đồ án công nghệ thông tin Khảo sát ứng dụng phần mềm Libol6.0 tại Trung tâm thông tin – Thư viện Trường đại học Kinh tế Quốc dân

Trung tâm Thông tin Thư viện TrườngĐại học Kinh tế Quốc dân là một đơn vị trực thuộc trường, Trung tâm có nhiệm vụ tổ chức và quản lý vốn tài liệu phù hợp với diện nghiên cứu , đào tạo c

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC HÌNH

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: PHẦN MỀM LIBOL 6.0 ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 6

1.1 Phần mềm LibolL6.0 6

1.1.1 Sự ra đời của phần mềm Libol 6

1.1.2 Sự phát triển của phần mềm Libol 9

1.1.3 Các tính năng nổi bật của phần mềm Libol 6.0 12

1.1.4 Cấu trúc của phần mềm LIBOL6.0 13

1.2 Đặc điểm hoạt động thông tin – thư viện tại trường Đại học Kinh tế quốc Dân 18

1.2.1 Khái quát về trường Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 18

1.2.2 Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Kinh tế Quốc Dân 20

1.2.3 Quá trình ứng dụng Libol vào hoạt động thư viện của Trung tâm 30

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM LIBOL6.0 TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 34

2.1 Thực trạng ứng dụng các phân hệ của Libol6.0 34

2.1.1 Ứng dụng Libol6.0 trong bổ sung tài liệu 34

2.1.2 Ứng dụng Libol6.0 trong biên mục 44

2.1.3 Ứng dụng LIBOL6.0 trong quản lý ấn phẩm nhiều kỳ 53

2.1.4 Ứng dụng LIBOL6.0 trong lưu thông mượn trả 60

2.1.5 Ứng dụng LIBOL6.0 trong quản lý bạn đọc 66

2.1.6 Ứng dụng LIBOL6.0 trong quản trị hệ thống 70

2.1.7 Ứng dụng Libol6.0 trong tra cứu trực tuyến OPAC 71

2.2 Đánh giá hiệu quả ứng dụng phần mềm LIBOL6.0 77

2.2.2 Kết quả đánh giá hiệu quả sử dụng Libol 6.0 77

CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM LIBOL6.0 TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 91

3.1 Sử dụng tối đa công dụng của phần mềm 91

3.2 Cải tiến các quy trình ứng dụng và nâng cao công tác chuẩn hoá nghiệp vụ 94

3.3 Xây dựng hệ thống tài liệu số và đảm bảo các điều kiện cho hoạt động mượn liên thư viện 94

3.4 Nâng cao trình độ cán bộ thư viện 96

3.5 Đào tạo, bồi dưỡng người dùng tin: 97

3.6 Tăng cường cơ sở hạ tầng thông tin và cơ sở vật chất tại Trung tâm 99

3.7 Kiến nghị nhà cung cấp hoàn thiện một số chức năng của phần mềm 101

KẾT LUẬN 103

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 105

PHỤ LỤC 107

AACR2 : Quy tắc biên mục Anh – Mỹ ấn bản 2

CNTT : Công nghệ thông tin

CSDL/ISIS : Cơ sở dữ liệu

DDC : Khung phân loại thập phân Deway

HQTTVTH : Hệ quản trị thư viện tích hợp

ILL : Inter – Library loans

ISO 2709 : Phân loại tiêu chuẩn khổ mẫu trao đổi thông tin

ISO 10161 : Chuẩn các giao thức thông thư viện cho trao đổi văn bản ảo

LAN : Mạng máy tính nội bộ

LCC : Khung phân loại thư viện Quốc hội Hoa Kỳ

MACR21 : Khổ mẫu biên mục đọc máy

TT – TV : Thông tin thư viện

TTTVĐHKTQD : Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Kinh tế Quốc dân

UDC : Khung quân loại thập phân Deway

UNESCO : Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên Hiệp quốc

trường Đại học KTQD 27

Hình 2: Giao diện phân hệ bổ sung 35

Hình 3: Giao diện đơn đặt 37

Hình 4: Giao diện biên mục sơ lược 38

Hình 5: Giao diện thông tin xếp giá 39

Hình 6: Giao diện kế toán 40

Hình 7: Giao diện đóng kỳ kiểm kê 41

Hình 8: Giao diện in mã vạch cho tài liệu 42

Hình 9: Giao diện in phích cho tài liệu 42

Hình 10: Giao diện thống kê theo dạng tài liệu 43

Hình 11: Giao diện thống kê theo năm bổ sung tài liệu 43

Hình 12: Quy trình biên mục chi tiết tài liệu tại Trung tâm 44

Hình 13: Dữ liệu xếp giá 50

Hình 14: Giao diện tìm kiếm qua Z39.50 51

Hình 15: Giao diện lập yêu cầu bổ sung 55

Hình 16: Giao diện tìm kiếm ấn phẩm định kỳ 56

Hình 17: Giao diện kiểm tra theo dạng lịch và theo kiểu danh sách 57

Hình 18: Giao diện đóng tập 58

Hình 19: Giao diện danh mục báo, tập chí đã đóng 59

Hình 20: Giao diện thống kê và báo cáo 60

Hình 21: Giao diện nhập thẻ bạn đọc 62

Hình 22: Giao diện mượn tài liệu về nhà 63

Hình 23: Giao diện in phiếu mượn tài liệu 64

Hình 24: Giao diện ghi trả tài liệu 64

Hình 25: Giao diện danh sách mượn quá hạn 65

Hình 26: Giao diện phân hệ quản lý bạn đọc 66

Hình 27: Nhập khẩu CSDL bạn đọc 67

Hình 30: Giao diện trả đồ của bạn đọc 69

Hình 31: Giao diện thông tin bạn đọc gửi đồ 70

Hình 32: Giao diện phân quyền cho người sử dụng 71

Hình 33: Giao diện OPAC 72

Hình 34: Giao diện tìm kiếm đơn giản 73

Hình 35: Giao diện tìm kiến chi tiết 74

Hình 36: Giao diện tìm kiếm nâng cao 74

Bảng 37: Kết quả điều tra về tốc độ tìm tin 84

Bảng 38: Kết quả đánh giá giao diện hệ thống 85

Hình 40: Giao diện phân hệ ILL 92

Hình 41: Giao diện sưu tập số 93

Khung hình 1: Từ điển tham chiếu chuyên ngành luận án luận văn 47

Khung hình 2: Xem biểu ghi trước khi cập nhật 49

Khung hình 3: Giao diện của kết quả tìm kiếm 52

Khung hình 4: Phích được in ra 53

PHẦN MỞ ĐẦU1.Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Thế giới đã bước sang thiên niên kỷ mới với nhiều cơ hội, tiềm năng vànhững thách thức mới Biết bao thay đổi đang diễn ra trong đời sống xã hội và kinh

tế thế giới Đó là thời đại của công nghệ thông tin, Internet và giao lưu trực tuyến,thương mại điện tử, toàn cầu hoá Sự ảnh hưởng của những xu hướng toàn cầu nàyhiển nhiên đang tác động tới mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, lĩnh vực thông tin-thư viện không phải là trường hợp ngoại lệ Thông tin và tri thức đã thực sự trởthành sức mạnh của nhân loại, là nguồn tài nguyên đặc biệt quan trọng của mỗiquốc gia Trước tình hình đó, làm thế nào để quản lý nguồn thông tin và đáp ứngđược nhu cầu tin của người dùng tin thực sự trở thành nhiệm vụ cấp thiết, hàng đầuđối với mỗi cơ quan thông tin – thư viện

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân là một trường đầu ngành, trọng điểm quốcgia về lĩnh vực đào tạo các chuyên ngành kinh tế, với số lượng sinh viên, học viên,nghiên cứu sinh lên tới hơn 45.000 người Trung tâm Thông tin Thư viện TrườngĐại học Kinh tế Quốc dân là một đơn vị trực thuộc trường, Trung tâm có nhiệm vụ

tổ chức và quản lý vốn tài liệu phù hợp với diện nghiên cứu , đào tạo của Trường; tổchức các hình thức tuyên truyền, giới thiệu các loại hình tài liệu, nâng cao việc sửdụng có hiệu quả vốn tài liệu thông tin mà Trung tâm quản lý; nghiên cứu ứng dụngcông nghệ thông tin hiện đại trong quản lý và phục vụ bạn đọc; có kế hoạch từngbước nâng cấp, hiện đại hoá hoạt động thư viện nhằm tăng cường khả năng lưu trữ,tìm kiếm, xử lý tư liệu thông tin trong nước và quốc tế Có thể nói Trung tâm Thôngtin – Thư viện Trường Đại học Kinh tế Quốc dân giữ một vai trò đặc biệt quantrong trong sự nghiệp đào tạo, nghiên cứu khoa học và học tập của cán bộ, giáo viên

và sinh viên Trong thời gian qua, Trung tâm đã được Nhà nước, Bộ Giáo dục vàĐào tạo và Nhà trường dành cho dự án giáo dục mức A và C để nâng cấp, điều này

đã đem lại cho Trung tâm sự thay đối cả về hình thức lẫn nội dung, cả về số lượng

và chất lượng nguồn thông tin, nhằm vươn tới xây dựng thư viện điện tử, phục vụngày càng tốt sự nghiệp đào tạo cũng như nghiên cứu khoa học của Trường

Trước tình hình chung đó, Trung tâm thông tin – Thư viện Đại học Kinh tếQuốc dân đã có những chuyển biến để từng bước hoàn thiện hoạt động của mìnhbằng việc bắt tay vào công tác tin học hoá, cụ thể vào năm 2002 thư viện đã bắt đầutriển khai phần mềm Libol Phần mềm Libol đã ứng dụng công nghệ thông tin mộtcách triệt để, tự động hoá tất cả các chu trình hoạt động của một thư viện hiện đại,cung cấp các tính năng cần thiết cho một thư viện để sẵn sàng hội nhập với hệ thốngthư viện quốc gia và quốc tế Phần mềm Libol hiện đã được nâng cấp lên phiên bản6.0 với ưu điểm nổi bật so với nhiều sản phẩm cùng loại trong nước với Phân hệQuản lý Tư liệu điện tử, cho phép thư viện quản lý các dạng tài liệu số phổ biến (âmthanh, hình ảnh, video, text), cung cấp tài liệu số tới mọi đối tượng người dùng,đồng thời các thư viện có thể thực hiện mua bán, trao đổi và cung cấp tài liệu điện

tử một cách dễ dàng Việc ứng dụng LIBOL trong hoạt động ở Trung tâm thực sự làmột bước ngoặt quan trọng nhằm mục đích đưa Thư viện trường Đại học Kinh tếquốc dân trở thành một trong những thư viện hiện đại và hoạt động có hiệu quảtrong sự nghiệp giáo dục và đào tạo

Với lý do trên nên tôi chọn đề tài: “Khảo sát ứng dụng phần mềm Libol6.0 tại Trung tâm thông tin – Thư viện Trường đại học Kinh tế Quốc dân” làm luận

văn thạc sỹ khoa học thư viện với mong muốn vận dụng những kiến thức và kỹnăng tiếp thu được từ khoá học, nghiên cứu đề xuất những kiến nghị và giải pháp đểnâng cao hiệu quả việc ứng dụng phần mềm Libol6.0 tại Trung tâm

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ nghiên cứu

- Khảo sát, phân tích thực trạng và kết quả triển khai ứng dụng Libol6.0 tạiTrung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

- Đánh giá hiệu quả ứng dụng phần mềm Libol6.0 tại Trung tâm Thông tinThư viện Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.

- Đề xuất kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng phầnmềm Libol6.0 tại Trung tâm

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là việc ứng dụng hệ quản trị thư viện tíchhợp Libol6.0

Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng ứng dụng hệ quản trị thư viện tíchhợp Libol6.0 vào công tác hoạt động thư viện tại Trung tâm thông tin – Thư việnđại học Kinh tế Quốc dân từ năm 2007 đến nay

4 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và sự lớn mạnh, rộngkhắp của mạng máy tính toàn cầu Việc ứng dụng tin học vào các lĩnh vực của cuộcsống ngày càng được quan tâm và sử dụng hiệu quả, đem lại lợi ích to lớn về mọimặt Nhạy bén với xu hướng phát triển và nhu cầu áp dụng công nghệ thông tin vàoviệc chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ thông tin-thư viện, một số công ty tin học đãnghiên cứu và phát triển các phần mềm ứng dụng phục vụ cho tổ chức, quản lý vàkhai thác thông tin, quản lý thư viện Trong số đó có thể kể đến các công ty tên tuổinhư Lạc việt với phần mềm Vebrary, VNNesoft với Elib, Tinh vân với phần mềmLibol và CMC với phần mềm ILib Với những tính năng nổi bật, phần mềm Libolđược triển khai thành công tại hơn 150 trung tâm thông tin, thư viện lớn nhỏ trêntoàn quốc, trong đó có Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Kinh tế Quốcdân Áp dụng phần mềm quản trị thư viện là một trong những nhân tố quan trọngtrong quản lý hoạt động thư viện, thu hút được sự quan tâm của nhiều chuyên giatrong lĩnh vực thông tin thư viện Đã có khá nhiều hội thảo, các bài nghiên cứu vàluận văn chuyên ngành khoa học thư viện quan tâm nghiên cứu đến vấn đề này Tác

giả Vũ Văn Sơn có công trình “Lựa chọn phần mềm quản trị thư viện” đã đề cập tới

một số nguyên tắc lựa chọn phần mềm quản trị thư viện Tác giả Nguyễn Ngọc Anh

trong luận văn thạc sỹ “Nghiên cứu nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm LIBOL5.0 tại Trường đại học Xây dựng” cũng đã khảo sát, đánh giá việc ứng dụng

Libol 5.0 tại Trường Đại học Xây dựng Hà Nội; tương tự, tác giả Chu Khánh Vân

cũng đã “Khảo sát việc ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp LIBOL5.5 tại Trung tâm thông tin – Thư viện đại học Quốc gia Hà Nội” ….Các công trình trên chủ yếu

đi vào kháo sát nghiên ứng dụng phần mềm Libol ở một thư viện hoặc một trungtâm cụ thể, mà mỗi cơ quan, mỗi thư viện lại có những hoàn cảnh đặc thù riêng vàmỗi người có một cách tiếp cận khác nhau Về hoạt động thông tin thư viện tạitrường Trường Đại học Kinh tế Quốc dân cũng đã có luận văn thạc sĩ của Bùi Thị

Sen “Phát triển nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Kinh tế Quốc dân ” Tác giả Bùi Thị Sen có đề cập tới hoạt động thông tin – thư

viện tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, tuynhiên, tác giả cũng chỉ nghiên cứu một khía cạnh trong hoạt động thông tin – thưviện tại trường là nguồn lực thông tin

Có thể nói, cho đến nay chưa có đề tài nào đề cập trực tiếp, đầy đủ thực trạngứng dụng phần mềm Libol6.0 tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại họcKinh tế Quốc dân Chọn vấn đề này làm đề tài nghiên cứu tôi hy vọng có thể kếthừa những thành tựu của các tác giả đi trước và những kinh nghiệm làm việc củabản thân để làm rõ thực trạng ứng dụng Libol 6.0 tại Trung tâm Thông tin Thư việnTrường Đại học Kinh tế Quốc dân, để rút ra những thành công, kết quả và cả nhữnghạn chế khi ứng dụng phần mềm Libol6.0 Trên cơ sở đó đề xuất những kiến nghị

và giải pháp để nâng cao hiệu quả việc ứng dụng phần mềm Libol6.0 tại Trung tâm,trong giai đoạn có nhiều chuyển biến đối với hoạt động ở các cơ quan thông tin thưviện - giai đoạn hiện đại hoá thư viện, xây dựng và khai thác thư viện điện tử

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận:

Luận văn vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng vàduy vật lịch sử kết hợp với các quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng và Nhànước về phát triển văn hóa

- Phương pháp nghiên cứu cụ thể:

+ Phương pháp phỏng vấn trực tiếp và gián tiếp thông qua phiếu hỏi

+ Phương pháp thống kê, so sánh

+ Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu

6 Ý nghĩa luận văn

Luận văn khẳng định rõ hiệu quả ứng dụng phần mềm Libol trong hoạt độngthư viện, nhằm nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo và nghiên cứu của cán bộ,giảng viên và sinh viên Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Trên cơ sở khảo sát và phân tích thực trạng ứng dụng hệ quản trị thư việntích hợp Libol6.0 tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Kinh tế Quốcdân tiến tới đánh giá khả năng đáp ứng của phần mềm đối với các yêu cầu nghiệp

vụ và đưa ra những giải pháp khắc phục tồn tại từ đó nâng cao hiệu quả ứng dụngphần mềm Libol6.0 tại Trung tâm

7 Nội dung luận văn

Ngoài phần mở đầu, mục lục, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, luận vănđược chia làm 3 chương:

Chương 1: Phần mềm Libol6.0 đối với hoạt động thông tin – thư viện tại

trường Đại học Kinh tế Quốc Dân.

Chương 2: Thực trạng ứng dụng phần mềm LibolL6.0 tại Trung tâm thông

tin – Thư viện Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chương 3: Kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng

phần mềm LibolL6.0 tại Trung tâm thông tin - Thư viện đại học

Kinh tế Quốc dân.

CHƯƠNG 1

PHẦN MỀM LIBOL 6.0 ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

1.1 Phần mềm LibolL6.0

1.1.1 Sự ra đời của phần mềm Libol

Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật phát triển như vũ bão ngày nay thực chất

là cuộc cách mạng công nghệ Khoa học phát triển đã thu hút một bộ phận lớn nhânlực vào lĩnh vực này làm cho đội ngũ những người làm khoa học gia tăng nhanhchóng Lực lượng những người làm khoa học tăng lên theo cấp số cộng thì tài liệukhoa học và những sản phẩm nghiên cứu của họ tăng lên theo cấp số nhân Tất cả đãtạo nên một khối lượng thông tin khổng lồ và không ngừng phát triển, dẫn đến hiệntượng bùng nổ thông tin Ngoài ra, cộng đồng khoa học được bổ sung thêm nhiềungười dùng tin khác nhau: các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu, các nhà công nghệ,các nhà giáo dục, các nhà sản xuất kinh doanh… Họ không chỉ là người dùng tin, màcòn là những người sản xuất ra các thông tin mới

Sự gia tăng nhanh chóng khối lượng tri thức khoa học tác động mạnh mẽ tớicác hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện Nó tác động tới cơ cấu của kho tàiliệu, làm cho số lượng, chủng loại tài liệu tăng lên gấp bội Thêm vào đó nhu cầuđòi hỏi phải rút ngắn đáng kể thời gian hữu ích của một tài liệu làm cho các nhàquản ý phải thường xuyên bổ sung vốn tài liệu và không ngừng phải xử lý chúng,hoặc bằng thủ công hoặc bằng phương tiện tự động hóa Sự bùng nổ thông tin gắnliền với sự bùng nổ của công nghệ đặc biệt trên ba lĩnh vực có mối liên hệ chặt chẽvới công tác thông tin – thư viện đó là tin học, viễn thông và vi xử lý – hạt nhân củacông nghệ thông tin hiện đại

Với việc ứng dụng máy tính điện tử trên thế giới trong xử lý thông tin tư liệudiễn ra trong vòng 40 năm trở lại đây đã đem lại hiệu quả vô vùng to lớn: tập trungthông tin trong những bộ nhớ lớn, những cơ sở dữ liệu (CSDL) và ngân hàng dữliệu, tăng nhanh tốc độ ở tất cả các công đoạn xử lý thông tin Sự phát triển của

những bộ nhớ lớn truy nhập trực tiếp tạo ra khả năng tra cứu nhanh, tại thời điểmbất kỳ những thông tin mà người sử dụng tin yêu cầu.

Sự kết hợp giữa máy tính và viễn thông dẫn đến sự hình thành, phát triển các

hệ thống và mạng thông tin tự động hóa, cho phép các thư viện liên kết với nhautrên mạng máy tính để chia sẻ nguồn lực thông tin Ở nhiều thư viện trong và ngoàinước, người ta đã xây dựng các mục lục công cộng truy nhập trực tuyến, gọi tắt làOPAC (Online Public Access Catalog) Đó là các CSDL thư mục được khai tháctrên mạng, giúp người sử dụng có thể truy cập các thông tin thư mục một cách trựctiếp mà không cần sự hỗ trợ trung gian của các cán bộ thư viện

Trong lĩnh vực thông tin - thư viện, các nhà thư viện thế giới đã thực sự đặtchân vào thế giới của thư viện điện tử từ những năm đầu thập kỷ 90 của thế kỷ 20với các ngân hàng dữ liệu khổng lồ của Dialog, Pascal Còn ở Việt Nam, sau năm

1997, với việc đưa Internet vào ứng dụng rộng rãi đã tạo đà khởi đầu cho sự pháttriển mới, các thư viện Việt Nam bắt đầu áp dụng công nghệ thông tin (CNTT) vàocác hoạt động nghiệp vụ Đối với các hệ thống thông tin, sự phát triển chỉ được gọi

là đồng bộ khi và chỉ khi hệ thống thông tin đó có đủ 2 thành phần: nội dung thôngtin đầy đủ được tổ chức trong các CSDL và phần hạ tầng CNTT (bao gồm máy tính

và hệ thống mạng) đảm bảo về mặt công cụ kỹ thuật để truyền tải thông tin tớingười sử dụng Và tin học hóa hoạt động thông tin – thư viện thực sự là xu thế pháttriển tất yếu của các cơ quan thông tin – thư viện hiện nay Tại Việt Nam, trongnhững năm qua việc áp dụng CDS/ISIS – một sản phẩm miễn phí do UNESCO pháttriển, đã bước đầu đem lại hiệu quả xử lý, tìm kiếm thông tin trong ngành thư viện.Hầu hết các thư viện đã tin học hóa đều sử dụng CDS/ISIS là hệ quản trị CSDL chocác CSDL thư mục của mình Đây là một thuận lợi khi triển khai một hệ quản trịthư viện tích hợp (HQTTVTH) do các thư viện đã có sẵn CSDL thư mục Tuy nhiên

có một một số trở ngại liên quan đến vấn đề trao đổi các bản ghi thư mục, do khôngthống nhất bảng mã tiếng Việt và không thống nhất khổ mẫu miêu tả tài liệu

Với bối cảnh trên, việc ứng dụng một HQTTVTH là cần thiết và hệ đó phải

giải quyết các vấn đề đối với các thư viện tại Việt Nam cũng như hòa nhập với xuhướng của thế giới Một hệ HQTTVTH phải đáp ứng được các yêu cầu:

- Là một hệ thống tích hợp để tự động hóa mọi nghiệp vụ của thư việntruyển thống, cộng thêm các yếu tố của thư viện số

- Đáp ứng những yêu cầu đặc thù đối với công tác biên mục, tuân theo cácchuẩn quốc tế: khổ mẫu trao đổi ISO 2709, khổ mẫu biên mục đọc máy MACR 21,chuẩn tìm kiếm Z39.50, phân loại DDC, UDC, BBK…

- Cung cấp khả năng tra cứu cho các bạn đọc đến thư viện hay từ xa qua Internet

- Có khả năng trao đổi thông tin thư mục với các hệ thống khác trên thế giớicũng như tại Việt Nam

- Có độ an toàn và bảo mật cao

- Có công nghệ hiện đại, đảm bảo đầu tư lâu dài

- Có đội ngũ hỗ trợ có khả năng đào tạo, bảo trì, phát triển, nâng cấp sản phẩm.Nhạy bén với xu hướng phát triển và nhu cầu áp dụng CNTT vào việc chuẩnhoá các quy trình nghiệp vụ thông tin-thư viện (TTTV), một số công ty tin học

đã nghiên cứu và phát triển các phần mềm ứng dụng phục vụ cho tổ chức, quản

lý và khai thác thông tin Trong số đó có thể kể đến các công ty tên tuổi như LạcViệt với phần mềm Vebrary, VNNesoft với Elib, Tinh vân với phần mềm Libol

và CMC với phần mềm iLib… Libol là giải pháp phần mềm tự động hóa thư việntổng thể với đầy đủ các module chức năng, có khả năng quản lý được các loại tàiliệu đa dạng Để thích ứng với thị trường Việt Nam các phần mềm này đều hỗ trợ

tiếng Việt và có khả năng chuyển đổi CSDL từ CDS/ISIS, hỗ trợ nghiệp vụ quản

lý thư viện phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh của thư viện Việt Nam Libol cómột số đặc điểm sau:

Thứ nhất: Libol là phần mềm tích hợp và quản lý hầu hết các hoạt động của

thư viện với nhiều phân hệ thông qua trình duyệt WEB, cho phép hoàn thiện côngtác tin học hóa thư viện

Thứ hai: Libol ngoài việc cho phép sử dụng nhiều chuẩn phân loại khác

nhau như chuẩn UDC, DDC, LCC, người dùng còn tiếp cận với nhiều ngôn ngữkhác nhautuân theo bảng mã UNICODE

Thứ ba: Nhờ chức năng riêng biệt của cổng Z39.50,phần mềm Libol cho

phép kết nối trao đổi thông tin giữa các Thư viện trong và ngoài nước

Thứ tư: Ngoài việc tra cứu CSDL, phần mềm Libol đảm nhận tự động hóa

các khâu trong hoạt động của thư viện, theo hướng tin học hóa, tạo tiền đề xây dựngthư viện điện tử [ 7]

1.1.2 Sự phát triển của phần mềm Libol

Ngay từ khi ra đời phần mềm Libol đã nhận được sự hưởng ứng tích cực từcác thư viện và được các trung tâm thông tin tư liệu đánh giá rất cao do những tínhnăng ưu việt của nó

Vào năm 1997, phiên bản đầu tiên của phần mềm quản lý nghiệp vụ thư việnLibol được xây dựng, ban đầu Libol phiên bản 1.0 chỉ có 3 phân hệ bao gồm phân

hệ “phân hệ biên mục”, “phân hệ tra cứu” và “phân hệ quản trị” Với 3 phân hệ nàyLibol được ứng dụng tại thư viện nhỏ của các cơ quan và mang tính chất quản lýđơn thuần Sau một thời gian Libol được sử dụng tại Thư viện của Ban Chỉ đạochương trình Quốc gia về công nghệ thông tin, sản phẩm Libol phiên bản 1.0 chothấy chưa thể đáp ứng với yêu cầu thực tế tại những thư viện có nhiều bạn đọc vàquản lý thư viện chuyên nghiệp

Trên cơ sở đánh giá kết quả thử nghiệm và những yêu cầu từ Thư viện Ban

Chỉ đạo chương trình Quốc gia về công nghệ thông tin kết hợp với những nghiêncứu tại một số thư viện chuyên ngành, năm 1999 Libol phiên bản 1.0 đã được nângcấp lên thành phiên bản 2.0 với đầy đủ các tính năng khai thác và quản lý chonhững thư viện chuyên ngành và thư viện công cộng Libol 2.0 có 6 phân hệ, “phân

hệ tra cứu”, “phân hệ biên mục”, “phân hệ bổ sung”, “phân hệ bạn đọc”, “phân hệmượn trả”, “phân hệ quản lý” người dùng Những phân hệ này đã đáp ứng được tất

cả những yêu cầu của nghiệp vụ quản lý thư viện chuyên ngành, thư viện của cáctrung tâm thông tin và thư viện công cộng Giai đoạn này Libol đã được sử dụng ởmột số thư viện như Thư viện của Học viện kỹ thuật quân sự, Thư viện của Bảotàng lịch sử…đặc biệt là việc chạy thử Libol tại Thư viện Quốc gia để quản lýnghiệp vụ thư viện của một thư viện lớn hàng đầu tại Việt Nam đã giúp cho công tyTinh Vân nhận biết được những yếu điểm của Libol phiên bản 2.0

Cùng với sự hợp tác của Thư viện Quốc gia và Trung tâm Thông tin tư liệuKhoa học công nghệ Quốc gia, Công ty Tinh Vân đã đầu tư nâng cấp phần mềmLibol phiên bản 2.0 lên thành phiên bản 3.0 với một loạt chức năng quan trọng, hỗtrợ đắc lực cho quản lý nghiệp vụ thư viện tại các thư viện lớn với số đầu ấn phẩmlên tới hàng triệu bản ghi bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau Libol 3.0 được kết hợpthêm một số chức năng rất quan trọng như chuyển dữ liệu theo các chuẩn khácnhau, xây dựng thêm phân hệ quản lý ấn phẩm định kỳ và hoàn thiện quá trình tựđộng hóa nghiệp vụ thư viện, như sử dụng mã vạch trong quá trình quản lý ấn phẩmthông tin và thẻ bạn đọc Đặc biệt Libol 3.0 ra đời đã mở ra một tiềm năng rất to lớncho sự phát triển của Thư viện điện tử tại Việt Nam Bằng các chức năng quản lý đaphương tiện, đa ngôn ngữ kết hợp với khả năng quản lý và tự động hóa các nghiệp

vụ thư viện, Libol đã thực sự trở thành sản phẩm phần mềm Việt Nam đầu tiên vềthư viện điện tử tích hợp với nghiệp vụ thư viện truyền thống

Năm 2000, Libol được nâng cấp thành phiên bản 4.0, cung cấp thêm rấtnhiều tính năng vượt trội, hoàn thiện trong khâu tuỳ biến dữ liệu Libol đã đăng kýbản quyền sáng chế cho phần mềm Libol tại Cục Quản lý sở hữu trí tuệ Việt Nam

Năm 2001, do yêu cầu của thực tế từ các thư viện, Libol đã được nâng cấp

thành phiên bản Libol5.0 Với phiên bản này, phần mềm có thêm 2 phân hệ chứcnăng, đó là “ Phân hệ ấn phẩm định kỳ” và “ Phân hệ liên thư viện”.

Kế thừa thành công cũng như kinh nghiệm tích luỹ được từ những phiên bảntrước đó, vào năm 2005 phòng Giải pháp Thư viện Điện tử Công ty Tinh Vân đãhoàn thiện phiên bản 6.0 Libol6.0 tiếp tục bổ sung thêm nhiều tiện ích mới nhằmđáp ứng tốt nhất nhu cầu của các đối tượng khách hàng khác nhau Về mặt nghiệp

vụ, Libol6.0 áp dụng các chuẩn quốc tế về nghiệp vụ thư viện, trên cơ sở cung cấpcác tính năng đặc thù cho thư viện Việt Nam Ở phiên bản này, tính bảo mật và hiệunăng của hệ thống được đặc biệt quan tâm Nhờ sự gia tăng các tính năng này, thưviện có thể quản lý một cách tốt nhất kho tài nguyên thông tin của mình Cán bộ thưviện sẽ không mất nhiều công sức trong các khâu nghiệp vụ nhưng hiệu quả manglại vẫn rất lớn Về mặt tính năng, Libol6.0 hướng tới người dùng nhiều hơn với giaodiện đẹp, thân thiện và dễ sử dụng Chuẩn hóa và dễ dàng tùy biến cũng là ưu điểmcủa phiên bản mới này Người dùng có thể lựa chọn chức năng ưa thích trong từngphân hệ và tối ưu hóa các thao tác nghiệp vụ trong hệ thống Điểm nổi bật củaLibol6.0 chính là phân hệ Quản lý tư liệu điện tử Nếu như ở các phiên bản trước,đây là một nhóm tính năng nằm rải rác trong một số phân hệ thì tới Libol6.0, nghiệp

vụ này đã được hoàn thiện thành một phân hệ riêng Phân hệ này cho phép thư viện

có thể quản lý các dạng tài liệu số phổ biến Với khả năng tách ra hoạt động độc lập,

nó cho phép thư viện đóng vai trò như một nhà cung cấp tài liệu số tới mọi đốitượng người dùng Như vậy, thư viện hoàn toàn có thể quản lý một lượng tàinguyên số đa dạng (âm thanh, hình ảnh, video, text) Libol6.0 với phân hệ sưu tập

số, tích hợp với phân hệ Phát hành nhằm quản lý, biên tập, phân quyền… và đưa rakhai thác tài nguyên số hoá Đây là khác biệt và cũng là ưu điểm rất lớn củaLibol6.0 so với các phiên bản trước đó Với phân hệ này, các thư viện hoàn toàn cóthể thực hiện mua bán, trao đổi và cung cấp tài liệu điện tử một cách dễ dàng Ngoài ra, Libol6.0 còn hỗ trợ đa ngữ, giúp người quản trị hệ thống tự thêm mới,soạn thảo ngôn ngữ và sửa giao diện chương trình, lựa chọn ngôn ngữ hiển thị Khảnăng đăng nhập một lần (single sign on), cho phép người dùng sử dụng một tài

khoản chung duy nhất để đăng nhập và thao tác trên nhiều ứng dụng khác nhau

1.1.3 Các tính năng nổi bật của phần mềm Libol 6.0

Libol 6.0 là phần mềm mới nhất của công ty Tinh Vân cho đến thời điểm nàyvới các tính năng quan trọng như:

- Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD, các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC, UDC, subject headings; chuẩn ISO 2709 cho nhập/xuất dữ liệu;

- Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39.50 và OAI-PMH;

- Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161, sử dụng định dạng mã hoá

- Có công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số;

- Xuất bản các cơ sở dữ liệu hoặc thư mục trên đĩa CD;

- Bảo mật và phân quyền chặt chẽ;

- Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng;

- Vận hành hiệu quả trên những CSDL lớn hàng triệu bản ghi, hỗ trợ hệ quảntrị CSDL Oracle hoặc MS SQL Server;

- Khai thác và trao đổi thông tin qua web, thư điện tử, GPRS (điện thoại di động) và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị;

- Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở;

- Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, điểm lưu thông…

1.1.4 Cấu trúc của phần mềm LIBOL6.0.

Phần mềm Libol6.0 có 3 hạt nhân, đó là công nghệ và truyền thông; cácchuẩn nghiệp vụ thông tin thư viện; các phân hệ chức năng [17]

Phần về công nghệ thông tin và truyền thông:

- Phần mềm Libol6.0 được thiết kế, xây dựng và vận hành theo các chuẩncông nghệ mở để đảm bảo khả năng nâng cấp, thay đổi, bổ sung, kết nối thêm cácmodule mới mà không kéo theo sự đổ vỡ hệ thống cũng như phải đảm bảo được sự

kế thừa các thành quả đã đạt được

- Xây dựng theo mô hình khách/chủ (client/server)

- Làm việc trên mạng theo giao thức TCP/IP: Phần mềm phải hỗ trợ các giaothức TCP/IP để đảm bảo khả năng kết nối mạng toàn cầu và triển khai các dịch vụliên quan tới chia sẻ và khai thác các nguồn tin điện tử trên thế giới

- Làm việc trong môi trường Web, bằng tiếng Việt và tiếng Anh hoặc một sốngôn ngữ phổ biến khác

- Xây dựng theo kiến trúc nhiều lớp, hệ thống bao gồm các phân hệ chứcnăng và được tích hợp thành một hệ thống thống nhất

- Sử dụng hệ quản trị CSDL mô hình quan hệ

- Máy chủ sử dụng hệ điều hành Windows 2000 Advanced Server, Windows

NT Server và có thể chuyển sang Linux một cách dễ dàng

- Máy trạm có thể sử dụng bất cứ hệ điều hành nào để hỗ trợ Web

- Quản trị và giám sát: Cho phép theo dõi và giám sát được mọi hoạt độngtrên hệ thống (Ai làm gì? Vào lúc nào?)

- An ninh hệ thống: Phần mềm hỗ trợ nhiều mức và cơ chế đảm bảo an ninh

để chuyển đổi sang bảng mã tổ hợp (compound) khi cần thiết

- Bảng mã hiển thị dữ liệu trên giao diện phải hỗ trợ đồng thời các bảng mãTCVN 6909 (dựa trên Unicode); VNI; TCVN 5712

- Sắp xếp tiếng Việt: Phần mềm có khả năng sắp xếp dữ liệu tiếng Việt theođúng trật tự từ điển (chữ cái, dấu thanh), không hoặc có phân biệt chữ hoa/thường

- Vận hành hiệu quả trên CSDL lớn, đảm bảo làm việc ổn định và tốc độ truycập cao với CSDL lớn (hàng triệu biểu ghi)

- Khả năng sao lưu/khôi phục dữ liệu: Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cho hệ thống

- Khả năng mở rộng: Khả năng bổ sung thêm các phân hệ, tính năng, máytrạm và máy chủ với số lượng người dùng không hạn chế

- Khả năng tự quản cao: Cài đặt dễ dàng, người dùng có khả năng tự đặt cấuhình cho hệ thống với trợ giúp tối thiểu của nhà cung cấp

- Hỗ trợ mã vạch: Cho phép in mã vạch trực tiếp theo số liệu trong CSDLtheo các khuôn dạng mã vạch khác nhau Sử dụng mã vạch trong các nghiệp vụ liênquan (bổ sung, lưu thông)

- Khả năng tùy biến cao trong việc tạo khuôn dạng báo cáo dữ liệu: Cán bộthư viện có thể tự định dạng cho các loại báo cáo dữ liệu khác nhau: các sản phẩmthư mục, thư từ, hợp đồng, nhãn, phích phiếu, thẻ đọc mà không cần sự can thiệpcủa đơn vị cung cấp phần mềm

Phần về các chuẩn nghiệp vụ thông tin-thư viện:

Các chuẩn nghiệp vụ TTTV tiên tiến và các chuẩn hiện hành đã đượcLibol6.0 tính đến để đảm bảo sự tương thích trong giao dịch và vận hành các quátrình TTTV và trao đổi các sản phẩm, dịch vụ TTTV trong môi trường nối mạngtoàn cầu:

- Hỗ trợ MARC21, MARC21 VN, hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt:TCVN5712, VNI, TCVN6909

- Hỗ trợ chuẩn ISO 10161 cho việc mượn liên thư viện: Phần mềm hỗ trợchuẩn ISO 10161 cho nghiệp vụ mượn liên thư viện (Inter-library Loans), bao gồm

cả việc tuân thủ cả giao thức và định dạng dữ liệu

- Hỗ trợ đồng thời nhiều khung phân loại như: BBK, DDC, LC, UDC,Khung đề mục quốc gia, khung phân loại 19 lớp

- Hỗ trợ định chủ đề (subject heading) và hệ thống từ khóa kiểm soát

- Hỗ trợ các quy tắc biên mục và chuẩn hiển thị thông tin biên mục: Phầnmềm tuân thủ các chuẩn ISBD, AACR-2, LC In-publication Catalog, TCVN4743-89

- Trao đổi dữ liệu với các phần mềm hỗ trợ UNIMARC và MARC 21: Phầnmềm có khả năng trao đổi dữ liệu biên mục hai chiều với các phần mềm hỗ trợUNIMARC và MARC21 Nhập/xuất dữ liệu theo chuẩn ISO 2709;

- Trao đổi dữ liệu với phần mềm CDS/ISIS

- Trao đổi dữ liệu với các hệ quản lý siêu dữ liệu (Metadata) theo chuẩnDublin Core, RDF/XML, chuẩn truy cập các kho lưu trữ mở,

- Áp dụng quy tắc sinh số Cutter theo chuẩn của Thư viện Quốc gia vớitên ấn phẩm/tên tác giả tiếng Việt, phần mềm tự động sinh số Cutter theo xâunhập vào

- Áp dụng quy tắc sinh số Cutter của OCLC cho tên sách/tên ấn phẩm tiếngnước ngoài, phần mềm tự động sinh số Cutter theo xâu nhập vào

- Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số;

- Xuất bản các cơ sở dữ liệu hoặc thư mục trên đĩa CD;

- Tìm kiếm toàn văn;

- Khả năng tuỳ biến cao;

- Thích hợp với các kiến trúc kho khác nhau

- Thích hợp với các thư viện có nhiều kho, điểm cho mượn

Phần về các phân hệ chức năng:

Chương trình Libol hoạt động trên một cơ sở dữ liệu và cơ chế quản lý thống

nhất Tuy vậy, để đảm bảo rằng các quy tắc nghiệp vụ được phân tách rõ ràng,chương trình Libol hiện thời được chia thành 9 phân hệ.

- Phân hệ Bổ sung và Quản lý kho: Quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ vàxuyên suốt kể từ lúc phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký

cá biệt, xếp giá tới lưu kho và đưa ra khai thác

- Phân hệ Biên mục: Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp biên mụcmọi dạng tài nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế; giúp trao đổi dữliệu biên mục với các thư viện trên mạng Internet và giúp xuất bản các ấn phẩm thưmục phong phú và đa dạng

- Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC: Là cổng thông tin chung cho mọiđối tượng để khai thác tài nguyên và dịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợpvới nhu cầu của từng cá nhân; Là môi trường giao tiếp và trao đổi thông tingiữa bạn đọc với nhau, giữa bạn đọc và thư viện và giữa bạn đọc với các thưviện khác

- Phân hệ Quản lý Ấn phẩm nhiều kỳ: Tự động hóa và tối ưu hóacác nghiệp vụ quản lý đặc thù cho mọi dạng ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí, tậpsan ) như bổ sung, đăng ký, kiểm nhận, đóng tập, khiếu nại thiếu số và tổnghợp số có số thiếu

- Phân hệ Quản lý Bạn đọc: Quản lý thông tin cá nhân và phân loại bạn đọcgiúp thư viện áp dụng được những chính sách phù hợp với mỗi nhóm bạn đọc vàtiến hành các xử lý nghiệp vụ theo lô hoặc theo từng cá nhân

- Phân hệ Lưu thông mượn trả: Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đilặp lại trong quá trình mượn trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưuthông do thư viện thiết đặt Cung cấp các số liệu thống kê về tình hình mượn trả tàiliệu phong phú và chi tiết

- Phân hệ Sưu tập số: Quản lý kho tư liệu số hoá của thư viện, hỗ trợ côngtác số hóa và nhận dạng tài liệu, theo dõi và xử lý các yêu cầu đặt mua tài liệu điện

tử qua mạng

- Phân hệ Mượn liên thư viện (ILL): Quản lý những giao dịch trao đổi tư liệuvới các thư viện khác theo chuẩn quốc tế dưới các vai trò là thư viện cho mượn vàthư viện yêu cầu mượn Cho phép bạn đọc của thư viện này có thể mượn sách tạicác thư viện khác.

- Phân hệ Quản trị hệ thống: Quản lý, phân quyền người dùng và theo dõitoàn bộ hoạt động của hệ thống Tích hợp với cơ sở dữ liệu người dùng trên LDAPhoặc Microsoft Active Directory Cho phép tùy biến ngôn ngữ trên giao diệnchương trình

Sau gần 15 năm phát triển, Libol là giải pháp phần mềm thư viện điện tửđược áp dụng nhiều nhất tại Việt Nam hiện nay Với hơn 100 khách hàng là các thưviện các trường đại học, thư viện công cộng và trung tâm nghiên cứu lớn nhất cảnước như: Trung tâm Thông tin KH&CN Quốc gia, Thư viện Khoa học tổng hợp

TP Hồ Chí Minh, Đại học Quốc gia Hà Nội Libol đã khẳng định những đóng gópxuất sắc về công nghệ cho sự nghiệp tin học hoá và hiện đại hoá công tác quản lý vàkhai thác thư viện Chính vì vậy, phần mềm Libol đã đạt được nhiều giải thưởng,như: Giải thưởng Sao Khuê 2010 do Hiệp hội phần mềm Việt Nam VINASA traotặng; Cúp Vàng "Phần mềm đóng gói - phần mềm thương phẩm" cho sản phẩmCNTT xuất sắc do Hội tin học Việt Nam trao tặng năm 2002 và 2007; giải thưởngchất lượng do Bộ Bưu chính Viễn thông trao tặng cho 10 doanh nghiệp kinh doanhsản xuất phần mềm và nội dung thông tin số đạt thành tích cao năm 2005; giải thưởngSao Khuê 2005 và 2007 do Hiệp hội phần mềm Việt Nam VINASA và Bộ Bưu chínhViễn thông trao tặng; bằng khen của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông chosản phẩm, giải pháp phần mềm nghiệp vụ chuyên ngành xuất sắc 2006

Qua một số nét tổng quan về phần mềm Libol6.0, chúng ta nhận thấy đây làphần mềm được thiết kế và xây dựng khá chuyên nghiệp, phù hợp với các hệ thốngthư viện, có khả năng tích hợp và là một phần mềm mở, thực sự đáp ứng các yêucầu của phần mềm thư viện

1.2 Đặc điểm hoạt động thông tin – thư viện tại trường Đại học Kinh tế

quốc Dân

1.2.1 Khái quát về trường Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân được thành lập theo Nghị định số TTg ngày 25 tháng 1 năm 1956 với tên gọi ban đầu là Trường Kinh tế Tài chính.Lúc đó, Trường được đặt trong hệ thống đại học nhân dân Việt Nam trực thuộc Thủtướng Chính phủ.[16]

678-Ngày 22 tháng 5 năm 1958, Thủ tướng Chính phủ ra Nghị định số 252-TTgđổi tên trường thành Trường Đại học Kinh tế Tài chính trực thuộc Bộ Giáo dục

Tháng 1 năm 1965 Trường lại một lần nữa được đổi tên thành trường Đạihọc Kinh tế Kế hoạch

Ngày 22 tháng 10 năm 1985, Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyênnghiệp (nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo) ra Quyết định số 1443/QĐ-KH đó đổi tênTrường thành trường Đại học Kinh tế Quốc dân [8]

Trải qua hơn nửa thế kỷ xây dựng và phát triển, trường Đại học Kinh tế Quốcdân luôn luôn giữ vững vị trí là:

- Một trong những trung tâm đào tạo và bồi dưỡng cán bộ quản lý kinh tế vàquản trị kinh doanh lớn nhất ở Việt Nam Trường hiện có hơn 45.000 sinh viên;

1228 cán bộ, giảng viên, công nhân viên, trong đó có 469 là cán bộ, công nhân viên

và 759 giảng viên (18 giáo sư, 95 phó giáo sư, 255 tiến sĩ và 391 thạc sĩ); Bậc đạihọc đào tạo 45 chuyên ngành thuộc 8 khối chuyên ngành khác nhau: Kinh tế, Quảntrị kinh doanh, Tài chính - Ngân hàng , Kế toán, Hệ thống thông tin kinh tế, Luậthọc, Khoa học máy tính và Tiếng Anh ; ở bậc cao học đào tạo 2 nhóm ngành Kinh

tế, kinh doanh và quản lý với 33 chuyên ngành hẹp; bậc nghiên cứu sinh đào tạo 14

mã số chuyên ngành với 22 chuyên ngành hẹp Bên cạnh các chương trình đào tạocấp bằng cử nhân, thạc sĩ và tiến sĩ, Trường cũng thường xuyên tổ chức các khoábồi dưỡng chuyên môn ngắn hạn về quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh cho cácnhà quản lý các doanh nghiệp và các cán bộ kinh tế trên phạm vi toàn quốc Cho

đến nay, trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã đào tạo được nhiều thế hệ cán bộquản lý chính quy, năng động, dễ thích nghi với nền kinh tế thị trường và có khảnăng tiếp thu các công nghệ mới Trong số những sinh viên tốt nghiệp của Trường,nhiều người hiện đang giữ những chức vụ quan trọng trong các cơ quan của Đảng,Quốc hội, Chính phủ và các doanh nghiệp

- Trung tâm nghiên cứu khoa học kinh tế phục vụ đào tạo, hoạch định chínhsách kinh tế – xã hội của Đảng, Nhà nước, các ngành, các địa phương và chiến lượckinh doanh của các doanh nghiệp Trường đã triển khai nhiều công trình nghiên cứulớn về kinh tế và kinh doanh ở Việt Nam, được Chính phủ trực tiếp giao nhiều đề tàinghiên cứu lớn và quan trọng Ngoài ra, Trường cũng hợp tác về nghiên cứu vớinhiều trường đại học, viện nghiên cứu và các tổ chức quốc tế

- Trung tâm tư vấn và chuyển giao công nghệ quản lý kinh tế và quản trịkinh doanh Trường đã có nhiều đúng góp to lớn trong việc tư vấn cho các tổ chức ởTrung ương, địa phương và các doanh nghiệp Ảnh hưởng sâu rộng của trường Đạihọc Kinh tế Quốc dân đến toàn bộ công cuộc đổi mới được tăng cường bởi các mốiliên kết chặt chẽ của Trường với các cơ quan thực tiễn

- Trường Đại học KTQD có quan hệ trao đổi, hợp tác nghiên cứu - đào tạovới nhiều trường đại học, viện nghiên cứu nổi tiếng và nhiều tổ chức quốc tế củacác nước như Liên Bang Nga, Trung Quốc, Bungari, Ba Lan, CH Sec và Slụvakia,Anh, Pháp, Mỹ, Úc, Nhật, Thuỵ Điển, Hà Lan, CHLB Đức, Canada, Hàn Quốc,Tháii Lan Đặc biệt, trường cũng nhận được tài trợ của các nước và các tổ chứcquốc tế như tổ chức Sida (Thuỵ Điển), UNFPA, CIDA (Canada), JICA (Nhật Bản),Chính phủ Hà Lan, ODA (Vương quốc Anh), UNDP, Ngân hàng Thế giới, QuỹFord (Mỹ), Quỹ Hanns Seidel (Đức) để tổ chức nghiên cứu, xây dựng chươngtrình đào tạo và mở các khoá đào tạo thạc sĩ tại Trường về kinh tế, quản lý, quản trịkinh doanh và các lớp bồi dưỡng về kinh tế thị trường Đồng thời, Trường cũng cóquan hệ với nhiều công ty nước ngoài trong việc đào tạo, nghiên cứu và cấp họcbổng cho sinh viên

Đại học Kinh tế Quốc dân đã đạt được rất nhiều thành tựu to lớn và đã đượctrao tặng nhiều danh hiệu cao quý của Đảng và Nhà nước như: Huân chương Laođộng Hạng Ba trong giai đoạn 1961 - 1972, Hạng Hai năm 1978, Hạng Nhất năm

1983, Huân chương Độc lập hạng Ba năm 1986, Hạng hai năm 1991 và Hạng nhấtnăm 1996, danh hiệu Anh hùng Lao động năm 2000, Huân chương Hồ Chí Minhnăm 2001, Huân chương Hữu nghị của nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào năm2008

Mục tiêu phấn đấu của Trường đến năm 2020 là trở thành một trường đại họchiện đại với đầy đủ các trang thiết bị tiên tiến Để đảm bảo chất lượng giảng dạy vàhọc tập đạt tiêu chuẩn quốc tế, Trường đang nâng cấp hệ thống phòng học, mua cácthiết bị hiện đại, soạn và xuất bản giáo trình và các tài liệu tham khảo, hệ thốngthông tin phục vụ đào tạo và nghiên cứu, đổi mới và nâng cấp cơ sở vật chất hiện cóvới những trang thiết bị hiện đại

1.2.2 Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Kinh tế Quốc Dân

1.2.2.1 Khái quát về sự hình thành và phát triển của Trung tâm

Thư viện Trường Đại học Kinh tế tài chính nay là Trung tâm Thông tin –Thư viện trường Đại học Kinh tế Quốc Dân (TTTT-TV ĐHKTQD) được thànhlập từ năm 1956, cùng với sự ra đời của Trường Kinh tế Tài chính Trung ươngnay là Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hơn nửa thế kỷ qua, là cả khoảng thờigian lịch sử đáng ghi nhớ, Trung tâm Thông tin Thư viện đã trải qua bao khókhăn, thử thách để có được như ngày hôm nay Khi mới thành lập, Thư viện gặp

vô vàn khó khăn như cơ sở vật chất chật hẹp, kinh phí thiếu thốn Khi đó, Thưviện chỉ có một phòng đọc nhỏ, trang thiết bị lạc hậu với những tủ sách nghèonàn Tới nay Trung tâm Thông tin Thư viện đã trường Đại học Kinh tế Quốc Dân

có nhiều đổi mới: Được Dự án Giáo dục Đại học đầu tư về cơ sở vật chất trangthiết bị hiện đại, vốn tài liệu thông tin khá phong phú, đa dạng; hệ thống tra cứuđiện tử trên phần mềm Libol60, quản lý tài liệu trên đầu đọc mã vạch Đội ngũcán bộ thông tin Thư viện đã phát triển nhanh về số lượng, chất lượng được nâng

cao được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ, tiếng anh, tin học, phần mềm quản

lý thư viện Libol60

Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm, có thể được chia thành 2giai đoạn lớn:

- Giai đoạn thứ nhất từ năm 1956 đến năm 1985

- Giai đoạn thứ hai từ năm 1985 đến nay

Giai đoạn thứ nhất từ năm 1956 đến năm 1985:

Giai đoạn trước năm 1985 Trung tâm vẫn có tên là “Thư viện” và phải vượtqua bao khó khăn để giữ vững vị trí và hoàn thành nhiệm vụ của mình Bởi vì giaiđoạn này Nhà trường và Đất nước có nhiều sự kiện đặc biệt Đó là khi Trường Đạihọc Kinh tế - Tài chính này mới xây dựng và phát triển được mấy năm, nhưng doyêu cầu mới, một số khoa của Trường phải tách ra để thành lập một số trường đạihọc khác như Trường đại học Ngoại thương (tháng 10 năm 1962), khoa Kinh tếTrường đại học Giao thông (tháng 1 năm 1963)… Sau ngày giải phóng miền Namnăm 1975, các trường kinh tế phía Nam được xây dựng và củng cố, TrườngĐHKTQD cũng lại có trách nhiệm giúp các trường đó Như vậy trong những nămnày Nhà trường không những phải cử cán bộ, giáo viên đi xây dựng và củng cố cáctrường mới, mà nguồn tài liệu của Thư viện cũng phải chia ra để chi viện cho cáctrường đó

Trước năm 1975, Nhà trường phải đi sơ tán, các khoa phải phân tán ở cáckhu vực khác nhau Vì vậy Thư viện phải phân chia lực lượng đi đến các nơi sơ tán

để phục vụ cán bộ, giáo viên và sinh viên các khoa Trong điều kiện này Thư việngặp rất nhiều khó khăn, thiếu thốn về kinh phí, cơ sở vật chất, nguồn tài liệu, độingũ cán bộ và hoạt động trong điều kiện gian khổ vì chiến tranh… Có thể nói rằngtrong giai đoạn này Thư viện không mấy khi được ổn định để phát triển, mà luônphải ứng phó với những yêu cầu, nhiệm vụ đột xuất mới đặt ra

Từ năm 1975 Thư viện bước sang giai đoạn hoạt động trong điều kiện hoàbình, đồng thời được sự quan tâm đầu tư của Nhà trường, nên có nhiều thuận lợi để

củng cố và hoàn thiện Đội ngũ cán bộ nhân viên Thư viện đã được nâng cao trình

độ chuyên môn nghiệp vụ, có kiến thức khoa học kinh tế, đủ khả năng xử lý thôngtin phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học (NCKH), giảng dạy, học tập của giáoviên và sinh viên

Đến năm 1985 Thư viện đã trở thành một thư viện chuyên ngành kinh tế xãhội với một kho sách báo khá lớn và phong phú Cùng từ năm 1985 Thư viện đượcđổi tên là “Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Kinh tế Quốc dân”.Song thời kỳ này Thư viện vẫn là thư viện truyền thống, mọi hoạt động quản lý vàphục vụ đều bằng thủ công

Giai đoạn thứ hai từ năm 1985 đến nay

Từ năm 1986, theo sự đề xướng và lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam,

cả nước thực hiện công cuộc Đổi mới Các cơ quan, trường học nói chung, TrườngĐHKTQD nói riêng, cũng không nằm ngoài xu thế chung đó TTTT-TV là mộttrong những bộ phận quan trọng của Nhà trường cũng đã và đang đổi mới Có thểnói trong giai đoạn này, Trung tâm đã đổi mới một cách toàn diện

Trước hết nói về đổi mới nguồn tài liệu: Khi đất nước chuyển từ nền kinh tế

kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủnghĩa, đòi hỏi Nhà trường phải đổi mới nội dung và chương trình đào tạo phù hợpvới yêu cầu mới Điều đó tác động tới hoạt động của TTTT-TV, đòi hỏi Trung tâmphải đổi mới nội dung, cơ cấu kho sách, báo của mình để phục vụ yêu cầu mới củaNhà trường (toàn bộ nguồn tài liệu, sách báo của 30 năm trước đều theo hệ thống lýluận của nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung, nay không còn phù hợp hoặc còn rất ítgiá trị, sách về nền kinh tế thị trường rất hạn hẹp, hầu như không có, Trung tâm phảithu gom từ đầu) Trước tình hình đó, Trung tâm tìm mọi cách vừa mua mới, vừa mởrộng quan hệ hợp tác với thư viện các trường đại học khác, các tổ chức trong vàngoài nước để trao đổi kinh nghiệm chuyên môn và tranh thủ những nguồn tài liệubạn tặng biếu, làm giàu thêm vốn tài liệu của mình Tới nay Trung tâm đã xây dựngđược nguồn tài liệu mới có nội dung lý luận về nền kinh tế thị trường, phong phú về

chủng loại, đa dạng về ngôn ngữ, giầu về số lượng Hiện nay, theo số liệu thống kêđến ngày 1/5/2011, Trung tâmThông tin – Thư viện, trường Đại học Kinh tế QuốcDân có nguồn tài liệu như sau:

- Sách: 19.124 cuốn, trong đó:

Sách tiếng Việt: 17.751 cuốnSách tiếng nước ngoài: 1.373 cuốn

- Luận án, luận văn, gồm:

Luận án tiến sỹ: 847 cuốnLuận văn thạc sỹ: 4.984 cuốnLuận văn tốt nghiệp của sinh viên: 15.000 cuốn

- Báo cáo nghiên cứu khoa học: 197 cuốn

- Báo, tạp chí, gồm:

245 loại với 64.856 bảnBên cạnh đó, Trung tâm còn có tương đối đầy đủ các sách kinh điển nhưToàn tập và tuyển tập của Các Mác – Ănghen, Lê Nin, Hồ Chí Minh cũng như cácloại tài liệu về văn kiện, nghị quyết, pháp lệnh, quyết định của Đảng và Nhà nước.Ngoài ra, Trung tâm còn có các loại từ điển, đặc biệt có các bộ từ điển Bách khoatoàn thư của Nga, Anh, Pháp, Việt Nam Có thể nói, nguồn tài liệu của Trung tâm

đã phần nào đáp ứng được nhu cầu nghiên cứu, học tập và tham khảo của các đốitượng bạn đọc thuộc các ngành đào tạo trong Trường, góp phần tích cực vào sựnghiệp đổi mới của Nhà trường

Hơn nữa, về cơ sở hạ tầng và trang thiết bị, nhờ có sự quan tâm và đầu tư củaNhà trường, nên Trung tâm Thông tin Thư viện từ một phòng đọc nhỏ, nay đã cómột toà nhà 3 tầng với diện tích sử dụng 1400 m2, 500 chỗ đọc Nhà trường dành

Dự án giáo dục đại học mức A, C đầu tư nâng cấp Trung tâm Thông tin Thư viện

Dự án đã cung cấp cho Trung tâm nhiều trang thiết bị hiện đại như máy điều hoà,máy chiếu, cổng từ, hệ thống camera, hệ thống an ninh Đặc biệt dự án đã cung cấp

hệ thống máy tính nối mạng cục bộ mạng (LAN), với 4 máy chủ, trên 100 máytrạm, và nhiều thiết bị phụ trợ khác Vì vậy phương tiện quản lý, phục vụ của Trungtâm Thông tin Thư viện ngày càng hiện đại, đáp ứng nhu cầu tham khảo tài liệu củabạn đọc

Như vậy hơn nửa thế kỷ qua, hoạt động trong mặt trận thầm lặng, TTTT-TV

đã phục vụ một lượng bạn đọc khá lớn với gần 70.000 sinh viên các hệ, hơn 3.000học viên cao học, nghiên cứu sinh, hơn 3.000 cán bộ, giáo viên qua bao thế hệ Vớitinh thần đoàn kết, sáng tạo, năng động, vượt khó của tập thể cán bộ nhân viênTrung tâm, đồng thời được sự quan tâm giúp đỡ của Đảng uỷ, Ban giam hiệu, các tổchức, các đơn vị trong Trường và các thư viện bạn, tới nay, TTTT-TV ĐHKTQD đãthực sự trưởng thành: Từ một thư viện nhỏ với cơ sở vật chất nghèo nàn lạc hậu,nay trở thành một trong những TTTT-TV lớn trong hệ thống thư viện các trường đạihọc ở Việt Nam

1.2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của Trung tâm.

Chức năng chính của Trung tâm là thu thập, xử lý và cung cấp tư liệu thôngtin về khoa học xã hội nói chung, khoa học kinh tế nói riêng cho tất cả cán bộ, giáoviên, sinh viên tham khảo phục vụ cho việc giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoahọc Bên cạnh đó còn có chức năng văn hoá, giáo dục và giải trí

Trung tâm Thông tin Thư viện có những nhiệm vụ sau đây:

- Tham mưu giúp Hiệu trưởng xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dàihạn và ngắn hạn của Trung tâm Thông tin Thư viện; tổ chức điều phối toàn bộ hệthống thông tin Thư viện trong nhà trường

- Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đápứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệcủa nhà trường; thu nhận các công trình nghiên cứu khoa học, luận án tiến sỹ, luậnvăn thạc sỹ, khoá luận của giảng viên, cán bộ, nghiên cứu sinh, học viên, sinhviên, các giáo trình, tài liệu tham khảo, các ấn phẩm biếu tặng và tài liệu trao đổigiữa các thư viện

- Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; xây dựng hệthống tra cứu thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự độnghoá; xây dựng các cơ sở dữ liệu; biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tin theo quyđịnh của pháp luật.

- Tổ chức phục vụ, hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệuquả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ Thông tin Thư viện thông qua các hìnhthức phục vụ của Trung tâm Thông tin Thư viện phù hợp với quy định của pháp luật

và điều kiện cụ thể của nhà trường

- Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công nghệthông tin vào công tác thư viện

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ,

ngoại ngữ, tin học cho cán bộ của Trung tâm Thông tin Thư viện để phát triểnnguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu qủa công tác

- Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; bảoquản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản khác của Thưviện; tiến hành thanh lọc các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của Bộ văn hoá,Thể thao và Du lịch

- Thực hiện báo cáo tình hình hoạt động hàng năm và báo cáo đột xuất khi

có yêu cầu của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Văn hoá Thể thao và Du Lịch

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do nhà trường giao

1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm

- Hiện nay Trung tâm có tổng số 24 cán bộ nhân viên Về trình độ họ cóchuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có kiến thức khoa học kinh tế, sử dụng thànhthạo công nghệ tin học, trình độ ngoại ngữ được nâng cao Trong đội ngũ đã cónhiều người nỗ lực học tập phấn đấu vươn lên, tới nay, tất cả cán bộ nghiệp vụ củaTrung tâm đều tốt nghiệp đại học, trong đó có 2 thạc sỹ, 2 học viên cao học và 4 thư

viện viên chính, còn lại đều là thư viện viên Với chất lượng hiện nay của đội ngũcán bộ nhân viên Trung tâm, họ đủ khả năng điều hành được một Trung tâm Thôngtin - Thư viện phát triển.

Trung tâm Thông tin Thư viện được xây dựng với mô hình tổ chức tương đốihoàn chỉnh và khoa học, dựa trên nguyên tắc hệ thống và linh hoạt, đảm bảo choTrung tâm thực hiện việc cung cấp thông tin Cơ cấu tổ chức của Trung tâm hiện tại

được bố trí theo chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận, bao gồm: Ban Giám đốc,

hệ thống phòng nghiệp vụ, hệ thống phòng dịch vụ thông tin tư liệu và hệ thốngphòng công nghệ thông tin, trong đó:

+ Ban Giám đốc Trung tâm gồm có giám đốc chịu trách nhiệm trước Hiệu

trưởng về hoạt động của Trung tâm và việc thực hiện nhiệm vụ được giao và 1 Phógiám đốc, giúp giám đốc trong công tác lãnh đạo thư viện, phụ trách một số lĩnhvực công tác do Giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc về côngviệc được phân công

+ Phòng dịch vụ thông tin tư liệu gồm các bộ phận: đọc tự chọn sách tiếngViệt, sách ngoại văn; đọc báo tạp chí; Phòng đọc tự chọn dành cho giáo viên - cán

bộ - học viên cao học và nghiên cứu sinh; đọc luận văn - luận án; phòng mượn sách

về nhà

+ Phòng nghiệp vụ thư viện gồm các bộ phận bổ sung, xử lý nghiệp vụ,biên mục

+ Phòng công nghệ thông tin gồm các bộ phận tra cứu tìm tin, dữ liệu điện tử

đa phương tiện ; công nghệ tin học (nghiên cứu - quản lý hệ thống mạng máy tínhcủa Thư viện)

Ban Giám đốc

Hình1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin – thư viện trường

Đại học KTQD 1.2.2.4 Người dùng tin và nhu cầu tin của Trung tâm

Phòng dịch vụ thông tin tư liệu

Phòng công nghệ tin học

Đọc tự chọn sách tiếng việt

Đọc tự chọn sách ngoại văn

Đọc báo tạp chí

Phòng đọc giáo viên, học viên cao học, tiến sỹ

Đọc luận án, luận văn

Tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường ĐH KTQD, số lượng người dùngtin của Thư viện luôn không ngừng gia tăng và sự phong phú, đa dạng của nhu cầutin Theo số liệu thống kê tháng 5 năm 2011, Thư viện có khoảng 45.000 ngườidùng tin Trên cơ sở tính chất công việc, có thể phân chia một cách tương đối ngườidùng tin của Thư viện thành các nhóm sau: Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý; Nhómcán bộ giảng dạy; Nhóm nghiên cứu sinh, học viên cao học; Nhóm sinh viên chínhquy; Nhóm sinh viên tại chức

- Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý: bao gồm: Ban Giám hiệu, trưởng phòng,phó phòng các phòng ban chức năng, trưởng khoa, phó khoa các khoa, tổ bộ môn.Tuy chỉ chiếm một tỉ lệ rất nhỏ trong cơ cấu thành phần người dùng tin nhưng đây

là những người có vai trò quan trọng trong việc điều hành các hoạt động của nhàtrường Công việc của nhóm này là: Tổ chức, điều hành hoạt động của bộ phận domình phụ trách Họ thường phải ra các quyết định để hoàn thành phần việc củamình Đây là những người rất năng động, tự tin, có khả năng tổ chức, điều hành, có

uy tín nhất định đối với tập thể Mặc dù vậy, do quá bận rộn và có thể thường xuyênphải đi công tác, hoặc không trực tiếp có mặt tại nơi làm việc, nhóm người này córất ít thời gian để tìm kiếm các thông tin và phương tiện trợ giúp Thông tin họ cầnthường phải thật đầy đủ và có độ chính xác cao, đồng thời phải cô đọng, xúc tích và

họ thường đánh giá cao các nguồn tin có tóm tắt hay tổng quan, dự báo Nhu cầu tincủa họ không chỉ cao mà còn rất rộng Nhóm người dùng tin này cần những thôngtin về khoa học quản lý, lãnh đạo, khoa học giáo dục, thông tin mới về tình hìnhchính trị, kinh tế, xã hội, văn hoá… trong và ngoài nước, thông tin về yêu cầu pháttriển của các địa phương, các đơn vị kinh tế, xã hội… để từ đó ra những quyết địnhđúng đắn, kịp thời trong quá trình lãnh đạo, quản lý nhà trường và hoàn thành tốtcác nhiệm vụ của các phòng ban, khoa, tổ bộ môn

- Nhóm cán bộ giảng viên: là lực lượng nòng cốt của nhà trường Nhu cầucủa đội ngũ giảng viên chủ yếu là những thông tin chuyên sâu về các lĩnh vực đàotạo của trường, về các môn khoa học do họ đang trực tiếp tham gia giảng dạy đểphục vụ cho nghiên cứu khoa học, biên soạn giáo trình, giáo án, bài giảng và nâng

cao trình độ chuyên môn của mình Một số giảng viên cũng đồng thời là người quản

lý hay cán bộ của các phòng ban, khoa, tổ bộ môn Vì vậy, họ cũng cần nhữngthông tin khác để tham mưu cho Ban Giám hiệu và giúp việc trực tiếp cho nhữngngười quản lý, lãnh đạo khác Ngoài ra, nhóm người dùng tin này còn cần đến một

số thông tin để giải trí và mở rộng tầm hiểu biết xã hội Do đó, Thư viện cần quantâm đến những công trình nghiên cứu khoa học của các giảng viên và của các họcviên, sinh viên do họ hướng dẫn thực hiện đề tài, các môn học họ đang đảm nhiệmgiảng dạy, các ý kiến của họ về các nguồn thông tin chuyên ngành mới, kỷ yếu cáchội nghị, hội thảo khoa học, các tài liệu cụ thể cần thiết như giáo trình, tài liệuhướng dẫn giảng dạy… và bổ sung các tác phẩm văn học, nghệ thuật, báo chí…

- Nhóm nghiên cứu sinh, học viên cao học: là những người đã tốt nghiệp đạihọc, đã trải qua công việc thực tiễn, ít nhiều có kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyênmôn Họ có những hiểu biết nhất định và kinh nghiệm sử dụng thư viện, có thể khaithác nguồn tài liệu của thư viện một cách có hiệu quả nhất, phục vụ cho việc nghiêncứu, học tập của mình Thông tin dành cho họ chủ yếu có tính chất chuyên sâu, phùhợp với đề tài, đề án của họ

- Nhóm sinh viên: Đây là nhóm người dùng tin chủ yếu, đông đảo và thườngxuyên nhất của Trung tâm và cũng là nhóm người dùng tin có đặc điểm riêng biệt

và dễ có sự biến đổi nhu cầu tin Sinh viên của trường cần nhiều thông tin về cácchuyên ngành kinh tế, thông tin được thể hiện bằng nhiều loại hình ngôn ngữ khácnhau và họ thường đưa các yêu cầu tin trải rộng từ các tài liệu giáo trình, đến các tàiliệu mang tính chất nghiên cứu, tham khảo phục vụ cho quá trình học tập của họ tạitrường và cũng có không ít yêu cầu tin mang tính chất giải trí đa dạng, phong phú

Như mọi hoạt động khác của con người, hoạt động thông tin được bắt đầu từnhu cầu tin của người dùng tin Nhu cầu tin chính là một yếu tố quan trọng, gópphần quyết hình thành hoạt động thông tin Phát triển nhu cầu tin của người dùngtin trường Đại học Kinh tế Quốc dân cũng đang là một mục tiêu hướng tới của hoạtđộng thông tin – thư viện tại trường

1.2.3 Quá trình ứng dụng Libol vào hoạt động thư viện của Trung tâm

Trung tâm Thông tin Thư viện trường ĐHKTQD ra đời trong thời kỳ cả nướccòn nhiều khó khăn nên Trung tâm cũng đã trải qua quá trình phát triển đầy khó khăn,điều này đòi hỏi nỗ lực, cố gắng của mọi cán bộ của Trung tâm, để đến nay Trungtâm đã trở thành một Trung tâm lớn trong hệ thống các trung tâm thư viện trường đạihọc ở Hà Nội với toàn bộ các khâu xử lý nghiệp vụ đã được tin học hoá

Năm 1998, Trung tâm bắt đầu sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu CDS/ISISfor windows Trung tâm đã tiến hành xử lý tài liệu trên các phiếu tiền máy (worksheet), sau đó mới nhập máy để tạo các CSDL Tính đến tháng 4/2001, Trung tâm

đã xây dựng được 4 CSDL với tổng số 29.500 biểu ghi, bao g m: ồm:

+ LA: là CSDL phản ánh nguồn luận án, luận văn của Trung tâm

+ BĐ: là CSDL quản lý bạn đọc của Trung tâm

Trong giai đoàn này, các thiết bị máy móc hiện đại của thư viện còn ít, chưaứng dụng nhiều công nghệ hiện đại vào các quy trình nghiệp vụ của thư viện, chỉvới 4 máy tính, 1 máy in, chưa kết nối mạng internet, ứng dụng chủ yếu dùng đểsoạn thảo văn bản, xây dựng CSDL cho việc quản lý đầu mục sách trên phần mềm

CDS/ISIS

- Vào tháng 9/2000, được sự quan tâm của Bộ Giáo dục và đào tạo, Nhàtrường đã được đầu tư, triển khai thực hiện dự án Đào tạo đại học mức A Đối vớiTrung tâm Thông tin Thư viện trường, thực hiện một tiểu dự án có tên: “Tăngcường năng lực Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Kinh tế Quốc dân” với thờigian thực hiện là 15 tháng Mục tiêu của tiểu dự án là: Tăng cường số lượng và chấtlượng đầu sách, báo, tạp chí và xây dựng các CSDL thông tin – kinh tế - xã hội –chính trị, … nhằm hỗ trợ các hoạt động giảng dạy, học tập, nghiên cứu và tư vấntrong lĩnh vực kinh tế quản lý và quản trị kinh doanh; từng bước nâng cao chấtlượng cung cấp dịch vụ thông tin, đổi mới công tác quản lý và phục vụ của Trungtâm theo hướng hiện đại; mở rộng các đối tượng tham gia khai thác thông tin và cácloại hình thông tin cung cấp; nâng cao chất lượng quản lý và trình độ chuyên môncủa đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên của Trung tâm; nâng cấp cơ sở kỹ thuậthiện đại, đáp ứng nhu cầu phát triển của Trung tâm

Trong khuôn khổ dự án, tháng 6/2002, Trung tâm đã chuyển sang sử dụngphần mềm quản trị thư viện Libol5.0 do Công ty Công nghệ tin học Tinh Vânnghiên cứu và thực hiện, thay cho phần mềm CDS/ISIS trước đây Phần mềm này

đã đáp ứng được yêu cầu của một thư viện hiện đại, đó là tích hợp các khâu côngtác từ khâu bổ sung cho đến các khâu nghiệp vụ khác, đảm bảo tiêu chuẩn về kỹthuật tin học và nghiệp vụ thư viện, có các module chức năng đáp ứng được nhu cầuquản lý và phục vụ của thư viện

Khi chọn áp dụng phần mềm này, Trung tâm đã điều chỉnh hoạt động và ứngdụng có chọn lọc các mô đun của phần mềm này vào các công việc của mình Trungtâm đã tổ chức nhiều cuộc hội thảo, hội nghị về công tác tin học hoá thư viện, vềthư viện hiện đại; mở lớp học sử dụng phần mềm mới; tiến hành mã hoá tài liệu và

tổ chức các lớp học hướng dẫn bạn đọc tra cứu tìm tin trên mạng…

Tháng 7 năm 2007, được sự quan tâm của Nhà trường, Trung tâm đã nângcấp phần mềm quản lý thư viện từ Libol5.0 lên Libol6.0 Trong quá trình ứng dụngTrung tâm đã có những thành công nhất định trong việc thực hiện sứ mạng củamình là đảm bảo ngày càng tốt hơn thông tin tư liệu cho sự nghiệp đào tạo và

nghiên cứu khoa học kinh tế chất lượng cao của Nhà trường Một trong nhữngnguyên nhân dẫn đến thành công trên là Trung tâm đã ứng dụng hiệu quả phầnmềm Nhờ có phần mềm mà công tác nghiệp vụ được chuẩn hóa theo hướng hộinhập khu vực và quốc tế Trung tâm đã tạo được hệ thống kho mở, áp dụng các tiêuchuẩn tiên tiến vào biên mục mô tả, như khổ mẫu MARC21 và một số điểm trongqui tắc AACR2 Trong biên mục theo nội dung, từ chỗ sử dụng bảng phân loại củaThư viện Quốc gia biên soạn thì nay Trung tâm đã sử dụng bảng phân loại DDC.Những tiêu chuẩn nghiệp vụ trên được áp dụng trong công tác xử lý tài liệu củaTrung tâm đã tạo ra những sản phẩm và dịch vụ thông tin chất lượng cao hơn, cókhả năng chia sẻ với các cơ quan TT-TV khác trong và ngoài nước và ngày càngđáp ứng được nhu cầu tin của bạn đọc Sự lựa chọn phần mềm của Trung tâm đãđúng hướng và phù hợp với hướng lựa chọn hiện nay của các thư viện Việt N am

Phần mềm Libol 6.0 được xây dựng rất công phu với nhiều modun chức năng,nhưng cho đến nay do nhiều nguyên nhân mà Trung tâm vẫn chưa sử dụng hết các tínhnăng của Libol 6.0 như chức năng mượn liên thư viện, quản lý tài nguyên số Hiệnnay Trung tâm đã ứng dụng thành công bày phân hệ, đó là:

Tính đến tháng 5/2011, Trung tâm đã xây dựng được 6 CSDL, đó là:

Sách tiếng Việt 17.751

Sách tiếng nước ngoài 1.373

Luận án, luận văn 5.831

Nghiên cứu khoa học 197

Như vậy, quá trình tin học hoá của Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đạihọc Kinh tế Quốc dân có thể nói đã khá thành công, mà tiêu biểu là việc sử dụng hệquản trị thư viện tích hợp Libol6.0 Hiện tại Trung tâm đã trở thành một trongnhững trung tâm thư viện hiện đại, ứng dụng thành công tin học trong các khâucông việc nghiệp vụ của mình, là một điển hình về tin học hoá thư viện để các thưviện và trung tâm thông tin khác học hỏi kinh nghiệm

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM LIBOL6.0 TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC

KINH TẾ QUỐC DÂN

2.1 Thực trạng ứng dụng các phân hệ của Libol6.0

2.1.1 Ứng dụng Libol6.0 trong bổ sung tài liệu

Bổ sung là công đoạn đầu tiên trong dây chuyền thông tin, chọn lọc và bổsung tài liệu cho phép Thư viện xây dựng và nuôi dưỡng vốn tài liệu, nội dung tàiliệu có thông tin mới, có giá trị khoa học, ý nghĩa thực tiễn thì mới đáp ứng đượcnhu cầu đọc của người dùng tại Trung tâm nói riêng và của xã hội nói chung Nhậnthức được tầm quan trọng của công đoạn này, công tác bổ sung của Trung tâm ngàycàng được chú trọng Trung tâm có nhiệm vụ bổ sung, thu thập các loại tài liệu(sách, báo, tạp chí, tài liệu điện tử…) phù hợp với nhu cầu học tập, nghiên cứu vàgiảng dạy của Nhà trường; nhận lưu chiểu luận án, luận văn thạc sỹ, luận văn sinhviên, khoá luận tốt nghiệp, các đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ của Trường; nhậncác tài liệu từ các nguồn khác như biếu tặng, trao đổi, hợp tác, tài trợ…

Phân hệ bổ sung của Libol 6.0 giúp Thư viện quản lý công tác bổ sung vàquản lý vốn tài liệu một cách hiệu quả Phân hệ này gồm một số chức năngchính sau:

- Đơn đặt:

+ Lên danh sách các ấn phẩm đặt mua

+ Theo dõi thời gian giao hàng

- Bổ sung:

+ Biên mục sơ lược cho ấn phẩm

+ Định dạng và in đăng ký cá biệt, nhã gáy, nhãn bìa, mã vạch

+ In sổ báo cáo tổng quát

thất lạc, xếp nhầm vị trí cũng như ghi lại số lượng và tên đầu ấn phẩm bị mất, thanh

lý, huỷ…

- Thống kê:

+ Các tính năng thống kê, phân loại dưới dạng biểu bảng và đồ thị cho phépđưa ra các báo cáo định kỳ về công tác bổ sung như báo cáo hàng ngày, hàng tháng,hàng năm cũng như đồ thị phân bổ ấn phẩm theo chủng loại, chủ đề, kho…

Hình 2: Giao diện phân hệ bổ sung

Từ khi ứng dụng phần mềm Libol thì công tác quản lý bổ sung tài liệu tạiTrung tâm đã có nhiều thay đổi, cụ thể:

Đối với tài liệu đặt mua: sau khi nhận được danh sách tài liệu của nhà cungcấp, Trung tâm kết hợp với Hội đồng khoa học của Nhà trường quyết định lựa chọnnhững tài liệu nào phù hợp với nhu cầu của bạn đọc và chuyên ngành đào tạo củaNhà trường, rồi tạo đơn đặt để gửi tới nhà cung cấp Sau khi Trung tâm nhận đượctài liệu, Thư viện đóng dấu phân kho và in nhãn ĐKCB cho tài liệu, rồi sau đó biên