71 02 $a Organisation for Economic Co-operation and Development 830 0 $a OECD reviews of regional innovation.
2.1.3.Ứng dụng LIBOL6.0 trong quản lý ấn phẩm nhiều kỳ
Ấn phẩm định kỳ là một dạng tài liệu không thể thiếu được trong mỗi thư viện, thông tin trong ấn phẩm định kỳ rất phong phú, đa dạng và mang tính thời sự. Các ấn phẩm định kỳ có đặc điểm là hay đổi tên, sát nhập, tách, thay đổi định kỳ xuất
bản, đình bản… chính vì vậy mà việc quản lý và theo dõi là rất phức tạp. Trước đây, Thư viện quản lý dạng tài liệu này bằng cách theo dõi, đánh dấu nhận ấn phẩm theo từng số xuất bản, rất mất thời gian và hay nhầm lẫn. Bằng phương pháp này, việc thống kê bằng thủ công thường không cho kết quả chính xác, phải làm đi làm lại nhiều lần. Khi Thư viện tin học hoá các chu trình xử lý tài liệu, thì việc quản lý dạng tài liệu này trở nên dễ dàng và thuận tiện cho bạn đọc hơn. Cho đến nay, phần mềm Libol6.0 đã hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý ấn phẩm định kỳ của Trung tâm. Phân hệ ấn phẩm định kỳ cho phép Thư viện quản lý các loại ấn phẩm định kỳ như báo, táp chí, cho phép cán bộ thư viện thực hiện được các chức năng sau:
- Lập yêu cầu bổ sung
- Xem các yêu cầu mới được bổ sung - Xác định cấp định kỳ cho một ấn phẩm - Đăng ký số mới cho một ấn phẩm - Kiểm tra các số đã về và số còn thiếu - Giá của các loại ấn phẩm (1 số, quí)
- Thanh toán tự động cuối mỗi kỳ (quí, 6 tháng)
- Đóng tập các số theo một khoảng thời gian(thường là 1 năm đóng/lần) Mục đích của bổ sung ấn phẩm định kỳ là lập danh sách những ấn phẩm cần bổ sung. Cán bộ thư viện chỉ cần nhấn chuột vào đường liên kết “ Thiết lập yêu cầu bổ sung” thì chương trình sẽ hiện lên giao diện, bao gồm các thông tin về nhan đề ấn phẩm, giá của ấn phẩm, định kỳ xuất bản….
Hình 15: Giao diện lập yêu cầu bổ sung
Trong nhan đề có chức năng “ Kiểm tra” tạo thuận lợi cho cán bộ kiểm tra xem ấn phẩm đó đã được bổ sung hay chưa, tránh được sự bổ sung trùng lặp. Và chương trình đã xây dựng được mức định kỳ rất rõ ràng và thuận tiện, cán bộ chỉ việc chọn mức định kỳ như: hàng ngày, một tuần hai kỳ, hàng tháng… là chương trình sẽ tự động cập nhật cho suốt quá trình bổ sung của Thư viện. Sau khi cán bộ thư viện đã nhập tất cả các thông tin yêu cầu thì quá trình lập yêu cầu bổ sung kết thúc, cán bộ quản lý thư viện duyệt yêu cầu và in gửi tới nhà phát hành.
Trên đây là quá trình bổ sung tổng thể, còn quá trình bổ sung thực tế hàng ngày, giúp Thư viện theo dõi, quản lý các số xuất bản của ấn phẩm được cập nhật
vào Thư viện, thì cán bộ chọn chức năng “ Tìm kiếm” trên thanh thực đơn. Cán bộ có thể đăng ký trực tiếp hoặc đăng ký tự động, các thông tin đã được cập nhật trong lần đăng ký đầu tiên như: số, số toàn cục, ngày phát hành, số lượng đặt, đơn giá… rồi ghi nhận. Quá trình này giúp thư viện quản lý ấn phẩm định kỳ một cách chặt chẽ, làm căn cứ để phản ánh nếu có sai xót khi không nhận đủ số lượng bản cho từng số báo, tạp chí và có thể ghi chú được những số xuất bản đặc biệt về giá cũng như các số kép của ấn phẩm.
Hình 16: Giao diện tìm kiếm ấn phẩm định kỳ
Chức năng “ Kiểm tra” cho phép Thư viện kiểm tra theo dạng lịch hoặc theo kiểu danh sách, rất tiện cho việc theo dõi những số báo, tạp chí chưa về thư viện và thuận tiện cho việc thanh toán cuối kỳ ( 6 tháng/lần theo quy định của thư viện).
Hình 17: Giao diện kiểm tra theo dạng lịch và theo kiểu danh sách
Chức năng đóng tập, nhằm giúp cho cán bộ thư viện tập hợp các số của một loại ấn phẩm xác định để dồn lại thành một tập và gán cho mỗi tập một số hiệu để đóng theo định kỳ theo quy định của thư viện, giúp cán bộ thư viện kiểm tra được những ấn phẩm đã đóng. Với những tập đã đóng, cũng có thể gỡ, sửa, xoá được thuận tiện. Sau khi đã đóng được toàn bộ các ấn phẩm, có thể lập báo cáo đầy đủ (bao gồm giá từng tập, giá của toàn bộ những ấn phẩm đã đóng)
Dạng tư liệu lưu thông: Nguồn bổ sung: Giá tiền: 15000 (*) Tên tập: KTDB 1-6 (*) Khổ: 23x21cm Ghi chú: ĐKCB: KTDB 1-6/201 (*) Sinh giá tr?(g) C?p nh?t(c) Hình 18: Giao diện đóng tập
Hình 19: Giao diện danh mục báo, tập chí đã đóng
Trong chương trình Libol cũng cho phép xây dựng hệ thống mục lục báo, tạp chí, nhưng chức năng này không phù hợp với Trung tâm, nếu thực hiện thì mất rất nhiều thời gian và công sức. Trung tâm xây dựng hệ thống mục lục bằng phương pháp scan mục lục của các loại báo, tạp chí, bạn đọc có thể tra cứu được những thông tin này tại phân hệ OPAC.
Chương trình đưa ra những tiêu chí thống kê, giúp cán bộ có được những báo cáo, những nhận xét tổng quan về hoạt động bổ sung ấn phẩm định kỳ và đưa ra được những quyết định chính xác cho việc quản lý chúng, đó là những loại thống kê:
- Thống kê theo kho
- Thông kê theo chủng loại - Thống kê theo mức định kỳ
- Thống kê ấn phẩm thiếu trong khoảng thời gian - Thống kê danh mục ấn phẩm đã đặt
Hình 20: Giao diện thống kê và báo cáo
Phải khẳng định rằng, các chức năng của phân hệ ấn phẩm định kỳ đã được Trung tâm ứng dụng một cách khá toàn diện, lượng thông tin đã được thiết lập và quản lý theo cơ chế thống nhất, giúp Trung tâm đưa ra được kế hoạch bổ sung phù hợp, cung cấp cho bạn đọc những thông tin kịp thời và chính xác.