pháp luận

Luận văn dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng và lịch sử, văn kiện, tài liệu của Đảng và Nhà nước về công tác phát triển khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo và công tác TT-TV

5.2 Phương pháp cụ thể

Các phương pháp được sử dụng trong quá trình làm đề tài :

- Phân tích, thống kê, so sánh, đối chiếu, tổng hợp tài liệu

- Khảo sát, phỏng vấn, điều tra bằng phiếu

- Quan sát tại Trung tâm TT-TV Trường ĐHSPHN

6 ĐÓNG GÓP CỦA LUẬN VĂN

6.1 Về lý thuyết

Luận văn góp phần làm rõ các vấn đề lý luận về phần mềm Libol 5.5,

và vai trò của phần mềm này đối với công tác phục vụ NDT

Có thể dùng làm tài liệu tham khảo cho các trường đại học đang và sẽ

sử dụng phần mềm Libol 5.5 trong hoạt động TT-TV

CHƯƠNG 1: PHẦN MỀM LIBOL 5.5 TRONG PHỤC VỤ

TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI

1.1 Công tác phục vụ người dùng tin trong thư viện

“Tổ chức cho NDT sử dụng tài liệu” là một mảng hoạt động quan trọng của công tác thư viện Vấn đề này được tác giả O.X Tru-ba-ri-an (1974)

“Thư viện học đại cương” viết: “Hoạt động của các thư viện có thể phân biệt một cách ước lệ ra thành hai bộ phận có quan hệ mật thiết với nhau, đó là: 1 Xây dựng vốn tài liệu và tổ chức tốt vốn tài liệu đó; 2 Phục vụ người đọc” [26] Vì vậy phục vụ NDT, tạo điều kiện để NDT khai thác được tối đa nguồn tin, thỏa mãn nhu cầu tin của họ là vấn đề luôn được đặt lên hàng đầu của công tác phục vụ NDT

Từ những thập kỷ 90 trở lại đây sự nghiệp thư viện đã có những bước tiến dài song hành cùng với những thành tựu ứng dụng CNTT NDT trong thế

kỷ 21 đến thư viện không chỉ đọc tài liệu trên giấy mà họ có thể đọc, tìm tin bằng máy tính trên các CSDL, tiếp cận với tài liệu qua các trang web, tài liệu toàn văn trên các phần mềm, và tài liệu còn bao gồm các băng từ, đĩa từ, tranh ảnh, bản đồ, video… Bởi vậy người đến sử dụng và khai thác tài liệu, thông tin tại thư viện được sử dụng bằng thuật ngữ người dùng tin

1.1.1 Khái niệm công tác phục vụ người dùng tin

Phục vụ NDT là một khái niệm phức tạp, nói lên chức trách hoạt động chủ yếu của một thư viện Theo “Cẩm nang nghề Thư viện”, tác giả Lê Văn Viết đã định nghĩa về công tác phục vụ: “Phục vụ bạn đọc là hoạt động của thư viện nhằm tuyên truyền và đưa ra phục vụ các dạng tài liệu hoặc là bản sao của chúng, giúp đỡ người tới Thư viện trong việc lựa chọn và sử dụng tài liệu đó”, [32] Công tác này được xây dựng trên sự kết hợp các quá trình liên quan chặt chẽ với nhau của việc phục vụ thư viện, phục vụ thông tin, tra cứu.”

Về cơ bản phục vụ NDT bao gồm các nội dung:

- Cung cấp cho NDT những tài liệu cần thiết

- Tuyên truyền rộng rãi các nguồn tài nguyên có trong thư viện (giới thiệu những tài liệu, những CSDL có giá trị), giúp họ định hướng, lựa chọn nhanh chóng, chính xác những tài liệu cần thiết

- Hướng dẫn NDT sử dụng tài liệu đúng phương pháp, đúng đối tượng

và hiệu quả

Phục vụ NDT được xây dựng trên sự kết hợp các quá trình liên quan chặt chẽ với nhau, là lý do tồn tại và là điều quan tâm chủ yếu của bất kỳ đơn

vị thông tin nào

1.1.2 Những yêu cầu trong phục vụ người dùng tin

- Tính phân biệt đối tượng

Việc tổ chức công tác phục vụ có phân biệt đối tượng là yêu cầu khoa

CBTV phải biết khu biệt NDT của mình thành từng nhóm đối tượng, bởi mỗi nhóm NDT sẽ có những nét tương đồng như tuổi tác, nghề nghiệp, môi trường sinh sống, sở thích… để từ đó sẽ có các chính sách phục vụ thích hợp, mang đến hiệu quả tối ưu cho NDT

1.1.3 Vai trò của phục vụ người dùng tin

Từ những thập kỷ 50 của Thế kỷ XX, N.C Crup-xcai-a đã khẳng định vai trò của việc phục vụ tài liệu báo: “Thư viện là người tổ chức đưa những cuốn tài liệu cần thiết tốt nhất đến đông đảo quần chúng, là người giúp đỡ NDT chọn tài liệu họ cần, là cố vấn của họ trong việc đọc tài liệu có hệ thống” [26, tr.17]

Việc đáp ứng nhu cầu tin (NCT) của NDT trong bối cảnh hoạt động

TT-TV ngày càng phát triển và có sự trợ giúp của công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay thực sự quan trọng và cần thiết Ngày nay NDT có nhiều sự lựa chọn khác nhau như: lựa chọn về phương tiện, về loại hình tài liệu, về cách tiếp cận tài liệu tốt nhất cho họ mà đôi khi không cần đến trụ sở thư viện…

Quá trình phục vụ NDT giúp cho tài liệu được vận hành một cách tốt nhất Đây là hoạt động tăng vòng quay của tài liệu trong các đối tượng NDT, thư viện có thể đánh giá được hiệu quả, giá trị sử dụng của mỗi tài liệu; từ đó

có thể điều chỉnh công tác bổ sung, phát triển tài liệu, làm thế nào để thư viện

có được nguồn tài liệu có giá trị cao nhất

Thông qua công tác phục vụ NDT, các cơ quan TT-TV kiểm tra, đánh giá hoạt động của các khâu kỹ thuật nghiệp vụ về trình độ và khả năng của người cán bộ TT-TV Đây là khâu cuối cùng của chu trình chuyên môn khép kín trong chu trình đường đi của tài liệu, trực tiếp quyết định hiệu quả hoạt động của thư viện

1.1.4 Hiệu quả phục vụ người dùng tin

Công tác phục vụ NDT trong thư viện là một nhiệm vụ luôn được đặt lên hàng đầu, đây là hoạt động cơ bản thúc đẩy các yếu tố khác phát triển như: nguồn vốn tài liệu, cơ sở vật chất trang thiết bị, NDT

- Phục vụ là tạo môi trường thuận lợi cho NDT tiếp cận với nguồn vốn tài liệu theo đúng nhu cầu, đúng đối tượng có trong mỗi thư viện Từ đó góp phần khẳng định một đặc thù của thông tin là tính giá trị gia tăng khi được sử dụng

- Nguồn tài liệu được phục vụ nhanh chóng, kịp thời và chính xác là một trong những tiêu chí để NDT lựa chọn thư viện nào làm điểm đến để khai thác, học tập, nghiên cứu

- NDT khi đến với thư viện sẽ khai thác được những tài liệu đúng với nhu cầu sử dụng của mình thông qua hệ thống tra cứu Sự định hướng, chỉ dẫn nhiệt tình của CBTV sẽ là những tác nhân tích cực giúp NDT lựa chọn được những tài liệu phù hợp, có giá trị và có tính cập nhật cao; điều đó đồng nghĩa với thời gian ngắn nhất NDT vẫn có thể chiếm lĩnh được khối lượng tri thức khổng lồ của nhân loại, vì lẽ đó thư viện luôn đồng hành với việc học tập và nghiên cứu sáng tạo

- Thư viện còn là nơi phục vụ hướng dẫn NDT tìm ra những địa chỉ chính xác, đầy đủ của tài liệu

1.2 Phần mềm Libol 5.5 trong phục vụ người dùng tin

1.2.1 Giới thiệu chung về phần mềm Libol 5.5

- Sự ra đời của phần mềm Libol

Từ những thập kỷ 70 của thế kỷ 20, các nhà thư viện thế giới đã bắt đầu đặt nền móng cho thư viện điện tử, đến những năm đầu thập kỷ 90 ngân hàng

dữ liệu khổng lồ của Dialog, Pascal… đã ra đời phục vụ đông đảo NDT

Phần mềm Libol (Library OnLine) nói chung là sản phẩm phần mềm đầu tiên trong nước cho phép quản lý thư viện một cách tổng thể; là bộ phần mềm giải pháp Thư viện điện tử - Thư viện số được công ty Tinh Vân, Thư viện Quốc gia và Trung tâm Thông tin tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia phối hợp nghiên cứu và phát triển năm 1997 Phần mềm Libol đã nhận

được tài trợ chính thức từ Ban chỉ đạo Chương trình Quốc gia về Công nghệ thông tin trong chương trình tài trợ cho các phần mềm nội địa năm 1988 Là sản phẩm phần mềm thư viện điện tử và quản lý tích hợp các hoạt động nghiệp vụ thư viện, phần mềm Libol ứng dụng CNTT một cách triệt để, tự động hoá tất cả các chu trình hoạt động của một thư viện hiện đại, cung cấp các tính năng cần thiết cho một thư viện để sẵn sàng hội nhập với hệ thống thư viện quốc gia và quốc tế, cũng như quản lý các xuất bản phẩm điện tử

- Đặc điểm nổi bật của phần mềm Libol

Chuẩn hoá, tuân thủ các quy trình nghiệp vụ, khả năng tuỳ biến cao và đặc biệt thích hợp với môi trường Việt Nam Tuân thủ chặt chẽ các chuẩn nghiệp vụ của Việt Nam và quốc tế trong lĩnh vực thư viện

Phần mềm Libol cho phép các thư viện trao đổi dữ liệu dễ dàng với các đơn vị trong nước và quốc tế, giảm nhẹ công sức quản lý, xây dựng kho tư liệu, tăng hiệu suất làm việc của CBTV

Phần mềm Libol cho phép chuyển các quy trình nghiệp vụ của thư viện

từ thủ công sang hoạt động tự động hoá một cách nhanh chóng, không gây xáo trộn các chu trình bình thường của thư viện Đây là một đặc điểm hết sức cần thiết khi triển khai ứng dụng phần mềm, do thư viện phải thường xuyên phục vụ trong quá trình chuyển đổi

Phần mềm Libol còn được sử dụng rộng rãi nhờ được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu hết sức đa dạng của hệ thống thư viện với các quy mô từ nhỏ đến lớn Năm 1997, phiên bản đầu tiên của phần mềm quản lý nghiệp vụ thư viện là phần mềm Libol 1.0 chỉ có 3 phân hệ , bao gồm: biên mục, tìm tin và quản trị Sau nhiều năm nghiên cứu triển khai phần mềm Libol đã nâng cấp dần thành các phiên bản: 4.0, 5.0, 5.5 và hiện nay trên thị trường đã sử dụng phần mềm Libol 6.0

 Phần mềm Libol 5.5

Phiên bản phần mềm Libol 5.5 được nâng cấp năm 2003; có khả năng đáp ứng được yêu cầu quản lý các loại tài liệu đa dạng, có khả năng chuyển đổi CSDL từ CDS/ISIS, hỗ trợ nghiệp vụ quản lý thư viện phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện của thư viện Việt Nam

Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD, và các khung phân loại thông dụng như: DDC, BBK, UDC

Nhập, xuất dữ liệu theo chuẩn ISO 2709

Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ, mượn trả tự động

Nhờ chức năng riêng biệt của cổng Z39.50, Phần mềm Libol 5.5 cho phép kết nối, trao đổi thông tin giữa các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39.50 và OPI - PMH, mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161

Hỗ trợ đa ngữ khác nhau theo bảng mã UNICODE, các bảng mã tiếng Việt như: TCVN, VNI, TCVN 6909

Tìm kiếm biểu ghi thư mục và tra cứu toàn văn với khả năng tùy biến cao Bảo mật và phân quyền chặt chẽ

Thống kê tìm tin đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng Vận hành hiệu quả trên những CSDL lớn

Khai thác và trao đổi thông tin qua web, thư điện tử…

Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở

Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho

Phần mềm Libol 5.5 còn đảm nhận tự động hóa các khâu trong hoạt động của thư viện theo hướng tin học hóa, tạo tiền đề xây dựng thư viện điện tử

Phần mềm Libol 5.5 là phần mềm tích hợp gồm 10 phân hệ hoạt động theo chu trình khép kín với nhiều tiện ích mới nhằm khai thác thông tin có hiệu quả cao Các phân hệ của phần mềm Libol 5.5:

- Phân hệ bổ sung - Phân hệ bạn đọc

- Phân hệ ấn phẩm định kỳ

- Phân hệ OPAC

- Phân hệ lưu thông

- Phân hệ mượn liên thư viện

- Phân hệ này có thể được tích hợp trên mạng Intranet/Internet để tạo ra một môi trường phục vụ NDT tìm tin do thư viện cung cấp OPAC còn cho phép tìm kiếm liên thư viện theo giao thức Z39.50, giúp thư viện có thể kết nối khai thác, chia sẻ tài nguyên và dịch vụ của mình với các thư viện khác không chỉ trong nước mà còn có thể ở bất cứ nơi nào trên mạng Internet

- Khả năng tìm tin hỗ trợ đa ngữ theo bảng mã và phông chữ UNICODE Người dùng có thể tìm đồng thời trên tổ hợp nhiều thuộc tính của tài liệu theo các mẫu dựng sẵn hoặc tự chọn đối với các toán tử logic kết hợp Việc đưa ra yêu cầu tìm còn được hỗ trợ thêm bằng những từ điển tham chiếu (tác giả, nhà xuất bản, từ khóa, khung phân loại…)

- Phân hệ OPAC của phần mềm Libol 5.5 còn giúp thư viện mang tới cho cộng đồng NDT không chỉ những tài liệu ở dạng truyền thống, mà còn cả những tài liệu ở dạng điện tử (các văn bản, tài liệu điện tử, phim, hình ảnh, bản đồ GIS, âm thanh…) Đặc biệt khả năng tìm kiếm toàn văn trên nhiều format dữ liệu văn bản khác nhau (Word, Excel, PDF, Rich Text Format, HTM, text…) và hỗ trợ mọi bảng mã tiếng Việt thông dụng sẽ giúp cho việc khai thác các dữ liệu số hóa hoặc các tài liệu điện tử rất dễ dàng

- Các tính năng hỗ trợ NDT như đặt mượn, giữ chỗ, gia hạn tài liệu, xem các thông tin về tình trạng cá nhân cũng như khả năng cho phép NDT tự

định ra các lĩnh vực quan tâm để tiếp nhận các thông báo tài liệu mới phù hợp làm cho phân hệ trở thành 1 trang Web cá biệt cho từng NDT

Các tiện ích đi kèm như tra tìm theo từ điển, hội thoại, diễn đàn điện tử giúp cộng đồng NDT tìm và chia sẻ nhiều thông tin bổ ích khác

Đây cũng là nơi thư viện có thể điều tra và thống kê được những lĩnh vực mà NDT quan tâm cũng như nhận các ý kiến phản hồi từ phía NDT

 Phân hệ lưu thông

Phân hệ lưu thông là những công việc tin học hóa quá trình lưu thông tài liệu giữa thư viện và NDT, giúp thư viện sử dụng hiệu quả các thông tin được ghi nhận trong quá trình mượn, trả để tiến hành những thống kê đa dạng

Các tính năng chính:

- Tự động hóa tối đa: hoạt động mượn trả được tự động hóa tối đa nhằm giảm bớt số thao tác thủ công của CBTV và đảm bảo chính tài liệu với NDT của thư viện được chấp hành chặt chẽ Chương trình tự động hợp lệ NDT: kiểm tra hạn thẻ, số tài liệu NDT mượn, vị trí của NDT trong hàng đợi, tài liệu NDT giữ quá hạn và tiền phạt nếu có; hợp lệ tài liệu: tài liệu đang được xếp hàng cho ai? Những mã xếp nào còn rỗi? Loại đối tượng nào được mượn tài liệu? Ngày trả tài liệu Chương trình cũng tự động in phiếu ghi mượn sau khi NDT đã mượn tài liệu

- Việc tích hợp mã vạch (cả cho thẻ đọc và cho tài liệu) giúp cho CBTV

có thể nhanh chóng ghi mượn, ghi trả bằng máy đọc mã vạch (barcode scanner) Có thể tích hợp với các thiết bị ngoại vi khác như thẻ từ, cổng từ

- Thống kê đa dạng: vẽ đồ thị về hoạt động lưu thông tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau như những tài liệu được mượn nhiều nhất, những NDT, nhóm NDT mượn nhiều nhất, thống kê lượt lưu thông tài liệu theo năm, tháng, tuần, ngày

- Xử lý tài liệu mượn quá hạn: tự động lên danh mục những tài liệu mượn quá hạn và gửi thư nhắc nhở qua email hoặc in thư theo mẫu định sẵn theo thời gian biểu quy định

 Phân hệ bạn đọc

Phân hệ bạn đọc là công cụ trợ giúp thư viện trong việc quản lý cộng đồng NDT và tiến hành các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến NDT như cấp thẻ, in thẻ, gia hạn thẻ, cắt hiệu lực thẻ

- Cho phép người dùng tự tạo những khuôn dạng thẻ đọc khác nhau, phù hợp với nghiệp vụ và chức năng của từng thư viện Cho phép in mã vạch cho thẻ đọc

- Cho phép thư viện phân loại NDT và quy định các chính tài liệu riêng biệt và thích hợp cho từng nhóm NDT

- Cung cấp nhiều phép thống kê NDT khác nhau như thống kê theo độ tuổi, nhóm ngành nghề, nhóm NDT, thời gian cấp thẻ và hết hạn thẻ

Các chức năng của phân hệ

- Hồ sơ bạn đọc: các thông tin về NDT như ảnh, ngày sinh, trình độ học vấn, địa chỉ liên lạc, nhóm ngành nghề, tên cơ quan, niên khóa, khoa, trường (với NDT là học sinh, sinh viên)… cũng như các thông tin về thẻ (số thẻ, loại thẻ, ngày cấp, ngày hết hạn) được cập nhật vào cơ sở dữ liệu để phục vụ cho việc tìm tin, thống kê cũng như in thẻ (có tích hợp mã vạch)

- Khả năng xử lý lô: khả năng xử lý lô với các nghiệp vụ gia hạn thẻ, rút hạn thẻ, xóa thẻ tạo thuận tiện cho thư viện (đặc biệt là thư viện của các trường đại học) trong việc quản lý NDT được cấp thẻ theo đợt với thời hạn sử dụng giống nhau

- Phân loại NDT theo nhóm: tính năng phân loại NDT thành nhóm cho phép quy định chính tài liệu cụ thể với từng nhóm như danh mục tài liệu những loại tài liệu được mượn, hạn định số lượng và thời gian cho việc mượn tài liệu ra về, mượn đọc tại chỗ, số lần gia hạn mượn, tiền phạt trong trường

hợp trả tài liệu chậm, quyền đặt chỗ (holding) và thời hạn yêu cầu đặt chỗ được giữ khi NDT đến lượt…

- In thẻ và mã vạch theo các khuôn dạng khác nhau: tùy thuộc vào đặc trưng và chức năng của mỗi thư viện sẽ có những khuôn dạng thẻ khác nhau

và mỗi thẻ đọc sẽ mang những thông tin khác nhau Để giải quyết vấn đề này, tính năng tạo khuôn dạng thẻ đọc cho phép người dùng tự tạo những kiểu thẻ khác nhau, mang những thông tin khác nhau

- Thống kê theo nhiều tiêu chí: người dùng có thể tiến hành các thống

kê khác nhau liên quan đến cộng đồng NDT như vẽ đồ thị phân loại NDT theo nhóm tuổi, niên khóa, ngày cấp thể, ngày hết hạn thẻ, theo nhóm NDT 1.3 Hiệu quả sử dụng phần mềm Libol 5.5 trong phục vụ người dùng tin

Phần mềm Libol 5.5 là phần mềm hướng đến quản trị hệ thống và người sử dụng Quá trình làm việc trên phần mềm này sẽ tiết kiệm được thời gian cho NDT và CBTV Các công đoạn nghiệp vụ được thao tác nhanh gọn, công tác quản lý NDT, quản lý tài liệu, thống kê báo cáo được chính xác khoa học

Thông qua quá trình tự động hóa tất cả các chu trình của phần mềm Libol 5.5 trên hệ thống được nối mạng: các tài liệu in ấn dưới dạng truyền thống, tài liệu điện tử (băng từ, đĩa từ, ), cùng được đưa ra phục vụ cho NDT [29]

Cho phép tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau như nhan đề tài liệu, tác giả, từ khoá, phân loại, nhà xuất bản, năm xuất bản, ngôn ngữ, mã kho hay nơi lưu trữ, mã xếp giá, đăng ký cá biệt, tìm toàn văn… bên cạnh đó còn sử dụng các toán tử thông dụng như: AND, OR, NOT

Đối với loại hình tài liệu khác nhau thì có các chức năng tìm kiếm khác nhau phù hợp với loại hình tài liệu đó

 Tiêu chí đánh giá phần mềm Libol 5.5 trong phục vụ:

- Về nội dung:

+ Tính giá trị

+ Tính kịp thời

- Về hình thức: phải đảm bảo tính chi tiết, cụ thể và đẹp dễ sử dụng, [9]

1.4 Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội trong phục vụ người dùng tin

1.4.1 Trường Đại học Sư phạm Hà Nội

Ngày 10 tháng 10 năm 1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Sắc lệnh thành lập Ban Đại học Văn khoa tại Hà Nội, trong đó nhiệm vụ đầu tiên là đào tạo giáo viên Văn khoa Trung học Ngày 8 tháng 10 năm 1946, Chủ tịch Chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ra Sắc lệnh số 194/SL thành lập ngành học Sư phạm, đào tạo giáo viên cho các bậc học cơ bản, trung học phổ thông, trung học chuyên khoa, thực nghiệm và chuyên nghiệp trong toàn quốc Ngày 11/10/1951 theo quyết định số 276 của Bộ Quốc gia Giáo dục Trường Đại học Sư phạm Hà Nội được thành lập; ngày 10/12/1993 theo Nghị định 97/CP của Chính phủ.Năm 1956, trên cơ sở hợp nhất của 2 trường Đại học Sư phạm Văn khoa và Đại học Sư phạm Khoa học, Trường ĐHSPHN ngày nay chính thức được thành lập

Năm 1967, Hội đồng Chính phủ quyết định chia trường Đại học Sư phạm ra thành 03 trường: Trường ĐHSPHN 1, Trường ĐHSPHN 2 và Trường Đại học Sư phạm Ngoại ngữ Hà Nội Đến năm 1975 đã sáp nhập 2 trường là Trường ĐHSPHN 1 và ĐHSPHN 2 thành Trường ĐHSPHN 1

Ngày 10.2.1993, theo Nghị định 97/CP của Chính phủ, Trường ĐHSPHN

1 là một trường thành viên thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội

Vào năm 2000, Trường ĐHSPHN đón nhận sự kiện trọng đại đó là Quyết định số: 201/1999/QĐ-TTg xây dựng Trường Đại học Sư phạm Hà Nội trở thành trường ĐHSP trọng điểm Sự kiện đã đánh dấu bước ngoặt lịch sử phát triển Trường ĐHSPHN theo xu hướng đại học hiện đại với trọng trách lớn là khuôn mẫu, là đầu tầu thúc đẩy hệ thống sư phạm cả nước

Hiện tại Trường có: 23 khoa đào tạo và 2 bộ môn trực thuộc (tiếng Nga và tiếng Trung Quốc); có 2 trường THPT là THPT Chuyên và THPT Nguyễn Tất Thành; có các Viện Nghiên cứu Sư phạm, Viện Khoa học Xã hội và hơn 20 trung tâm nghiên cứu và chuyển giao khoa học công nghệ và khoa học giáo dục trực thuộc

Ngày nay, Trường ĐHSPHN là trường trọng điểm, đầu ngành trong hệ thống các trường sư phạm, là cái nôi đào tạo giáo viên và NCKH lớn của cả nước, nơi đây đã tạo ra nhiều nhân tài, nhiều nhà khoa học ưu tú và danh tiếng cho đất nước

1.4.2 Trung tâm Thông tin - Thư viện

Trung tâm TT-TV được thành lập cùng với sự ra đời của Trường ĐHSP

Hà Nội Vào ngày 10.12.1993, theo Nghị định 97/CP của Chính phủ,Trường ĐHSPHN là một trường thành viên của Đại học Quốc gia Hà Nội, thời điểm này, Thư viện là một Phòng phục vụ Trường ĐHSPHN trong Trung tâm TT-

TV của ĐHQG Hà Nội

Ngày 12.10.1999, theo Quyết định số 201/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Trường được tách ra khỏi ĐHQG Hà Nội và mang tên là Trường Đại học

Sư phạm Hà Nội Thư viện lúc này được chuyển tên thành Trung tâm TT - TV

Trải qua hơn 60 năm, xây dựng và trưởng thành, Trung tâm TT-TV luôn song hành cùng sự phát triển của Nhà trường Trung tâm đã có nhiều cải tiến trong công tác tổ chức hoạt động, thoả mãn nhu cầu ngày càng cao về thông tin tài liệu, đáp ứng yêu cầu học tập, giảng dạy, nghiên cứu của đông đảo cán bộ, giảng viên và sinh viên, phục vụ hiệu quả mục tiêu đào tạo và NCKH của Trường ĐHSPHN qua từng giai đoạn

* Chức năng của Trung tâm Thông tin - Thư viện

Trung tâm TT-TV là một Trung tâm văn hóa, giáo dục, thông tin và

về các lĩnh vực KHCB, KHGD và ứng dụng tiến bộ KHCN Tổ chức tốt các hình thức phục vụ NDT, giúp NDT khai thác một cách có hiệu quả vốn tài liệu, góp phần phục vụ công tác đào tạo và NCKH của Trường ĐHSPHN

* Nhiệm vụ chính của Trung tâm Thông tin - Thư viện

- Thu thập, bổ sung, trao đổi và xử lý tài liệu nhằm cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ nhu cầu tìm tin của NDT

- Tổ chức, lưu trữ và bảo quản tốt nguồn tài liệu của Trường

- Xây dựng hệ thống tra cứu, theo phương pháp truyền thống và hiện đại, làm tốt công tác phục vụ và phổ biến thông tin

- Thu nhận đầy đủ tài liệu nộp lưu chiểu từ Nhà Xuất bản ĐHSPHN, các luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, các kỷ yếu hội nghị, hội thảo, các đề tài NCKH các cấp…

- Nghiên cứu các vấn đề về khoa học TT-TV, ứng dụng những thành tựu khoa học kĩ thuật mới vào xử lý thông tin và phục vụ nhu cầu tin ngày càng cao của NDT

- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ CBTV và trang bị kỹ năng khai thác thông tin cho đông đảo NDT

- Duy trì và phát triển các mối quan hệ nhằm trao đổi kinh nghiệm và chia sẻ nguồn lực thông tin với các trường đại học, các tổ chức, các cơ quan thông tin trong và ngoài nước

Trung tâm đóng vai trò quan trọng trong việc cùng với Nhà trường góp phần đổi mới phương pháp và nội dung đào tạo nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập và NCKH Đặc biệt, ứng dụng CNTT vào các hoạt động nghiệp vụ của Trung tâm tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp với yêu cầu tin góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ của NDT

* Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm TT-TV Trường ĐHSPHN phù hợp với

cơ cấu tổ chức của thư viện hiện đại, được bố trí phân cấp tùy theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi một bộ phận dưới chỉ đạo chung của Ban giám đốc, Trung tâm được chia thành các bộ phận tương ứng với các tổ thực hiện các nhiệm vụ

cơ bản

- Tổ Nghiệp vụ: thực hiện việc nghiên cứu thu thập, chọn lựa, bổ sung,

xử lý tài liệu và xây dựng các hệ thống tra cứu truyền thống và hiện đại

- Tổ Mượn: là nơi tổ chức, lưu trữ, bảo quản tài liệu và phục vụ cho NDT mượn tài liệu về nhà Có 2 phòng mượn tài liệu: phòng mượn giáo trình; phòng mượn tài liệu tham khảo

- Tổ Đọc: là nơi tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu và cung cấp cho NDT những tài liệu cần thiết để đọc tại chỗ Tổ Đọc được tổ chức theo hình thức kho đóng và kho mở với các dạng tài liệu cụ thể: tài liệu tham khảo dạng sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn

+ Kho tài liệu tham khảo dạng đóng có sức chứa 300 chỗ ngồi + Kho tài liệu báo, tạp chí, luận văn, luận án dạng đóng có sức chứa 260 chỗ ngồi

+ Kho tài liệu tham khảo dạng mở có sức chứa 120 chỗ ngồi

+ Kho báo, tạp chí dạng mở có sức chứa 80 chỗ ngồi

- Tổ Tin học: phục vụ NDT sử dụng, khai thác Internet và hệ thống thiết bị đa phương tiện với nguồn tài liệu điện tử

+ Hai phòng khai thác Internet gồm 95 máy tính nối mạng Internet

và mạng LAN

+ Phòng Multimedia được trang bị 20 máy tính nối mạng Internet

và mạng LAN, 10 catset, 6 ti vi và 6 đầu video và đầy đủ tai nghe

+ Phòng máy chủ với 4 máy chủ hoạt động 24/24h

Hệ thống các phòng chức năng trên là một bộ phận hữu cơ tạo nên hoạt động liên tục của Trung tâm Mỗi phòng thực hiện một nhiệm vụ độc lập nhưng vẫn luôn hỗ trợ nhau và tạo điều kiện cho công tác phục vụ thao tác

* Đặc điểm nguồn nhân lực

Hiện Trung tâm có 33 cán bộ, trong đó có 28 các cán bộ được đào tạo đúng chuyên ngành TT-TV, chiếm 85% tỷ lệ CBTV

- Về trình độ: thạc sĩ Khoa hoạc TT-TV: 11 cán bộ, thạc sĩ CNTT: 02 (chiếm

tỉ lệ 39,3%); cử nhân: 19 (chiếm tỉ lệ 57,6 %); cao đẳng: 01 cán bộ (chiếm tỉ lệ 3,0%)

Những con số trên cho thấy cán bộ Trung tâm đã qua đào tạo và đào tạo nâng cao từ các ngành KHCB và đào tạo đúng chuyên ngành đang công tác,

có kiến thức cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ tin học, biết ứng dụng CNTT trong công việc chuyên môn, có khả năng đáp ứng kịp thời nhu cầu đặt ra trong giai đoạn hiện đại hóa công tác TT-TV hiện nay

- Về phân công chuyên môn: hiện tại 33 cán bộ được phân công trên các

lĩnh vực công việc cụ thể của đơn vị được thể hiện trong bảng 1.1 dưới đây:

Bảng 1.1: Phân công cán bộ làm công tác chuyên môn

 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

Cho đến tháng 2 năm 2013 Trung tâm quản lý 12.140 thẻ NDT, đối tượng NDT ở Trung tâm là toàn thể cán bộ quản lý, giảng viên, chuyên viên, cán bộ các viện nghiên cứu, sinh viên, học viên sau đại học (SĐH) (nghiên cứu sinh và học viên cao học), học sinh phổ thông chuyên, học viên các hệ đào tạo tại chức, từ xa, chuyên tu trong trường và ngoài trường Là một trường sư phạm trọng điểm đầu ngành, nhiệm vụ trang bị cho thế hệ giáo viên tương lai các kiến thức KHCB, kiến thức về nghề nghiệp là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu Để hoàn thành tốt nhiệm vụ phục vụ đào tạo của Nhà trường, Trung tâm luôn xác định rõ NCT của đối tượng NDT tại Trung tâm rất phong

phú đa dạng Họ sẽ cần đến tất cả tài liệu về các ngành KHCB, tài liệu về KHGD, phương pháp sư phạm (PPSP), khoa học ứng dụng Họ vừa có nhu cầu tiếp nhận, khai thác sử dụng thông tin và họ cũng chính là những người cung cấp thông tin có chất lượng góp phần phục vụ cho sự nghiệp giáo dục của đất nước

Hướng đến một phong cách phục vụ “ Tận tâm, chuyên nghiệp” cho các đối tượng NDT của Trung tâm là một trong những nhiệm vụ trọng tâm cơ bản của đơn vị Để thỏa mãn NCT ngày càng cao của họ, các hoạt động nghiệp vụ của Trung tâm luôn đặt mục tiêu là hướng đến NDT nhằm thỏa mãn nhu cầu tin đem lại hiệu quả tốt nhất cho công tác phục vụ

NDT của Trung tâm có thể chia làm 2 nhóm cơ bản

* Nhóm 1: NDT là cán bộ quản lý, lãnh đạo và giảng viên

NDT thuộc nhóm này vừa là những nhà quản lý vừa là những giảng viên tham gia công tác giảng dạy, và đồng thời tham gia NCKH Nhóm NDT này có trình độ chuyên môn cao Sự tiếp cận thông tin của họ có sự đan xen giữa những tài liệu mang tính chất đường lối, chủ trương của Đảng Nhà nước, của ngành với những tài liệu mang tính đặc thù nghề nghiệp Họ là những người có ảnh hưởng tích cực tới công cuộc đổi mới giáo dục của đất nước, (ra các quyết định về đường lối, chiến lược của Trường, của ngành, nghiên cứu các đề tài khoa học ứng dụng vào thực tế, viết giáo trình, …) và vừa là những người chuyển giao thông tin thông qua công tác giảng dạy Họ thường sử dụng tài liệu hiện đại (tài liệu điện tử, truy cập từ xa, truy cập qua các website…) hơn bởi tính cập nhật, khoa học, tiện lợi và dễ chia sẻ thông tin

NCT của nhóm này vừa rộng, vừa sâu, những tài liều mà họ cần thuộc nhiều lĩnh vực, đa dạng về hình thức, nội dung và mức độ thông tin Tính chất thông tin phải kịp thời, đầy đủ, chính xác, cô đọng, khoa học Như vậy ở nhóm NDT này thường có NCT về những vấn đề vừa có tính tổng hợp, nhưng cũng cần có tính chuyên sâu cụ thể của các ngành KHCB, KHGD cũng như lý

* Nhóm 2: NDT là Sinh viên, học sinh và học viên SĐH

NDT thuộc nhóm này phần lớn là sinh viên, học viên SĐH, là học sinh phổ thông của trường thực hành THPT Nguyễn Tất Thành và học sinh trường THPT chuyên Sư phạm Ngoài ra còn có một số sinh viên, học viên cao học ngoài trường có nhu cầu sử dụng Trung tâm phục vụ cho việc học tập, NCKH, làm tiểu luận, niên luận, khoá luận… như các sinh viên trường Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Sư phạm 2, Đại học Sư phạm Vinh, Đại học Thái Nguyên, Phân viện Báo chí và tuyên truyền…, và một số lưu học sinh nước ngoài đang theo học tại Trường ĐHSPHN

Nhóm NDT đông nhất là SV chiếm đến 78,7%, HS chiếm 68,5% và học viên SĐH chiếm 37,5%, nhu cầu tin của họ rất đa dạng Chương trình đào tạo theo tín chỉ đòi hỏi người học luôn phải chủ động tích cực, chủ động thời gian, chủ động tìm kiếm tài liệu để hoàn thành những công trình NCKH, những bài tiểu luận Vì vậy thư viện luôn là “giảng đường thứ hai”, là nơi cung cấp thông tin, tạo điều kiện cho họ phát triển toàn diện, đặc biệt là tư duy sáng tạo, giúp họ hoàn thành việc học tập và nghiên cứu, góp phần giúp Nhà trường hoàn thành sự nghiệp đào tạo kỹ sư “trồng người”

NCT của nhóm NDT này khá đa dạng và phong phú, ở họ cần giáo trình chuẩn, đề cương bài giảng, các loại tài liệu tham khảo của các lĩnh vực đào tạo trong Trường Bên cạnh đó là đề tài NCKH các cấp, các báo cáo khoa học trong kỷ yếu hội nghị, các luận án, luận văn đều là những nguồn tin quý giá và thật sự có ích

Bảng 1.2: Tỷ lệ người dùng tin sử dụng thư viện

Đối tượng NDT

Thường xuyên

Không thường

CB, giảng viên (55) 3 5 8 15 44 80

Học viên sau đại học

Học sinh THPT

 Nguồn lực thông tin

Nguồn lực thông tin của Trung tâm được gìn giữ, củng cố và phát triển ngay từ những ngày đầu thành lập Trường cho đến nay Nguồn tài nguyên hiện tại bao gồm: tài liệu truyền thống trên giấy, và những tài liệu hiện đại như: CSDL thư mục, CSDL toàn văn của một số tạp chí ngoại, băng từ, đĩa

CD, CD-ROM Đặc biệt Trung tâm còn có những tạp chí xuất bản từ năm

1923 như: Tạp chí Nam Phong; một số sách tư liệu quý được viết tay hoặc đánh máy với ký hiệu VD-TL Những tài liệu này Trung tâm xếp vào loại tài liệu đặc biệt, luôn được bảo quản cẩn thận và phục vụ có phân biệt đối tượng

* Nguồn lực thông tin truyền thống

Tính đến cuối tháng 02 năm 2013, Trung tâm có khối lượng tài liệu truyền thống với 82.424 tên tài liệu, 255.649 bản tài liệu bao gồm các tài liệu thuộc các lĩnh vực giáo dục, tài liệu tham khảo, tài liệu tra cứu, giáo trình, đề tài NCKH, kỷ yếu, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, các tài liệu bằng các thứ tiếng như tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Trung

* Nguồn lực thông tin điện tử

Tài liệu điện tử gồm có: Băng catssette: 157 băng; Băng video: 87 băng; Đĩa CD-ROM: 1.300 đĩa; phần mềm học tiếng Anh, cơ sở dữ liệu tạp chí khoa học giáo dục của Mỹ (1983-2007), cơ sở dữ liệu tạp chí Việt, CSDL

đề tài NCKH cấp Bộ, cấp Nhà nước Việt Nam từ 1984 đến 2008; CSDL tạp chí điện tử trực tuyến của Viện Vật lý Mỹ (IOP); Hội Hóa học Hoàng gia Anh (RSC), CSDL tạp chí điện tử Springer, CSDL tạp chí điện tử APS, CSDL tạp chí điện tử ACS, CSDL tạp chí điện tử ACM

Để đáp ứng phục vụ NCT trong tiến trình đào tạo theo tín chỉ, Trung tâm cần thiết phải hoàn thiện CSDL, xây dựng một số loại hình CSDL mới (CSDL toàn văn), hoàn thiện qui trình công nghệ, cập nhật kết nối sử dụng mạng thông tin quan trọng để tạo điều kiện tối đa cho NDT sử dụng nguồn tin điện tử, nguồn tin trên các trang web và giao lưu chia sẻ với các thư viện trong hệ thống các trường đại học

Trên cơ sở ứng dụng phần mềm Libol 5.5 vào hoạt động TT-TV, hiện nay Trung tâm đã xây dựng được một số CSDL thư mục với 82.424 biểu ghi cho các loại tài liệu (Sách, tạp chí, luận án, luận văn, đề tài NCKH, bài trích tạp chí)

+ CSDL sách tiếng Việt: 49.133 biểu ghi, trong đó bao gồm cả các tài liệu tham khảo, sách trs cứu chiếm 60% tổng số các CSDL

+ Bài trích tạp chí: 16.917 biểu ghi chiếm 20% tổng số các CSDL + Tạp chí: 921 biểu ghi chiếm 1% trong tổng số các CSDL tại Trung tâm

+ Luận án, luận văn: 12.927 biểu ghi chiếm 15,6 % trong tổng số các CSDL tại Trung tâm

+ Đề tài NCKH: 2.526 biểu ghi chiếm 6 % tổng số các CSDL

Biểu đồ 1.2: Các CSDL phục vụ trên phần mềm Libol 5.5

59.6 15.7

1.1

20.5

3.1

Sách Luận án, luận văn Tạp chí

Bài trích tạp chí

Đề tài nghiê n cứu khoa học

1.5 Vai trò của phần mềm Libol 5.5 trong phục vụ tại Trung tâm TT-TV

Phần mềm Libol 5.5 được đưa vào sử dụng tại Trung tâm là bước thay đổi

có tính đột phá trong hoạt động TT-TV của Trung tâm nói chung và của công tác phục vụ NDT nói riêng Phần mềm này đã đáp ứng được yêu cầu của một thư viện hiện đại Làm cho dây chuyền thông tin tư liệu được hiện đại hóa, chuẩn hóa từ khâu đầu tiên là bổ sung tài liệu đến khâu cuối cùng là phục vụ NDT

Phục vụ NDT trên phần mềm Libol 5.5 “là giải pháp tổng thể quản lý thư viện hiện đại” tối ưu của một trung tâm TT-TV trong thời kỳ hội nhập quốc tế; việc quản lý tài liệu và quản lý NDT sẽ khoa học và chính xác hơn tạo điều kiện thuận lợi cho lưu thông tài liệu, nâng cao hiệu quả phục vụ cũng như khai thác và sử dụng nguồn tài liệu (nguồn tin) hiện có

Thao tác nghiệp vụ trên phần mềm Libol 5.5 còn góp phần hoàn thiện CSDL thư mục nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ tìm tin cho NDT

Đồng thời với việc sử dụng phần mềm Libol 5.5 là sự trợ giúp của máy tính và mạng Internet đó là những phương tiện thiết thực trợ giúp trong công tác phục vụ NDT, tiết kiệm thời gian công sức cho cả NDT và CBTV Trên

cơ sở đó NDT được sử dụng nhiều dịch vụ tốt hơn, giúp họ có nhiều phương tiện trong học tập, nghiên cứu và sáng tạo

Hiện nay Trung tâm triển khai sử dụng phần mềm Libol 5.5 trên 7 phân hệ

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM LIBOL 5.5

TRONG PHỤC VỤ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI

Công tác phục vụ được thể hiện trên hai mảng công việc cơ bản: phục

vụ tìm tin và phục vụ lưu thông Có thể khẳng định, từ khi phần mềm Libol 5.5 được đưa vào sử dụng, công tác phục vụ đã có nhiều thay đổi cả về mặt số lượng và chất lượng; việc tìm tin, quản lý hồ sơ NDT và lưu thông tài liệu được nhanh chóng, chính xác và đáp ứng được NCT của NDT

Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng phục vụ NDT trên 3 phân hệ chính đó là: phân hệ OPAC, phân hệ bạn đọc và phân hệ lưu thông

2.1 Phân hệ OPAC

Tìm tin là chức năng cơ bản nhất của OPAC; thông qua OPAC, NDT và thư viện giao tiếp với nhau tiện lợi, hiệu quả Để tạo ra được môi trường tìm tin thuận lợi, khoa học cần đến hoạt động đồng bộ của dây chuyền thông tin tư liệu trên cơ sở kết xuất thông tin bắt đầu từ phân hệ chọn lọc bổ sung và tiếp theo các phân hệ khác cho đến cuối cùng là phục vụ NDT Tại Trung tâm, hệ thống máy tính đều mặc định sẵn giao diện OPAC; hệ thống mạng wifi đã được phủ sóng toàn Trường, NDT có máy tính cá nhân đang trong phạm vi của Trường đều có thể truy cập trực tiếp vào địa chỉ của phần mềm Libol 5.5: 10.1.39.252/libol5.5

để tìm kiếm tài liệu

Giao diện và các chức năng sử dụng

Khi tiến hành tìm tin, giao diện đầu tiên sẽ giới thiệu chi tiết về nguồn lực thông tin của Trung tâm như tổng số tài liệu, những tài liệu mới được bổ sung, những tài liệu được đọc nhiều nhất, các dạng tài liệu mà Trung tâm đang có

Các chức năng trong OPAC được chia theo 3 nhóm đề mục:

- Nhóm chức năng theo CSDL Biên mục

- Nhóm chức năng thư viện điện tử

- Nhóm chức năng tiện ích

Trước khi thực hiện tìm tin, NDT cần xác định dùng font chữ: UNICODE, TCVN hay VNI bằng việc đánh dấu vào nút lựa chọn hệ chữ ở góc trái phía trên cùng màn hình tìm tin

2.1.1 Nhóm chức năng theo CSDL biên mục

 Chức năng tìm kiếm chung

Đây là chức năng dùng tìm chung cho tất cả các dạng tài liệu khác nhau, công việc tìm tin được tiến hành trên ba chức năng cơ bản: “Tìm đơn giản”, “Tìm chi tiết” và “Tìm nâng cao”

 Tìm đơn giản

Hình 2.1: Chức năng tìm đơn giản

NDT nhấn vào đường link “Tìm đơn giản”, nhập yêu cầu vào các ô trên giao diện

- Ô “Nhan đề chính”: NDT có thể tìm theo nhan đề chính của tài liệu, hoặc có thể nhập một từ, một ngữ nào của tài liệu

- Ô “tác giả”: nhập họ tên đầy đủ tác giả, nếu không nhớ tên đầy đủ của

- Ô “Chỉ số DDC”: nhập chỉ số DDC của tài liệu cần tìm

- Ô “Từ khóa”: nhập từ khóa thể hiện nội dung tài liệu

- Hộp lựa chọn “Dạng tài liệu” tìm theo các dạng của tài liệu khi ta lựa chọn ở phần “tài nguyên” dạng tài liệu nào thì hộp “dạng tài liệu” cũng hiện lên đúng dạng tài liệu đó

- Trước khi thực hiện tìm, NDT chọn kiểu hiển thị kết quả tìm được bằng cách đánh dấu vào lựa chọn “Hiển thị” theo “ISBD” hoặc “đơn giản”, thông thường NDT vẫn chọn hiển thị theo ISBD để biết được đầy đủ thông tin của kết quả

- Hộp lựa chọn “Giới hạn kết quả tối đa”, sẽ có các cấp độ cụ thể về số lượng biểu ghi được hiển thị sau khi tìm

- Hộp “Sắp xếp theo”: quy định những danh mục tài liệu tìm được khi hiển thị sẽ được sắp xếp theo các tiêu chí: tên tác giả, năm xuất bản …

- Nhấn vào “Tìm kiếm” để thực hiện tìm

- Nút “Làm lại”: nhập lại các điều kiện để tìm

Sau khi nhập yêu cầu vào các ô, kích chuột vào “Tìm kiếm”, danh sách các tài liệu tìm được sẽ hiển thị dưới dạng MARC hoặc dưới dạng biên mục

mô tả ISBD, số đăng ký cá biệt (ĐKCB)… Ngoài ra còn có các thông tin về

ký hiệu xếp giá nếu tài liệu tìm được là ấn phẩm định kỳ

ĐKCB sẽ giúp NDT và CBTV biết tài liệu thộc kho nào Ví dụ một tài liệu có ĐKCB: VV-D/… tài liệu này là của kho đọc Tương tự nếu ĐKCB: VV-M/… tài liệu đó thuộc kho mượn; nếu ĐKCB: V-LA/… tài liệu đó thuộc kho luận án luận văn …

Ví dụ (1): yêu cầu: những tài liệu là thơ của Nguyễn Đình Thi, của Nhà Xuất bản Văn học

NDT sẽ đánh yêu cầu vào ô “Tác giả: Nguyễn Đình Thi” và ô “Từ khóa: thơ”, kết quả là 13 tài liệu

 Tìm chi tiết

Hình 2.2: Chức năng tìm chi tiết

Chức năng tìm này giống như “Tìm đơn giản” nhưng có bổ sung thêm hai trường đặc thù: “Nhà xuất bản”, “Ngôn ngữ”

Ví dụ (2) vẫn những yêu cầu như ví dụ (1), nhưng ở chức năng tìm kiếm này có xuất hiện thêm ô “Nhà Xuất bản”, người tìm tin sẽ điền vào ô đó

“Văn học” Chương trình tìm kiếm lần này sẽ cho kết quả 7 tài liệu là thơ của

Nguyễn Đình Thi, Nhà Xuất bản Văn học Nếu NDT cần xem chi tiết hơn từng

tài liệu sẽ click chuột vào đúng tài liệu đang hiển thị trên màn hình, nếu cần NDT có thể xem tài liệu hiển thị ở dạng biểu ghi MARC

Kết quả này ít hơn so với “Tìm đơn giản” nhưng sát với yêu cầu tìm kiếm ban đầu Vậy NDT sử dụng kết quả này hợp lý hơn, không mất thời gian lọc lại kết quả để tìm những tài liệu đúng với yêu cầu

Với 2 chức năng tìm vừa nêu, NDT nhập càng đầy đủ các yêu cầu thì chương trình tìm cho kết quả càng chính xác Nếu nhập yêu cầu tìm với các điều kiện tìm chung chung chương trình sẽ cho ra hàng trăm kết quả, như vậy

sẽ gây khó khăn cho NDT trong việc chọn lọc lại tài liệu phù hợp mà họ cần

sử dụng Vì vậy khi tiến hành khảo sát trên 336 sinh viên (SV), có đến 218