TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN– THƯ VIỆN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
2.1.1.Ứng dụng Libol6.0 trong bổ sung tài liệu
Bổ sung là công đoạn đầu tiên trong dây chuyền thông tin, chọn lọc và bổ sung tài liệu cho phép Thư viện xây dựng và nuôi dưỡng vốn tài liệu, nội dung tài liệu có thông tin mới, có giá trị khoa học, ý nghĩa thực tiễn thì mới đáp ứng được nhu cầu đọc của người dùng tại Trung tâm nói riêng và của xã hội nói chung. Nhận thức được tầm quan trọng của công đoạn này, công tác bổ sung của Trung tâm ngày càng được chú trọng. Trung tâm có nhiệm vụ bổ sung, thu thập các loại tài liệu (sách, báo, tạp chí, tài liệu điện tử…) phù hợp với nhu cầu học tập, nghiên cứu và giảng dạy của Nhà trường; nhận lưu chiểu luận án, luận văn thạc sỹ, luận văn sinh viên, khoá luận tốt nghiệp, các đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ của Trường; nhận các tài liệu từ các nguồn khác như biếu tặng, trao đổi, hợp tác, tài trợ…
Phân hệ bổ sung của Libol 6.0 giúp Thư viện quản lý công tác bổ sung và quản lý vốn tài liệu một cách hiệu quả. Phân hệ này gồm một số chức năng chính sau:
- Đơn đặt:
+ Lên danh sách các ấn phẩm đặt mua + Theo dõi thời gian giao hàng
- Bổ sung:
+ Biên mục sơ lược cho ấn phẩm
+ Định dạng và in đăng ký cá biệt, nhã gáy, nhãn bìa, mã vạch + In sổ báo cáo tổng quát
- Kế toán:
+ Quản lý ngân sách bổ sung theo các quỹ với khả năng cân đối dữ liệu, thực chi, bổ sung ngân sách quỹ, khả năng quy đổi tỷ giá tại thời điểm thanh toán.
- Kho:
thất lạc, xếp nhầm vị trí cũng như ghi lại số lượng và tên đầu ấn phẩm bị mất, thanh lý, huỷ…
- Thống kê:
+ Các tính năng thống kê, phân loại dưới dạng biểu bảng và đồ thị cho phép đưa ra các báo cáo định kỳ về công tác bổ sung như báo cáo hàng ngày, hàng tháng, hàng năm cũng như đồ thị phân bổ ấn phẩm theo chủng loại, chủ đề, kho…
Hình 2: Giao diện phân hệ bổ sung
Từ khi ứng dụng phần mềm Libol thì công tác quản lý bổ sung tài liệu tại Trung tâm đã có nhiều thay đổi, cụ thể:
Đối với tài liệu đặt mua: sau khi nhận được danh sách tài liệu của nhà cung cấp, Trung tâm kết hợp với Hội đồng khoa học của Nhà trường quyết định lựa chọn những tài liệu nào phù hợp với nhu cầu của bạn đọc và chuyên ngành đào tạo của Nhà trường, rồi tạo đơn đặt để gửi tới nhà cung cấp. Sau khi Trung tâm nhận được tài liệu, Thư viện đóng dấu phân kho và in nhãn ĐKCB cho tài liệu, rồi sau đó biên
mục sơ lược cho tài liệu, xếp giá rồi cập nhập vào CSDL, rồi chuyển sang phòng Biên mục.
Đối với tài liệu được biếu tặng, trao đổi, tài trợ, thu nhận lưu chiểu thì được xử lý như tài liệu được mua nhưng bắt đầu từ khâu biên mục sơ lược nhưng khi cập nhật vào CSDL thì phải ghi rõ nguồn bổ sung.
Tạo đơn đặt
Khi ứng dụng Libol6.0 vào quản lý tài liệu, cán bộ bổ sung có thể sử dụng phân bổ hệ Bổ sung của phần mềm để thực hiện việc tạo lập đơn đặt hàng gồm những thông tin cơ bản về tài liệu như nhan đề, tác giả, thông tin xuất bản như nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản, số lượng cần đặt, giá tiền đồng thời người có thẩm quyền có thể duyệt đơn, in và gửi tới nhà cung cấp. Ngoài việc in danh sách các tài liệu đặt mua đã được duyệt, bằng phân hệ Bổ sung, người xử lý còn có thể liệt kê và in danh sách toàn bộ ấn phẩm đã được nhập vào phần đơn đặt hoặc trong một khoảng thời gian nhất định. Các mẫu đơn đặt đã được tạo lập từ trước bởi chính người dùng. Ngoài ra, đối với những tài liệu gửi đến chậm hoặc thiếu bản, người bổ sung sẽ in ra các thư khiếu nại gửi đến nhà cung cấp. Thông tin về nhà cung cấp đã được lưu trong máy tính và cũng do cán bộ bổ sung cập nhật thường xuyên.
Hình 3: Giao diện đơn đặt
Trong quá trình lập danh sách ấn phẩm cần mua, người bổ sung còn có thể tra trùng được những tài liệu đã có trong kho bằng cách tìm kiếm ngay trong màn hình đơn đặt chỉ với thông tin về nhan đề tài liệu. Đây là một trong những ưu điểm vượt trội của Libol6.0 so với phần mềm tư liệu trước đây. Nhờ có khả năng báo trùng tài liệu, cán bộ bổ sung sẽ không bị nhầm lẫn, dẫn đến bổ sung trùng lặp gây lãng phí.
Biên mục sơ lược
Ngoài việc thu thập ấn phẩm bổ sung vào vốn tài liệu của Trung tâm, phòng bổ sung còn chịu trách nhiệm biên mục sơ lược cho tài liệu. Việc này nhằm mục đích tận dụng những thông tin về tài liệu đã được nhập trong phần Đơn đặt ấn phẩm, giúp cho cán bộ Bổ sung phân kho và dán nhãn ĐKCB cho tài liệu được chính xác hơn, đồng thời giảm bớt phần công việc cho phòng Biên mục. Vì những thông tin đã được xử lý tại phòng Bổ sung sẽ được cập nhật vào CSDL, phòng Biên mục chỉ cần xử lý nội dung cho tài liệu là có thể đưa ra phục vụ bạn đọc.
Để biên mục sơ lược cho tài liệu đặt mua, người xử lý chỉ cần lấy lại thông tin về tài liệu từ đơn đặt ấn phẩm đã tạo lập để tái sử dụng, sau đó ĐKCB, phân kho cho tài liệu vào CSDL và dán mã vạch.
Đối với những tài liệu từ các nguồn khác như nhận lưu chuyển, biểu tặng, trao đổi, tài trợ... người xử lý phải nhập từ đầu các thông tin về hình thức, bao gồm: Tên tác giả, nhan đề chính, số thứ tự tập, tên tập, lần xuất bản, nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản, số trang, đặc điểm vật lý, sau đó mới tiến hành phân kho, ĐKCB.
Hình 4: Giao diện biên mục sơ lược
Trong quá trình xử lý hình thức ban đầu cho ấn phẩm, người xử lý cũng có thể tra trùng lại thông tin về ấn phẩm đã có trong CSDL hoặc thậm chí khi ấn phẩm đang ở trong phần đơn đặt để lấy lại biểu ghi cũ phù hợp và xếp giá thêm cho tài liệu. Ví dụ như đối với cuốn “Thương mại điện tử”, khi tra trùng các CSDL có rất nhiều bản khác nhau. Người biên mục cần so sánh đối chiếu các thông tin để tìm ra một biểu ghi phù hợp nhất và lấy lại biểu ghi đã biên mục để xếp giá thêm cho tài liệu mà không cần phải lập biểu ghi mới. Tuy nhiên để có thể tra trùng, người nhập cần phải gõ thật chính xác tên tài liệu. Đây là một khó khăn vì đôi khi có những lỗi chính tả hoặc đối với những từ có thể dùng cả hai chữ i và y thì chương trình không thể phân biệt được và sẽ không thông báo về sự trùng lặp. Ngoài ra sự không nhất quán trong quá trình in ấn với cùng một tên tài liệu cũng có thể dẫn đến sai sót này.
Việc ĐKCB cho tài liệu cũng được tiến hành toàn toàn tự động. Nhãn ĐKCB được in hàng loạt trên giấy mã in vạch chuyên dụng, người xử lý sẽ khai báo các tham số và số ĐKCB sẽ do chương trình tự động sinh theo thứ tự tăng dần và in ra dưới dạng mã vạch. Khuôn dạng của nhãn ĐKCB sẽ được định dạng từ đầu và là mẫu quy ước chung cho tất cả các kho.
Khác với quy trình truyền thống, bước đầu tiên là dán nhãn ĐKCB cho tài liệu, sau đó mới vào sổ và phân kho. Ở phân hệ Bổ sung của Libol6.0, tài liệu sẽ được ĐKCB và phân kho, người xử lý sẽ căn cứ vào số đó để dán nhãn cho tài liệu. Ngoài ra, khi sử dụng phân hệ Bổ sung của Libol6.0, phòng Bổ sung không phải vào sổ ĐKCB cho tài liệu mà có thể in sổ trực tiếp từ chương trình theo mẫu đã được thiết lập sẵn. Thông tin sẽ được chọn lọc khi người xử lý bổ sung tiến hành biên mục sơ lược cho tài liệu. Danh sách này vừa được lưu lại làm sổ ĐKCB cho phòng Bổ sung, vừa là căn cứ cho việc bàn giao sách sang phòng Biên mục và về các kho.
Kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngoài hai chức năng chính là tạo đơn đặt và biên mục sơ lược cho tài liệu, phân hệ Bổ sung còn được dùng để quản lý các quỹ bổ sung: cân đối dự chi, thực chi, phân bổ khoản chi theo từng hợp đồng, quy đổi tỷ giá, in ra báo cáo tình trạng quỹ tại thời điểm bất kỳ, trong khoảng thời gian bất kỳ. Các thông tin về giá thành tài liệu được lấy ra từ phần đơn đặt và được chương trình tự động tính toán và đưa ra con số thống kê cuối cùng.
Hình 6: Giao diện kế toán
Chức năng kho:
Thông qua chức năng Kho, Trung tâm có thể quản lý chặt chẽ số ấn phẩm có trong thư viện, kiểm tra được thường xuyên tình trạng của các kho sách. Chức năng kiểm kê hỗ trợ cho thư viện trong công tác kiểm kê một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác. Để bắt đầu công việc kiểm kê kho, cán bộ phải tạm ngừng hoạt động kho cần kiểm kê bằng thao tác “Đóng kho”, nhưng việc tra cứu của bạn đọc vẫn thực hiện được. Sau khi đóng kho, cán bộ có thể bắt đầu kỳ kiểm kê bằng việc khai báo một số thông tin liên quan đến kỳ kiểm kê, như tên kỳ, ngày, người kiểm kê.
Hình 7: Giao diện đóng kỳ kiểm kê
Bước đầu tiên của công việc kiểm kê là cán bộ thư viện sẽ đến từng giá sách của kho và dùng máy quét mã vạch để ghi lại các số ĐKCB, rồi chuyển dữ liệu vào máy tính. Chương trình Libol sẽ tự động thống kê, so sánh và sau đó đưa ra kết quả về số tài liệu bị thiếu hay số tài liệu bị xếp sai vị trí và in ra các báo cáo thống kê của quá trình kiểm kê. Sau khi kiểm kê, chức năng “ Mở kho” sẽ được kích hoạt và tài liệu được đưa vào lưu thông.
Việc thanh lý tài liệu cũng được thực hiện dựa trên chức năng Kho, các tài liệu đã quá cũ nát, lạc hậu, lỗi thời hoặc bị mất số ĐKCB sẽ được phòng phục vụ thanh lý trên cơ sở rút tài liệu trong kho và xoá ĐKCB trong CSDL nhưng vẫn để lại ít nhất một bản vào kho lưu.
Như vậy, nhờ có phần mềm Libol 6.0 và thiết bị mã vạch trợ giúp, mà công việc kiểm kê được nhanh chóng và chính xác, không như trước đây mất rất nhiều thời gian và tốn nhiều công sức.
Ngoài ra, trong quá trình khai thác và lưu trữ các ấn phẩm của thư viện, nếu vì một lý do nào đó mà ấn phẩm bị thất thoát hoặc được cập nhật thêm vào thư viện thì ấn phẩm đó cần phải được cập nhật lại các thông tin về sự thay đổi của ấn phẩm. Với chức năng bổ sung, cán bộ có thể thực hiện được một cách dễ dàng. Việc định dạng và in các ĐKCB, nhãn gáy, mã vạch rất nhanh chóng và thuận tiện.
Hình 8: Giao diện in mã vạch cho tài liệu
Hình 9: Giao diện in phích cho tài liệu
Chức năng thống:
Chức năng thống kê giúp cán bộ thư viện có cái nhìn tổng quát về cả quá trình bổ sung. Dựa vào đó để lên những kế hoạch hoạt động bổ sung cho hợp lý,
phục vụ công tác phục vụ bạn đọc đạt hiệu quả cao. Thống kê dựa trên những số liệu tính toán, phân loại dưới dạng biểu đồ, đồ thị cho phép đưa ra các báo cáo định kỳ về công tác bổ sung như thống kê theo thông tin quản lý (dạng tài liệu, vật mang tin, nguồn bổ sung), thống kê theo thời gian (hàng năm, hàng quý, hàng tháng), thống kê theo thuộc tính ấn phẩm (chỉ số phân loại, chuyên ngành, ngôn ngữ…).
Hình 10:Giao diện thống kê theo dạng tài liệu
Nhìn chung, phân hệ bổ sung của phần mềm được xây dựng rất công phu và đầy đủ, đã trợ giúp đắc lực cho hoạt động của Trung tâm, đã làm thay đổi căn bản công tác bổ sung tài liệu, tiết kiệm thời gian và công sức của cán bộ thư viện trong công đoạn kiểm kê tài liệu và quan trọng nhất là rút ngắn khoảng thời gian đưa tài liệu đến tay bạn đọc.